Udgangspunktet for mødet er regnskaber for boligselskabet der er ikke indberettet i Almenstyringsdialog siden 2010.

Transkript

1 Dato: Tid: 09:00 Sted: Marsvej, Randers Ansvarlig: Rune Hellegaard Christensen Journalnr.: Deltagere: Jørgen Henriksen, Chefkonsulent Randers Bolig Susanne Kyra Jensen, Kontorchef Randers Bolig Birgitte S. Pedersen, Forvaltningssekretær Randers Bolig Christina Lundbergh, Sekretariatschef Norddjurs Kommune Rune Hellegaard Christensen, jurist Norddjurs Kommune Referat af styringsdialogmøde med Boligselskabet af 2014 Udgangspunktet for mødet er regnskaber for boligselskabet der er ikke indberettet i Almenstyringsdialog siden Økonomi/regnskab 2. Orientering fra Boligselskabet af 2014 vedr. den ledelsesmæssige og driftsmæssige situation i boligorganisationen efter konkursen af Randersegnens Boligforening. 3. Ventelister 4. Evt. Nybyggeri 5. Evt. Boligsociale tiltag 6. Evt. 1. Økonomi/regnskab Forløbet er, at der efter dette årlige dialogmøde sendes redegørelse ud til kommentering hos boligorganisationen. Redegørelsen offentliggøres efterfølgende på kommunens hjemmeside og almenstyringsdialog.dk, som loven tilsiger. Dette møde er det første, der afholdes med Boligselskabet af 2014, der blev etableret pr Dette års styringsdialog afholdes derfor på baggrund af regnskab for afdelingerne under Randersegnens Boligforening under konkurs og revisors bemærkninger hertil. Kommunens forventninger til dagens møde er, at det skaber en god dialog, indblik og fundament for et godt samarbejde mellem tilsyn og Boligselskabet af Overordnede bemærkninger fra revisionsprotokollat: Grundlag for korrekt regnskabsaflæggelse Revisor bemærker, at der er manglende udarbejdelse af forretningsgange og interne kontroller, herunder adgange til IT-systemer. Manglerne skyldes eftervirkningerne af administrationsmangler 1

2 ved RandersBolig og Randersegnens Boligforening. Der er fokus på etablering af forretningsgange og kontroller, og arbejdet er allerede godt i gang. Der er fortsat fokus på at få fuldført arbejdet med udarbejdelse af forretningsgange og det forventes på plads inden for få år. Revisor bemærker endvidere, at der er manglende funktionsadskillelse, som øger risiko for fejl i afdelingernes årsregnskaber. Administrationen oplyser, at der er styr på dette og forbeholdet forventes lempet i regnskabsåret 2014/2015. Administrationen oplyser endvidere, at den separate formueforvaltning har været en tung opgave, men at konstallationen nu fungerer efter hensigten. Den separate formueforvaltning var et nødvendigt tiltag for at sikre afdelingerne i forbindelse med konkursen, og revisor oplyser,at det ikke har været til skade for afdelingerne. Boligselskabets af 2014 er med i RandersBoligs forvaltningsrevision vedrørende forbrugsregnskaber. Kontrol har vist, at forbrugsregnskaber er 100 % korrekte på alle punkter, hvilket Tilsynet finder positivt. Der er ligeledes igangsat arbejde for udarbejdelse af forretningsgange, som implementeres løbende. Revisor anbefaler, at der foretages løbende budgetopfølgninger i afdelingerne. Administrationen oplyser, at det endnu ikke har været muligt at gennemføre halvårlige budgetopfølgninger på alle afdelinger, som det oprindeligt var tiltænkt. Bogholderi og driftskonti er dog gennemgået for alle afdelinger, og de er alle i orden. Konti 114, 115 og 116 følges på månedsbasis, da disse konti er afdelingernes største udfordring. Øvrige omkostninger er i balance, og fra sommeren 2016 vil der blive udarbejdet halvårlige budgetopfølgninger. Endelig konstaterer revisor, at der er behov for styrkelse af kompetenceniveauet i administrationsorganisationen RandersBolig. Administrationen har stort fokus på dette, hvor der særligt er ydet en stor indsats til styrkelse af økonomifunktionen. Boligbutikken fungerer godt, og Boligselskabet af 2014 har fået tilknyttet egen forvaltningskonsulent. Generelt fokus på, at kompetencerne er tilstrækkelige og løbende udvikles, hvilket Tilsynet finder meget positivt. Manglende regnskabsdokumentation Afstemning af konti er nu på plads. Der har været udfordringer med fremskaffelse af materiale til dokumentation, som bl.a. skyldes uregelmæssigheder ved administrationen af Randersegnens Boligforening. Problemet daterer sig alene til tiden forud for Randersegnens Boligforenings konkurs. Der er styr på dokumentationen fremadrettet. Revisors forbehold Tidligere forbehold for værdiansættelse og tilstedeværelse af forbedringsarbejder er nu fjernet, hvilket Tilsynet finder meget positivt. Der er brugt mange ressourcer på at gennemgå de enkelte arbejder. Tidligere forbehold for henlæggelsesniveauet til fremtidig vedligeholdelse er ligeledes fjernet, hvilket Tilsynet også ser positivt på. Der er nu detaljerede drifts- og vedligeholdelsesplaner i alle afdelinger, og der er gennemført markvandringer. Henlæggelserne opjusteres løbende, men der er stor forskel på afdelingernes behov for renovering og henlæggelsesniveau. De mest belastede afdelinger vurderes at have et tilstrækkeligt henlæggelsesniveau efter 10 år. Der forventes derfor at være revisorbemærkninger vedrørende utilstrækkelige henlæggelser i en årrække endnu, da der er et minimum af henlæggelser i afdelingerne. Eneste undtagelse er afdeling 5009, Thors Bakke, der 2

3 har 1,3 mio. kr. i henlagte midler, og afdelingen vurderes at kunne dække fremtidige større udgifter til vedligeholdelse. Der er stort fokus på dette område. Administrationen tilføjede, at årsagen til Randersegnens Boligforenings konkurs var dårlig administration og deraf manglende fokus på vedligeholdelse og henlæggelser hertil. Afdelingerne har derfor generelt store udfordringer med manglende henlæggelser. Tidligere forbehold vedr. going concern er ligeledes fjernet, hvilket Tilsynet ser meget positivt på. Der er dog fortsat bemærkning med henvisning til ledelsens redegørelse. Administrationen oplyser, at betingelsen for going concern principielt set fortsat er tilstede, da alle kreditorer ikke ville kunne svares ved lukning af boligorganisationen i dag. Situationen er dog væsentligt forbedret, da der ikke længere er restance på terminer, og der afvikles nu på gæld. Meget positivt. Revisor tager forbehold for krydskautioner/tinglysninger i afdelinger. Administrationen oplyser, at forbeholdet relaterer sig til tidligere sager vedr. ustøttede byggerier, som er afsluttet efter lukning af boet efter Randersegnens Boligforening. Østjysk Bank er ejer og dermed berettiget til at foranstalte forholdet tinglyst. Endelig har revisor taget forbehold for manglende udarbejdelse af forvaltningsrevision. Forvaltningsrevision har ikke været prioriteret tidligere, da fokus har været på økonomien. Der er nu fokus på forvaltningsrevision, og forbrugsregnskaber er allerede inddraget. Administrationen forventer, at yderligere 2-3 forhold kan implementeres i 2015, herunder anvendelse af midler fra dispositionsfond og trækningsretsmidler. Revisors supplerende bemærkninger Revisor bemærker, at afdelingerne i flere henseender ikke har overholdt lovgivningen. Administrationen oplyser, at årsagen skal findes i en kombination af tidligere fejlagtig administration af Randersegnens Boligforening samt det forhold, at almenboliglovgivningen ikke tager stilling til håndtering af boligorganisationer under konkurs. Det er et kendt problem, også af kommunen, og det har baggrund i boligorganisationens historik. Revisor bemærker, at der er fortsat eksisterer fuldmagt i Danske Bank udstedt til tidligere ansatte. Dette er nu afviklet, og der er nu ordinære daglige fuldmagtsforhold. Der gøres opmærksom på, at der ikke har været risiko for, at midler kunne misbruges, da de tidligere fuldmagtshavere ikke har haft adgang til at disponere over midler. Der foreligger ingen enefuldmagter. Revisor har fjernet supplerende oplysninger om ulovlige lån i afdelingerne, efter at afdelingssammenlæggelserne er på plads. Dette er meget positivt. Revisor konstaterer, at fakturaer ikke bliver stilet til boligafdelingerne. Administrationen oplyser, at dette er et kendt problem. Administrationen har fokus på dette, og er i løbende kontakt med leverandørerne for at sikre, at fakturaer stiles til rette modtager (afdelingen). Afdelingernes økonomi Resultater

4 Årets resultat viser, at alle afdelinger med undtagelse af afdeling 5009, Thors Bakke, har underskud. Flere underskud er meget store. Underskud skyldes blandt andet, at budgetter ikke er ændret siden 1. januar 2012 pga. manglende beboerdemokrati og usikkerhed om fortsat drift. Der har tidligere været dårlig budgettering, men dette er tilrettet nu, hvilket tilsynet finder meget positivt. Økonomien er belastet af, at der har været følgeudgifter som konkvens af, at der ikke har været en boligorganisation til at hjælpe til dækning af afdelingernes udgifter, fx til tab ved lejeledighed. Endvidere har der tidligere været manglende fokus på vedligeholdelse, hvorfor tidligere budgetter hertil ikke var realistiske. Der var blandt andet ikke budgetteret med udgifter på konto 116 til planlagt og periodisk vedligeholdelse, hvilket er meget atypisk. Afdelingerne har dermed et minimum af henlæggelser. Derudover har afdelingerne skulle afholde særudgifter i forbindelse med Randersegnens Boligforenings konkurs, herunder udgifter til administrator, ekstern bistand fra DAB og Deloitte og advokatomkostninger. Disse udgifter forventes dækkes af særstøtteplaner, som administrationen har haft stort fokus på at få på plads. Der forventes også i kommende år mange afdelinger med underskudssaldi, men der er ikke risiko for, at afdelingerne vælter. Der er fokus på at nedbringe de akkulumerede underskud i afdelingerne i form af bl.a. fritagelse for indbetaling af udamortiserede ydelser, særstøtte mv. Akkulumerede underskud forventes nedbragt væsentligt i det kommende regnskabsår 2015, og underskud søges afviklet i overensstemmelse med lovgivningens krav om 3-årig afvikling. Der er dog afdelinger med særdeles store underskudssaldi, hvor afviklingen forventeligt vil ske over en 10-årig periode. Praksis vedrørende finansiering Revisor konstaterer, at der ikke er fuld sammenhæng mellem opgørelsen over ejendommenes anskaffelsessum og finansieringen heraf. Administrationen oplyser, at problemet hovedsageligt relaterer sig til overfinansiering af antenneanlæg. Det er aftalt med kommunen og Landsbyggefonden, at tab overføres til ekstern lånefinansiering, som vil blive inddraget ved støttesag. Fremtidig praksis for finansiering vil blive ensartet med øvrige boligorganisationer administreret af RandersBolig, hvor der vil være en forudgående beboerdemokratisk beslutningsproces og efterfølgende ansøgning til kommunen. Der er fokus på dette område. Henlæggelser Planlagt og periodisk vedligeholdelse Udfordringer med manglende henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse søges primært løst ved helhedsplaner. Helhedsplanerne er dog udarbejdet på et meget overordnet plan, hvorfor der fortsat kigges konkret på de enkelte ejendomme i afdelingerne. Afdelingerne sparer nu op i overensstemmelse med konkrete drifts- og vedligeholdelsesplaner, hvilket er meget positivt. Der er afholdt seminar for organisationsbestyrelsen den 21. november 2015, hvor organisationsbestyrelsen skal prioritere vedligeholdelsesarbejder og udarbejde strategiplan. Tab ved lejeledighed Afdelingerne har selv dækket tab ved lejeledighed, da der ikke har været en boligorganisation til at dække tabet. Tabet hidrører primært fra tab ved lejeledighed i afdeling 5004, Norddjurs kommune og tab i forbindelse med til- og framelding af aftaleparter ved skift af lejere. Derudover er der 17 ejendomme, som ikke anvendes, da vedligeholdelsesstanden er så ringe, at de ikke kan udlejes. Det heraf følgende tab bogføres som tab ved lejeledighed. Planen er, at ejendommene skal sælges. 4

5 Skolen i Enslev forventes solgt i det kommende år til nedrivning. De salgsbare ejendomme behandles én af gangen. Udgifter fra tab ved lejeledighed fra afdeling 5008, Sportscollege, Randers er ikke omfattet af denne regnskabspost. Tab ved fraflytning Der er ikke henlagt tilstrækkelige midler til tab ved fraflytning i nogen afdelinger. Boligselskabet af 2014 har særlige udfordringer i form af vanskeligheder med inddrivelse og misligholdte lejemål i visse afdelinger beliggende udenfor Randers midtby eller andre større byer, hvor der opleves en skæv beboersammensætning og i et vist omfang ressourcesvage beboere. Tab ved fraflytning er faldet væsentligt, hvilket vurderes at være en positiv følge af forøget fokus på minimering af tab hos RandersBolig. Administrationen har fortsat fokus på dette område, og der vil hen over foråret 2016 blive arbejdet med den fremtidige indsats, herunder anvendelse af boligsocial konsulent. Regnskab 2015 vil blive baseret på konkrete vurderinger af afdelingernes tab ved lejeledighed for at undgå, at midlerne til dækning af dette slipper op. Administrationen vil anmode om tilladelse til hel eller delvis manglende dækning af tab fra dispositionsfonden for at få mulighed for at opbygge kapital i hovedorganisationen. Tab ved istandsættelse efter fraflytning Se ovenfor vedrørende tab ved fraflytning. Afdelingerne kan generelt selv dække tab ved normal istandsættelsen efter fraflytning. Beboerdemokrati Der er nu valgt bestyrelse til boligorganisationen og etableret beboerdemokrati i alle afdelinger med undtagelse af afdeling 5011, Langå (2 parcelhuse) og afdeling 5010, Marie Magdalene, Syddjurs (bofællesskab). Afdeling 5011, Langå har dog et medlem i repræsentantskabet. Bestyrelsen oplyser, at arbejdet med beboerdemokrati går fremad, men at der er en stor mængde information, som medlemmerne skal sætte sig ind i. Tilsynet anerkender den store indsats til etablering af beboerdemokrati. 2. Orientering fra Boligselskabet af 2014 Jørgen Henriksen gav herefter en kort status for afdeling 4 i Boligselskabet af 2014 beliggende i Norddjurs Kommune samt et oprids af de fremtidige tiltag i og for afdelingen. Status pr. 31. december 2014 Afdelingen har en betydelig underskudssaldo. Den primære årsag er afskrivning på antenneanlæg men også manglende balance i driften tidligere år er årsag hertil. I henhold til Helhedsplan for afdelingen overføres en andel af underskudssaldoen til lånefinansierede forbedringsarbejder, idet disse for nuværende er overfinansierede. Størstedelen af den resterende saldo dækkes af kapitaltilførsel og O-lån. 5

6 Den manglende balance i driften er i det væsentligste et produkt af 2 forhold: - Økonomien i afdelingen har i en længere årrække ikke været i balance. - Der er ikke foretaget lejestigning siden 1. januar 2012 grundet usikkerhed om mulighederne for at drive afdelingen videre. Videre har afdelingen store udgifter til vedligeholdelse som ikke kan dækkes af henlagte midler, idet opsparingen hertil er meget begrænset. Afdelingen har endelig en del lejetab som ikke dækkes af en boligorganisation idet denne er konkursramt. Generelt er boliger udenfor Auning by og Grenå svære at udleje. Formentligt grundet beliggenhed og lejeniveau. Hvad er der gjort? Der er i foråret blevet afholdt første ordinære afdelingsmøde hvor der blev valgt afdelingsbestyrelse samt medlem af selskabets repræsentantskab. Således er der etableret beboerdemokrati der har en god dialog med administrationen. Afdelingen har efterfølgende fået valgt et medlem ind i selskabets bestyrelse. Siden konkursen er afdelingen blevet fulgt tæt økonomisk set. For at minimere underskud og for stort brug af midler, er der blevet holdt igen på vedligeholdelsen, så kun strengt nødvendige arbejder er blevet udført. Der er i samme periode blevet formuleret en plan for genopretningen af afdelingen med følgende hovedpunkter: - Opnåelse af støtte fra Landsbyggefonden til overhovedet at videreføre afdelingen. Den indledende støtte er udbetalt i sommeren 2014 og der er i Helhedsplanen for afdelingen åbnet mulighed for yderligere til renoveringsopgaver. - Der er gennemført bygningsgennemgang på samtlige ejendomme og efterfølgende udarbejdet drifts- og vedligeholdelsesplaner. Disse er delvist implementeret i budgettet for 2016 og vil blive endeligt implementeret over en årrække i takt med at også renoveringsstøttesager falder på plads. - Øget indsats for at genudleje boliger for at mindske lejetab. Udover de tiltag administrationen har gjort er der behov for dialog med Norddjurs Kommune samt Landsbyggefonden om yderligere tiltag. - Gennem bygningsgennemgange er større renoveringsopgaver blevet identificeret overordnet set. - Der skal ske en jævn men stadig stigning i lejen, således at især vedligeholdelsesudgifter kan dækkes af henlæggelserne. Der er sket lejestigning pr. 1. september 2015 og denne vedrører budgettet for 2016 som afdelingen godkendte på det første ordinære afdelingsmøde i foråret Hvad skal der ske? 6

7 Bestyrelsen for Boligselskabet af 2014 har i løbet af efteråret 2015 fået et overblik over de mange opgaver i selskabet. Herunder også det videre arbejde med helhedsplanen for afdelingen. I løbet af første halvdel af 2016 vil renoveringsopgaverne i afdelingen blive konkretiseret og der vil blive sat skitseøkonomi på disse. Herefter vil der blive afsendt en egentlig ansøgning til Landsbyggefonden med henblik på at opnå renoveringsstøtte samt yderligere driftslån/-støtte. I den forbindelse vil afdelingens udlejningssituation blive drøftet med Landsbyggefonden. Norddjurs Kommune vil løbende blive inddraget i den kommende proces med helhedsplanen. Afdelingen kan nu falde ind i en næsten normal gænge og der vil inden sommeren 2016 foreligge et regnskab for 2015 og i parallelt hermed vil der i samarbejde med afdelingsbestyrelsen blive udarbejdet et budgetforslag for Det blev herefter aftalt løbende at være i dialog, når situationen krævede det. Punkterne 4-6 udgik da det ikke var relevant. Med venlig hilsen Rune Hellegaard Christensen 7