Repræsentantskabsmøde. Den danske Mikrobiologidatabase

Transkript

1 Repræsentantskabsmøde Den danske Mikrobiologidatabase Fredag d. 4. marts 2011, Statens Serum Institut kl 11:00 14:00 Til stede Kåre Mølbak, EPI SSI (ordstyrer) Marianne Voldstedlund, EPI SSI Jens K Møller, KMA Vejle Henrik C Schønheyder, KMA Aalborg Thøger Gorm Jensen, KMA Odense Peter Steenberg, Autonik Ram Dessau, KMA Slagelse/Næstved Jens Otto Jarløv, KMA Herlev Jørgen Prag, KMA Viborg Steen Hoffmann, KMA SSI Inge Panum, KMA Hillerød Sanne Søgaard Nielsen, SSI Blenda Böttiger, SSI Katrin Gaardbo Kuhn, SSI (referent) (Ib Johansen, MedCom) (Jens Rastrup Andersen, Sundhed.dk) Afbud Bettina Lundgren, RH Michael Tvede, Rigshospital Dennis Hansen, Hillerød Ellen Larsen, Hillerød Svend Ellermann-Eriksen, Skejby Jytte Laila Andersen, SSI Steen Lomborg, Herning Kjeld Truberg Jensen, Esbjerg Charlotte Noble, SSI Birthe Schobius, SSI Velkomst Kåre bød velkommen og åbnede mødet. Undskyldte at forretningsudvalgsmødet blev aflyst. Aflysningen giver anledning til en diskussion om en eventuelt ny mødestruktur. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt af alle. Status på MiBa og Epi-MiBa 1

2 Marianne lagde ud med en status for de forskellige aktiviteter. Der er kommet næsten 3 millioner svar pr dags dato. Det er svært at svare på, om dette er det rigtige antal, men det er nok ikke helt forkert. I følge Speciale udredningsrapporten blev der i 2007 sammenlagt undersøgt ca 2,8 mill prøver i de danske mikrobiologiske afdelinger. RH og HIllerød har indlæst / gen-indlæst diverse manglende svar. SSI sender nu alle prøver svaret ud via LIMS til Miba. SSI-prøvesvar fra første halvår 2010 kan ikke indlæses og mangler således i databasen. LIMS-gruppen arbejder på at registrere alle indkomne referenceprøver til SSI i LIMSen, men har ikke aktuelt planer om at svare alle referenceprøver ud elektronisk (dette varierer fra laboratorium til laboratorium). Der er stadig prøvesvar, der udsendes som papirsvar f.eks typningssvar fra Stafylokok laboratoriet. Det vil dog således være muligt at få sendt oplysninger om prøve-modtaget til Miba (se diskussion nedenfor). Marianne: Generelt mangler der en udredning af, hvordan typningssvar kan struktureres på en fælles måde. Vi skal have nedsat en arbejdsgruppe, der ser på dette. Når et resultat foreligger, kan XRPT05 udbygges, så den understøtter registrering af typesvar. Vi vil desuden koble referenceprøven og original prøven med et link. Steen: Hvis nogle reference data ikke sendes ud via LIMS, vil der blive mulighed for at overføre disse data direkte fra den dedikerede reference database på SSI til Miba. Et væsentligt fremskridt for brug af MiBa til svarvisning er, at der nu er en direkte adgang med en MiBa-knap i de fleste KMA'ers eget system. Dette er blevet godt modtaget. Det næste mål er at give praktiserende læger adgang via Sundhed.dk.og Laboratoriesvarportalen. Mapping til fælleskoder er godt i gang (mikroorganismer og antibiotika er groft set mappet). MiBa s kodeværk kan bruges hvis/når forskellige KMA er skal have lagt deres databaser sammen. Overvågningen er også kommet videre siden sidst. Der skal være et automatisk data-flow til alle overvågningsdatabaser (fra KMA til MiBa til EpiMiBa til overvågningsdatabase, fx MIS2). Men det er en kompliceret opgave. Flow'et fra KMA til EpiMiBa skal være helt på plads og skal testes, før det sidste step til overvågningsdatabasen færdigudvikles. KMA'er har lavet udtræk til Marianne til valideringen af EpiMiBa. Der mangler stadig nogle udtræk. KMAer opfordres til at sende disse til Marianne så hurtigt som muligt! For ikke at forsinke brug af MiBa data til overvåging er der udviklet simple udtræksfunktioner til Epi-MiBa, så man inden ovennævnte automatiske dataoverførsler er udviklet, kan begynde at levere data til overvågningen og evt andre opgaver og projekter. Der er endnu ikke blevet lavet opgørelser ud fra data i MiBa. Flere har spurgt om at få lov til at bruge data fra MiBa, men dette har endnu ikke været muligt. Bl.a. er typningsdata ikke tilgængelige. Alle udtræk af data, som ikke er overvågningsrelateret, skal godkendes af repæsentantskabet. Den generelle følelse er, at 2011 bliver året, hvor MiBa vil blive brugt i den kliniske hverdag og hvor vi begynder at trække data til overvågningen! Orientering om julenedbrud MiBa gik ned over julen. Det har været svært at få en oversigt over det præcise forløb af hændelser men vi ved, at der skete flere ting på samme tid: Aktivitet mange ting blev mappet op til jul, svar blev gen-indlæst samtidig med den almindelige indberetning. Systemet havde ikke plads til alle disse aktiviteter. 2

3 Kapacitet journalen var for lille, logfiler voksede, en router brød sammen, der var for lidt disk plads. Beredskab ingen automatisk overvågning (var ikke slået til), utilstrækkeligt beredskab kombineret med juleferien! Beredskabet fungerede ikke; men tingene kom hurtigt op at køre efter KIT og Autonik var kontaktet. Konklusionen var, at bereskabet skulle have været bedre. Et sammenfald af uheldige hændelser kan man nok aldrig gardere sig 100 % i mod. Siden nedbrudet er diskene skiftet ud med større og service-level-agreement er opgraderet (gratis). Marianne vil nu løbende få rapporter over oppetid og generel indberetningsstatus. Desuden planlægges en audit hos KIT. Steen: kommer der en automatisk mail til brugere, hvis der er problemer med MiBa? Det vil vi tænke over. Kåre foreslog, at der alternativt kunne lægges en meddelelse på hjemmesiden, hvor man alligevel kigger, hvis MiBa ikke fungerer. Marianne: Vi er i gang med at forbedre beredskabsplanerne og laver en liste over brugere (dvs ITnøglebrugere), der skal have besked med det samme andre kan måske gå ind på hjemmesiden. Vi arbejder også på at få udviklet en "alive" service, som vi kan anvende til at etablere afsendelse af en alert ved manglende kontakt med MiBaWeb. Jens Møller: Hvad gør man for at sikre, at systemet kører optimalt i fremtiden? Når Marianne i fremtiden får regelmæssige rapporter over oppetid og generel indberetningsstatus bliver det nemmere at holde øje med driften. Vi planlægger at etablere en løbende monitorering af diskkapaciteten, som vises som en graf i kontrolpanelet. Orientering om NSI, ABT-fond, HAI-BA projekt Kåre orienterede om tre nye intitiativer: NSI: National Sundheds IT (National Board of E-health på engelsk). Skal varetage national styring af IT indenfor sundhedsområdet og varetage drift og udvikling af IT-systemer på sundhedsområdet. Fastsætter nationale standarder, udmønter tværgående intitiativer og sikrer at IT-udviklingen på sundhedsområdet sker i overensstemmelse med strategien for sundhedsvæsenet. Er en selvstændig styrelse med reference til departementet med det mål bl.a. at lave en fælles indberetningsservice. Det forventes, at NSI kommer til at overtage videre drift af MiBa (hosting af server + adgang til SDN, svarende til Koncern-IT s opagaver). Hvornår dette sker vides ikke, men sandsynligvis fra 2012 og frem. Samarbejde med KIT ophører derfor i fremtiden. Ansøgning om modernisering af meldesystemer (indsendt til ABT-fonden): dvs modernisering af papir-blanket-systemet, som læger skal anvende til anmeldelse af smitsomme sygdomme. ABT fonden er et fælles-offentligt projekt som huses af Økonomistyrelsen. Elementer i ansøgningen inkluderer udvikling af et elektronisk system som erstatter papir-blanketterne, tilslutning af KBA og KIA til MiBa, og videreudvikling af MiBa. Ansøgt 13m kr. Tanken er, at behandlende læge bliver notificeret elektronisk ved fund af anmeldelsespligtig mikroorganisme og derefter elektronisk kan supplere en delvist forudfyldt blanket med evt mangende kliniske oplysninger. Den elektroniske indberetning sendes ind til en EMIS-server, som automatisk sender data til MIS-2. Anmodning fra ministeriet om national automatiseret overvågning af sygehuserhvervede infektioner: Formålet er at styrke overvågningen og muligheden for at forebygge HAI. Overvågningen skal være national (dvs samme case definitioner i hele sundhedssystemet) og rettidig. En synopsis er udarbejdet og fremsendt til departementet. 3

4 Elementerne i synopsis er at integrere MiBa data med patientdata fra landspatientregistret og data vedr antibiotikabehandling fra det fælles medicinkort og andre kilder (sygehusenes medicinmoduler?). Kan forædles med data om anbringelse af fremmedlegemer, billeddiagnostik osv. Vil tillade fangst af data om forekomsten af særlige betydningsfulde mikroorganismer, fx multiresistente bakterier. Estimeret budget 6m kr for de første to år. Er nu i spil i økonomiforhandlingerne med regionerne. Regionerne er positivt indstillet, men hvis ikke de vil betale, er der mulighed for støtte fra departementet. Synopsis og ABT-fonds ansøgningen bliver sendt ud sammen med referatet. Henrik: Er der plads til et repræsentantsskab-forum? Kåre mener at repræsentanter fra Miba s repræsentantskab skal med i styregrupperne i ovennævnte projekter. Det er vigtigt, at få fagligheden med, da eksperterne har bedst viden om hvilke data, der er nødvendige og opnåelige. Desuden skal der laves valideringsprojekter, og dette kan kun foregå med fagligheden inde i billedet. Steen: NSI virker lidt famlende (ud fra et spørgeskema som han fik tilsendt). De har ikke nogen sundhedsfaglig baggrund, så det sundhedfaglige skal komme fra SSI. Diskussion / KMA'ernes erfaringer og kommentarer Hvem skal have adgang til svar? Marianne foreslog en bred gruppe af potentielle brugere af MiBa. Hvad med sekretærer, sygeplejersker og bioanalytikere? Der var generel enighed om at alle sundhedsfaglige, som har tavshedspligt kan få adgang. Der gælder et minimumspricip om at man ikke skal lade flere end højst nødvendigt få adgang til mere end højst nødvendigt. Der skal være sikkerhed i systemerne. Men det skal stadig være sådan, at de relevante personer har en nem og ubureaukratisk adgang. Loggen vil altid vise, om der har været uautoriseret adgang. Kåre: Det er den enkelte, der har ansvaret for at opføre sig i overensstemmelse med persondataloven. Det er ikke IT-systemejeren, der har ansvaret for at man ikke kan misbruge systemet. Schønheyder: Det er afdelingsledelsen, der skal sørge for at personalet ved hvad de har adgang til. Med den danske kvalitetsmodel er det et krav, at regler for adgang til afdelingens IT-systemer er nedskrevet og kommunikeret til personalet. Blenda : Hvornår må man slå patienter op i MiBa? Egne patienter eller bestemt diagnostik? Hvis man har rådgivning vedrørende patienten, har modtaget prøver fra patienten eller fremsøger oplysninger til overvågningen. Sanne: Vi har en regel om, at man ikke udtaler sig om prøvesvar, der ikke er ens egne. Man bør stræbe efter at overholde dette i MiBa også. Man kan sammenholde sine egne svar med andres og prøve at fortolke ud fra denne sammenligning, men samtidig stadig respektere, at der kan være forskellige svar og være varsom med at fortolke andres data. Marianne: Der er angivet et regelsæt for brug af adgang til Miba på MiBa s hjemmeside. Marianne vil gennemgå dette igen og evt revidere det med tilføjelser vedr. hvem, der generelt har adgang og diverse fremgangsmåder ved tolkning af / rådgivning af andres prøvesvar i MiBa. Peter Steenberg rejste problemet vedrørende visning af svar, hvor patienten har nægtet videregivelse af oplysninger. Teknisk er vi ikke gearet til denne problemstilling. Som det er nu løses problemet ofte ved at KMA en modtager og svarer prøven anonymt/uden cpr. Disse svar 4

5 kommer ikke i MiBa og det er ikke tilfredstillende ud fra et overvågningssynspunkt. Problemet er vigtigt i relation til borgerens retssikkerhed, men antalsmæssigt drejer det sig om meget få svar på årsbasis. Peter: Indtil der findes en teknisk løsning, kan man manuelt gå ind i Miba og blokere visning af et svar. Marianne: Planen er at udvikle en generel løsning så man kan sende svar/dele af svar til MiBa, hvor visningen er helt eller delvis blokeret. Med mulighed for differentieret visning vil man f.eks. kunne medsende alle udførte resistensundersøgelser til MiBa og f.eks gøre dem tilgængelige for mikrobiolger, men blokere visning af udvalgte resistensundersøgelser for klinikeren. Hvornår sendes svar til MiBa? Hvidovre + Herlev sender besked, når prøven er modtaget og derefter det endelige svar. Alle andre sender kun endeligt svar. Skal man kunne se i MiBa at en prøven er modtaget i en KMA eller på SSI? Har klinikeren nytte af at få at vide, hvilke prøver der er taget, hvornår og hvortil de er sendt? De fleste fandt det nyttigt at kunne se denne information i Miba. Kåre mente, at ud fra et økonomisk perspektiv (fx forhindre at der bliver taget flere influenzaprøver på en enkelt pt) vil ministeriet foretrække, at prøvetagning også indberettes. Det kan for eksempel også være en fordel i en udbruds-situation, hvor man ikke altid er klar over, hvilke prøver der er taget, samt hvortil prøverne er sendt. Det blev aftalt, at det tilstræbes at foreløbigt prøvesvar sendes til Miba når prøven er indtastet, men at det indtil videre er frivilligt for KMA en. Spørgsmålet om det skal være obligatorisk vil blive taget op igen f.eks om et år. Præsentation Laboratoriesvar-portalen ved Ib Johansen Først viste Ib den eksisterende portal, hvor man kan vælge svar fra separate kilder, aktuelt de forskellige KBA og Patobanken, Han viste derefter den nye løsning, hvor klinisk biokemi, patologi og mikrobiologi vises samlet. I begge tilfælde logger man ind på Sundhed.dk med NemID. Begge modeller minder i layout om LAPKA. I den nye portal ser man alle laboratorie-resultater (inklusiv svar fra Miba) i en skematisk oversigt, hvor man kan vælge dato-interval, laboratorium, sortering af prøver samt bestemte prøver man vil se på. Tanken er, at en læge kan vælge sine egne filtre med 1-5 bestemte analyser, som også kan angives grafisk. Biokemi analyserne er listet nedad, med NPU-kortnavne, hvor de findes. Ud af x-aksen er datoerne angivet og i hver celle findes resultatet fx et tal og en pil markering. Den kan være rød ved skæve værdier og blå ved normale og sort-dobbelt-pil ved supplerende tekst. Ved dobbeltklik eller mouseover på et prøveresultat får man et resume-vindue med afsender, dato, resultat osv. Dette kan printes eller sendes til egne filer. Spørgsmålet er, om alle hospitalsprøver skal med i denne labportal løsning? Dette kan blive til rigtig mange prøvesvar, især for intensiv patienter. MiBa var repræsenteret med sin egen række (som Patobanken). Et mikrobiologisvar er kun angivet ved et link (mikro) i feltet under datoen, hvor prøven er taget. Det virkede ikke særlig overskueligt. En mere detaljeret visning med de forskellige undersøgelser listet nedad sv.t biokemisvarene, kan laves på baggrund af MDS-u koderne. 5

6 Portalen er tiltænkt praksislægen, der går målrettet efter svar på en eller få prøver taget på kendte datoer. For hospitalslægen vil en stand-alone MiBa løsning nok være mere anvendelig. Præsentation af Min Log ved Jens Rastrup Andersen Sundhed.dk har vundet flere priser; bla The Best Health Project in the World. Næsten halvdelen af befolkningen kender sundhed.dk og der er over brugere. Kun 10% kender Min Log og 2% har brugt MinLog indenfor 12 måneder. Når en bruger afgiver samtykke for en borger, laves en log til borgeren, hvor der står hvem som har set på oplysninger og hvilket system de har været inde i (dvs ikke en angivelse af den specifikke prøve). Min Log funktionerne kan evt udvides med en sms og/eller til borgeren, hver gang der bliver søgt oplysninger på deres cpr-nr. Borgeren behøver ikke at give samtykke til, at sundhedsfaglig må hente oplysninger (iflg den nye sundhedslov) men langt de fleste opslag sker med samtykke. I dag er det kun opslag i Laboratoriesvarportalen, der er foretaget via sundhed.dk der kommer i Min Log dvs at alle andre opslag fortsat ikke er synlige for borgeren i Min Log. I forhold til MiBa bliver der lavet en løsning, hvor der sendes oplysninger fra MiBa til Min Log, så borgere kan se alle opslag i Miba. Dette kan føre til ekstra spørgsmål fra borgere til KMAen, hvis borgere undrer sig over, hvorfor man har slået dem op i MiBa. Peter: Hvad sker der hvis en patient siger, at prøveresultat ikke må gives videre? Der står ikke på sundhed.dk/min Log, hvilke præcise prøver, der er blevet kigget på. Borgere kan godt spærre for prøver, som de ikke vil have opslået på sundhed.dk. Men en sådan spærring vil ikke virke i MiBa. Flere tiltag for at tilgodese borgernes private ønsker blev diskuteret. Det blev afgjort at vente med beslutninger, til der er nyt om ansøgningen til modernisering af meldesystemet. Inge: Hvad sker der med fejlsvar? Man kan korrigere fejlsvar, men hvis cpr-nr er helt forkert, så er der lige nu ikke nogen løsning. Der bliver arbejdet på sagen. Mødestruktur i fremtiden? MiBa er organiseret med et repræsentantskab og et forretningsudvalg og nogle arbejdsgrupper: teknisk gruppe, mikroterm gruppe og fremover andre nye arbejdsgrupper. Flere medlemmer sidder i flere grupper. Dertil kommer at det er ikke hensigtsmæssigt at have et forretningsudvalg og et repræsentantskab, der næsten er overlappende. Marianne foretrækker, at forretningsudvalget nedlægges midlertidigt og at repræsentantskabet mødes lidt oftere og at møderne bliver længere. Møde strukturen skal ikke være statisk, men afspejle det aktuelle behov. Det blev besluttet, at alle tænker over den foretrukne møde struktur/ frekvens til næste møde som bliver et repræsentantskabsmøde på 5 timer i stedet for 4. Thøger: når der kommer anmodninger om udtræk ind, bliver det nødvendigt at mødes oftere og mere 'ad hoc' eftersom anmodningerne kommer ind. Dette er mest en opgave for repræsentantskabet. Næste møde Næste møde bliver fredag d. 10. juni, kl Eventuelt 6

7 Ingen punkter. Kåre afsluttede mødet, takkede for fremmødet og konkluderede, at det havde været et godt og nyttigt møde. 7