Referat Social- og Sundhedsudvalget's møde Mandag den Kl. 15:00 Svinget 14, stuen, lokale 19

Transkript

1 Referat Social- og Sundhedsudvalget's møde Mandag den Kl. 15:00 Svinget 14, stuen, lokale 19 Deltagere: Hanne Ringgaard Møller, Lone Juul Stærmose, Ulla Larsen, Jesper Ullemose, Curt Sørensen, Gonzalo Carrillo, Bo Hansen Afbud: Hanne Klit Indholdsfortegnelse Sag Tekst Sidenr. 1. Godkendelse af dagsorden Udbud af elektronisk låsesystem Årsregnskab Regnskab Selvejende institutioner Tagrenovering Mærskgårdens Udbygning Budget Driftsorienterede tilsyn på Socialafdelingens tilbud Handicappolitik - udmøntning af tilgængelighedspuljen Status for rekruttering og fastholdelse på ældreområdet Udlodning af midler til øget digitalisering og forebyggelse af ensomhed blandt ældre Ansøgning til satspulje om fremme af mental sundhed hos unge Mens Health Week - Uge Drøftelse af Center for Sundhed Til orientering...59

2 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Godkendelse af dagsorden Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Godkendt. Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 2. Udbud af elektronisk låsesystem 14/10327 Beslutningstema: Tidsplan for udbud af elektronisk låsesystem til ældreområdet Indstilling: Direktionen indstiller, at udvalget tager stilling til om udbuddet af det elektroniske låsesystem skal følge tidsplan 1 eller 2, med baggrund i Økonomiudvalgets behandling af punkt om udbud og etiske standarder den 18. marts Sagsfremstilling: I forbindelse med udskiftning af eksisterende nøglesystem i Svendborg Kommunes ældreområde har der været nedsat en arbejdsgruppe, der har fastlagt de krav der bør være til et kommende elektronisk låsesystem. Arbejdsgruppen har udarbejdet udbudsmateriale og der er planlagt gennemførelse af udbud henover foråret 2014, hvorefter implementeringen af systemet opstartes til efteråret. Låsesystemet anskaffes ved, at der gennemføres et offentligt EU-udbud hvor det er muligt for alle relevante leverandører, at byde på opgaven. Der er i budgetforliget for 2014 afsat midler til indkøb af et elektronisk låsesystem med udgiften fordelt i 2014 og Den økonomiske ramme fordeler sig med 2,55 mio. kr. i 2014 og 2,7 mio. kr. i Økonomiudvalget har den 18. marts 2014 behandlet et punkt vedrørende udbud og etiske standarder, der havde baggrund i et forslag fra Enhedslistens byrådsgruppe om hvordan leverandører af alarmer og sikkerhed lever op til etiske standarder. Ønsket var at det skulle gøres muligt, at fravælge firmaer, som gennem deres afdelinger i andre lande er involveret i overvågningsopgaver i ulovligt besatte områder. Den konkrete baggrund for forslaget var, at det internationale vagt- og sikkerhedsfirma G4S er involveret i leverancer til den besatte Vestbred. 44

3 Social- og Sundhedsudvalget s møde den G4S er udover leverandør til kommunen på vagt- og alarmydelser, en potentiel leverandør til kommunens indkøb af det elektroniske låsesystem. Administrationen har undersøgt mulighederne for en skærpelse af kommunens indkøbs- og udbudspolitik i forhold til CSR-krav. Det vurderes i denne forbindelse at det er tvivlsomt, om man i sin indkøbspolitik kan fastsætte et eksplicit krav, hvorefter kommunens leverandører ikke må være koncernforbundet med et selskab, der driver forretningsaktiviteter på Vestbredden. Administrationen har herudover modtaget et brev fra G4S, hvor de redegør for deres forretningsomfang på Vestbredden. Det fremgår heraf, at deres datterselskab Hashmira Company Ltd s leverancer til israelske institutioner på Vestbredden vil være bragt til ophør inden udgangen af 2015, idet øjeblikkeligt ophør af kontraktmæssige årsager ikke er mulig. Disse aktiviteter vurderer G4S som værende i strid med koncernens egne CSRpolitikker. Økonomiudvalget besluttede at der som del i en ny indkøbs- og udbudspolitik skal udarbejdes et generelt CSR-bilag, hvor der stilles skærpede etiske krav brug for gennemførelse af alle fremtidige udbud. Administrationen forventer at forelægge ny udbudspolitik inkl. CSR-bilag for Økonomiudvalget i løbet af efteråret I det aktuelle udarbejdede udbudsmateriale (s kontraktens 36) for det elektroniske låsesystem er fastsat etiske krav i henhold til kommunens nuværende indkøbs- og udbudspolitik. Der vedlægges udbudsmateriale og notat med tidsplan 1 og 2 for gennemførelse af udbuddet i henholdsvis foråret 2014 og efteråret 2014 samt efterfølgende implementering af låsesystemet, afhængigt af om en vedtagelse af CSR-bilag afventes. Økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser: Eventuel udskydelse af udbuddet vurderes ikke at have økonomiske konsekvenser for udgiften til indkøbet af låsesystemet Lovgrundlag: Udbudsdirektivet samt kommunens indkøbs- og udbudspolitik Bilag: Åben - Notat - Elektronisk låsesystem Åben - Udbudsmateriale - Elektronisk Låsesystem Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Udvalget besluttede at følge tidsplan 1. Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 3. Årsregnskab

4 Social- og Sundhedsudvalget s møde den /1294 Beslutningstema: Socialudvalgets og Sundheds- og Forebyggelsesudvalgets regnskab Indstilling: Direktionen anbefaler, at udvalgenes bidrag fremsendes til endelig godkendelse i Byrådet. Sagsfremstilling: Udvalgenes regnskaber for 2013 udviser et samlet mindreforbrug på 18,8 mio. kr. Mindreforbruget fordeler sig med 21,2 mio. kr. i mindreudgift på Socialudvalget og 2,4 mio. kr. i merudgift på Sundhed- og forebyggelsesudvalget. Socialudvalgets mindreforbrug fordeler sig på: Serviceudgifter mindreforbrug 16,3 mio. kr. Indkomstoverførsler mindreforbrug 0,5 mio.kr. Anlæg mindreforbrug 4,4 mio. kr. Mindreforbruget på serviceudgifternes overføres med 4,3 mio. kr. til budget 2014 og 12 mio. kr. til budget Af overførslerne vedrører 5,5 mio. kr. kommunens takstinstitutioner og 1,1 mio. kr. statsfinansierede projekter. Mindreforbruget på indkomstoverførslerne tilgår kassen. Af mindreforbruget på anlæg overføres 4,2 mio. kr. til budget 2014, mens 0,2 mio. kr. tilgår kassen. Sundhed- og forebyggelsesudvalgets merforbrug fordeler sig på: Serviceudgifter mindreforbrug 2,4 mio kr. Indkomstoverførsler/medfinansiering merforbrug 4,8 mio. kr. Mindreforbruget på serviceudgifterne overføres med 2,2 mio. kr. til budget 2014 og 0,2 mio. kr. til budget Af overførslerne vedrører 2,2 mio. kr. statsfinansierede projekter. Merforbruget på indkomstoverførslerne trækkes på kassen. Der henvises til vedlagte årsregnskaber for mere detaljeret beskrivelse, de vedlagte årsregnskaber indgår som bidrag til kommunens samlede årsregnskab. Herudover vedlægges en mere detaljeret oversigt over udvalgenes overførsler. Lovgrundlag: Den kommunale Styrelseslov 62, stk. 1 og 62 a, stk. 1 Bilag: Åben - Overførsler sundhed og forebyggelsesudvalget

5 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Åben - Overførsler socialudvalget 2013 Åben - Årsberetning 2013 Sundheds- og Forebyggelsesudvalget Åben - Årsregnskab Socialudvalget Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Fremsendes. Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 4. Regnskab Selvejende institutioner 13/1294 Beslutningstema: Regnskab 2013 for Hesselager Plejecenter, Strandlyst Plejecenter og Ældrecentret Sygekassens Hjem. Indstilling: Direktionen anbefaler, at de reviderede regnskaber godkendes at regnskabsresultaterne indstilles til overførsel til Sagsfremstilling: Der foreligger reviderede regnskaber for de selvejende institutioner Hesselager Plejecenter, Strandlyst Plejecenter og Ældrecentret Sygekassens Hjem. Revisionen af regnskaberne har ikke givet anledning til bemærkninger. Materialet beror på sagen. Hesselager Plejecenter havde i 2013 et budget/kommunal tilskud på kr. Resultatet er et mindreforbrug på kr. Standlyst Plejecenter havde i 2013 et budget/kommunalt tilskud på kr. Resultatet er et mindreforbrug på kr. Sygekassens Hjem havde i 2013 et budget/kommunal tilskud på kr. Resultatet er et merforbrug på kr. Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Godkendt. Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 47

6 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Tagrenovering Mærskgårdens Udbygning 14/7190 Beslutningstema: Anlægsbevilling og deponering i forbindelse med låneoptagelse til nyt tag på Mærskgårdens Udbygning, samt lånekonvertering. Indstilling: Direktionen indstiller, at der gives anlægsbevilling på 3,3 mio. kr. til tagrenovering. at der låneoptages 4,1 mio. kr. med kommunegaranti og med fast rente og løbetid på 30 år. at der deponeres 4,1 mio. kr. svarende til låneoptagelsens belastning af lånerammen. Momsbeløbet på 0,8 mio. kr. medgår til finansiering af deponeringen. Finansieringen af restbeløbet på 3,3 mio. kr. findes i forbindelse med den kommende budgetlægning. at eksisterende lån på 12,4 mio. kr. konverteres til et lån hos KommuneKredit med kommunegaranti og uændret løbetid og med fast rente. at låneydelsen på lånet på 4,1 mio. kr. finansieres af frigivelse af deponering, samt rentebesparelse ved konvertering af det eksisterende lån. Sagsfremstilling: Bestyrelsen for de selvejende institutioner Mærskgården og Mærskgårdens Udbygning traf den 17. januar 2014 beslutning om at indhente tilbud på rådgivningsudgifter i forbindelse med påtænkt renovering af tage i Mærskgårdens Udbygning med efterfølgende udbudsrunde i overensstemmelse med udbudslovgivningen. Mærskgårdens Udbygning (Nymæg) består af 36 lette kollektivboliger, som ligger sammen med Mærskgårdens (Gamæg) 46 boliger. I tilknytning til boligerne findes fællesrum, gæsteværelser, vaskeri m.m. og udgifterne deles mellem Nymæg og Gamæg. I forbindelse med udarbejdelse af vedligeholdelsesplan for Nymæg, udført i 2013 af Praksis Arkitekter, blev det anbefalet at foretage en renovering af tagkonstruktionen i Nymægs 36 boliger. Det er især undertaget som er defekt, men afhjælpningen er ret omfattende, da taget skal omlægges og det medfører indgriben i hele tagopbygningen. Tagene er fra år Praksis Arkitekter har estimeret en pris på renoveringsopgaven anslået til 4,125 mio. kr. inkl. moms. Notat fra Praksis Arkitekter er vedlagt som bilag. 48

7 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Økonomi og Udbud har udarbejdet et forslag til finansiering at arbejdet, med et likviditetsbudget, med udgangspunkt i årlige ydelser fra 2017 på optagelse af et 30 årigt lån til tagrenovering. Likviditetsbudgettet giver balance med huslejestigninger på 2,5% hvert andet år. Renovering af tagene forventes påbegyndt i år 2016, men for at bestyrelsen kan arbejde videre har de brug for at projektet godkendes nu. Nymæg har i dag et lån på 12,4 mio. kr. hos Realkredit Danmark, hvortil kommunen har deponeret. Lånet kan med fordel konverteres til et billigere lån hos KommuneKredit. Denne konvertering skal ligeledes godkendes nu, idet kommunen skal garantere for lånet overfor KommuneKredit. Der kræves ikke yderligere deponering. Økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser: Låneoptagelse til Mærskgårdens Udbygning vedrørende tagrenovering kræver, at Svendborg Kommune garanterer for lånet og at der bliver deponeret et beløb på 4,1 mio. kr., idet der ikke forventes ledig låneramme. Det deponerede beløb på 4,1 mio. kr. kan efter et år frigives med 1/25 årligt. Anlægsbevillingen udgør 3,3 mio. kr. idet kommunen via momsudligningsordningen har fradrag for momsen på 0,8 mio. kr. Momsbeløbet på 0,8 mio. kr. kan medgå til finansiering af deponeringen på 4,1 mio. kr. Finansieringen af restbeløbet på 3,3 mio. kr. findes ved budgetlægningen for Frigivelsen på 1/25 årligt medgår til finansiering af ydelsen på lånet. Det eksisterende lån hos Realkredit Danmark har en fast rente på 5,52% og en restløbetid på godt 23 år. Dette lån ønskes konverteret til et lån hos KommuneKredit med en fast rente på pt. 2,91%. Kommunen skal stille garanti overfor KommuneKredit, men det vil ikke belaste lånerammen, idet der allerede er deponeret i forbindelse med, at lånet blev optaget i Rentebesparelsen anvendes sammen med frigivelsen til at dække ydelsen på det nye lån til tagrenovering. Lovgrundlag: Bekendtgørelse nr. 918 af 10. december 1999 om drift og tilsyn med boliger og hjem for gamle, syge og svagelige samt lette kollektivboliger. Bekendtgørelse nr af 17. december 2013 om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier m.v. Bilag: Åben - Notat fra Praksis Arkitekter Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Indstilles. Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 49

8 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Budget /1790 Beslutningstema: Fortsat drøftelse af budget Indstilling: Til fortsat drøftelse. Sagsfremstilling: Med udgangspunkt i budgetproceduren for 2015 drøftes mulige indsatsområder. De nuværende indsatsområder for 2014 vedlægges. Endvidere drøftes sparekrav og mulig udmøntning heraf. Økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser: Ingen på nuværende tidspunkt. Lovgrundlag: Efter den kommunale styrelseslov har Økonomiudvalget ansvaret for tilrettelæggelse af budgetproceduren og udarbejdelse af forslag til det kommende års budget. Bilag: Åben - Indsatsområder 2014 Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Drøftet. Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 7. Driftsorienterede tilsyn på Socialafdelingens tilbud /32911 Beslutningstema: Orientering om Socialafdelingens tilsynsrapporter for Indstilling: Direktionen indstiller, at udvalget tager tilsynsrapporterne til efterretning. Sagsfremstilling: 50

9 Social- og Sundhedsudvalget s møde den I henhold til retssikkerhedsloven har kommunalbestyrelsen pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses. Formålet med tilsynet er at påse, at borgerne får den hjælp og støtte, de har ret til, ud fra gældende regler. Indtil 1. januar 2013 førte Revas APS tilsyn med Socialafdelingens tilbud. I forbindelse med vedtagelse af ny lov om Socialtilsyn med i krafttrædelse den 1. januar 2014 blev det besluttet at opsige samarbejdet med Revas APS med udgangen af Som overgangsordning mellem tidligere praksis og det nye Socialtilsyn besluttede Socialudvalget 6. maj 2013, at Socialafdelingen fører stikprøvevis interne uanmeldte tilsyn med egne tilbud i Socialafdelingens afdelingschef har udpeget 8 tilbud der er ført tilsyn med i Tilsynene er gennemført af afdelingens centerledere. Der foreligger nu tilsynsrapporter for de gennemførte tilsyn. Konklusion Tilsynet udtrykker generelt set tilfredshed med kommunens tilbud. Overordnet set er der en god sammenhæng mellem kommunens udmeldte serviceniveau og den faglige indsats på tilbuddene. Tilsynet på Hostrupvej, Bryghuset og Søndergade påpeger, at der generelt mangler opdaterede 141-handleplaner. Desuden peges der på forbedringsmuligheder i forhold til anvendelse af stedets it-system. På Søndergade anbefaler tilsynet, at tilbuddets beboermapper opbevares i aflåst skab af hensyn til datasikkerhed, og at beboermapperne på sigt afskaffes. Der er efterfølgende iværksat handlinger for at imødekomme tilsynets anbefalinger. Således er alle 141-handleplaner på Hostrupvej, Bryghuset og Søndergade gennemgået og opdateret. Beboermapperne på Søndergade er afskaffet pr. 1. marts 2014, og har indtil da været opbevaret i aflåst skab. Den 1. januar 2014 trådte det nye Socialtilsyn i kraft. Således vil det fremadrettet være Socialtilsyn Syd ved Faaborg-Midtfyn Kommune, der godkender og fører tilsyn med botilbud og stofmisbrugsbehandlingstilbud i Svendborg Kommune. Tilsynsrapporterne har været sendt i høring hos Handicaprådet og Rådet for socialt udsatte borgere. Høringssvarene vedlægges. Bilag: Åben - Uanmeldt tilsyn 2013_ Høje Bøge Vej Åben - Uanmeldt tilsyn 2013 _impuls Åben - Uanmeldt tilsyn 2013 _ alkoholbehandlingen Åben - Tilsyn Botilbudet Ryttervej Åben - Tilsynsrapport Søndergade Åben - Tilsynsrapport Bryghuset Åben - Tilsynsrapport Hostrupvej Åben - Ungeafdelingen Åben - Handicaprådets høringssvar vedr. tilsyn med Socialafdelingens tilbud

10 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Åben - Høringssvar vedr. tilsynsrapporter Rådet for socialt udsatte borgere Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Taget til efterretning. Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 8. Handicappolitik - udmøntning af tilgængelighedspuljen 14/4857 Beslutningstema: Udlodning af Tilgængelighedspuljen Initiativer, der understøtter fysisk og digital tilgængelighed Indstilling: Direktionen forelægger sagen til afgørelse af, - Hvilke projekter, der skal ydes tilskud. Sagsfremstilling: Tilgængelighedspuljen har til formål at tilgodese kommunale initiativer, der kan lette handicappede borgeres adgang til kommunal service og arealer. Puljen andrager kr. til fordeling. Der kan maksimalt søges om kr. pr. ansøgning. Der er indkommet 29 ansøgninger, og det samlede ansøgte beløb er kr. Bilag: Åben - Oversigt over ansøgninger til Tilgængelighedspuljen 2014 Åben - Fordeling af Tilgængelighedspuljen 2012 og 2013 Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Der ydes tilskud til ansøgning nr. 1 (kr ), 3 (kr ), 5 (kr ), 8 (kr ), 9 (kr ) og 12 (kr ). Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 9. Status for rekruttering og fastholdelse på ældreområdet /9535 Beslutningstema: 52

11 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Statusrapport 2013 for rekruttering og fastholdelse på ældreområdet fremlægges hermed Social- og Sundhedsudvalget. Indstilling: Direktionen indstiller, at statusrapporten tages til efterretning. Sagsfremstilling: Siden rekrutterings- og fastholdelsesstrategiens udmøntning er der hvert år udarbejdet en rapport, som beskriver status. Denne ligger som bilag. Antallet af ledige stillinger til plejen ligger på niveau med foregående år på ca. 7-8 stillinger pr. måned. Det gennemsnitlige antal ansøgere pr. ledig stilling lå på godt 20. Dette er lidt lavere end de foregående to år, men dog på niveau. Antallet af medarbejdere, som har forladt deres stilling i ældreområdet er det laveste i opgørelsesperioden, men dog på niveau med foregående to år. En større andel heraf end tidligere er medarbejdere, som er gået på pension eller efterløn. Hver 3. medarbejder, der forlod sin stilling i 2013, gik på efterløn eller pension. Social- og Sundhedsskolen har som de seneste år ingen problemer i forhold til at rekruttere studerende. På baggrund af rapporten vurderes det, at der på nuværende tidspunkt ikke er behov for yderligere initiativer end de allerede eksisterende indsatser i forhold til rekruttering og fastholdelse på ældreområdet. Bilag: Åben - Statusrapport for 2013 Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Taget til efterretning. Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 10. Udlodning af midler til øget digitalisering og forebyggelse af ensomhed blandt ældre 14/8965 Beslutningstema: Social- og Sundhedsudvalget skal træffe beslutning om udlodning af midler til frivillige foreninger vedr. øget digitalisering og afhjælpning og forebyggelse af ensomhed blandt ældre borgere. Indstilling: 53

12 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Direktionen indstiller, at der afsættes puljemidler for i alt kr., at finansieringen sker af overførte midler fra Socialudvalgets budget 2012, og at proceduren for udlodning af midler godkendes. Sagsfremstilling: Social- og Sundhedsudvalget ønskede i forbindelse med prioriteringen af de 12,2 mio. kr. fra den såkaldte Ældremilliard at tilgodese de frivillige foreningers arbejde i forhold til øget digitalisering af ældre borgere og i forhold til afhjælpning og forebyggelse af ensomhed blandt ældre, jf. bilag 1 og 2. Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Social Forhold kunne dog ikke godkende puljer af denne art. Ministeriet skriver, at interne pulje kan ikke oprettes, idet ansvaret for midlernes anvendelse ligger i ministeriet. På den baggrund foreslås - set i forhold til Social- og Sundhedsudvalgets tilkendegivelse på sidste udvalgsmøde - at afsætte midler til at oprette to puljer med ovennævnte formål, som kommunens frivillige foreninger kan ansøge i indeværende år. Puljernes størrelse fremgår af nedenstående tabel. Puljens formål Øget digitalisering Afhjælpe og forebygge ensomhed Puljens størrelse kr kr. Der er udarbejdet forslag til informationsmateriale og ansøgningsskema for udlodningen af midlerne, som findes i bilag 3-6. Som procedure og tidsplan for udmøntning af midler foreslås, at: der informeres om puljerne i Ugeavisen og på Svendborg Kommunes hjemmeside samt udsendes pressemeddelelse ansøgninger fra foreningerne fremsendes til Social og Sundhed senest 15. maj 2014 udlodningen sker på Social- og Sundhedsudvalgets møde den 2. juni regnskaber fremsendes til Social og Sundhed senest 1. april 2015 regnskaber foreligges Social- og Sundhedsudvalget i maj 2015, dog kun hvis der er uoverensstemmelser mellem budget og regnskab. Økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser: Midlerne til de to puljer finansieres af overførte midler fra Social og Sundhedsudvalgets budget

13 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Bilag: Åben - Punkt 2.6. vedr. digitalisering Åben - Beslutning om pulje vedr. ensomhed Åben - Procedure ensomhedspulje Åben - Ansøgningsskema - ensomhedspulje Åben - Procedure vedr. digitaliseringspulje Åben - Ansøgningsskema digitaliseringspulje Åben - Høringssvar fra Ældrerådet Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Godkendt, idet beløbet udmøntes i Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 11. Ansøgning til satspulje om fremme af mental sundhed hos unge 14/6264 Beslutningstema: Godkendelse af ansøgning fra Svendborg Kommune til satspuljen for fremme af mental sundhed hos unge Indstilling: Direktionen indstiller, at Social og Sundhedsudvalget godkender ansøgningen Sagsfremstilling: Sundhedsstyrelsen har udmøntet satspuljen: Fremme af mental sundhed hos unge. Projekter under puljen skal afprøve et undervisningsprogram, der er udviklet af Psykiatrifonden og Teknologisk Institut. Programmet skal opkvalificere ledere og medarbejdere på erhvervs- og produktionsskoler til at kunne håndtere psykisk sårbare elever og samtidig fremme den mentale sundhed for alle elever. Puljen kan søges af kommuner i samarbejde med erhvervs- og produktionsskoler. Svendborg Erhvervsskole, Produktionsskolen Sydfyns ErhvervsForskole, UU-Center Sydfyn, elevernes bopælskommuner (Svendborg, Langeland, Ærø, Faaborg-Midtfyn, Nyborg) og ungdomspsykiatrien i Region Syddanmark har udarbejdet en fælles ansøgning til puljen, der havde frist den 14. marts Mange unge har dårlig mental sundhed. Blandt de unge i Svendborg har vi dokumentation for, at dårlig mental sundhed er en stor udfordring for minimum hver 10. unge. Pigerne er både mere utilfredse med deres liv og mere ensomme end drengene er. Kontanthjælpsreformen forventes at øge andelen af elever på Svendborg Erhvervsskole og Produktionsskolen 55

14 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Sydfyns ErhvervsForskole, der er psykisk sårbare eller har brug for øget mental sundhed for at kunne gennemføre en ungdomsuddannelse. Projektet vil styrke samarbejdet mellem Svendborg Erhvervsskole og Produktionsskolen Sydfyns ErhvervsForskole og elevernes bopælskommuner. De to skoler optager elever fra 5 fynske kommuner og der er et stort ønske om at kunne hjælpe alle elever ensartet uanset bopælskommune. Den tværgående organisering sikrer en fælles kommunal indgang for ungdomsuddannelserne og giver en solid platform til at samarbejde omkring gruppen af psykisk sårbare unge og få fælles fokus på at fremme den mentale sundhed. De forventede resultater og effekter er: At der er fokus på sammenhængen mellem mental sundhed og de unges muligheder for at gennemføre en ungdomsuddannelse At beredskabet blandt voksne omkring de unge ift. opsporing og håndtering af unge med dårlig mental sundhed og symptomer på depression og angst er styrket At samarbejdet mellem alle aktører omkring de unge er forstærket, så de unge ikke falder mellem to stole At de unge får en bedre mental sundhed og dermed bliver mere robuste til at håndtere de udfordringer deres ungdomsliv byder Projektet forankres ledelsesmæssigt i Sundhedssekretariatet, der er en del af sundhedsafdelingen i Svendborg Kommune. Efter projektperioden forankres projektet i Svendborg Kommunes nyetablerede enhed Ungekontakten, der er en tværgående enhed, som samler myndighedsfunktionerne på ungeområdet. Ansøgningen er ligeledes til godkendelse i Udvalget for Børn og Unge tirsdag den 8. april Økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser: Ingen direkte økonomiske konsekvenser. Egenfinansiering i projektet lægges som medarbejdertimer. Bilag: Åben - Ansøgning vedr. fremme af mental sundhed blandt ungefra Svendborg Kommune Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Godkendt. Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 56

15 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Mens Health Week - Uge 24 14/9472 Beslutningstema: Mens Health Week sundhedskampagne rettet mod mænd i uge 24 Indstilling: Direktionen indstiller, at der arbejdes videre med indsatser til lokal understøttelse af den nationale kampagne Mens Health Week at der bevilliges kr. til aktiviteter i kampagneugen, finansieret af puljen til Sundhedsfremme og forebyggelse. Sagsfremstilling: Selskab for mænds sundhed afholder i uge 24 en årligt tilbagevendende kampagne rettet mod mænd og deres sundhed. Kampagnen støttes af forskellige aktører: Kommuner, regioner, patientforeninger, fagforbund, faglige organisationer og private aktører. Kampagnen har fokus på, at der generelt er stor forskel på mænds og kvinders sundhed, og at der ofte er mange mænd som sundhedsvæsenet sjældent når. Svendborg Kommune ønsker at understøtte den nationale kampagne ved at sætte fokus på mænds sundhed i uge 24. Indsatsen i Svendborg Kommune rettes mod mandlige medarbejdere i Center for Ejendomme og Teknisk service (CETS) og er planlagt i samarbejde med dem. CETS tilbydes: Besøg af instruktør, der laver helbredstjek Information til (primært mandlige) ansatte om mulighed for deltagelse i Små skridt til varigt vægttab og Mit Liv Tilbage til hverdagen Kort oplæg om kostens betydning for sundheden Der sættes fokus på sundhed for mænd i Svendborg Kommune ved arrangement i Svendborg by. Der tilbydes følgende: Helbredstjek Information om mulighed for deltagelse i Små skridt til varigt vægttab, Mit liv Tilbage til hverdagen samt El-cykelprojekt, hvor borgere i Svendborg Kommune kan låne en el-cykel 57

16 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Dialog om kostens betydning for sundheden Såfremt politikere i Social- og Sundhedsudvalget har interesse i at deltage i arrangementet i Svendborg by, vil der være mulighed for det. Det forventes, at kampagnen vil give opmærksomhed på mænds sundhedstilstand og mulighederne for at forbedre den dels via direkte kommunikation med målgruppen, dels via lokale mediers dækning af kampagnen. Svendborg Kommune har deltaget i den landsdækkende kampagne i 2012 og i Økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser: Udgifter til aktiviteter til gennemførelse i kampagnen: kr. Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Godkendt. Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 13. Drøftelse af Center for Sundhed 13/32814 Beslutningstema: Drøftelse af Center for Sundhed Indstilling: Direktionen indstiller, at udvalget tager en indledende drøftelse vedr. et Center for Sundhed Sagsfremstilling: Kravene til at levere sammenhængende borgernære sundhedsindsatser i kommunerne stiger i disse år. Samtidig er der et øget behov for koordinering og samtænkning af sundhedsindsatser på tværs af sektorerne internt i kommunen. Der ønskes en indledende drøftelse af, hvorvidt et lokalefællesskab med én indgang for borgerne i et Center for Sundhed i Svendborg Kommune kan være en del af en løsning. Vedhæftet er en foreløbig skitse til et eventuelt Center for Sundhed. Bilag: Åben - Skitse til Center for Sundhed 58

17 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Drøftet. Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 14. Til orientering 13/33786 Sagsfremstilling: 1. Til orientering ved udvalgsformanden 2. Til orientering ved udvalgsmedlemmerne 3. Til orientering ved administrationen a. Ansøgning til Nordeafonden Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den : Taget til efterretning. Hanne Klit (A) var fraværende. Bo Hansen (A) deltog som suppleant. 59

18 Social- og Sundhedsudvalget s møde den Underskriftsblad: Mødet sluttede kl.: 18:05 Hanne Ringgaard Møller Lone Juul Stærmose Ulla Larsen Jesper Ullemose Hanne Klit Curt Sørensen Gonzalo Carrillo Bo Hansen 60

19 Bilag: 2.1. Notat - Elektronisk låsesystem Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 66229/14

20 Notat Økonomi Økonomi og Udbud Ramsherred Svendborg Udbud på elektronisk låsesystem til ældreområdet 28. marts 2014 Baggrund for udbuddet Der efterspørges et elektronisk låsesystem som er baseret på én nøgle, som fungerer trådløst via en brik eller et nøglekort. Brikken eller nøglekortet skal være adgangsgivende til borgerens hjem. Et krav i udbuddet er ligeledes, at låseenheden ikke udefra må indikere, at her bor en borger, der får hjælp. Det må derfor ikke være synligt udefra. Økonomi og Udbud /MARMOL Et elektronisk nøglesystem har mange fordele i forhold til borgeres sikkerhed, eksempelvis i forhold til, at brik/nøglekort der ikke ønskes anvendt længere, kan deaktiveres med det samme, og opsættes, så medarbejderne altid har adgang til præcis de relevante borgere. Ligeledes kan døre låses op fra hjemmeplejens administration ift. eksterne parter, så de ikke skal have nøgler. Det forventes på sigt at det elektroniske låsesystem kan udvikles, så det sammenkøres med andre elektroniske løsninger i hjemmet, eksempelvis nødkald og telemedicin. Tidsplan 1 Udbud og implementering Tidsplanen forudsætter, at Social- og Sundhedsudvalget giver grønt lys til at bekendtgøre udbuddet umiddelbart efter udvalgets møde den 7. april Udbuddet offentliggøres Ca. 8. april 2014 Tilbudsfrist inkl. præsentation af systemer Ultimo maj 2014 Evaluering og forventet leverandørvalg Primo juni 2014

21 Forventet kontraktunderskrivelse Ultimo juni 2014 Planlagt kontraktstart 1. september 2014 Det valgte låsesystem vil fra den 1. september blive trinvist udrullet i de enkelte sektioner og plejecentre. Systemet planlægges fuldt udrullet maj Det er alene den valgte leverandør der står for implementeringen samt undervisning af Svendborg Kommunes medarbejdere i brug af systemet. Tidsplan 2 Udbud og implementering Tidsplanen forudsætter, at Økonomiudvalget på møde den 21. oktober 2014 godkender ny indkøbs- og udbudspolitik, herunder nyt CSR-bilag. Udbuddet offentliggøres Ultimo oktober 2014 Tilbudsfrist inkl. præsentation af systemer Medio december 2014 Evaluering og forventet leverandørvalg Primo januar 2015 Forventet kontraktunderskrivelse Ultimo januar 2015 Planlagt kontraktstart 1. februar 2015 Det valgte låsesystem vil fra den 1. februar 2015 blive trinvist udrullet i de enkelte sektioner og plejecentre. Systemet planlægges fuldt udrullet oktober Det er alene den valgte leverandør der står for implementeringen samt undervisning af Svendborg Kommunes medarbejdere i brug af systemet. Side 2/2

22 Bilag: 2.2. Udbudsmateriale - Elektronisk Låsesystem Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 66226/14

23 EU-UDBUD [Udbudsbekendtgørelsens nummer] Varer Offentligt udbud På levering af Elektronisk Låsesystem til Svendborg Kommune

24 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet [april.2014] Side 2/57

25 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af rammekontrakten Indgåelse af rammekontrakten Meddelelse om resultat Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Tilbuds- og produktdemonstration Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Alternative tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Serviceattest Erhvervs- og produktansvarsforsikring Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Definitioner Minimumskrav Tilbudsdisposition Kontrakt Parterne Rammekontraktens grundlag Rammekontraktens omfang Kontraktperiode Optioner Kontakt mellem parterne Bestilling af adgangsgivende enheder Levering og leveringsbetingelser Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Bonusudbetaling til tredjemand Installations-, overtagelses- og driftsprøve...28 Side 3/57

26 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet 15 Systemdrift og fejlhåndtering Driftssikkerhed og tilgængelighed Data Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti og reklamation Bod og reduktion af vederlag Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Nedbrud Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammekontrakten Ændringer i rammekontrakten Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Ekstraordinær opsigelse Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift...35 Bilag 1 Tilbudsliste...37 Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse...38 Bilag 3 Tro og love erklæringer...40 Bilag 4 - Referenceliste...42 Bilag 5 Aktindsigt...43 Bilag 6 Tidsplan for udbud samt implementering/udrulning Tidsplan for udbudsproces Tidsplan for implementering og udrulning af låse- og adgangssystem...44 Bilag 7 Konsortieerklæring...46 Bilag 8 Betalingsplan...48 Bilag 9 Model for systemdrift...49 Bilag 10 Installationsprøve...50 Bilag 11 Overtagelsesprøve...51 Bilag 12 Driftsprøve...53 Side 4/57

27 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af et elektronisk låsesystem til Svendborg Kommunes ældreområde. Låsesystemet skal fortrinsvist placeres ved borgere i eget hjem, hvor det skal være muligt for leverandøren af den visiterede hjælp at få adgang til boligen via en brik eller et nøglekort. Svendborg Kommunes ældreområde er delt i plejecentre og hjemmepleje inddelt i henholdsvis øst og vest. De fire områder er underopdelt i sektioner, i alt 23 sektioner. Alle områder skal dækkes af løsningen. Systemet skal kunne håndtere, at Svendborg Kommune i forbindelse med hjemmehjælp, madordninger m.m. anvender private leverandører, hvorfor det vil være nødvendigt, at systemet kan håndtere disse. Løsningen skal kunne anvendes på alle typer døre og låse. Det skal være muligt at sikre adgangen på steder, hvor der f.eks. er både en gadedør og en hoveddør. Samtidig skal de eksisterende nøgler fortsat kunne anvendes, så borgeren og pårørende vil kunne komme ind og ud ved brug af den eksisterende nøgle. 1.2 Udbudsansvarlig Svendborg Kommune er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil kontraktskrivning varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Svendborg Kommune Team Udbud Ramsherred Svendborg Kontaktperson: Martin Fuglkjær Møller indkob@svendborg.dk Telefon: Herefter kaldet ordregiver. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i henhold til afsnit 2.5. Tilbudsgivere, der downloader udbudsmaterialet fra Kommunens hjemmeside eller bedes meddele dette skriftligt til Svendborg Kommune af hensyn til evt. fremsendelse af supplerende materiale. Meddelelse skal gives på indkob@svendborg.dk 1.3 Udbuddets omfang Opgaven består af følgende elementer: Et låsesystem med estimeret 1500 enheder, som skal monteres i hjemmet hos Svendborg Kommunes borgere, inklusiv backupfunktion. Opsætning af låseenheder skal foretages i perioden Side 5/57

28 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Det samlede antal låseenheder er et skøn baseret på det nuværende antal af låseenheder der er opsat hos borgere i Svendborg Kommune. Ændringer i antallet af låseenheder der skal opsættes og vedligeholdes kan dog variere afhængig af lovændringer og ændringer i Svendborg Kommunes befolkningssammensætning. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at antallet af låseenheder kun kan betragtes som vejledende. Indkøbsvolumen og dermed omsætningen inden for aftalen, der vil blive indgået med den valgte leverandør, vil være afhængig af antallet af de til enhver tid visiterede borgere. Adgangsgivende enheder i form af 600 brikker eller nøglekort. Tilhørende it-system til administration af blandt andet adgang, profiler, medarbejdere og borgere, som en servicebureauløsning. Systemet skal hostes og driftes hos tilbudsgiver. Se bilag 9 for model for systemdrift. Uddannelse af 40 administratorer. Vedligeholdelse og løbende support. Levering og vedligeholdelse af dokumentation på dansk. Svendborg Kommune ønsker et system som er baseret på én nøgle, som fungerer via en brik eller et nøglekort i Svendborg Kommunes ældreområde. Brikken eller nøglekortet skal være adgangsgivende til borgerens hjem. Det forventes, at ca. 600 kommunale medarbejdere fordelt over hele kommunen skal benytte løsningen. Tidsplan for implementering af låsesystemet samt udrulningsplan fremgår af bilag 6. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 Kontrakt. 1.4 Tildeling af rammekontrakten Svendborg Kommune ønsker at indgå kontrakt med én leverandør. Kontakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Svendborg Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingskriterier er nærmere beskrevet i udbudsmaterialets afsnit Indgåelse af rammekontrakten I tilfælde af at rammekontrakten tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel 5 vedlagte rammekontrakt Rammekontrakten regulerer rammekontraktens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammekontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. 1.6 Meddelelse om resultat Alle tilbudsgivere vil samtidig pr. blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Side 6/57

29 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Den vindende tilbudsgiver vil modtage en foreløbig acceptskrivelse, mens øvrige tilbudsgivere vil modtage en hensigtserklæring i overensstemmelse med de herfor gældende regler, jf. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. Tildeling af kontrakt er ikke afsluttet før, at kontrakten er underskrevet af begge parter efter udløb af stand still perioden. Side 7/57

30 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 3 fysiske eksemplarer. Eventuelt supplerende materiale som, prislister/varekataloger/vareprøver skal dog kun fremsendes i ét fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten bilag 1 udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammekontrakt. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammekontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Side 8/57

31 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Martin Fuglkjær Møller, pr. med emnet: "Spørgsmål EU udbud: Elektronisk Låsesystem til ældreområdet senest den kl Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret og offentliggjort på under menupunkterne Erhverv à Leverandør til kommunen à Aktuelle udbud à EU-udbud: Elektronisk låsesystem til ældreområdet. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Låsesystem til Svendborg Kommune og Må kun åbnes af Økonomi og Indkøb Team udbud. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den kl på følgende adresse: Svendborg Kommune Økonomi og Udbud Ramsherred Svendborg Att: Martin Fuglkjær Møller Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Tilbuds- og produktdemonstration Der vil efter tilbudsfristens udløb blive afholdt en tilbuds- og produktdemonstration som tilbudsgiver er forpligtet til at deltage i. Tilbuds- og produktdemonstrationen vil blive afholdt den og eventuelt den Tilbudsgivere, der planlægger at afgive tilbud skal derfor oplyse om dette til kontaktpersonen, jf. ovenfor afsnit 2.5. Tilbudsgivere vil særskilt få besked om konkret tidspunkt og adresse for præsentationen. Tilbudsgiver vil enkeltvist få tildelt 1 time til, at præsentere sin tilbudsløsning og demonstrere sit produkt. Produktdemonstrationen skal som minimum redegøre for følgende elementer i forhold til det tilbudte låsesystem; Kvalitet herunder o I hvilken grad låsesystemet sikrer en enkel og hurtig adgang til borgerens hjem, med en høj grad af brugervenlighed for plejepersonalet fra ankomst til borgerens hjem til åbning af døren. o I hvilken grad tilbyder administrationssystemet administratorerne en logisk og brugervenlig forside samt opbygning af og forbindelse mellem undersider, herunder færrest mulige klik og gode søgemuligheder. Side 9/57

32 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Tilbudspræsentationen skal som minimum redegøre for følgende elementer i forhold til det tilbudte låsesystem; Implementering herunder o Hvordan tilbudsgiver sikrer en hensigtsmæssig og rettidig implementering inden for Svendborg Kommunes rammer, herunder hovedtids- og udrulningsplan, jf. bilag 6. o Hvordan tilbudsgiver sikrer en tilstrækkelig uddannelse af administratorer. Innovation herunder o I hvilken udstrækning tilbudsgivers system giver mulighed for integration med anden teknologi og velfærdsteknologi, som f.eks. nødkald, faldalarmer, brand- og røgalarmer, medicinboks, telemedicinske løsninger, CTS, flexsystemer samt andre låsesystemer hos eksempelvis boligforeninger m.v. o I hvilken udstrækning tilbudsgivers system giver mulighed for at lade den adgangsgivende enhed fungere som den enkelte medarbejders ID-kort således, at der kan påføres billede og tekst på enheden. Tilbuds- og produktdemonstrationen vil indgå i tilbudsevalueringen, jf. de nævnte underkriterier i afsnit Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.9 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammekontrakt, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået kontrakten Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammekontrakt. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte kontraktperiode Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. Side 10/57

33 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet 2.12 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 7. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse Ordregivers forbehold Den anførte volumen er estimater, der har baggrund i statiske oplysninger fra kommunens ITsystemer. Der tages derfor forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. Kommunen tager ligeledes forbehold for, at grundlaget for dette udbud kan ændres væsentligt ved administrative eller politiske beslutninger; såsom hvis bevilling til området bortfalder. Ordregiver forbeholder sig endvidere ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Side 11/57

34 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet 2.15 Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 4 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden kontraktens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet Erhvervs- og produktansvarsforsikring Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden kontraktens indgåelse fremsende en kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 5 millioner. Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Såfremt ordregiver vurderer, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Virksomhedsoplysninger udfyld bilag 2 Virksomheds- og regnskabsoplysninger. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 - Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammekontrakt. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 - Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Side 12/57

35 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2 Virksomheds- og regnskabsoplysninger og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Der ønskes nøgletal for overskudsgrad, soliditetsgrad og egenkapitalens forrentning. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2- Virksomheds- og regnskabsoplysninger og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Det er et krav, at tilbudsgiver som minimum kan dokumentere 3 sammenlignelige referencer. Udfyld bilag 4- Referenceliste Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af indbyrdes vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Vægtning i procent 1. Pris, herunder vil der blive foretaget en vurdering af den totale omkostning oplyst af tilbudsgiver i tilbudslisten, jf. bilag % 2. Kvalitet, herunder vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivers beskrivelse og præsentation af følgende delkriterier; I hvilken grad låsesystemet sikrer en enkel og hurtig adgang til borgerens hjem, med en høj grad af brugervenlighed for plejepersonalet fra ankomst til borgerens hjem til åbning af døren. (10 %) I hvilken grad tilbyder administrationssystemet administratorerne en logisk og brugervenlig forside samt opbygning af og forbindelse mellem undersider, herunder færrest mulige klik og gode søgemuligheder. (10 %) 20 % Evalueringen af dette delkriterium vil dels tage udgangspunkt i Side 13/57

36 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet tilbudsgivers skriftlige løsningsforslag og dels i produktpræsentationen. 3. Implementering, herunder vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivers beskrivelse og præsentation af følgende delkriterier; Hvordan tilbudsgiver sikrer en hensigtsmæssig og rettidig implementering inden for Svendborg Kommunes rammer, herunder hovedtids- og udrulningsplan, jf. bilag 6. (15 %) Hvordan tilbudsgiver sikrer en tilstrækkelig uddannelse af administratorer. (5 %) 20 % Evalueringen af dette delkriterium vil dels tage udgangspunkt i tilbudsgivers skriftlige løsningsforslag og dels i tilbuds- og produktpræsentationen. 4. Innovation, herunder vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivers beskrivelse og præsentation af følgende delkriterier; I hvilken udstrækning tilbudsgivers system giver mulighed for integration med anden teknologi og velfærdsteknologi, som f.eks. nødkald, faldalarmer, brand- og røgalarmer, medicinboks, telemedicinske løsninger, CTS, flexsystemer samt andre låsesystemer hos eksempelvis boligforeninger m.v. (15 %) I hvilken udstrækning tilbudsgivers system giver mulighed for at lade den adgangsgivende enhed fungere som den enkelte medarbejders ID-kort således, at der kan påføres billede og tekst på enheden. (5 %) 20 % Evalueringen af dette delkriterium vil dels tage udgangspunkt i tilbudsgivers skriftlige løsningsforslag og dels i tilbuds- og produktpræsentationen. Side 14/57

37 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Side 15/57

38 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet 3. Kravspecifikation 3.1 Definitioner Termer Låseenhed Adgangsgivende enhed Administrationssystem Administratorer Medarbejdere Betydning Den fysiske lås, der placeres i/på døren hos borgeren Den enhed (nøglebrik eller nøglekort), som plejepersonalet bruger til at skaffe sig adgang til borgerens hjem IT-systemet bruges til at administrere de adgangsgivende enheder, rettigheder, brugerprofiler m.m. Brugere af administrationssystemet Brugere af de adgangsgivende enheder 3.2 Minimumskrav Følgende er ordregivers minimumskrav. Minimumskravene skal opfyldes af leverandøren. Leverandøren kan således ikke i sit tilbud fravige det i minimumskravet anførte. Svendborg Kommune er organiseret således at ældreområdet er inddelt i hjemmepleje øst og vest samt plejecenter øst og vest. Se bilag 6 for en total oversigt over sektioner. Samlet set er der ca. 31 fysiske adresser, hvorfra der skal være adgang til administrationssystemet. Der kan forekomme ændringer i kontraktperioden. Overordnet teknisk beskrivelse og krav Leverancens omfang Et låse- og adgangssystem med estimeret 1500 enheder, som skal monteres i hjemmet hos Svendborg Kommunes borgere. Adgangsgivende enheder skal være i form af nøglebrik eller nøglekort, der fungerer trådløst i forhold til låsen. Løsningen skal kunne anvendes af op til medarbejdere og på op til døre. Tilhørende administrationssystem til Side 16/57

39 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet administration af blandt andet adgang, profiler, medarbejdere og borgere, der kan tilgås fra enhver digital enhed (pc, tablet, smartphone m.m) med internetadgang. Sikkerhed og back-up Administrationssystemet skal indeholde sikkerhedskopiering, så utilsigtet tab af data forhindres. Sikkerhedsrutiner skal være udformet, således, at genetablering af data ikke forstyrrer brugerne. Det tilbudte låsesystem skal være baseret på produkter, der er registreret hos Forsikring og Pension. Nøglebrikken eller nøglekortet må ikke kunne kopieres til brugbarhed. Lovgivning Løsningen skal leve op til de sikkerhedskrav, adgangskontrol, registerindsigt, logning m.m. som stilles i persondataloven og DS484. Krav til administrationssystemet Brugergrænsefladen Brugergrænsefladen i administrationssystemet skal være grafisk og på dansk. Administrationssystemet skal kunne importere og eksportere via Microsoft Office. Stamoplysninger Medarbejdernes stamoplysninger skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Navn Personale id Den enkelte bruger skal kunne tildeles Side 17/57

40 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet forskellige rettigheder. Borgernes stamoplysninger skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Navn Adresse Sektion Stamoplysninger skal kunne ændres/opdateres via webservice. Brugerstyring Tilgang til administrationssystemet begrænses af adgangskode og brugernavn. En specifik medarbejder vil skulle kunne gives adgang til en enkelt lås eller grupper af låse. Det skal være muligt at give den samme medarbejder adgang til flere sektioner. Administrationssystemet skal kunne rolleopdeles således, at administrator: - Er den eneste bruger, som har fuld databaseadgang og komplette transaktionsrettigheder - Kan oprette profiler i systemet - Kan autorisere underadministratorer til systemet Administratorrolle skal kunne underopdeles i flere forskellige niveauer og skal kunne håndtere min. 30 samtidige administratorer/underadministratorer. Side 18/57

41 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Log Administrationssystemet skal logge alle oprettelser og ændringer i systemet. Der skal kunne foretages opslag, med oplysninger om dato, tid og bruger-id på den person, der har oprettet og foretaget ændringer ved medarbejdere og borgere. I denne forbindelse skal følgende fremgå; - Hvilke medarbejdere, der er oprettet i administrationssystemet. - Hvilke rettigheder, der er tillagt medarbejderen. - Hvilke ændringer, der er foretaget på borgeren eller medarbejderen. - Hvilke borgere eller medarbejdere, der er afsluttet i systemet. - Det skal være muligt at udtrække en oversigt over en profils rettigheder. - Information om al færden hos medarbejdere skal være til rådighed (logges via den adgangsgivende enhed) i administrationssystemet, herunder forsøg på åbning. Det skal derfor være muligt, at udtrække en oversigt over, hvor medarbejderne sidst har været aktive på systemet, herunder med 1. Dato 2. Tid (ankomst) 3. Borgerens nav, adresse 4. Medarbejdernes nav og bruger-id Side 19/57

42 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet 5. Status på lås (låse/ulåst ved ankomst) Der skal være mulighed for, at administratorer kan lave en totaludskrivning af alle data på en medarbejder eller låseenhed. Oppetid Efter implementeringsperioden plus 2 måneder oppebærer administrationssystemet en driftseffektivitet på 98 % (se kontraktens 16 for nærmere beskrivelse). Fejlhåndtering og support Administrationssystemet skal tilbyde en acceptabel accesstid. En acceptabel accesstid defineres i denne forbindelse som en max. svartid på 5 sekunder, når systemet anvendes fra kommunens administrative netværk af 10 samtidige brugere. Planlagt nedlukning meddeles i god tid og minimum 5 arbejdsdage forinden. Tilbudsgiver skal håndtere al systemfejlfinding indenfor aftalen. Derudover skal tilbudsgiver tilbyde telefonisk support, som er åben indenfor almindelig åbningstid (hverdage ) og er tilgængelig Side 20/57

43 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet inden for 10 minutter. Krav til låse- og adgangsgivende enheder Låseenhed Låseenheden må ikke udefra indikere, at her bor en borger, der får hjælp. Det må derfor ikke være synligt udefra. Låseenheden skal kunne holde til vejrliget. Låseenheden skal have en forventet levetid på min. 10 år. Låseenheden skal kunne fjernbetjenes fra kontrolpanelet, til brug for fx vagtlæge, laborant, Falck m.m. Én låseenhed skal kunne åbnes af op til 500 forskellige adgangsgivende enheder. Hvis låseenheden monteres i etageejendom eller lignende skal øvrige beboere fortsat kunne komme ind og ud ved anvendelse af den eksisterende lås, kodeløsning eller andet, ligesom døren om nødvendigt skal kunne efterlades/stå ulåst. Borger og pårørende skal kunne anvende samme låsesystem eller et tilsvarende velkendt låsesystem, fx nøgle eller vrider. Låseenheden skal kunne håndtere en kasselås, cylinderlås og låse på tilsvarende eller højere teknisk niveau. Systemet må ikke blokere en flugtvej ved fejl og strømafbrydelse. Side 21/57

44 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Adgangsgivende enhed Den adgangsgivende enhed skal fungere trådløst i forhold til låsen. En adgangsgivende enhed skal kunne åbne op til 2000 forskellige låseenheder. Den adgangsgivende enhed skal kunne forhindre øjeblikkelig adgang til døre ved bortkomst. Vedligehold Låseenheden skal have en backupfunktion, der aktiverer låseenheden i tilfælde af strømsvigt og lign. Backupfunktionen skal kunne aktivere låseenheden i minimum 48 timer og have en levetid på minimum 3 år. Evt. skift af backupfunktion og lignende simpel vedligeholdelse af de monterede låseenheder skal kunne foretages internt af Svendborg Kommunes personale, uden brug af tekniker fra leverandøren. Låseenheden skal give besked til administrationssystemet, når backupfunktionen er 50 oplåsninger eller minimum 3 dage fra at løbe tør for strøm. Låseenheden skal kunne holde strøm til minimum 2500 låsninger/oplåsninger. Montering Låseenheden skal kunne monteres på 15 minutter. Låseenheden skal kunne monteres på alle typer af døre, herunder også på glas. En del låseenheder vil blive opsat som midlertidige løsninger, hvorfor det er Side 22/57

45 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet væsentligt, at opsætning og nedtagning kan foretages hurtigt og enkelt uden at forårsage skade eller efterlade væsentlige synlige mærker som kræver reetablering. Den fremtidige opsætning varetages af Svendborg Kommune på baggrund skal opsætning og nedtagning kunne foretages af en person uden fagautorisation. Driftsafvikling Leverandøren skal tilbyde en stabil drift på låsene med høj sikkerhed. Det skal sikres, at døren kan åbnes på max. 5 sekunder. Såfremt en låseenhed er defekt/mangelfuld, vil eventuelle omkostninger til udskiftning og låsesmed m.v. tilfalde leverandøren. Krav til undervisning Undervisning Leverandøren skal uddanne 4 hold administratorer á ca. 10 personer i Svendborg Kommune, så de kan varetage administration og drift af systemet. Uddannelse skal kunne varetages på maksimalt 3 timer. Uddannelserne skal gennemføres løbende for hver enkelt sektion i henhold til bilag 6 Tidsplan for udbud samt implementering/udrulning. Uddannelsen skal fokusere på at undervise administratorerne i anvendelse af administrationssystemet og standardfunktionalitet, som er relevant for projektet. Side 23/57

46 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Inden undervisning skal brugervejledning til løsningen udleveres i enten papir eller elektronisk format. Krav til implementering Implementering Løsningen skal implementeres i henhold til bilag 6 Tidsplan for udbud samt implementering/udrulning. Hvis tidsplanen ikke overholdes, finder bestemmelserne om bod, som angivet i kontrakten, anvendelse. Implementeringen skal foregå som en udrulning, hvor leverandøren efter hver udrulning i den enkelte sektion skal sikre sig, at systemet fungerer tilfredsstillende, herunder udviser fuld funktionalitet. Installations-, overtagelses-, og driftsprøve skal foretages i overensstemmelse med bilag Leverandøren skal i implementeringsfasen introducere alle brugere i anvendelse af de adgangsgivende enheder. Side 24/57

47 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet 4. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud og er ligeledes en huskeliste for tilbudsgiver over, hvilke dokumenter der skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddets nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig og derved forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Formkrav (se afsnit 2.2) Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 3 eksemplarer. Prislister og eventuelle varekataloger og vareprøver skal dog kun fremsendes skriftligt i ét eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Konsortier (se afsnit 2.12) Tilbudsgiver skal angive, hvis tilbuddet afgives af et konsortium. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e) samt, at alle tilbudsgivere i konsortiet accepterer solidarisk hæftelse. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 7. Tilbudsgivers forbehold (se afsnit 2.14) Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnittet vedrørende tilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Aktindsigt (se afsnit 2.15) Tilbudsgiver bedes angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan Ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 5. Udvælgelseskriterier (se afsnit 2.18) Tilbudsgiver skal angive de i afsnit 2.18 krævede oplysninger, der belyser tilbudsgivers egnethed til at kunne løfte opgaven. Alle felter i bilag 2-4 udfyldes. Tildelingskriterier (se afsnit 2.19) Ad underkriterium 1. (Pris) Tilbudsgiver bedes udfylde bilag 1 tilbudsliste (fane 2). Ad underkriterium 2. (Kvalitet), 3. (Implementering) og 4. (Innovation) Side 25/57

48 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Tilbudsgiver skal fremsende en skriftlig løsningsbeskrivelse, der redegør for hvert af de respektive delkriterier under underkriterium 2, 3 og 4. Løsningsbeskrivelsen må maksimalt fylde 30 sider. Bemærk, at tilbudsgiver ligeledes er forpligtet til, at deltage i en tilbuds- og produktdemonstration, jf. afsnit 2.7. Tilbudsgivere, der planlægger at afgive tilbud skal derfor oplyse om dette til kontaktpersonen, jf. afsnit 2.5. Kravspecifikation og kontrakt (se afsnit 3 og 5) Tilbudsgiver krydser af i bilag 1 tilbudsliste (fane 1) og accepterer derved samt at have forstået de i kravspecifikationen opstillede minimumskrav samt de i kontrakten anførte betingelser. Side 26/57

49 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet 5. Kontrakt Rammekontrakt vedr. levering af elektronisk låse- og adgangssystem 1 Parterne Nærværende rammekontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Svendborg Kommune Ramsherred Svendborg Idet følgende benævnt Svendborg Kommune og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] Idet følgende benævnt Kontrakthaver 2 Rammekontraktens grundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. [2014/XX XXXX] Kontrakten beskriver Svendborg Kommunes og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammekontrakten B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra Svendborg Kommune af April.2014 E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Rammekontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammekontrakt til at levere det i rammekontrakten nævnte elektroniske låse- og adgangssystem på de i udbudsmaterialet beskrevne vilkår og til de anførte priser. Det estimerede antal låseenheder og adgangsgivere er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammekontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere Side 27/57

50 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet forbehold for ændringer i antallet af monteringssteder / leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet. I den udstrækning at indkøb af elektroniske låse- og adgangssystemer er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder Svendborg Kommune sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af den rammekontrakt, som indgås på baggrund af nærværende udbud. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den , jf. dog 22 vedr. mangler. 5 Optioner Svendborg Kommune kan forlænge kontrakten i op til 1 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 2 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammekontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammekontrakten. Svendborg Kommune skal indenfor kontrakthavers normale åbningstid have mulighed for at få kontrakt til kontrakthaver enten telefonisk, pr. og telefon, eller ved konsulentbesøg og brevbestilling. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og Svendborg Kommune. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. Kontrakthaver skal på Svendborg Kommunes anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis Svendborg Kommunes anmodning er rimeligt begrundet. Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Svendborg Kommune til at hæve rammekontrakten. Al kontakt foregår i rammekontraktperioden på dansk. 7 Bestilling af adgangsgivende enheder Svendborg Kommune skal indenfor kontrakthavers normale åbningstid have mulighed for at få kontrakt til kontrakthaver enten telefonisk, pr. og telefon, eller ved konsulentbesøg og brevbestilling. Side 28/57

51 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet 8 Levering og leveringsbetingelser Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse, der angives af bestilleren. Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art. Der må ikke uden forudgående aftale leveres andre varer end de bestilte. Ved eventuelle fejlleverancer skal returnering af varen ske uden omkostninger for kunden. 9 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandelinfrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Svendborg Kommunes ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Svendborg Kommune for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt Svendborg Kommunes navn og adresse Varebetegnelse og kvantum (tilbehør skal fremgå særskilt på fakturaen) Navn og adresse samt cpr.-nummer på modtager Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos Svendborg Kommune Rekvisitionsnummer Svendborg Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammekontraktn. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammekontraktenlog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammekontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. Side 29/57

52 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammekontrakten, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammekontrakten, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammekontrakten. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. 10 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammekontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Alle priser skal være opgivet inklusiv alt, der er beslægtet med den leverende realydelse (herunder bl.a. konsulentydelser, administrationsomkostninger, transportomkostninger m.v.). Såfremt kontrakthaver introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal Svendborg Kommune have mulighed for at købe disse. Hvis det bestilte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid skal et andet produkt med tilsvarende standard og pris straks tilbydes. Hvis nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet, skal disse omgående tilbydes til Svendborg Kommune ud fra de samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for Kontrakthavers tilbud. Kontrakthaver skal på forlangende fremsende en revisorpåtegnet erklæring, som dokumenterer kalkulationen, til Svendborg Kommune. Eventuelle udgifter forbundet med udarbejdelse og fremsendelse af erklæringen er Svendborg Kommune uvedkommende. Priser kan reguleres i henhold til Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammekontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra til Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammekontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammekontrakten omfattede produkter og ydelser, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100. Side 30/57

53 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Svendborg Kommune senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Svendborg Kommune på ATT. Martin Fuglkjær Møller. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammekontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme Svendborg Kommune til gode. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. 12 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra afsendelse af faktura, jf. 9. Svendborg Kommune betaler i henhold til betalingsplanen, jf. bilag 8 til udbudsmaterialet. 13 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammekontrakt med Svendborg Kommune må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Svendborg Kommune til at hæve rammekontrakten. 14 Installations-, overtagelses- og driftsprøve Kontrakthaver er forpligtet til at bistå med planlægningen af samt udførelsen af installationsprøve-, overtagelses-, og driftsprøve i overensstemmelse med bilag Formålet med prøverne er: - Installationsprøven er en konstatering og godkendelse af, at de aftalte hardware og softwaremæssige produkter er leveret og fysisk installeret korrekt. - Overtagelsesprøven er en konstatering og godkendelse af, at systemets funktionalitet og øvrige aftalte ydelser er leveret som aftalt. - Driftsprøven er en konstatering og godkendelse af systemets driftsstabilitet. 15 Systemdrift og fejlhåndtering Kontrakthaver er forpligtet til at varetage hosting, den daglige drift samt løbende opdatering/vedligehold af systemet og er ansvarlig for at driftsmiljøets kapacitet er tilstrækkeligt til at forestå driftsafviklingen af systemet, jf. bilag 9. Kontrakthaver skal snarest muligt håndtere al systemfejlfinding samt håndtering indenfor aftalen, som ikke skyldes brugerfejl hos Svendborg Kommune. Kontrakthaver stiller det nødvendige beredskab til rådighed for fejlretning, således at den beskrevne driftseffektivitet til stadighed kan opfyldes Side 31/57

54 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet 16 Driftssikkerhed og tilgængelighed Driftseffektiviteten måles og opgøres for én måned ad gangen (måleperioden). Den første måned regnes fra dagen for tilfredsstillende afslutning af en overtagelsesprøve. Driftseffektiviteten beregnes for rullende 3 måneders perioder, således at der ved udgangen af hver måned foretages en beregning af den gennemsnitlige driftseffektivitet for denne og de forudgående 2 måneder. Ved udgangen af hver af de to første måneder efter overtagelsesdagen beregnes driftseffektiviteten dog alene for den pågældende måned. Udregning af driftseffektiviteten defineres som: Tilgængelig driftstid x 100 / aftalt driftstid. Ved tilgængelig driftstid forstås den aftalte driftstid minus den tid, hvor systemet eller en del af dette ikke kan anvendes til fejlfri driftsafvikling på grund af fejl i maskinel og/eller programmel. Driftsafbrydelse regnes fra det tidspunkt, hvor kontrakthaver burde have konstateret fejlen, og indtil normal drift er genetableret. Følgende forhold medfører ikke, at systemet er utilgængeligt, og fragår dermed ikke i opgørelsen af den tilgængelige driftstid: - Driftshindringer, som Svendborg Kommune bærer risikoen for. - Udefra kommende forstyrrelser (el-afbrydelse, fejl i offentligt datanet eller lignende) - Uvæsentlige fejl, f.eks. hvor enkelte arbejdspladser eller enkelte mindre væsentlige funktioner er ude af drift. - Uvæsentlige fejl, hvor Svendborg Kommune vælger at udskyde fejlrettelsen. Tid medgået til eventuel forebyggende vedligeholdelse indregnes hverken i tilgængelig eller aftalt driftstid. Kontrakthaver har ansvaret for, at der føres regnskab over driftstiderne, uanset at også Svendborg Kommune fører regnskab herfor. Såfremt fejl opstår, skal klokkeslæt for fejlens opståen, tidspunkt for påbegyndt udbedring og klarmelding samt fejlens art, årsag og den foretagne afhjælpning anføres. Ved forebyggende vedligeholdelse skal kontrakthaver oplyse arten heraf. Kontrakthaver er forpligtet til, at fremsende en servicerapport til Svendborg Kommune, straks efter at fejlrettelser er afsluttet. 17 Data Al data, herunder logningsdata skal gemmes forsvarligt og være tilgængelig for Svendborg Kommune i hele kontraktperioden. Efter aftalens udløb skal alle data overdrages til Svendborg Kommune efter nærmere aftale med kontrakthaver. 18 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammekontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af rammekontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. Side 32/57

55 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet 19 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammekontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra Svendborg Kommune. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Svendborg Kommune til at ophæve rammekontrakten. 20 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Svendborg Kommune skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af rammekontrakten i et omfang, som er væsentligt for Svendborg Kommune, er Svendborg Kommune berettiget til skriftligt at hæve rammekontrakten med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Svendborg Kommune lider som følge af denne ophævelse. 21 Forsinkelse Svendborg Kommune anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er Svendborg Kommune berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed. Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til Svendborg Kommune herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod Svendborg Kommunes accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er Svendborg Kommunen berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af Svendborg Kommune, er denne berettiget til at ophæve rammekontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf. 22 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammekontrakten omfattede produkter og ydelser efter dansk rets almindelige regler. Side 33/57

56 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke Svendborg Kommune bærer risikoen, afholder Svendborg Kommune alle omkostninger. Hvis Svendborg Kommune og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter Svendborg Kommunes valg. Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er Svendborg Kommune berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er Svendborg Kommunen berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er Svendborg Kommunen berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammekontrakten helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, Svendborg Kommunen lider som følge af denne ophævelse. Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf. 23 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for Svendborg Kommune for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører Svendborg Kommunes ejendom og/eller personale. Kontrakthaver er pligtig til at holde Svendborg Kommune skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod Svendborg Kommune af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller kontrakthavers skadevoldende adfærd. Kontrakthaver er i hele rammekontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring jf. udbudsmaterialets pkt Garanti og reklamation Kontrakthaver garanterer, at de i tilbuddet af [dd.mm.åå] specificerede leverancer og ydelser opfylder alle de i nærværende kontrakt opstillede krav. Såfremt de specificerede leverancer og ydelser ikke er tilstrækkelige, påhviler det kontrakthaver uden yderligere vederlag og indenfor de i Side 34/57

57 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet nærværende kontrakt fastsatte tidsfrister, at levere sådant andet eller tilsvarende udstyr, programmel, dokumentation og andre ydelser, der er nødvendige for opfyldelse af kontrakten. Kontrakthaver garanterer, at leveret programmel, kommunikationsudstyr og dokumentation, der er omfattet af vedligeholdelse, i vedligeholdelsesperioden opfylder nærværende kontrakts krav. 25 Bod og reduktion af vederlag Bod Såfremt den aftalte udrulning i den enkelte sektion, jf. bilag 6, overskrides som følge af forhold, som Kontrakthaver hæfter for, betaler Kontrakthaver en dagbod beregnet fra dagen efter planlagt overtagelse. Boden beregnes pr. arbejdsdag af vederlaget for leveringen af det samlede antal låseenheder inkl. backupfunktioner, adgangsgivere, systemsoftware og software til adgangsgivere, men eksklusiv vederlaget for serviceaftale, driftsomkostninger til adgangsgivere og systemsoftware samt uddannelsesomkostninger. Boden udgør 0,25 % pr. arbejdsdag. Alle dagbodbeløb for forsinkelse kan dog tilsammen ikke overstige 10 % af vederlaget for leveringen af det samlede antal låseenheder inkl. backupfunktioner, adgangsgivere, systemsoftware og software til adgangsgivere, men eksklusiv vederlaget for serviceaftale, driftsomkostninger til adgangsgivere og system samt uddannelsesomkostninger. Påløbet bod betales ugevis efter forsinkelsens opståen og forudsætter Svendborg Kommunes skriftlige påkrav. Har kontrakthaver ikke senest 6 måneder efter den aftalte overtagelsesdag modtaget skriftligt påkrav fra Svendborg Kommune, bortfalder Svendborg Kommunes ret til boden. Reduktion af vederlag Såfremt beregningen af driftseffektivitet ikke opfylder den aftalte driftseffektivitet i to på hinanden følgende måleperioder, er Svendborg Kommune berettiget til at kræve en reduktion i det samlede årlige vederlag for serviceaftale samt driftsomkostning til systemsoftware og software til adgangsgivere. Reduktionen udgør 2,5 % pr. måleperiode af det samlede årlige vederlag for serviceaftale samt driftsomkostning til systemsoftware og software til adgangsgivere, beregnet fra hvor driftseffektiviteten ikke opfylder det aftalte. Ved nedbrud af systemet der skyldes forhold, som kontrakthaver hæfter for, og som ikke fejlrettes inden for 24 timer, er Svendborg Kommune berettiget til at kræve en reduktion i det samlede årlige vederlag for serviceaftale samt driftsomkostning til systemsoftware og software til adgangsgivere. Reduktionen udgør 5 % pr. arbejdsdag af det samlede årlige vederlag for serviceaftale samt driftsomkostning til systemsoftware og software til adgangsgivere, beregnet fra førstkommende arbejdsdag efter at nedbruddet ikke er udbedret inden for 24 timer. Reduktion af vederlag forudsætter Svendborg Kommunes skriftlige påkrav. Har kontrakthaver ikke senest 6 måneder efter den først registrerede måleperiode hvor driftseffektiviteten ikke opfyldte det aftale / første arbejdsdag efter hvor nedbruddet ikke var udbedret inden for 24 timer, modtaget skriftligt påkrav fra Svendborg Kommune, bortfalder Svendborg Kommunes ret til reduktion af vederlaget. Reduktion af vederlag modregnes af kontrakthaver i dennes priser og fakturering, jf Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Svendborg Kommune begrundet mistanke om, at Side 35/57

58 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor Svendborg Kommune i rammekontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Svendborg Kommune til omgående at ophæve rammekontrakten. Såfremt boet har ret til at indtræde i rammekontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 27 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at genoptage leveringen. Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan Svendborg Kommune kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 28 Nedbrud Ved nedbrud af systemet som skyldes fejl hos leverandøren, er kontrakthaver straks forpligtet til at afholde Svendborg Kommunes udgifter til låsesmed. 29 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere Svendborg Kommune herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde substituerer tilbudte produkter udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i rammekontraktens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med Svendborg Kommune tilbyde Svendborg Kommunes institutioner mv. disse produkter. Svendborg Kommune medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammekontraktens minimumsbetingelser. 30 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammekontrakten Nærværende rammekontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Side 36/57

59 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammekontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Svendborg Kommune kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed. Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammekontrakten eller den anden part, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Rammekontrakten kan blive gjort tilgængelig for Svendborg Kommunes medarbejdere i Svendborg Kommunes indkøbssystem. Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammekontrakts indhold. Dette gælder også efter rammekontraktens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Svendborg Kommune til at hæve rammekontrakten. 31 Ændringer i rammekontrakten Nærværende rammekontrakt, herunder bilag til rammekontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Svendborg Kommune og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 32 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende rammekontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammekontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Svendborg Kommunes retskreds. 33 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for nærværende rammekontrakt såvel på tidspunktet for indgåelse af rammekontrakten som i rammekontraktperioden. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Svendborg Kommune til at ophæve rammekontrakten. 34 Aktindsigt Side 37/57

60 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Svendborg Kommune er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Svendborg Kommune meddeler dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Svendborg Kommune er ikke bundet af udtalelsen. Svendborg Kommunes økonomiske interesser kan også være til hinder for aktindsigt. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder. Ovenstående gælder ikke såfremt lovgivning, eller 3. part forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af rammekontrakten. Svendborg Kommune henviser i øvrigt til offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt. 35 Behandling af personoplysninger Svendborg Kommune er dataansvarlig og kontrakthaver er databehandler i henhold til lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger (persondataloven). Kontrakthaver handler i denne sammenhæng alene efter instruks fra Svendborg Kommune. Kontrakthaver skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven. Kontrakthaver skal på Svendborg Kommunes anmodning give Svendborg Kommune tilstrækkelige oplysninger til at kunne vurdere, hvorvidt de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Der henvises i øvrigt til Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles af den offentlige forvaltning. Reglerne i denne bekendtgørelse er ligeledes gældende for kontrakthaver. 36 Ekstraordinær opsigelse Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for udbud, Konkurrence og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at rammekontrakten helt eller delvis erklæres for uden virkning, er Svendborg Kommune berettiget til med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige rammekontrakten for fremtiden. Svendborg Kommunes ret til at opsige rammekontrakten gælder uanset om afgørelsen/dommen påklages/ankes. 37 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammekontrakt opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m. Side 38/57

61 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet På Svendborg Kommunes forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for Svendborg Kommune, fremskaffe den dokumentation, Svendborg Kommune måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Svendborg Kommune til at hæve rammekontrakten. 38 Etik og socialt ansvar Svendborg Kommune forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt Svendborg Kommune bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder rammekontraktens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er Svendborg Kommune uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Svendborg Kommune til at hæve rammekontrakten. 39 Underskrift Nærværende rammekontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: [Svendborg Kommune] Dato: [Kontrakthaver] Side 39/57

62 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Bilag 1 Tilbudsliste Tilbudslisten ligger særskilt som et regneark på Svendborg Kommunes hjemmeside sammen med udbudsmaterialet under à Erhverv à Leverandør til kommunen à Aktuelle udbud. Side 40/57

63 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse Tilbudsgivers navn Adresse CVR Bank Revisor Selskabsmodel og ejerforhold Grundlagt Virksomhedsform Ejerkreds Forsikringsselskab Navn på tegningsberettigede Kontaktperson i forbindelse med udbuddet Mail og telefonnummer Virksomhedens omsætning de seneste 3 afsluttede regnskabsår indenfor de udbudte ydelser i millioner DKK: Virksomhedens samlede omsætning de seneste 3 afsluttede regnskabsår inden for det udbudte aftaleområde i millioner DKK: Nøgletal fra de seneste 3 afsluttede regnskabsår i procent (%): Egenkapitalens forrentning Soliditetsgrad Overskudsgrad Side 41/57

64 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Det bekræftes, at tilbuddet vedstås indtil Tilbudsgiver bekræfter, at oplysningerne om virksomheden, dens økonomi og tekniske kapacitet er retvisende på tidspunktet for afgivelsen af tilbuddet: Virksomhedens navn og adresse Dato og underskrift Side 42/57

65 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Bilag 3 Tro og love erklæringer Ubetalt, forfalden gæld til det offentlige I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede virksomhed hermed på tro og love ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende ,00 kr. Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt på tro og love, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende ,00 kr. Udelukkelse jf. Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, samt stk.2, litra a-c og e-f. 1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes enhver tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens 81, nr. 3 (eller deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA), b) overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens 299, nr. 2 (eller bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA), c) overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens 289 a (eller svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser), eller d) overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens 290 (eller hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge). 2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land Side 43/57

66 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde. Virksomhedens navn og adresse Dato og underskrift Side 44/57

67 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Bilag 4 - Referenceliste I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference. Minimumskrav for deltagelse er: 3 sammenlignelige referencer. Svendborg Kommune har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående. I feltet beskrivelse af leverancen skal det angives hvilken varekategori der er tale om fordelt pr. reference. Ydermere skal det i den sidste kolonne angives hvorvidt leverancen var en enkelt leverance eller en aftale med løbende leverancer. Firmanavn (f.eks. offentlig myndighed): Kontaktperson Navn og tlf. nr. År 2010 Omsætning År År Beskrivelse af leverancen Enkelt eller løbende leverancer Side 45/57

68 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Bilag 5 Aktindsigt I dette bilag bedes tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Undtages: Begrundelse: Bemærk, det er i sidste ende Svendborg Kommunes vurdering, hvad der udleveres i en sag om aktindsigt. Side 46/57

69 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Bilag 6 Tidsplan for udbud samt implementering/udrulning 6.1 Tidsplan for udbudsproces Afsendelse af bekendtgørelse til EU-Tidende den Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål Dato afventer kl Offentliggørelse af svar på spørgsmål Dato afventer Sidste frist for modtagelse af tilbud den kl Tilbuds- og produktpræsentation den Eventuelt den Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 23 Stand still periode 10 dage Forventet kontraktunderskrivelse uge 25 Aftalens ikrafttræden den Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt. 6.2 Tidsplan for implementering og udrulning af låse- og adgangssystem Overholdelse af nedenstående tidsplan er et minimumskrav og der kan derfor ikke tages forbehold herfor. Oversigt over opsætning af elektroniske låse i Svendborg Kommune Opsætningsperiode: september april 2015 ca. antal Hjemmepleje Øst: Sektion Hømarken september Sektion Ørkild oktober Sektion Christiansminde november Sektion Gudme december Hjemmepleje Vest: Sektion Høje Bøge januar Sektion Kogtved februar Side 47/57

70 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Sektion Tåsinge marts Sektion Hostrup april Plejecenter Øst: Damgården ældreboliger september Sanddalsparken ældreboliger november Caroline Amalie ældreboliger oktober Frøavlen ældreboliger oktober Thurøhus ældreboliger november Plejecenter Vest: Aldersro februar Bryghuset januar Wandallshaven marts Sygekassens Hjem februar Vindeby Pilevej + Tåsinge Plejecenter marts Ollerup Plejecenter april Stenstrup Plejecenter april I alt 1489 Installationsprøve XX. måned 2015 Overtagelsesprøve XX. måned 2015 Driftsprøve XX. måned XX. måned 2015 Side 48/57

71 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Bilag 7 Konsortieerklæring Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt (Konsortiets navn) og består af (virksomhed 1) (virksomhed 2) (virksomhed 3) (virksomhed 4) Undertegnede konsortiedeltagere erklærer, at følgende virksomhed (Navn) I alle forhold mellem konsortiet og de deltagende medlemskommuner, som konsortiet forpligter sig over for, vil få fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Undertegnede konsortium-deltagere erklærer herved, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, såfremt konsortiet tildeles rammekontraktn. Virksomhedens navn: Virksomhed 1 CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Underskrift og dato: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Underskrift og dato: Virksomhedens navn: Virksomhed 2 Virksomhed 3 CVR-nr.: Side 49/57

72 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Navn og titel på underskriver : Underskrift og dato: Virksomhedens navn: Virksomhed 4 CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Underskrift og dato: Side 50/57

73 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Bilag 8 Betalingsplan Betalingsplanen for det samlede vederlag af opdelt i 8 rater. De første 80 % af det samlede vederlag for låseenheder inklusiv backupfunktion samt adgangsgivende enheder og tilhørende software, betales løbende efter hver månedlig udrulning baseret på den procentmæssige fordeling af installerede låseenheder i den enkelte måned. Det bemærkes, at installation af de respektive låseenheder i den enkelte måned skal være foretaget og at systemet er afprøvet og fundet fuldt funktionelt i overensstemmelse med kravspecifikationen før, at betalingsandelen kan udbetales. Måned Antal låseenheder Betalingsandel % September ,3 Oktober ,7 November ,8 December ,3 Januar Februar Marts ,8 April ,9 Samlet % Efter godkendt driftsprøve 20 % Total i % 100 % For så vidt angår vederlag for serviceaftale til låseenheder og driftsomkostninger til systemsoftware samt adgangsgivende enheder, betales vederlaget årligt fra driftsprøvens godkendelse. Vederlag for uddannelsesudgifter betales efter gennemført uddannelse. Side 51/57

74 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Bilag 9 Model for systemdrift Svendborg Kommune ønsker at driftsafvikling, herunder serverdrift, i forbindelse med det pågældende IT-system sker hos leverandøren. Leverandøren stiller derfor et driftsmiljø til rådighed for afvikling af systemet, der enten er etableret i leverandørens eget driftscenter eller hos et servicebureau. Såfremt driftsmiljøet foregår hos tredjepart (underleverandør), garanterer leverandøren for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis leverandøren selv havde udført leverancen. Leverandøren er til enhver tid ansvarlig for, at driftsmiljøets kapacitet er tilstrækkeligt til at forestå driftsafviklingen af systemet. Leverandøren er ligeledes ansvarlig for anskaffelse, installering og dimensionering af maskinel og basisprogrammel i driftsmiljøet. Omkostninger hertil afholdes af leverandøren. Endvidere installeres nye versioner af basisprogrammel, når rettelse af fejl eller mangler i driftsmiljøet gør det nødvendigt. Leverandøren foretager i forbindelse med installationen af nye versioner af basisprogrammel de ændringer i driftsmiljøet, der nødvendiggøres heraf, herunder den nødvendige optimering af driftsmiljøet. Såfremt økonomiske og/eller tekniske hensyn tilsiger det, er leverandøren berettiget til at foretage ændringer i driftsmiljøet. Leverandøren afholder selv alle omkostninger vedrørende driftsmiljøet ved opgraderingen og indestår også efter opgradering/ændringer for opfyldelsen af alle krav i henhold til nærværende kontrakt. Side 52/57

75 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Bilag 10 Installationsprøve 9.1 Formål med installationsprøven Formålet med installationsprøven er at foretage en konstatering af, at den aftalte hardware og løsning er leveret og fysisk installeret samt at de nødvendige kommunikationsforbindelser er etableret. 9.2 Tidsplan for installationsprøven Tidspunktet for gennemførelsen af installationsprøven fremgår af tidsplanen i udbudsmaterialets bilag Omfang og gennemførelse Installationsprøven gennemføres af Svendborg Kommune i samarbejde med leverandøren. 9.4 Leverandørens forpligtelser Leverandøren bistår med forslag til forløb for installationsprøven. Ved installationsprøvens godkendelse skal der fra leverandørens side foreligge relevant installationsdokument, der gør det muligt at foretage en kvalificeret installationsprøve. Derudover skal der foreligge skriftligt dokumentationsmateriale, som gør det muligt for Svendborg Kommune, at foretage den fornødne test af, at systemet er leveret og virker i henhold til dokumentationsmaterialet. 9.5 Svendborg Kommunes forpligtelser Svendborg Kommune skal ved prøvens start sammenholde kontraktens specifikationer og dokumentation med leverandørens følgesedler og det faktisk leverede. Svendborg Kommune skal derefter konstatere at alle programmer og udvalgte låse fungerer tilfredsstillende. I tilfælde hvor Svendborg Kommune konstaterer mangler, skal det fremgå af rapporten der udarbejdes og underskrives af parterne i forbindelse med installationsprøven. 9.6 Godkendelse af installationsprøve Når installationsprøven er gennemført, udarbejder Svendborg Kommune i samarbejde med leverandøren en testrapport, der resumerer prøvens resultat. Prøvens beståelse er betinget af Svendborg Kommunes skriftlige godkendelse. Installationsprøve tjekliste Tjekpunkter Godkendt (sæt kryds) Mangler Handleplan for udbedring af mangler Side 53/57

76 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Bilag 11 Overtagelsesprøve 9.1 Formål med overtagelsesprøven Formålet med installationsprøven er primært, at konstatere om den aftalte funktionalitet er leveret. 9.2 Indhold Overtagelsesprøven tilrettelægges som en funktionsprøve, hvor løsningen afprøves i relation til behovsspecifikationer, systembeskrivelse og øvrig dokumentation, som i overensstemmelse med hardwarekonceptet (de elektroniske låseenheder). 9.3 Tidspunkt for overtagelsesprøve Tidspunktet for gennemførelsen af overtagelsesprøven fremgår af tidsplanen i udbudsmaterialets bilag Lokation for overtagelsesprøven Selve overtagelsesprøven gennemføres af leverandøren i samarbejde med Svendborg Kommune på dennes lokation. Svendborg Kommune er derfor forpligtet til, at stille lokaler, personale og testdatamateriale til rådighed for prøvens gennemførelse. 9.5 Ansvar for overtagelsesprøve Senest 15 arbejdsdage før start af overtagelsesprøven fremsender leverandøren forslag til afprøvningsprocedure samt art og omfang af prøvedata. Forslaget skal specificere Svendborg Kommunes indsats i forbindelse med afprøvningen. 9.6 Indhold af overtagelsesprøve Overtagelsesprøven tilrettelægges indholdsmæssigt med udgangspunkt i forslaget til overtagelsesprøve, som leverandøren har udarbejdet. Svendborg Kommune og leverandøren skal være enige om overtagelsesprøvens indhold senest 7 arbejdsdage inden prøven. 9.7 Godkendelse af overtagelsesprøven Overtagelsesprøven anses for bestået, når den er aflagt uden betydende fejl. Der er ikke tale om en betydende fejl såfremt; der blot er tale om, at en enkelt funktion ikke virker, med mindre den pågældende funktion har central betydning for Svendborg Kommunes anvendelse af systemet, eller kun én bruger ud af en større brugergruppe er påvirket af manglen og således, at de øvrige brugere i brugergruppen fortsat kan anvende systemet, med mindre fejlen udgør en sikkerhedsrisiko. Svendborg Kommune skal uden ugrundet ophold efter overtagelsesprøvens afslutning skriftligt Side 54/57

77 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet meddele leverandøren om 1. Prøven er bestået med en angivelse af evt. mindre betydende fejl i løsning/hardware opgjort i en mangelliste. 2. Prøven er ikke bestået på grund af betydende fejl eller andre mangler ved det leverede. Det skal konkretiseres hvilke fejl/mangler, der bevirker, at Svendborg Kommune ikke kan godkende prøven Det påhviler leverandøren snarest og i hvert fald inden for de i vedligeholdelsesordningen fastsatte tidsfrister at rette sådanne fejl, som parterne var opmærksomme på, men som ikke har hindret godkendelsen af overtagelsesprøven. Leverandør skal overfor Svendborg Kommune demonstrere og dokumentere at afhjælpning er sket. Såfremt overtagelsesprøven ikke kan godkendes, er leverandøren berettiget til at forlange denne prøve gentaget indtil tilfredsstillende resultat foreligger senest i løbet af 14 dage. Alle afhjælpninger skal dog være foretaget af leverandøren inden driftsprøven kan påbegyndes, med mindre andet er aftalt. Svendborg Kommune og leverandør udfylder tjekliste, der indeholder status som begge parter underskriver, over overtagelsesprøvens funktionelle aftestningspunkter samt evt. fejl og mangler ved disse. Når overtagelsesprøven er gennemført, udarbejder Svendborg Kommune i samarbejde med leverandøren en testrapport, der resumerer prøvens resultat. Prøvens beståelse er betinget af Svendborg Kommunes skriftlige godkendelse Side 55/57

78 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Bilag 12 Driftsprøve 11.1 Formål Formålet med driftsprøverne er at måle driftseffektiviteten og svartider, samt kapaciteter i forhold at datamængder og systemets anvendelighed i dets normale driftssituation Tidsplan Inden driftsprøverne påbegyndes, skal overtagelsesprøven være godkendt af Svendborg Kommune. Driftsprøven påbegyndes endvidere først, når Svendborg Kommune har givet leverandøren meddelelse herom, dog i henhold til tidsplanen i udbudsmaterialets bilag Omfang Driftsprøven skal udføres på systemet som helhed, også selv om dette findes på forskellige adskilte lokaliteter. Herudover skal driftsprøven omfatte mindst 20 kalenderdage i træk, hvor systemet har været i drift med normale funktioner. Under driftsprøveperioden finder to forskellige og uafhængige målinger sted: 11.4 Udførsel og kontrol En måling af driftseffektiviteten, der er en løbende måling i hele perioden En måling på tidsforbrug på at låse døre op. Det er ordregivers ansvar, at driftsprøven bliver afviklet og at de dertil aftalte og beskrevne målinger bliver foretaget. Leverandøren er dog forpligtet til at bistå ordregiver med vejledning i gennemførelsen af de relevante målinger. Under de enkelte driftsprøver har leverandøren ret og pligt til løbende at optimere systemets ydeevne i det omfang, at det måtte være nødvendigt samt afhjælpe eventuelle konstaterede mangler. Desuden skal leverandøren være Svendborg Kommune behjælpelig i forbindelse med besvarelse af Svendborg Kommunes spørgsmål vedrørende brug af systemet, herunder yde hotline-service etc. Når driftsprøven er gennemført, udarbejder Svendborg Kommune i samarbejde med leverandøren en testrapport, der resumerer prøvens resultat. Prøvens beståelse er betinget af Svendborg Kommunes skriftlige godkendelse. Godkendelse af driftsprøve Det bekræftes hermed, at driftsprøven på nedenstående system er godkendt. Denne godkendelse underskrives i to eksemplarer, en til Svendborg Kommune og en til leverandøren. Dato: Dato: Side 56/57

79 Svendborg Kommune Udbud af Elektronisk Låsesystem til ældreområdet Underskrift for Svendborg Kommune Underskrift for leverandør Navn i blokbogstaver Navn i blokbogstaver Stilling Stilling Side 57/57

80 Bilag: 3.1. Overførsler sundhed og forebyggelsesudvalget 2013 Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 63749/14

81 Overførsler fra regnskab Sundhed- og forebyggelsesudvalget Drift - Overføres til 2014 Bemærkning Statsfinansierede puljemidler 2,2 Overføres til projekterne i 2014 I alt til ,2 Drift - Overføres til 2015 Bemærkning Kommunal genoptræning -0,3 Kommunal tandpleje 0,0 Sundhedsfremme og forebyggelsespuljen 0,9 Kommunal sundhedspleje -0,4 I alt til ,2 Total driftoverførsel 2,4 Mogens Larsen

82 Bilag: 3.2. Overførsler socialudvalget 2013 Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 63748/14

83 Overførsler fra regnskab Socialudvalget Drift - Overføres til 2014 Bemærkning Statsfinansierede puljemidler 1,1 Overføres til projekterne i 2014 Takstinstitutioner afvigelse >5% 3,2 Overføres til institutionerne i 2014 I alt til ,3 Drift - Overføres til 2015 Bemærkning Ældreområdet Myndighedsafdelingen 11,1 3,1 reserveret til Gudbjerg Plejecenter Hjemmepleje Øst 0,8 - Hjemmeplejedelen 0,0 - DGM -0,1 - Projekt færre akutte indlæggelser 0,8 Overføres til projektet i 2015 Hjemmepleje Vest -1,3 Plejecenter Øst -0,8 Plejecenter Vest 0,4 Selvejende og ældrerådet 0,0 Ældreområdet i alt 10,2 Socialområdet Socialfagligt Center 1,4 Handicap 0,0 Psykiatri 0,2 Misbrug 0,4 Socialområdet i alt 2,0 Takstinstitutioner til takstregulering 1,9 Reguleres på taksterne i 2015 Sekretariatet -2,1 I alt til ,0 Total driftoverførsel 16,3 Anlæg overføres til 2015 Ryttervej udbygning -0,4 Mærskgården udbygning - renovering 0,1 Ådalen Plejecenter renovering 2,7 Ollerup Plejecenter udvidelse 0,7 Renoveringspuljer 1,2 I alt 4,4 Mogens Larsen Bemærkning

84 Bilag: 3.4. Årsregnskab Socialudvalget Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 65866/14

85 Socialudvalget Kort fortalt! Ældreområdet Socialområdet I 2013 har ældreområdet: Haft stor fokus på rehabilitering og velfærdsteknologi gennem projektet Nye Veje til aktivt liv med henblik på, at gøre borgerne mere selvhjulpne, øge deres livskvalitet samt reducere udgifterne. I forhold til nye borgere, viser projektet i 2013, at ca. 81 % er egnede til at være med i projektet og heraf bliver 60 % selvhjulpne. I 2013 er projektets 1. fase sat i drift, mens fase 2 og 3 fortsat er i en projektfase. Fortløbende anvendt ny teknologi til såvel at sikre smartere arbejdsgange som til at sikre bedre livskvalitet for borgerne. Der anvendes blandt andet loftlifte og mobile lifte, gives tilbud om automatiske vaske- og tørretoiletter, robotstøvsugere, hjælpemidler til støttestrømper og øjendrypning. Desuden er projektet Tale til tekst startet i forhold til dokumentation samt afprøvning og udvikling af elektroniske låsesystemer. Udmøntet fastholdelses- og rekrutteringsstrategien ved fortsat fokus på sygefravær og trivsel og uddelt Arbejdsglædens Pris til medarbejdere, der har gjort en ekstra indsats for trivslen. Igangsat projekt færre akutte indlæggelser. Projektet skal forhindre unødige akutte indlæggelser af ældre borgere og fortsætter frem til juni I 2013 har socialområdet: Arbejdet videre med bolighandlingsplan herunder ombygning og renovering af boligerne på Trappebæksvej og Tvedvej. Der er igangsat nybygning af yderligere 12 boliger på botilbuddet Ryttervej. Med fokus på forebyggende, udgiftsbegrænsende og rehabiliterende tilgang igangsat udarbejdelse af overordnet strategi for afdelingens indsatser. Etableret et sundhedstilbud til socialt udsatte. Arbejdet med forankring og implementering af nyt Frivillighus i Havnegade. Arbejdet videre med sund- og ernæringsrigtig kost til de ældre borgere. Produceret hovedretter i Det Gode Madhus. Leveret timers praktisk bistand og pleje. En boligmasse på 306 ældreboliger og 563 plejeboliger.

86 Regnskab 2013 Økonomisk oversigt Socialudvalget + angiver merudgift/mindreindtægt, - angiver mindreudgift/merindtægt (Mio. kr.) Løbende priser Socialudvalget Regnskab 2012 Vedtaget budget 2013 Korrigeret budget 2013 Regnskab 2013 Afvigelse i forhold til korr. budget Drift Ældreområdet 539,3 557,2 545,8 535,6-10,2 Myndighedsafdelingen 134,1 251,5 141,4 130,3-11,1 Hjemmepleje Øst 67,4 21,6 67,7 66,9-0,8 Hjemmepleje Vest 69,4 23,5 70,1 71,4 1,3 Plejecenter Øst 138,0 132,0 134,3 135,1 0,8 Plejecenter Vest 130,4 128,6 132,3 131,8-0,4 Socialområdet exl. takstinstitutioner 251,3 262,2 261,6 258,5-3,0 Socialfagligt center 226,8 240,4 231,2 228,6-2,5 Handicap 10,1 7,4 12,8 12,9 0,1 Psykiatri 10,8 10,3 13,3 13,1-0,2 Misbrug 3,6 4,1 4,3 3,9-0,4 Socialområdet incl. takstinstitutioner 240,5 251,7 253,7 245,5-8,2 Takstinstitutioner -10,8-10,5-7,8-13,0-5,2 Sekretariatet -16,4-4,3-4,0-1,9 2,1 Serviceudgifter i alt 763,4 804,6 795,5 779,2-16,3 Indkomstoverførsler -7,2-14,7-14,0-14,5-0,5 Socialudvalget inkl. Indkomstoverførsler 756,2 789,9 781,5 764,7-16,8 Heraf overføres til 2014 Heraf overføres til ,3-12,0 Anlæg: Socialudvalget 11,8 4,5 11,6 7,2-4,4 Anlæg i alt 11,8 4,5 11,6 7,2-4,4 Heraf overførs til ,2 1

87 Regnskab 2013 Bevillinger 2013 Tillægsbevillinger i Drift Mio. kr. Nedskrivning af lønbudgetter 0,9% -5,2 Ophør af kommunal bevilling af høreapparater - Regionsoprave i ,0 Overførsel fra takstinstitutioner 1,4 Overførsel fra statsfinansierede projekter 1,7 Deponering - lejemålet Faaborgvej 64-0,8 Indkøbs- og udbudsbesparelser -0,3 Barselspuljen 2,8 Overført til ungekontakten -0,1 Flyttet til anlæg - Trappebæksvej og Ådalen og Ollerup plejecenter -2,5 Driftsbevillinger i alt -9,1 Tillægsbevillinger Indkomstoverførsler Overførsel fra boligerne 0,9 Regulering af boligernes budget for ,2 Indkomstoverførsler i alt 0,7 Tillægsbevillinger i Anlæg Mio. kr. Overførsel fra ,6 Ombygning Ådalen Plejecenter 2,8 Havestue Ollerup Plejecenter 0,7 Anlægsbevillinger i alt 7,1 + angiver merudgift/mindreindtægt, - angiver mindreudgift/merindtægt Resumé - Økonomisk redegørelse Drift: Udviklingen i forventet regnskab Sammenholdes Socialudvalget forventede regnskab på serviceudgifterne pr. september på 784 mio. kr. med regnskabet for 2013, fremgår det, at regnskabet er 4,8 mio. kr. lavere. På ældreområdet er udviklingen mellem forventningen pr. september og regnskab 2013 en mindreudgift på 0,1 mio. kr. Differencen dækker over flere bevægelser, som merforbrug på sosuuddannelsen med 0,2 mio. kr., merudgifter på hjælpemidler med 0,5 mio. kr. og mindreudgift på plejecentrene og hjemmeplejens løn og driftsbudgetter med 0,5 mio. kr. På socialområdet er udviklingen mellem forventningen pr. september og regnskab 2013 en mindreudgift/merindtægt på 3,2 mio. kr. Ændringen skyldes færre udgifter til kontakt- og ledersagerordning, misbrugsbehandling og forsorgscenter, samt beskyttet beskæftigelse med 1,5 mio. kr. Herudover mindreudgift/merindtægt på takstinstitutioner på 2,7 mio. kr. På handicapbiler har der været en merudgift på 2,9 mio. kr. og de statsfinansierede projekter har et mindreforbrug på 1,1 mio. kr. På sekretariatet er udviklingen mellem forventningen pr. september og regnskab 2013 en mindreudgift/merindtægt på 1,3 mio. kr. Afvigelsen skyldes hovedsaligt ændringer i de mellemkommunale betalinger. 2

88 Regnskab 2013 På overførselsindkomsterne er udviklingen mellem forventningen pr. september og regnskab 2013 en mindreudgift/merindtægt på 0,9 mio. kr. Afvigelsen skyldes færre udgifter til kontante ydelser og øget refusion på dyre enkeltsager. Herudover en afvigelse på tomgang i boligerne med en merudgift på 0,8 mio. kr. Bevillingsoverholdelse - afvigelsesforklaring Sammenholdes regnskab med korrigeret budget, fremgår der et samlet mindreforbrug på 16,3 mio. kr. på driften. Mindreforbrug ,3 mio. kr. Heraf takstinstitutioner -5,2 mio. kr. Statsfinansierede puljemidler (projekter) -1,1 mio. kr. Afsat til projekt på Gudbjerg Plejecenter -3,1 mio. kr. Finansiering af merforbrug under Sundhedsudvalget ( 1 udvalg fra 2014) -0,7 mio. kr. Projekt færre akutte indlæggelser -0,8 mio. kr. Reelt mindreforbrug til disposition i Social- og Sundhedsudvalget i ,5 mio. kr. Ældreområdet har samlet set et forventet mindreforbrug på 10,2 mio. kr. der primært vedrører Fritvalgspuljen - mindreforbrug på 8,0 mio. kr. Pulje til dyre enkeltsager mindreforbrug 1,8 mio. kr. Pulje vedr. overførsel fra 2011 mindreforbrug 3,1 mio. kr. Flygtningerefusion merindtægt 0,6 mio. kr. Sosu-uddannelsen merforbrug 1,5 mio. kr. Hjælpemidler - merforbrug 1,1 mio. kr. Plejecentrene og hjemmeplejens løn og driftsbudgetter - merforbrug på 0,9 mio. kr. Mindreforbruget skyldes hovedsaligt projektet Nye veje til et aktivt liv der har til formål, at gøre borgerne mere selvhjulpne, og dermed øge livskvaliteten. 3

89 Regnskab 2013 Af overførslen fra 2011 blev der i budget 2013 afsat budget på 4,6 mio. kr. til ombygning på Gudbjerg og Ådalen Plejecenter. Af de 4,6 mio. kr. er der givet tillægsbevilling mellem drift og anlæg under socialudvalget på 1,5 mio. kr. til ombygning af Ådalen Plejecenter. De resterende 3,1 mio. kr. overføres til Socialområdet har samlet set et mindreforbrug på 8,2 mio. kr., der vedrører Socialfagligt Center mindreforbrug på 1,4 mio. kr. Handicap, psykiatri og misbrug mindreforbrug 0,5 mio. kr. Takstinstitutioner - mindreforbrug på 5,2 mio. kr. Statfinansierede projekter mindreforbrug 1,1 mio. kr. Sekretariatet har et merforbrug/mindreindtægt på 2,1 mio. kr. der vedrører Servicearealer på ældreboliger samt administration 1,1 mio. kr. Mellemkommunale betalinger merudgift/mindreindtægt 1,0 mio. kr. Overførselsindkomster: Bevillingsoverholdelse - afvigelsesforklaring Regnskab 2013 på overførselsindkomsterne viser en mindreudgift/merindtægt på 0,5 mio. kr. der vedrører Statsrefusion på dyre enkeltsager og kontante yderlser til sociale formål merudgift/merindtægt på 1,7 mio. kr. Tomgangshusleje i boligerne merudgift på 1,2 mio. kr. Bevillingsoverholdelse afvigelsesforklaring I 2013 er Socialudvalgets anlægspulje primært blevet anvendt til at færdiggøre 8 nye almene boliger på Trappebæksvej, samt til renovering af boliger på Tvedvej. Hertil kommer at der på Ryttervej opføres 12 nye boliger til beboere med handicap, byggeriet startede op i 2013, og forventes afsluttet i maj Den samlede kommunale udgift til boligerne på Ryttervej er 4,19 mio. kr. fordelt over 2013 og Mindreforbruget på anlæg i 2013 på -4,4 mio. kr. skyldes primært en tillægsbevilling sidst på året til udvidelse af fælles opholdsstue på Ollerup Plejecenter, samt en tillægsbevilling sidst på året til udskiftning af tag og renovering af Ådalen Plejecenter. Ollerup Plejecenter finansieres af Socialudvalgets mindreforbrug i 2011, i alt 0,667 mio. kr., hvor hele beløbet overføres til Ådalen Plejecenter finansieres af Socialudvalgets kendte mindreforbrug på anlæg i ,311 mio. kr., samt af socialudvalgets samlede ramme i 2013, i alt 1,518 mio. kr. Af den samlede bevilling på 2,829 mio. kr. til Ådalen Plejecenter, overføres de 2,705 mio. kr. til Det resterende mindreforbrug vedrører fortrinsvis renoveringspuljen til istandsættelse af udlejningsejendomme, og skyldes at en række projekter er blevet udskudt fra 2013 til 2014, bl.a. på grund af ændringer i behov, længere leveringstid end forventet samt krav til udbud. Mindreforbruget overføres til istandsættelse af udlejningsejendomme i I alt overføres 4,212 mio. kr. til 2014, mens 0,179 overføres til kassen og vedrører et mindreforbrug på boligdelen Trappebæksvej. Alle puljer og projekter overgår pr til CETS under Økonomiudvalget. 4

90 Regnskab 2013 Økonomisk redegørelse Bevillingsoverholdelse afvigelsesforklaring Ældreområdet Ældreområdet har et samlet mindreforbrug på 10,2 mio. kr., der fordeler sig med et mindreforbrug på 11,1 mio. kr. i Myndighedsafdelingen og et merforbrug på 0,9 mio. kr. på hjemmeplejens og plejecentrenes løn- og driftsbudgetter. Myndighedsafdelingens mindreforbrug skyldes hovedsageligt et mindreforbrug på fritvalgspuljen på 8,0 mio. kr., samt 1,8 mio. kr. i mindreforbrug på puljen til dyre enkeltsager. SOSU uddannelserne gav et merforbrug på 1,5 mio. kr. og hjælpemiddelområdet et merforbrug på 1,1 mio. kr. Af overførslen fra 2011 er afsat budget til ombygning på Gudbjerg Plejecenter på 3,1 mio. kr. Grundet manglende bevilling fra landsbyggefonden er midlerne ikke søgt overført til anlægsbudgettet, men overføres til budget På plejecentrene og hjemmeplejens løn og driftsbudgetter er der et merforbrug på 0,9 mio. kr. Herudover skal der overføres 0,8 mio. kr. til projekt færre indlæggelser i budget 2015 under Hjemmepleje Øst. Herudover har myndighedsafdelingen haft indtægter i form af flygtningerefusion på 0,6 mio. kr. Hvad nåede vi i 2013? Tema: Rehabiliteringsprojekt Nye Veje til aktivt liv Den demografiske udvikling betyder, at der på landsplan bliver flere ældre, hvilket i fremtiden vil få betydning for antallet af hjemmehjælpsmodtagere i kommunerne. I Svendborg Kommune var der i borgere over 70 år der fik hjemmehjælp. Dette svarer til 19,8 % af alle borgere i denne aldersgruppe. Hvis det fortsat er 19,8 % af de +70-årige, der modtager hjemmehjælp i 2025, vil antallet stige til borgere. I løbet af 15-årig periode sker der således en stigning på 55 %, af borgere over 70 år, der modtager hjemmehjælp. På ældreområdet er der derfor fokus på, hvordan ældre medborgere kan hjælpes, på en anden og mindre ressourcekrævende måde. Socialudvalget har derfor iværksat et 2-årigt projekt Nye Veje til aktivt liv der har til formål at arbejde med tiltag der skal sikre, en anden måde at give hjælp på. Mål: Socialudvalget i Svendborg Kommune besluttede på deres møde i februar 2011 at Nye Veje til aktivt liv har til formål: At gøre borgerne mere selvhjulpne og dermed give borgerne en bedre livskvalitet Økonomisk gevinst ved at borgerne har brug for mindre hjælp Veje til målet: Der er defineret et projekt i 3 faser, og der er planlagt evaluering med anbefalinger til daglig drift i foråret Status for målopfyldelse: I 2013 har vi implementeret 1 fase af projektet til daglig drift således, at der pr er etableret et hverdagsrehabiliteringstilbud til alle nye borgere, der henvender sig for at få hjælp, som følge af et funktionstab. Vi har i den forbindelse omorganiseret ældreområdet således, at der i hver hjemmeplejeafdeling er en sektion der udelukkende arbejder med rehabilitering. 5

91 Regnskab 2013 I 2013 har 81% af de borgere der har henvendt sig i.f.t hjælp, fået tilbud omkring hverdagsrehabilitering. Heraf bliver ca. 60% selvhjupne. De resterende 19% er tilbudt hjemmehjælp fra starten. I 2012 fik 23% hjemmehjælp fra starten. Der er et fald i borgere der modtager hverdagsrehabilitering eller hjemmehjælp fra 4. kvartal 2011 til 4. kvartal 2013 på 140 borgere, fra 2119 borgere til 1979 borgere. Det er besluttet at projekt Nye veje til aktivt liv skal forlænges til ultimo 2014 i forhold til projektets fase 2, plejecenterborgere, og projektets fase 3, borgere tilknyttet hjemmeplejen. Der er i fase 2 arbejdet med et kulturprojekt på alle plejecentre, og der er iværksat to projekter på plejecenterområdet, der skal sikre specielt fokus på borgere i ældreboliger og borgere i gæsteboliger. I forhold til borgere tilknyttet hjemmeplejen, fase 3, har 251 borgere i 2013 været vurderet i.f.t. hverdagsrehabiliteringspotentiale, 46% af disse borgere er tilbudt hverdagsrehabilitering. Pr er hverdagsrehabilitering implementeret i alle hjemmeplejesektioner. Der opstartes i april med de private leverandører i.f.t. frit valg. Tema: Bolighandlingsplan Ældreområdet i Social og Sundhed skal sikre, at der til stadighed er det relevante antal ældre-, pleje-, demens- og gæsteboliger til rådighed til borgerne i Svendborg Kommune. Ved indgangen til 2013 havde vi følgende boliger: Plejeboliger 370 Demensboliger 152 Ældreboliger med center 306 Ældreboliger uden center 234 Gæsteboliger 41 Mål: At Svendborg Kommune Fortsat kan leve op til ventelistegarantien Løbende tilpasser antallet af boliger i forhold til den demografiske udvikling, ny lovgivning og de præferencer, borgerne har i forhold til boligmassen. Veje til målet: Administrationen følger udviklingen i behovet for ældreegnede boliger i Svendborg Kommune nu og i fremtiden. Der udarbejdes årligt en opdateret bolighandlingsplan, som skal: give overblik over de behov, der forventes at være til boligmassen i et længerevarende perspektiv give forslag til initiativer i forhold til at matche behovet for boliger, med udbuddet af boliger. Status for målopfyldelse: I.f.t. behovstilpasning har vi i 2013 ommærket 3 plejeboliger til demensboliger på Gudbjerg plejecenter og 1 plejebolig til gæstebolig på Å-dalens plejecenter, så sammensætningen nu er således: Plejeboliger 366 Demensboliger 155 6

92 Regnskab 2013 Ældreboliger med center 306 Ældreboliger uden center 234 Gæsteboliger 42 Lovgivningen på området betyder, at borgere der ønsker en pleje- eller demensbolig altid skal tilbydes dette indenfor 2 måneder. Siden denne lov trådte i kraft pr har Svendborg Kommune kunne leve op til denne ventelistegaranti. Der er primo 2014 udarbejdet en analyse i forhold til forventet boligbehov i de kommende år. Analysen viser i store træk, at vores nuværende boligmasse skulle kunne udfylde boligbehovene indtil Der vil muligvis være behov for ommærkning i.f.t. nogle demensboliger. Der vil blive udarbejdet en ny analyse af boligbehovet i Tema: Kostpolitikken Svendborg Kommunes kostpolitik for ældreområdet skal bidrage til at skabe livskvalitet for kommunens borgere på plejecentre og i hjemmeplejen. Kostpolitikken på ældreområdet sætter fokus på ernæring for at fremme ældres sundhed, funktionsniveau og trivsel. Mål: At have fokus på mad og måltider hele døgnet Mad og måltider er et fælles ansvar for alle faggrupper på ældreområdet Samarbejdet omkring mad og måltider skal integreres i alle aspekter - både forebyggelse, omsorg, pleje og behandling. Målrettet indsats omkring mad og måltider skal ske i samarbejde med den enkelte borger og efter individuel vurdering fremme en god ernæringstilstand og vedligeholdelse af funktionsevner Veje til målet: Der vælges årligt et fokusområde gældende for hele ældreområdet Alle borgere der er visiteret til personlig pleje tilbydes årligt ernæringsscreening Der gennemføres en gang årligt en borgerundersøgelser i.f.t. kostpolitikken for borgere på ældreområdet. Der afholdes 2 årlige temaeftermiddage for kost- og ernæringsfaglige og superbrugere ift. Kostpolitikken. Der er i 2012 uddannet en SUPER bruger i kostpolitikken i hver sektion i hjemmeplejen og en SUPER bruger for hvert afsnit på plejecentrene. Status for målopfyldelse: Alle indsatser er gennemført. I 2013 har der været fokus på kost til borgere med specielle sygdomme : hjertesygdomme, diabetes, kræft og KOL. Tema: Projekt Færre akutte indlæggelser Der er gennem et innovationsprojekt blevet sat fokus på akutte indlæggelser af ældreområdets borgere på såvel plejecentre som i hjemmeplejen. Innovationsprojektet pegede på en række forskellige potentialer i forhold til at begrænse antallet af akutte indlæggelser. Socialudvalget og Sundheds- og Forebyggelsesudvalget besluttede i foråret 2013 at gennemføre projektet Færre akutte indlæggelser på ældreområdet i en toårig periode. Mål: Formålet med projektet er todelt, og er: At nedsætte antallet af unødvendige akutte indlæggelser, og dermed give borgerne bedre livskvalitet Økonomisk gevinst ved at nedsætte udgiften til akutte indlæggelser 7

93 Regnskab 2013 Veje til målet: Overordnet set er der besluttet indsatser på tre fronter. For det første at etablere et akutteam, hvor en sygeplejerske fra akutteamet involveres i alle potentielle akutte indlæggelser på ældreområdet. Akutteamet skal være i funktion alle årets dage. Udover involvering i indlæggelserne er akutteamets opgave at registrere årsager og baggrund for de enkelte indlæggelser, således at der genereres større viden omkring de akutte indlæggelser. For det andet indgår udviklingen af nye arbejdsgange og instrukser i forbindelse med ældreområdets håndtering af akutte syge og døende borgere i projektet. Endeligt er der i projektet fokus på at sikre uddannelse og kompetenceudvikling af relevante medarbejdere. Status for målopfyldelse: Projektet blev igangsat medio Der er 4 akut-sygeplejersker i akut-teamet. Desuden har der været gennemført uddannelse internt i alle sektionerne både i hjemmeplejen og på plejecentrene. Herudover arbejdes der på et materiale omkring håndteringen af døende og akut syge borgere. Det er endnu ikke muligt at vurdere, om akutteamet og undervisning mv. har haft en direkte effekt på antallet af akutte indlæggelser på ældreområdet. Projektet er under udvikling, og behovet for yderligere tiltag vurderes løbende. Tema: Velfærdsteknologi Udviklingen på det teknologiske område giver fortløbende nye muligheder for at benytte ny teknologi på ældreområdet. Velfærdsteknologi dækker også over smartere arbejdsgange eller servicekoncepter, der forbedrer borgeroplevelsen. Ældreområdet ønsker at være på forkant med de muligheder den teknologiske udvikling giver. Vi ønsker at bruge teknologien, hvor det giver mening. Velfærdsteknologi dækker også over smartere arbejdsgange eller servicekoncepter, der forbedrer borgeroplevelsen. Mål: Ældreområdet tænker velfærdsteknologi som både arbejdskraftbesparende og en måde at sikre bedre livskvalitet for borgerne på. Vi vil: Bruge velfærdsteknologien, hvor det giver mening Øge kvaliteten og trygheden for borgere Frigøre arbejdskraft Lette arbejdsbyrden for personalet - ArbejdsPladsVurdering Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi samkører ligeledes med velfærdsteknologien og indeholder for Social og Sundhed: Telemedicinsk sårbehandling Telemedicin Fjernbehandling af kronikere i eget hjem Analyse af best practice ved digital rehabilitering Hjemmesygeplejens integration til Det Fælles Medicinkort MedCom meddelelser Kommunerne på Sundhed.dk Fælles Sprog III på ældre- og sundhedsområdet Ovenstående er yderligere konkretiseret i den fællesoffentlige strategi for digital velfærd Der er nedsat en velfærdsteknologiarbejdsgruppe i Social og Sundhed. Gruppens opgave er at: Koordinere og skabe overblik over velfærdsteknologiske tiltag Medvirke til at sikre retningen for den velfærdsteknologiske udvikling samt komme med anbefalinger til projekter Dagsordensætte velfærdsteknologi og formidle tiltag 8

94 Regnskab 2013 Veje til målet: Vi arbejder med velfærdsteknologi ved at: Udnytte eksisterende teknologi og sikre at vi følger udviklingen på området Præge udviklingen ved at indgå aktivt i udvalgte projekter med eksterne aktører Præge udviklingen ved selv aktivt at idéudvikle og opstarte innovative processer. Der er nedsat en velfærdsteknologisk arbejdsgruppe under projektet Nye veje til aktivt liv, med bred repræsentation fra ældre- og socialområdet. Arbejdsgruppens opgaver er at koordinere og skabe overblik over velfærdsteknologiske tiltag, medvirke til at sikre retningen for den velfærdsteknologiske udvikling samt komme med anbefalinger til projekter. Desuden er arbejdsgruppen ansvarlig for at dagsordensætte velfærdsteknologi og formidle tiltag. Samarbejde, vi er medlem af: Welfare Tech business innovation, CareNet, Velfærdsteknologi indgår, i projektperioden, som en del af projektet Nye veje til aktivt liv. Status for målopfyldelse: Implementeret velfærdsteknologi: Robotstøvsugere Vaske-tørre toiletter Strømpepåtagere PDA er elektronisk kommunikation Mobile loftlifte, oppustelig lift Støtte til øjendråber Demensslynger, GPS er, døralarmer/sensorer, trædemåtter IT-støtte for ældre borgere og adgang til computere i aktivitetscentre Aktuelle projekter: Låsesystem i hjemmeplejen udbygges med bl.a. 2-vejs nødkaldesystem Tale til tekst Intelligente bleer Telemedicinske udskrivningskonferencer Innovationsprojekt i forhold til skærmløsninger for ældre Tema: Frivilligindsats på ældreområdet Hver fjerde ældre oplever ofte eller af og til ensomhed, enten ved at være uønsket alene eller føle sig alene sammen med andre. Halvdelen af ældre, der oplever ensomhed efterspørger samvær og det at lære nye mennesker at kende. Frivillige tilbud til ældre er et vigtigt supplement til den offentlige indsats for at forebygge ufrivillig ensomhed blandt ældre. Det frivillige arbejde fortjener anerkendelse, idet de frivilliges indsats har stor betydning for mange borgeres hverdag. Svendborg Kommunes Frivilligpolitik blev godkendt af socialudvalget i december Mål: På ældreområdet i Svendborg kommune ønsker vi at forebygge og afhjælpe ufrivillig ensomhed blandt ældre. Vi ønsker at fremme og sikre et velfungerende samarbejde med de frivillige aktører. Veje til målet: Ældreområdet i Svendborg Kommune deltager sammen med 24 andre kommuner i projektet Ensomt eller aktivt ældreliv. Projektet er ledet af Marselisborg Praksisvidencenter med støtte fra Socialministeriet. Projektet er startet op ved en spørgeskemaundersøgelse blandt ældre i de deltagende kommuner. Målet for projektet er at styrke livskvaliteten hos ældre, der oplever ensomhed. 9

95 Regnskab 2013 Aktivitetscentre og boenheder på plejecentrene i Svendborg Kommune søger og har tilgang af frivillige hjælpere i hverdagen, bl.a. via Kontakt mellem mennesker. Den frivillige indsats ydes fortrinsvist, hvor den kommunale indsats ikke slår til, og er især en god støtte i forhold til det sociale fællesskab. Ældre Sagen har i samarbejde med Svendborg Kommune opstartet en Demens Café. Formålet er, at mennesker med en hukommelsessygdom og deres familie / bekendte kan komme et sted, hvor hyggeligt samvær er i fokus. Der er underholdning / musik og mulighed for en god snak med andre i lignende situation. Ældreområdet i Svendborg Kommune deltager i projekt Solidaritet mellem generationer, hvor ressourcestærke unge, der ønsker at deltage i frivillige aktiviteter med ældre medborgere knyttes direkte til de eksisterende ældreforeninger eller indgår i enkelte aktiviteter som f.eks. motionshold, IT-hold, foredrag, hjemmesider eller andet, afhængig af hvilke kompetencer, de unge har. De unge understøtter således det eksisterende foreningsarbejde og aktiviteter for ældre. Status for målopfyldelse: Der er nedsat en arbejdsgruppe med fokus på samspillet mellem frivillige og ældreområdet i Svendborg Kommune. Arbejdsgruppens formål er: At afhjælpe og forebygge ensomhed for svage ældre. At styrke den frivillige indsats på ældreområdet i Svendborg Kommune. Herunder: Skabe overblik over frivillige initiativer, som ældreområdet kan benytte sig Fremme ældreområdets brug af frivillige Udbrede information omkring rammerne for frivillige til ældreområdet Koordinere og være sparringspartner i forhold til såvel igangværende projekter som fremtidige projekter, hvor frivilligheden er i fokus. Sikre iværksættelse af initiativer der understøtter det frivillige arbejde Skabe netværk til de frivillige organisationer Søge inspiration til nye tiltag på frivilligområdet og udvikle initiativer der støtter op, hvor der er behov for frivillige indsatser på ældreområdet Koordinere og implementere projektet Ensomt eller aktivt ældreliv et frivilligt valg Indarbejde resultater fra SOL-projektet i daglig drift Arbejdsgruppens opgaver er bl.a.: Beskrivelse af hvilke rammer, der gælder for frivillige for hhv. plejecentre og hjemmepleje i f.t. f.eks. forsikring, tavshedspligt som baggrundsviden primært til sektionsledere. Udarbejdelse af pjece til medarbejderne, som fortæller om arbejdsgruppens eksistens og beskriver hvad vi kan hjælpe med og giver kontaktoplysninger til brug for medarbejderne i udvikling af nye tilbud. Gode historier indtænkes som inspiration. Drøftelse af samarbejdsmuligheder med Kontakt mellem mennesker samt tanker omkring udvikling af netværk mellem Frivilligcentret og ældreområdet. Planlægning af temadag for frivillige og foreninger i relation til projekt aktivt og ensomt ældreliv. Afholdt af Marselisborg i efteråret Artikel i Impulser om temadagen til augustnummer, Deltagelse i udvikling af samtaleredskab til screene ensomme ældre i regi af projekt aktivt eller ensomt ældreliv Evaluering og planlægning af implementering af resultater af projekt SOL, bl.a. samtaleredskab, matchredskab og portal. Oprettelse af borgerportal, Marselisborg. Borgerportalen skal give borgere, pårørende og medarbejdere overblik over alle frivillige initiativer i kommunen. Drøftelse af behovet for lokal videreudvikling af borgerportalen Evaluering og opfølgning på undervisning i borgerportalen, bl.a. udarbejdelse af nyheder på borger.dk, hjemmeside og intranet, 10

96 Regnskab 2013 Udvikling af informationsstrategi for den videre implementering af indsatsen i sektionerne på ældreområdet, herunder bl.a. kobling til kulturprojektet på plejecentrene. Tabeller og nøgletal Udviklingen i leverede timer på hjemmeplejeområdet (årsbasis og på kvartalsbasis) Aktivitetsforudsætninger for ældreområdet på årsbasis Regnskab 2012 Regnskab 2013 Timer i traditionel hjemmepleje Udgifter ved projekt Nye Veje omregnet til timer Samlet timeforbrug Gennemsnitligt leveret pr. uge (timer) Hjemmepleje Ovenstående tabel viser udviklingen i timer i hjemmeplejen i forhold til sidste år. I forbindelse med indførelse af projekt Nye Veje til et aktivt liv i september 2011, er timerne til traditionel hjemmepleje reduceret. Fremskrives timeforbruget i 2011 til 2013 i forhold til de demografiske forventninger, giver det et timetal på ca timer. Forbruget i 2013 er på timer, hvilket er en reduktion i forventede timer på Reduktionen skyldes primært projekt Nye Veje, men skyldes også eventuel øget sundhedstilstand blandt de ældre. Aktivitetsforudsætninger for traditionel hjemmepleje gennemsnit om måneden. Hjemmepleje VEST Hjemmehjælpsmodtagere (1) 1. kvt kvt kvt kvt Hjemmepleje ØST Hjemmehjælpsmodtagere (1) Total Hjemmehjælpsmodtagere (1) Timer Dag Timer Aften Timer Nat Timer i alt Hjemmepleje Gennemsnitligt leveret pr. uge (timer) Hjemmeplejen (1) Natsektionen i Hjemmepleje Vest dækker hele kommunen, derfor er der borgere som er registreret i både Hjemmepleje Øst og Vest. Det totale antal modtagere er derfor mindre end hjemmepleje Øst og Vest tilsammen. Oversigten indeholder kun traditionel hjemmepleje, hvilket betyder, at projekt Nye Veje ikke indgår. 11

97 Regnskab 2013 Projekt Nye veje til et aktivt liv har ændret forventningen til timeforbruget i hjemmeplejen. Resultaterne af projektet viser indtil nu, at antallet af modtagere - og dermed timeforbruget - har været faldende. Fra opstart af projektet i september 2011 er antallet af modtagere af hjemmehjælp faldet fra til modtagere i december Aktivitetsforudsætninger for ældreområdet på årsbasis Regnskab 2012 Regnskab 2013 Private leverandører antal modtagere Private leverandører antal timer praktisk hjælp Aktivitetsforudsætninger for hjemmeplejen gennemsnit om måneden. 1. kvt kvt kvt kvt Private leverandører antal modtagere Private leverandører antal timer praktisk hjælp Antallet af borgere, der modtager praktisk hjælp i hjemmet fra privat leverandør har i en lang periode været stigende, men siden opstart af projekt Nye veje til et aktivt liv har antallet af modtagere af praktisk hjælp været stort set uændret. De private leverandørers andel af praktisk bistand udgjorde i gennemsnit 22,5 % af det samlede timetal leveret til praktisk bistand i I 2013 er andelen 25,6 %. Stigningen i den private andel fra 2012 til 2013, skyldes hovedsaligt en reduktion i antallet af timer leveret af kommunen. Faldet af timer leveret af kommunen skyldes projekt Nye Veje til et aktivt liv m.v. 12

98 Regnskab 2013 Socialområdet Økonomisk redegørelse Drift: Bevillingsoverholdelse - afvigelsesforklaring Socialområdet har i 2013 et mindreforbrug på 8,2 mio. kr., der fordeler sig med en mindreudgift på 2,5 mio. kr. til myndighed, mindreudgift på 0,5 mio. kr. til handicap, psykiatri og misbrug, samt en mindreudgift på 5,2 mio. kr. til takstinstitutionerne. De væsentligste årsager til socialområdets mindreforbrug: Mindreforbrug: Takstinstitutioner Samlet afvigelse på handicap, psykiatri, misbrug Beskyttet beskæftigelse dagtilbud Betaling til forsorgscentre Misbrugsbehandling Længerevarende botilbud Statsfinansierede projekter Merforbrug Handicapbiler Beløb -5,2 mio. kr. -0,5 mio. kr. -1,0 mio. kr. -0,6 mio. kr. -2,4 mio. kr. -0,6 mio. kr. -1,1 mio. kr. Beløb 3,4 mio. kr. Takstinstitutionernes samlede netto mindreforbrug er fordelt således: - Handicapområdet mindreforbrug - 0,6 mio. kr. - Psykiatriområdet - mindreforbrug - 1,6 mio. kr. - Misbrugsområdet mindreforbrug - 3,0 mio. kr. Mindreudgift på takstinstitutioner, er forbeholdt takstinstitutionerne. Afvigelse på op til 5% overføres til budget 2014 og større afvigelse indgår i takstregulering i For at opnå besparelser på myndighedsbudgettet i 2014 er der allerede i 2013 foretaget en gennemgang og revisitation i flere sager, hvilket er medvirkende til mindreudgiften for myndighedsgruppen i Merforbrug til handicapbiler, skyldes et større antal bevillinger i Området bliver fokusområde i Indkomstoverførselsområdet, som består af henholdsvis statsrefusion vedrørende særlig dyre enkeltsager (indtægtsbudget) samt et udgiftsbudget til kontante ydelser til sociale formål, har et overskud på 1,7 mio. kr. Indkomstoverførsler består af hhv. statsrefusion vedrørende særlig dyre enkeltsager (indtægtsbudget) samt et udgiftsbudget til kontante ydelser til sociale formål. 13

99 Regnskab 2013 Hvad nåede vi i 2013? Frivilligt socialt arbejde Fokus har været på drift, forankring og implementering af nyt Frivillighus i Havnegade. Der er bevilget et fast årligt driftstilskud på kr. Socialafdelingen deltager i Frivilligrådets møder. Øvrige fokusområder Bolighandlingsplanen centrale elementer er udmøntet herunder ombygning og renovering af Trappebæksvej og Tvedvej samt nybygning af yderligere 12 boliger i tilslutning til botilbuddet Ryttervej. Det er besluttet, at Socialafdelingen udarbejder en ny bolighandlingsplan i Med fokus på en forebyggende, udgiftsbegrænsende og rehabiliterende tilgang har Socialafdelingen igangsat udarbejdelse af en overordnet strategi for afdelingens indsatser. Socialudvalget godkendte i december 2013 hovedprincipperne for strategien. I løbet af 2014 forestår der en række møder i dialoggrupper på tværs af Socialafdelingen, inden forslag til strategien forelægges Socialudvalget. Der er etableret et permanent sundhedstilbud til socialt udsatte i form af gratis ombytning af sprøjter, udsattesygeplejerske og tandbehandlingsprojekt i samarbejde med den kommunale tandpleje. Socialafdelingen har fokus på den gode sagsbehandling og har i den forbindelse implementeret Voksenudredningsmetoden. Tabeller og nøgletal Antal personer i aktiviteter indenfor socialområdet Gennemsnitlig belægning pr. kvartal i 2012 og 2013: 1. kvt kvt kvt kvt Gennemsnitlig udgift 2013 Gennemsnitlig udgift Socialpædagogisk bistand 96 Borgerstyret personlig assistance Misbrug døgn Beskyttet beskæftigelse Samværstilbud Midlertidig botilbud 108 Længerevarende botilbud Socialafdelingen har i efteråret 2013 gennemført en revisitation af samtlige 85 sager. Revisitationen medførte blandt andet et fald i antal foranstaltninger. Stigningen i gennemsnitlig udgift skyldes store udgifter i et enkeltmandsprojekt samt uændret lønudgifter grundet områdets rammebudgettering, hvilket medfører stigende gennemsnitlige udgifter. 14

100 Regnskab 2013 I 2013 har der været gennemført en række besparelser på kommunens tilbud, ligesom at alle sager i Socialafdelingen er gennemgået som led i budgetforliget. Det har medført, at de gennemsnitlige udgifter i 2013 generelt er lavere end i Effekten ses dog ikke på døgnbehandling og midlertidige botilbud I 2013 er den gennemsnitlige belægning på misbrug døgn på 1,17 person, hvilket er væsentligt lavere i forhold til sammenligningen i 2012, hvor der var en højere belægning. Sekretariatet Økonomisk redegørelse Drift: Bevillingsoverholdelse - afvigelsesforklaring Sekretariatet har i regnskab 2013 et merforbrug på 2,1 mio. kr. Merforbruget fordeler sig på servicearealer på ældreboliger samt på administration med 1,1 mio. kr. og 1,0 mio. kr. i merudgift/mindreindtægt på mellemkommunale betalinger. Det vurderes, at der kan skabes balance i budget 2014 for så vidt angår servicearealer på ældreboliger og administration. Mindreindtægten på mellemkommunale betalinger skyldes hovedsaligt fald i antallet af borgere fra andre kommuner i Svendborg kommunes boliger på ældreområdet. Antallet af mellemkommunale borgere varierer over tid og vil blive fulgt nærmere i budget Overførselsindkomster: Bevillingsoverholdelse afvigelsesforklaring På overførselsindkomsterne er der i sekretariatet en merudgift på 1,2 mio. kr. der vedrører tomgangshusleje. Tomgangshuslejen vil i 2014 være et fokusområde. 15

101 Bilag: 3.3. Årsberetning 2013 Sundheds- og Forebyggelsesudvalget Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 66086/14

102 Side 1 af 1 Acadresag: Regnskab 2013 Sundheds- og Forebyggelsesudvalget Sundheds- og forebyggelsesudvalget Kort fortalt! Sundhedsfremme og forebyggelse Medfinansiering af sygehusvæsenet og andre sundhedsydelser Sundheds- og forebyggelsesudvalgets konkrete projekter/initiativer i 2013: Mit liv Rehabiliteringsindsats for borgere med hjertekarsygdomme, kræft, KOL og diabetes I forhold til regnskab 2012 er der tale om et fald på 1,7 mio. kr. på medfinansieringsområdet, hvilket bl.a. skyldes ændringer i sygehusstrukturens afregningssystem. Rygestopkurser på apoteker Forebyggelse af rygestart undervisning af alle 7. klasser, events på alle ungdomsuddannelser, rygestopkurser for unge Tandpleje Sund Sex Skole Sund By Netværket Praksiskonsulent Driftstilskud til Mødrerådgivningen Projekter: I 2013 har der været særlig fokus på: Forebyggende besøg af alle 1.5 årige i kommunen. Når børnene fylder 3 år kan forældrene vælge mellem kommunal tandpleje og en af de private tandlæger som kommunen har indgået samarbejdsaftale med. Små skridt til varigt vægttab Cykler uden grænser bl.a. cykelfremmekampagner rettet mod skoler og daginstitutioner Astmaskole Siden Specialtandplejen blev hjemtaget fra Odense kommune pr. januar 2012, har der været en øget tilgang af brugere. Målet med hjemtagelsen var, at ventelisten på undersøgelser skulle afskaffes. Dette mål er opnået i 2012 og resultatet er fastholdt i 2013 ETOS Gennemførsel af sundhedsprofil for elever i 5., 7. og 9. klasse i Svendborg Kommune Delvist og fuldt eksternt finansierede projekter: Sund i Hømarken. Afslutning af GO Start Sundhedsplejens rolle i at støtte nydanske forældre RUSK Rusmiddelforebyggelse på ungdomsuddannelserne i Svendborg Kommune SUS Sunde Unge i Svendborg. Tilbud til børn og unge med overvægt og deres familier forankret i sundhedsplejen Opstart af projekt for børn og unge med kroniske sygdomme forankret i sundhedsplejen Opstart af projekt om ulighed i mænds sundhed MTB projekt projekt om etablering af mountainbiketilbud til skoler i Svendborg Kommune. Projekt Tandpleje for særligt udsatte borgere i Svendborg Kommune gennemføres for projektmidler fra Sundheds- og Forebyggelsesministeriet. Projektet varer indtil udgangen af Det skønnes at ca borgere er i målgruppen for projektet. Pr var 80 borgere i aktiv tand-behandling, alle med store behandlingsbehov. Der indkommer løbende nye ansøgninger om deltagelse i projektet. I efteråret 2013 er der gennemført en intensiveret forebyggelsesindsats i omsorgstandplejen inspireret af et forebyggelsesprojekt, som med succes er implementeret i Københavns voksentandpleje. Forløbet har været baseret på regulær sidemandsoplæring af personalet på kommunens plejecentre med fokus på at forbedre borgernes mundhygiejne og dermed forhåbentlig også den generelle helbredstilstand. Der har været særdeles positive tilbagemeldinger på indsatsen, som vil fortsætte i 2014, dog med reduceret timetal. Modtaget mange besøgende fra andre tandplejer og kommuner der har ønsket at se vores nye klinik.

103 Side 2 af 2 Acadresag: Regnskab 2013 Sundheds- og Forebyggelsesudvalget Sundhedspleje Træning I 2013 har der været særlig fokus på: Fortsat at justerer sundhedsplejen efter ny organisering af småbørns- og skolesundhedspleje. Fortsat at optimere driften af konsultationer i Sundhedshuset. Særligt fokus på flere gruppeaktiviteter. strukturerede, forebyggende og sundhedsfremmende undersøgelser af alle skoleeleverne. Herunder optimering af brug af Sund Sex Skolen. Udvikling af digitale løsninger. Samarbejde om stort antal nytilkomne flygtninge med børn Nystartet tilbud om fødselsforberedelse. Et samarbejde mellem jordemødre og sundhedsplejersker projekt Sunde Unge i Svendborg. projekt Go Start for nydanske familier. Implementeringsfasen Projekt varetagelse af kronisk sygdomme hos børn og unge at implementere de pædagogiske metoder: Narrativ Tilgang, Små Skridt og Den Motiverede Samtale. I 2013 har der været særlig fokus på: Udbud og implementering af en ny aftale om befordring af borgerne til genoptræning. Den nye aftale har haft fokus på at borgerne igen hentes og bringes rettidigt til genoptræningen. Økonomisk ligger aftalen dog på niveau med den ændrede aftale for Fynbus, hvorfor der fortsat er merudgifter til befordring. Rehabilitering og samarbejde om en helhedsindsats for borgerne. Eksempelvis sammenhæng mellem træning og hverdagsrehabiliteringen på ældreområdet. Udvikling og deltagelse i rehabiliteringsteams i jobcenterregi, herunder udvikling af indsatser i ressourceforløb til borgerne. Implementeringen af kliniske retningslinjer fra sundhedsstyrelsen samt regionale forløbsplaner. Videreudviklingen af træningselementet i Mit liv tilbage til hverdagen med særligt fokus på borgernes mulighed for fastholdelse af etablerede ressourcer og livsstilsændringer. Udvikling af indsatser på hjerneskadeområdet, dels via projekt Hovedsagen, dels via udviklingen af afdelingens tværgående samarbejdsflader herunder etablering af selvkørende grupper paletten.

104 Side 3 af 3 Acadresag: Regnskab 2013 Sundheds- og Forebyggelsesudvalget Økonomisk oversigt (Mio. kr.) Løbende priser Sundhed- og Forebyggelsesudvalget Regnskab 2012 Vedtaget budget 2013 Korrigeret budget 2013 Forventet regnskab 2013 Afvigelse i forhold til korr. budget Drift Serviceudgifter 63,9 65,0 67,6 67,9 0,3 Fuldfinansiering af sygehusvæsnet 13,4 12,9 12,9 15,6 2,8 Kommunale opgaver: 50,5 52,1 54,7 52,3-2,4 Heraf: Træning 13,8 13,7 13,7 14,2 0,5 Tandpleje 23,1 23,9 24,0 23,8-0,3 Sundhedspleje 8,2 7,8 7,9 8,4 0,4 Sundhedsfremme puljen/rammen 5,3 6,8 9,1 5,9-3,1 Heraf statsfinansierede projekter -0,3 0,0 1,8-0,4-2,2 Overførselsindkomster 212,0 208,3 208,3 210,3 2,0 Aktivitetsbestem medfinansiering 212,0 208,3 208,3 210,3 2,0 Drift i alt 275,9 273,3 275,9 278,2 2,3 Overførsel til ,2 Overførsel til ,2 Anlæg: Tandplejen 0,7 0,0 0,1 0,1 0,0 Anlæg i alt 0,7 0,0 0,1 0,1 0,0 Heraf overførs til ,0 Sundhed- og Forebyggelsesudvalget i alt 276,6 273,3 276,0 278,3 2,4 + angiver merudgift/mindreindtægt, - angiver mindreudgift/merindtægt Bevillinger 2013 Tillægsbevillinger i Drift Mio. kr. Genbevilling overført fra ,8 Ny overenskomst - nedskrivning af lønbudget med 0,9% -0,3 Barselsrefusion 0,3 Tillægsbevilling - ompl. Af projektmidler til Vestre skole (MTB projekt) -0,1 Driftsbevillinger i alt 2,7 Tillægsbevillinger i Anlæg Mio. kr. Genbevilling fra 2012 vedr. Tandklinikken 0,7 Tillægsbevilling Økonomirapport pr ,6 Anlægsbevillinger i alt 0,1 + angiver merudgift/mindreindtægt, - angiver mindreudgift/merindtægt

105 Side 4 af 4 Acadresag: Regnskab 2013 Sundheds- og Forebyggelsesudvalget Resumé - Økonomisk redegørelse Serviceudgifter: På Sundheds- og Forebyggelsesudvalgets område udgør driftsregnskabet for serviceudgifterne for ,9 mio. kr. mod et korrigeret budget på 67,6 mio. kr., hvilket giver et merforbrug på 0,3 mio. kr. Merforbruget kan primært henføres til træningsområdet med 0,5 mio. kr., Sundhedsplejen med 0,4 mio. kr. og det fuldfinansierede område med 2,8 mio. kr. Sundhedsfremmepuljen trækker den anden vej med et mindreforbrug på 3,1 mio. kr. Overførselsindkomster: Driftsregnskabet for overførselsindkomster for 2013 udgør 210,3 mio. kr. sammenholdt med korrigeret budget på 208,3 mio. kr. viser det et merforbrug på 2,0 mio. kr. Anlæg: På anlægssiden udgør regnskabet for ,1 mio. kr. Hvilket svarer til korrigeret budget. I september måned blev der søgt om en negativ tillægsbevilling på 0,6 mio. kr. som indgik i en samlet bevillingssag. Politikområde Fuldfinansiering af sygehusvæsnet (Mio. kr. Løbende priser) Fuldfinansiering af sygehusvæsenet Regnskab 2012 Vedtaget budget 2013 Korrigeret budget 2013 Forventet regnskab 2013 Afvigelse i forhold til korr. Budget Drift Spec. ambulant genoptræning 2,0 2,5 2,5 2,1-0,4 Færdigbehandlede patienter og hospice 0,8 1,5 1,5 2,9 1,4 Vederlagsfri fysioterapi 10,6 8,8 8,8 10,6 1,8 Drift i alt 13,4 12,8 12,8 15,6 2,8 + angiver merudgift/mindreindtægt, - angiver mindreudgift/merindtægt Økonomisk redegørelse Fuldfinansiering af sygehusvæsnet Den fuldfinansierede del (spec.ambulant genoptræning, færdigbehandlende patienter og hospice, vederlagsfri fysioterapi) viser et merforbrug på 2,8 mio. kr., hvilket bl.a skyldes flere henvisninger til vederlagsfri fysioterapi.

106 Side 5 af 5 Acadresag: Regnskab 2013 Sundheds- og Forebyggelsesudvalget Politikområde Kommunale opgaver (Mio. kr. Løbende priser) Kommunale opgaver Regnskab 2012 Vedtaget budget 2013 Korrigeret budget 2013 Forventet regnskab 2013 Afvigelse i forhold til korr. Budget Drift Træning 13,8 13,7 13,8 14,3 0,5 Tandpleje 23,1 23,9 24,0 23,8-0,2 Sundhedspleje 8,2 7,8 7,9 8,4 0,4 Sundhedsfremme puljen/rammen - heraf statsfinansierede projekter 5,3 6,8 9,2 7,1-2,1 Drift i alt 50,5 52,1 54,8 53,5-1,4 + angiver merudgift/mindreindtægt, - angiver mindreudgift/merindtægt Økonomisk redegørelse Genoptræning På Genoptræningsområdet viser regnskab 2013 et merforbrug på 0,5 mio. kr. Merforbrug skyldes hovedsageligt øgede befordringsudgifter. I den tidligere afregning fra Fynbus var udgiften til kørsel ikke faktureret efter den reelle tyngde, men efter nogle fordelingsprincipper. Afregningen er pr. april 2012 blevet dyrere men mere retvisende. Pr. 1. april 2013 er kørslen, efter udbud, blevet varetaget af Bergholdt busser, men dette har ikke ændret prisen af betydning. Hvad nåede vi i 2013? Fokusområde: Træningsområdet (Sundhedslovens 140) Der er foretaget en mindre audit på første kontakt af borgere der har modtaget en genoptræningsplan. Auditten viser at borgerne er kontaktet inden for 5 hverdage som beskrevet i kvalitetsstandarden. De fleste borgere kontaktes via telefon, lykkedes dette ikke, får borgerne tilsendt et brev. I 2013 har der desuden været fokus på en formaliseret visitationsprocedure. Der er etableret forskellige visitationsgrupper i de enkelte teams, disse afspejler den forskellighed der er mellem målgrupperne i de enkelte team.

107 Side 6 af 6 Acadresag: Regnskab 2013 Sundheds- og Forebyggelsesudvalget Nøgletal og tabeller Kommunal genoptræning og vedligeholdelsestræning Antal Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Med plan, efter sundhedslovens Uden plan, efter servicelovens Uden plan, ny selvtrænere I alt I alt I alt I alt Tabellen viser antallet af akkumulerede nyhenvisninger til Træningsafdelingen fordelt efter hvilken lovgivning de vedrører. Tandplejen Regnskab 2013 for Tandplejen viser et mindreforbrug på 0,3 mio. kr. som skyldes uforbrugte midler til projektet opsøgende tandpleje for særligt socialt udsatte som er statsfinansierede og derfor overføres til Regnskabsresultat 2013 for selve driften af tandplejen svarer til det korrigeret budget på 23,8 mio. kr. Hvad nåede vi i 2013? Fokusområde 1, Specialtandpleje Målet om at nedbringe ventelisten blev opfyldt i 2012, dette resultat er fastholdt i 2013, samtidig med at der er sket en øget tilgang af patienter i denne gruppe. Fokusområde 2, Tandpleje for særligt socialt udsatte borgere Der er stor søgning til projektet og mange positive tilbagemeldinger fra deltagerne. Evalueringsrapporten, som igangsættes 2015 vil vise i hvilken grad projektmålene bliver indfriet. Sundhedsplejen Regnskab 2013 for Sundhedsplejen udgør et merforbrug på 0,4 mio. kr. som hovedsageligt skyldes en ekstra lønforpligtigelse på 0,4 mio. kr., der i 2014 vil være finansieret ved naturlig afgang. Hvad nåede vi i 2013? Fokusområde: Udskolingsundersøgelse I 2013 blev alle skoleelever tilbudt udskolingsundersøgelse og samtale med sundhedsplejersken i 8. eller 9. klasse. Her blev der gjort status over deres sundhedsmæssige tilstand og denne blev relateret til valg af uddannelse eller erhverv.

108 Side 7 af 7 Acadresag: Regnskab 2013 Sundheds- og Forebyggelsesudvalget Sundhedsfremmepuljen Sundhedsfremmepuljen/rammen har ved regnskabsafslutningen et mindreforbrug på 3,1 mio. kr. 0,9 mio. kr. er udisponerede puljemidler, overføres til ,1 mio. kr. er statsfinansierede projekter, som overføres til Politikområde aktivitetsbestemt medfinansiering (Mio. kr. Løbende priser) Medfinansiering af sygehusvæsenet Regnskab 2012 Vedtaget budget 2013 Korrigeret budget 2013 Forventet regnskab 2013 Afvigelse i forhold til korr. Budget Drift Kommunal medfinansiering 212,0 208,3 208,3 210,3 2,0 Drift i alt 212,0 208,3 208,3 210,3 2,0 + angiver merudgift/mindreindtægt, - angiver mindreudgift/merindtægt Økonomisk redegørelse Regnskabsresultatet 2013 for den aktivitetsbestemte medfinansiering blev et merforbrug på 2,0 mio. kr. Der har i udgangspunktet været betydelig usikkerhed knyttet til budgettet på grund af følgende forhold: I budgettet for 2013 blev indregnet en besparelse på 2 mio. kr. til finansiering af en styrket forebyggelses- og rehabiliteringsindsats på ældreområdet i en forsøgsordning. Aktiviteter (Akutteam) blev startet op medio 2013 og der er endnu ikke evalueret på, om der er den forventede afledte effekt. Ændringer i organiseringen på Svendborg Sygehus (FAM) medførte en betydelig stigning i aktivitetsniveauet i 2. halvår af 2012, dog med aftagende tendens i de 2 sidste måneder af året. Herefter ser det ud til, at niveauet har stabiliseret sig på et permanent højere niveau. Budgetmetoden har ikke taget højde for denne ændring. Ændringer i sygehusstrukturen i afregningssystemet pr. 1. januar 2013, hvor Sygehus Svendborg og Odense Universitetshospital er blevet sammenlagt, virker reducerende på medfinansieringen, da uafbrudte behandlingsforløb - der involverer begge sygehuse nu kun regnes for én indlæggelse. Budgetmetoden har heller ikke taget højde for denne ændring. Ovennævnte forhold muliggør ikke en præcis afgrænsning af årsagen til merforbruget, men efter omstændighederne må afvigelsen betegnes som beskeden. Det bør også noteres, at der i forhold til regnskabet for 2012 er tale om et fald i udgifterne til aktivitetsbestemt medfinansiering på 1,7 mio. kr. samtidig med, at udgifterne både på landsplan og i Region Syddanmark er steget. Merforbruget overføres ikke, da området ikke er omfattet kommunens overførselsregler.

109 Side 8 af 8 Acadresag: Regnskab 2013 Sundheds- og Forebyggelsesudvalget Tabeller og nøgletal Tabel 1 Aktivitetsbestemt bidrag Stationær behandling, somatik, pr. indlæggelse Ambulant behandling, somatik, pr. besøg 34 %. af DRG takst, maks kr. pr. indlæggelse. 34 %. af DRG takst, maks kr. pr. indlæggelse. 34 % af DAGS takst, maks kr. 34 % af DAGS takst, maks kr. Genoptræning under indlæggelse 70 % af genoptræningstakst 70 % af genoptræningstakst Stationær behandling, psykiatri, pr indlæggelse Ambulant behandling, psykiatri Færdigbehandlede patienter og hospice, pr døgn 60 % af sengetakst, maks kr. pr. indlæggelse 30 % af besøgstakst 60 % af sengetakst, maks kr. pr. indlæggelse 30 % af besøgstakst (520 kr. pr. besgøg) kr. pr. døgn kr. pr. døgn Speciallægebehandling, pr ydelse 34 % af honorar, max kr. 34 % af honorar, max kr. Øvrig takst vedr. praksissektor 10 % af honorar 10 % af honorar Tabel 2 Fordeling af områdets udgifter, regnskab 2013 Aktivitetsbestemt medfinansiering: 93,0 % Heraf Stationær somatik 39,9 % Ambulant somatik 45,6 % Stationær psykiatri 1,9 % Ambulant psykiatri 3,0 % Sygesikring 7,3 % Genoptræning under indlæggelse 2,3 % Komm. finansiering: spec. amb. genoptr., hospice og færdigbeh. patient. 2,2 % Vederlagsfri fysioterapi 4,8 % Tabel 3 Kommunal medfinansiering Svendborg antal besøg el. ydelser gns. udgift (kr.) antal besøg el. ydelser gns. udgift (kr.) antal besøg el. ydelser gns. udgift (kr.) Ambulant somatik* Stationær somatik Ambulant psykiatri

110 Side 9 af 9 Acadresag: Regnskab 2013 Sundheds- og Forebyggelsesudvalget Stationær psykiatri Læge/speciallæge Ambulant somatik er inkl. Skadestue OUH i Odense og Svendborg er med virkning fra 1. januar 2013 lagt sammen til én afregningsenhed. Det har den konsekvens, at overflytninger mellem disse to behandlingssteder ikke længere tæller som særskilte indlæggelser, hvorfor antallet af registrerede indlæggelser er faldet i Gennemsnitsudgiften er derimod steget, da de sammenlagt indlæggelser indeholder flere aktiviteter og ydelser. Udviklingen for de andre områder i oversigten viser den almindelige prisudvikling. Udviklingen fra 2011 til 2012 er ikke sammenlignelig, da finansieringsmodellen for sundhedsydelser blev omlagt med virkning for 2012.

111 Bilag: 5.1. Notat fra Praksis Arkitekter Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 56478/14

112

113

114 Bilag: 6.1. Indsatsområder 2014 Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 65263/14

115 Budget 2014 Indsatsområder i 2014 Indsatsområder i 2014: Nye veje til et aktivt liv Projekt færre akutte indlæggelser Bolighandlingsplan En ny sundhedspolitik Det nære sundhedsvæsen Implementering af forebyggelsespakkerne Hvad vil vi i 2014: Tema: Rehabilitering og projekt Nye Veje til aktivt liv Den demografiske udvikling betyder, at der på landsplan bliver flere ældre. I Svendborg Kommune forventes fra en stigning på 55% af borgere over 70 år. Dette vil, alt andet lige, have betydning for antallet af hjemmehjælpsmodtagere i kommunen. På ældreområdet er der derfor fokus på, hvordan ældre medborgere kan hjælpes på en bedre og mindre ressourcekrævende måde. Socialudvalget iværksatte i 2011 et 2-årigt projekt Nye Veje til aktivt liv der havde til formål: At gøre borgerne mere selvhjulpne og dermed give borgerne en bedre livskvalitet Økonomisk gevinst ved at borgerne har brug for mindre hjælp Projektet har været gennemført i 3 faser Fase 1: Nye borgere der henvender sig vedr. hjemmehjælp Fase 2: Borgere der bor på plejecentre og i ældreboliger Fase 3: Borgere der i forvejen modtager hjemmehjælp Projektet er evalueret i foråret 2013, med følgende resultater: Projektet har indfriet målene i forhold til fase 1, nye borgere der henvender sig vedr. hjemmehjælp, og det er derfor besluttet at permanentgøre dette tilbud. I forhold til fase 2, borgere der bor på plejecentre og i ældreboliger og fase 3, borgere der i forvejen modtager hjemmehjælp er det besluttet, at forlænge projektet til udgangen af Projektets samlede organisering skal evalueres ved udgangen af Fra budget 2015 er der sparet kr pr. år på baggrund af resultaterne fra projektet. Mål: 65% af de borgere der gennemfører et rehabiliteringsforløb gøres selvhjulpne og oplever en bedre livskvalitet. Alle medarbejdere uddannes til medvirken i rehabilitering, og der uddannes hjemmetrænere i alle sektioner. Rehabilitering implementeres på alle plejecentre inden udgangen af Alle borgere visiteret til hjælp på Frit Valgs området modtager rehabiliterende hjælp inden udgangen af 2014.

116 Budget 2014 Veje til målet: Der implementeres pr to rehabiliteringssektioner, hvor alle nye borgerne tilbydes rehabilitering inden de kan visiteres til hjemmehjælp efter 83. Samarbejdet med SOSU-skolen om rehabiliteringsuddannelse fastholdes og videreudvikles. Der arbejdes videre med projekt Nye veje til aktivt liv i forhold til fase 2, borgere der bor på plejecentre og i ældreboliger og fase 3, borgere der i forvejen modtager hjemmehjælp. Projektets resultater skal vise vejen til det samlede fremadrettede rehabiliterende tilbud. Tema: Færre akutte indlæggelser på ældreområdet I 2011 var der i alt indlæggelser hvoraf de var akutte. Fordelingen af de borgere på ældreområdet der blev akut indlagt: Plejecentre 357 borgere Ældreboliger 121 borgere Hjemmeplejen 947 borgere I 2011 var den samlede udgift til indlæggelser på ældreområdet ca. 17,3 mio. Projektets økonomi er 2 mio. kr. årligt, der finansieres af den såkaldte sygehuskasse under Sundheds- og Forebyggelsesudvalget. Mål: At nedsætte antallet af unødvendige akutte indlæggelser og dermed give borgerne bedre livskvalitet Økonomisk gevinst ved at nedsætte udgiften til akutte indlæggelser Veje til målet: Etablering af et akutteam, hvor en sygeplejerske involveres i alle potentielle akutte indlæggelser på ældreområdet. Akutteamet skal være i funktion alle årets dage i dag- og aftenvagten. Udvikle nye arbejdsgange og instrukser i forbindelse med ældreområdets håndtering af akut syge og døende borgere. Sikre uddannelse og kompetenceudvikling af relevante medarbejdere. Tema: Bolighandlingsplan Ældreområdet i Social og Sundhed skal sikre, at der til stadighed er det relevante antal ældre-, pleje-, demens- og gæsteboliger til rådighed til de borgere i Svendborg Kommune, der har behov for en bolig. Aktuelt har vi 20 plejecentre, 17 kommunale og 3 selvejende plejecentre, der har driftoverenskomst med Svendborg Kommune. Det betyder, at vi har følgende boliger til rådighed: Plejeboliger 370 Demensboliger 152 Ældreboliger med center 306 Ældreboliger uden center 234 Gæsteboliger 41 Lovgivningen på området betyder, at der eksisterer en ventelistegaranti for borgere, der ønsker en plejeeller demensbolig. Disse borgere skal altid kunne tilbydes en pleje- eller demensbolig indenfor 2 måneder. Ventelistegarantien gælder ikke et specifikt plejecenter, men en konkret boligtype.

117 Budget 2014 Siden denne lov trådte i kraft pr har Svendborg Kommune levet op til denne ventelistegaranti. Mål: At Svendborg Kommune Fortsat kan leve op til ventelistegarantien. Løbende tilpasser antallet af boliger i forhold til den demografiske udvikling, ny lovgivning og de præferencer, borgerne har i forhold til boligmassen. Veje til målet: Der udarbejdes årligt en opdateret bolighandlingsplan, som skal: give overblik over de behov, der forventes at være til boligmassen i et 5 årigt perspektiv give forslag til initiativer i forhold til at matche behovet for boliger, med udbuddet af boliger. Tema: En ny Sundhedspolitik Mål: At udarbejde en ny sundhedspolitik med forpligtende mål på tværs af direktørområder Veje til målet: Der beskrives en proces, som inddrager borgere, politikere og fagchefer/medarbejdere fra de øvrige direktørområder i kommunen. Baggrund: Den nuværende sundhedspolitik blev udarbejdet i forbindelse med opgave- og strukturreformen i Der er i de foregående år sket meget på sundheds- og forebyggelsesområdet både nationalt og i Svendborg Kommune, hvilket giver anledning til, at der udarbejdes en ny sundhedspolitik. Ses på revision af sundhedspolitikker i landets øvrige kommuner, går tendensen i retning af politikker, der er tværgående, og som sikrer tværgående forpligtende samarbejde. Det er en målsætning for det politiske arbejde med sundhed og forebyggelse, at der i 2014 udarbejdes en ny sundhedspolitik i Svendborg Kommune, som sikrer et forpligtende samarbejde omkring sundhed og forebyggelse i alle politiske udvalg. Formålet med sundhedspolitikken er at skabe en dagsordensættende ramme for arbejdet med sundhed og forebyggelse på tværs af direktørområder. Med afsæt i specifikke handleplaner på hvert direktørområde skal der sættes fokus på betydningen af sunde rammer for borgerne og sundhedsfremme som løftestang for at understøtte opnåelsen af mål i andre kommunale kerneydelser. Der beskrives en proces, som sikrer inddragelse og ejerskab hos borgerne samt hos medarbejdere og politikere på tværs af fagområder. Dette er en forudsætning for at kunne udarbejde forpligtende tværgående mål i sundhedspolitikken. Svendborg Kommunes nye sundhedspolitik vil tage afsæt i en række nationale anbefalinger og udspil. Det nære sundhedsvæsen af KL Forebyggelsespakkerne af Sundhedsstyrelsen Regerings sundhedspolitiske udspil, som forventes medio 2013 Desuden tages afsæt i lokale indsatser, demografiske forhold og udviklingen i sundheds- og sygelighedsdata. Sundhedsprofil 2013 af Region Syddanmark ETOS 2013 af Svendborg Kommune Projekterfaringer fx Mit liv, Nye veje til aktivt liv, RUSK mfl. Målopfyldelse: Det forventes, at den nye sundhedspolitik godkendes politisk ultimo Der udarbejdes en specifik evalueringsplan for målopfyldelse på målene i den vedtagne sundhedspolitik.

118 Budget 2014 Tema: Det nære sundhedsvæsen Mål: At arbejde målrettet med indsatser, der understøtter visionen i KLs udspil Det nære sundhedsvæsen. Veje til målet: Der igangsættes en række indsatser og aktiviteter, der understøtter visionen i KLs udspil Det nære sundhedsvæsen. Baggrund: KL udsendte i 2012 udspillet Det nære sundhedsvæsen med følgende vision: Det nære sundhedsvæsen: Er borgerens indgang til sundhedsvæsenet Fremmer borgernes sunde livsstil og forebygger sygdom Forebygger indlæggelse gennem levering af almen og specialiseret sygepleje, genoptræning, rehabilitering og selvtræning Understøtter behandling af borgeren i og nær borgerens eget hjem Understøtter borgerens mulighed for at tage hånd om egen sygdom, blandt andet gennem brug af uddannelse og moderne teknologi Skaber sammenhæng mellem kommuner, almen praksis og sygehusvæsenet for at sikre sammenhæng i patientforløb Arbejder evidensbaseret og kvalitetsorienteret På baggrund af visionerne for Det nære sundhedsvæsen har KKR i Region Syddanmark politisk vedtaget fire målsætninger, som skal være pejlemærker for indsatserne i Region Syddanmark. I Svendborg Kommune har disse fire målsætninger være rammesættende for de beskrevne budgetudvidelsesforslag. Det er hensigten, at der i 2014 skal arbejdes målrettet med indsatser, der understøtter visionen i Det nære sundhedsvæsen med fokus på at tænke på tværs af direktørområder og afdelinger. Målopfyldelse: Ultimo 2014 gøres status på de igangsatte indsatser. Tema: Implementering af forebyggelsespakkerne Mål: At implementere de anbefalede indsatser på grundniveau i Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakker At nye forebyggelsesindsatser i Svendborg Kommune tager afsæt i anbefalingerne på grund- og udviklingsniveau i Sundhedsstyrelsens Forebyggelsespakker Veje til målet: Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakker gennemgås systematisk med henblik på, at Svendborg Kommune lever op til anbefalingerne på grundniveau. Ved beskrivelse af nye indsatser tages afsæt i anbefalingerne i Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakker. I forbindelse med udarbejdelse af Svendborg Kommunes nye sundhedspolitik tages afsæt i anbefalingerne i Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakker Baggrund: Sundhedsstyrelsen har i 2012 påbegyndt udarbejdelsen af faglige anbefalinger for kommunale sundhedsfremmende og forebyggende indsatser af høj kvalitet. I hver forebyggelsespakke er der anbefalinger på hhv. grund- og udviklingsniveau. Formålet med at inddele de anbefalede indsatser i grund- og udviklingsniveau er: At anbefale grundlæggende forebyggelsesindsatser, som på kort sigt kan styrke kvaliteten af forebyggelsesarbejdet. At anbefale indsatser, der kan videreudvikle forebyggelsesindsatsen i kommunerne på længere sigt.

119 Budget 2014 Sundhedsstyrelsen beskriver, at indsatser på grundniveau er relativt veldokumenterede, og der er betydelige kommunale erfaringer og kompetencer på indsatsområdet, som oftest kan løftes i regi af eksisterende kommunale rammer. Ofte vil kommunerne have naturlig adgang til målgruppen og arenaer i indsatser på grundniveau. Omvendt vil viden om indsatser på udviklingsniveau være svagere, ligesom kommunerne vil have færre erfaringer på området. Der vil typisk være brug for udvikling af kompetencer, proaktiv rekruttering, opsøgende arbejde og indgåelse af nye partnerskaber for at løfte forebyggelsespakkernes udviklingsniveau. Der er indtil nu udarbejdet forebyggelsespakker på flg. områder: Tobak Alkohol Fysisk aktivitet Mental sundhed Seksuel sundhed Hygiejne Indeklima i skoler Mad og måltider Solbeskyttelse Der planlægges offentliggjort forebyggelsespakker indenfor følgende områder i løbet af 2013: Overvægt Euforiserende stoffer Ulighed i sundhed Målopfyldelse: Ultimo 2014 gøres status på Svendborg Kommunes indsats i forhold til anbefalingerne i forebyggelsespakkerne.

120 Bilag: 7.1. Uanmeldt tilsyn 2013_ Høje Bøge Vej Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 19816/14

121 Uanmeldt tilsyn Rapport Stedets navn: Botilbuddet Høje Bøge Vej Tilsynsbesøg er udført: 9/ Tilsynet er gennemført af: Hasse Jacobsen, Mette Louise Nørremark På tilsynet talte tilsynsførende med: Leder: Jesper Dylsing Medarbejdere: en medarbejder Beboere/brugere: En beboer deltog i interview, øvrige ønskede ikke at deltage Sammenfattende vurdering Botilbuddet Høje Bøge Vej er godt 1 år gammelt og er stadig i sin opbygning. Det er tilsynets vurdering, at der er gode fysiske rammer for tilbuddet, og at tilbuddet generelt er opstartet med succes. Tilsynet noterer sig desuden følgende: Tilbuddet lever op til Servicelovens 107 i forhold til målgruppe. Koordinatoren og afdelingslederen giver udtryk for, at det har krævet en særlig indsats at opstarte tilbuddet med en helt ny medarbejdergruppe og en helt ny borgergruppe på en gang. Fokusområder (Aftalt med centerlederen inden tilsynsbesøg) Ingen særlige fokusområder. 1. Observation (Vurdering af fysiske rammer, umiddelbare indtryk mm.) Tilbuddet er opstartet pr 1. november 2012 med baggrund i en innovationsrapport. Koordinatoren og afdelingslederen giver udtryk for, at det har krævet en særlig indsats at opstarte tilbuddet med en helt ny medarbejdergruppe og en helt ny borgergruppe på en gang. Tilbuddet har til huse i en villa af ældre dato tæt på bymidten. Villaen er sat pænt i stand og indretningen giver beboerne mulighed for at deltage i fællesskabet og at trække sig til egne områder. I forhold til den nuværende målgruppe giver koordinator og afdelingsleder udtryk for, at de ønsker større mulighed for skærmning af beboere. I øjeblikket forestår en ændring af indretningen til fordel for bedre forhold for personalet til personalerum med ITarbejdspladser samt hvileplads til sovende nattevagt. 2. Dokumentation ( 141, handleplaner, behandlingsplaner, procedurer, indberetninger mm.) Tilbuddet anvender Bosted som ITunderstøttelse af dokumentationen, både til dagbogsnotater samt fora til overordnede faglige drøftelser. Tilbuddet er i øvelsesfasen i forhold til, hvad der skal dokumenteres, og der er opmærksomhed på, at det er vigtigt, man husker at dokumentere, så man kan se udviklingen hos borgeren. Der er ikke foretaget kontrol af dokumentationen. 3. Faglighed (Pædagogik, metode, kompetenceniveau mm.) Medarbejdergruppen er en blandet faggruppe bestående af socialrådgiver, ergoterapeut, sosuassistenter, pædagog og organisationspsykolog. Generelt set kommer personalet godt omkring beboernes udfordringer. Overblikket i forhold til opgaverne omkring borgerne er forankret hos koordinatoren. Kompetencer i forhold til Socialpsykiatriens metoder forefindes og bringes i stigende grad i anvendelse. 4. Trivsel (Umiddelbare indtryk ud fra tilsynet) Der har været samarbejdsmæssige udfordringer på stedet, som primært skyldes udfordringer med at starte op som en helt ny personalegruppe og samtidig skulle opstarte et nyt tilbud. Der arbejdes videre med forudsætninger og vilkår for samarbejdet i 2014.

122 Der skal arbejdes med accept af koordinatorrollen. I opstarten af botilbuddet har processen været understøttet af et møde med en udviklingskonsulent en gang pr måned samt supervision ad hoc. Det har været vigtigt at afholde personalemøde a 3 timer en gang pr uge, da der sjældent er mere end 1 fast personale på arbejde ad gangen, og da møderne således anvendes til koordinering og til at få en fælles opfattelse af tingene. Trivslen er fortsat et fokusområde. 5. Beboere/brugere (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Som nævnt er den reelle målgruppe anderledes end den forventede. Beboeren udtrykker stor tilfredshed med botilbuddet. Både rammer og personalet. Personalet beskrives som dygtige. Det er godt at have en fast koordinator. Beboeren fortæller, at det er det første botilbud, hvor beboeren har følt sig godt tilpas og velkommen. Beboeren kunne ønske, at det ikke står så tydeligt, at man kun kan bo på Høje Bøge Vej i maksimalt 3 år. Beboeren fortæller, at personalet er gode til at håndtere konflikter imellem beboerne. Beboeren sætter stor pris på det øgede samarbejde med Botilbuddet Skovsbovej, hvor man ser hinanden til arrangementer. På spørgsmål om de øvrige beboere ville støtte udsagnene udtrykker beboeren enighed. Tilsynet fastholder sin vurdering. Supplerende vurderer tilsynet, at formålet med botilbuddet i høj grad er opfyldt målt på beboerens tilfredshed. Det har ikke været muligt for Tilsynet at indhente supplerende udsagn, da de øvrige beboere ikke ønskede at deltage. 6. Pårørende (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Det varierer meget, i hvilket omfang borgerne inviterer pårørende til at blive involveret, og i hvilket omfang de ønsker at blive involveret. Samarbejde fungerer godt med de, der ønsker at være tæt på. 7. Samarbejdspartnere (Muligheder, udfordringer) Tilbuddet har et velfungerende samarbejde med socialpsykiatrien, psykiatrisk afdeling og med Socialfagligt Center. Der er nyligt ansat en ny leder på Skovsbovej, som medarbejderne på Høje Bøge vej refererer til. Høje Bøge Vej har formelt fået en tættere tilknytning til botilbuddet Skovsbovej, og lederen ønsker at udnytte de muligheder, det giver at være en del af en større medarbejdergruppe og kunne læne sig op ad et større veletableret tilbud. 8. Arbejdsmiljø (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Arbejdsmiljøet har været udfordret af en borger med udadreagerende adfærd. Der har været fokus på medarbejdernes sikkerhed og mulighed for at kontakte andre, hvis man har haft udfordringer. Arbejdsmiljøet har ikke foranlediget sygefravær. Medarbejdergruppen har været gode til sammen med lederen været gode til at håndtere udfordringerne. 9. Anbefalinger og bemærkninger Fortsat fokus på udvikling af tilbuddet Fortsat fokus på de faglige problemstillinger

123 Fortsat fokus på samarbejdsmæssige udfordringer. 10. Opfølgning Andet

124 Bilag: 7.2. Uanmeldt tilsyn 2013 _impuls Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 19809/14

125 Uanmeldt tilsyn Rapport Stedets navn: Kursuscenter Impuls Tilsynsbesøg er udført: 27/ Tilsynet er gennemført af: Hasse Jacobsen, Mette Louise Nørremark På tilsynet talte tilsynsførende med: Leder: Tine Rudbech Lund Medarbejdere: To medarbejdere deltog i interview Beboere/brugere: Fire brugere/kursister deltog i interview Sammenfattende vurdering Det er tilsynets vurdering, at Impuls er et godt og velfungerende tilbud, hvor der er overensstemmelse mellem bestemmelserne i Servicelovens 103 og 104. Tilsynet vurderer, at Impuls har en veluddannet og kompetent medarbejdergruppe i forhold til målgruppen. De fysiske rammer fremstår indbydende. De fysiske ændringer gennem det seneste år har gjort bygningen velkommen for gæster og kursister. Der er fortsat fokus på at optimere rammerne til opgaven. Tilsynet noterer sig et mindre fremmøde af kursister under besøget. Afdelingslederen oplyser, at der gøres et intensivt arbejde for at udbrede kendskabet til Impuls og huset. Tilsynet vurderer tilsynet en høj grad af tilfredshed hos såvel kursister som medarbejdere med Impuls. Observationerne afspejler, at Impuls stadig er i en implementeringsfase, hvor tidligere traditioner og vaner er ved at blive afløst af nye. Fokusområder (Aftalt med centerlederen inden tilsynsbesøg) Ingen særlige fokusområder. 1. Observation (Vurdering af fysiske rammer, umiddelbare indtryk mm.) Impuls er beliggende i en ældre bygning, som er indrettet hensigtsmæssigt ift. opgaven. Stedet fremstår pænt og indbydende. De seneste fysiske ændringer har øget rammernes brugsværdi. Der er mulighed for at anvende stedet på mange måder. Indretningen medvirker til at stimulere forståelsen af, at Impuls kan være præcis det, som kursisterne ønsker, det skal være. Der er fokus på vi er og ikke vi lader som om, og det er med til at nedbryde klassiske barrierer mellem medarbejdere og kursister. 2. Dokumentation ( 141, handleplaner, behandlingsplaner, procedurer, indberetninger mm.) Der dokumenteres i Bosted. Generelt oplyses, at medarbejderne dokumenterer tilpas og tilfredsstillende. Der er fokus på kun at skrive det nødvendige, samt at sikre de rigtige kanaler til at formidle information mellem personale, der ikke skal dokumenteres i borgerens journal men i dertil oprettede fora. Der er ikke foretaget kontrol af dokumentationen. 3. Faglighed (Pædagogik, metode, kompetenceniveau mm.) Der gives udtryk for en god faglighed og god anvendelse af metoder. Det er tilsynets vurdering, at fagligheden matcher målgruppen. Afdelingslederen beskriver personalet som innovative og oplever gode muligheder for faglig udvikling og supervision. Tilbuddet understøtter borgerens recovery proces og indeholder bl.a. mindfullness, motion, kost, mulighed for at udvikling af arbejdsidentitet, NADA, BAT, kreativitet, musik mm. Kontakten med kursisterne påvirkes positivt af, at der ikke indgår drøftelse/vurdering vedr. medicin og borgernes økonomi i opgaven. Personalet evner ifølge afdelingslederen en god adskillelse mellem det professionelle og private.

126 Medarbejderne oplyser, at omprioritering af ressourcer fra det tidligere Holbøllsmindecenter til 85 og dermed reduktion af personalegruppen på Impuls har påvirket åbningstiderne. Det kan gøre det svært at indfri forventninger til et hus, der summer af aktivitet hele tiden. På spørgsmål om andre personer, som tilsynet ikke havde mulighed for at møde, ville støtte om udsagnene udtrykte begge grupper enighed. 4. Trivsel (Umiddelbare indtryk ud fra tilsynet) Impuls er i en god bevægelse, hvor personalet fortsat medvirker til at øge interessen for Impuls. Der er opbakning til rehabiliteringsstrategien. Afdelingslederen har fokus på medarbejdernes evne til selvledelse, som er nødvendig, når afdelingslederen har andre opgaver udenfor huset og en del af åbningstiden er uden afdelingslederens tilstedeværelse. Arbejdspladsen vurderes som attraktiv og har ikke oplevet afgang i forbindelse med ændringen til Impuls. Medarbejderne fortæller, at overgangen til Impuls har været såvel spændende som krævende og har haft konsekvenser for trivslen undervejs. Til gengæld er trivslen nu høj og medarbejderne har stor tilfredshed med arbejdet og en stor ansvarsfølelse for hinanden og kursisterne/brugerne. En af medarbejderne udtrykker bekymring for konsekvenserne, såfremt kommune vælger, at rygning ikke må finde sted på kommunens matrikler, da det kan betyde, at nogle kursister/brugere fravælger Impuls. 5. Beboere/brugere (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Ialt har ca. 100 borgere benyttet Kursuscenter Impuls tilbud siden opstart. Kursisterne kan se meningen med ændringen til Impuls. Dog er det stadigt en udfordring at gøre huset attraktivt nok til, at kursisterne også bruger huset til at opholde sig i, når de ikke deltager i kurser. Der er derfor fokus på at øge brugen af huset. Der er et godt samarbejde med borgerne igennem Samarbejdsudvalget. Kursisterne/brugerne oplyser, at de er glade for at komme på Impuls. Ændringen fra værested til kursuscenter beskriver en kursist som at gå fra at være bruger til at være en, der giver til andre, og vedkommende fungerer i dag som En-afos -ambassadør. Impuls beskrives som et øvested, som man gerne vil anbefale til andre. Navneændringen har givet lidt udfordringer. Som en af kursisterne/brugerne sagde, så er stedet jo det samme. Alle er enige om, at de fysiske forandringer i form af istandsættelse og nye møbler har været godt. Alle sætter pris på, at det er pænt at komme på Impuls. En af kursisterne/brugerne fremhæver, at det er godt, at henvendelse til Impuls kan ske uden visitation. Enkelte af kursisterne/brugerne giver udtryk for, at de savner de åbningstider, værestedet havde. Åbningstid for værestedet om formiddagen savnes. Der ønskes også bedre muligheder for telefonisk kontakt udenfor åbningstiden. For at fastholde nye kursister/brugere overvejes etablering af en mentorordning, hvor nuværende kursister/brugere støtter nye i at finde fodfæste i Impuls. Medarbejderne giver udtryk for, at man har vænnet sig til det nye navn og tilbud. Der gives også udtryk for forståelse af kursisternes/brugernes betragtning omkring åbningstid. Der suppleres med oplysning om, at der er god tilslutning til kursus og arbejdsgrupperne (team). Der er en stor andel kursister/brugere i huset, selvom de ikke er synlige, fordi de er optaget af opgaver og undervisning. 6. Pårørende (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Har ikke en funktion ift. Impuls og derfor ikke inddraget i tilsynet. 7. Samarbejdspartnere (Muligheder, udfordringer) Der er et godt samarbejde i Center for Socialpsykiatri. Der er dog fokus på at bruge kolleger til at øge kendskabet til Impuls.

127 Der er fokus på at øge sammenhængskraften med Socialfagligt Center og have mere fokus på kursisternes funktionsniveau frem for diagnose. 8. Arbejdsmiljø (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Der er markant fokus på arbejdsmiljø, fordi ændringen til Impuls har medført mange forandringer. Det har været en travl periode med en del ekstra arbejde og stor mødeaktivitet. Der er ikke tilfælde af magtanvendelse. 9. Anbefalinger og bemærkninger At fortsætte fokus på at udbrede kendskabet til Impuls. 10. Opfølgning Ikke behov. Andet Tilsynet drøftede med afdelingslederen, om det på sigt var attraktivt at bruge Impuls ift. en bredere målgruppe. Det er der og det forventes at blive en del af det kommende arbejde omkring rehabiliteringsstrategien.

128 Bilag: 7.3. Uanmeldt tilsyn 2013 _ alkoholbehandlingen Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 19803/14

129 Uanmeldt tilsyn Rapport Stedets navn: Alkoholbehandlingen Tilsynsbesøg er udført: 25/ Tilsynet er gennemført af: Hasse Jacobsen, Mette Louise Nørremark På tilsynet talte tilsynsførende med: Leder: Lise Janning Medarbejdere: To medarbejdere deltog i interview Beboere/brugere: To patienter deltog i interview hver for sig Sammenfattende vurdering Det er tilsynets vurdering, at Alkoholbehandlingen er et godt og velfungerende tilbud, hvor der er overensstemmelse med bestemmelserne i Sundhedslovens 141. Tilsynet vurderer, at Alkoholbehandlingen har en veluddannet og kompetent medarbejdergruppe i forhold til målgruppen. Tilsynet vurderer, at borgerne modtager et fagligt relevant tilbud. De fysiske rammer fremstår pæne og indbydende, dog med reducerede muligheder for at opretholde anonymitet i forbindelse med venterum. Tilsynet noterer sig følgende: Driftssikkerheden sikres ved afdelingsleders medvirken i drift i spidsbelastningsperioder. Det kan overvejes om dele af målgruppen i højere grad vil profitere af et anderledes behandlingstilbud f.eks. unge og socialt udsatte. Behandlingstilbuddet suppleres af andre tiltag som f.eks. RUSK, der medvirker til at ramme målgruppen bredt. Fokusområder (Aftalt med centerlederen inden tilsynsbesøg) Ingen særlige fokusområder. 1. Observation (Vurdering af fysiske rammer, umiddelbare indtryk mm.) Alkoholbehandlingen er beliggende i en ældre bygning, som er indrettet hensigtsmæssigt ift. opgaven. Stedet fremstår pænt og indbydende. Der kan være udfordringer for klienter at bevare anonymitet i et mindre venterum. Der kan dog henvises til andet lokale. Der er i år gjort en indsats for at lyddæmpe et rum, så det er mere anvendeligt. Der er gode kontorforhold. Der kan være udfordringer ift. afvikling af gruppesamtaler. Det er der fokus på. Medarbejderne fortæller omkring rammerne, at modtagelsen fungerer godt, fordi sekretær er i nærhed af patienterne. Der er mulighed for at aftale større grad af anonymitet, såfremt en patient ønsker det. Der er stor tilfredshed med de nuværende rammer og beliggenhed. 2. Dokumentation ( 141, handleplaner, behandlingsplaner, procedurer, indberetninger mm.) Der dokumenteres i EKJ. Generelt opleves at medarbejderne dokumenterer tilpas og tilfredsstillende. Der har været udfordringer ved overgang til EPJ. Der er ikke foretaget kontrol af dokumentationen. 3. Faglighed (Pædagogik, metode, kompetenceniveau mm.) Der gives udtryk for en god faglighed og god anvendelse af metoder. Det er tilsynets vurdering, at fagligheden matcher målgruppen. Der er et samarbejde med Behandlingscenter Odense, Alkoholbehandlingen om læge, metoder og kompetenceudvikling. På sigt har Alkoholbehandlingen et ønske om selv at varetage kompetenceudvikling ift. MI. Medarbejderne bekræfter tilsynets vurdering af en veluddannet med-arbejdergruppe med høj faglighed. Samarbejde med Behandlingscenter Odense styrker forskningsbaseret behandling og metode-udvikling. Samtidig er der mulighed for at udvikle lokale tiltag, fx mindfullness.

130 Der er interesse i at øge samarbejdet internt i Center for Forsorg og Rusmidler. 4. Trivsel (Umiddelbare indtryk ud fra tilsynet) Det umiddelbare indtryk er, at trivslen blandt medarbejderne er god. Klienterne er ikke spurgt. Der er opmærksomhed på, at der er 114 indskrevne borgere, og at der skal leveres behandling til Langeland og Ærø Kommune. Der er åbenhed omkring, hvordan dagligdagen tilrettelægges for at håndtere opgaverne. Der kan primært reguleres i tiden til klienter, reducere samtaletid og journalisere så effektivt som muligt. Det betyder, at afdelingslederen bidrager til driften i perioder med spidsbelastning. Afdelingslederen giver udtryk for en stolthed hos personalet, og at de er meget ansvarlige ift. at få driften til at hænge sammen. Trivslen er ifølge medarbejderne god. Medarbejderne udtrykker stor tilfredshed med ledelsen. Der er forskellige reaktioner på at dele leder med Ungeafdelingen, men det accepteres som et vilkår og øger medarbejdernes selvledelse. Medarbejderne giver udtryk for, at den jævnt stigende patienttilgang kræver fleksibel planlægning, så behandlingsgarantien overholdes. Der er ønske om lidt højere normering. Arbejdspladsen vurderes som attraktiv, bl.a. synligt i antallet af ansøgninger ved ledige stillinger. 5. Beboere/brugere (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Tilbuddet har særlig opmærksomhed omkring, at der er dele af målgruppen, der ikke henvender sig i særlig høj grad, fx unge og socialt udsatte. Projektindsatser som det kommunalt forebyggende samarbejdsprojekt RUSK medvirker til at ramme målgruppen bredt. Medarbejderne oplyser, at målgruppen rammes bredt, og hvor behandlingstilgangen ikke matcher målgrupper, fx psykisk udviklingshæmmede og visse grupper af psykiatriske diagnoser, etableres en rådgivende funktion til medarbejdere i nævnte områder. Der er ikke brugerråd, men der gennemføres brugertilfredshedsundersøgelser hvert år i uge 10 og uge 40. Brugeren har i høj grad indflydelse på eget behandlingsforløb, hvilket også fremgår af behandlingskonceptet. Medarbejderne giver udtryk for, at patienter ikke altid er sikre på, hvorvidt Alkoholbehandlingen hører til et i sygehuseller kommunalt regi. Alternativ tilknytning, fx til Sundhedsafdelingen, drøftes jævnligt. Begge patienter giver udtryk for stor tilfredshed. Rammerne er gode. Der er en stemning af ro og balance. De udtrykker, at man føler sig velkommen og tryg ved henvendelse. Begge sætter pris på, at samtalerne foregår på behandlernes kontorer. Den ene patient fortæller, at vedkommende var anspændt ved første henvendelse, men hurtigt fandt tryghed i at komme i Alkoholbehandlingen. Begge patienter troede, at Alkoholbehandlingen var en del af sygehuset. Patienterne oplever, at personalet er veluddannet. Patienterne sætter pris på muligheden for at tilbyde samtaler til familie/netværk. Begge patienter vil anbefale Alkoholbehandlingen til andre. 6. Pårørende (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Pårørende har mulighed for at deltage i introsamtale samt være med i behandlingsforløbet Der er et udviklingsområde ift. samtaler med børn af alkoholmisbrugere. Pt. er der ikke ressourcer til at opstarte tilbud til området, der kræver særlige kompetencer hos medarbejderne. 7. Samarbejdspartnere (Muligheder, udfordringer) De primære samarbejdspartnere er egne læge, psykiatrisk afdeling og familieafdelingen. Der kan ønskes generelt mødeforum med praktiserende læger gerne via kommunens lægekonsulent. Samarbejdet med psykiatrisk afdeling fungerer særdeles godt, og der er god kontakt til familieafdelingen.

131 8. Arbejdsmiljø (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Generelt meget få situationer med højtråbende, halvtruende adfærd. Personalet er rigtig gode til at håndtere det ved at være på forkant. Mulighederne ift. telebehandling overvejes. 9. Anbefalinger og bemærkninger Ingen, da der er fokus på de nævnte udfordringer. 10. Opfølgning Ikke behov. Andet Intet at bemærke.

132 Bilag: 7.4. Tilsyn Botilbudet Ryttervej Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 5511/14

133 Ledelsestilsyn Rapport Stedets navn: Botilbudet Ryttervej Tilsynsbesøg er udført: 27. november 2013 Tilsynet er gennemført af: Centerleder for Socialpsykiatri Ellen Christensen og faglig konsulent Mette Dubert Rapport udarbejdet og sendt til stedet: d. 9. december 2013 Endelig rapport: 09/ På tilsynet talte tilsynsførende med: Leder: 1 Medarbejdere: 2 Beboere/brugere: 1 Sammenfattende vurdering Botilbudet Ryttervej fremtræder som et velfungerende tilbud med engagerede medarbejdere og leder. Der er stort fokus på at indrette tilbudet og hverdagen efter beboernes individuelle behov. Det ses i indretningen af lejlighederne og udsmykningen udenfor hver eneste lejlighed, som er blevet til i samspil med en kunstner og beboeren. Hvor beboeren ikke har haft et sprog er det via kendskab til beboeren og inddragelse af pårørende, at udtrykket er fundet. Pårørendesamarbejdet bærer præg af stor inddragelse. Tilsynet har dog ikke talt med en pårørende, men det ses bla. i den halvårlige status på handleplansmålene, hvor pårørende har mulighed for at deltage. Her inddrages den pårørende som en ressource. Det har betydet et rigtig godt samspil, fortæller en medarbejder. Tilsynet anerkender arbejdet med dokumentation, hvor hele omdrejningspunktet er borgerens ønsker og behov og med inddragelse af pårørende, som beskrevet ovenover. Hvor behovet opstår inddrages ekstern sparring i forhold til konkrete faglige tilgange. Eks. er der pt. et Visoforløb i gang, så medarbejdere og pårørende kan få sparring og derved tilrettelægge nye handlinger og tilgange. Denne tilgang er samtidig med til at forebygge magtanvendelser. Tilsynet anerkender, at Ryttervej arbejder ud fra en tilgang om at trække sig fra situationer i stedet for at foretage magtanvendelse. Tilsynet anerkender, at tilbygningen af 12 lejligheder kan give udfordringer for både ledelse og medarbejdergruppen. Det er dog tilsynets opfattelse, at der på mange måder tænkes ind i, hvordan man kan minimere påvirkninger. Eks. er det valgt, at omlægning af teamdannelse afventer ansættelse af nye kolleger, således at de gives mulighed for fra start at kunne være med i denne proces. Der er her fokus på bedst mulig inklusion fra starten. Det anerkendes samtidig, at der ligger en aktuel udfordring i at matche den nye beboergruppe med den nuværende beboergruppe samt de personaleressourcer, som er til rådighed. Det er tydeligt, at inddragelse af eksternt konsulentfirma gennem flere år har givet gode forudsætninger for håndtering at de omtalte udfordringer. Fokusområder for tilsynet a. Om målgruppen matcher tilbudet b. Antal magtanvendelser og håndtering af disse. c. Dokumentation med fokus på at se en handleplan d. Borgerens trivsel og selvbestemmelse hvordan praktiseres det i hverdagen?

134 e. Nyt byggeri hvordan påvirker det hverdagen og hvordan forberedes, at der kommer 12 nye beboere m.m. f. Samarbejde med pårørende 1. Observation (Vurdering af fysiske rammer, umiddelbare indtryk mm.) Tilsynets umiddelbare indtryk af de fysiske rammer er, at de er rare og indbydende. Der er tænkt over at gøre botilbudet til borgerens hjem på bedst mulige måde. Dette ses af den individuelle udsmykning ud for hver lejlighed lavet af en kunstner i samarbejde med beboerne - og i arkitekturen, som understøtter denne tilgang. Medarbejderen, der viser tilsynet rundt, fortæller, at der er lagt vægt på at man undres, stopper op og kigger, når man bevæger sig rundt i huset. Der er samtidig lagt vægt på, at der er mange forskellige rum som beboerne kan opholde sig i udover egen lejlighed. Dette ses i nicher, mindre opholdsrum, som er hyggeligt indrettet med instrumenter, spil m.m og som giver mulighed for individuelle og gruppebaserede tiltag. Senest er der indrettet en udsigsstue, hvor beboerne kan følge nybyggeriets fremadskriden. For detaljeret beskrivelse af botilbudets rammer, beboergruppen og personalemæssige ressourcer henvises til hjemmesiden Center for Handicap i Svendborg. 2. Matcher målgruppen Det er tilsynets umiddelbare vurdering at målgruppen matcher tilbudet. Tilsynet anerkender, at beboergruppens meget varierede støtte og plejebehov kræver en særlig indsats. Medarbejderne fortæller, at de altid søger at arbejde ud fra borgernes behov for støtte og omsorg. De anvender ofte sparring fra eksterne samarbejdspartnere og pårørende i erkendelsen af, at det er vigtigt at inddrage viden fra pårørendes erfaringer og viden fra andre fagpersoner. Herved kan der komme fokus på nye vinkler og muligheder, som ikke kan ses, når man til hverdag er sammen med borgerne. Medarbejderne oplever dette som uvurderligt, og som en styrkelse af både samarbejde med pårørende og af fagligheden. 3. Magtanvendelse Magtanvendelse er en sjældenhed på Ryttervej. Medarbejderen som tilsynet taler med fortæller, at hun har oplevet én magtanvendelse i de seneste 10 år. Medarbejderen kender til procedurerne for magtindberetning og hvor mappen med indberetningsskemaer ligger. Medarbejderen fortæller, at strategien altid er, at medarbejderne trækker sig. Med midler fra Forebyggelsesfonden har tilbudet fået hjælp fra ekstern konsulent til at forstå reaktioner fra en borger, som med mellemrum havde en udadreagerende adfærd. Det har været et rigtig godt eksempel på hvordan ny viden kan gøre en forskel. Personalet tolkede ex. nogle signaler forkert og korrektion af dette har nedsat den udadreagerende adfærd hos beboeren. 4. Dokumentation Tilsynet får fremvist hvorledes Bostedsystemet understøtter dokumentationskravene. Pågældende medarbejder fortæller, at alle beboere har en plan, som bliver revurderet hvert 2. år. Mål og delmål evalueres i samarbejde med beboerne, hvis de er i stand til det - og som noget nyt også med de pårørende som har lyst, hvert ½ år.

135 Hver beboer har 3-5 mål, hvoraf altid mindst ét er formuleret af beboeren. Hvis beboeren ikke har et sprog anvendes andre måder at finde målene på enten gennem andre spørgeteknikker eller i samarbejde med ekstern konsulent eller pårørende. Tilsynet bliver fortalt, at designet i Bosted er med til at huske evalueringerne med farvekoder. En farve for udløbet, en farve for, at næste gang skal borgeren deltage osv. Medarbejderen fortæller, at udfordringen omkring dokumentation består i at få lagt notaterne ind de rigtige steder. Dette søges løst sammen med udbyder af Bosted. Det er tydeligt for tilsynet, at der arbejdes med at støtte den enkelte borgere ud fra dennes ressourcer og behov, og at tilrette støtten til de forandringer, som den enkelte beboere oplever i funktionsevne. 5. Borgerens trivsel og selvbestemmelse Medarbejderne, som tilsynet taler med, fortæller, at der altid arbejdes med udgangspunkt i, at det er tilbudet som retter sig ind efter beboernes behov. Der er afholdt temadag med internt dagtilbud mhp. samarbejde om understøttelse af den enkelte borgeres mål. Det kan eks. være fysisk velvære. Medarbejderen oplever, at det har været et godt tiltag. Tilsynet får oplyst, at næsten alle beboere har enten internt og/eller eksternt dagtilbud. Tilsynet taler med en beboer, som giver udtryk for stor tilfredshed med at bo på Ryttervej. Udover sine tilknyttede vejledere på tilbudet har beboeren en ledsager. Det betyder, at muligheden for at deltage i aktiviteter, som beboeren er glad for, øges. Eks. at gå til koncerter. Beboeren fortæller, at lejlighedens indretning er selvvalgt og at pårørende hjælper til. Beboeren fortæller, at hverdagen er fyldt med mange ting eks. ridning og samvær med venner, der også bor på tilbudet. 6. Nyt byggeri Tilsynet får at vide, at beboerne synes, at det nye byggeri er spændende og at pårørende kan være mere bekymrede. Hos medarbejderne kan udvidelsen skabe usikkerhed i forhold til ansættelse af nye kolleger og nye beboere. Ledelsen har fokus på en god og ordentlig proces med inddragelse på teammøder, hvor alle arbejder med temaerne: hvad ønsker vi mere af og hvad ønsker vi mindre af m.m. Dette med henblik på at skabe størst mulig tryghed. Den nye teamdannelse som er vedtaget, afventer ansættelse af nye kolleger mhp. at inkludere nye kolleger bedst muligt. Medarbejderen fortæller, at samarbejdet med eksternt konsulentfirma har givet uvurderlige redskaber til personalegruppen til at håndtere nye situationer og til at sætte ord på faglighed som samarbejde og hele tiden med fokus på at skabe glade borgere. 7. Samarbejde med pårørende

136 Medarbejderen fortæller, at inddragelse af pårørende i statusevalueringen hvert ½ år, har haft den betydning for de pårørende, at de oplever at have mere indflydelse. Medarbejderen synes, at det er et godt forum for samarbejde, da dialogen er udgangspunkt for gensidig øget forståelse og derved opleves den ekstra tid at være givet godt ud. Tiltaget har bl.a. medført reduktion af klager. Det er tydeligt for tilsynet, at der er tænkt mange tanker om hvordan pårørendes ressourcer og viden kan indgå bedst muligt i hverdagen. Medarbejderen fortæller også, at de pårørende altid kan komme i huset der er ingen besøgstid og de pårørende kan deltage i de aktiviteter, som de ønsker. De pårørende opleves i dag som en stor ressource. Tilsynet taler på dagen ikke med nogen pårørende. Da det er et uanmeldt tilsyn kan dette ikke være arrangeret på forhånd. Derfor henvises til teksten på hjemmesiden - Center for Handicap i Svendborg. 9. Anbefalinger og bemærkninger Tilsynet har ingen bemærkninger. Tilsynet vil dog anbefale, at der fortsat er opmærksomhed på at matche nye borgere til tilbuddets nye pladser, som passer til boligens indretning, tildelte medarbejderressourcer og den nuværende beboergruppe. 10. Opfølgning Punkt 9 medfører ingen behov for opfølgning til tilsynet. Andet Nej

137 Bilag: 7.5. Tilsynsrapport Søndergade Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

138 Uanmeldt tilsyn Rapport Stedets navn: Botilbuddet Søndergade, Søndergade 69, 5884 Gudme Tilsynsbesøg er udført: 19/ Tilsynet er gennemført af: Jesper Due Pytlick og Gert Müntzberg Rapport udarbejdet og sendt til stedet: Endelig rapport: På tilsynet talte tilsynsførende med: Leder: Ja Medarbejdere: Ja Beboere/brugere: Ja en beboer Sammenfattende vurdering Det er tilsynets vurdering, at der er overensstemmelse mellem Søndergades målgruppe og bestemmelserne i Servicelovens 107. Det er ligeledes tilsynets vurdering, at Søndergade har relevante faglige kompetencer i forhold til målgruppen. I det omfang det har været muligt at undersøge og iagttage i forbindelse med tilsynet, er det tilsynets vurdering, at botilbuddet udfører indsatsen i relation til borgerne i målgruppen på et kvalificeret fagligt niveau. Tilsynet har haft særligt fokus på pædagogiske handleplaner og anvendelsen af tilbuddets journaliserings- og dokumentationssystem (Bosted). Tilsynet bemærker, at Søndergade benytter to parallelle journalsystemer foruden Bosted benyttes beboermapper. Tilsynet konstaterede at Bostedsystemet ikke var opdateret, og at beboermapperne ikke var opbevaret forsvarligt. Tilsynet anbefaler, at beboermapperne afskaffes. Tilsynet anbefaler ligeledes et forstærket fokus på struktur og procedure vedrørende arbejdet med pædagogiske handleplaner i Bosted. Da tilsynet foregik i dagtimerne, var kun en begrænset del af beboerne på Søndergade hjemme og tilstede under tilsynet. Der tages forbehold for dette i relation til vurdering af beboeraspekter i det følgende. Fokusområder (Aftalt med centerlederen inden tilsynsbesøg) Pædagogiske handleplaner Brug af Bostedsystemet (Journaliserings- og dokumentationssystem) 1. Observation (Vurdering af fysiske rammer, umiddelbare indtryk mm.) Botilbuddet Søndergade er beliggende i en 3 fløjet bygning fra Der er 17 beboere. De fysiske rammer i fællesarealerne fremstår som værende rene og vedligeholdte. Tilsynet har ikke haft generel adgang til beboernes lejligheder under besøget, men fik lov til at kigge ind i en enkelt beboers lejlighed. Flere beboere var tilstede på botilbuddet under tilsynet, og det umiddelbare indtryk er, at der er en respektfuld omgangstone mellem personale og beboere. 2. Dokumentation ( 141, handleplaner, behandlingsplaner, procedurer, indberetninger mm.) Der foreligger pædagogiske handleplaner på samtlige beboere. Ved gennemgang af handleplaner efter servicelovens 141 kan det konstateres, at der foreligger 141 handleplaner på samtlige beboere. Tilsynet bemærker, at 141 handleplanerne for 15 beboere er mere end 1 år gamle. Tilsynet bemærker, at nogle af 141 handleplaner alene forefindes i fysiske beboermapper og ikke i Bostedsystemet. Tilsynet bemærker endvidere, at den seneste udgave af 141 handleplanen ikke i alle tilfælde er tilgængelig på botilbuddet. Tilsynet konstaterede, at der i personalerummet er beboermapper (ringbind) på hver enkelt beboer. Heri opbevares bl.a. personfølsomme oplysninger, handleplaner mv. Beboermapperne er ikke låst inde i et skab eller lign. og opbevares i et lokale, der ikke altid er under opsyn og ikke altid er aflåst. Tilsynet bemærker i den forbindelse, at der således kan være risiko for, at personhenførbare oplysninger kan komme til uvedkommendes kendskab. Tilsynet anbefaler, at beboermapperne med det samme placeres og opbevares i aflåst skab og/eller lokale. Der benyttes to parallelle dokumentationssystemer med både fysiske dokumenter i beboermapper og elektronisk dokumentation i Bostedsystemet. Dette rummer risici for fejl eller mangler i begge systemer. På den baggrund anbefales det, at der hurtigst muligt sikres dokumentation og journalisering alene i Bostedsystemet, og at beboermapperne 1

139 afskaffes. Tilsynet anbefaler et forstærket fokus på struktur og procedure vedr. arbejdet med 141 handleplaner og pædagogiske handleplaner samt anvendelse af Bostedsystemet i forhold hertil. 3. Faglighed (Pædagogik, metode, kompetenceniveau mm.) Medarbejderrepræsentanter oplyser, at tilbuddets målgruppe har ændret sig over årene. Kompleksiteten i målgruppen er større, og kravene til medarbejdernes faglighed er ligeledes større. Medarbejderne vurderer, at de har udviklet de nødvendige kompetencer til at imødekomme de ændrede behov hos målgruppen. Det er tilsynets vurdering, at målgruppen er omfattet af Servicelovens 107. Det er ligeledes vurderingen, at Søndergade har de nødvendige faglige kompetencer til at varetage opgaverne i relation til målgruppen. Medarbejdere har mulighed for situationsbestemt faglig supervision i særlige tilfælde, men der er ikke regelmæssig faglig supervision af medarbejdergruppen. Det kan overvejes, om regelmæssig faglig supervision kunne være formålstjenlig. 4. Trivsel (Umiddelbare indtryk ud fra tilsynet) Det er tilsynets umiddelbare vurdering, ud fra iagttagelse på stedet med de beboere der var tilstede, at både beboere og medarbejdere generelt befinder sig godt på Søndergade. 5. Beboere/brugere (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Under tilsynet oplevedes en positiv dialog mellem medarbejdere og beboere. Der er gennemført interview med en enkelt beboer, som generelt oplever at blive behandlet godt af medarbejderne. De fysiske forhold på stedet vurderes umiddelbart at være velegnede i forhold til de borgere, der er i målgruppen for tilbuddet. Der har det seneste år ikke været tilfælde af magtanvendelse. 6. Pårørende (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Der er løbende dialog med pårørende. I forhold til nogle af beboerne er der desuden faste møder med pårørende hver 3. måned. Under det uanmeldte tilsynsbesøg var der ikke pårørende tilstede, hvorfor tilsynet ikke har talt med pårørende. 7. Arbejdsmiljø (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Både medarbejdere og leder vurderer, at arbejdsmiljøet på Søndergade er godt. Der er under tilsynet en utvungen, uformel og venlig omgangsform medarbejderne imellem. 8. Anbefalinger og bemærkninger Tilsynet anbefaler et forstærket fokus på struktur og procedure vedr. arbejdet med 141 handleplaner og pædagogiske handleplaner samt anvendelse af Bostedsystemet i forhold hertil. Tilsynet anbefaler, at beboermapperne med det samme placeres og opbevares i aflåst skab og/eller lokale. Det anbefales, at der hurtigst muligt sikres dækkende dokumentation og journalisering alene i Bostedsystemet, og at de fysiske beboermapper afskaffes. 9. Opfølgning Andet 2

140 Bilag: 7.6. Tilsynsrapport Bryghuset Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /13

141 Uanmeldt tilsyn Rapport Stedets navn: Bryghuset Bryghusvej 2, 1.sal Tilsynsbesøg er udført: Tilsynet er gennemført af: Jesper Due Pytlick og Gert Müntzberg Rapport udarbejdet og sendt til stedet: Endelig rapport: På tilsynet talte tilsynsførende med: Leder: Ja Medarbejdere: Ja forholdsvis ny Beboere/brugere: Ja to beboer Sammenfattende vurdering Det er tilsynets vurdering, at der er overensstemmelse mellem Bryghusets målgruppe og bestemmelserne i Servicelovens 107. Det er ligeledes tilsynets vurdering, at Bryghuset har relevante faglige kompetencer i forhold til målgruppen. I det omfang det har været muligt at undersøge og iagttage i forbindelse med tilsynet, er det tilsynets vurdering, at botilbuddet udfører indsatsen i relation til borgerne i målgruppen på et kvalificeret fagligt niveau. Tilsynet har haft særligt fokus på pædagogiske handleplaner og anvendelsen af tilbuddets journaliserings- og dokumentationssystem (Bosted). Her blev det konstateret, at der er 141 handleplaner og pædagogiske handleplaner på borgerne. Tilsynet konstaterede dog, at en del af 141- og de pædagogiske handleplaner er af ældre dato. Det stod ikke klart for tilsynet hvorvidt de tilgængelige 141 handleplaner var gældende og retvisende i forhold til borgernes aktuelle og individuelle behov. Tilsynet anbefaler, at der sættes et forstærket fokus på arbejdet med handleplaner herunder sagsgange, dokumentation og samarbejdet med myndighed. Tilsynet anbefaler ligeledes fokus på struktur og procedure vedrørende arbejdet med dokumentation i Bostedsystemet. Da tilsynet foregik i dagtimerne, var kun en begrænset del af beboerne på Bryghuset hjemme og til stede under tilsynet. Der tages forbehold for dette i relation til vurdering af beboeraspekter i det følgende. Fokusområder (Aftalt med centerlederen inden tilsynsbesøg) Pædagogiske handleplaner Brug af Bostedsystemet (Journaliserings- og dokumentationssystem) 1. Observation (Vurdering af fysiske rammer, umiddelbare indtryk mm.) Bryghuset er opført som etagebyggeri og huser foruden støttecentret plejeboliger til ældre borgere. Støttecentret er placeret på første sal. Der er elevator, således at kørestolsbrugere og gangbesværede beboere har adgang til samtlige etager. Støttecenterboligerne er placeret i umiddelbar tilknytning til hinanden. Der er 9 beboere tilknyttet støttecenteret. Fællesarealerne fremstår lyse og imødekommende. Lejlighederne vurderes velegnede til målgruppen. Tilsynet har besigtiget to lejligheder under besøget. Flere beboere var til stede på botilbuddet under tilsynet, og det umiddelbare indtryk er, at beboerne drager nytte af boligernes placering i tilknytning til hinanden. 2. Dokumentation ( 141, handleplaner, behandlingsplaner, procedurer, indberetninger mm.) Tilsynet havde særligt fokus på handleplaner og anvendelsen af Bostedsystemet. Tilsynet gennemgik alle sager. Her blev det konstateret, at der er 141 handleplaner og pædagogiske handleplaner på borgerne. Tilsynet konstaterede dog, at en del af 141- og de pædagogiske handleplaner er af ældre dato. Det stod ikke klart for tilsynet hvorvidt de tilgængelige 141 handleplaner var gældende og retvisende i forhold til borgernes aktuelle og individuelle behov. Tilsynet anbefaler, at der sættes et forstærket fokus på arbejdet med handleplaner, herunder sagsgange, dokumentation og samarbejdet med myndighed. Tilsynet anbefaler ligeledes fokus på struktur og procedure vedrørende arbejdet med dokumentation i Bostedsystemet. 1

142 3. Faglighed (Pædagogik, metode, kompetenceniveau mm.) Medarbejderrepræsentant vurderer, at personalegruppen har de nødvendige kompetencer til at varetage målgruppens behov. Tilbuddet har en beboer, der har særforanstaltning og dermed særlige behov. Der er fokus på beboerens behov, og tilbuddet er samtidig opmærksom på beboerens indvirkning på de øvrige beboere. På baggrund af tilsynets samtaler med leder, medarbejder og beboere, observationer og oplysninger i Bosted vurderer tilsynet, at målgruppen er omfattet af Servicelovens 107. Det er ligeledes vurderingen, at Bryghuset har de nødvendige faglige kompetencer til at varetage opgaverne i relation til målgruppen. 4. Trivsel (Umiddelbare indtryk ud fra tilsynet) Det er tilsynets umiddelbare vurdering, ud fra iagttagelse på stedet med de beboere der var til stede, at både beboere og medarbejdere generelt befinder sig godt på Bryghuset. 5. Beboere/brugere (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Der er gennemført interview med to beboere, som generelt oplever at blive behandlet godt af medarbejderne. De fysiske forhold på stedet vurderes umiddelbart at være velegnede i forhold til de borgere, der er i målgruppen for tilbuddet. 6. Pårørende (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Der er løbende dialog med pårørende. Under det uanmeldte tilsynsbesøg var der ikke pårørende tilstede, hvorfor tilsynet ikke har talt med pårørende. 7. Arbejdsmiljø (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Både medarbejdere og leder vurderer, at arbejdsmiljøet på Bryghuset er godt. 8. Anbefalinger og bemærkninger Tilsynet anbefaler, at der sættes et forstærket fokus på arbejdet med handleplaner, herunder sagsgange, dokumentation og samarbejdet med myndighed. Tilsynet anbefaler ligeledes fokus på struktur og procedure vedrørende arbejdet med dokumentation i Bostedsystemet. 9. Opfølgning Andet 2

143 Bilag: 7.7. Tilsynsrapport Hostrupvej Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 2662/14

144 Uanmeldt tilsyn Rapport Stedets navn: Støttecentret Hostrupvej, Hostrupvej 9A, 5771 Stenstrup Tilsynsbesøg er udført: Tilsynet er gennemført af: Jesper Due Pytlick og Gert Müntzberg Rapport udarbejdet og sendt til stedet: Endelig rapport: På tilsynet talte tilsynsførende med: Leder: Ja Medarbejdere: Ja Beboere/brugere: Ja en enkelt beboer Sammenfattende vurdering Det er tilsynets vurdering, at der er overensstemmelse mellem støttecentrets målgruppe og bestemmelserne i Servicelovens 107. Det er ligeledes tilsynets umiddelbare vurdering, at støttecentret generelt har relevante faglige kompetencer i forhold til målgruppen. I det omfang det har været muligt at undersøge og iagttage i forbindelse med tilsynet, er det tilsynets vurdering, at støttecentret udfører indsatsen i relation til borgerne i målgruppen på et kvalificeret fagligt niveau. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer i fælleslokaliteterne er velegnede til formålet. Tilsynet anbefaler et forstærket fokus på struktur og procedure vedrørende arbejdet med handleplaner i Bostedsystemet. Fokusområder (Aftalt med centerlederen inden tilsynsbesøg) Pædagogiske handleplaner Brug af Bostedsystemet (journaliserings- og dokumentationssystem) 1. Observation (Vurdering af fysiske rammer, umiddelbare indtryk mm.) Støttecentret Hostrupvej er beliggende i tilknytning til Stenstrup Plejecenter. De 10 beboere på støttecentret har hver deres selvstændige lejlighed. Støttecentret har fælleslokaliteter med køkken og fællesrum samt personalekontor. De fysiske rammer i fælleshuset vurderes at være velegnede til formålet og fremstår som vedligeholdte og rene. Tilsynet har ikke haft adgang til beboernes lejligheder under besøget. Flere beboere var tilstede på støttecentret under tilsynet og det umiddelbare indtryk er, at der er en respektfuld omgangstone mellem personale og beboere. 2. Dokumentation ( 141, handleplaner, behandlingsplaner, procedurer, indberetninger mm.) Tilsynet har gennemgået dokumentationen i Bostedsystemet (journaliserings- og dokumentationssystem) med særligt fokus på 141 handleplaner udfærdiget af myndighedssagsbehandler i henhold til serviceloven samt med fokus på de pædagogiske handleplaner, som udfærdiges af støttecentrets medarbejdere. Der foreligger pædagogiske handleplaner på samtlige beboere. Ved gennemgang af handleplaner efter servicelovens 141 kan det konstateres, at der foreligger 141 handleplaner på samtlige beboere. Tilsynet konstaterer at 5 beboeres 141 handleplaner er mere end 1 år gamle. Af disse er 2 beboeres 141 handleplaner mere end 3 år gamle. Tilsynet anbefaler, at de 141 handleplaner der er af ældre dato, snarest erstattes af opdaterede handleplaner i Bostedsystemet. Tilsynet anbefaler generelt et forstærket fokus på struktur og procedure i forbindelse med arbejdet med handleplaner i Bostedsystemet. 3. Faglighed (Pædagogik, metode, kompetenceniveau mm.) I de seneste år har der været en udvikling i målgruppen på støttecentret, da der er flyttet enkelte borgere ind med andre 1

145 problemstillinger og udfordringer, end man traditionelt har haft boende på støttecentret. Medarbejder vurderer, at medarbejdergruppen samlet set har kompetencerne til at varetage opgaverne med de nye beboere. Der arbejdes med sparring internt i medarbejdergruppen og i det tværgående team, man er en del af. I det omfang det har været muligt at undersøge og iagttage i forbindelse med tilsynet, er det tilsynets vurdering, at støttecentret udfører indsatsen i relation til borgerne i målgruppen på et kvalificeret fagligt niveau. 4. Trivsel (Umiddelbare indtryk ud fra tilsynet) Den beboer, som tilsynet interviewede, gav klart udtryk for at han trives på støttecentret. Han oplever at personalet er hjælpsomt og hjælper ham med det, han har behov for. Beboeren gav samtidig udtryk for et ønske om, at personalet havde lidt bedre tid til at understøtte socialt samvær mellem beboerne i fælleslokalerne. 5. Beboere/brugere (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Under tilsynet oplevedes en positiv dialog mellem medarbejdere og beboere. Der er gennemført interview med en enkelt beboer, som generelt oplever at blive behandlet godt af medarbejderne. De fysiske forhold på stedet vurderes umiddelbart at være velegnede i forhold til de borgere, der er i målgruppen for tilbuddet. Der afholdes husmøde hver 3. uge, hvor beboere kan tage de emner op, de ønsker. Husmøder anvendes tillige til orientering om beboerrelevante emner. Der har det seneste år ikke været tilfælde af magtanvendelse. 6. Pårørende (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Der er stor forskel på, hvordan kontakten er mellem støttecentret og beboernes pårørende. Dette afhænger bl.a. af, hvad beboerne ønsker og har givet samtykke til. Kontakthyppighed og indholdet i kontakten varierer således betydeligt. Der afholdes pårørendeaften på støttecentret én gang om året. 7. Arbejdsmiljø (Giver tilsynet anledning til bemærkninger?) Både medarbejdere og leder vurderer, at arbejdsmiljøet på støttecentret er godt. Dog kan det være udfordrende for medarbejderne med alenearbejde, som forekommer fredag, lørdag og søndag. Der er under tilsynet en utvungen, uformel og venlig omgangsform medarbejderne imellem. 8. Anbefalinger og bemærkninger Tilsynet anbefaler, at de 141 handleplaner der er af ældre dato, snarest erstattes af opdaterede handleplaner i Bostedsystemet. Tilsynet anbefaler generelt et forstærket fokus på struktur og procedure i forbindelse med arbejdet med handleplaner i Bostedsystemet. 9. Opfølgning Andet 2

146 Bilag: 7.9. Handicaprådets høringssvar vedr. tilsyn med Socialafdelingens tilbud 2013 Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 47062/14

147 Social og Sundhed Svinget Svendborg Social- og Sundhedsudvalget Tlf Fax marts 2014 Handicaprådets høringssvar vedr. driftsorienterede tilsyn med Socialafdelingens tilbud i 2013 Handicaprådet har på sit møde den 3. marts drøftet tilsynsrapporter vedrørende følgende tilbud: Sagsid: 07/9619 Cpr: Afdeling: Staben i Socialafdelingen Ref. SFAINC Bo- og behandlingstilbuddet Høje Bøgevej Kursuscenter Impuls Botilbuddet Ryttervej Botilbuddet Søndergade Støttecentret Bryghuset Støttecentret Hostrupvej Rådet afgiver følgende høringssvar: Handicaprådet tager tilsynsrapporterne til efterretning og udtrykker tilfredshed med, at der fortsat er fokus på handleplanerne. Per Christensen Per Christensen formand for Handicaprådet Telefontid: Mandag-onsdag Torsdag Fredag Åbningstider ved personligt fremmøde Mandag-fredag Torsdag tillige

148 Bilag: Høringssvar vedr. tilsynsrapporter Rådet for socialt udsatte borgere Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 58839/14

149 Social og Sundhed Svinget Svendborg Tlf Fax Høringssvar - tilsynsrapporter 2013 Rådet for socialt udsatte borgere har fået forelagt tilsynsrapporter for Rådet tager rapporterne til efterretning. Poul Weber Rådet for socialt udsatte borgere Svendborg Kommune 20. marts 2014 Sagsid: 09/12957 Rådet for socialt udsatte borgere Telefontid: Mandag-onsdag Torsdag Fredag Åbningstider ved personligt fremmøde Mandag-fredag Torsdag tillige

150 Bilag: 7.8. Ungeafdelingen Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 60210/14

151 Stedets navn: Ungeafdelingen Unge afdelingen tilbyder ambulant behandling Uanmeldt ledelsestilsyn Rapport Tilsynsbesøg er udført: 13. december 2013 samt tillægstilsyn d. 5. marts Tilsynet er gennemført af: Centerleder for Socialpsykiatri Ellen Christensen og faglig konsulent Mette Dubert Rapport er udarbejdet og sendt til Ungeafdelingen for gennemsyn: 16/ & d. 5/ Endelig rapport forelægger: 7/ På tilsynsdagen d. 13. december talte tilsynet med 2 medarbejdere, hvoraf den ene viser tilsynet rundt mens den anden fortæller om metoder og faglige tilgange samt arbejdet med behandlingsplaner. Ved tillægstilsynet d. 5. marts 2014 taler tilsynet med en unge bruger - omfatter kun punkt 3 i tilsynsrapporten. Sammenfattende vurdering Tilsynet møder engagerede medarbejdere og det er tydeligt for tilsynet, at der er stort fokus på metoder og faglige tilgange. Det afspejler sig bla. gennem fokus på inddragelse af den unge og på kompetenceudvikling omkring den motiverende samtale gennem sparring i den tværfaglige medarbejdergruppe og med supervision af MI uddannet. Ungeafdelingen anvender ligeledes den ugentlige konference i den tværfaglige medarbejdergruppe til gensidig sparring og opstart af behandlingsplaner, som sidenhen tilrettes med den unge, så det giver mening for den enkelte. Fokusområder a. Tale med en ung borger b. Spørge ind til metoder og faglige tilgange c. Se en behandlingsplan d. Belægningsprocent 1. Observation (Vurdering af fysiske rammer, umiddelbare indtryk mm.) Tilsynets umiddelbare indtryk af de fysiske rammer er, at de er rare og indbydende. Huset har en hjemlig atmosfære understøttet af stedets indretning med hyggelige kontorer i stueplan og 1. sal samt valg af møbler og udsmykning på væggene. På 1. salen er der herudover et stort lokale, som tidligere har været brugt til grupper. Medarbejderne fortæller, at køkkenet i huset er samlingspunkt og her, at medarbejderne udveksler viden og sparrer ved den ugentlige konference. 2. Faglighed metoder og faglige tilgange Medarbejderen fortæller, at den gode relation er forudsætningen for at kunne hjælpe de unge at skabe en behandlingsalliance - og at et vigtigt fokus er motivationsarbejde og udvikling. Medarbejderen henviser til Ungebehandlingens fyldige kvalitetsstandard, som beskriver husets tilgange. Der er i hverdagen fokus på at anvende evidensbaserede metoder - bla. kognitiv og systemisk tilgang, Den Motiverende Samtale (MI), øreakupunktur, hashmodel, inddragelse af netværk, psykoeducation stofeducation m.m. Medarbejdergruppen er i en proces med at få et fælles sprog v.hj.a tilgangen MI, hvor medarbejderne superviseres af uddannet MI supervisor Tom Barth.

152 Medarbejderne arbejder 1 time ugentligt med hinanden omkring spørgeteknikker ex. hvordan man finder forandringsudsagn, hvordan man agerer i situationer hvor borgeren oplever kaos oa. Medarbejderen fortæller, at det er nyt, at der foregår en systematisk træning og sparring. Alle misbrugsbehandlere har eget kontor, da misbrugsbehandlerne primært har individuelle samtaler. I perioder tilbydes ligeledes gruppebehandling, dog ikke pt. Der har tidligere været grupper for stoffrie og pårørende. Der er planer om at starte en ny hash-gruppe op. På forespørgsel om hvorfor der pt. ikke er en gruppe, er svaret, at det kræver, at de unge er relativt velfungerende og at der er et samtidigt behov hos flere. Medarbejderne i Ungeafdelingen kan varetage antabusudlevering efter ordination fra afdelingens læge. Såfremt der er behov for substitutionsbehandling, varetages denne af Voksenafdelingen, hvor der er sundhedsfagligt personale og mere lægedækning end i Ungeafdelingen. Dagbehandlingen er et tilbud til unge, som har behov for et mere intensivt forløb, end det ambulante behandlingstilbud. Dagbehandlingens behandling er fire dage ugentligt. 3. Beboere/brugere På første tilsynsbesøg lykkes det ikke tilsynet at tale med en bruger. Tilsynet taler derfor efterfølgende med en ung borger d. 5. marts og tilsynet konkluderer, at borgeren oplever at få god, relevant og kompetent hjælp, der tager udgangspunkt i den unges individuelle ønsker. Det baseres ud fra svar på følgende spørgsmål: 1. Hvordan oplever den unge tilbuddet i Ungebehandlingen? 2. Hvilke udviklingspunkter ser den unge, at Ungebehandlingen har? Den unge er tilfreds med tilbuddet i Ungeafdelingen, som blev igangsat via henvisning fra egen læge. Den unge oplever, at blive taget godt imod, og udtrykker stor tilfredshed med at behandlingen planlægges i samråd mellem behandler og bruger. Havde selv godt indblik i faktaviden om misbrug forinden via internettet. Den unge fortæller, at han har den samme behandler hver gang og at de ugentlige individuelle samtaler handler om alt - fra misbrug til hverdagsting og at snakken altid er om det, som der er behov for. Oplever at få god hjælp, nyttige redskaber og guidning til at gå den rigtige vej. Samtalerne er tidsmæssigt planlagt, så den unge kan fortsætte uddannelse og hverdagsliv. På forespørgsel om, hvad den unge tænker om gruppebaserede behandling svares det, at det kunne være interessant, at høre andres perspektiver, men pgl. vil foretrække formen foredrag- evt. med unge, der selv har været i behandling i Ungeafdelingen. Brugeren fortæller, at han har fået tilbudt at inddrage relevante pårørende i samtaleforløbet, og at det vil være interessant på sigt, hvis det opleves rigtigt at gøre. Den unge påpeger, at placeringen af huset ikke opleves optimal. Beliggenheden ved siden af både fitness- og bowlingcenter og tilbuddets helt fri beliggenhed medfører, at det er vanskeligt at være anonym. Den unge kender flere, som ikke vil komme i Ungebehandlingen, da risikoen for at blive set opleves for stor. Ser sig altid selv omkring først, inden han træder ind af døren. 4. Dokumentation Tilsynet får fremvist EKJ systemet, hvor behandlingsplaner til alle borgere bliver journaliseret. Der

153 arbejdss ud fra den samme skabelon med baggrundsdata og visitationsreferat. Pågældende medarbejder fortæller, at alle borgere har en plan. Den ser forskellig ud alt efter alder (over og under 18 år) og problematikker. Medarbejderne fortæller, at hos mange af de unge er der samtidig psykiske problemstillinger og derfor er en grundig udredning for alle meget centralt. Det oplyses, at en ny skabelon til behandlingsplaner er under udarbejdelse mhp. at kvalitetssikre og sikre en vis ensartethed. Medarbejderen fortæller, at borgerne indskrives forskelligt nogle er selvhenvendere, for andre kommer kontakten gennem forældrene, skolen eller med hjælp fra en anden ung. Medarbejderen fortæller, at der er ugentlige konferencer af 1 times varighed mhp. at kvalitetsikre behandlingsplaner. Her deltager alle medarbejderne på tværs af faggrupper. Behandlingsplanen tilrettes løbende i samråd med den unge. Medarbejderen understreger flere gange, at det er vigtigt at planen giver mening for den unge ellers giver behandlingen ikke resultater og herefter fortsætter samtalen omkring behandlingsalliancen med den unge, som nævnt under punkt Belægningsprocent Belægningsprocenten er aktuelt på pladser ud af 65. Dvs %. 6. Anbefalinger og bemærkninger Det anbefales at følge det videre arbejde med udarbejdelse og ibrugtagning af behandlingsskabelon samt kvalitetssikring og ensartethed i dokumentationen 7. Opfølgning Det er ikke nødvendigt med opfølgning. Andet Ungebehandlingen deler afdelingsleder med alkoholbehandlingen og medarbejderne fortæller, at det bla. kan mærkes ved opgaveglidning af administrative opgaver. Medarbejderne fortæller, at arbejdspladsen har været ramt af en del ikkearbejdsrelateret sygdom i 2013 i medarbejderstaben.

154 Bilag: 8.1. Oversigt over ansøgninger til Tilgængelighedspuljen 2014 Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 37188/14

155 Tilgængelighedspuljen 2014 ansøgninger februar 2014 Fysisk tilgængelighed: Nr. Ansøger Formål Beskrivelse Kr. excl. oms Bevilling 1 Svendborg Rådhus Sikre adgang for kørestolsbrugere til udvalgsværelser, Borgmester og Direktionssekretariat 2 Den selvejende institution Sikre adgang til Rottefælden og Baggårdteatret Rottefælden for brugere af kørestol og rollator 3 Center for Ejendomme og Sikre adgang for kørestolsbrugere ved Teknisk Service Issøskolen, afd. Stenstrup 4 Center for Ejendomme og Sikre handicappede adgang til offentlige toiletter Teknisk Service 5 Center for Ejendomme og Teknisk Service 6 Ollerup Plejecenter, Kvisten, Havestuen, Oasen og Udsigten ved Lundeborg Havn Sikre tilgængelighed til toilet på Torvet efter forslag fra Danske Handicaporganisationer At sikre dårligt gående beboere mulighed for at komme udenfor og deltage i socialt samvær og kommunale aktiviteter og dermed mindske ensomhed og isolation 7 Botilbuddet Ryttervej At lette beboernes adgang til fysisk aktivitet, socialt samvær og kommunens tilbud og arealer 8 Svendborg Bibliotek At gøre opmærksom på adgang for alle til Skårup Bibliotek efter integration i den nye Multihal med adgang fra 7-22 alle ugens dage 9 Vestermarkskolen, Afd. Vester Skerninge 10 Grønnemoseværkstederne At øge de handicappede brugeres muligheder for at deltage i udendørs aktiviteter Etablering af handicap trappelift på Rådhuset ved trappen fra Byrådssal ned til udvalgsværelser og Direktionssekretariat Lægning af fliser fra handicapparkeringspladsen til indgangspartiet Etablering af rampe ved hovedindgangen Etablering handicaptoilet og niveaufri adgang i ny toilet pavillon Flytning og udvidelse af handicaptoilet, herunder etablering af nyt dørhul, ny dør med automatisk døropluk samt opsætning af skillevæg. Anskaffelse af en 2-personers el-scooter til brug for plejecentrets 42 beboere Indkøb af Duo-cykel med motor. Den nuværende duo-cykel benyttes dagligt og trænger til udskiftning. Ved udvidelse af Ryttervej til 40 pladser forventes efterspørgslen at stige. Certificering, et års abonnement, eventuelle ændringer samt anskaffelse af udstyr til svagtseende og hørehæmmede kr kr kr kr kr kr kr kr. At sikre handicappede tilgang til skolegården Etablering af 2 stk. ramper til niveaufri adgang kr. Indkøb og opsætning af halvtag som læ for kr. nedbør kan udføres af brugerne 11 Grønnemoseværkstederne At sikre en handicapvenlig tilgængelighed til Montering af elektriske døråbnere og vindfang kr.

156 stedets busholdeplads og gøre kørestolsbrugere uafhængige af personalets hjælp Nr. Ansøger Formål Beskrivelse Kr. excl. oms Bevilling 12 Socialfagligt Center Øget tilgængelighed for kørestolsbrugere til at bruge selvbetjeningsløsninger på afdelingens borger-pc 13 CSV Sydfyn Lette adgangen for kørestolsbrugere til kollegiets opholdsrum samt boliger på 2.sal 14 Byhaveskolen Ophævelse af fysisk adskillelse mellem 16 Rytmisk Musikforening i Ribers Gård Byhaveskolen og Fritidshjemmet Kolibrien Øge tilgængeligheden for kørestolsbrugere til huset og handicaptoilet Etablering af ny skranke med fleksibel placering af pc Etablering af dørpumper ind til opholdsrum og lejligheder Etablering af passage mellem skolens og Kolibriens legearealer Udskiftning af dør til Spillestedet og Trykkeriet samt forhøjning af gulv, så der bliver direkte indkørsel til toilet kr kr kr kr. Digital tilgængelighed: Nr. Ansøger Formål Beskrivelse Kr. excl. oms Bevilling 17 Gudbjerg Plejecenter Aktiviteter til de lettere hjerneskadede ældre, som bor på plejecenter med fx computerspil eller som hjælp til at få læst en tekst, bøger og aviser op 18 Gudbjerg Plejecenter At aktivere de ældre, så de nemt kan tænde og skifte kanal på TV, hvor de kan søge film, gå på nettet m.m. Indkøb af 3 ipads samt kabling Udskiftning af utidssvarende og defekt TV med et 55 tommer Smart TV med opsætning, som borgerne kan betjene selv, derfra hvor de sidder i fællesstuen Oprettelse af cafénet, PDS-kabling og accespoint samt indkøb af 4 Ipad air Indkøb af 2 ældrevenligt DUKA pc er med stor skrift og skærme samt kabling kr kr. + ½ års internet 19 Trollemose Plejecenter At borgerne får adgang til internet og dermed digital postkasse kr. 20 Plejecenter Vest, Aldersro At give ældre borgere adgang til digital postkasse kr. m.v. 21 Aktivitetscenteret At oplære ældre borgere i at håndtere internettet, Køb af DUKA pc er samt ½ års abonnement kr. Munkevænget herunder Nem-ID og andre nødvendigheder 22 Bryghuscentret, dagcentret At tilgodese svagtseende borgere, så de kan 70 tommer TV til fremvisning af film, fotos og kr. inkluderes og inddrages i aktiviteterne på lige fod daglig info med øvrige brugere 23 Ollerup Plejecenter, Klubben At øge tilgængeligheden til kommunens service Anskaffelse af 2 DUCA pc samt oplæring af kr. borgerne i anvendelse af pc og digital post 24 Plejecenter Trollehøj At tilbyde bl.a. demenstræning og Køb af interaktiv Focus Touch skærm, som kr. sansestimulering til beboerne kan betjenes med én finger 25 Behandlingscenter At tilbyde udsatte unge adgang til digital post og Indkøb af 2 bærbare computere og indretning kr. Svendborg, Ungeafdelingen forbedre tilgængeligheden til kommunens ydelser af EDB-hjørne 2

157 26 Behandlingscenter Svendborg, Voksenafdelingen At sikre auditiv formidling af kollektive beskeder til ordblinde og udsatte klienter Indkøb af apparatur med touch screen samt oplæring af 2 superbrugere kr. Nr. Ansøger Formål Beskrivelse Kr. excl. oms Bevilling 27 Bryghuset, plejeboliger At give beboerne mulighed for at anvende itløsninger til kommunikation med det offentlige mv. 28 Plejecenter Vest, Christinehaven, Dagcentertilbud At give støtte til oprettelse og benyttelse af digital postkasse m.v. 29 CSV Sydfyn At sikre digital kommunikation for en ny gruppe elever, der starter på CSV efter sommerferien Indkøb af pc samt hæve-sænkebord. Mobilt bredbånd betales over beboernes servicepakke Indløb af 2 ældrevenlige DUKA bærbare computere, printer og serviceaftale Indkøb af 2 ipads, kommunikationsprogrammer og udpegningscover kr kr kr. Ansøgt for i alt: kr. Fysisk tilgængelighed: kr Digital tilgængelighed: kr Til fordeling: kr. 3

158 Bilag: 8.2. Fordeling af Tilgængelighedspuljen 2012 og 2013 Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 53304/14

159 Tilgængelighedspuljen fordeling 2012 og 2013: 2012: Lokation Projekt Kr. Svendborg Bibliotek Forbedring af den fysiske tilgængelighed og certificering i Issø-skolen Opsætning af kørerampe foran hoveddør Vestermarkskolen, Afd. Fåborgvej Borgerservice Jobcentret Etablering af BC-lift til forbedring af adgangsforhold ved kælderafdeling med kantine og faglokaler Opsætning af 4 stk. DUKA pc, som er ældreog handicapvenlige Udskiftning af den yderste del af indgangsparti til automatiske skydedøre Hjemmepleje Øst Montering af elektrisk dørautomatik på 3 døre Svendborg Musikskole Etablering af rampe og tilpasning af sokkel : Lokation Projekt Kr. Sektion Bryghuset Indkøb af Duocykel for at lette beboernes adgang til fysisk aktivitet, socialt samvær og kommunens tilbud og arealer Svendborg Rådhus Etablering af handicapvenlig dør ved indgang C fra parkeringspladsen i Rådhusgården Svendborg Rådhus Etablering af handicaptoilet i nærheden af elevator og i opgang C Skårup Børnehus Etablering af handicapvenligt toilet Etablering af nyt elektrisk indgangsparti ved Svendborg Musikskole hoveddøren mod Dronningemaen Plejecenter Caroline DUKA ældrevenlig pc med stor skrift og touch Amalielund skærm samt tastatur og ½ års abonnement Grønnemoseværkstederne til multihandicappede brugere Smart TV m interaktiv skærm samt 3 tablets Grønnemoseværkstederne pc'ere til borgere med 3 bærbare pc'ere samt 2 opkoblinger på faste læsevanskeligheder

160 Bilag: 9.1. Statusrapport for 2013 Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 61583/14

161 Rekruttering og fastholdelse på ældreområdet, statusrapport for 2013 Baggrund Ældreområdet gennemførte et projekt i perioden med fokus på rekruttering og fastholdelse af medarbejdere på ældreområdet. Projektet udmundede i en rekrutterings- og fastholdelsesstrategi med en lang række tiltag. Tiltagene var bl.a. personalepolitik, vision for god sektionsledelse, arbejdsglædens pris, efteruddannelse, medarbejdernes mærkedage i Fyns Amtsavis, jobrotation, arbejde med sygefravær, mentorordninger, samarbejde om brobygning med skolerne, deltagelse i job- og uddannelsesmesser. Svendborg Kommune Social og Sundhed Svinget Svendborg Telefon: social@svendborg.dk Sagsnr.: 14/ Dina Moos Riggelsen Formålet med dette statusnotat er at følge udviklingen omkring rekrutteringen og fastholdelsen af medarbejdere. Dels for at opdage evt. tendenser, og dels at følge op med indsatser proaktivt. De nøgletal, der ses på, er: Udviklingen i antallet af ansøgere til ledige stillinger, årsager til medarbejderne forlader deres job frafaldsårsager - og Social- og Sundhedsskolens optag. Nøgletal Ansøgere til ledige stillinger Denne analyse koncentrerer sig om medarbejdere i plejen. Det vil sige, social- og sundhedshjælpere og assistenter og lign. fra tidligere uddannelsesordninger samt sygeplejersker. Se figur 1. Antallet af opslåede stillinger i plejen lå i 2013 på 8,2. Dette er lidt højere end de foregående to år og på niveau med Der har været ansøgere til samtlige stillinger, og i gennemsnit har der været godt 20 ansøgere pr. opslået stilling, hvilket er lidt lavere end de seneste år. Set samlet har ældreområdet i 2013 dog ikke haft vanskelligheder i forhold til at tiltrække og rekruttere medarbejdere i plejen.

162 Figur 1. Antallet af ansøgere til ledige stillinger Ledige stillinger i Gennemsnitlig antal plejen gennemsnit ansøgere pr. ledig pr. måned stilling Procentandel af stillinger med 0 ansøgere ud af alle ledige stillinger ,4 2,2 24,5 % ,8 4,6 12,9 % ,8 8,1 3,0 % ,1 25,9 0 % ,7 26,7 0 % ,2 23,4 0 % ,2 20,6 0 % Frafaldsårsager En analyse af medarbejdernes grunde til at forlade deres job på ældreområdet, er en indikator for ældreområdets evne til at fastholde medarbejdere. Se figur 2. I det følgende ses der udelukkende på medarbejdere i faste stillinger. 73 medarbejdere har forladt deres stilling på ældreområdet, hvilket er lavere end de andre år, hvor der er foretaget opgørelser. Hver tredje medarbejder er gået på pension eller efterløn. I alt har 24 % skiftet til anden stilling i ældreområdet enten i Svendborg Kommune eller anden kommune. 11 % har videreuddannet sig og 16 % er blevet opsagt. I 2013 har ældreområdet således ikke haft udfordringer i forhold til at fastholde medarbejderne. Få har forladt jobbet, og hver 3. af disse er gået på efterløn eller pension. Figur 2: Årsager til frafald Antal, der forlader jobbet Anden stilling på ældreomr. i kommunen Opskoling/eft eruddannelse Pension/efter -løn Opsagt pga. sygefravær Job på andet område Job på ældreområde i anden kommune Andet ,3% 11,0% 34,2% 16,4% 6,8% 12,3% 6,8% ,1% 7,1% 31% 26,2% 4,8% 3,6% 20,2% ,6% 18,6 % 24,4 21 % 9,3% 8 16,3 14 % 5,85 % 12 14,0 % ,3 % 15,4 % 18,7 % 13,2 % 13,2 % 5,5 % 19,8 % ,6 % 12,7 % 12,7 % 14,9 % 13,4 % 8,2 % 13,4 % Side 2 af 3

163 Det er i figur 3 opgjort, hvor længe de medarbejdere, som har forladt deres job, har været ansat. Dette er ligeledes en indikation for, om ældreområdet formår at fastholde medarbejderne. Kun ganske få af de medarbejdere, der har forladt deres stilling har været ansat i kort tid under 1 år. Knap hver 2. har været ansat i over 5 år ved fratrædelsestidspunktet. Figur 3: Ansættelsesperiode 0-6 måneder 6-12 måneder 1-5 år 5-10 år Over 10 år. I alt ,5 45,2 20,5 28, ,7 10,7 26,2 16,7 35, ,3 4,7 40,6 14,0 31, ,9 5,4 46,2 18,3 17, ,4 15,9 38,6 14,4 13,6 100 Social- og Sundhedsskolens optag Fødekæden for potentielle medarbejdere på ældreområdet starter ved Social- og Sundhedsskolen. Derfor følges optagene på Social- og Sundhedsskolen hver år, se figur 4. I 2013 blev holdene fyldt op, hvilket de også er blevet de seneste år. Social- og Sundhedsskolen har således ikke problemer i forhold til at tiltrække medarbejdere. Figur 4. Sosu-skolens ansøgertal, optagede m.m. Antal optagede (ledige pladser) (venteliste) (venteliste) Konklusion Samlet set har ældreområdet på baggrund af de ovenstående nøgletal ikke haft vanskeligheder i forhold til hverken rekruttering eller fastholdelse af medarbejdere i Der er derfor for nuværende ikke behov for yderligere tiltag i forhold til rekruttering og fastholdelse. Side 3 af 3

164 Bilag: Procedure ensomhedspulje Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 60451/14

165 Information om midler fra Social- og Sundhedsudvalgets pulje vedr. Forebyggelse og afhjælpning af ensomhed blandt svage ældre Hvem kan søge om midler? Alle frivillige foreninger i Svendborg Kommune, som har aktiviteter i forhold til at forebygge eller afhjælpe ensomhed blandt ældre borgere, kan ansøge om puljemidler. Hvad kan der søges midler til? Der kan søges om midler til en lang række af aktiviteter, som skal komme ældre borgere, der er ensomme eller i risiko for at blive ensomme, til gode. Svendborg Kommune Social og Sundhed Sekretariatet Svinget Svendborg Telefon: social@svendborg.dk Sagsid.: 14/8965 Dina Moos Riggelsen Midlerne skal støtte aktiviteter, hvor den frivillige indsats er kernen i aktiviteten og primært udføres af frivillige. Dog kan der gives støtte til at lønne personale, der organiserer og koordinerer frivillige indsatser. Aktiviteten skal være lokalt forankret og overvejende komme kommunens borgere til gode. Eksempler til ansøgninger? Der kan søges om midler til en bred vifte af aktiviteter både målrettet enkelte borgere eller grupper af borgere. Det kunne fx være arrangementer, så som kurser, udflugter og foredrag, men også fx indsatser for borgere i eget hjem eller på plejecentre mv. Endelig kan en del af midlerne i en ansøgning gå til fx annoncering og befordring. Der kan desuden søges om tilskud til aktiviteter, som styrker de frivillige organisationers arbejde, således de kan nå ud til flere borgere. Hvordan og hvornår ansøger man? Ansøgningen skal ske på ansøgningsskema, som findes på Svendborg Kommunes hjemmeside under om kommunen legater og puljer. Her skal bl.a. være en kort beskrivelse af aktivitet og formål samt ligge et budget. Ansøgte midler skal benyttes i indeværende år. Ansøgningsfristen er den 15. maj 2014 og Social- og Sundhedsudvalget træffer beslutning vedr. fordeling af midlerne den 2. juni Midlerne udbetales hurtigst muligt herefter. Hvor kan man få hjælp til sin ansøgning?

166 Har man spørgsmål til emnet for sin ansøgning, proceduren eller brug for gode råd er man velkommen til at kontakte AC-fuldmægtig Dina Moos Riggelsen på eller mail Side 2 af 2

167 Bilag: Ansøgningsskema digitaliseringspulje Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 60450/14

168 Direktørområde Social og Sundhed Svinget Svendborg Ansøgning om midler fra Social- og Sundhedsudvalgets pulje Til Frivillige foreninger Støtte til øget digitalisering blandt ældre Ansøgningsfrist torsdag, den 15. maj 2014 kl Ansøgninger sendes på til: 1. Ansøgning fra: Foreningens navn: Adresse: Telefon: Mailadresse: Kontaktperson: 2. Hvad søges der støtte til: Kortfattet og præcis beskrivelse: Hvordan opfyldes formålet om at støtte svage ældre borgere i forbindelse med kravet om en digital postkasse? Kort beskrivelse: 3. Hvilket beløb søges der om: kr. Side 2

169 Direktørområde Social og Sundhed Svinget Svendborg 4. Konto, hvortil eventuelle midler skal overføres: NemKonto: CVR-nr: 5. Orientering om regnskabsaflæggelse Foreninger, som har modtaget midler, skal aflægge regnskab til forvaltningen inden udgangen af april det efterfølgende år. Regnskabet aflægges med bilag eller revisionspåtegning. Det udbetalte beløb er a conto og derfor skal et eventuelt overskud tilbagebetales til Social og Sundhed på ved regnskabsaflæggelse og et eventuelt underskud skal ansøger selv dække ind. 6. Dato og ansøgerens underskrift: Dato: Underskrift: Side 2

170 Bilag: Ansøgningsskema - ensomhedspulje Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 60452/14

171 Direktørområde Social og Sundhed Svinget Svendborg Ansøgning om midler fra Social- og Sundhedsudvalgets pulje Til frivillige foreninger Forebyggelse og afhjælpning af ensomhed blandt svage ældre Ansøgningsfrist torsdag den 15. maj 2014 kl Ansøgninger sendes på til: 1. Ansøgning fra: Foreningens navn: Adresse: Telefon: Mailadresse: Kontaktperson: 2. Hvad søges der støtte til: Kortfattet og præcis beskrivelse: Hvordan opfyldes formålet om at støtte ældre borgere, der er ensomme eller i risiko for at blive ensomme? Kort beskrivelse: 3. Hvilket beløb søges der om: kr. Side 2

172 Direktørområde Social og Sundhed Svinget Svendborg 4. Konto, hvortil eventuelle midler skal overføres: NemKonto: CVR-nr: 5. Orientering om regnskabsaflæggelse Foreninger, som har modtaget midler, skal aflægge regnskab til forvaltningen inden udgangen af april det efterfølgende år. Regnskabet aflægges med bilag eller revisionspåtegning. Det udbetalte beløb er a conto og derfor skal et eventuelt overskud tilbagebetales til Social og Sundhed ved regnskabsaflæggelse og et eventuelt underskud skal ansøger selv dække ind. 6. Dato og ansøgerens underskrift: Dato: Underskrift: Side 2

173 Bilag: Procedure vedr. digitaliseringspulje Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 60449/14

174 Information om midler fra Social og Sundhedsudvalgets pulje vedr. Øget digitalisering af ældre borgere Hvem kan søge om midler? Alle frivillige foreninger i Svendborg Kommune, som har aktiviteter i forhold til at øge graden af digitalisering blandt ældre borgere, kan ansøge om midler. Hvad kan der søges midler til? Der kan søges om midler til aktiviteter eller lignende for borgere over 65, år der ikke har kendskab og/eller har adgang til en computer. Svendborg Kommune Social og Sundhed Sekretariatet Svinget Svendborg Telefon: social@svendborg.dk Sagsid.: 14/8965 Dina Moos Riggelsen Formålet med indsatsen skal være at støtte svage ældre borgere i forbindelse med kravet om en digital postkasse. Det vil fra den 1. november 2014 være lovpligtigt for alle borgere at have en digital postkasse. Aktiviteten skal være lokalt forankret og overvejende komme kommunens borgere til gode. Eksempler til ansøgninger? Der vil kunne søges om midler til en bred vifte af aktiviteter. Det kunne fx være sidemandsoplæring, undervisning, kurser og foredrag samt projekter. Der vil også være mulighed for at ansøge om forskellige følgeudgifter, såsom transportudgifter, leje af lokaler mv. Hvordan og hvornår ansøger man? Ansøgningen skal ske på et ansøgningsskema, som findes på Svendborg Kommunes hjemmeside under om kommunen legater og puljer. Her skal bl.a. være en kort beskrivelse af aktivitet og formål samt ligge et budget. Ansøgte midler skal benyttes i indeværende år. Ansøgningsfristen er den 15. maj 2014 og Social- og Sundhedsudvalget træffer beslutning vedr. fordeling af midlerne den 2. juni Midlerne udbetales hurtigst muligt herefter. Hvor kan man få hjælp til sin ansøgning?

175 Har man spørgsmål til emnet for sin ansøgning, proceduren eller brug for gode råd er man velkommen til at kontakte ACfuldmægtig Dina Moos Riggelsen på eller mail Side 2 af 2

176 Bilag: Beslutning om pulje vedr. ensomhed Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 63084/14

177 From:Lene Mortensen To:Dina Moos Riggelsen Subject:VS: Opfølgning på SSU / Ældrepuljen Fra: Lene Mortensen Sendt: 6. februar :36 Til: Claus Sørensen; Curt Sørensen; Gonzalo Carrillo; Hanne Klit; Hanne Ringgaard Møller; Jesper Ullemose; Lone Juul Stærmose; Ulla Larsen Cc: Kirsten Vie Madsen Emne: Opfølgning på SSU / Ældrepuljen Kære udvalgsmedlemmer På udvalgsmødet i mandags besluttede udvalget vedr. punkt 2 om Ældrepuljen, at forslag 2.5. Ensomt eller aktivt ældreliv ændres til en ansøgningspulje for frivillige sociale organisationer. For en ordens skyld fremsendes udkast til en kort beskrivelse af forslaget til jeres eventuelle bemærkninger (deadline for evt. kommentarer ): 4. Andre initiativer som ikke er foreslået i vejledningen, men som kommunen ønsker at gennemføre for midlerne fra puljen Tilskud til frivillige sociale organisationer der arbejder ift. at understøtte arbejdet ift. ensomme og sårbare ældre Målgruppe Formål med indsats Planlagte aktiviteter Ensomme og sårbare ældre Styrke det frivillige tilbud i Svendborg Kommune i forhold til de organisationer, der arbejder med ensomme og sårbare ældre. Bedre livskvalitet for ensomme og sårbare ældre. Der udloddes en pulje, der kan ansøges af frivillige organisationer, i forhold til projekter der sikrer tilbud til ensomme og sårbare ældre, samt

178 borgere der er i risiko for at blive ensomme. Social- og Sundhedsudvalget udlodder puljen. Økonomi Pulje på kr Budget 2014 Budget 2015 ¾ effekt På forhånd tak Venlig hilsen Lene Mortensen Fuldmægtig Svendborg Kommune Social og Sundhed Sundhed og Forebyggelse Svinget Svendborg Tlf: lene.mortensen@svendborg.dk

179 Bilag: Punkt 2.6. vedr. digitalisering Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 65374/14

180 Uddrag af katalog med indsatser til Ældrepulje 2014, punkt 2.6.

181 Bilag: Høringssvar fra Ældrerådet Udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Mødedato: 07. april Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 71704/14

182 Til Social- og Sundhedsudvalget Ældrerådet Svendborg Kommune Formand Bent Aa. Rasmussen Høringssvar vedr. oprettelse af puljer til ensomhed og digitalisering. Ældrerådet har på sit møde drøftet forslaget om, at der af overførte midler fra ældreområdet oprettes 2 puljer, som frivillige organisationer kan søge. Ældrerådet vurderer, at puljerne vil kunne bidrage godt til frivilligområdet, og at ensomhed og digitalisering er to relevante problemstillinger, at sætte fokus på. Telefon: Mobil: Mail: bent.rasmussen@mail.dk Ældrerådet anbefaler derfor oprettelse af disse 2 puljer. Med venlig hilsen Bent Aa. Rasmussen formand