BESTYRELSESPROTOKOL FOR:

Transkript

1 15. april 2016 BESTYRELSESPROTOKOL FOR: Mødegruppe: Bestyrelsesmøde for Danmarks Medie- og Journalisthøjskole Mødetid: 30. marts 2016 Mødested: Campus Aarhus Dokument: Beslutningsreferat Til stede Formand: Næstformand: Lisbeth Knudsen Thomas Torp Tine Aurvig-Huggenberger Christian Kierkegaard Simon Tøgern Tine Johansen Medarbejderrepræsentanter: Peter Østergaard Sørensen Ole Rode Jensen Studenterrepræsentanter: Philip Hedayat Davali Ditte Christensen Ledelse: Jens Otto Kjær Hansen Lars Poulsen Per Linnemann Larsen Martin Rask Pedersen Repræsentant fra PwC: Statsautoriseret revisor, Claus Lindholm Jacobsen Afbud: Gitte Rabøl Referent: Jeanne Mørk Hansen

2 Referat af bestyrelsesmødet den 30. marts Konstituering af ny bestyrelse og valg af ny næstformand Bestyrelsen valgte Thomas Torp til næstformand. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. Punkt 5 behandles først. 3. Godkendelse af referaterne fra mødet den 10. december 2015 Referatet, indeholdende de åbne punkter, godkendt uden bemærkninger. Referatet, indeholdende de lukkede punkter, godkendt uden bemærkninger. 4. Siden sidst Samarbejde med KEA Siden 2014 har højskolen været i dialog med KEA om behovet for uddannelser inden for reklamebranchen. Højskolen har ønsket at indgå i et mere formelt samarbejde for at styrke dette, og efter et møde mellem de to uddannelsesinstitutioners øverste ledelser synes en sådan aftale nu at være på vej. Studiemiljøundersøgelse I forhold til de studerendes tilfredshed med studiemiljøet er det især ledelse og organisering af uddannelserne, der vurderes lavt af de studerende og samtidig er en af de ting, der vægter højest i forhold til vurderingsparametrene studieglæde, udbytte og loyalitet. Flere studerende klager over, at der ofte sker ændringer i skemaet, som de ikke får besked om, fordi underviserne bruger forskellige kalendere og informationskanaler. Højskolen vil derfor fokusere på en løsning af dette. Ud over ledelse og organisering er det de fysiske rammer i både København og Aarhus, der er en udfordring. Praktikpladser Forårets fordeling af praktikpladser har været en udfordring, da en række af de store medier allerede meget tidligt begynder rekruttering af praktikanterne. Det betyder, at praktikken fylder uforholdsmæssigt meget i de studerendes bevidsthed, og at højskolen har svært ved at overholde undervisningsforpligtelsen, når de studerende har travlt med at finde praktikplads frem for at være i undervisningslokalet. Christian Kierkegaard har været i dialog med medierne herom og fundet en løsning for denne gang. Dialogen fortsætter, så der kan indgås mere faste aftaler om ansættelse af praktikanter. Samtidig opfordres både studerende og undervisere til at blive mere bevidste om, at det ikke kun er et lille antal pladser, der sikrer karrieren, men at der er mange veje til drømmejobbet, og at alle praktikpladserne er godkendt, således at det sikres, at der er den rette læring i forhold til studiet. 2

3 Udbuddet til PU Til efterårets udbud blev der indsendt 50 kurser - og ikke 40 - som angivet i Siden Sidst. Ud af disse har PU valgt at støtte 37, hvilket er 1/3 flere end sidst. IT-status Studenterrepræsentanterne advarer mod en voldsom forringelse af studiemiljøet, hvis ateliererne nedlægges i forbindelse med indførelse af Bring-Your-Own- Device. Rektoratet oplyser i den forbindelse, at der ikke er ønsker om at forringe studiemiljøet til fordel for mulige økonomiske gevinster. Der er heller ingen planer om at indføre brugerbetaling, som det ses på andre uddannelsesinstitutioner. 5. Økonomi Årsregnskab 2015 Per Linnemann Larsen gennemgik årsrapporten. Det realiserede overskud er på 6,3 mio. kr. mod en prognose på mellem 5,5 og 6,2 mio. kr. Det stigende overskud skal være med til at realisere de planlagte campusbyggerier. Rigsrevisionen har i år benyttet sig af en ny praksis, hvor de som tilsynsmyndighed fremsender en rapport med deres bemærkninger til årsrapporten. Der er ingen kritiske bemærkninger. Regnskabsåret har været præget af en fortsat nedgang i indtægterne, primært som følge af en aktivitetsnedgang på Kurser og Videreuddannelse. Dette modsvares dog af en nedgang i driftsomkostninger på 15,7 mio. kr., der dels skyldes færre driftsomkostninger, relateret til aktivitetsnedgangen, dels den gennemførte optimering, hvor alle områder reducerede med 3 %. Bestyrelsen gav stor ros til højskolens økonomistyring og til ledelsen for håndteringen i løbet af året, når økonomien har været udfordret. Bestyrelsen godkendte årsrapporten. Revisionsprotokollat Generel stor ros fra revisor til højskolens økonomistyring. Revisionsprotokollatet er uden kritiske bemærkninger. Revisor bemærker højskolens manglende overholdelse af den sociale klausul. I praksis er denne yderst svær at overholde, da optællingen sker på timer og ikke på årsværk. Beløbet fra salget af Olof Palmes Allé er ikke fuldt indregnet i årsregnskabet for 2015, da der er tale om en betinget aftale. Beløbet vil blive fuldt indregnet, når salget er de facto. Aarhus Kommune er netop af Vestre Landsret blevet pålagt at tilbagebetale dækningsbidraget til 7 gymnasier. På baggrund af denne dom har PWC derfor på vegne af højskolen anmodet om en tilsvarende tilbagebetaling. Der er usikkerhed om det endelige beløb, men det forventes at have en positiv driftseffekt fra Revisor bemærker, at tidsregistrering endnu ikke er fuldt implementeret, således at timeforbrug til projekter og indtægtsdækket virksomhed ikke allokeres rigtigt. 3

4 Bestyrelsen tog revisionsprotokollatet til efterretning. 6. Bygninger, Aarhus og København Ministeriet har nu givet grønt lys til, at højskolen kan gå videre med processen. Aktstykket vil blive behandlet i Finansudvalget og herefter iværksættes en prækvalifikation. I slutningen af maj skal EU-udbuddet sættes i gang, og i december vil bestyrelsen endeligt skulle godkende udfaldet af dette. Efter planen skal det nye byggeri kunne tages i brug i september På næste bestyrelsesmøde vil der være en længere gennemgang af hele forløbet. 7. Omprioriteringsbidrag på det uddannelsesmæssige område lukket punkt Bestyrelsen behandlede rammevilkår og udviklingsmuligheder frem til 2020 som følge af omprioriteringsbidraget. Rektoratet har haft møder med andre uddannelsesinstitutioner om mulige samarbejdsflader, men der er endnu ikke taget stilling til eventuelle økonomiske gevinster i forbindelse med dette. Den plan, som bestyrelsen vedtog i december, er fortsat på sporet. Rektoratet vil i løbet af andet kvartal fremlægge en plan for på hvilke områder, der skal ske ændringer. Notatet og indstillingen tages til efterretning. 8. Akkreditering og kvalitetskultur Højskolen forventer en positiv akkreditering af Journalistuddannelsen. TVM skal gen-akkrediteres på det område, der var årsag til den betingede godkendelse nemlig praktikperioden. Højskolen forventer en positiv akkreditering, da usikkerheder omkring denne er gennemarbejdet i forbindelse med akkrediteringen af Journalistuddannelsen. Rektoratet oplyste, at højskolen er godt inde i den proces, hvor kvalitetskulturen er en integreret del af hverdagen, således at det, der er beskrevet i systemet, også rent faktisk sker. Til hjælp til at løfte bestyrelsens øgede kvalitetsansvar foreslår højskolen, at følgende indikatorer rapporteres fast til bestyrelsen: Ansøgerstatistik 3 år tilbage Demografiske oplysninger vedrørende nye studerende Frafald, gennemførelsestid og orlov Studerende på udveksling/internationale studerende Undersøgelse af studiemiljø Tal for beskæftigelse/ledighed Studeredes evaluering af undervisningen Referat fra advisory boards, Uddannelsesudvalg og praktikkontakt Aftagerundersøgelser/dimmitendundersøgelser Ovenstående indikatorer vil indgå enten som specifikke dagsordenspunkter, sat ind i årshjulet, eller for nogles vedkommende integreret i årsrapporterne. Desu- 4

5 den vil et sammendrag af afdelingernes årsrapporter indgå på dagsordenen hvert år ved 1. kvartalsmøde. Bestyrelsen godkendte de foreslåede indikatorer og bad endvidere om, at rektoratet overvejer at medtage innovationsgraden gående på, om vi er agile og nytænkende. 9. Ændring af praktiktid på Fotojournalist- og TVM-uddannelserne Flere bestyrelsesmedlemmer udtrykte bekymring for både at rykke og afkorte praktiktiden og dermed måske forringe uddannelsernes kvalitet. Bestyrelsen gav derfor højskolen mandat til at undersøge styrelsens holdning til forslaget og vente med en endelig stillingtagen til bestyrelsesmødet i juni. 10. Resultatlønskontrakter Rektoratets resultatlønskontrakter for 2016 blev godkendt. 11. Forlængelse af bestyrelsesmødet den 21. juni 2016 med en time Bestyrelsesmødet den 21. juni starter kl. 14, således at der bliver tid til at give bestyrelsen en generel introduktion til højskolens kerneaktiviteter. 12. Rektoratets åremålskontrakter lukket punkt Bestyrelsen drøftede rektoratets åremålskontrakter uden deltagelse af højskolens ledelse og referent. 13. Eventuelt Intet til punkt. 5