Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 26. september 2012, kl i selskabslokalerne, Avedøre Tværvej 95, Hvidovre

Transkript

1 Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 26. september 2012, kl i selskabslokalerne, Avedøre Tværvej 95, Hvidovre Organisationsbestyrelsen: Administrationen: Afbud: Bjørn Petersen Referent: Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Referater fra organisationsbestyrelsesmøderne den 30. og 31. maj Revisionsprotokollat... 3 Sager til beslutning Visionsseminar for Avedøre Stationsby Afdeling 3503, Avedøre Stationsby Store Hus helhedsplan Budget 2013 for afdelingerne Bestyrelsesvederlag KAB s beboerferier Store Hus Solhuset byggeregnskab for solcelleanlægget Sager til orientering Udskillelse af institutionslejemål fra boligafdelingerne Styringsdialog /19

2 12. Analyse af afdelingernes og boligorganisationens økonomi Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd mageskifte med Avedøre Fjernvarme Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, Ungdomspensionen SALUS, status Afdeling 3504, Avedøre Stationsby Nord renovering af badeværelser i rækkehusene og etagehusene lejlighedssammenlægning hybler/rækkehuse ombygning af indgangsparti i etagehusene status Afdeling 3504, Avedøre Stationsby Nord, Byggelegeplads Regnbuen status Overdragelse af varmedistributionsledninger i Avedøre Stationsby status Børneinstitutionen Ræven opsigelse af lejemål Tal fra Beboerservice Avedøre for alle evalueringsrapport april Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB Næste møde Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 3 Bilag 2: Programudkast for Visionsseminar... 4 Bilag 3: Budget 2013 for organisationens afdelinger... 8 Bilag 4: Notat om KAB s beboerferier Bilag 5: Store Hus Solcelleanlæg endeligt byggeregnskab Bilag 6: Notat om udlejningsområdet Bilag 7: Evaluering af Avedøre for alle, april Bilag 8: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet /19

3 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 27. maj Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen 2. Referater fra organisationsbestyrelsesmøderne den 30. og 31. maj 2012 Referater fra organisationsbestyrelsesmøder afholdt henholdsvis den 30. maj 2012 og den 31. maj 2012 er begge udsendt den 14. juni at referaterne godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. 3. Revisionsprotokollat Der har ikke været indføjelser i revisionsprotokollen siden organisationsbestyrelsesmødet den 30. maj at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Sager til beslutning 4. Visionsseminar for Avedøre Stationsby På organisationsbestyrelsesmødet den 29. marts 2012 blev der, uden for dagsorden, drøftet et forslag fra KAB om afholdelse af et visionsseminar for. Det blev aftalt, at KAB skulle udarbejde et forslag til et visionsseminar og fremlægge dette til organisationsbestyrelsens behandling på organisationsbestyrelsens møde i maj /19

4 På organisationsbestyrelsesmødet den 30. maj 2012 blev første udkast til Visionsseminarprogram fremlagt til behandling. Det er foreslået, at dette første seminar afholdes for organisationens ledende organer; organisationsbestyrelse, repræsentantskab og afdelingsbestyrelser og endvidere de tre ejendomsledere. Herudover foreslås deltagelse fra KAB s direktion, konsulent, områdechef og forretningsfører fra forvaltningsområde C. Dette vil samlet set udgøre ca. 50 personer. Hertil kommer oplægsholdere m.v. Det er aftalt, at KAB ikke opkræver honorar for de ydede arbejdstimer i forbindelse med planlægning og gennemførelse af dette første seminar. Det må dog påregnes, at der for det videre fremadrettede arbejde skal indgås særlig aftale om honorar for KAB-ydelser. Organisationsbestyrelsen drøftede udkast til Visionsseminar-program og besluttede at udskyde afholdelse af seminaret til begyndelsen af 2013, eventuelt til afholdelse i januar. Endvidere blev det besluttet, at de tre afdelingsbestyrelser forinden afholder et internt seminar, og at oplægget til visionsseminaret drøftes på ny på organisationsbestyrelsesmødet i september Bilag 2: Programudkast for Visionsseminar at organisationsbestyrelsen på ny drøfter forslag om afholdelse af visionsseminar samt programudkast og træffer beslutning om det videre forløb, herunder eventuelt fastlæggelse af dato for seminaret. 5. Afdeling 3503, Avedøre Stationsby Store Hus helhedsplan På organisationsbestyrelsesmødet den 26. september 2011 bevilgede organisationsbestyrelsen kr. fra dispositionsfondens midler til dækning af indledende omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan for Store Hus. Siden februar 2012 har afdelingens byggeudvalg arbejdet med at finde frem til et rådgiverteam, der kunne udarbejde helhedsplanen. Det blev besluttet at gennemføre et annonceringsudbud i henhold til de danske regler på området. Udbuddet blev gennemført i løbet af juni og juli 2012, og White Arkitekter med ingeniørfirmaet Danakon som underrådgiver, viste sig som en overbevisende vinder. Indledende møder, afklaring af betinget rådgiveraftale samt præsentation af rådgiverteam for byggeudvalget påbegyndes efter sommerferien. 4/19

5 Omkostninger til udarbejdelse af helhedsplanen forventes at udgøre følgende: Allerede afholdte omkostninger Honorar fase 1, White Honorar fase 2, White Honorar fase 3, White Honorar fase 4, White Tekniske forundersøgelser (fase 1 og 2) Byggeforretningsførelse I alt kr kr kr kr kr kr kr kr. Udarbejdelse af helhedsplanen opdeles i fire faser, og rådgiveraftalen opbygges således, at afdelingen kan stoppe samarbejdet med rådgiverteamet efter hver fase, hvis sagens samlede økonomi, herunder finansieringsmuligheder, viser sig at overstige afdelingens muligheder. Opdelingen af honoraret er endelig i løbet af september Udarbejdelsen af helhedsplanen forventes at forløbe fra september 2012 til efteråret at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og bevilger kr. som udlæg fra dispositionsfondens midler (dette beløb er inkl. tidligere bevilling på kr.), i det disse udgifter senere vil tilbagebetales via byggelånet, når sagen realiseres. 6. Budget 2013 for afdelingerne Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 3. september Afdelingsmødet forelægges budgettet til godkendelse den 24. september Driftsbudgettet for 2013 udviser samme udgiftsniveau som budgettet for indeværende år, hvorfor budgettet ikke giver anledning til lejestigning pr. 1. januar Den gennemsnitlige leje udgør 929,14 kr. pr. m² for almindelige boliglejemål, 1.296,90 kr. pr. m² for hybler og 1.073,44 kr. pr. m² for ældrevenlige boliger. Langtidsplanens aktiviteter og finansiering De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse udgør pr. 1. januar kr., hvilket svarer til 199 kr. pr. m². 5/19

6 Der skal fortsat gøres opmærksom på, at der ikke er tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte aktiviteter, hvorfor ekstern finansiering af aktiviteterne må forudsættes. Den manglende finansiering af aktiviteterne i langtidsplanen svarer til en stigning i lejeniveauet på ca. 16 % i forhold til lejeniveauet for 2013 ud over afdelingens ordinære årlige lejereguleringer, og når aftrapningen til støttede lån indregnes. Der skal endvidere gøres opmærksom på, at afdelingens langtidsplan ikke nødvendigvis er fyldestgørende. Øvrige forhold Der skal tillige gøres opmærksom på, at afdelingen er omfattet af en deklaration om tilbagekøbsret for Københavns Kommune som sælger af grundene, afdelingen er bygget på. Tilbagekøbsretten har virkning fra år 2045, og deklarationen bevirker, at aktiviteter som er planlagt til udførelse efter 2014, ikke kan finansieres med 30-årige lån. Afdeling 3503, Store Hus Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 15. august Afdelingsmødet forelægges budgettet til godkendelse den 19. september Driftsbudgettet for år 2013 udviser en merudgift på kr., hvilket medfører en huslejestigning pr. 1. januar 2013 på 5,84 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 49,86 kr. pr. m² og udgør herefter 904,30 kr. pr. m² for almindelige boliglejemål. Langtidsplanens aktiviteter og finansiering De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse udgør pr. 1. januar kr., hvilket svarer til 121 kr. pr. m². Administrationen er i samarbejde med afdelingsbestyrelsen i Store Hus i gang med at udarbejde en helhedsplan for afdelingen. Der skal gøres opmærksom på, at der i den kommende periode ikke er tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte aktiviteter, som helhedsplanen kommer til at vise, hvorfor ekstern finansiering af aktiviteterne må forudsættes. Øvrige forhold Der skal tillige gøres opmærksom på, at afdelingen er omfattet af en deklaration om tilbagekøbsret for Københavns- og Hvidovre Kommune som sælger af grundene, afdelingen er bygget på. Tilbagekøbsretten har virkning fra år 2045, og deklarationen bevirker, at aktiviteter som er planlagt til udførelse efter 2014, ikke kan finansieres med 30-årige lån. 6/19

7 Afdeling 3504, Avedøre Stationsby Nord Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 6. august Afdelingsmødet forelægges budgettet til godkendelse den 24. september Driftsbudgettet for år 2013 udviser en merudgift på kr., hvilket medfører en huslejestigning pr. 1. januar 2013 på 2,80 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 25,23 kr. pr. m² og udgør herefter 926,04 kr. pr. m² for almindelige boliglejemål. I henhold til afdelingsmødets beslutning den 14. september 2009, fastfryses huslejen for ungdomsboligerne, indtil disse er identiske med almindelige familieboliger. Lejen er således uforandret, og udgør for ungdomsboliger 991,96 kr. pr. m². Langtidsplanens aktiviteter og finansiering De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse udgør pr. 1. januar kr., hvilket svarer til 200 kr. pr. m². Der skal gøres opmærksom på, at der i den kommende 16-års periode ikke er tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte aktiviteter, hvorfor ekstern finansiering af aktiviteterne må forudsættes. Afdelingsbestyrelsen og den lokale administration har i fællesskab, haft særlig fokus på afdelingens henlæggelser. Således arbejdes der med en fælles målsætning/hensigtserklæring, i de kommende fem år. Som minimum ønskes det at øge henlæggelserne med 1 % af afdelingens samlede budget pr. år. I budget 2013 svarer dette til kr. Øvrige forhold Der skal tillige gøres opmærksom på, at afdelingen er omfattet af en deklaration om tilbagekøbsret for Københavns Kommune som sælger af grundene, afdelingen er bygget på. Tilbagekøbsretten har virkning fra år 2045, og deklarationen bevirker, at aktiviteter som er planlagt til udførelse efter 2014, ikke kan finansieres med 30-årige lån. Afdeling 3505, Børneinstitutionen Ræven Driftsbudgettet pr. 1. januar 2013, udviser en stigning på 0,00 %. Lejen udgør herefter kr. pr. m². Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto afsat kr. Afdeling 3506, Børneinstitutionen Haren Driftsbudgettet pr. 1. januar 2013, udviser en lejenedsættelse på 14,55 %. 7/19

8 Som primært skyldes afskrivning af overskud tidligere år og renovationsudgiften ikke længere opkræves over skattebilletten. Lejen udgør herefter kr. pr. m². Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto afsat 0 kr. Afdeling 3507, Børneinstitutionen Pindsvinet Driftsbudgettet pr. 1. januar 2013, udviser en lejenedsættelse på 14,68 %. Som primært skyldes afskrivning af overskud i 2011 og renovationsudgiften ikke længere opkræves over skattebilletten. Lejen udgør herefter 982 kr. pr. m². Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto afsat 0 kr. Langtidsplanens aktiviteter og finansiering For alle institutioner skal der arbejdes videre med udviklingen af langtidsplanerne. Således vil der i takt med stigende behov for istandsættelse, blive arbejdet på at tilvejebringe en mere tidssvarende langtidsplan, som på sigt tager hånd om de krævende vedligeholdelsesarbejder, der begynder at vise sig i disse institutioner. Dette sker blandt andet i samarbejde med Hvidovre Kommune. Bilag 3: Budget 2013 for organisationens afdelinger at organisationsbestyrelsen godkender budgetterne for 2013 for afdelingerne under forudsætning af afdelingsmødernes godkendelse. 7. Bestyrelsesvederlag 2012 På organisationsbestyrelsesmøde den 26. september 2011 besluttede organisationsbestyrelsen at fastfryse satser på 2010-niveau. Det samlede vederlag er således udbetalt med ,07 kr. i 2010 og i Det samlede vederlag for regnskabsperioden 1. januar til 31. december 2011 kunne maksimalt udgøre ,91 kr., idet satsen efter de gældende regler var fastsat til: 71,49 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder 8/19

9 42,89 kr. pr. lejemålsenhed for de resterende lejemålsenheder Det samlede vederlag for regnskabsperioden 1. januar til 31. december 2012 kan endnu ikke beregnes, idet der ikke fra BL er udsendt oplysninger om nye satser. Lejemålsenheder (forvaltningsenheder) opgøres i forhold til boligorganisationens samlede antal enheder ved regnskabsårets begyndelse. For nybyggeri og moderniseringsarbejder, der medfører en skemabehandling, er der også mulighed for at indregne et bestyrelsesvederlag. Bestyrelsen har tidligere truffet beslutning om følgende fordeling af bestyrelsesvederlag: Vederlag til formanden udbetales med fem gange vederlag pr. bestyrelsesmedlem. Vederlag til næstformanden udbetales med to gange vederlag pr. bestyrelsesmedlem. Der sker samlet modregning for udbetalt tabt arbejdsfortjeneste. Der udbetales ikke bestyrelsesvederlag i forbindelse med skemasager. at organisationsbestyrelsen drøfter om den nuværende fordeling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende at organisationsbestyrelsen drøfter om vederlaget skal beregnes efter de forhøjede satser gældende for 2012 eller eventuelt fortsat efter 2010-satser at organisationsbestyrelsen drøfter om skemasager skal medføre udbetaling af bestyrelsesvederlag, eller hvorvidt spørgsmålet skal afklares for hver enkelt sag. 8. KAB s beboerferier 2013 De afholdte beboerferier i sommeren 2012 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt beboerhøjskoleudvalg, der har besluttet, at beboerferierne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2012 at deltage på årets beboerferier. Heraf deltog 36 voksne og 40 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. En beskrivelse af KAB s beboerferier og ophold i 2012 findes i vedlagte bilag: KAB s beboerferier. I 2013 har vi udvidet kapaciteten, så i alt 225 kan deltage i beboerferier: Senior- /familieferierne. KAB forventer igen, at vi kan tilbyde en række personer gratis ophold via Arbejdsmarkedets Feriefond(AFF). 9/19

10 Det er lykkedes at fastholde prisniveauet for 2012 for senior-/familieferierne i Opholdsprisen i 2013 er for voksne kr. og for børn kr. Priserne dækker en uges ophold på dobbeltværelser med bad og toilet samt alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2013 igen indgået en fast aftale for familieferien, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorferien skifter opholdssted til Sydfyn, nemlig Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i beboerferierne 2013 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser den vil råde over på de i alt to beboerferier. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris for en plads vil fortsat være kr. pr. plads i I 2012 deltog fem beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet udsendes fra medio februar Derfor bedes organisationsbestyrelsen om at behandle og afgive svar på denne indstilling senest ved udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 4: Notat om KAB s beboerferier at organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboerferierne tilbudt, til en pris af kr. pr. plads og oplyser ved tilslutning antal familiepladser og seniorpladser, der ønskes at råde over. 9. Store Hus Solhuset byggeregnskab for solcelleanlægget Byggeregnskab pr. 30. juni 2010 er tidligere godkendt af afdelingsbestyrelsen og af organisationsbestyrelsen på mødet den 21. september /19

11 Endeligt byggeregnskab foreligger nu for montering af solcelleanlægget. Opgørelsen over reservationsbeløbet i henhold til byggeregnskabet pr. 30. juni 2010 er nu endeligt opgjort. Reserveret beløb var på kr., og der er anvendt kr., hvilket svarer til en mindre udgift på kr. Den endelige anskaffelsessum reguleres tilsvarende ned og udgør herefter kr. Dette svarer fortsat til en lejestigning på 3,61 kr. pr. m 2 svarende til en lejestigning på 0,50 %. Det oprindelige udgangspunkt var en årlig lejestigning på 3,78 kr. pr. m 2 svarende til en lejestigning på 0,51 %. Bilag 5: Store Hus Solcelleanlæg endeligt byggeregnskab at organisationsbestyrelsen godkender endeligt byggeregnskab for solcelleanlæg. Sager til orientering 10. Udskillelse af institutionslejemål fra boligafdelingerne Organisationsbestyrelsen har besluttet at arbejde videre med udskillelse af institutionslejemål fra de to afdelinger Avedøre Stationsby Syd og Avedøre Stationsby Nord. Det drejer sig om følgende lejemål: Afdeling Avedøre Stationsby Syd Viben - børneinstitution, Bødkerporten 8, 2650 Hvidovre Mågen børneinstitution, Karetmagerporten 8, 2650 Hvidovre Lægecenter (tidligere børneinstitution), Trædrejerporten 8, 2650 Hvidovre Avedøre Stationsby Nord Byggelegepladsen Regnbuen, Avedøre Tværvej 5, 2650 Hvidovre Det er organisationens ønske, at disse lejemål udskilles og fremover eksisterer som selvstændige almene afdelinger under boligorganisationen. 11/19

12 Organisationsbestyrelsen besluttede på organisationsbestyrelsesmødet den 30. maj 2012 at acceptere tilbud fra advokat Janne Vejlesby fra Kammeradvokaten på udarbejdelse af procesdokument/forundersøgelse. De samlede omkostninger, herunder eventuelle omkostninger til tinglysningsoplysninger og landinspektør m.v., godkendes af forretningsføreren, indenfor en nærmere aftalt ramme. Advokat Janne Vejlesby har endnu ikke afsluttet forundersøgelserne. Det oplyses, at der er foretaget en overordnet undersøgelse af rammerne for udskillelsen samt indledt drøftelser med landinspektør, idet udskillelsen forudsætter, at en landinspektør bistår i forbindelse med udstykningen af de relevante arealer. Det er foreløbigt vurderet, at der ikke vil være hindringer for udstykning. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at fremkomme med et skøn over den forventede tidshorisont for udskillelsen. Det videre arbejde med procesplanen er i fuld gang, og det forventes at denne vil kunne være klar ultimo oktober Styringsdialog 2012 Til brug for styringsdialogmøde 2012 med Hvidovre Kommune er der den 18. juni 2012 fremsendt styringsrapport samt ønsker til dagsordenspunkter til kommunen (samme som i 2011 samt udlejningsstatistik baseret på kommunens udlejningskriterier). KAB har efterfølgende flere gange rykket for oplysning om mødedato. Hvidovre Kommune har endnu ikke meddelt præcis dato for mødets afholdelse. 12. Analyse af afdelingernes og boligorganisationens økonomi Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 14. december 2011, at KAB udarbejder en analyse af organisationens og afdelingernes økonomi, herunder henlæggelsesniveau og leje- 12/19

13 niveau (i nøgletal) samt oversigt over dispositionsfondens udvikling herunder udamortiserede lån. Analysen opdeles i to; en analyse, der viser udviklingen i dispositionsfonden og en analyse, der fremskriver organisationens og afdelingernes økonomi. Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 30. maj 2012, at analysearbejdet afregnes til en fast pris på kr. + moms pr. analyse. Analysearbejdet er meget nær en afslutning. Der resterer indarbejdelse af afdelingernes likviditetsbudgetter fra vedligeholdelsesplanerne helt frem til Dette har vist sig at være en større systemmæssig udfordring. Analyser er derfor endnu ikke klar til præsentation for organisationsbestyrelsen. 13. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd mageskifte med Avedøre Fjernvarme Organisationsbestyrelsen blev på mødet den 30. maj 2012 orienteret om, at alle formelle forhold omkring mageskiftesagen er afsluttet, og at der alene tilbagestår endelig afregning af udgifterne i forbindelse med sagen. Udgifterne er opgjort til kr. KAB har kontaktet Avedøre Fjernvarme ved EBO Consult A/S med henblik på afslutning af sagen og endelig afregning og fordeling af udgifter. EBO Consult A/S har stillet spørgsmål til dele af afregningen, hvorfor sagen endnu ikke er afsluttet. Der pågår yderligere sagsbehandling, og organisationsbestyrelsen vil blive orienteret, når sagen er afsluttet. 13/19

14 14. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, Ungdomspensionen SALUS, status Organisationsbestyrelsen besluttede på mødet den 13. april 2011 at bemyndige afdelingsbestyrelsen for afdeling Syd til at føre forhandlinger med Hvidovre Kommune, med henblik på at opnå en forligsmæssig løsning på ny lejeaftale om højere leje for lejemålet Salus. Der har været længerevarende drøftelser mellem parterne; Hvidovre Kommune, afdeling Syd, KAB og advokat Rasmus Juvik om en forligsmæssig løsning. Organisationsbestyrelsen blev orienteret om status i sagen på mødet den 30. januar 2012 ved formandskabet for afdeling Syd og advokat Rasmus Juvik. Det blev her oplyst, at der vurderedes at være en mulighed for at opnå en forligsmæssig løsning. Der er endelig i foråret 2012 opnået enighed om lejens størrelse, og om fremtidig regulering af lejen efter balancelejeprincippet, idet Hvidovre Kommune har accepteret de rejste krav fra afdeling Syd. Den ny leje er fastsat til 856,78 kr. pr. m 2 /år og gældende fra den 1. marts Det udarbejdede tillæg til lejekontrakt er nu underskrevet af begge parter, og regulering og opkrævning af leje er foretaget af KAB ultimo juni Hvidovre Kommune har foretaget indbetaling. Afdeling Syd har foretaget endelig afregning med advokatfirmaet Gangsted-Rasmussen, og sagen vedrørende lejens størrelse og regulering betragtes herefter som afsluttet. Tilbage står nu spørgsmålet om, hvorvidt der skal tages skridt til en opsigelse af lejemålet. Dette på baggrund af tidligere beslutning på afdelingsmøde i afdeling Syd og om en eventuel ny afdelingsmødebeslutning. 15. Afdeling 3504, Avedøre Stationsby Nord renovering af badeværelser i rækkehusene og etagehusene lejlighedssammenlægning hybler/rækkehuse ombygning af indgangsparti i etagehusene status På organisationsbestyrelsesmødet i maj 2012 blev organisationsbestyrelsen orienteret om Hvidovre Kommunes afslag på nedlæggelse af 45 hybler i rækkehusene samt om tidsplanen for skema A-ansøgningen og den kommende beboerproces. 14/19

15 Der har været afholdt endeligt møde med Landsbyggefonden om fordeling af de støttede og ustøttede lån. Den 18. september 2012 afklares størrelsen af driftsstøttelån, således at huslejestigningen reduceres til et niveau, som beboerne forhåbentlig kan godkende. Som følge af den store pulje i Landsbyggefonden, har fonden meldt ud, at skema A- ansøgningen skal være godkendt af beboerne, Hvidovre Kommune og Landsbyggefonden inden den 1. januar Derfor vil der i efteråret være en stram tidsplan og et tæt samarbejde med byggeudvalget for at overholde deadline. Den kommende beslutningsproces ser således ud: Møde med Landsbyggefonden den 18. september 2012 Møde med byggeudvalget ultimo september 2012 planlægning af beboerprocessen Møde med Hvidovre Kommune vedrørende godkendelse af skema A-ansøgningen samt nedlæggelse af de 15 hybler i etagehusene. Udarbejdelse af indkaldelse og beslutningsgrundlag til ekstraordinært afdelingsmøde Møde med byggeudvalget om materialet Afholdelse af ekstraordinært afdelingsmøde ultimo oktober 2012 Fremsendelse af skema A-ansøgning til kommunen og Landsbyggefonden 16. Afdeling 3504, Avedøre Stationsby Nord, Byggelegeplads Regnbuen status Med udgangspunkt i en første tilstandsrapport fra maj 2008 fra firmaet FALKON A/S, Rådgivende Ingeniører, påbegyndtes en møderække mellem Hvidovre Kommune og, afdeling Nord med det formål at undersøge mulighederne for istandsættelse af Byggelegepladsen Regnbuen, beliggende Avedøre Tværvej 5, 2650 Hvidovre samt finansiering heraf. Bygningen bærer præg af mange års slid og en absolut minimal vedligeholdelse. Indvendig vedligeholdelse såvel som udvendig vedligeholdelse påhviler Hvidovre Kommune i henhold til nuværende lejekontrakt fra For samtidig at sikre et korrekt huslejeniveau blev det besluttet at indhente en valuar vurdering. Denne forelå i november For at sikre, at bygningens samlede tilstand var tilstrækkeligt belyst, blev der i august 2010 udarbejdet en meget detaljeret tilstandsrapport af arkitekt Ebbe T. Høyer. 15/19

16 Med udgangspunkt i disse rapporter er der foretaget de første estimater over de nødvendige arbejder, der skal foretages for dels at afhjælpe de arbejdsmiljømæssige krav og dels bringe bygningen i forsvarlig stand. Undervejs i hele processen har det dog været nødvendigt at igangsætte diverse foranstaltninger, med det formål at begrænse nye skader på bygningen til et absolut minimum. Efter intern behandling af lejeaftaleforslag med KAB s juraafdeling og en efterfølgende længere møderække med Hvidovre Kommune, var der medio august 2012 enighed om den endelige kontraktudformning og renovering samt tilhørende økonomi. Hvidovre Kommune har dog ultimo august 2012 meddelt, at kommunen efter fornyede overvejelser har vurderet, at det vil være mest hensigtsmæssigt, at kommunen selv står for og afholder udgifterne til renovering af Regnbuen. Denne nye løsningsmodel kræver på ny ændringer i kontraktforslag m.v. Således udestår en forhåbentlig kort møderække med Hvidovre Kommune, hvorefter der forventes opnået enighed om en ny lejekontrakt for Byggelegepladsen Regnbuen samt en aftale om renovering af ejendommen. 17. Overdragelse af varmedistributionsledninger i Avedøre Stationsby status Organisationsbestyrelsen blev på mødet den 30. maj 2012 orienteret om, at der medio december 2011 er indgået aftale med advokat Dorte Ginnerup om opgaven med at få gennemført en formel overdragelse af varmedistributionsledningerne. Opgaven omfatter fornødne tiltag for overdragelse, som en formel forlængelse og konsekvens af overdragelsen af varmecentralen fra Boligselskabet AKB til Avedøre Fjernvarme i Der har siden januar 2012 været arbejdet med at få udarbejdet udkast til deklaration og overdragelsesaftale, om hvilke, der skal foreligge enighed mellem parterne. Det er endnu ikke lykkedes at opnå enighed om vilkårene/formuleringerne for overdragelsen, hvorfor videre sagsbehandling pågår. Der er i den forbindelse igangværende drøftelser mellem advokat, KAB og EBO Consult A/S om udkast til disse dokumenter. 16/19

17 Organisationsbestyrelsen vil blive holdt orienteret om sagen. Det indstilles 18. Børneinstitutionen Ræven opsigelse af lejemål Organisationsbestyrelsen blev på mødet den 30. maj 2012 orienteret om, at Hvidovre Kommunalbestyrelse på mødet den 27. marts 2012 besluttede at nedlægge institutionen Ræven og, at kommunen ønsker at indlede forhandlinger med om opsigelse af lejemålet. Lejemålet er ifølge kontrakt uopsigeligt indtil den 1. april 2019, men kommunen ønsker lejemålet opsagt med virkning fra den 1. juli Hvidovre Kommune har den 11. maj 2012 fremsendt invitation til møde med henblik på drøftelse af kommunens ønske om opsigelse af lejemålet. KAB har udover dette indledende møde deltaget i yderligere et møde med kommunen. Ved de indledende møder er drøftet nærmere retningslinjer for, hvordan der kan udarbejdes beskrivelse af flere forskellige scenarier i forhold til kommunens ønske om opsigelse. Herunder også forslag til, hvordan kommunen kan yde økonomisk kompensation til for en opsigelse før kontraktudløb. Det er hensigten at scenarierne skal indgå i forhandlinger mellem og Hvidovre Kommune om opsigelse af kontrakten før uopsigelighedsperiodens udløb. Det forventes, at beskrivelse kan foreligge ultimo Organisationsbestyrelsen vil blive holdt orienteret om nyt i sagen, og vil således senere kunne tage stilling til det videre forløb. 17/19

18 19. Tal fra Beboerservice 2011 Som bilag vedlægges notat om udlejningsområdet. Notatet indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notatet har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. Notatet er en samlet pdf-fil med notat og bilag A og B. I bilag A ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at: den gennemsnitlige udlejningsprocent er 11,4 for familieboliger opgjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige udsving. I 2011 er antal af opnoterede på ventelister til familieboliger I 2011 er nye boligsøgende opnoteret til ventelister mod i Det svarer til en stigning på 5,2 procent. Hertil kommer nye opnoteringer via BoligButikken på Hovedbanegården. Bilag 6: Notat om udlejningsområdet 2011 at organisationsbestyrelsen gennemgår tallene for boligorganisationen og drøfter, om de giver anledning til særlige initiativer for boligorganisationen eller afdelinger. 20. Avedøre for alle evalueringsrapport april 2012 Projektet Avedøre for alle løber i perioden 1. juli juni Organisationsbestyrelsen modtog på mødet den 26. september 2011 rapport for det andet projektår årsrapport 2010/11 - til orientering. Rapport for det tredje projektår årsrapport 2011/12 er endnu ikke afsluttet. Rapporten forventes klar til udsendelse i løbet af oktober Rapporten fremsendes til organisationsbestyrelsens medlemmer, såsnart den er modtaget i KAB. Der er udarbejdet en evalueringsrapport i april Denne vedlægges som bilag til orientering for organisationsbestyrelsen. Evalueringsrapporten er udarbejdet som et led i forankringsstrategien for projektet. Det anbefales i rapporten at udbrede erfaringerne fra Avedøre for alle til hele Hvidovre Kommune under projekttitlen Fritid for alle. Der er fra kommunen udtrykt en positiv indstilling hertil. Bilag 7: Evaluering af Avedøre for alle, april /19

19 21. Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB En ny personalepolitik, trivselspolitik, for ansatte i KAB-administrerede boligorganisationer og i KAB er godkendt den 19. juni 2012 i KAB s fælles samarbejdsorgan, Det fælles Virksomhedsnævn (VN-F). Politikken er forinden behandlet og godkendt af både det decentrale (VN- D) og det centrale virksomhedsnævn (VN-C). godkendte i 2009, at KAB bemyndiges til at forhandle fælles personalepolitikker på boligorganisationens vegne. Den nye politik trådte i kraft med virkning fra godkendelsesdatoen. Trivselspolitikken En af KAB s værdier er ansvarlighed. Ved at højne bevidstheden om trivsel, viser KAB sin ansvarlighed overfor medarbejderne. Vi vil skabe rammerne for et godt liv er KAB s mission, og den vil vi gerne koble til det at arbejde og være medarbejder i KAB-fællesskabet. Det er KAB s klare overbevisning, at når medarbejderne har det godt fysisk og psykisk, er de også mere velfungerende og produktive. Gode arbejdsvilkår er forskellige fra person til person, men ét overordnet minimumskrav bør være opfyldt: Integration af arbejdsmiljø og sundhedsfremmende tiltag i det daglige arbejde. Politikken har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for boligorganisationen. Bilag 8: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet. 22. Næste møde 19/19