Microsoft Kommuneseminar 27. oktober 2008

Transkript

1 THOMAS THOMSEN Kundechef CHARLOTTE HYLLEBERG MORTENSEN Salgs- og markedschef Direkte Mobil Tlf Fax Olof Palmes Allé Århus N Telefon ÅRHUS Olof Palmes Allé Århus N Tlf Fax ÅRHUS Microsoft Kommuneseminar 27. oktober 2008

2 Effektiv ressourcestyring Et forankret fagsystem giver dig et optimalt overblik og maksimalt beslutningsgrundlag

3 Kommuneforsker Roger Buch Stordriftsfordelene udebliver I forhold til at spare penge og få økonomiske stordriftsfordele har kommunalreformen været en dårlig forretning

4 Rådgiverfirmaet Deloitte Kommunerne under ét er vokset Kommunerne under ét er vokset med administrative fuldtidsansatte siden reformen trådte i kraft

5 Konklusion Kommunalreformen har været en dyr fornøjelse, og den har øget omkostningerne til den fremtidige administration Dog ikke alle steder en del har set lyset i at få tilført it-værktøjer, som hjælper med at holde styr på detaljerne og optimere processer, samtidig med at de bevarer overblikket. Mødets agenda

6 Fase 2: Kvalitetsreform Hvordan kan vi tale om centraliseret styring, når kvalitetsreformen skabes decentralt? Faldgruppe: trenden i kommunernes it-politik, hvor visionen er at indføre ét centralt økonomisystem, som kan honorere alle processer og lokale fagsystemer skal lukkes ned

7 Hvorfor er disse fagsystemer ikke en del af et centralt økonomisystem? Socialområdet Boligstøtte, børneydelse, pension og underholdsbidrag Arbejdsmarkedsområdet Opgavestyring på jobcentre Skole og fritid Rengøringsfunktion, kørselsordninger Ejendom, miljø og forsyning Hvorfor er der lavet specielle fagsystemer til ejendom, miljø og forsyning, som klarer sammenhæng og effektivitet i alle opgaver i tekniske forvaltnin-ger fra miljøopgaven til byggesagsbehandlinger og forbrugsafregning fordi de er fagsystemer - ligesom ressourcestyring!

8 Effektiv økonomi- og ressourcestyring Vores løsning skaber værdi for kunderne!

9 Hvordan gør vi kommunerne forretningsorienterede? (1) Det handler om ledelse det forkromede overblik et detaljeret overblik de rette styringsredskaber mulighed for at bevæge sig og handle, når det er nødvendigt

10 Hvordan gør vi kommunerne forretningsorienterede? (2) Få styr på alle opgaver Få styr på alle aftaler herunder også kvalitet Find ud af hvilke ressourcer der bedst løser opgaverne Find ud af op opgaver skal slås sammen (kommunegrænsen er væk)

11 Hvordan gør vi kommunerne forretningsorienterede? (3) Find ud af om dine ressourcer stemmer overens med opgaver som skal udføres Brug de gode eksempler, når priserne kommer frem, det er motiverende i sig selv Brug ressourcestyring som et redskab fremadrettet og ikke udelukkende som dokumentation for skete hændelser

12 Hvorfor ikke lave privatregnskab i alle forvaltninger? Det er sund fornuft at vide, om vi er effektive nok, og om forretningen giver under- eller overskud, når alle udgifter og indtægter med medregnet? Sammenspil mellem årsregnskabslovgivningen og Indenrigsministeriet, kan det lykkes?

13 a5 Tingene ses forskelligt alt efter øjnene der ser Taler vi om det samme? Ja, men vi fokuserer forskelligt Økonomifolk og ledelse Afdelingsleder Den udførende part

14 Dias nummer 13 a5 Hvad er tanken med billederne? akf;

15 Effektiv ressourcestyring skal understøttes af it (1) Effektiv ressourcestyring er ikke en regnskabsopgave.. Hvem udfører arbejdet, og hvem skal registrere forbrug og sammenholde dette med kvaliteten? Vejmanden, elektrikeren, mekanikeren, formændene, rengøringsassistenten, hjemmehjælperne, pedellen og mange andre ROLLER

16 Effektiv ressourcestyring skal understøttes af it (2) Effektiv ressourcestyring er ikke en regnskabsopgave Hvem allokerer medarbejdere m.v. til projekter, hvem skal vagt- eller ruteplanlægge, udføre arbejde, registrere forbrug, sammenholde sagsøkonomi op imod budget og kvalitet? Formænd, sjakbajser, værkfører, konduktører, rengøringsleder og mange andre ROLLER

17 De nyeste tendenser hvor forretning og it smelter sammen.. ROLLER

18 De nyeste tendenser hvor forretning og it smelter sammen.. LØSNINGER

19 Løsnings vertikaler Teknisk Forvaltning Rengøring Integration til centrale systemer til overordnet ledelsesinformation m.m. Forsyning A/S

20 Forretningsmodel (Styringsmodel) Balanceret styring Intelligentstyring Forretningsstyring Sags- og ressourcestyring Finansielstyring

21 Hvorfor gøre noget mere besværligt end det er? Samtlige opgaver skal - være veldefinerede - have budgetter - have et tilhørsforhold - have en kvalitetsbeskrivelse - have enheder Manden i marken skal kunne - se de opgaver, han arbejder på - følge en kvalitetsbeskrivelse - registrere forbrug på enkel måde - hente oplysninger såsom sagens økonomi - følge budgetterne Derfor har vi udviklet mobile timeregistreringsværktøjer, som understøtter forretningsprocesserne. Hvis registreringerne er forkerte er økonomiog ressourcestyringen ikke noget værd!

22 Ressourcestyringens betydning Tidsregistreringen giver os det store overblik, især når vi skal se tilbage i tiden. Vi kan udtrække tal og se statistikker på de enkelte projekter, og ledelsen kan bruge tallene til at se, om vi følger de kvalitetsmål, vi har opsat. Vi kan helt nøjagtigt se, hvad de enkelte opgaver tidsmæssigt har kostet - og det danner et fornuftigt sammenligningsgrundlag i forhold til andre offentlige og private virksomheder. Københavns Kommune, Anlægskontoret, Jan Knobelauch Hansen

23 It-værktøjets betydning Vi har flere medarbejdere, som er ord blinde, men de kan sagtens håndtere registreringen uden hjælp, og vi ser, at der er langt færre fejl i registreringen end tidligere, fortæller Claus Dahl. Med KLIK-løsningen sparer vi tid, da medarbejderne registrerer mange flere data hurtigere end tidligere. Høje-Taastrup Kommune, Claus Dahl

24 Fagligheden Det er vigtigt, at vi og vores it-leverandør taler samme sprog, og at vi bliver taget alvorligt, når vi står med selv et lille problem. Jeg forventer effektiv og professionel bistand fra min systemleverandør, og det får jeg hos Elbek & Vejrup A/S. Norddjurs Kommune, Entreprenørgården, Kim Jensen

25 TotalPortal Til lejlighedsbrugere som hellere arbejder på en WEB- Portal!

26 ET bud på løsninger

27 EV WebKlik

28

29

30

31

32

33 Processer og it i samhøringhed Hvis I vil sikre en effektiv ressourcestyring, skal I først og fremmest skabe jer et samlet overblik og få dette til at blive understøttet af it-værktøjer. Desuden skal I holde fokus på, at det ikke er et værktøj til ØKONOMI-funktionen, som skal være det centrale, men et værktøj til de medarbejdere, som skal levere oplysninger.

34 Visioner for jeres forretning Vi vil være jeres samarbejdspartner med det formål at understøtte og udvikle jeres forretning. Vi vil give vores best-practice-viden videre til jer. Vi vil skræddersy løsning til jeres behov. Vi vil via vores løsning bidrage til effektivisering. Vi vil via vores teknologier mobilisere jeres registrering.

35 Spørgsmål