Monopolbruddet i AK. Oplæg om program- & projektorganisering af monopolbruddet i Albertslund Kommune. v/birgitte Lund Roskilde d. 26.

Transkript

1 Monopolbruddet i AK Oplæg om program- & projektorganisering af monopolbruddet i Albertslund Kommune. v/birgitte Lund Roskilde d. 26. november 2014 MONOPOLBRUD

2 Albertslund Kommune Program- og projektorganisering Styringsværktøjer Ledelsesfokus It eller forandring? Hvor er vi nu? Ud- og opfordringer??? MONOPOLBRUD

3

4 Albertslund Kommunes organisation

5 Albertslund Kommunes organisation

6 Program- og projektorganisering Styringsværktøjer Processen Ledelsesfokus MONOPOLBRUD

7 Styringsværktøjer Pejlemærker i Økonomi & Stab MONOPOLBRUD

8 MONOPOLBRUD Projektmodellens faser

9 Program eller projekt? Program: Et program er en midlertidig fleksibel organisationsstruktur, der er oprettet for at koordinere, styre og overvåge gennemførelsen af en gruppe gensidigt afhængige projekter og aktiviteter, for at levere en samlet business case i form af resultater og gevinster, der understøtter samme vision. Digitaliseringsstyrelsen: Introduktion til programmer - Vejledning (Januar 2014:6)

10 Programstyregruppe Jette Runchel, Jytte Therkildsen, Carsten Blume, Jan Eriksen, Helle Wagner Gehlert og Galina Ianchina Programgruppe PL: Birgitte Lund Mark Schiller, Heidi Nørgaard, Henrik Hansen, Pernille Andersen Vielsted og Anne-Line Mortensen Kommunikation Tim Lissauer Styregruppe Helle Wagner Gehlert, Galina Ianchina og Mark Schiller Styregruppe Jan Eriksen, Jette Lau, Galina Ianchina og Cecilie Engell Kontraktstyring & snitflader PL: Heidi Nørgaard (PG: Relevante medarbejdere) MONOPOLBRUD Støttesystemer PL: Henrik Hansen PG: Relevante medarbejdere KY PL: Pernille Andersen Vielsted PG: Relevante medarbejdere KSD PL: Pernille Andersen Vielsted PG: Relevante medarbejdere SAPA PL: Anne-Line Mortensen PG: Relevante medarbejdere

11 Idéoplæg MONOPOLBRUD Beslutning Økonomi & Stab indstiller at; 1. Chefforum godkender programoplægget 2. Chefforum godkender forslag til organisering Beslutning i Chefforum den Chefforum godkendte projektorganiseringen med bemærkningen om at hele direktørforum bør deltager i programstyregruppen. Styregruppens første opgave bliver at tilpasse ressourceestimeringer til AK-kontekst, hvorefter dette fremlægges i chefforum med henblik på prioritering af ressourcer. Der var en drøftelse af hvordan man sikrer indhentning af effektiviseringsgevinster ved de forskellige digitaliseringsprojekter. Det blev anbefalet at gevinsten høstet på det forventede niveau.

12 MONOPOLBRUD IT eller forandring?

13

14

15 MONOPOLBRUD Hvor er vi nu?

16 MONOPOLBRUD

17 MONOPOLBRUD

18 6. Udviklingskonsulent Jeg bruger ESDH til mange forskellige opgaver Pia, 35 år Udviklingskonsulent Stamdata Været ansat på børneområdet i to år Vant til at kommunikere digitalt - god til Word og e - mail Bruger ESDH når det er nødvendigt. Begrænset anvendelse af andre sagssystemer ud over skuffedokumenterne på eksempelvis I -drev Opgaver i forbindelse med digitale sager og dokumenter Arbejder med mange forskellige typer af sager og opgaver, som lever i ESDH Arbejder både med egne sager og deler sager med andre også med decentrale enheder Søger tit i tidligere sager Skriver dagsorden- ogorienteringspunkter til ledelsesfora eller politiske udvalg Journaliserer selv diverse dokumenter Lever meget af tiden i mail- systemet og i skuffedokumenter ofte kommer mailforløb eller skuffedokumenterne ikke i ESDH - systemet før opgaven er afsluttet Succeskriterier Nem opkobling til systemerne udenfor matriklen Det er nemt at få dokumenter og e- mails ind i ESDH - systemet Det er nemt i ESDH at håndtere de mange forskellige opgaver på tværs af sager Der er en logisk struktur og nemt at søge på tværs Samarbejde med andre (advisering når der sker noget på en sag) Brugervenligt fx i forbindelse med politiske sager Logisk og intuitivt Udfordringer Synes at ESDH - systemet kan være lidt bøvlet at arbejde med Svært at vælge KLE - numre på de mange forskellige sagstyper ESDH = et nødvendigt onde Dokumenter spredt mange steder også i Outlook I kommunikationen og samarbejdet med decentrale led opstår mellemløsninger fordi ikke alle arbejder i ESDH

19 MONOPOLBRUD Ud- og opfordringer

20

21

22 Udfordringer Accepter planlægningsparadokset Accept af usikkerheden meget ny ukendt teknologi Realistisk BC Is i maven, men kom i gang Elefanter skal spises i bidder MONOPOLBRUD

23 Opfordringer Tidlig kommunikation Involver chefer og medarbejdere så tidligt som muligt Hvad er den gode historie hos jer? Italesæt, at det er en udviklings- og læringsproces for medarbejdere og for hele organisationen Få etableret lokale netværk Accepter, at vilkår ændrer sig vi ved kun det vi ved. MONOPOLBRUD

24 MONOPOLBRUD????