MPU Online Ferie System

Transkript

1 MPU Online Ferie System Dette dokument indeholder en beskrivelse af MPU Online Ferie System, i det følgende kaldet systemet, såvel som vejledning i hvordan man indtaster ferieuger, hvilke begreber der indgår samt hvordan ferien beregnes. Systemet er udviklet af Thomas Hejlsberg som gerne vil takke specielt Carsten Gylling for de mange endeløse diskussioner om hvordan alle de specielle situationer skulle løses. Ligeledes har Per Toft og Bent Erlandsen ydet et stort bidrag i forbindelse med igangsætningen. Udviklingen af systemet blev startet i 2006 og det har været (og er stadig) under udvikling, såfremt du måtte have idéer til forbedring, så er forslag mere end velkomne. Version Juni 2007 Thomas

2 Indholdsfortegnelse Systemets formål...3 Begreber...3 Ferieperioder...3 Faser...4 Medlemsgrupper...4 Medlemmer...4 Feriepoint...5 Uger...5 Pris...5 Adgangsbegrænsning til en fase...6 Ønskelister...6 Blokerede uger...7 PPT og feriesystemet...7 Trin for trin vejledning...9 Login...9 Valg af ferieperiode...9 Oversigtsbillede Oversigt Ugeoversigt Oversigt Generelt om perioden Oversigt Egne ferieoplysninger Oversigt Info for ens gruppe Oversigt Initiel fase Oversigt Fase 1,2, Egne Indstillinger Indlæg/ret ønsker (fase information) Indtast ønsker skærmbillede Yderligere eksempler på ønskelister Korrekt syntax for ferieønsker FAQ (Frequently Asked Questions)... 16

3 Systemets formål Formålet med systemet er, at forbedre den process der traditionelt har været med feriebidding i MyTravel Ariways. I det traditionelle system blev feriebiddings sedler udsendt og skulle være afleveret inden en vis dato. På sedlen kunne man skrive sine primære ønsker og optionelt nogle alternative ønsker. Det var ikke specielt struktureret hvordan disse ønsker kunne angives, f.eks. var det umiddelbart ikke muligt at angive at man ønskede 3 sammenhængende uger, bare det var i april eller maj. Ligeledes var det højst tvivlsomt hvad der skete hvis et ønske næsten kunne opfyldes ville man så have det? Det tradiotionelle system var ligeledes præget af, at meget manualt arbejde var involveret, hvilket igen betød at der gik lang tid før de endelige ferielister blev offentliggjort. Grundlæggende i det traditionelle system havde hvert medlem et antal feriepoint (jo færre jo bedre), og hver gang man valgte uger havde disse en pris. Denne pris blev så tillagt ens feriepoint til næste gang. Hvis der var for mange som ønskede givne uger, havde det medlem med færrest feriepoint fortrinsret. Såfremt man ikke valgte nogle uger, blev man tildelt nogle af de tiloversblevne uger uden dette belastede ens feriepoint. En automatisering af feriebiddingen har krævet et stort stykke definitions-arbejde hvilket primært at bestået af, at definere regler for alle de situationer som tidligere blev kigget på manuelt. Omvendt tillader en automatisering at systemet kan kombinere millioner af forskellige ferieplaner for at finde den mest optimale noget som ville være helt umuligt i en manuel verden. Formålet med systemet er således, at kunne give en mere retfærdig feriefordeling på en mere gennemskuelig måde og ikke mindst med et hurtigere resultat. Det er dog vigtigt at forstå, at systemet ikke kan igangsættes før de initielle ferieplanlægningstal foreligger fra firmaet (f.eks. hvor mange kan holde ferie i en given uge på een gang) Begreber Systemet arbejder med Ferieperioder som igen har en eller flere Faser. Til en Ferieperiode er knyttet en eller flere Medlemsgrupper som igen indeholder Medlemmer. Alle medlemmer har fra start af ferieperioden registreret et antal Feriepoint. Ligeledes er ferieperioden inddelt i Uger som kan have forskellig Pris i de forskellige faser. En fase kan have tildelt en Adgangsbegrænsning som forhindrer medlemmer i at ønske ferie i denne fase. Hvert medlem har to ubegrænsede Ønskelister i hver fase. Ligeledes kan visse uger være Blokerede Uger som ikke kan ønskes enten generelt eller individuelt for hvert medlem samt PPT uger for de medlemmer som har deltidsordning. Ferieperioder En ferieperiode defineres som f.eks. Sommerferien 2008 og indeholder f.eks. ugerne i et givent år. Når man ønsker ferie i systemet skal man først vælge til hvilken ferieperiode (normal er kun 1 aktiv) man vil angive sine ønsker.

4 Firmaet har på forhånd bestemt hvor mange piloter i hver gruppe som kan holde ferie på een gang i hver uge. Faser Når der ønskes og tildeles ferieuger sker dette i en eller flere faser som ligger i forlængelse af hinanden. Formålet med at have flere faser er, at prisen på de enkelte uger er dyrere i den/de første faser end i den/de senere. Dette kan sammenlignes med det traditionelle system hvor det var dyrere at få opfyldt et primært ønske end et alternativt. Fordelen med et faseopdelt system er, at når fasen er slut ligger ferien med fast. Man kan således ønske noget i fase 1 og således tidligere få sikkerhed for hvor ens ferie ligger, men til en højere pris. Det er ikke et krav, at man skal benytte en given fase og ej heller et krav at alle uger skal bruges inden for een fase. Hvis man f.eks. bare skal have uge 27 og man derefter gerne, med med lavere priotitet, gerne vil have 28 og 29, kan man blot ønske uge 27 i fase 1 og 28 og 29 i fase 2. Det giver også en meget større fleksibilitet at man ved hvilke uger man fik i f.eks. fase 1, før man definerer sine ønsker for fase 2 etc. Før den første fase afvikles i nogle tilfælde en Initiel Fase, hvor man kan angive indstillinger som ikke kan ændres når først Fase 1 er igangsat. Dette kunne f.eks. være om man ved tildeling ønsker sammenhængende uger eller løse uger. Grunden til at disse indstillinger ikke kan ændres efter at Fase 1 er igangsat er, at ønsker i Fase 1 potentielt ville kunne umuliggøre at indstillingerne blev respekteret. Ligeledes afvikles der efter den sidste regulære fase er afsluttet en tildelingsfase hvor alle som endnu har ikke tildelte ferieuger bliver tildelt uger tilfældigt. Vigtigst at forstå er altså, at når en fase lukker og ferieuger tildeles i henhold til ønskerne i denne fase, ligger disse ferieuger fast og man kan regne med dem. Medlemsgrupper Ethvert medlem tilhører en medlemsgruppe (f.eks. A320/Kaptajner) og det er på gruppeniveau firmaet bestemmer hvor mange som kan holde ferie på een gang. Systemet vil vise hvor mange feriepoint man har, hvad gruppens gennemsnit er og hvor højt på priotitetslisten man står. Er man således blandt de første på listen har man nærmest garanti for at ens ferieønsker bliver opfyldt, i hvert fald hvis man ønsker i fase 1. Man kan ikke selv ændre sin gruppe, den oplyses af firmaet som en del af ferieperiodens definition. Medlemmer Medlemmer er det samme som piloter og til ethvert medlem hører information af hvilken gruppe man tilhører, hvor mange feriepoint man har før en ferieperiodes start, hvor mange ugers ferie man ønsker af afholde. Antallet af ferieuger kan vælges indenfor visse begrænsninger i sommerferieplanlægningen og er fastlagt som ens restferie i vinterferieplanlægningen.

5 Feriepoint Ethvert medlem har et givent antal feriepoint (jo lavere jo bedre), som danner grundlag for hvem må vælge først. Indenfor hver gruppe opstilles alle medlemmer i rækkefølge efter deres feriepoint med den som har lavest feriepoint først. Når ønsker skal forsøges opfyldt, vil den øverste på listen således have frit valg på alle hylder. Når hans/hendes ønsker er færdigbehandlet, tages den næste fra listen (den med næst-lavest feriepoint) og processen gentages. Når en ferieperiode er afsluttet, regnes alle opfyldte ønsker på uger som har en feriepoint-pris sammen medlem for medlem og denne feriepoint-pris tillægges dette medlems feriepoint. Da ferieuger har en pris, og de eftertragtede en høj pris, betyder ovenstående system, at man kan spare sammen og opnå lave feriepoint som så i fremtiden kan sikre en bedre muligheder for at få sine ønsker opfyldt i kommende ferieperioder. Ovenstående er ikke en ændring fra det gamle system, men det at ugerne kan have forskellig pris i de forskellige faser giver nye muligheder. Det er tanken at fase 1 skal have en meget høj pris som bevirker at denne fast KUN bruger når man absolut skal have fri, f.eks til børns bryllup etc. Uger En ferieperiode består af fortløbende uger defineret af firmaet. I en ferieår (to ferieperioder) har hvert medlem krav på X ferieuger. Firmaet oplyser til sommerferieplanlægningen hvor mange ferieuger de vil have afviklet, og systemet tillader at man kan vælge færre eller flere end dette antal (i den initielle fase) sålænge andre medlemmer har valgt modsat. I vinterferieplanlægninger er der ingen valgmuligheder i antallet af ferieuger idet dette vil være resultatet af totalt antal ferieuger i ferieåret minus det antal uger man afholdt i sommerferie perioden. Pris Ferieuger har en pris som tillægges det enkelte medlems feriepoint ved opfyldt ønske. I det gamle system fandtes 3 begreber i denne forbindelse: Pris for primært ønske (3), Pris for alternativt ønske (1) samt ugepris som varierede mellem 3 og 6. Hvis et medlem i det gamle system ønskede en uge med ugepris 6 point som sit primære ønske var den samlede pris 9 point hvis dette ønske blev opfyldt. Da det nye system ikke arbejder med primære og sekundære ønsker, men med faser og ubegrænset antal ønsker, vil det nye system kunne tilbyde nye muligheder. I første omgang (Vinter 2007/2008) har vi valgt ikke at have en fase 1 (den specielt dyre), og har derfor for at lette overgangen sat prisen på de enkelte uger så de kommer tæt på det gamle system. Hvis man betragter de ønsker man lægger ind i fase 2 (den første fase nu fase 1 ikke er med), som primære ønsker passer det fint med at den totale pris for ugerne er 3,6,9 eller 12 point. De 12 point er kun for de 2 uger jul/nytår.

6 Ligeledes kan man vælge at betragte de ønsker man lægger ind i fase 3, som alternative ønsker. Den totalte pris for ferieuger er derfor i denne ferieperiode sat til hhv. 1,4,7 eller 10 point. Adgangsbegrænsning til en fase For at forhindre misbrug af systemet, specielt omkring fase 1, er der indlagt en adgangsbegrænsning som kun tillader medlemmer med feriepoint under en vis grænse at ønske i fase 1. Dette har ingen betydning da vi i denne og næste omgang lægger denne grænse så alle kan være med, men i de kommende faser vil dem med meget høje feriepoint ikke kunne booke i fase 1. Hvis denne funktion ikke var implementeret, kunne resultatet blive at man var ligeglad med sine point, og altid ønskede i fase 1 som godt nok er meget dyr, men da ingen andre normalt ønsker her ville man få sine ønsker opfyldt hver gang og ens feriepoint ville ende på 999. System kan også adgangsbegrænse de andre faser, men der er ikke planer om at udnytte denne funktion. Ønskelister Et hvert medlem har til hver fase 2 ønskelister. Det er vigtigt at forstå, at kun eet ønske (en linie) fra hver af medlemmets ønskelister kan blive opfyldt. Ønskerne på en ønskeliste er listet i linier og rækkefølgen af linierne viser hvilket ønske et medlem helst vil have opfyldt. Hvis linie 1 på en ønskeliste bliver opfyldt, kigger systemet aldrig på de efterfølgende linier osv. En ønskeliste kunne f.eks se sådan ud: 41,42,43 (Ugerne 41,42,43) 41,42 (Ugerne 41,42) 42,43 (Ugerne 42,43) 40-47(3S) (Giv mig 3 sammenhængende uger i perioden uge 40-47) 40-47(2S) (Giv mig 2 sammenhængende uger i perioden uge 40-47) Kigger man på ovenstående ønskeliste er hensigten at få uge 41,42,43 men kan det ikke lade sig gøre så prøv at give mig 41,42 og kan det heller ikke lade sig gøre så 42,43. Er der intet af ovenstående der kan lade sig gøre, så giv mig blot 3 sammenhængende uger et eller andet sted imellem uge (begge incl), og er der ikke 3 sammenhængende uger, så prøv med 2... Dette er måden systemet virker på og forklaringen på hvorfor kun eet ønske fra en ønskeliste bliver forsøgt opfyldt. I det gamle system, kunne man vælge et primært ønske ovenstående kan betragtes som 5 primære ønsker i prioriteret rækkefølge (hvoraf naturligvis kun et ønskes opfyldt). Hvis vi bygger videre på ovenstående eksempel og forestiller os, at man udover ovenstående ønske også gerne ville have en enkelt uges ferie i uge 8, 10 eller 9 (i den række følge), ville det blive meget besværligt at indkode dette ønske i kombination med de eksisterende 6 prioritede ønsker som alle omhandler ugerne i efteråret.

7 Derfor har systemet i hver fase 2 ønskelister som er helt uafhængige af hinanden. Man vil således på ønskeliste 2 kunne skrive sine ønsker: 8 (Giv mig uge 8) 10 (Giv mig uge 10) 9 (Giv mig uge 9) Ovenstående liste repræsenterer en simpel, giv mig uge 8 kan det ikke lade sig gøre, så uge 10 og er begge optaget så giv mig uge 9. Da disse ønsker er indkodet på ønskeliste 2 vil de blive behandlet uafhængigt af hvordan det gik med ønskerne på ønskeliste 1 Se længere nede for yderligere eksempler på ønskeliste syntax og dens betydning. Så for at opsummere, man har 2 ønskelister i hver fase som er totalt uafhængige. Der kan maks opfyldes eet ønske fra hver liste i hver fase, men et ønske kan bestå af mange uger. Der er ikke nogen brgrænsning på antallet af ønsker man kan have på en given liste. Blokerede uger Firmaet kan vælge at blokere ferieuger så man slet ikke kan vælge ferie i disse uger. I ferieperioden vinter 2007/2008 er dette ikke valgt af firmaet. PPT og feriesystemet Såfremt man har deltid skal man ifølge gældende overenskomst skal man afvikle ens ferie i arbejdsuger som man arbejder og tilsvarende afvikle en ligeså stor del af ens ferie i ppt uger som man har ppt fri. Da alle som udgangspunkt har 7 ugers ferie, betyder det at et medlem med hver 4. uge fri (75% arbejde), skal holde 75% af 7 ugers ferie i sin arbejdsperiode og 25% af 7 ugers ferie i sine PPT uger hvor han naturligt nok har fri i forvejen. Udover det praktiske problem med at dele 7 uger i 4 dele, er der ingen grund til at specificere hvilke PPT uger et medlem vælger at holde ferie. Derfor er det aftalt mellem MPU og firmaet, at vi regner i hele ugers ferie og eventuelle brøker bliver afregnet som positive eller negative K-dage (max 3 i hver retning), jvf. Nedenstående tabel: Arbejdsprocent Feriedage Hele uger Overføres til K- dage ,50 (hver 8.uge fri) ,33 (hver 6.uge fri) ,00 (hver 4.uge fri)

8 Samme princip vil blive fulgt, ved nyansættelser eller overgangsordninger hvor medlemmer starter eller stopper med PPT. Feriesystemet kender alle PPT informationer, og man kan således ikke vælge ferieuger i sine PPT uger, men har til gengæld et mindre antal uger at skulle planlægge.

9 Trin for trin vejledning Nedenfor findes en trin for trin vejledning i hvordan man indlægger sine ønsker og hvilken information man kan se i systemet. Login Man logger sig først ind på på almindelig vis. Derefter vælger man FerieSystem i menuen til venstre. Valg af ferieperiode Såfremt flere ferieperioder er defineret i systemet kommer følgende billede hvor man så vælger hvilken ferieperiode man er interesseret i

10 Oversigtsbillede Efter valg af ferieperiode (hvis der er flere defineret), kommer følgende oversigtsbillede frem: I det efterfølgende forklares de forskellige sektioner detaljeret. Oversigt Ugeoversigt I denne rubrik vises alle de uger som er defineret i systemet, samt hvor mange piloter som kan være på ferie i den gruppe som man tilhører. I dette tilfælde har medlemmet PPT og hver fjerde uge er vist i blåt, da den ikke kan ønskes i systemet. I øverste hjørne findes en funktion som kan vise oversigten som en almindelig kalender.

11 Oversigt Generelt om perioden I denne sektion vises periodens første og sidste ugenr og tilhørende datoer, hvor mange uger der er i alt og hvor mange faser der benyttes i denne periode. Oversigt Egne ferieoplysninger I denne sektion vises hvem denne side gælder for (Heine har været min test person gennem udviklingen, så hvorfor ikke her?), hvor mange ferieuger man skal vælge i denne periode, hvilken gruppe man tilhører samt hvor mange feriepoint man har ved periodens start. Øverst i hjørnet findes link til at rette egne oplysninger/præferencer (se nedenfor). Oversigt Info for ens gruppe I denne sektion vises hvor mange piloter som er i samme gruppe, hvad feriepoint-gennemsnittet i gruppen er, samt hvilken placering man har (feriepoint-mæssigt) i gruppen. Oversigt Initiel fase Denne fase er speciel, idet den kun er aktiv ved sommerferieplanlægning. I sektionen vises hvor mange ferieuger man kan vælge af afholde i denne periode (ikke relevant i vinterferieplanlægning) samt om man har angivet en ønske. Såfremt den initielle fase er åben, kan man ved at trykke på linket rette oplysninger eller kan man blot få vist information. Oversigt Fase 1,2,3 I disse sektioner vises information om den pågældende fase. Hvornår fasen er åben for at man kan indlægge ønsker, og mere interessant hvornår fasen lukker. Tidspunktet for lukning er midnat, så man kan godt indtaste ønsker på den viste lukkedato. Desuden vises om der er adgangsbegrænsning, om man har indlagt ønsker samt hvad prisen på de enkelte uger er i denne fase. Trykker man på linket i højre hjørne åbnes en ny skærm hvor man kan se detaljer omkring denne fase. For fuldstændighedens skyld har jeg skabt en situation hvor en ønskeliste er gemt på trods af den er fejlbehæftet, dette kan se i meget specielle situationer vil teksten Der er fejl på listen blive vist, og man bør øjblikkeligt korrigere denne fejl (rette sine ønsker), da listen ellers ikke kommer i betragtning.

12 Egne Indstillinger Hvis man vælger Ret Indstillinger i sektionen Egne ferieoplysninger eller vil rette i den initielle fase vises følgende skærmbillede: Det burde være selvforklarende, men der kan tilføjes at disse præferencer påvirker måden hvorpå systemet planlægger ferie så har man (i sommer planlægning) ønsker om et vist antal ferieuger og/eller en præference ved tildeling, så gå ind og vælg disse. Det er helt gratis!

13 Indlæg/ret ønsker (fase information) Hvis man trykker på linket i en given fase i oversigtsskærmbilledet kommer detajleret info omkring denne fase frem, og det er også her der er adgang til ens ønskelister: Her ses igen ugeoversigten med de blå markeringer (dette medlem har PPT fri hver 4. Uge), men under disse vises nu prisen for ugerne i denne fase. Vælger man en anden fase vil priserne være andre. Dernæst vises de 2 nuværende ønskelister i denne fase, samt hvis fasen er åben adgang til at rette disse.

14 Indtast ønsker skærmbillede Hvis man trykker Indtast/ret ønsker i ovenstående billede (detaljeret information omkring fasen), kommer følgende skærmbillede frem hvor man kan indtaste sine ønsker: Dette billede virker på samme måde som når man opretter forum-indlæg. Man taster sine ønsker og når man er færdig trykker man Gem Ønsker hvorefter systemet validerer at listen af ønsker følger korrekt syntax. Hvis dette er opfyldt, gemmes ønskerne ellers vises en fejl og man kan så rette sine ønsker. Bemærk, at man kan taste kommentarer idet alle tegn efter simikolon (;) på alle linier ignoreres. Her findes også link til at downloade nyeste version af denne vejledning.

15 Yderligere eksempler på ønskelister (tom sektion) Meningen med denne sektion, er at ferieadministratorerne kan vise hvordan de har hjulpet medlemmer til at udtrykke komplekse ferieønsker så andre kan blive inspireret. Korrekt syntax for ferieønsker Den korrekte syntaks for ferieønsker er følgende: En enkelt uge: 42 Flere uger: 42,44,46 ; Adskilles med komma Interval af uger: ; Adskilles af bindestreg og er det samme som 42,43,44,45,46 Komplekse valg: Sammenhængende uger: 42-48(3s) ; 3 sammenhængende uger i intervallet begge incl. Enkeltstående uger: 42-48(3e) ; 3 enkeltstående uger uden sammenhæng i samme interval Bare 3 uger: 42-48(3) ; 3 uger uanset om de er sammenhængende eller ej Bogstavet e eller s kan skrives med stort eller småt det har ingen betydning. Et komplekst valg kan i virkeligheden omskrives til en masse linier med simple valg, idet: 42-46(2s) Kan omskrives til 4 simple ønsker på en ønskeliste: Værre er det med en ønske som: 42,43 43,44 44,45 45, (2),5-14(2) ; To uger i efteråret og 2 i foråret Som omskrevet til simple ønsker ville fylde linier tro det eller lad være, der er ca 131 milliarder forskellige måder ovenstående ønske kan opfyldes.

16 FAQ (Frequently Asked Questions) (tom sektion... endnu)