PROBLEMANALYSEN OPFØLGNING PÅ ST

Transkript

1 PROBLEMANALYSEN OPFØLGNING PÅ ST

2 VORES ST ET VÆKSTHUS ET STED HVOR TING TRIVES OG GROR!

3 VORES ST MÅLET ER TILFREDSE OG STOLTE MEDARBEJDERE DER HAR MEDEJERSKAB FOR ST. TILBAGE TIL RØDDERNE: FORSKNING, UDDANNELSE, MYNDIGHEDSRÅDGIVNING, ERHVERVSSAMARBEJDE FAGLIGHED I FOKUS

4 UDFORDRINGER Økonomi ST økonomi 2013 ST besparelsesrunde 2014 Struktur - medarbejdertrivsel Problemanalyse 2014 Stærkt ST Økonomiopretning Problemløsning Stærkt ST rustet til fremtidens opgaver 4

5 PROBLEMANALYSEN Problemanalyse igangsat ultimo 2013: Identifikation af problemer som følge af den faglige udviklingsproces Ekspertgruppe & Analysepanel rapporter: Juni 2014 ST institut-/centerledere, sekretariatsledere og funktionschefer arbejdede med processen i juli/august. Universitetsledelsens oplæg til beslutning: 15. august Høring: 168 svar, ca. 600 sider (30 høringssvar på ST) ST proces vedr. høringssvar og handleplan Universitetsledelsens beslutning d. 22. oktober Vi er glade for, at der overordnet var tilfredshed med beslutningsforslaget mindre revision baseret på høringssvar

6 VORES ST MIT FOKUS I DAG: HVAD DET BETYDER FOR JER SOM MEDARBEJDERE! VI ER I ER GÅET FRA EN FASE, HVOR VI TALER OM PROBLEMER TIL AT LØSE DEM!

7 OPFØLGNING PÅ PROBLEMANALYSEN Der igangsættes processer på ST for at opnå: ØGET DELEGERING og NÆRVÆRENDE LEDELSE MERE TRANSPARENT ØKONOMI INDDRAGENDE PROCEDURER FOR ANSÆTTELSER ØGET MEDINDDRAGELSE AF RÅD, UDVALG, FORA og MEDARBEJDERE TYDELIG FAGLIG ORGANISERING, IDENTITET og GOD TRIVSEL FORBEDRET INTERN og EKSTERN KOMMUNIKATION BRUGERNÆR og RELEVANT ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE

8 LEDELSESDELEGERING OG NÆRVÆR MÅL: Sammenhængende ledelse så medarbejderne får øget medindflydelse og oplever mere medejerskab for ST

9 LEDELSESDELEGERING OG NÆRVÆR: LEDELSESTEAMS Adm. chef, Chefrådg. Sekretariatsleder

10 LEDELSESDELEGERING OG NÆRVÆR: HVAD BETYDER DET SPECIFIKT FOR ST? - Institutlederkreds bliver til fakultetsledelse: Overordnede mål, strategi, budgetter mv. - Fakultetsledelsen fastlægger sammensætning og ledelsesprocedurer på fakultetsniveau - Institutledelsen fastlægger sammensætning og ledelsesprocedurer på institutniveau - Ledelsesstruktur og delegering drøftes i fakultetsledelsen

11 ØGET DELEGERING Universitetsledelse Adm. chef Chefrådg. Fakultetsledelse Sekr.leder Institutledelse Afdeling/sektion

12 LEDELSESDELEGERING OG NÆRVÆR: HVAD BETYDER DET SPECIFIKT FOR ST? - Dekanen uddelegerer ansvar til prodekaner og institutledere sammen identificerer man områder, der er relevante at uddelegere. - Beslutningskompetencer skal være synlige og klare (økonomi, ansættelser, afskedigelser mv.). - Institutlederen uddelegerer ansvar til viceinstitutledere og sektionsledere - efter drøftelser på instituttet (og i fakultetsledelsen). - Beslutningskompetencer på institutterne skal være tydelige for medarbejderne.

13 ØGET NÆRVÆR MÅL: Ledelsen på alle niveauer skal være mere nærværende - Dekanat flytter ud på fakultetet marts Månedlige dekan - Institutleder møder - Dekan/prodekaner besøger institutter oftere: Mødes med medarbejdere, udvalg, ledelse etc. - Fakultetsledelsen fastlægger og implementerer procedurer for øget nærvær - Institutledelser drøfter ledelsesnærvær med LSU og Institutfora plan for øget nærvær fastlægges - Planerne forelægges for Akademisk Råd og FSU

14 TRANSPARENS I ØKONOMIEN MÅL: Det skal være gennemskueligt og forståeligt, hvordan pengene tjenes og bruges

15 TRANSPARENS I ØKONOMIEN HVAD BETYDER DET SPECIFIKT FOR ST? - Det skal fremgå tydeligere for medarbejderne hvilke økonomiske dispositioner, der træffes fagligt/administrativt - Alle enheder arbejder med 4-årige budgetter - Institutternes overordnede budget og resultatkrav fastlægges af fakultetsledelsen - Fordelingen af midler til fælles fakultære formål fastlægges af fakultetsledelsen - Fakultetsledelsen beslutter hvilken andel af institutternes indtægter, der føres videre til institutterne og efter hvilke principper - Instituttets interne budget og resultatkrav fastlægges af institutledelsen

16 TRANSPARENS I ØKONOMIEN HVAD BETYDER DET FOR ST? - Der er behov for en revideret økonomi-model - - som er robust - - som giver større transparens i forhold til indtægter og udgifter - - som inddrager incitamenter i forhold til kvalitet i kerneaktiviteter - Fakultetsledelsen fastlægger ny økonomimodel i marts 2015 med inddragelse af FSU og Akademisk Råd. Modellen træder i kraft i Fakultetet skal fungere som en solidarisk økonomisk enhed

17 ANSÆTTELSER MÅL: Ansættelser er vigtige der ønskes øget inddragelse i processerne

18 INDDRAGENDE PROCEDURER FOR ANSÆTTELSER HVAD BETYDER DET FOR ST? - Institutterne får væsentlig indflydelse, herunder øget inddragelse af medarbejderne ved ansættelser i faste VIP- og TAP-stillinger - Akademisk Råd, FSU og Institutfora inddrages i udarbejdelse af ansættelsesprocedurer - Fakultetsledelsen træffer i februar 2015 beslutning om ansættelsesprocedurer, der klart beskriver ansvarsfordeling, kvalitetsmål og ansættelseskriterier.

19 INDDRAGENDE PROCEDURER FOR ANSÆTTELSER: TAP- OG TIDSBEGRÆNSEDE STILLINGER - Institutledelsen har inden for rammen af budget og strategiplan ansvar for ansættelse af: - TAP-personale (efter inddragende proces) - VIP-personale i tidsbegrænsende stillinger (ikke karrierestillinger)

20 INDDRAGENDE PROCEDURER FOR ANSÆTTELSER: FASTE VIP-STILLINGER OG KARRIERESTILLINGER - Institutledelsen kan inden for budget-/strategiplan iværksætte opslag af adjunkt- /forsker-/tenure track-, seniorrådgiver-, lektor-/seniorforsker-, professorstillinger - Institutledelsen er forpligtet til at rådføre sig om opslaget med instituttets lektorer, seniorforskere og professorer eller en repræsentativ undergruppe heraf - Institutledelsen nedsætter bedømmelsesudvalg efter fakultetets retningslinjer og rådfører sig inden nedsættelsen med en gruppe af peers

21 INDDRAGENDE PROCEDURER FOR ANSÆTTELSER: FASTE VIP-STILLINGER OG KARRIERESTILLINGER - Institutledelsen tager beslutning om udvælgelse af kandidater til ansættelsessamtaler og iværksætter disse - Institutledelsen rådfører sig med en gruppe af peers, inden der sendes en indstilling til dekanen om ansættelse - Dekanen påser, at stillingsbedømmelse sker efter de fastsatte regler og kvalitetsmål og afgør, om indstillingen kan tiltrædes

22 MEDINDDRAGELSE MÅL: Det er vigtigt at vores medarbejderudvalg, råd, fora og vores medarbejdere inddrages mere i beslutningsprocesser

23 MEDINDDRAGELSE HVAD BETYDER DET FOR ST? - Dekanen beslutter i samråd med formanden for Akademisk Råd, hvorledes Rådet i højere grad inddrages ifht. væsentlige beslutninger - Fakultetsledelsen, FSU, FAMU, studienævn, studenter- og ph.d.-udvalg drøfter repræsentation og øget inddragelse - Procedurer for øget ledelsesnærvær og inddragelse på fakultetsniveau fastlægges - Institutledelser, LSU, LAMU, Institutfora samt øvrige udvalg drøfter repræsentation og øget inddragelse - Procedurer for øget ledelsesnærvær drøftes og fastlægges på de enkelte institutter - Institutlederne er ansvarlige for at holde medarbejdermøder mindst 2 gange pr år

24 MEDINDDRAGELSE HVAD BETYDER DET FOR ST? - De nye udvalg hhv. Uddannelse og Forskning/Eksterne Relationer skal sikre medinddragelse - De fire tværgående foras fremtid skal afklares - Procedurer for samspil mellem prodekaner og universitets-/institutudvalg fastlægges - De studenterpolitiske organisationer og de ph.d.-studerende skal inddrages mere i de beslutningsprocesser, der har betydning for dem: - Et organ oprettes med deltagelse af de studenterpolitiske organisationer og medlemmer af universitetsledelsen som supplement til dialogen i studienævn og ph.d.-udvalg - Dekanen mødes regelmæssigt med studerende og ph.d.- studerende på fakultetsniveau

25 ORGANISERING OG IDENTITET MÅL: Medarbejderne skal opleve, at deres institut/center udgør en meningsfuld sammenhængende enhed med et godt formål og god trivsel

26 TYDELIG FAGLIG ORGANISERING OG IDENTITET HVAD BETYDER DET FOR ST? - Der igangsættes drøftelser på alle institutter af faglig identitet og sammenhæng der foretages et eftersyn på den faglige organisering på ST for at sikre hensigtsmæssig institut-/centerorganisering, der understøtter faglighed, samarbejde og god trivsel - Hvert institut/center udarbejder handlingsplaner mhp. at skabe større sammenhæng - på baggrund af bredt inddragende drøftelser - Fakultetsledelsen drøfter handlingsplaner og forelægger eventuelle forslag til fælles initiativer/ændringer for FSU og Akademisk Råd i januar 2015

27 TYDELIG FAGLIG ORGANISERING OG IDENTITET HVAD BETYDER DET FOR ST? - Ingeniørområdet struktur/profilering: Der nedsætte en arbejdsgruppe, som fremlægger et forslag til beslutning for fakultetsledelsen januar Myndighedsrådgivningsområdet: Der nedsættes en arbejdsgruppe mhp. udarbejdelse af plan for optimalt samspil om opgavevaretagelse, udnyttelse af kompetencer og styrkelse af national/international konkurrenceevne

28 FORBEDRET INTERN OG EKSTERN KOMMUNIKATION HVAD BETYDER DET FOR ST? MÅL: Den interne og eksterne kommunikation skal forbedres - Der skal fastlægges en kommunikationspolitik for ST: Mere inddragende intern kommunikation og større faglig synlighed/profilering af institutter og centre ved ST - Der nedsættes arbejdsgruppe med repræsentanter udpeget af Akademisk Råd, FSU, FAMU, institutter og centre samt KOM, ST. - Oplæg til kommunikationspolitik drøftes på institutter, i råd og fora og vedtages af fakultetsledelsen inden sommerferien 2015.

29 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE MÅL: Forenkling af administrative funktioner og ledelsesmæssige funktioner Sammenhængende og fleksibel opgaveløsning Udgiftsbevisthed på det udførende niveau Brugernærhed

30 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Fællesadministration ledet af direktør. VD-områder: - Økonomi og bygninger ( Økonomi og plan) - HR ( HR) - IT ( IT) - Uddannelse - Forskning og erhvervssamarbejde ( Studier, Alumne, Career, EVU, Library, IC) ( Forsk. & Talent, dele af Viden, TTO) - mange indspil vedr. kommunikation yderligere afklaring - universitetsledelsens sekretariat tidligere stab og strategi - lille porteføljeenhed under direktøren Administrativt center ledet af administrationschef, dobbelt ophæng til dekan og direktør for at sikre fokus på hovedområdets behov og en sammenhængende administration

31

32 BRUGERNÆR OG RELEVANT SERVICE HVAD BETYDER DET FOR ST? Den administrative service på ST skal gennemgås og revideres med fokus på brugernærhed og prioritering. Der skal indgå overvejelser om: - fysisk nærhed - tilgængelighed/responsivitet - forståelse for diversitet - en sammenhængende administration - arbejdsdeling FO <-> BO (adm. center <-> fællesadministration) - arbejdsdeling mellem administrative områder - arbejdsdeling mellem administration og institutter - transparens både mht. økonomi og processer - indflydelse på prioritering af ydelser - professionalisme og effektivitet

33 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE HVORDAN GRIBES DET AN PÅ ST? Administrationschefen har ansvaret for at tilrettelægge implementeringsprocessen i samspil med fakultetsledelsen, sekretariatsledere og funktionschefer. Processen afsluttes i løbet af januar 2015 (gælder hele ). Balancering af tiden til inddragelse og længden af perioden med usikre medarbejdere i administrationen. Udfordringer: - STs størrelse og mangfoldighed 17 vidt forskellige selvstændige enheder på flere geografier. - Organisationen er træt af store processer.

34 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE HVORDAN GRIBES DET AN PÅ ST? Todelt bottom-up proces (delvist overlappende): 1. Administrationschef holder afklaringsmøder med repræsentanter for institutter og centre. 2. Der etableres dialogmøder mellem repræsentanter for institutter/centre og de administrative områder hvor det er nødvendigt at grave et spadestik dybere. Der vil ske en løbende inddragelse af sekretariatsledere, funktionschefer og fakultetsledelsen med henblik på udarbejdelse af fælles model/ramme for den administrative service.

35 DEN VIDERE PROCES IMPLEMENTERING AF BESLUTNINGER PÅ ST Der er etableret implementeringsplaner der følger beslutningspunkterne Planer for den overordnede proces, for den administrative proces og for fakulteterne Der sker løbende opfølgning og sikring af gennemførsel og afslutning Implementeringen kan følges på: au.dk/problemanalysen Alle kan følge processerne for deres område

36 HVOR LEDER DET HEN? HVAD BETYDER DET FOR ST? Stærkt ST Et bedre grundlag for at nå vores fælles mål en fantastisk arbejdsplads. En arbejdsplads hvor alle føler sig anerkendt og medinddraget. Dette er grundlaget for et stærkt fakultet, hvor vi fokuserer på høj kvalitet i vores kerneydelser: - FORSKNING - UDDANNELSE - MYNDIGHEDSRÅDGIVNING - ERHVERVSSAMARBEJDE Økonomiopretning Problemløsning Stærkt ST rustet til fremtidens opgaver

37 VORES ST ET VÆKSTHUS DET ER ET STED HVOR TING TRIVES OG GROR! TAK FOR OPMÆRKSOMHEDEN!

38