4. Byggeri Status over igangværende projekter og projekter under forberedelse.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 6. marts 2018 kl Deltagere: Formand Dan Christensen Næstformand Bendt E. Nielsen Sekretær Peter Kragballe Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Bettina Grumsen Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol 3. Revisionsprotokol 4. Byggeri 5. Indstilling til Dispositionsfonden a. Retningslinjer for tilskud til Dispositionsfonden b. Ansøgning om tilskud fra Dispositionsfonden til etablering af nye badeværelser m.v. i afd. 4 c. Ansøgning om tilskud fra Dispositionsfonden til etablering af dræn og skimmelsanering i lejemålet Risvangs Allé 3A, afd Planlægning af afdelingsmøder 7. Initiativpris 8. Udvalg 9. Nyt fra administrationen 10. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Protokol Fra mødet den blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Der var intet nyt. 4. Byggeri Status over igangværende projekter og projekter under forberedelse.

2 Dan Christensen orienterede om igangværende og fremtidige byggesager i forhold til bilag der var udleveret til bestyrelsen. Afd. 65 Æblelunden Sagen er afsluttet økonomisk. Projektet er realiseret under rammebeløbet, og byggeriet er ibrugtaget. Der er indgået aftaler med Torntoft & Mortensen om udbedring af udestående mangler i boligerne samt opretninger af skader på udearealer mv. Der er dog stadigvæk problemer med manglende varmt brugsvand. 22 af de 38 boliger har klaget, så det konkluderes, at der er tale om et generelt problem. Det er endnu ikke lykkedes entreprenøren at lokalisere årsagen, da der er tale om samme system og komponenter mv. som i etape 1, der ikke har samme problem. Så snart løsningen er fundet, bliver den implementeret i alle boliger i etape 2. Afd. 67 Risskovbrynet. Projektmaterialet er færdigt, og prækvalifikation af bydende hovedentreprenører er igangsat den 8. februar. Licitationen er flyttet til d. 24. juni. Byggeudvalget inviteres til at deltage i licitationen. Afd. 100 Bindesbøll byen På baggrund af undersøgelserne af mulighederne for ekstra m², har projektafdelingen vurderet, at der ikke hverken økonomisk eller bygningsmæssigt grundlag for at gå videre med dette. Rådgiverne er orienteret herom på mødet den 7. februar, hvorefter udarbejdelse af dispositionsforslag på det oprindelige grundlag med ca m² igangsættes. Afd. 25 Klostervangen Der er afholdt ekstraordinært afdelingsmøde den 13. februar særligt med henblik på beslutning om udskiftning af faldstammer samt om div tilkøb af bla. nedhængte lofter i køkken og entre samt skabe. Der blev godkendt at etablere faldstammerne, mens tilkøb i øvrigt blev forkastet. Der er gennemgået en beboerundersøgelse samt en særlig risikovurdering, og begge dele peger på, at langt den første udfordring i forbindelse med udførelsen bliver støj i forbindelse med betonarbejder både inde i boligerne og på altaner og facader/gavle. Der igangsættes proces med henblik på at minimere og afbøde disse støjgener mest muligt. Der er stort fokus på kommunikationen med beboerne i denne sammenhæng. Afd. 37 Fjældevænget Der har været afholdt særskilt møde med afdelingsformanden, der peger på, at der er stor utålmodighed blandt beboerne for, at projektet igangsættes. Formanden foreslog en vurdering af mulighederne for at iværksætte renoveringen uden støtte fra Landsbyggefonden, hvilket vil muliggøre en igangsætning af de fysiske arbejder på bygningerne til foråret 2020 mod omkring 2023/24 hvis Landsbyggefonden involveres. Der afholdes særskilt møde med afd.bestyrelsen herom i marts Afd. 21 og afd. 22 Langenæs I og II Afdelingsbestyrelserne er orienteret om, at mødet med Aarhus Kommune skal afholdes, inden vi kan gå videre med de nærmere bygningsmæssige og økonomiske undersøgelser. Det tilstræbes, at mødet med Aarhus Kommune kan afholdes inden afdelingsmøderne i afd. 21 og 22, således der kan orienteres om status.

3 Afd. 2 Tordenskjoldsgade Miljøscreeningen er gennemført, og afrapportering foreligger i uge Umiddelbart herefter afholdes opstartsmøde med totalrådgiver. Afd. 4 Der er udarbejdet nyt budget og indstilling med henblik på fornyet behandling i bestyrelsen, idet de beregninger der lå til grund for bestyrelsens tilsagn var fejlbehæftede. Salg af Frijsenborgvej Aarhus Kommune har tidligere midlertidig udsættelse i forhold til kloakseparering på ejendommen. Udsættelsen er begrundet i en mulig nedrivning. Hvis ikke Børn & Unge træffer beslutning om at købe og nedrive, kan vi blive pålagt at kloakseparere. Projektafdelingen tager kontakt til Børn & Unge med henblik på at vurdere, hvor sagen står. Øvrige: Generelt om tvister i fm. Byggesager blev følgende besluttet: Hvis der er tale om fejl/mangler ved et nybyggeri eller en renoveringssag, som har store bygningsmæssige konsekvenser eller konsekvenser for brugbarheden af en eller flere boliger (eksempelvis fugtproblemer) og der er uenighed med entreprenør/rådgiver om ansvarsplaceringen, ønskes mulighed for hurtigst muligt at udbedre fejl og mangler med egenbetaling af AAB med henblik på efterfølgende tilbagesøgning af det afholdte beløb fra entreprenør/rådgiver. For at sikre beviserne, vil dette typisk kræve, at der forinden udbedringen gennemføres, er gennemført syn og skøn af forholdene. Det nødvendige syn og skøn bør derfor iværksættes så snart det står klart, at der er uenighed med entreprenør/rådgiver om ansvaret. 5. Indstilling til Dispositionsfonden DISPOSITIONSFONDEN - oplæg til anvendelsesmuligheder 1. marts 2018 Lovgivning: Af almenboligloven fremgår, at dispositionsfondens midler ud over dækning af underskud i afdelingerne som følge af bl.a. udlejningstab mv. - bl.a. kan bruges til: At sikre afdelingernes beståen som tidssvarende og velfungerende bebyggelser ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social opretning af afdelingerne. I særlige tilfælde at medvirke til at sikre boligorganisationens fortsatte beståen, herunder i forbindelse med etablering af nye afdelinger og i forbindelse med ekstraordinære tab. AABs interne retningslinjer: Dispositionsfondsmidler kan bruges til: Sammenlægning af lejligheder Etablering af bad og toilet Taglejligheder Ombygninger af klubværelser til lejligheder Elevatorer Der var oprindeligt fastsat et maksimalt tilskud pr. lejlighed på kr (efterfølgende opreguleret til kr ), idet tilskuddet dog ikke må overstige 30 % af byggesummen.

4 Der kan ikke gives tilskud eller lån fra Dispositionsfonden til almindelige vedligeholdelsesarbejder. Forslag til udvidelse af AABs interne retningslinjer: I forhold til lovgivningens rammer, er AABs gældende retningslinjer indskrænkende både i forhold til, hvad midlerne kan anvendes til, og med hensyn til beløbsafgrænsningen. Endvidere er der udviklet en praksis, der ligger ud over de interne retningslinjer; således yder dispositionsfonden tilskud til interne projekter af betydning for boligorganisationens drift (f.eks. ny optegning af samtlige lejemål), til forberedelse af større renoveringsopgaver/helhedsplaner, til forberedelse af nybyggerier og udarbejdelse af grundkøbstilbud/projekter, ombygning af tomme erhvervslejemål til boliger samt støtte til større renoveringsprojekter/helhedsplaner. Med udgangspunkt i ovenstående foreslås en udvidelse af de interne retningslinjer, så de i højere grad afspejler den nuværende praksis og i øvrigt åbner op for nye muligheder for anvendelse af fondens midler. Det foreslås, at anvendelse af dispositionsfondens midler opdeles i fem kategorier: 1. Fysiske forbedringsarbejder, eksempelvis - tilskud til etablering af tidssvarende toilet- og badeforhold - tilskud til etablering af elevatorer - tilskud til opretning af konstruktionsfejl - tilskud til altaner/altanlukninger - tilskud til efterisolering - tilskud til helhedsplaner med eller uden støtte fra Landsbyggefonden - tilskud til indeklimaprojekter (herunder f.eks. sanering af skimmelsvamp) - tilskud til sammenlægning og/eller opdeling af lejemål - udlæg til evt. omkostninger i fm. juridiske/økonomiske tvister 2. Boligsociale projekter, eksempelvis - beboerinddragelse og beboerdemokratiske processer - beboeraktiviteter i afdelinger og/eller områder - beboeraktiviteter f.eks. i forbindelse med renoveringsprojekter - særlige informations-/kommunikationsindsatser 3. Projektforberedende arbejder, eksempelvis - indledende faser i fm. udarbejdelse af helhedsplaner - udarbejdelse af tilbud/projektforslag i fm. grundsalgsudbud - indledende udviklingsarbejder i fm. nybyggeri på egne matrikler - indledende arbejder i fm. forhandlinger om grundkøb 4. Interne projekter, eksempelvis - udarbejdelse af registreringsmateriale m.v. til internt brug - udarbejdelse af tegningsmateriale - udarbejdelse af standarder, paradigmer m.v. 5. Etablering af nye boliger, eksempelvis - tilskud til ombygning af erhvervslejemål til boliger - tilskud til etablering af tagboliger - tilskud til ombygning af klubværelser til lejligheder

5 i særlige tilfælde dækning af overskridelse af rammebeløb ved nybyggeri - udlæg til evt. omkostninger i fm. juridiske/økonomiske tvister Behovet for støtte til enkeltprojekter varierer efter en række forhold, herunder projektets karakter/behov, huslejeniveau i afdelingen og afdelingens økonomiske forhold i øvrigt. Der vil være fornuftige og nødvendige projekter, som ikke kan realiseres under de nugældende beløbsrammer, men kræver en konkret vurdering baseret på bl.a. gennemførlighed m.v. Det foreslås derfor, at bestyrelsen i hvert enkelt tilfælde tager stilling til en underbygget indstilling med tilhørende økonomi ikke bare med udgangspunkt i afdelingens behov, men også i boligorganisationens overordnede behov for at kunne tilbyde tidsvarende boliger af god kvalitet. Dette indebærer, at beløbsbegrænsningen udgår af de interne retningslinjer. Bestyrelsen godkendte indstillingen Anmodning fra: Afdeling 4, Skovkanten Indstilling om: Tilskud fra Dispositionsfonden til etablering af badeværelser Nærværende indstilling erstatter tidligere fremsendte og godkendte indstilling vedr. samme emne på bestyrelsesmødet d. 9. januar Afdelingen består af i alt 47 lejemål, hvoraf de 35 ikke har bad og toilet i lejligheden. I stedet har disse fælles toiletter med adgang fra bagtrapperne og fælles badefaciliteter i kælderen. De eksisterende badeværelser i de øvrige 12 lejemål er alle forholdsvis gamle og trænger til omfattende istandsættelse. På afdelingsmødet i 2017 blev det besluttet at igangsætte en proces med henblik på at udarbejde forslag til etablering af bad og toilet i samtlige lejemål samt at opdatere de allerede eksisterende badeværelser. Afdelingsbestyrelsen har sammen med projektafdelingen og økonomiafdelingen gennemført workshops med beboerne, og der er arbejdet med 2 modeller: Model 1: Inddragelse af bagtrappen og indretning af to små badeværelser på hver etage. Model 2: Tilbygning af karnap og indretning at gode badeværelser og udvidelse af køkkener. I forbindelse med dette arbejde er der bl.a. opsat en mock-up i fuld skala af model 1-løsningen. Dette har overbevist projektafdelingen om, at dette ikke er en fremtidssikret løsning, og at denne løsning derfor ikke bør understøttes med tilskud fra Dispositionsfonden. Model 2-løsningen sikrer, at der etableres et velindrettet badeværelse af fornuftig størrelse, og at der samtidig sker en udvidelse af de meget begrænsede køkkenfaciliteter. Der er tale om en løsning, der sikrer boligernes attraktivitet også på længere sigt og dermed imødegår evt. fremtidige udlejningsproblemer i afdelingen. Projektafdelingen kan anbefale denne løsning til tilskud fra Dispositionsfonden. Projektøkonomi: Budgetoverslag for projektet er på i alt ca. kr inkl. moms. Huslejekonsekvenser: Afdelingen har opsparet ca. kr på PV som kan indgå direkte i finansieringen, og har

6 desuden en egen trækningsret på ca. kr Når disse indgår i finansieringen af projektet, skal der optages et kreditforeningslån på ca. kr til finansiering af resten af udgiften, hvilket vil udløse en månedlig huslejestigning på i gennemsnit ca. kr En stigning i denne størrelse vurderes at indebære, at projektet forkastes af afdelingsmødet. Med henblik på at understøtte projektets realisering indstilles det, at der ydes et tilskud til projektet på kr Dette beløb foreslås tilvejebragt dels ved et tilskud fra den fælles trækningsret på kr og dels et tilskud fra Dispositionsfonden på kr Med dette tilskud reduceres den gennemsnitlige, månedlige huslejestigningen med ca. kr. 700 til ca. kr Til orientering: Dertil kommer, at afdelingsbestyrelsen fornuftigt ønsker at udføre kloakseparering sammen med projektet, ligesom afdelingsbestyrelsen har ønsket afsat ekstra penge i budgettet til bl.a. yderligere arbejder i kælderen og gården samt til omkostninger til genhusning. Dette indebærer en yderligere omkostning for afdelingen i størrelsesordenen kr Dette beløb skal lånefinansieres fuldt ud, hvilket medfører en yderligere gennemsnitlig, månedlig huslejestigning på ca. kr Den samlede gennemsnitlige, månedlige huslejestigning som følge af projektet vil således blive på ca. kr. 815 og giver et fremtidigt gennemsnitligt huslejeniveau på ca. kr /md. mod den nuværende på ca. kr /md. eller en årlig husleje på ca. 930 kr./m² mod nu ca. 790 kr./m². Til sammenligning ligger huslejeniveauet i naboafdelingen Afd. 3 på ca. 870 kr./m². Realiseringen af det foreslåede projekt med de nye badeværelser i Afd. 4 vil bringe afdelingens boligstandard betydelig over boligstandarden i Afd. 3. Afd. 4 vurderes derfor kunne bære en husleje i den anførte størrelsesorden. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Bestyrelsen godkendte indstillingen. Anmodning fra: Projektafdelingen p.v.a. afd. 12 Indstilling om: Dækning af omkostninger til udførelse af omfangsdræn I forbindelse med ombygning af Risvangs Allé 3 til to boliger, blev der etableret stikdræn under kældergulvene. Vurderingen var, at dette ville være tilstrækkeligt til at sikre tør holdelse af kælderen, således at etablering af omfangsdræn ikke var nødvendigt og at omkostningen derfor kunne spares. Løsningen fungerer for så vidt angår Risvangs Alle 3B, mens den har vist sig ikke at være tilstrækkelig for så vidt angår Risvangs Allé 3A. Det har resulteret i vandindtrængning i kælderen under Risvangs Allé 3A med deraf følgende problemer med fugt og skimmel i kælderen.

7 For at undgå indeklimaproblemer i selve boligen er kælderen derfor blevet afspærret og forseglet. Dette er dog ikke en varig løsning, og det er nødvendigt at løse det grundlæggende problem med vandindtrængning. Der er foretaget en gennemgang og udarbejdet et forslag til løsning som indebærer, at kældergulvet bankes op og retableres med dræn, kapillarbrydende lag, isolering og beton samt at der etableres supplerende omfangsdræn på den ene side af huset. Efter etablering af dræn udtørres kælderen, og der gennemføres skimmelsanering. Til dækning af omkostningerne ved ovenstående arbejder ansøges Dispositionsfonden om en bevilling på kr Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Bestyrelsen godkendte indstillingen 6 Planlægning af afdelingsmøder Bestyrelsen gennemgik afdelingsmøder for 2018 og fordelte afdelingsmøderne. 7 Initiativpris En enig bestyrelse indstillede Peter Kragballe til initiativprisen Udvalg Rapport om ghettoområder Dan Christensen orienterede om rapport vedr. definition af udsatte områder og ghettoområder. Håndbog for afdelingsbestyrelser Dan Christensen orienterede om generel opdatering af håndbog for beboervalgte. Studietur 2019 Bliver i uge 43 til Madrid. Kreds 5 og 10 Dan Christensen orienterede om fællesarrangement mellem de 2 kredseomhandlende små og billige Boliger. Kursusudvalg Bendt Nielsen orienterede om Repræsentantskabsweekend. Kursusudvalg Bendt Nielsen orienterede om kursus i afholdelse af afdelingsmøder.

8 Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede: Der er sket en række ændringer i sekretariatet ERP er i udbud og følger tidsplanen Tab ved fraflytninger i afdelingerne. AAB har søgt og fået godkendt at en del af henlæggelserne på afdelingernes konto 405 flyttes til konto 403 Der arbejdes på at forbedre vores synsprocedure Den frivillige likvidation af AAB Erhverv A/S pr. 31. december 2017 er nu afsluttet Ledelsesberetning for regnskabet 2017 blev fremlagt Effektiviseringsplan mål for : Udgifterne på de konti der anvendes i ministeriets benchmarking skal formindskes i alle afdelinger (medmindre der er helt særlige forhold i en afdeling) Udviklingen i administrationsbidraget pr. lejemålsenhed skal holdes under pris/løntallet AABs placering på listen over store almene boligorganisationers effektivisering skal forbedres. Det samlede mandskabsforbrug i forhold til antallet af lejemålsenheder skal formindskes Regnskaber for afdelinger og hovedforeningen er udarbejdet. Ros fra bestyrelsen til økonomi. Afkast fra vores portefølje managere for 2017: Arbejdernes Landsbank, Danske Bank, SEB og Nykredit. 10. Eventuelt Dan Christensen efterlyste emner til bestyrelse og suppleanter til næste møde. Karin Jørgensen efterlyste stillingtagen til båndoptager til afdelingsmøder. Peter Kragballe orienterede om Aarhus arkivet til brug i AAB. Peter Kragballe orienterede om weekend for bestyrelsen den 14. og Næste møde i bestyrelsen er den 10. april 2018 Peter Kragballe Referent