Afbud fra: Karl Neumann, Hugo Thuge, Biba Schwoon og Ulla Rønnow Rønnebech

Transkript

1 Referat af Bestyrelsesmøde nr. 85 i BO-VEST Tirsdag den 21. april 2015 kl Malervangen 1, Glostrup. 21. april Mødedeltagere: Vinie Hansen, Dorthe Larsen Hugo Thuge, Jørgen Fahlgren Allan Nielsen, Biba Schwoon, Per Mogensen Kim Corlin (observatør) Afbud fra: Karl Neumann, Hugo Thuge, Biba Schwoon og Ulla Rønnow Rønnebech Fra Administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Desuden deltager: Under punkt 2: Revisor Under punkt 2, 3 og 4: Økonomichef Lars Guldhammer og regnskabsansvarlig Maiken Trier Kold Under punkt 3: Kommunikationsmedarbejder Martin Kristiansen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Regnskab for 2014 for BO-VEST samt revisionsprotokollat Årsberetning: Godkendelse af økonomisk beretning til den trykte årsberetning... 4 samt layout Budgetkontrol pr Lukket punkt BO-VESTs Handlingsprogram Medarbejderrepræsentation i bestyrelsen: Godkendelse af forslag til vedtægtsændring Planlægning af repræsentantskabsmødet Vaskeriadministrationsgebyrer: Drøftelse af fordeling af den manglende betaling for administration af vaskekort i Grønt regnskab for BO-VEST Godkendelse af kursuskatalog Direktionens beretning... 10

2 13. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt Til drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger. 2. Regnskab for 2014 for BO-VEST samt revisionsprotokollat. Regnskabet Side 7: Bestyrelsens navne tilrettes, og titlen 2. næstformand slettes. Side 12 En hensat forpligtelse er et beløb, der er afsat til en kendt udgift, men hvor fakturaen endnu ikke er modtaget. Side 17 Konto 502: Ordet Kørsel rettes til Kørselsgodtgørelse. Side 18 Den højere udgift til mobiltelefoner modsvares af et lavere forbrug på fastnet. Side 19 Forsikringer - Beløbet er steget i forhold til budgettet, fordi alle forsikringer er samlet på én konto, hvilket ikke var tilfældet på budgetlægningstidspunktet. Dette skrives ind i kommentarerne. Side 22 Administrationsbygningen: Konto 701, Anskaffelsessum rettes til leje, så det fremgår, at BO-VEST ikke ejer Malervangen 1. Side 22 Konto 702, Kunst: Kontoen er nedskrevet fra kr. til 0 kr., fordi det ikke har været muligt at identificere de specifikke kunstværker. Noten tilrettes, så den viser kr primo og en linje med afskrevet i året: kr Beløbet modsvares på kontoen vedr. korrektioner fra tidligere - note 9 under diverse. Side 24 Note 18, Mellemregningen er et øjebliksbillede ved årsafslutningen. De tidligere aftalte principper for udligning fremskaffes fra et tidligere referat. Kommentar-notatet Bestyrelsen anmodede om, at kommentarerne bliver ensartede i sin opbygning. For eksempel ønskes, at en afvigelse altid oplyses i kroner, og af det nævnes, hvis en udgift modsvares helt eller delvist af en indtægt et andet sted. 2

3 Revisionsprotokollatet Revisor gennemgik revisionsprotokollat af 21. april 2015 til årsregnskab 2014 og nævnte her, at regnskabet var retvisende og kunne godkendes uden forbehold. Bestyrelsen kommenterede følgende: Bestyrelsen spurgte revisor, om revisionen kan se, om byggesagshonorarerne indgår i driften, hvilket jo ikke er tilladt. Revisor svarede, at det er vanskeligt at gennemskue alene ud fra regnskabstallene, om byggeafdelingen er i balance. Det skal ses over en længere periode Side 143, Bilagssagen: Det er ikke BO-VESTs bestyrelse, der træffer den endelige beslutning men de respektive berørte bestyrelser. Dette korrigeres. Side 143, I forbindelse med forvaltningsrevisionspunktet bad bestyrelsen om, at målsætninger mv. fra 2008 for de forskellige administrative afdelinger fremlægges på et kommende møde. Bestyrelsen takkede for gennemgangen og godkendte BO-VESTs årsregnskab 2014 samt tog det tilhørende revisionsprotokollat til efterretning. Regnskab og protokollat blev underskrevet på mødet at bestyrelsen godkender BO-VESTs årsregnskab at bestyrelsen tager det tilhørende revisionsprotokollat til efterretning. BO-VESTs regnskab for 2014 udviser et underskud på kr. For uddybning henvises til bilaget Kommentarer til regnskab Derudover vil regnskabet vil blive gennemgået på bestyrelsesmødet. Med hensyn til revisionsprotokollatet er det administrationens vurdering, der ikke er forhold, som kræver særlig opfølgning, hvorfor der ikke udarbejdet skriftlige kommentarer til protokollatet. Bilag Årsregnskab for BO-VEST for perioden Kommentarer til regnskab Revisionsprotokollat af 21. april 2015 til årsregnskabet for

4 3. Årsberetning: Godkendelse af økonomisk beretning til den trykte årsberetning samt layout Bestyrelsen godkendte den økonomiske beretning, resultatopgørelsen til den trykte beretning og det samlede layout til årsberetningen Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender: - Den økonomiske beretning og resultatopgørelsen til den trykte beretning. - Det samlede layout. Bestyrelsen godkendte på mødet d. 18. marts bestyrelsens og direktørens beretninger. På dette møde præsenteres resultatopgørelsen og den økonomiske beretning til den trykte beretning. Administrationen vil på bestyrelsesmødet desuden fremlægge det samlede layout til årsberetningen til godkendelse. Bilag Til godkendelse: 3.1 Resultatopgørelse den trykte beretning 3.2 BO-VESTs økonomi 2014 til den trykte beretning Til orientering: 3.3 AB s, Tranemosegårds og VA s resultatopgørelse og økonomisk beretning Ingen af de tre økonomiske beretninger er godkendt af de respektive bestyrelser 4. Budgetkontrol pr Bestyrelsen pointerede vigtigheden af en stram økonomistyring. Bestyrelsen tog budgetkontrollen til efterretning. Bestyrelsen godkendte, at notekolonnerne fremover ændres som i det vedlagte forslag. Det evalueres om et år at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning. - at bestyrelsen godkender, at notekolonnerne fremover ændres som i det vedlagte forslag. 4

5 Budgetkontrollen udviser et estimeret overskud for året på ca kr. Der henvises til de vedlagte kommentarer. Bilag 4.1 Budgetkontrol pr Kommentarer til Budgetkontrol pr Budgetkontrol med forslag til ændring af notekolonnerne, så de er som kolonnerne på budgetkontrol-forsiden og dermed sammenlignelige. 5. Lukket punkt Der henvises til indstillingen i et separat notat. 6. BO-VESTs Handlingsprogram Ulrik Brock Hoffmeyer informerede om, at administrationen ikke er klar med et forslag til handlingsprogram, men at effektiv drift vil være et væsentligt og omfattende punkt. Bestyrelsen anmodede desuden om følgende handlingspunkter: - ASA, helt bredt forstået, skal være en væsentlig del af handlingsprogrammet - Udvikling af muligheden for digitalt beboerdemokrati., herunder information om erfaringer og udvikling af kompetencer at bestyrelsen tager det foreløbige forslag til Handlingsprogram til efterretning. På bestyrelsesmødet den 18. marts udtrykte bestyrelsen ønske om, at det kommende års handlingsprogram omfatter videreførelse af de punkter, der ikke er gennemført i , og at der derudover fokuseres på projekter i tilknytning til det, der omtales på denne dagsordens punkt 5. Administrationen vil udarbejde et forslag med dette afsæt. Administrationen giver på mødet en mundtlig præsentation af et overordnet udkast til Handlingsprogram , som herefter udarbejdes i en endelig udgave til godkendelse på bestyrelsesmødet den 13. maj

6 7. Medarbejderrepræsentation i bestyrelsen: Godkendelse af forslag til vedtægtsændring Bestyrelsen godkendte det fremlagte forslag til vedtægtsændring vedrørende medarbejderrepræsentation i bestyrelsen samt det fremlagte forslag til indstilling til repræsentantskabet. Forslaget og den gældende vedtægt opsættes i to kolonner ved siden af hinanden, så det er let at sammenligne. Ulrik Brock Hoffmeyer spørger VN, om det er i orden, at medarbejdervalget til bestyrelsen udsættes til efter repræsentantskabsmødet, for at afvente godkendelsen af vedtægtsændringen at bestyrelsen godkender det fremlagte forslag til vedtægtsændring vedrørende Medarbejderrepræsentation i bestyrelsen. - at bestyrelsen godkender det fremlagte forslag til indstilling til repræsentantskabet. Bestyrelsen besluttede på bestyrelsesmødet den 18. marts at foreslå repræsentantskabet en vedtægtsændring angående medarbejderrepræsentation. Der blev vedtaget en model, hvor medarbejderrepræsentantposten i bestyrelsen skiftevis tilfalder administrationens medarbejdere og ejendomskontorernes medarbejdere med skift efter to år. Observatørposten tilfalder den medarbejdergruppe, der ikke har medarbejderrepræsentantposten i den givne periode. Medarbejderne i administrationen vælger deres repræsentant/observatør på et særligt valgmøde, og ejendomskontorerne repræsenteres ved fællestillidsmanden. Bilag: 7.1 Forslag til vedtægtsændring vedr. medarbejderrepræsentation i BO-VEST 7.2 Forslag til indstilling til repræsentantskabet 8. Planlægning af repræsentantskabsmødet Bestyrelsen godkendte den tilrettede dagsorden og besluttede, at Allan Nielsen fremlægger punkt 8 om vedtægtsændring. Der byttes om på punkt 10 og 11 i det fremlagte dagsordensudkast. Bestyrelsen tog orienteringen om valg og dirigenter til efterretning

7 - at bestyrelsen godkender den tilrettede dagsorden samt beslutter, hvem der fremlægger punkt 8 om vedtægtsændring - at bestyrelsen tager orienteringen om valg og dirigenter til efterretning Dagsorden: Dagsordenen er efter bestyrelsesmødet i marts tilrettet med nyt punkt 1 Godkendelse af dagsorden og nyt punkt 8 Forslag fra bestyrelsen til vedtægtsændring om medarbejderrepræsentation. Det skal aftales hvem der fremlægger punktet om vedtægtsændringen. Dagsordenen udsendes senest den 28. april. Valg: På bestyrelsesmødet den 18. marts indstillede bestyrelsen til genvalg af næstformand Dorthe Larsen og bestyrelsesmedlemmerne Hugo Thuge og Jørgen Fahlgren. Desuden besluttede bestyrelsen at anbefale, at der vælges en repræsentant fra AB som førstesuppleant. Dirigenter og stemmetællere: Jens Ellesøe og Torben Saxtorff har begge givet tilsagn om at være dirigenter på repræsentantskabsmøde Hver organisation stiller en stemmetæller til rådighed. Bilag 8. Dagsorden for repræsentantskabsmøde 2015 (fremlæggeren af de enkelte punkter er nævnt i parentes fjernes inden udsendelse) 9. Vaskeriadministrationsgebyrer: Drøftelse af fordeling af den manglende betaling for administration af vaskekort i Bestyrelsen ønskede ikke, at BO-VEST skal være med til at betale en del af udgiften, men at der holdes fast i den oprindelige beslutning at bestyrelsen drøfter et forslag fra VA s bestyrelse, om at BO-VEST giver en rabat som følge af den forsinkede opkrævning for vaskekortadministration Hvis det vedtages, at BO-VEST skal give rabat, indstiller Administrationen: - at bestyrelsen beslutter, at BO-VEST skal betale 20% af den samlede udgift, svarende til kr. 7

8 Bestyrelsen besluttede på bestyrelsesmødet den 3. februar at indstille til de tre organisationsbestyrelser, at det manglende vaskeriadministrationsgebyr for 2011, 2012 og 2013 betales af organisationernes dispositionsfonde. AB s bestyrelse godkendte indstillingen. Tranemosegårds bestyrelse har ikke taget stilling, da der ikke har været møde i den mellemliggende periode. VA s bestyrelse fandt det ikke rimeligt, at BO-VEST, der har begået den fejl at opkræve for lidt i gebyr, ikke skulle bidrage til dækningen af udgiften. VA s bestyrelse anmodede derfor om, at BO-VESTs bestyrelse tager sagen op på ny og tager stilling til et forslag fra VA, om at BO-VEST deltager i dækningen af udgiften til den manglende betaling af vaskekortadministration. Økonomi og ressourcer Oversigt over manglende opkrævning af vaskerikortadministrationsgebyrer (cirkatal): I alt alle år VA Tranemosegård AB Samlet Oversigt og beløbene med en rabat på 20% (cirkatal). Opr. foreslået efterbetaling 20% rabat Betales af BO-VEST Nye beløb efter rabat VA Tranemosegård AB BO-VEST 25% Samlet

9 Vurdering Selvom Administrationen har begået en opkrævningsfejl, vurderer Administrationen, at den mest rimelige løsning er, at den enkelte organisation betaler eget manglende beløb. Hovedargumentet er, at ingen har lidt et tab; ydelsen er leveret, men blot ikke opkrævet. Men administrationen vurderer, at en rabat vil imødekomme VA s bestyrelses ønske om en anderledes fordeling af udgifterne. 10. Grønt regnskab for BO-VEST Bestyrelsen tog det grønne regnskab for BO-VEST til efterretning at bestyrelsen tager det grønne regnskab for BO-VEST til efterretning : Som beskrevet i BO-VEST Miljøhandlingsplan udfærdiges årligt et grønt regnskab for administrationen på Malervangen 1 for at sikre fokus på at nedsætte energiforbrug og miljøbelastning. Det foreligger hermed. Hovedkonklusionerne i regnskabet er følgende: - Varmeforbruget er meget højt, hvilket bl.a. skyldes et forældet varmeanlæg og en bygning i dårlig stand. - Vandforbruget er normalt lavere end gennemsnittet (men uforklarligt ekstraforbrug i juni trækker totalforbruget op). - Elforbruget er meget højt, hvilket bl.a. skyldes et forældet ventilationsanlæg og utidssvarende belysning. - Administrationens klimabelastning er faldende, men det skyldes eksterne årsager. I regnskabet foreslås en række tiltag, der vil kunne sænke energi- og ressourceforbruget. Hvad der primært skal til er dog en gennemgribende energirenovering af administrationens bygning, totaludskiftninger af varme- og ventilationsanlæg samt etablering af ny tidssvarende belysning. Dette afhænger af pågående forhandlinger med udlejer, og der kan derfor kun forventes mindre forbedringer inden da. Bilag: 10. Grønt Regnskab 2014, BO-VEST administrationen 9

10 11. Godkendelse af kursuskatalog Dorthe Larsen præsenterede Kursusudvalgets forslag til kurser. Med hensyn til betaling blev det foreslået, at simple kurser, fx kurser med en intern underviser, koster 500 kr. mens prisen på dyrere kurser, fx med eksterne undervisere, flere undervisere, udflugter og andet, koster 750 kr. Bestyrelsen bad om, at der sammen med referatet udsendes en oversigt over antal deltagere i kurserne i Bestyrelsen godkendte kursusudvalgets forslag at bestyrelsen godkender Kursusudvalgets forslag til kurser. Der arbejdes stadig på kursuskataloget. Dorthe Larsen vil på mødet gennemgå, hvilke emner det kommer til at indeholde. 12. Direktionens beretning Ulrik Brock Hoffmeyer tilføjede følgende til direktionsberetningen: Indstillet til rummelighedspris Albertslund Kommune uddeler hvert år en pris til de virksomheder, der formår at integrere personer, der ellers har vanskeligt ved at finde fodfæste på arbejdsmarkedet. I år er BO- VEST indstillet til prisen blandt andet på baggrund af vores indsats for at skabe praktikpladser på byggesagerne og på baggrund af etableringen af elevpladser i administrationen og afdelingerne. Beskæftigelsesudvalget i Albertslund Kommune udvælger en vinder den 21. april. Vinderprisen er kr. til brug for fælles aktiviteter for de ansatte i virksomheden, så lad os håbe at vi vinder. Møde med ministeren Ulrik Brock Hoffmeyer redegjorde for et møde den 16. april mellem Ministeren for By Bolig og Landdistrikter og en række direktører for boligskaber Emnet for mødet var radikalisering og muligheder og behov for indsatser i den forbindelse. Bestyrelsen undrede sig over, at beboerdemokrater ikke var inviteret med til mødet. 10

11 Advisory Board Ulrik Brock Hoffmeyer orienterede om, at han har sagt ja til at deltage i udarbejdelse af Region Hovedstadens klimaplan. Bestyrelsen kommenterede: Råderet Dorthe Larsen og Allan Nielsen er ikke enige i, at det ikke er muligt at frasige sig retten til godtgørelse ved individuel råderet. De vil prøve den første sag ved beboerklagenævnet. Bestyrelsen tog herefter direktionens orientering til efterretning at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Råderet Bestyrelsen efterlyste på sidste møde regler for råderetsgebyrer, når der i en råderetssag ikke trækkes på administrativ assistance fra BO-VEST, og når råderetten sker ved fuld egenfinansiering. Administrationen har i forbindelse med en lignende forespørgsel tidligere vendt problematikken med juristerne i BL og svaret er, at der ikke er mulighed for at frasige sig retten til godtgørelse ved individuel råderet. Det betyder, at der altid vil være administration i forbindelse med individuel råderet. Efter de nuværende regler pålægges et sagsbehandlingshonorar på kr ,-, hvis råderetsbeløbet overstiger kr ,-. Unge virksomhedspraktikanter Administrationen har i de senere år haft et godt og udbytterigt samarbejde med bl.a. kommuner og virksomheder om virksomhedspraktikanter. I 2014 havde vi to virksomhedspraktikanter, og i år har vi indtil videre haft to. Der er tale om unge positive mennesker, der ønsker at prøve kræfter med en rigtig arbejdsplads, inden start på eventuel uddannelse/elevplads. Perioden er typisk 13 uger og i løbet den tid, bliver de unge vejledt i forskelligt kontorarbejde. Der holdes løbende statusmøder bl.a. med kommunens repræsentanter. Arbejdspladsvurdering med tilfredsstillende resultat Der blev i 2014 gennemført en arbejdspladsvurdering (APV) i BO-VEST. Både den fysiske og psykiske APV viser overordnet set/alt i alt et rigtig flot resultat. I den fysiske arbejdspladsvurdering er der på enkelte ejendomskontorer og/eller administrative afdelinger angivet, at der er alvorlige problemer med arbejdsstillinger og løft, tem- 11

12 peratur på kontoret og computere og softwareprogrammer. I nogle områder er problemet løst, mens det andre steder overvejeres, hvordan forholdene kan bedres, hvorefter det vil blive lagt ind i en handleplan. Den psykiske APV var meget positiv med høj score på udsagn om stort engagement og Jeg er tilfreds med mit job som helhed, alt taget i betragtning. Kun nogle få administrative afdelinger/ejendomskontorer har udfordringer i større eller mindre grad, og der er de pågældende steder taget hånd om de konkrete problemer. APV en viste, at der er et ønske om, at BO-VEST bliver bedre til at dele informationer på tværs af organisationen. Alle afdelinger/ejendomskontorer skal arbejde videre med dette emne som en del af deres APV-handlingsplan for at opnå en præcisering af, hvad medarbejderne efterspørger, og i hvilken form informationen ønskes modtaget (intranet, møder o.a.). Ændring af medlemsindskuddets størrelse I forbindelse med afgivning af tilbud på administration af andre selskaber, har vist sig, at medlemsindskuddet på 750 kr. pr. lejemålsenhed kan være en hindring for at få nye medlemmer. Administrationen vil derfor snarest fremlægge et forslag til en model med forskelligt medlemsindskud. På forsiden af Boligen For første gang i BO-VESTs historie var en af vores boligorganisationer på Boligens forside. Historien var, at Tranemosegård har indgået en aftale med Den Mobile Servicelinje, som er et uddannelsesforløb på Produktionshøjskolen i Brøndby. Aftalen går ud på, at skolens elever kan samarbejde med ejendomsfunktionærerne om opgaver, der ellers ikke er tid til, for eksempel flytning af møbler og hækklipning i rækkehushaver. Temamøder om BYGs projektmodel Byggeafdelingen afholdt den 9. april det første af to temamøder for byggeudvalg og afdelings- og organisationsbestyrelser. Der var 16 deltagere til mødet, hvor BYGs nye måde at køre projekter på blev gennemgået, og hvor den nye folder om byggeudvalgets rolle og ansvar blev præsenteret. Møde nr. to afholdes den 22. april. Bilag: Byggeudvalget rolle og ansvar Presseomtale af Askerød Askerød har været omtalt en del i medierne de seneste måneder som følge af de positive resultater af bl.a. Greve Nord Projektets arbejde. Mediedækningen har særligt været centreret om nedenstående historier: Beboerne i Askerød er mere trygge: Historien havde fokus på Politiets årlige tryghedsundersøgelse. Den blev bragt af Dagbladet i Roskilde + net, Sydkysten (forside) + net og Vestegnens net. 12

13 Venteliste på boligerne: Historien beskrev den massive opbygning af ventelisten i Askerød gennem de senere år - efter mange år uden venteliste og i perioder tomme boliger. Omtalen blev bragt af TV 2 Lorry + net, P4 KBH radio + net, Dagbladets net, Vestegnen + net, Boligen + net. Langt mindre hærværk i Askerød: Historien beskrev nedgangen i hærværk med 90 pct. fra 2008 til Den blev bragt af: Vestegnens net, TV2 Lorry tv + net, Dagbladet + net, Sydkysten (forside) + net. Nyt om navne Tiltrædelser Boligafdelingerne: Michael Saxtorph Petersen ejendomsfunktionær i Gillesager/Lindeager (tidsbergr.)15. marts Louise Bergman, gartner, Galgebakken (tidsbegr.) 23. marts Administrationen: Christian Lind, projektleder, Byggeafdelingen, d. 7. april Christina Nilsson, økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen (tidsbegr.), 7. april Christian Abraham økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen (tidsbegr.), 20. april Fratrædelser Administrationen: Marianne Bach, administrativ medarbejder i Driftsafdelingen, 31. marts Kim Højberg-Jensen, projektleder, Driftsafdelingen, 13. april Charlotte Andersen, økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen, 30. april 13. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Der var ingen henvendelser. 14. Punkter til næste møde Handlingsprogram at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde. 15. Næste møde og kommende møder Næste ordinære bestyrelsesmøde: Onsdag den 13. maj 2015 kl

14 Bestyrelsesmøder i 2015 Onsdag d. 17. juni Onsdag d. 2. september Onsdag d. 28. oktober Onsdag d. 9. december Repræsentantskabsmøde 2015 Tirsdag den 26. maj Boligpolitisk Forum 18. august holdes i café november BO-VEST-konference oktober 16. Eventuelt Der var intet. Glostrup, den 21. april 2015 Vinie Hansen Dorthe Larsen Karl Neumann Biba Schwoon Allan Nielsen Per Mogensen Jørgen Fahlgren Hugo Thuge Ulla Rønnow Rønnebech 14