REFERAT af: Bestyrelsesmøde nr. 65 i BO-VEST, Onsdag den 17. april 2013 kl. 16:30 Malervangen 1, Glostrup. 17. april 2013

Transkript

1 REFERAT af: Bestyrelsesmøde nr. 65 i BO-VEST, Onsdag den 17. april 2013 kl. 16:30 Malervangen 1, Glostrup. 17. april 2013 Mødedeltagere: Vinie Hansen Dorthe Larsen Karl Neumann Allan Nielsen, deltog fra pkt. 8 Per Mogensen Biba Schwoon Hugo Thuge Jørgen Fahlgren Kim Corlin (observatør) Afbud fra: Biba Schwoon Thomas Green-Andersen Fra administrationen Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Øvrige deltagere: Teknik- og driftschef Jeannette Pagh Tøiberg Schüler deltager under dagsordenspunkt 2 Revisor og økonomichef Kenn E. Hansen deltager under punkt 3 og 4 Kommunikationsmedarbejder Martin Kristiansen delager under punkt 5. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsordenen. 2. Præsentation af Jeannette Pagh Tøiberg Schüler, ny teknik og driftschef. 3. Godkendelse af regnskab for 2012 for BO-VEST samt revisionsprotokollat. 4. Godkendelse af økonomisk beretning til den trykte årsberetning. 5. Endelig godkendelse af årsberetning Direktionens beretning. 7. Forslag til Handlingsprogram Planlægning af repræsentantskabsmøde, herunder godkendelse af forretningsorden. 9. Evaluering af forsikringsordningen vedr. omkostningskrævende personalesager. 10. Godkendelse af 3 måneders ansættelse af elever efter elevtiden. 11. Deltagelse i projekt vedr. undersøgelse af indvendig efterisolering af muret byggeri. 12. BO-VESTs kurser: Status på afholdelse af kurser i og forslag til nyt kursusprogram.

2 13. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen. 14. Punkter til næste møde. 15. Næste møde. Den 14. maj 2012 kl På Malervangen 1 i Glostrup 16. Eventuelt. 1. Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen blev godkendt i den foreliggende form Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Præsentation af Jeannette Pagh Tøiberg Schüler, ny teknik og driftschef Bestyrelsen bød Jeannette Pagh Tøiberg Schüler velkommen og tog præsentationen til efterretning Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager præsentationen af Jeannette Pagh Tøiberg Schüler til efterretning. 3. Godkendelse af årsregnskab 2012 samt revisionsprotokollat Regnskabet Kenn E. Hansen gennemgik årsregnskab Bestyrelsen kommenterede følgende: Side 20: Ekstraordinære udgifter: Bestyrelsen påpegede, at posten ekstraordinære udgifter var stor. Kenn E. Hansen svarede, at det skyldes en række korrektioner og ikke-budgetterede udgifter. 2

3 Side 21 Ekstraordinære indtægter Beløbet er fremkommet ved en efterregulering af momsen samt andre korrektioner. Spørgeskemaet Side 31, note 5: I/A står for ikke aktuelt. Er nævnt her, fordi BO-VEST ikke har en dispositionsfond, som noten omhandler. Bilaget om kontorholdsudgifter: 15. UNIK programservice: Overskridelsen på 52 pct. skyldes, dels at der er sket en periodeforskydning fra afskrivninger til programservice, dels at der har været flere programanskaffelser, end der har været budgetteret med. 20. Mobiltelefoner: Her er meget lave udgifter i 2012, men udgifterne til mobiltelefoner, internet og fastnettelefoner flyder sammen, så man skal ikke hænge sig i den enkelte post. 33. Juridisk assistance og konsulentbistand: Overskridelsen skyldes stikprøvekontrol samt udgifter i forbindelse med personalesager og rekruttering. Bestyrelsen bad om en specificering af udgifterne på denne konto. Revisionsprotokollatet Revisor gennemgik revisionsprotokollatet af 17. april 2013 til årsregnskab 2012 og nævnte her, at regnskabet var retvisende og kunne godkendes uden forbehold. Under IT-sikkerhed uddybede revisor, at følgende var kommunikeret til IT-ledelsen: - IT-sikkerhedspolitikken bør være baseret på en formel risikoanalyse - BO-VESTs back-ups er ikke testet, hvilket betyder, at man ikke med sikkerhed kan vide, om de virker efter hensigten Ulrik Brock Hoffmeyer oplyste, at ledelsen har planlagt, at der skal udarbejdes en IT-beredskabsplan, som vil omfatte ovennævnte punkter. Revisor bemærkede, at processen omkring regnskaber og budgetter i år havde været bedre, end den havde været tidligere år. 3

4 Bestyrelsen takkede for gennemgangen og godkendte BO-VESTs årsregnskab 2012 samt tog det tilhørende revisionsprotokollat til efterretning. Regnskab og protokollat blev underskrevet på mødet Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender BO-VESTs årsregnskab 2012 og tager det tilhørende revisionsprotokollat til efterretning. Beskrivelse BO-VESTs regnskab for 2012 udviser et overskud på kr Regnskabet vil blive gennemgået på bestyrelsesmødet. Bilag - Årsregnskab for BO-VEST for perioden Kommentarer til regnskab Kontorholdsudgifter, detaljering af note 513 i regnskab Revisionsprotokollat af 17. april 2013 vedr. Årsregnskab for BO-VEST for perioden Godkendelse af økonomisk beretning til den trykte årsberetning 2012 Bestyrelsen godkendte den økonomiske beretning og resultatopgørelsen til den trykte årsberetning Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender den økonomiske beretning og resultatopgørelsen til den trykte årsberetning. Beskrivelse Den økonomiske beretning, der kommenterer årets resultat, begrunder en stigning i administrationsudgifterne i forhold til budgettet og nævner administrationsbidrag samt antal lejemålsenheder. Bilag Økonomisk beretning til den trykte årsberetning Resultatopgørelse til den trykte årsberetning 4

5 5. Endelig godkendelse af årsberetning 2012 Bestyrelsen godkendte årsberetning 2012, inkl. billeder og layout Administrationen indstiller, at bestyrelsen endeligt godkender årsberetning 2012, inkl. billeder og layout. Beskrivelse Alle artikler på nær de økonomiske beretninger er nu godkendt i alle bestyrelser, og det, bestyrelsen skal tage stilling til den 17. april, er billeder og layout. Økonomiartikler godkendes under punkt 4. Forsidebilledet er som tidligere nævnt fra VA s afdeling Gadekæret, der i disse år gennemgår en omfattende renovering. I lighed med sidste år er årsberetningen opbygget således, at hver organisation har sin egen del: først BO-VEST og derefter Tranemosegård, VA og AB. Det fremgår af læsevejledningen side 3, hvad de enkelte organisationers øverste myndigheder skal godkende. Martin Kristiansen fremlægger årsberetningen på bestyrelsesmødet. 6. Direktionens beretning Ulrik gav en kort status på bilagssagen og tilføjede derudover følgende til direktionsberetningen: Almene boligdage - udstillingsstand BL har udsendt en folder om udstilling på Almene boligdage d september Det overordnede tema for udstillingen vil være Hvordan skal vi bo i fremtiden med undertemaerne: arkitektoniske eksperimenter, bæredygtige bygninger og socialt engagement. Fristen for forslag er den 1. september Bestyrelsen har tidligere vedtaget, at BO-VEST skal repræsenteres med en stand. Prisen ligger ikke fast endnu, men i 2011 var den nøgne standpris kr. alt efter størrelse. 5

6 Muligheder for udvidelse Ulrik Brock Hoffmeyer oplyste, at BO-VEST forventer her i foråret at blive inviteret til at byde på administration af en boligafdeling. Bestyrelsen godkendte, at der bydes på opgaven. Bestyrelsen var af den mening, at et nyt selskab kan vælge mellem tre modeller: blot at blive administreret, blive andelshaver eller fusionere med en af de tre boligorganisationer. Bestyrelsens kommentarer til direktionsberetningen: Gate 21 Bestyrelsen anmodede om, at byggeadministrationen fremover orienterer afdelingsbestyrelser og driftsledere om Gate 21-projekter og andre forsøgsprojekter. Både i løbet af processen med projektet, og når det afsluttes. Erfaringsudveksling er vigtigt i forbindelse med forsøgsprojekter. Bestyrelsen besluttede, at der skal arrangeres en udflugt til nogle af forsøgsprojekterne. Bestyrelsen tog herefter direktionens beretning til efterretning Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Gate21-projekter BO-VEST har været partner i Gate 21 siden maj På bestyrelsesmødet den 20. marts bad bestyrelsen om en liste over Gate 21-projekter, som BO-VEST har deltaget/deltager i. Projekterne fremgår af vedlagte bilag. Det årlige kontingent for partnerskabet er kr. Gebyr for NemKonto - artikel På bestyrelsesmødet den 20. marts anmodede bestyrelsen om Steen Johansens artikel om gebyrer på bankkonti i Danske Bank. Artiklen vedlægges som bilag. Brande i Albertslund Initiativer Albertslund er fortsat plaget af påsatte brande. Administrationen har afholdt et møde med kommunen bl.a. om en koordineret indsats med et vagtfirma, der kan rundere i boligområderne og ved de kommunale bygninger. 6

7 Mandag den 8. april blev der afholdt møde med deltagelse af bl.a. Ulrik Hoffmeyer, ledelsen af Driften og driftslederne i de afdelinger, der har været berørt af brande. På mødet blev der drøftet præventive tiltag i form af fx ændret belysning, beskæring af buske, brandbeskyttende maling. Det blev desuden besluttet at udsende en informationsskrivelse til beboerne om, hvad BO-VEST udfører af præventive initiativer, hvad beboerne kan gøre samt nul-tolerance-politikken. BO-VEST deltager også fremover i mandagsmøder med kommunen og politiet om brandproblemerne. Ulrik Hoffmeyer vil på bestyrelsesmødet give en opdateret orientering om situationen. Presseomtale Der har været del omtale af brandene i både i Albertslundposten og i de landsdækkende medier. Ulrik Hoffmeyer har desuden været i TV to gange om emnet: den 27. marts på TV2 News og den 5. april i TV2 Lorry. Emnet for indslaget i TV2 Lorry var, at BO-VEST, såfremt det viser sig, at ildspåsætterne bor i en af vores boligafdelinger, vil undersøge muligheden for at få dem og deres familier til at fraflytte deres bolig. Beboertilfredshedsundersøgelsen Beboertilfredshedsundersøgelsen er godt i gang. Spørgeskemaerne blev sendt ud til både beboere og afdelingsbestyrelsesmedlemmer som planlagt i slutningen af uge 12, og ved udsendelsen af dagsorden var der kommet omkring 300 besvarelser fra beboere og 63 besvarelser fra afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Svarfristen er den 15. april, hvorefter indtastnings- og analysearbejdet begynder. Til- og fratrædelser Tiltrædelser Boligafdelingerne: Palle Kommerou Hansen, ejendomsfunktionær, Gadekæret, 4. marts Martin Andersson Stendersø, ejendomsfunktionær, Silergården, 11. marts Jeanette Pagh Tøiberg Schüler, teknik- og driftschef, Malervangen, 2. april Peter Jørgensen, førstemand, Kanalens kvarter, 2. april Søren Steffensen, varmemester, Tranehaven, 2. april Administrationen: Carsten Brank, HR- og Boligchef, 15. maj Bilagssagen Ulrik Brock Hoffmeyer giver en status på mødet. Fratrædelser Administrationen: 7

8 Marianne Albrecht, boliggruppen går på pension efter 40 år i VA / BOVEST sidste arbejdsdag 27. marts Interne rokader Marian Jørgensen, rengøringsmedarbejder, rykker fra afløser på Malervangen til Tranehaven, 1. maj Tidsbegrænsede ansættelser Flemming Rasmussen, ejendomsfunktionær, Askerød, 11. marts 30. september Mike Saaby Nielsen, ejendomsfunktionær, Askerød, 11. marts 31. august Bilag til direktionsberetningen - Gate 21 status på projekter - Boligselskaber bør fravælge Danske Bank, publiceret i Politiken 5. febr Forslag til Handlingsprogram Handlingsprogrammet blev godkendt med følgende kommentarer: Bestyrelsen havde følgende kommentarer til udkast til handlingsprogram: S. 1 Tilfredshedsundersøgelsen Overskriften i kursiv ændres til Opfølgning på tilfredshedsundersøgelsen. S. 2. ASA Øget samarbejde for at opnå større effekt Sætningen BO-VEST øger kontakten til den private sektor ændres til BO-VEST øger samarbejdet med det omkringliggende samfund. Enzym ændres til katalysator. S. 3 Klimainitiativer: Grønne regnskaber skal udarbejdes for alle afdelinger, dvs. alle organisationer slettes. 8

9 Boligsocial indsats 2. pind, ændres til: I vil vi derfor fortsætte det gode arbejde i Albertslund Boligsociale Center (ABC), i Brøndby Strand for fremtiden samt i Greve Nord Projektet og efterfølgende forankre arbejdet i områderne Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter det vedlagte udkast til handlingsprogram Beskrivelse Handlingsprogrammet tager afsæt i BO-VESTs strategi med de tre strategiske hovedspor, der hviler på Sikker og ordentlig drift på alle områder. Den sikre og ordentlige drift betyder, at vi vil skabe en robust administration, der på alle områder leverer den bedst mulige kvalitet til beboerne inden for de givne rammer. Det betyder også, at vi skal være opmærksomme på at udvikle basisydelserne, så de kan leveres effektivt og bedst muligt. De tre strategiske hovedspor er: Beboerne: Fokus på beboernes ønsker og behov - en fleksibel, nærværende og serviceorienteret administration ASA - Alment Socialt Ansvar: Omhandler det boligsociale område, sundhed og sunde boliger samt fokus på bæredygtighed, og nye løsninger inden for klima og miljø Beboerdemokrati og frivillighed: BO-VEST ønsker at bidrage til et stærkt og aktivt fællesskab i og på tværs af de boligafdelinger og organisationer, som vi administrerer Desuden er der hentet inspiration i Jesper Nygaards Det sociale enzym i forbindelse med handlingsprogrammets punkt om ASA-aktiviteter. Økonomi I det omfang de foreslåede aktiviteter ikke kan afholdes inden for budgettet, vil de blive finansieret via tillægsydelser. 9

10 Bilag - Forslag til Handlingsprogram for BO-VEST Planlægning af repræsentantskabsmøde 2013 Bestyrelsen godkendte vedlagte forslag til ændring af forretningsordenen for Repræsentantskabet. Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Bestyrelsen indstillede: - Dorthe Larsen til genvalg som næstformand - Hugo Thuge og Jørgen Fahlgren til genvalg til bestyrelsen. Administrationen indstiller: - At bestyrelsen godkender vedlagte forslag til ændring af forretningsordenen for Repræsentantskabet. - At bestyrelsen endeligt godkender dagsordenen til repræsentantskabsmødet - At bestyrelsen planlægger valgene. Beskrivelse Forretningsorden: Administrationen foreslår, at der sker en ændring i forretningsordenen 11, side 3. Det foreslås, at dennes stedfortræder (understreget nedenfor) slettes, da den administrerende direktør i den nuværende organisation ikke har en stedfortræder. 11. På repræsentantskabsmøderne deltager, ud over repræsentanterne, den administrerende direktør eller dennes stedfortræder samt - efter behov - andre medlemmer af administrationsorganisationens øverste ledelse - og en observatør fra ejendomsfunktionærgruppen, dog uden stemmeret. Repræsentantskabet kan bestemme, at den administrerende direktør, dennes stedfortræder, andre medlemmer af ledelsen og observatøren udelukkes fra mødet, når særlige forhold gør de nævntes deltagelse uhensigtsmæssig. Dagsorden: Administrationen har ajourført dagsordenen i forhold til bestyrelsens tilføjelse af punkt 9 om BO-VESTs strategi på mødet den 20. marts. På den vedlagte dagsorden 10

11 er anført, hvem der fremlægger de enkelte punkter navnene fjernes i den endelige udgave. Valg: På bestyrelsesmødet den 20. marts indstillede bestyrelsen Dorthe Larsen til genvalg som næstformand. På valg er desuden: - Bestyrelsesmedlemmerne Hugo Thuge og Jørgen Fahlgren samt - Suppleanterne Helle Winkel (førstesuppleant) og Jeannette Nauta-Ridderstrøm (andensuppleant). Dirigenter: Bestyrelsen foreslog Jens Ellesøe som den ene dirigent, og han har accepteret hvervet. Tranemosegård kommer med forslag til den anden dirigent. Hver organisation stiller desuden en stemmetæller til rådighed. Bilag - Forretningsorden for BO-VESTs repræsentantskab udkast - Udkast 2 til dagsorden for repræsentantskabsmøde Evaluering af forsikringsordningen vedr. omkostningskrævende personale- Sager Bestyrelsen vedtog at indstille til BO-VESTs repræsentantskab, at forsikringsordningen vedr. omkostningskrævende personalesager gøres permanent Administrationen indstiller: - At bestyrelsen indstiller til BO-VESTs repræsentantskab, at forsikringsordningen vedr. omkostningskrævende personalesager gøres permanent. Beskrivelse På repræsentantskabsmødet i 2011 blev det vedtaget at etablere et 1-åritg forsøg med forsikringsordningen ved tab i forbindelse med omkostningskrævende personalesager, såsom langtidssygdom, fagretlige sager og afskedigelser. Det blev besluttet, at ordningen skulle evalueres på repræsentantskabsmødet i

12 Da der i løbet af det første år kun var én sag, besluttede repræsentantskabet at lade ordningen køre som forsøg endnu et år og evaluere den igen på repræsentantskabsmødet i Baggrunden for at gøre forsøg med ordningen var, at meget dyre personalesager - hvad enten de skyldes langtidssygdom eller særlige fratrædelser - altid vil belaste en enkelt afdeling unødigt hårdt. Ordningen er udformet således at boligafdelingen dækker 25%, og fællesskabet dækker 75 % af omkostningerne, fordelt efter antal medarbejdere. Ordningen administreres efter vedlagte forretningsgang, der bl.a. fastsætter en fordelingsnøgle, hvor alle boligafdelinger p.t. budgetterer med kr pr. ansat. Hvis forsikringen ikke bliver brugt, hensættes beløbet på afdelingens balancekonto til senere anvendelse. I kommende budgetter tages højde for denne henlæggelse. Erfaringsforløb: Ordningen har siden starten i 2011 været anvendt 2 gange: 1) I forbindelse med en driftsleders fratrædelse. Den pågældende sag blev behandlet og godkendt af BO-VESTs bestyrelse den 26. oktober 2011, og der er udbetalt kr. fra den fælles forsikringsordning til boligafdelingen 2) I forbindelse med en langtidssyg medarbejder. Den pågældende sag blev behandlet og godkendt af BO-VESTs bestyrelse den 20. marts 2013, og der er udbetalt kr. fra den fælles forsikringsordning til boligafdelingen. Relevans for strategien Ordningen støtter op om strategisporet: alment socialt ansvar, da den handler om solidaritet og om at give en håndsrækning til en afdeling i problemer. Desuden understøtter den sikker og ordentlig drift, da en fordeling af udgifter begrænser store udsving i en afdelings arbejde. Økonomi og ressourcer Ordningen udgør ikke en omkostning for administrationen, ud over den tid, der bruges på at administrere den. Da ordningen er med til at finansiere de omkostningskrævende sager, der måtte være, kan der ikke sætte konkrete tal på, hvad den på sigt kommer til at koste afdelingerne. 12

13 Bilag - til repræsentantskabet - Forretningsgang for forsikringsordning vedr. omkostningskrævende personalesager 10. Godkendelse af tre måneders ansættelse af elever efter elevtiden Bestyrelsen besluttede, at elever ansættes i tre måneder efter endt uddannelse, og denne tre måneders-ansættelse finansieres efter den aftalte model. Hvis eleven fastansættes, afholdes udgifterne til de tre måneders løn af afdelingen, hvor eleven fastansættes Administrationen indstiller: - At elever ansættes i tre måneder efter endt uddannelse og - At den afdeling, hvor eleven ansættes afholder udgifterne til løn de tre måneder Beskrivelse BO-VEST-bestyrelsen har tidligere godkendt elevpolitik samt model for afholdelse af udgifterne. Men der har vist sig, at der er brug for en tilføjelse. I overenskomst for ejendomsservice og elever, der er dækket af denne overenskomst, er man som arbejdsgiver forpligtet til at ansætte eleven i 3 måneder, efter at uddannelsen er ophørt. Det foreslås, at det indarbejdes i elevpolitikken, således at det kommer til at gælde for alle elever i BO-VEST. Der foreslås følgende tilføjelse til elevpolitikken: Såfremt eleven efter endt uddannelse ønsker det, skal ansættelsesforholdet opretholdes i mindst 3 måneder. Opsigelsesvarslet inden for denne 3 måneders periode er gensidigt 1 måned til førstkommende første i en måned. Relevans for strategien Baggrunden for forslaget er, at BO-VEST lægger stor vægt på almen social ansvarlighed. Ved at tilføje ovenstående, stiller man eleverne bedre i forhold til fx dagpengesystemet og giver dem en større tryghed i forbindelse med færdiggørelse af deres uddannelse. 13

14 Økonomi og ressourcer Ejendomsservicetekniker (er allerede garanteret job 3 måneder jf. overenskomst): Løn ,84 Pension 2.757,08 I alt 1 måned ,92 I alt 3 måneder ,77 Kontorelev: Løn ,43 Pension 3.446,88 I alt 1 måned ,31 I alt 3 måneder ,92 Alle beløb er niveau Det foreslås, at den afdeling, der ansætter eleven i 3 måneder, afholder udgifterne, da afdelingen jo får det fulde udbytte af en færdiguddannet medarbejder. Bilag - Oversigt over samlede omkostninger for elever 11. Deltagelse i projekt vedr. undersøgelse af indvendig efterisolering af muret byggeri Bestyrelsen godkendte, at administrationen deltager i en undersøgelse af indvendig efterisolering af muret byggeri, jf. vedhæftede notat. Godkendelsen er under forudsætning af, at de tre boligselskaber efterfølgende godkender, at deres bygninger indgår i undersøgelsen. Hvis det kniber med fraflyttede lejligheder, må det forsøges at træffe en fornuftig aftale med beboerne, så undersøgelsen kan gennemføres. 14

15 Bestyrelsen understregede, at det er vigtigt, at administrationen i god tid informerer de organisationer og afdelinger, hvor der skal foretages indgreb Administrationen indstiller: - At bestyrelsen godkender, at administrationen deltager i en undersøgelse af indvendig efterisolering af muret byggeri, jf. vedhæftede notat. Godkendelsen er under forudsætning af, at de tre boligselskaber efterfølgende godkender, at deres bygninger indgår i undersøgelsen. Beskrivelse Der er et stort behov for efterisoleringsløsninger til det ældre murede byggeri. Dels for at reducere energiforbruget, men nok så væsentligt for at øge komforten og forbedre indeklimaet. Indvendig efterisolering er den billigste og ofte også den nemmeste løsning, men det har i nogle år været i miskredit. Det skyldes, at man i en række tilfælde har konstateret fugtophobning og skimmelsvamp i efterisolerede konstruktioner. Det har gjort, at man er tilbageholdende med at efterisolere indvendigt. Det er imidlertid ikke givet, at det er selve efterisoleringen, der er årsag til fugt i konstruktionen. En mindre undersøgelse foretaget af Bygge- og Miljøteknik for Velfærdsministeriet antyder, at efterisolering af sunde ydervægge ikke er et problem. Der er behov for at få gennemført en større og mere repræsentativ undersøgelse for at afdække, om indvendig efterisolering er en brugbar løsning. Proces: Undersøgelsen skal gennemføres af Statens Byggeforskningsinstitut og ingeniørfirmaet Bygge- og Miljøteknik. Samarbejdspartnere i projektet vil være BO-VEST samt et par andre boligselskaber (formentlig KAB og 3B). Det er målet at undersøge 100 lejligheder, hvor der tidligere er foretaget efterisolering fordelt på de deltagende boligselskaber. Konstruktionen skal blotlægges og undersøges. Det er tanken at undersøge lejlighederne i forbindelse med fraflytning. Lejlighederne findes i BO-VESTs afdelinger, samt hos KAB og 3B (forudsat at de også godkender at deltage i projektet). Såfremt der ikke kan findes tilstrækkeligt med undersøgelsessteder her, inddrages andre boligselskaber. 15

16 Relevans for strategien BO-VEST har ASA - Alment Socialt Ansvar som en værdi og et strategisk hovedspor. Deltagelse i udvikling af nye løsninger inden for klima og miljø understøtter dette. Samtidig vil projektet også på sigt hvis det har et positivt udfald være til gavn for beboerne i form af i form energirenovering med større komfort og bedre indeklima. Økonomi og ressourcer Projektet har et budget på kr. Det søges finansieret via en kampagnepulje, som BL sammen med Realdania og Grundejernes Investeringsfond netop har igangsat omkring 30 ernes og 40 ernes murede byggeri. Der er afsat 31 mio. kr. til kampagnen. Boligselskaberne skal ikke deltage i finansieringen af selve projektet, men bidrage med følgende: Retablering af de destruktive indgreb (det forudsættes, at de udføres i forbindelse med fraflytning) - det er tanken, at boligorganisationen dækker udgiften Tid (ca timer) Tidsplan Ansøgning er under udarbejdelse, og forventes indsendt og behandlet inden sommerferien. Det forventes at projektet gennemføres i perioden medio 2013-medio Slutrapport forventes at foreligge efteråret Miljø Muligheden for at efterisolere indvendigt har meget stor betydning for gamle boligafdelinger Det vil nedbringe energiforbruget. Det vil forbedre indeklimaet. Det vil være økonomisk rentabelt mere miljø for pengene. Bilag Notat vedr. projekt vedr. indvendig efterisolering af muret byggeri, 20. marts

17 12. BO-VESTs kurser: Status på afholdelse af kurser i og forslag til nyt kursusprogram Dorthe Larsen informerede om følgende kurser: - Vedligeholdelseskursus (Jeannette Schüler underviser) - Synskursus, herunder elektronisk syn - Hjemmesidekursus - Hvad laver de på ejendomskontoret? - Hvordan forbereder man sig på skybrud? På bestyrelsesmødet, hvor kursusprogrammet præsenteres, ønsker bestyrelsen, at der fremover fremlægges en statistik over kurser og kursusdeltagerne igennem årene sammen med en status på kursusevalueringerne. Bestyrelsen tog herefter status på afholdelse af kurser i samt nyt kursusprogram til efterretning Administrationen indstiller: - At status på afholdelse af kurser i tages til efterretning - At forslaget til nyt kursusprogram drøftes Beskrivelse BO-VESTs kursusprogram fremlægges hvert år på repræsentantskabsmødet og fordeles herefter til alle medlemmer af organisationsbestyrelser, afdelingsbestyrelser og andre beboerdemokratisk nedsatte udvalg i afdelingerne. Kurserne varetages af et kursusudvalg. I har medlemmerne været: Dorthe Larsen, Karl Neumann, Jørgen Fahlgren, Lars Jensen og Jeannette Nauta- Ridder-strøm med Vibeke Rømming som sekretær. Udvalgets opgave er at arbejde for udviklingen af uddannelsesaktiviteter i BO-VEST, så beboervalgte tillidsfolk bliver bedst muligt i stand til at varetage deres forskellige ansvarsområder i beboerdemokratiet. I løbet af de seneste år er der afholdt følgende kurser: Budgetkursus 12. juni 2012, Introduktionskursus, 4. september 2012, Byfornyelsestur, 18. september og Kursus om vedligeholdelsesordninger, 23. oktober To kurser er blevet aflyst på grund af for få deltagere (sekretærkursus og kassererkursus) og et på grund af lærersvigt (hjemmesidekursus). 17

18 Dorthe Larsen giver en status på årets kursusafholdelse på bestyrelsesmødet. Kursusprogrammet for er tæt på at være klar et forslag til kurser vedlægges. Dorthe Larsen og Karl Neumann uddyber kurserne på bestyrelsesmødet. Relevans for strategien Kurser er et vigtigt led i at styrke beboerdemokratiet gennem større viden og kompetencer. Økonomi og ressourcer Deltagerne betaler kursusgebyr svarende til de omkostninger, som er forbundet med afholdelse af kurset. Administrationen leverer sekretærbistand som en del af administrationsbidraget. Bilag: - Udkast til kursusprogram Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Der var ingen henvendelser. 14. Næste møde Næste bestyrelsesmøde: Den 14. maj 2013 kl , Malervangen 1, Glostrup Her behandles eventuelle forslag til repræsentantskabet, og resultaterne af beboertilfredshedsundersøgelsen præsenteres. Temamøde om bestyrelsesevalueringen: Mandag den 29. april 2013 Repræsentantskabsmøde: Mandag den 27. maj 2013 Frivillighedskonference Lørdag d. 1. juni

19 Fyraftensmøde om styringsdialogen Flyttes til efteråret. BO-VEST konference Weekenden den september 2013 Ny periode: Bestyrelsesmøder i 2013 og første halvår 2014 Torsdag den 20. juni 2013 Onsdag den 4. september 2013 Onsdag den 30. oktober 2013 Torsdag den 12. december 2013 Tirsdag den 4. februar 2014 Onsdag den 19. marts 2014 Onsdag den 23. april 2014 Mandag den 28. april 2014 i tilfælde af at regnskabet ikke godkendes den 23. april Onsdag den 14. maj i tilfælde af forslag til repræsentantskabet Repræsentantskabsmøde 2014 Tirsdag den 27. maj 2014 Bestyrelsesmøder efter repræsentantskabsmødet i 2014 og året ud Mandag den 16. juni 2014 Onsdag d. 3. september 2014 Onsdag d. 29. oktober 2014 Torsdag d. 19. december Punkter til næste møde - Beboertilfredshedsundersøgelsen. - Eventuelle forslag til repræsentantskabet 16. Eventuelt Bestyrelsesharmonisering Ulrik Hoffmeyer oplyste, at der i materialet til de enkelte punkter er anvendt en opstilling af teksten efter en ny model bygget op over hovedafsnittene: indstilling, beskrivelse, relevans for strategien, økonomi og ressourcer, tidsplan, miljø, lovgivning samt bilag. 19

20 Det er et led i at gøre materialet ensartet i de fire bestyrelser og for at sikre, at administrationen kommer hele vejen rundt i beskrivelsen af dagsordenspunkterne. Det understreges, at de enkelte afsnit kun medtages, når det er relevant i den aktuelle sag. Dorthe Larsen undrede sig over i referatet, at det, der var taget til referat, blev nævnt øverst før indstillingen, men det blev vedtaget at køre med den nye model som forsøg et stykke tid, hvorefter den evalueres. Energibesparelser fra fjernvarmeværkerne Der mindes om, at administrationen skal huske at inkassere besparelserne fra fjernvarmeværkerne, når der sker energisparetiltag. Forkortelser BV må ikke anvendes som forkortelse for BO-VEST. Tranemosegård må heller ikke forkortes. Askerød Der har været indbrud i Stamhuset i weekenden med store ødelæggelser. Artikel i Boligen om udlicitering Bestyrelsen drøftede artiklen. 20