EU-UDBUD. Offentligt udbud

Transkript

1 EU-UDBUD Offentligt udbud levering af sejl til personløftere til Jysk Fællesindkøb

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Kommunikation Ordregivers fremtidige kontrakter Opgavens omfang E-handel Meddelelse om resultatet Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Delaftaler Alternative bud Konsortier Ordregivers forbehold Mindstekrav og tilbudsgivers forbehold Udvælgelseskriterier Serviceattest Tildelingskriterium Udbudsmaterialet Tilbudsdisposition Kravspecifikation Rammekontrakt Udbudsbilag 1 Tro og loveerklæring vedr. gæld til det offentlige og udbudsdirektivets artikel Udbudsbilag 2 Referenceliste Udbudsbilag 3 - Tidsplan Kontraktbilag 1 - Tilbudsliste Kontraktbilag 2 Kravspecifikation Kontraktbilag 3 Leveringsadresser

3 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Jysk Fællesindkøb er betegnelsen for et fælles indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: FAVRSKOV HADERSLEV HEDENSTED HORSENS Areal: 539 km² Areal: 814 km² Areal: 551 km² Areal: 515 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere MARIAGERFJORD ODDER REBILD SKANDERBORG Areal: 720 km² Areal: 225 km² Areal: 625 km² Areal: 436 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere SKIVE SYDDJURS VIBORG Areal: 690 km² Areal: 696 km² Areal: km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Udbuddet vedrører levering af sejl til stationære og mobile personløftere til følgende kommuner under Jysk Fællesindkøb: Favrskov Hedensted Horsens Mariagerfjord Odder Rebild Skive Syddjurs herefter kaldet Ordregiver. Udbuddet gælder for alle kommunens forvaltninger samt institutioner og omfatter, udover kommunens egne institutioner, også selvejende institutioner i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster og hvor driften primært er finansieret via tilskud fra kommunen. 1.2 Kommunikation Rebild Kommune er tovholder i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. Indtil underskrift af kontrakter varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af Rebild Kommune. Spørgsmål til udbudsmaterialet kan stilles i overensstemmelse med afsnit Ordregivers fremtidige kontrakter De kontrakter, der indgås efter udbuddet er eneleverandøraftaler. Der vælges én leverandør. 3

4 Efter udbuddets afslutning handler de i udbuddet deltagende kommuner med de valgte tilbudsgivere som individuelle juridiske parter. Hver enkelt kommune indgår således kontrakter med de valgte eneleverandører. De udbudte kontrakter er rammeaftaler. Ordregiver forpligter sig ikke til at aftage en bestemt mængde, og omsætningen på rammeaftalerne vil derfor være afhængig af ordregivers faktiske forbrug. 1.4 Opgavens omfang Omsætning Den samlede estimerede omsætning af produkter, omfattet af udbuddet fremgår af tilbudslisten, Kontraktbilag 1. De i tilbudslisten anførte antal skal betragtes som vejledende, og Ordregiver forpligter sig ikke til af aftage et tilsvarende antal jf. bemærkningerne i afsnit 1.3 vedrørende rammeaftaler. Kontraktperiode De indgåede kontrakter med kommunerne er gældende i perioden Med mindre kontrakterne forlænges udløber de uden yderligere opsigelse den Den enkelte kommune har option på at forlænge kontrakten med 2 x 12 måneder, fra den I det de deltagende kommuner som skrevet ovenfor i afsnit 1.3 handler som individuelle parter efter indgåelse af aftaler, kan kommunen eksempelvis ophæve kontrakten individuelt for den enkelte kommune. Kravspecifikation Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets Kapitel 4 Kravspecifikation og Kontraktbilag 2. Der er hos Ordregiver pt. 8 leveringsadresser jf. Kontraktbilag E-handel Ved kontraktstart anvender følgende af de deltagende kommuner e-handel: Hedensted Kommune: KMD WebIndkøb Mariagerfjord Kommune: KMD Opus Skive Kommune: Fujitsu Prisme Indkøb Favrskov, Horsens, Odder og Syddjurs Kommuner anvender ikke for nuværende e- handelssystemer, men påtænker dette formentligt i den udbudte kontraktperiode. KMD WebIndkøb/Opus Det kan oplyses, at prisen for at tilmelde sig KMD WebIndkøb/Opus er: kr ,00 som en éngangsafgift, der dog bortfalder, såfremt man som leverandør allerede leverer elektronisk varekatalog til KMD. Afgiften bortfalder endvidere, såfremt man kan levere varekatalog til KMD via BizIsland. Læs mere på Fujitsu indkøbssystem - BizIsland Det kan oplyses, at prisen for at tilmelde sig Fujitsu/BizIsland er: kr. 575 månedlig afgift for grundmodul kr. 107 månedlig afgift for varekatalogmodul 4

5 kr. 86 månedlig afgift pr. kommune man ønsker at sende til. Læs mere på Tilbudsgivers udgift i forbindelse med brug af e-handelssystem er Ordregiver uvedkommende og de oplyste priser er vejledende. I det omfang, de deltagende kommuner nu eller fremtidigt i kontraktperioden anvender e- handelssystemer, skal Tilbudsgiver kunne levere elektronisk samhandel ved brug af de enkelte kommuners e-handelssystem dvs. levering af elektronisk varekatalog, mulighed for elektronisk ordreafgivelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. I forbindelse med kontraktindgåelsen vil de deltagende kommuner med e-handelssystem i samarbejde med valgte Tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e-kataloget. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå valgt Tilbudsgiver i forbindelse hermed. Herefter skal den valgte Tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til den enkelte kommunes e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet kontraktstart. 1.6 Meddelelse om resultatet Samtlige tilbudsgivere modtager snarest muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken/hvilke tilbudsgiver/tilbudsgivere Ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med, jf. Økonomi- og Erhvervsministeriets lovbekendtgørelse nr af 07/12/2007. Meddelelse til den eller de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgiverens/tilbudsgivernes tilbud er det/de vindende tilbud er ikke et løfte om, at ville indgå kontrakt med tilbudsgiver. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom Ordregiver først anser udbuddet for afsluttet på dette tidspunkt. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og Lov nr. 492 af 12. maj 2010 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om håndhævelse af udbudsreglerne. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 2 eksemplarer. Endvidere skal det samlede tilbud, inkl. alle bilag, vedlægges elektronisk på en CD-rom eller USBnøgle, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal tilbudslisten, Kontraktbilag 1 være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format. Der skal endvidere vedlægges datablade på de tilbudte produkter i 1 eksemplar. Tilbudsmateriale, fremsendt på , accepteres ikke. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen i kapitel 3 følges. Tilbudsgiver skal besvare alle punkter i tilbudsdispositionen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente supplerende oplysninger. 5

6 Kontraktbilag 1 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal foregå på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter, tilsigtet Ordregiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen, være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale fra svensk, norsk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for Tilbudsgivers regning. Virksomhedsoplysninger Tilbudsgiver skal i tilbudsmaterialet tydeligt angive virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). 2.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Rebild Kommune, Søren Lysholt Hansen, pr. slha@rebild.dk, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud - levering af sejl til personløftere senest på det i tidsplanen angivne tidspunkt. Spørgsmål, fremsendt inden tidsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt Ordregiver har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Rebild Kommunes hjemmeside: under punktet Indkøb og Udbud. Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. 2.5 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud levering af sejl til personløftere og Må kun åbnes af Indkøbskontoret. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 2. september 2013 kl på følgende adresse: Rebild Kommune Hobrovej Støvring Att.: Søren Lysholt Hansen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. 2.6 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.7 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil 6 måneder efter tilbudsfristen. 6

7 2.8 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte rammekontrakt, kapitel 5. Rammekontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. 2.9 Delaftaler Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. Der vælges en samlet leverandør Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. Hver tilbudsgiver kan kun afgive ét tilbud Konsortier Såfremt flere Tilbudsgivere byder i fællesskab (som konsortium), hæfter disse solidarisk i forhold til Ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken Tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de øvrige Tilbudsgivere i konsortiet. Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.14 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede opfyldelse af udvælgelseskriterierne, der vurderes Ordregivers forbehold Den estimerede omsætning er under forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, fx som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Der tages forbehold for ændringer i lovgivning, myndighedskrav mv., der påvirker de udbudte produkter. I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har Ordregiver undersøgt, om der i Ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Indgåede, obligatoriske lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Ordregiver og den vindende Tilbudsgiver. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos Ordregiver Mindstekrav og tilbudsgivers forbehold Der kan ikke tages forbehold over for bestemmelserne i udkastet til kontrakt, ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Det er i kravspecifikationen nævnt, hvilke afsnit der er mindstekrav. Forbehold vil generelt blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne. Ordregiver er efter udbudsreglerne forpligtet til at afvise et tilbud, hvis tilbuddet indeholder forbehold eller på anden måde afviger fra udbudsmaterialet, og forbeholdet eller afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbuddet. Vilkårene i kontrakten og mindstekrav betragtes som grundlæggende elementer i udbuddet, men dette udelukker ikke, at andre dele af udbudsmaterialet også kan betragtes som grundlæggende elementer. 7

8 Hvis forbeholdet eller afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har ordregiver ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbuddet i betragtning. Ordregiver vil dog være forpligtet til at kapitalisere den økonomiske værdi af forbeholdet, og tillægge dette beløb tilbudsgivers pris. Hvis forholdet ikke kan kapitaliseres, er ordregiver forpligtet til at afvise tilbuddet. Ordregiver fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og salgs- og leveringsbetingelserne vil således betyde, at ordregiver er forpligtet til at afvise det pågældende tilbud Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, vil tilbuddet afvist. Dokumentationen anvendes til vurdering af Tilbudsgivers/virksomhedens egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om Tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise Tilbudsgiver. Personlige forhold Erklæring på tro og love om hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr. og om, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Erklæringen kan afgives på Udbudsbilag 1. Økonomisk og finansiel kapacitet: Kopi af gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring jf. kontraktens 23, eller bekræftelse fra tilbudsgivers forsikringsselskab på, at erhvervs- og produktansvarsforsikring er tegnet. Årsrapporter for Tilbudsgivers seneste tre afsluttede regnskabsår. Tilbudsgiver vil ikke komme i betragtning, hvis tilbudsgiver har haft negativ egenkapital i de sidste 2 års afsluttede regnskabsår, og hvis tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld på kr. eller mere til det offentlige. Såfremt Tilbudsgiver ikke kan fremlægge årsrapporter for de senest tre regnskabsår på grund af tidspunktet for Tilbudsgivers etablering, kan Tilbudsgiver blot vedlægge de foreliggende årsrapporter. Teknisk kapacitet: En beskrivelse af tilbudsgivers virksomhedsprofil, herunder beskrivelse af organisationen. Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste 3 år. Følgende oplysninger skal angives: o Beskrivelse af sammenlignelige leveringer med tilknyttet omsætningstal o Ordregiver o Kontaktperson ved ordregiver o Tidspunkt/periode for levering af de sammenlignelige leveringer Referencerne kan oplyses på udbudsbilag 2. Der skal om muligt angives minimum 3 tilsvarende referencer. Er det ikke muligt at angive 3 referencer eller referencer overhovedet skal årsagen hertil fremgå af udbudsbilag 2. 8

9 2.15 Serviceattest Den eller de vindende tilbudsgivere skal inden underskrift af kontrakter fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er udelukket fra at byde i henhold til artikel 45 stk. 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i udbudsdirektivet Tildelingskriterium Rammekontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterium Pris Vægtning i procent 45 % Ved vurderingen af underkriteriet vil der blive lagt vægt på den af tilbudsgiver oplyste samlede pris for det i tilbudslisten anførte estimerede antal sejl. Kvalitet 55 % Ved vurderingen af underkriteriet vil der blive lagt vægt på de punkter, der er oplyst i hver enkelt kravspecifikation. De tilbudte hjælpemidlers kvalitet vurderes både på baggrund af det af tilbudsgiver oplyste om de tilbudte produkter og på baggrund af en test foretaget af brugergruppen for udbuddet. Brugergruppen er sammensat af fagpersoner indenfor de relevante arbejdsområder Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Kontraktudkast Udbudsbilag 1, Tro og loveerklæring (skal udfyldes og medsendes tilbud) Udbudsbilag 2, Referenceliste (skal udfyldes og medsendes tilbud) Udbudsbilag 3, Tidsplan Kontraktbilag 1, Tilbudsliste Kontraktbilag 2, Kravspecifikation Kontraktbilag 3, Leveringsadresser 9

10 10

11 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen er en skabelon for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen følges, mens alle punkter i tilbudsdispositionen skal besvares. Formålet er at sikre såvel Tilbudsgiver som Ordregiver, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.14 anførte udvælgelseskriterier og det i udbudsmaterialets afsnit 2.16 anførte tildelingskriterium. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af Tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). 2 Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 3 Udvælgelseskriterier Personlige forhold Tro og love erklæring Udbudsbilag 1 Økonomisk og finansiel kapacitet: Kopi af gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring eller bekræftelse fra forsikringsselskab. Årsrapporter for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Teknisk kapacitet: Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhedsprofil. Referenceliste Udbudsbilag 2. 4 Tildelingskriteriet Underkriteriet pris Tilbudslisten skal udfyldes og vedlægges tilbuddet i papir format og elektronisk i Excel kompatibelt format Underkriteriet kvalitet Tilbudsgiver skal, udfylde den nederste del af kravspecifikationen, og hvis muligt vedlægge produktblade eller andre beskrivelser af de tilbudte produkter. Tilbudsgiver skal acceptere, at stille de produkter, der afgives tilbud på baggrund af, til rådighed for Ordregiver til afprøvning til underkriteriet kvalitet. 11

12 4. Kravspecifikation 4.1 Generelle krav Tilbudsgiver skal i tilbudslisten, kontraktbilag 1, beskrive hvilke produkter, der tilbydes. Produktændringer og -sammensætninger af tilbudslistens varer må ikke finde sted i aftaleperioden uden forudgående orientering af Ordregiver. Såfremt Ordregiver vurderer, at det ændrede produkt ikke fuldt ud er af samme kvalitet og funktionalitet som det oprindeligt tilbudte, er Ordregiver ikke længere forpligtet af aftalen på dette produkt. Produkterne skal være CE-mærkede og overholde gældende regler for medicinsk udstyr, herunder: DS/EN ISO 10535:2007 Mobile og stationære personløftere, sejl og sæder. Krav og prøvningsmetoder. DS/EN ISO 16201:2007 Tekniske hjælpemidler for personer med funktionsnedsættelse. Krav og prøvningsmetoder til fjernbetjeninger til hverdagsaktiviteter. DS/EN ISO 9999:2011 Hjælpemidler til personer med funktionsevnenedsættelse - Klassifikation og terminologi. DS/EN 12182:2012 Hjælpemidler til personer med funktionsnedsættelse - Generelle krav og prøvningsmetoder. Der skal ydes minimum 2 års garanti på de tilbudte produkter, ved almindelig brug dog ikke sliddele. Ved gennemtæring og brud på stel skal der ydes 5 års garanti. Tilbudsgivere, der har afleveret konditionsmæssige tilbud, skal stille de tilbudte produkter til rådighed til test i forbindelse med tilbudsevalueringen, herunder kvalitetsafprøvning. Produkterne skal ved aflevering til test være tydeligt mærket med tilbudsgivers navn og en nøjagtig varebetegnelse. Produkterne skal leveres og afhentes, på Hobro Alderdomshjem, Fayesgade 14, 9500 Hobro, uden nogen omkostninger for Ordregiver. Levering og afhentning skal ske på de i tidsplanen angivne tidspunkter. Der skal leveres ét eksemplar af hvert sejl. Det er således ikke nødvendigt, at samme type sejl leveres i flere størrelser. Tilbudsgiver skal kunne yde konsulentbistand efter aftale. Konsulentbistanden skal være vederlagsfri og dække almindelig bistand. Ved almindelig konsulentbistand forstås: Kommunernes hjælpemiddeldepoter, disponenter og sagsbehandlere skal holdes ajour med nyudviklinger med hensyn til produkter, metoder og udstyr. Leverandøren skal yde en faglig kompetent vejledning og service, eventuelt ved brug af underleverandørens ekspertviden. Kommunernes personale skal kunne kontakte Leverandøren for råd og vejledning af produktspecialister indenfor de enkelte områder. Konsulenten skal vejlede personalet, så de i hverdagen kan træffe de rigtige beslutninger omkring produktvalg. Konsulenterne skal ikke foretage opsøgende salg ved kommunerne. Kravspecifikation er vedlagt udbudsbetingelserne som kontraktbilag 2. 12

13 5. Rammekontrakt Rammekontrakt vedr. levering af hjælpemidler 1 Parterne Nærværende rammekontrakt er indgået mellem [Ordregivers navn] [Evt. afdeling] [Adresse] [Postnr.] [By] (i det følgende kaldet Ordregiver) og [Firma] [Adresse] [Postnr.] [By] (i det følgende kaldet Leverandøren). 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og Lov nr. 492 af 12. maj 2010 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om håndhævelse af udbudsreglerne. Kontrakten beskriver Ordregivers og Leverandørens forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Nærværende rammekontrakt mellem Leverandøren og Ordregiver B. Offentliggjorte spørgsmål/svar samt evt. øvrige supplerende oplysninger til udbudsmaterialet. C. Kontraktbilag 1, tilbudsliste D. Kontaktbilag 2, kravspecifikation E. Udbudsmaterialets afsnit 4, Kravspecifikation, Generelle krav. F. Leverandørens tilbud af xx 2013, herunder leverandørens besvarelse af kontraktbilag 1 og 2, samt andre kontraktrelevante dele af leverandørens tilbud. 3 Rammekontraktens omfang Denne kontrakt vedrører levering af sejl til personløftere til Ordregiver. I det omfang ordregiver efter udbudsreglerne kan indkøbe reservedele og andet udstyr til de af kontrakten omfattede produkter uden udbud, omfatter kontrakten også ordregivers køb heraf. Leverandøren forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser eller rabatsatser. Leverandøren indestår herunder for at de produkter, der leveres efter denne aftale, opfylder alle mindstekrav i kontraktbilag 2. Leve- 13

14 randøren indestår endelig for, at produkterne også opfylder det, der i øvrigt er oplyst af leverandøren i sit tilbud. Kontrakten er en rammeaftale og omfanget af leveringer efter kontrakten bestemmes af Ordregivers løbende ordrer. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. oktober 2013 til og med 30. september Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest 1 måned før udløb af kontrakten, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. Kontrakten er uopsigelig for begge parter i hele kontraktperioden inklusiv eventuelle forlængelser. Ordregiver er dog berettiget til at opsige kontrakten med 6 måneders skriftligt varsel, såfremt Klagenævnet for Udbud måtte erklære kontrakten for uden virkning eller såfremt Klagenævnet for Udbud annullerer Ordregivers beslutning om at indgå kontrakt med Leverandøren eller det af ordregiver foretagne udbud. Tilsvarende gælder, hvis kontrakten erklæres for uden virkning, ordregivers beslutning om at indgå kontrakt med leverandøren annulleres eller udbuddet annulleres af domstolene. 5 Tildeling af konkrete ordrer Ordregivers enkelte institutioner afgiver konkrete ordrer direkte til Leverandøren. 6 Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via e-handelssystem, pr. , telefon eller ved konsulentbesøg. Leverandøren er forpligtet til at orientere sit personale om kontraktgrundlaget. Udgangspunktet for samhandlen vil altid være, at Leverandøren udelukkende tilbyder ordregivers institutioner m.fl. produkter, der er omfattet af kontrakten (tilbudslistens produkter og priser). Eventuel fravigelse herfra kan kun ske efter aftale med Ordregivers indkøbskontor. Konstaterer indkøbskontoret at Leverandøren gentagne gange har tilbudt Ordregivers institutioner produkter, der ikke er omfattet af kontrakten, vil dette blive betragtet som væsentlig misligholdelse, jfr E-handel I det omfang, Ordregiver nu eller fremtidigt i løbet af kontraktperioden anvender e-handelssystem, skal Leverandøren levere elektronisk samhandel ved brug af Ordregivers e-handelssystem dvs. levering af elektronisk varekatalog, mulighed for elektronisk ordreafgivelse, elektronisk ordrebekræftelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. 8 Levering og leveringsbetingelser Levering skal primært foregå til Ordregivers hjælpemiddeldepoter, jf. kontraktbilag 3, i sjældne tilfælde kan der forekomme levering ude hos den enkelte borger. 14

15 Levering skal ske frit leveret og indenfor 3 arbejdsdage, medmindre anden leveringstid fremgår af kontraktbilag 2. Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer, der er foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 9 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EANlokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer. 10 Returvarer Ved fejlbestillinger har Ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for Ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved fejlleverancer har Leverandøren pligt til at tage produktet retur. Returnering sker for Leverandørens regning og forudsætter, at produktet er intakt. Leverandøren er desuden forpligtet til hurtigst muligt at fremsende korrekt leverance, således at produktet er Ordregiver i hænde senest 3 arbejdsdage efter anmeldelse af fejlleverance. Ved returnering af produkter skal Leverandøren hurtigst muligt sende en kreditnota til bestiller. 11 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de af leverandøren oplyste priser i kontraktbilag 1. Såfremt et produkt udgår af kontraktbilag 1, skal dette erstattes med et tilsvarende produkt på samme vilkår og til samme pris. Hvis et bestilt produkt er i restordre, eller der undtagelsesvist er ekstraordinær lang leveringstid, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard og til samme pris straks tilbydes. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter, knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme Ordregiver til gode. Såfremt der er tale om permanente prisfald, skal ny prisliste (tilbudsliste) fremsendes til Ordregiver. Leverandøren skal, indenfor de udbudsretlige muligheder for ændring af kontrakter, acceptere, at denne kontrakt skal omfatte produkter, der ikke er nævnt på tilbudslisten, men er en del af leverandørens produktsortiment. Leverandøren skal tilbyde ordregiver produkterne med samme rabat i forhold til leverandørens listepriser som tilsvarende produkter i leverandørens tilbud. Findes der ikke tilsvarende produkter i leverandørens tilbud, skal de nye produkter tilbydes med en rabat, der svarer til den gennemsnitlige rabat i leverandørens tilbud. 12 Prisregulering Priserne skal være faste det første år regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1. september 2014, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra 1. juni 2013 til 1. juni Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. 15

16 Leverandøren kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt Leverandøren i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på Leverandørens foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Ordregiver senest 1 måned før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til: Rebild Kommune Hobrovej Støvring Att.: Søren Lysholt Hansen Ikrafttræden af nye priser som følge af prisregulering er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til Ordregivers indkøbskontor inden ændringens ikrafttræden. Prisændringers ikrafttræden er desuden betinget af, at Leverandøren senest 14 dage inden ændringens ikrafttræden fremsender en opdateret elektronisk version af Kontraktbilag 1 til Ordregiver, der kan godkendes af Ordregiver. Der foretages ikke regulering af rabatsatser. 13 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Leverandøren pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. 14 Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos Ordregiver, som skal modtage fakturaen Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Evt. cpr-nummer på modtager Leverandørens CVR-nummer. Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler, indtil disse forhold er bragt i orden af Leverandøren. 16

17 Specifikt for fakturering af bestillinger foretaget i Ordregivers e-handelssystem: Den elektroniske faktura skal fremsendes således, at denne kan modtages direkte i Ordregivers e- handelssystem, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. For at sikre en fuldstændig overensstemmelse mellem e-ordre og e-faktura med henblik på, at der kan ske en automatisk bogføring, skal Leverandøren efterkomme følgende punkter: CVR/SE-nummer: Det CVR/SE-nummer, som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i Leverandørens tilbud, og som fremgår af kontrakten. Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Dvs. der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som Ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af Leverandørens e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Bestillingsenheder: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af kontrakten og Leverandørens e-katalog. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten, og som fremgår af Leverandørens e-katalog. Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer med ekstra oplysninger, idet de vil fremkalde en afvigelse i fakturamatchet. Der henvises i øvrigt til afsnit 1.6 og 7 vedr. e-handel. 15 Betaling Løbende måned + 30 dage fra modtaget korrekt faktura. 16 Offentlige påbud Leverandøren er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i 27 og 30 vedr. afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål og kontraktændringer. Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 17 Miljø Leverandøren indestår for, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal Leverandøren fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Leverandørens udgifter i den forbindelse er Ordregiver uvedkommende. 17

18 18 Etik og socialt ansvar Leverandøren indestår for, at Leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Løn- og ansættelsesvilkår (ILO konvention nr. 94) Leverandøren indestår endvidere for, at Leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt Ordregiver bliver bekendt med, at Leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er Leverandøren forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder kontraktens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Ordregiver uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 19 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Leverandøren og dennes medarbejdere skal udvise respektfuld, hjælpsom og serviceminded adfærd over for Ordregiver. Nærmere betingelser for adfærd i forbindelse med samhandlen aftales i forbindelse med implementering af aftalen. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Leverandøren og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 20 Statistik Leverandøren skal efter anmodning udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på varer, varegrupper og bestiller. Statistik skal fremsendes elektronisk i Microsoft Excel kompatibelt format. 21 Garanti og reklamation Der skal ydes minimum 2 års garanti på de tilbudte produkter, ved almindelig brug dog ikke sliddele. Ved gennemtæring og brud på stel skal der ydes 5 års garanti. Konstaterer Ordregiver mangler ved varen, kan denne kræve, at Leverandøren afhjælper manglen enten ved reparation eller omlevering inden for rimelig tid medmindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for Leverandøren. Undlader Leverandøren på trods af opfordring hertil at afhjælpe manglen, er Ordregiver berettiget til at lade manglen afhjælpe for Leverandørens regning. 18

19 22 Underleverandører Såfremt Leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, indestår Leverandøren for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført leverancen. 23 Erstatning og forsikring Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter (herunder sideprodukter) /ydelser. Leverandøren er forpligtet til at have tegnet erhvervs- og produktansvarsforsikring og til at opretholde en sådan forsikring i hele kontraktperioden. Ordregiver er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. 24 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af, at opfyldelse af nærværende kontrakt hindres grundet force majeure, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Ved force majeure forstås ekstraordinære omstændigheder, der opstår uden parternes skyld, og som parterne ikke er herre over og ikke burde have forudset. Force majeure foreligger fx ved krig, usædvanlige naturbegivenheder, generalstrejke, generallockout, sabotage eller terrorisme. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Leverandørens side for at kunne genoptage leveringen. Er force majeure isoleret til Leverandørens virksomhed eller områder, Leverandøren bærer risikoen for, kan Ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 25 Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele Ordregiver dette samt underrette Ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Dersom Leverandøren gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse: Konstateret gentaget salg af varer uden for tilbudslisten jf. 6, uden at dette har været aftalt med kommunens indkøbskontor Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar jf. 18 Overtrædelse af offentlige påbud jf

20 Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt Overtrædelse af Leverandørens loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse jf. 28 Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af kontrakten jf Misligholdelsesbeføjelser Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Væsentlig misligholdelse berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten. I øvrigt er Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. 27 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammekontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene. Der er aftalt værneting ved Ordregivers hjemting. 28 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand efter reglerne i offentlighedsloven eller forvaltningsloven om aktindsigt har ret til aktindsigt i hele eller dele af kontrakten. Leverandøren, dennes ansatte, underleverandører samt eventuelle rådgivere er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. 29 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med Ordregiver. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 20