Økonomiudvalget. Referat. 14. juni 2016 kl. 16:00. Udvalgsværelse 1 - Ekstraordinært. Indkaldelse

Transkript

1 Økonomiudvalget Referat 14. juni 2016 kl. 16:00 Udvalgsværelse 1 - Ekstraordinært Indkaldelse Dorthe la Cour Søren P. Rasmussen Henrik Brade Johansen Simon Pihl Sørensen Jan Kaspersen Mette Hoff Anne Jeremiassen Sofia Osmani Hanne Agersnap Derudover deltog: Birgitte Hannibal (UP) og Henrik Bang (Ø) Fra administrationen deltog: Søren Hansen Ulla Agerskov Bjarne Holm Markussen Pernille Holmgaard Christian Rønn Østeraas Kim Lillhammer Charlotte Bidsted deltog under punkt 1

2 Christian Frank Nemø deltog under punkt 1 Tanja Søhuus deltog under punkt 1 Klavs Graversen (Horten) under punkt 3 Iben Koch (Rudersdal Kommune) under punkt 3 Lene Stangerup (referent) Jan Kaspersen (C) var fraværende i stedet deltog Karsten Lomholt (C). Søren P. Rasmussen (V) var fraværende i stedet deltog Curt Købsted (O). 2

3 Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Lukket punkt Ejendomssag 4 2 Lukket punkt ejendomssag 5 3 Nyt Fælles Forsyningsselskab - ejerstrategi og hovedprincipper for en selskabsdannelse 6 3

4 Punkt 1 Lukket punkt Ejendomssag 4

5 Punkt 2 Lukket punkt ejendomssag 5

6 Punkt 3 Nyt Fælles Forsyningsselskab - ejerstrategi og hovedprincipper for en selskabsdannelse Resumé Lyngby-Taarbæk Kommune har sammen med 10 Nordsjællandske kommuner truffet principbeslutning om at indgå i et videre samarbejde om etablering af et fælles forsyningsselskab. I forlængelse heraf forelægges udkast til ejerstrategi samt et udkast til hovedprincipperne for en selskabsdannelse med henblik på, at Økonomiudvalget tager en indledende drøftelse og rejser spørgsmål til nærmere afklaring på temamøde om emnet for Kommunalbestyrelsen den 14. juni 2016 og efterfølgende behandling i Økonomiudvalget også den 14. juni 2016 og i Kommunalbestyrelsen den 20. juni Indstilling Forvaltningen foreslår, at 1. sagen drøftes 2. spørgsmål til videre afklaring på udvalgets møde den 14. juni besluttes. Sagsfremstilling Lyngby-Taarbæk Kommune har sammen med 10 Nordsjællandske kommuner truffet principbeslutning om at indgå i et videre samarbejde om etablering af et fælles forsyningsselskab, jf. (bilag) protokoludskrift af kommunalbestyrelsens behandling den 31. marts 2016 af sagen "Kommissorier vedrørende undersøgelse af grundlaget for etablering af fælles forsyningsselskab og fælles rensestruktur (bilag). Samarbejdet mellem de 11 kommuner om dannelsen af et fælles forsyningsselskab forløber planmæssigt og er i god gænge med inddragelse af alle parter i overensstemmelse med den vedtagne projektorganisation. De deltagende kommuner er nu følgende: Allerød, Ballerup, Egedal, Fredensborg, Frederikssund, Furesø, Gentofte, Gladsaxe, Hørsholm, Lyngby-Taarbæk og Rudersdal kommuner. Frederikssunds Kommunes deltagelse blev besluttet på møde i den politiske styregruppe den 11. april Til støtte for processen og rådgivning i fase 1 er valgt Horten A/S som advokat og PwC som revisor. Den politiske styregruppe og følgegruppen af formænd for forsyningsselskaberne har på møde den 11. april 2016 tiltrådt hovedprincipperne for en selskabsdannelse og på møde den 27. maj 2016 er udkast til ejerstrategi til videre drøftelse i kommunerne endvidere vedtaget (bilag). Godkendelse af ejerstrategien skal efter planen ske til oktober 2016, hvor også vedtægter, ejeraftale, tidsplan for fase 2 m.v. forelægges til godkendelse i alle deltagende kommuners kommunalbestyrelser, jf. nedenfor om tidsplan. Ejerstrategi Ejerstrategien udgør den overordnede politiske ramme for koncernen, og den beskriver de værdier, mål og principper, som koncernen skal drives efter. Ejerstrategien udgør et fælles fundament for det nye selskab og tænkes implementeret i og suppleret af en ejeraftale (aktionæroverenskomst) og vedtægter for selskaberne i den nye fælles forsyningskoncern. Ejerstrategien tager udgangspunkt i en fælles vision for det nye selskab og indeholder derudover få men væsentlige mål og værdier inden for forsyningssikkerhed, klima og miljø, effektiv drift, ejerrelationen, kunderne, kommunikation, innovation og udvikling, ledelse og medarbejdere samt rammevilkår. Hovedprincipper for en selskabsdannelse Det fremgår af kommissorium samt udkast til hovedprincipperne for selskabsdannelsen (bilag), at selskabet baseres på en holdingmodel med et fælles serviceselskab og kommunespecifikke net/datterselskaber, hvor de fysiske anlægsaktiver i form af ledningsnet, renseanlæg mv. er placeret. Derved kan der opretholdes særskilte serviceniveauer for hvert af de lokale datterselskaber i overensstemmelse med den enkelte kommunes mål og politiske ønsker om 6

7 takstniveau, investeringsniveau, miljøforhold mv. Renseanlæg ejet af flere kommuner kan ligeledes placeres som selvstændige datterselskaber. Det er et væsentligt princip for selskabsdannelsen, at den enkelte kommune fortsat skal kunne godkende takster, serviceniveau og investeringsniveau i de lokale net/datterselskaber. Konkret vil dette ske i form af den formelle takstgodkendelse i kommunalbestyrelsen/byrådet, og ved indgåelse af en årlig investeringsaftale mellem selskab og kommune. Hver kommune udpeger et medlem til den fælles holdingbestyrelse, som efter reglerne suppleres med medarbejderrepræsentanter. Medlemmerne af holdingbestyrelsen er samtidig bestyrelse for det fælles serviceselskab. Bestyrelsen i holdingselskabet vælges for fire år ad gangen og følger den kommunale valgperiode. Kommunernes ejerrepræsentanter i holdingbestyrelsen vil som hovedprincip også være gennemgående i bestyrelsen i net/datterselskaber og suppleres med forbrugerrepræsentanter efter reglerne. Hermed bliver der tale om en tillempet enhedsbestyrelse. Princippet om en tillempet enhedsbestyrelse skal sikre, at antallet af bestyrelser begrænses og derved, at der bliver den nødvendige samling og fælles retning på selskabet for at opnå en effektiv og veldrevet organisation. Der gives dog mulighed for, at kommuner undtagelsesvis kan sammensætte bestyrelsen i net/datterselskaberne efter den enkelte kommunes ønske om fx politisk repræsentation. De administrative meromkostninger og honorarer skal i så fald afholdes af det enkelte net-/datterselskab. Enkelte renseanlæg (Mølleåværket, Måløv Rens og Biofos) er i dag etableret som fælleskommunale aktieselskaber, og i to tilfælde (Måløv Rens og Biofos) ejes en del af aktiekapitalen af kommuner/forsyningsselskaber, der ikke er en del af det nye fælles forsyningsselskab. Bestyrelserne i renseselskaberne vil derfor skulle sammensættes efter særskilte principper og hensyn. Hovedprincippet vil her være, at de nugældende vedtægter og dermed principper for bestyrelsessammensætningen mv. videreføres med så få ændringer som muligt. Kommunernes ejerfordeling foreslås fastsat ved at vægte en række egnede parametre for indtjening/værdi. Det kan fx være korrigeret egenkapital, antal indbyggere og debiteret vandmængde til slutkunder. Der vil ikke ske omfordeling af værdierne mellem kommunerne. Forslag til ejerfordelingen vil fremgå af den kommende ejeraftale, som vil blive fremlagt til godkendelse til oktober I ejeraftalen kan aftales principper for vedtagelse af beslutninger i holdingbestyrelsen samt i bestyrelserne i henholdsvis serviceselskabet og net/datterselskaberne fx krav om enstemmighed og mindretalsbeskyttelse i en række specifikke forhold. Endvidere kan det aftales, at ejerkommunerne på generalforsamlingen i henholdsvis holdingselskabet og net- /datterselskaberne skal stemme for et forslag fremsat af den enkelte ejerkommune vedrørende dennes specifikke geografiske område. Parallelt med vedtægter og ejeraftalen vil der blive udarbejdet et udkast til koncept for en investeringsaftale. Investeringsaftalen vil i det fælles forsyningsselskab blive et afgørende styringsdokument, der kan sikre en direkte aftale mellem den enkelte kommune og det lokale datterselskab. Initiativet til udarbejdelse af investeringsaftalen ligger i selskabet, men aftalen skal godkendes af kommunen fx i et fagudvalg og/eller i kommunalbestyrelsen/byrådet. Aftalemodellen holder aktiviteterne i forsyningsselskabet tæt på den enkelte kommune, og kommunen kan sikre sin direkte indflydelse på det kommende års investeringer og takstniveau uden at behøve en særskilt kommunebestyrelse i det lokale datterselskab til at varetage denne opgave. Fælles rensestruktur 7

8 Sideløbende med og som en del af det nye fælles forsyningsselskab arbejdes der på at skabe de bedste fremtidige rammer for en fælles effektiv rensestruktur. Det fremgår direkte af visionen for det nye selskab, at den opgave er væsentlig og prioriteret. Der er i den forbindelse vedtaget et selvstændigt kommissorium for en ny rensestruktur for området omkring Usserød Å i henholdsvis Allerød, Fredensborg, Hørsholm, Lyngby Taarbæk og Rudersdal kommuner. Det tværgående perspektiv for en fælles rensestruktur for det samlede selskab varetages i første omgang frem til oktober af en projektgruppe for renseanlæg bestående bl.a. af direktører og forsyningsdirektører m.fl. i de deltagende kommuner og forsyningsselskaber. Tidsplan Den endelige beslutning om deltagelse i sammenlægningen af forsyningsselskaber påtænkes som nævnt ovenfor at ske i oktober 2016, hvor de enkelte deltagende kommuner skal træffe beslutning om stiftelse, herunder selskabsstruktur, godkendelse af vedtægter, ejeraftale, ejerstrategi og styringskoncept i form af investeringsaftaler mellem den enkelte kommune og det lokale forsyningsselskab. Samtidig fastlægges det effektiviseringsmål, som skal realiseres i det nye selskab. I november/december 2016 indledes et ansættelsesforløb med henblik på ansættelse af en direktør for selskabet, se nærmere den vedlagte tidsplan (bilag). Øvrige forhold De nuværende bestyrelser vil bestå uændret frem til udgangen af den kommunale valgperiode, dvs. frem til udgangen af Samtidig forberedes og gennemføres den organisatoriske sammenlægning i løbet af En mere detaljeret tidsplan for fase 2 vil blive fremlagt i oktober Til orientering vedlægges udkast til kommunikationsmateriale vedr. arbejdet med etablering af et fælles selskab (bilag). Lovgrundlag Den kommunale styrelseslov samt lovgivningen på forsyningsområdet. Beslutningskompetence Kommunalbestyrelsen. Beslutning Økonomiudvalget, den 9. juni 2016 Ad 1-2) Drøftet med henblik på videre stillingtagen på ekstraordinært møde den 14. juni Sofia Osmani (C) var fraværende. I stedet deltog Mette Schmidt Olsen (C). Økonomiudvalget, den 14. juni 2016 Drøftet. Jan Kaspersen (C) var fraværende. I stedet deltog Karsten Lomholt (C). Søren P. Rasmussen (V) var fraværende. I stedet deltog Curt Købsted (O). Bilag Nyt Fælles Forsyningsselskab - gennemgang Udkast til principper for selskabsdannelsen Ejerstrategi Tidsplan Kommunikation - nyt fælles forsyningsselskab - maj-juni 2016 (version af 17. maj 2016) 1 8

9 9

10 10

11 Nyt fælles forsyningsselskab 11 kommuner og 8 forsyningsvirksomheder

12 DELTAGENDE KOMMUNER

13 UDFORDRINGEN Øget effektiviseringskrav for sektoren på mindst 2-4 % årligt Organisatorisk og faglig robusthed Udfordringer på miljø- og klimaområdet

14 LØSNINGSMULIGHEDER Undersøgelserne fra Nordlig analyse - Midt-Nord analyse - Midt-Øst analyse Stort potentiale for stordriftsfordele og synergieffekter ved samarbejde

15 VISIONEN At skabe et effektivt og veldrevet selskab i tæt samklang med ejerkommunerne, der kan matche de forventede effektiviseringskrav for sektoren Selskabet skal være på forkant med viden, arbejdsmetoder og teknologier og på en og samme tid have fokus på sikker og effektiv drift, og ejerkommunernes miljø-, klima- og servicemål Selskabet skal sætte nye standarder for effektiv drift, klimatilpasning og en ny effektiv rensestruktur for det samlede selskab

16 EJERSTRATEGI Beskriver de overordnede politiske værdier og principper, som ejerkommunerne ønsker, at det fælles selskab skal drives efter. Ejerstrategien retter sig mod ledelsen i det fælles selskab (bestyrelse og direktion), og bestyrelsen sikrer, at der følges op på strategien

17 EJERSTRATEGI Den fælles vision 1. Forsyningssikkerhed 2. Klima og miljø 3. Effektiv drift 4. Ejerrelationen 5. Kunderne 6. Kommunikation 7. Innovation og udvikling 8. Ledelse og medarbejdere 9. Rammevilkår

18 KOMMUNERNE I FOKUS Det nye selskab skal være i tæt kontakt og samklang med de enkelte ejerkommuners mål og behov både politisk og administrativt Dette skal afspejle sig i selskabets organisation, bestyrelses- og styringsmodel

19 Modellen sikrer: HOLDINGMODEL At de fysiske aktiver bevares i lokale datterselskaber Takster og investeringsniveauer harmoniseres ikke, men forbliver specifikke for hver kommune Synergi og optimering opnås gennem at samle medarbejderne i et fælles serviceselskab

20 EKSISTERENDE ORGANISERING

21 HOLDINGMODELLEN

22 Bestyrelsesmodel Hovedprincip om en tillempet enhedsbestyrelse, hvor bestyrelsen er gennemgående i både holding-, serviceog datterselskaber. Hver kommune udpeger et medlem dvs. i alt 11 ejerrepræsentanter 6 medarbejderrepræsentanter i holdingbestyrelsen (halvdelen af de generalforsamlingsvalgte) 2 forbrugerrepræsentanter fælles for alle lokale datterselskaber Mulighed for, at enkelte kommuner kan vælge egen bestyrelsessammensætning i de lokale datterselskaber

23 TILLEMPET ENHEDSBESTYRELSE Fælles Holding og Fælles Service : - 11 ejerrepræsentanter og evt. ekstern formand - 6 koncernrepræsentanter/medarbejderrepræsentanter Datterselskaberne: - Som Fælles Holding men uden medarbejdere - 2 forbrugerrepræsentanter (fælles) eller - 1 repræsentant fra Fælles Holding og 2 eller flere repræsentanter for beliggenhedskommunen - 2 forbrugerrepræsentanter

24 BESTYRELSESOPGAVER Holding- og (service)selskab: Strategisk og organisatorisk udvikling, effektiv drift, opfølgning på ejerstrategi, ansætter direktør, generalforsamling for datterselskaber. Sikrer i helhed, at selskaberne i koncernen er veldrevne og effektive Datterselskaber: Godkender årsrapport og budget, godkender investeringsaftale og takst. Opgaverne har mest formel karakter.

25 INVESTERINGSAFTALE Ejerkommunerne skal sikres mulighed for at afstemme investerings-, takst- og serviceniveau i de lokale datterselskaber Dette sker via en årlig investeringsaftale, som indgås mellem den enkelte kommune og det lokale datterselskab, som forsyner kommunen Den fælles holdingbestyrelse har initiativpligten og ansvaret for, at aftalerne udarbejdes

26 Eksempler på opgaver i investeringsaftalen Plan for vedligeholdelse af ledningsnettet Plan for reduktion af tab i ledningsnettet Systematisk lækagesøgning Opnåelse og opretholdelse af certificering Strategi for separering af vejvand Initiativer til håndtering af ekstremregn Modeller for lokal afledning af regnvand Plan for vedligeholdelse og renovering af spildevandssystemet med angivelse af tidsforløb Plan for udbygning og vedligeholdelse af lokale renseanlæg Indsatser for overløb af hensyn til vandmiljøet Sikring af udbygning i takt med byudviklingen

27 Investeringsaftalen er kommunens værktøj til at få gennemført miljø-, kvalitets- og klimamål Kommune Kommunen vil på baggrund af krav i vandplanerne eller en beslutning i kommunalbestyrelsen forbedre vandkvaliteten i de lokale vandløb. Ejerstrategi Ejerstrategien forpligter det lokale datterselskab til at agere i overensstemmelse med indholdet i spildevandsplanen og kommunens ønske om en forbedret vandkvalitet i de lokale vandløb. Spildevandsplan Spildevandsplanen planlægger for kommunens ønske om en forbedret vandkvalitet i de lokale vandløb. Investeringsaftale Det lokale datterselskab Det lokale datterselskab er via ejerstrategien forpligtet til at handle i overensstemmelse med kommunens spildevandsplan. En forpligtelse der udmøntes gennem den gensidige investeringsaftale. Kommunen og det lokale datterselskab indgår en investeringsaftale, der forpligter datterselskabet til i det kommende år at investere i en forbedret vandkvalitet i de lokale vandløb. På baggrund af de aftalte investeringer hæves det lokale takstniveau.

28 KOMMUNENS ROLLER Som ejer Indgå investeringsaftale med lokale datterselskaber Deltage i Fælles Holdings generalforsamling (øverste myndighed i Fælles Forsyning) Udpege medlem af Fælles Holdings bestyrelse Evt. udpege bestyrelsesmedlemmer til lokale datterselskaber Udøve rettigheder og varetage pligter i henhold til ejeraftalen Som myndighed Udarbejde og vedtage planer Spildevandsplaner Vandforsyningsplaner Indsatsplaner Klimatilpasningsplaner Affaldsplaner Godkende takster Godkende betalingsvedtægt/regulativ

29 STYRINGSMÆSSIGE FORHOLD Ejeraftale: Kommunernes indbyrdes aftale om vilkår for ejerskab Allerød Kommune Ballerup Kommune Hørsholm Kommune Fredensborg Kommune Frederikssund Kommune Furesø Kommune Gentofte Kommune Gladsaxe Kommune Hørsholm Kommune Lyngby- Taarbæk Kommune Rudersdal Kommune Ejerstrategi: Kommunernes forventninger og krav til Fælles Forsyning Kommunens sektorplaner: Udarbejdes og vedtages af Kommune som myndighed. Investeringsaftale: Aftale mellem Kommune og lokal forsyning om realisering af kommunens planer og Selskabets opgaver. Vedtægter for Fælles Holding A/S: Rammen for det enkelte selskabs virksomhed på grundlag af ejeraftale Fælles Holding A/S Midt Øst Rens A/S Allerød Spildevand A/S Afløb Ballerup A/S Egedal Vandforsyning A/S Fredensborg Vand A/S Frederikssund Vand A/S Furesø Spildevand A/S Gentofte Vand A/S Gladsaxe Vand A/S Hørsholm Vand ApS Lyngby- Taarbæk Affald A/S Rudersdal Forsyning A/S Fælles Service A/S Mølleåværket A/S Vand Ballerup A/S Egedal Spildevand A/S Fredensborg Affald A/S Frederikssund Spildevand A/S Gentofte Spildevand A/S Gladsaxe Spildevand A/S Lyngby- Taarbæk Spildevand A/S Nordkøb A/S Måløv Rens A/S Herlev Kommune Fredensborg Spilde vand A/S Sjælsø Vand A/S Lyngby- Taarbæk Vand A/S BIOFOS Holding A/S

30 Kommune: Kompetencefordeling (1) - Indgår investeringsaftaler med de respektive datterselskaber - Udarbejdelse af sektorplaner (spildevandsplan, klimatilpasningsplan, vandforsyningsplan, affaldsplan mv. ) - Godkendelse af takster ifølge loven (legalitetskontrol) Holdingselskab: - Fastlæggelse af strategi for hele koncernen - Afholdelse af generalforsamling i Holding (ejerne deltager) - Deltagelse i generalforsamling i datterselskaber (som ejer)

31 Kompetencefordeling (2) Serviceselskab: - Alle er ansat i det fælles serviceselskab - Indgår serviceaftaler med datterselskaber om drift/administration - Implementering af alle beslutninger i koncernen Datterselskab: - Indgår investeringsaftaler med ejerkommuner - Indgår serviceaftale med det fælles serviceselskab - Implementering af strategi udlagt af holdingselskabet

32 Ejerstrategi CENTRALE DOKUMENTER Ejeraftalen (aktionæroverenskomst) Vedtægter Investeringsaftaler (ml. kommune og det lokale datterselskab) Sektorplaner (spildevandsplaner, vandforsyningsplaner, klimatilpasningsplaner m.v.)

33 EJERAFTALEN En aftale indgået mellem ejerne (kommunerne) af holdingselskabet Kan fastsætte bestemmelser om, hvorledes ejerne skal stemme i visse situationer Fx kan det sikres, at man loyalt stemmer med en ejer (kommune) i spørgsmål, der vedrører dennes lokale datterselskab

34 EKSISTERENDE RENSESTRUKTUR

35 HOLDINGMODELLEN (fokus på Rens)

36 RENSESELSKABER Mølleåværket Måløv Rens Midt-Øst Rens (i undersøgelsesfasen) BIOFOS (Renseanlæg i datterselskaber) Særskilt bestyrelsesmodel for nuværende og fremtidige samarbejder kan etableres

37 NYT RENSESELSKAB MIDT-ØST RENS Forundersøgelse til eventuel etablering af et nyt renseanlæg eller ud- og ombygning af et eller to eksisterende anlæg er i gangsat Der arbejdes med flere scenarier Investering på ca. 465 mio. kr. Der forventes betydelige besparelser Indgår i ny fælles rensestruktur

38 DEN VIDERE PROCES TIDSPLAN

39 TIDSPLAN FÆLLES FORSYNING

40 FASE 2 1. januar stiftes holdingselskabet med ny bestyrelse og ansættelse af direktør Eksisterende bestyrelser fortsætter til udgangen af 2017 Pr. 1. januar 2018 indtræder den nye enhedsbestyrelse

41 Projekt Nyt forsyningsselskab Udkast af 30. maj 2016 Principper for selskabsdannelsen Følgende væsentlige principper lægges til grund for etableringen af det nye fælles forsyningsselskab. - Selskabet baseres på en holdingmodel med et fælles serviceselskab og kommunespecifikke datterselskaber, hvor de fysiske anlægsaktiver i form af ledningsnet, renseanlæg mv. er placeret. Renseanlæg ejet af flere kommuner kan ligeledes placeres som selvstændige datterselskaber. - Det nye selskab skal være i tæt kontakt og samklang med de enkelte ejerkommuners mål og behov både politisk og administrativt. I et stort selskab vil der være et særligt behov for, at dette mål bliver et tydeligt pejlemærke i den daglige drift for selskabets ledelse. Dette bør også afspejles i selskabets fremtidige organisation, hvor ejerrelationerne skal sikres høj prioritet. - Den enkelte kommune godkender takster, serviceniveau og investeringsniveau i de kommunespecifikke datterselskaber. - I vedtægterne fastlægges principper for samarbejdet mellem selskab og ejerkommuner bl.a. i form af et styringskoncept med årlige investeringsaftaler. Investeringsaftalerne skal fastlægge en plan for aktiviteter og investeringer og dermed afspejle takstniveauet for det kommende år. Aftalen skal godkendes af både bestyrelsen i datterselskabet og den enkelte ejerkommune. - Hver kommune udpeger et medlem til den fælles holdingbestyrelse, som efter reglerne suppleres med medarbejderrepræsentanter. Medlemmerne af holdingbestyrelsen er samtidig bestyrelse for det fælles serviceselskab. Bestyrelsen i holdingselskabet vælges for fire år ad gangen og følger den kommunale valgperiode. - Kommunernes ejerrepræsentanter i holdingbestyrelsen vil som hovedprincip være gennemgående i bestyrelsen i datterselskaber og suppleres med forbrugerrepræsentanter efter reglerne. Hermed bliver der tale om en tillempet enhedsbestyrelse. - Der gives alternativt mulighed for, at bestyrelsen i datterselskaberne kan sammensættes efter den enkelte kommunes ønske om fx politisk repræsentation. Forbrugerrepræsentanter indgår tilsvarende i bestyrelsen efter reglerne. De administrative mer-omkostninger og honorarer skal afholdes af det enkelte datterselskab. - Enkelte renseanlæg (bl.a. Mølleåværket, Måløv Rens og BIOFOS) er i dag etableret som fælleskommunale selskaber og har i 2 tilfælde tillige eksternt ejerskab. Disse renseselskabers bestyrelser vil derfor skulle sammensættes efter særskilte principper og hensyn. Samme princip vil gælde ved etablering af et Midt-Øst renseselskab. - I serviceselskabet afregnes som hovedregel efter et timebaseret princip, således at datterselskabernes træk på fællesskabet afregnes efter et princip om fuld omkostningsdækning.

42 Projekt Nyt forsyningsselskab Udkast af 30. maj Selskabet skal placere domicil og den udførende organisation, hvor det samlet set er mest rationelt i forhold til økonomi og serviceniveau både med hensyn til administration og driftsopgaver. - Formanden for bestyrelsen i holdingselskabet vælges på generalforsamlingen og kan være fra kredsen af ejerrepræsentanter eller en ekstern formand. - Udover formanden vælges én til to næstformænd på generalforsamlingen. Tilsammen udgør de et formandsskab, der sammen med selskabets direktion forbereder dagsordener til bestyrelsens møder. Opgaver og fordeling af kompetence fastlægges nærmere i en forretningsorden. - Kommunernes ejerfordeling fastsættes ved at vægte en række egnede parametre for indtjening/værdi. Det kan fx være korrigeret egenkapital, antal indbyggere, antal kunder, debiteret vandmængde til slutkunder. Der vil ikke ske omfordeling af værdierne mellem kommunerne. - I ejeraftalen og vedtægterne vil blive aftalt principper for vedtagelse af beslutninger i holdingbestyrelsen samt i bestyrelserne i henholdsvis serviceselskabet og datterselskaberne fx krav om enstemmighed og mindretalsbeskyttelse i en række specifikke forhold. Endvidere kan det aftales, at ejerkommunerne på generalforsamlingen og i bestyrelserne i henholdsvis holdingselskabet og datterselskaberne skal stemme for et forslag fremsat af den enkelte ejerkommune vedrørende dennes specifikke geografiske område.

43 Horten Advokat Klavs V. Gravesen Philip Heymans Allé Hellerup Tlf Fax J.nr Udkast af 9. maj 2016 EJERSTRATEGI FOR FÆLLES FORSYNING Allerød Kommune Ballerup Kommune Egedal Kommune Fredensborg Kommune Frederikssund Kommune Furesø Kommune Gentofte Kommune Gladsaxe Kommune Hørsholm Kommune Lyngby-Taarbæk Kommune Rudersdal Kommune (samlet Ejerkommunerne ) \\SRVADLIBPDF\AdlibJobFiles\e16eaa3a-708c-4571-a29a-37cb0304c5a4\Input\Ejerstrategi ren 0105.docx Horten Advokatpartnerselskab CVR

44 DEN FÆLLES VISION Side 2 Visionen er at skabe en effektiv og veldreven fælles forsyning i tæt samklang med ejerkommunerne, der kan matche de forventede effektiviseringskrav for sektoren. Fælles Forsyning (herefter FF) skal være på forkant med viden, arbejdsmetoder og teknologier og på en og samme tid have fokus på sikker og effektiv drift, og ejerkommunernes miljø-, klima- og servicemål. Visionen er, at FF sætter nye standarder for effektiv drift, klimatilpasning og en ny effektiv rensestruktur for det samlede selskab. På grundlag af den fælles vision er det ejerkommunernes ønsker, at FF skal drives efter nedenstående principper og værdier. Principperne og værdierne udgør det fælles fundament for FF, som skal give den strategiske retning for virksomheden. Ejerstrategien udgør den overordnede politiske ramme for FF. Det fælles fundament er implementeret i og suppleret af ejeraftalen og vedtægterne for selskaberne i FF. 1. FORSYNINGSSIKKERHED FF skal levere høj grad af forsyningssikkerhed og høj kvalitet i forsyningsydelserne. Forsyningsydelserne skal leveres på en miljømæssig forsvarlig måde og til konkurrencedygtige priser. 2. KLIMA OG MILJØ FF skal have kompetencer til aktivt at understøtte Ejerkommunernes miljøog klimapolitiske målsætninger. Ved selv at være på forkant skal FF facilitere et godt samarbejde og understøtte en fælles videns- og metodeudvikling med og mellem Ejerkommunerne om at realisere og udvikle Ejerkommunernes miljø- og klimapolitiske målsætninger. 3. EFFEKTIV DRIFT FF skal drive forsyningerne effektivt inden for de gældende prisrammer. FF skal have en langsigtet prispolitik, der sigter imod, at kunderne får en så lav samlet pris som muligt under hensyntagen til Ejerkommunernes mål for FF. Som led i den løbende optimering af selskabets drift og anlæg bør der arbejdes med at etablere en effektiv rensestruktur. 4. EJERRELATIONEN Ejerkommunernes mål og behov skal være vigtige pejlemærker for virksomhedens aktiviteter og prioriteringer. FF skal prioritere det gode samarbejde med Ejerkommunerne, herunder ved at sikre en organisering, som understøtter prioritering af samarbejdet med Ejerkommunerne.

45 FF skal være på forkant med viden og teknologier, der kan løfte virksomhedens opfyldelse af målsætninger og strategier i Ejerkommunernes sektorplaner. Som væsentligt styringselement i den sammenhæng indgås årlige investeringsaftaler mellem de respektive datterselskaber og den kommune, hvori selskabet forsyner. Side 3 Ejerkommunerne lægger vægt på, at kommunalpolitikere og borgere i de enkelte ejerkommuner har mulighed for et godt indblik i virksomhedens forretningsområder og prioriteringer. Dette kan eksempelvis ske via afholdelse af seminarer målrettet virksomhedens opgaver i relation til vand, spildevand, affaldshåndtering, klima og miljø samt samspillet med ejerkommunerne i den forbindelse. Gennem de kommunespecifikke investeringsaftaler og sektorplanerne, får de enkelte ejerkommuner og de lokale forsyninger afgørende indflydelse på FFs opgaver i relation til de enkelte ejerkommuners spildevandsplaner, vandforsyningsplaner, indsatsplaner og klimatilpasningsplaner. 5. KUNDERNE FF skal levere effektiv service til kunderne og udvise forståelse for kundernes såvel borgernes som virksomhedernes behov. FF skal løbende evaluere og følge op på kundernes tilfredshed med selskabets service fx ved at gennemføre kundetilfredshedsundersøgelser. 6. KOMMUNIKATION FF skal have en åben, ansvarlig og aktiv kommunikation til Ejerkommunerne, kunderne, myndigheder, medarbejdere og det omgivne samfund. Der skal sikres et godt samspil med kommunerne (og deres hjemmesider) om den borgerrettede kommunikation. 7. INNOVATION OG UDVIKLING FF skal være og skal opleves som en professionel, visionær virksomhed, fx ved, at virksomhedens processer understøttes af nye teknologier. FF skal være med til at skabe udvikling i sektoren og herigennem bidrage til vækst og grøn omstilling. Dette kan ske ved at indgå i innovative projekter og partnerskaber med uddannelsesinstitutioner, andre vandselskaber danske som udenlandske leverandører og erhvervsvirksomheder. 8. LEDELSE OG MEDARBEJDERE FF skal være en attraktiv arbejdsplads med et fagligt inspirerende og udviklingsorienteret miljø. Det kræver god ledelse, som bygger på samarbejde og dialog med medarbejdere, som skal præge hele organisationen. Ledelsen skal sætte retning og have fokus på et godt arbejdsmiljø, en effektiv opgavevaretagelse, kompetenceudvikling og medarbejdertilfredshed.

46 9. RAMMEVILKÅR Side 4 FF skal være med til at sætte dagsordenen og søge indflydelse på udviklingen inden for alle områder, som virksomheden beskæftiger sig med gennem deltagelse i faglige fora nationalt og i mindre omfang internationalt. * * * FF rapporterer til Ejerkommunerne om, hvorledes principperne i ejerstrategien implementeres i virksomheden. De nærmere metoder til opfølgning på de enkelte punkter i ejerstrategien, herunder den nødvendige ledelsesinformation, vil blive fastlagt af den nye direktion og bestyrelse.

47 BESTYRELSERNE TIDSPLAN side 1 FASE 1 FASE 2 Marts - september 2016: Udarbejdelse af udkast til vedtægter, ejeraftale, ejerstrategi og styringskoncept for drifts- og samarbejdsaftaler. Oktober 2016: Godkendelse af vedtægter, ejeraftale, ejerstrategi og styringskoncept for drifts- og samarbejdsaftaler. Beslutning om selskabsstruktur, fastlæggelse af effektiviseringsmål Januar medio 2017: Forberedelse af sammenlægning af serviceselskaber, forberede ny organisation, udarbejdelse af detaljeret tidsplan. Marts - april: Kommissorium Juni 2016: Udkast til ejerstrategi og hovedprincipper for selskabsdannelse forelægges kommunalbestyrelserne til drøftelse. November - december 2016: Ansættelsesforløb for valg af ny direktør. Den politiske styregruppe nedsætter et ansættelsesudvalg. Udvalget gennemfører herefter en ansættelsesprocedure. Januar - december 2017: Tilrettelæggelse og implementering af fælles organisation, flytning m.v. Marts 2016 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan 2017 Feb Marts Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan maj 2016: Borgmestermøde 19. september 2016: Borgmestermøde De eksisterende bestyrelser arbejder Bestyrelse i Fælles Holding A/S 23. august 2016: Borgmestermøde

48 Nyt Fælles Forsyningsselskab Version af 17. maj 2016 Fælles budskaber i forbindelse med stiftelse af fælles forsyningsselskab Der er i 2015 gennemført en række analyser af mulighederne ved øget samarbejde primært på vand- og spildevandsområdet mellem en række kommuner. På baggrund af dette arbejde har Allerød, Ballerup, Egedal, Fredensborg, Furesø, Gentofte, Gladsaxe, Hørsholm, Lyngby-Taarbæk og Rudersdal Kommuner nu taget initiativ til at arbejde sammen om etablering af et nyt fælles forsyningsselskab. Den 11. april 2016 indtrådte Frederikssund i samarbejdet. I praksis betyder det, at de otte nuværende forsyningsselskaber, som kommunerne ejer, bliver til en samlet koncern. De enkelte kommuners kommunalbestyrelser har i efteråret 2015 truffet en principbeslutning om at gå videre med arbejdet. Endelig beslutning om stiftelse af selskabet forventes at blive truffet til oktober På [Økonomiudvalget/Kommunalbestyrelsen/Byrådets] møde i marts blev kommissoriet for etableringen af et nyt fælles forsyningsselskab drøftet og godkendt. [Kommunens navn] Kommune fortsætter således arbejdet i overensstemmelse med kommissoriet. Efter planen skal de enkelte kommuner på møder i juni/august 2016 drøfte et udkast til ejerstrategi samt hovedprincipperne for selskabsdannelsen. Den politiske behandling i kommunerne vil efterfølgende danne grundlag for udarbejdelse af vedtægter og ejeraftale mv. Målet er at danne et nyt fælles forsyningsselskab, der vil kunne matche fremtidige effektiviseringskrav, som det må forventes, forsyningsselskaberne vil blive pålagt som følge af lovkrav. De opnåede effektiviseringsgevinster skal give mulighed for at begrænse stigningen i takster og gebyrer og foretage investeringer på klimaområdet, fornyelse og renovering af ledninger og tekniske anlæg mv. Det er endvidere målet at opnå en øget robusthed og styrkelse af de faglige kompetencer, således at det nye selskab kan være på forkant med viden, arbejdsmetoder og teknologier, der kan matche de kommende års udfordringer på bl.a. klima- og miljøområdet. Ved dannelsen af det nye selskab prioriterer vi en åben og inddragende proces for alle parter. Alle ansatte vil gennem princippet om virksomhedsoverdragelse blive overført til det nye fælles forsyningsselskab i løbet af Den nærmere tidsplan for processen vil blive fastlagt i efteråret Det er hensigten at ansætte en ny direktør for det fælles forsyningsselskab så hurtigt som muligt efter den formelle beslutning om stiftelsen, så direktøren kan sikre en effektiv forberedelse af den nye organisation, it-systemer, domicil mv. Det nye fælles

49 Nyt Fælles Forsyningsselskab Version af 17. maj 2016 forsyningsselskab vil formelt blive stiftet pr. 1. jan. 2017, men hele 2017 vil være et overgangsår, hvor den praktiske sammenlægning af de otte selskaber gennemføres. Det er afgørende for alle kommuner, at alle berørte ledere og medarbejdere føler sig velinformerede og rettidigt involverede. Derfor er der udarbejdet en fælles kommunikationsstrategi, og der er oprettet en hjemmeside hvor alle godkendte dokumenter og relevante oplysninger lægges åbent ud. Det er muligt at abonnere på nyheder på hjemmesiden, hvorved alle, der har interesse for sagen, kan holde sig orienteret. Arbejdet forløber planmæssigt og borgmestrene mødes den 27. maj 2016 bl.a. for at drøfte udkast til ejerstrategi for den samlede koncern. Ejerstrategien kommer til politisk behandling i kommunerne i juni/august måned.