Bureau Veritas Denmark A/S Oldenborggade 1B, 7000 Fredericia

Transkript

1 Bureau Veritas Denmark A/S Oldenborggade 1B, 7000 Fredericia Det sociale tilbud: Boformen Gaia Audit dato: Audit team: Birgitte Remmen, Lead auditor Birgit Blum Andresen, Auditor

2 Auditrapport jvf. Foreningen Akkreditering Danmarks standarder af Hovedefterprøvninger sker som led i det sociale tilbuds ansøgning om at blive certificeret efter Foreningen Akkreditering Danmarks standarder for sociale tilbud. Auditorrapporter fra hovedefterprøvninger vil efter Bureau Veritas interne kvalitetskontrol - indgå som en del af beslutningsgrundlaget, som forelægges Certificeringsnævnet, der træffer den endelige beslutning om certificering af det pågældende sociale tilbud. Årlige besøg: Auditrapporter fra de årligebesøg vil blive genstand for Bureau Veritas interne kvalitetskontrol og kun i begrænset omfang blive forelagt Certificeringsnævnet, Auditoplysninger: Generelle oplysninger Page 2 of 9

3 Det sociale tilbud (incl. adresse): Boformen Gaia, Præstevænget 3A, 9320 Hjallerup Afdelinger (incl. adresser) indgået i audit: Boformen og Dagtilbuddet Præstevænget 3A, 9320 Hjallerup Dato for audit: Repræsentant for det sociale tilbud: Ledende auditor: Øvrige medlemmer af auditorteamet: Dorthe og Arne Gerløv Birgitte Remmen Birgit Blum Andresen Dato for fremsendt program: Evt. ændringer i programmet: Dato for fremsendt resume af gennemgang af kvalitetsbeskrivelsen(relevant i forbindelse med hovedefterprøvning): Hvilken tilbudsspecifikke standard/-er indgår i auditten? Hvilke myndighedsgodkendelser er registreret på tilbudsportalen: Andre bemærkninger i forbindelse med audit (som omhandler de faktuelle oplysninger): Underskrift ledende auditor: Dato: Nej Ikke relevant Botilbud for voksne og Dagtilbud, Beskyttet beskæftigelse Gaia er registreret efter reglerne på tilbudsportalen - Objektive vidnesbyrd Objektive vidnesbyrd på afvigelser, skal fremgå af de vedlagte afvigelsesrapporter i bilagsmaterialet til denne auditrapport. Auditteamet bedes notere, hvor mange af følgende objektive vidnesbyrd der er kategoriseret som henholdsvis større afvigelser og mindre afvigelser i forbindelse med audit: Antal: Større afvigelser: 0 Mindre afvigelser: 0 Bilag vedlagt i alt: 0 Page 3 of 9

4 Overordnet konklusion på auditten Hovedefterprøvning: Dette afsnit skal indeholde en sammenfattende konklusion til Akkrediteringsnævnet. Årlige vedligeholdelsesbesøg: dette afsnit skal indeholde en sammenfattende konklusion til Bureau Veritas interne kvalitetskontrol. Samlet konklusion og vurdering af stedet: Boformen Gaia fremstår meget velfungerende. Stedet er præget af en tydelig struktur og der er mange skriftlige procedurer, planer og skemaer. Dette betyder, at den enkelte medarbejder ikke er i tvivl om sine arbejdsopgaver i løbet af en vagt og beboernes individuelle behov tilgodeses. Gaia har en vision om, at fremstår som et aktivt sted for beboerne, hvilket de ud fra vores opfattelse fuldt ud lever op til. Hverdagen er præget af variation for den enkelte, hvori indgår praktiker i lokalsamfundet. Fritiden byder også på mange aktiviteter med afsæt i den enkeltes interesse, der kan nævnes ridning, svømning, porcelænsmaling og klub aktivitet med ligestillede. Der er desuden et godt samarbejde med de pårørende. Der skulle aktuelt være en arbejdsdag i den kommende weekend, hvor pårørende skulle hjælpe med at male mv. Det er vores vurdering, at der er et højt fagligt niveau på Gaia. Ud fra handleplanerne fra Kommunen udarbejdes der, i samarbejde med beboerne, konkrete mål for hverdagen. Disse opstilles, ud fra en evalueringsmodel (Smitte/GAS), som er kendte af alle medarbejdere. Der arbejdes med resultatdokumentation sammen med beboerne ud fra et smiley system, som desuden konkret er symboliseret ved røde, gule og grønne bolde. Personalet er uddannet i neuropædagogik, ud fra denne teori kortlægges den enkeltes funktionsniveau og indsatsen i forhold til den enkelte beboere har sit afsæt heri. Gaia har en platform på computerne (en udvidet personalehåndbog kalder de den) som alle medarbejdere har adgang til. Her er der beskrevet, hvordan Gaia arbejder med og lever op til alle kriterierne i de tre standarder. Desuden er også beskrevet, hvordan stedet lever op til Social tilsynets krav. I Platformen findes desuden beredskabsplaner, årshjul for kvalitetsarbejdet, aktiviteter med beoerne og meget mere. Ud fra det skriftlige materiale og samtaler med medarbejderne fremgår det, at kvalitetsarbejdet og arbejdet med værdierne holdes levende ved at gøre medarbejderne ansvarlige for, løbende at tage disse emner op på personalemødet. Om forløbet Audit foregik efter den fremsendte dagsorden. Desuden deltog vi i formiddagskaffen og frokosten sammen med beboerne og fik, ved den lejlighed mulighed for at tale med de fleste beboere. Ved rundvisningen blev vi desuden inviteret ind til to af beboerne for at se deres lejlighed. Forløbet af dagen gav os det indtryk, at det Gaia beskriver de gør, også er det vi møder i praksis. Page 4 of 9

5 Gaia er startet og ledet gennem ti år af Dorthe og Arne Gerløv. Parret har besluttet at stoppe pr 1.november I den forbindelse havde parret i samarbejde med bestyrelsen og et rekrutteringsbureau fundet frem til, at stedets ledelse skal overtages af Bente Pedersen og Hanne Kargo, som begge har været på stedet siden Vi talte både med nuværende og fremtidige ledelse, samt med medarbejderne om forløbet omkring lederskiftet, samt forventninger til fremtiden. Der blev generelt udtryk tilfredshed omkring, at den nye ledelse var fundet indenfor egne rækker. Hvem har deltaget i auditten: Interviewede medarbejdere: Navn Dorthe Gerløv (pædagog) Arne Gerløv (speditør) Bente Pedersen (pædagog & kontorassistent) Hanne Kargo (pædagog) Mette Villadsen (pædagog) Jesper Mikalsen (landmand) Maibritt Jørgensen (pædagog) Lisa Thomsen (pædagog) Titel/arbejdsområde/afdeling Leder gennem 10 år Souschef gennem 10 år Leder fra 1. november Faglig leder fra 1.november Pædagog og arbejdsmiljørep. Ansvarlig for dagbeskæftigelsen Pædagog og Værdipilot Pædagog Systematisk gennemgang af kriterierne Dette afsnit indeholder en systematisk gennemgang af hvert kriterium. Auditorteamet bedes tage stilling til følgende: - Er kriteriet gennemgået? - Hvilke relevante lovkrav er set efterlevet - Er der overensstemmelse/ uoverensstemmelser mellem praksis/det beskrevne system/evt. lovkrav/ standarden? - Beskrivelse af evt. uoverensstemmelse - Auditorteamets anbefaling i henhold til kriteriet.. - Anbefalinger - Eksempler på Best practice Den gennemgåede dokumentation skal beskrives under hvert af nedenstående punkter (dette gælder både for den Organisatoriske standard og den/de tilbudsspecifikke standarder). Kriterium 1: Værdigrundlag Gaias værdigrundlag er beskrevet på deres hjemmeside. De fire værdier er desuden skrevet på en stor endevæg i fællesrummet og desuden illustreret af tegninger, så beboerne også er bekendte med værdiernes betydning. I medarbejdergruppen er der udpeget Værdipiloter der løbende skal tage værdierne op på personalemøderne for at sikre sammenhæng mellem værdierne og den konkrete hverdag, Dette fremgik af referaterne fra personalemødet. Vi så mappen med referater fra personalemøderne. Af referatet fra personalemøde d.4.maj 2016 fremgik det, at kvalitetsarbejdet og værdierne var blevet drøftet. Page 5 of 9

6 Kriterium 2: Ledelse På Gaias platform findes organisationsdiagram. Der er desuden udarbejdet en strategiplan (2020 plan), hvor handlinger i forhold til strategien beskrives. I forbindelse med lederskifte skulle der indenfor den næste måned ske er revidering af strategien i et samarbejde mellem Bestyrelsen og den nye ledelse. Beboerne blev inddraget i forhold til den daglige drift på husmøderne. Vi så strategiplan og organisationsplan på Gaias platform. Kriterium 3:Kompetencer På platformen findes funktionsbeskrivelser på alle funktioner. I løbet af året afvikles pædagogiske dage for alle medarbejdere, hvor relevante emner tages op med en udefrakommende underviser. Sidst har der været undervist i borderline og tilknytningsforstyrrelse, da det er en problematik i beboergruppen. Der har i løbet af foråret været supervision med eksterne supervisor, medarbejderne fortalte om indholdet af seneste supervision. Medarbejdergruppen har valgt, at der i efteråret ikke skal være supervision, men i stedet pædagogiske dage. Vi gjorde opmærksom på, at løbende supervision er et krav fra tilsynet. Dette er Gaia opmærksom på. Der afholdes MUS, hvor der fastlægges mål for den enkelte medarbejder, hvilket vi så eksempler på (Jesper Zederkof 28/7 2016). Sidste supervision var afholdt 1.juni Kriterium 4:Styring af kvalitetsarbejdet Der er udarbejdet årshjul for kvalitetsarbejdet, hvilket fremgik af Platformen. Medarbejderne beskrev, hvordan de var ansvarlige for et punkt i kvalitetsarbejdet og fortalte, at punktet løbende blev taget op på personalemødet. Dette fremgik også af referat fra personalemødet d.4/ Kriterium 5:Sundhed og forebyggelse Sundhedspolitik, procedure for medicinhåndtering og beredskabsplaner er alle tilgængelige på Platformen. En medarbejder er uddannet kostvejleder, og vi kunne ved måltiderne konstaterer, at der blev serveret sund kost og beboerne var bevidste om, hvad sund kost er. Der er på stedet en medicinansvarlig. På det daglige skema for medarbejderne, fremgår det tydeligt, hvem der skal give medicin til de forskellige beboere. Skemaet justeres hver morgen, hvis der er sygdom eller andet fravær blandt medarbejderne. Alle medarbejdere bliver introduceret i medicinhåndteringen og skriver under på, at de er bekendte med den. I personalerummet så vi på opslagstavlen dagens skema, hvor vi kunne se, at medarbejderne var sat på som ansvarlige for medicin mv. Der forekommer magtanvendelse på stedet. Involverede medarbejdere beskriver situationen, efterfølgende udfylder souschefen skemaet og sender det til myndighederne. Episoderne bliver desuden drøftet på personalemødet med læring og forebyggelse for øjet. Den enkelte beboer har i sin mappe en samværs beskrivelse, hvor det fremgår, hvordan samvær med den enkelte kan forebygge episoder med magtanvendelse. Vi så mappen med seneste indberettede magtanvendelser, hvor det fremgik, at lovgivningen vedr. indberetning af magtanvendelse bliver overholdt. Sidste magtanvendelse var dateret 3. april 2016 og involvere 1 beboer og 2 personaler. Magtanvendelsen hører ind under 126, er behandlet i hjemkommunen 5/ og fundet lovlig Tilbudsspecifik standard: Hvert punkt gennemgås og beskrives for alle tilbudsspecifikke standarder med tydelig markering af, hvilken tilbudsspecifik standard der er tale om og hvilket kriterie. Page 6 of 9

7 Botilbud for voksne og Dagtilbud. Gaia er etableret som et helhedstilbud, hvilket betyder at kriterium 6,7,8,10 er fælles for begge tilbud. Alle beboerne der bor på Gaia, skal også deltage i dagtilbuddet. Den pædagogiske tilgang, samværsvejledninger, udviklingsplaner, arbejdet med relationer og selvstændighed mv. anvendes i begge tilbud, hvilket giver en forudsigelig og sammenhængende hverdag. Kun kriteriet Arbejdsmiljø og trivsel er behandlet specifikt for Dagtilbuddet. Kriterium 6: Målgruppe & ydelse (standard for Botilbud &Dagtilbud) Målgruppe og ydelse er beskrevet på hjemmesiden. Som nævnt arbejdes der med neuropædagogik. Nye medarbejdere oplæres af de medarbejdere, der har deltaget i kurset. Det fremgår af beboernes samværs beskrivelse, tilrettelæggelsen af indholdet i deres hverdag og de konkrete mål for den enkelte, at der tages udgangspunkt i den enkeltes forudsætninger. Det fremgår desuden af hjemmesiden og den hverdag vi mødte, at der arbejdes med udgangspunkt i en god relation. Medarbejderne giver udtryk for, at dette arbejde i højere grad er erfaringsbaseret end teoretisk forankret. Vores tilbagemelding var, at relationsarbejdet med fordel kunne tydeliggøres, da det fremstår som et vigtigt grundlag, når man besøger stedet. Kriterium 7: udviklingsplaner (standard for Botilbud &Dagtilbud) Som tidligere nævnt udarbejdes der, ud fra en evalueringsmodel Smitte/Gas, konkrete mål for den enkelte beboer. Disse mål evalueres løbende enten via et afkrydsnings system på beboerens værelse eller via et USB stik. For en enkelt skete dokumentationen i Planner for you (et digitalt dagbogssystem). Vores anbefaling er, at man samler dokumentationen et sted i Planner for you, dels for overskuelighedens skyld, dels for at lette arbejdsgangen for medarbejderne, så de ikke skal skrive flere steder. Desuden kunne beboernes mål også fremgå af det digitale system frem for i den enkelte beboers mappe. Vi så beboermapper på fem beboere. Her fremgik det, at der var afholdt handleplansmøder med Kommunen og pårørende en gang om året som loven foreskriver, Samværsbeskrivelserne var udarbejdet på alle beboerne og vi så eksempler på værelserne på afkrydsningsskema vedr. konkrete mål. Desuden gennemgik vi to beboeres USB-stik, hvor der var fulgt op på de konkrete mål. I et enkelt tilfælde var der ikke fulgt op hver uge siden juni 2016, hvilket vi fik forklaret med, at beboeren havde været på ferie, så det havde været en ustabil periode. Der udarbejdes udviklingsplan/handleplan årligt. For den ene af de beboere vi så senest opdateret den 6/ Planen udvirkes ved mål for perioder Ved denne beboer: Jan marts 16: lave musli til hele huset. Marts 16 aug 16: på tur på hjemmedag. Aug 16 jan 17: aktivitet/leg med risposer og andet. For den anden af de beboere vi så var planen senest opdateret 27/4-16, igen med mål for perioder: Nov. 15 maj 16: Vælger selv sin påklædning til næste dag. Maj 16 nov 16: på hjemmedage vælger beboer noget velvære, som hun gerne vil have. Vi så desuden den skriftlige dokumentation i Planner for You og fandt den fyldestgørende. Kriterium 8:Ind & Udflytning(Botilbud) Opstart &Afslutning(Dagtilbud) Vi gennemgik ikke dette kriterium, da de fleste beboere har boet her siden Boformens start En enkelt beboer flyttede ind i 2012 Kriterium 9:Sociale relationer & selvstændighed(botilbud) Gaia gør meget ud at understøtte, at beboerne udvikler og fastholder sociale relationer. Der arrangeres fritidsaktiviteter ud fra den enkeltes interesse, og beboerne deltager i en del aktiviteter med ligestillede til musikarrangementer, klubvirksomhed mv. Gaia arrangerer desuden Gaia legene med de tilbud de samarbejder med. Desuden understøttes samvær med pårørende via besøg, telefonsamtaler og arrangementer på Gaia. Page 7 of 9

8 Beboerne deltager i lokalsamfundet via deltagelse i Hjallerup marked, praktik i nærliggende virksomheder, motion i svømmehallen og ridning i rideklubben. Aktuelt var man i samarbejde med en beboer og dennes pårørende ved at arrangere beboerens 30 års fødselsdag. Beboernes selvstændighed styrkes ved, at de inddrages i egen økonomi, ud fra deres forudsætninger. Der tilbydes tre forskellige sommerture, som beboerne kan vælge sig ind på. Der er husmøder, hvor beboerne har mulighed for medindflydelse. Vi så dokumentation for dette via opslag på fælles tavler og hos beboerne. Der var billeder fra arrangementer og praktikpladser. Kriterium 10:Resultatdokumentation(Botilbud & Dagtilbud) Der opstilles meget konkrete mål for beboerne, disse evalueres løbende via smileys eller bolde. Det er vores vurdering, at dette er en god og enkel løsning til at måle resultater med denne målgruppe. Kriterium : Arbejdsmiljø og trivsel (Dagtilbud) Den ene halvdel af huset på Gaia er indrettet til dagtilbuddet. Her er lokaler, hvor der kan foregå kreative aktiviteter, arbejde på computer, værksted hvor computer, tv mv blev skilt af. Desuden er der dyrehold og havebrug og gode udenoms arealer med mulighed for aktiviteter. Der forberedes hver dag varm mad til frokost, beboerne deltager på skift i dette arbejde. Hver beboer har et dagskema, som er tilrettelagt ud fra den enkeltes interesser og formåen. Vi kunne se på beboernes skemaer, at de var meget varierede. Vores oplevelse var, at beboerne trivedes i deres hverdag og der var en god og varm atmosfære. Anbefalinger Hvad kan auditorteamet give af anbefalinger, udover den ovenstående konklusion, til certificeringsordningens involverede parter: Vores anbefalinger fremgår af hvert enkelt punkt. Eventuelt afsluttende bemærkninger De valgte standarder er velimplementerede i dagligdagen og fortsat certificering anbefales Lead auditor Underskrift og dato Page 8 of 9

9 Page 9 of 9