CASE: MOBILE BLODPRØVESVAR

Transkript

1 CASE: MOBILE BLODPRØVESVAR Healthcare Innovation LAB Brugerdreven sundhedsinnovation via simulation inden for byggeri, produktudvikling og services Maj 2012

2 Vejen til hurtig og træfsikker produktudvikling inden for sundhedssektoren der omfatter klinikere, erhvervsliv og forskere Målgruppen for denne brochure er hospitalsdirektioner, klinikere, forskere, stabe og virksomheder, der deltager i udvikling og innovation af nye produkter, koncepter og services til sundhedssektoren i Danmark eller internationalt. HVAD ER HEALTHCARE INNOVATION LAB? Demonstrationsprojektet Mobile Blodprøvesvar er en del af et større Offentlig-Privat Innovationsprojekt (OPI) Healthcare Innovation Lab. Healthcare Innovation Lab omfatter 26 partnere i et tværfagligt set-up, der skaber et dynamisk og innovativt spændingsfelt mellem klinikken, erhvervslivet, forskere, patientforeninger og innovationsfolk. Healthcare Innovation Lab har via tre demonstrationsprojekter (Fremtidens Ambulatorium, Mobile Blodprøvesvar og Telemedicin Behandling over afstand) udviklet et unikt metodesæt, der kombinerer simulation med brugerdreven innovation. Igennem dette metodesæt skabes en dynamisk og resultatskabende platform, hvor der er mulighed for at udvikle og teste nye løsninger on site relativt hurtigt. Projektet er medfinansieret af Erhvervsstyrelsens Program for Brugerdreven Innovation KOLOFON Titel: Healthcare Innovation Lab - Brugerdreven sundhedsinnovation via simulation inden for byggeri, produktudvikling og services Redaktion: Susie A. Ruff Eva Jacobsen med bidrag fra en række projektdeltagere Layout: Claus Lynggaard/blinkblink.dk, illustrationer: Frits Ahlefeldt Copyright: Center for Sundhedsinnovation, Region Hovedstaden Udgiver: Center for Sundhedsinnovation, Region Hovedstaden, Herlev ISBN nr Materialet kan downloades på: For yderligere oplysninger om Healthcare Innovation Lab kontakt venligst projektejer: Center for Sundhedsinnovation Region Hovedstaden Centerchef Susie A. Ruff susie.ruff@regionh.dk

3 CASE: ENDOKRINOLOGISK-GASTROENTEROLOGISK AFDELING, BISPEBJERG HOSPITAL Demonstrationsprojektet er ét ud af tre de mon strationsprojekter under hovedprojek tet Healthcare Innovation Lab, som er iværk - sat af Center for Sundhedsinnovation. De monstrationsprojektets omdrejningspunkt er IT- og telekommunikation internt på hospi talerne med udgangspunkt i en case på Bis pebjerg Hospital. BAGGRUND OG MÅL Rapporter om fejl ved informationsover dragelse mellem klinikere og data om util sigtede hændelser (UTH) viser, at oversete prøvesvar sendt fra laboratoriet til klinikken fører til forringelse af patientsikkerheden. Rettidig handling på prøve svar er vigtigt for patientsikkerheden og behandlingseffekti viteten. Ser man på klinikernes arbejdsmiljø, sær ligt i akutmodtagelserne og skadestuerne, er det tydeligt, at der ikke eksisterer IThjælpemidler, der sikrer et opdateret over blik over prøvesvar på rette sted og på rette tidspunkt. Når det handler om at håndtere prøvesvar, er klinikernes effekti vitet hæm met af, at de skal bevæge sig hen til sta tionære pc ere, for at se prøvesvar for en gi ven patient. Ligeledes er de afhængige af, at sygeplejerskerne tjekker, om der er kommet prøvesvar, igen på en stationær pc eller en fax. Samtidig skal sygeplejersken holde læ gen mundtligt orienteret om prøve svarstatus, hvilket kan være forstyr rende, hvis det blot er intet nyt. Alt i alt udnytter man ikke de en neutral farve til andre ting MOBILE BLODPRØVESVAR mulig heder, de mobile teknologier stiller til rådighed for en mere effektiv ressource udnyttelse, og der er således stort rum for at innovere på håndteringen af prøvesvar. IT afdelingen og Endokrinologisk - Gastroenterologisk Afdeling på Bispebjerg Hospital er omdrejnings punktet for brugerstudi erne. Sidstnævnte afdeling blev udvalgt, da den har mange patienter, der får taget blod prøver. Klinikerne spiller en vigtig rolle i identificering af brugerbehov gennem obser vationsstudier og arbejdsgangs analyser. Idégenererings workshop og simulationer er nyttige redskaber i arbejdet med at udvikle en software, der kan give klinikerne det fornødne mobile overblik over indkomne prøvesvar. Der er først arbejdet på skitser til forskellige vis ninger af prøvesvarene. Senere er disse blevet 3

4 Model der kortlægger arbejdsgange i forbindelse med håndtering af blodprøvesvar. BEHOVSIDENTIFIKATION OG ANALYSE LATED RECALL INTERVIEW Projektgruppen for Mobile Blodprøve svar supplerede interviews og arbejdsgangsanalyser med to videoobservationer med opfølgende interviews. Ved de opfølgende interviews blev der spurgt ind til de observerede problematikker, med udgangspunkt i en særlig teknik for video optagelserne - et så kaldt Video Stimulated Recall - hvor der tages billede hvert 10. se kund. Formålet med de to videoobservationer var at supplere forståelsen af problemfeltet med yderligere nuancer. Resultaterne blev dog ikke som forventet, da mulige løsninkonkretiseret i en prototype software på både Microsoft platform og webbaseret platform. EKSPLORATIVE INTERVIEW Som led i afdækningen af lægernes behov, både de erkendte og ikke erkendte behov, gennemførte projektgruppen for Mobile Blodprøvesvar fire interviews med læger fra det akutte område og det endokrinologiske speciale på Bispebjerg Hospital. Interviewene gav indsigt i lægernes arbejdsgange og deres oplevelser af håndtering af prøve svar, samt mulige løsninger for håndtering af den valgte problemstilling. ANALYSE AF ARBEJDSGANGE For at kortlægge klinikernes arbejdsgange og herigennem at identificere behov, som ikke umiddelbart kunne afdækkes gennem interviews eller observationsstudier, blev der gennemført en overordnet arbejdsgangsanalyse på de to ovennævnte afdelinger. Ved arbejdsgangsanalysen blev sekvenserne i arbejdsgangene kortlagt for at finde uhensigtsmæssige be vægelsesmønstre. VIDEO OBSERVATION OG STIMU- Ud fra de indsamlede brugerbehov blev det vurderet, at de største udfordringer var forbundet med modtagelsen af blodprøvesvaret, idet den nuværende arbejdsgang er uhensigtsmæssig, og tager meget af både lægens og sygeplejerskens tid. 4

5 en neutral farve til andre ting Redskab - video med billede hvert 10. sekund - godt til at vise bevægelsesmønstre m.m. ger ligger for langt ude i fremtiden og tager udgangspunkt i nogle arbejdsgange, der end nu ikke er implementeret på akutafdelingen. Det drejer sig om digitalisering af journaler og patienttavler. Gennem analysen af arbejdsgangene defi nerede projektgruppen syv stadier til håndte ring af prøvesvar, hvor omdrejningspunktet for projektet blev modtagelsen af prøvesvar. IDÉ- OG KONCEPTGENERERING Jacob Nielsen, DIMS og Mads Stampe Frederiksen, Center for Sundhedsinnovation tegner skærmbilleder på flip-over. Med udgangspunkt i de identificerede ud fordringer udviklede klinikere og øvrige projektdeltagere de første visualiseringer (mock-ups) af software løsningen på en fælles idégenereringsworkshop. Her blev der arbej det med skitser til softwarens skærmbilleder på flip-over papir og udarbejdet scenarier for forskellige brugssmønstre og arbejdsgange. Skærmbillederne blev efterfølgende testet via Table-Top/bordsimulation, som var en gennemgang af forskellige brugsscenarier. I slutningen af workshoppen blev konceptet formidlet via simulation. Konceptarbejdet gav input til hvordan brugergrænsefladen skulle designes, så tek nologileverandøren (Pallas Informatik) efter følgende kunne programmere softwaren. På workshoppen blev gruppen enige om, at den første version af løsningen skulle an vendes på en Windowsbaseret tablet (hånd holdt) computer, hvilket i høj grad var defi neret ud fra teknologileverandørens eks pertise indenfor Windows platformen. Der for valgte gruppen i første omgang at ud vikle softwaren til en Windowsbaseret 10 tab let pc, der havde en pen som navigation 5

6 Demonstrationsprojektleder Henning Boje Andersen, professor DTU Management sredskab. Senere i processen arbejdede grup pen videre med andre former for medier og udviklede en løsning, der kunne køre på de mere moderne smartphones og tablets med touchscreen. Demonstrationsprojektleder Henning Boje Andersen udtaler: Fordelen ved at bruge simulation ved den indledende idé og konceptudvikling er først og fremmest, at det gør det muligt at gennemgå idéer og koncepter med brugere og designere/systemudviklere i kritiske faser i brugssituationer. Desig- nere/systemudviklere har mulighed for at gennemgå specifikke opgaver og brugeres behov for information og kommunikation med kolleger. Udfordringer i denne fase er, at både brugere og måske designere kan ønske at fiksere på bestemte løsninger. Omvendt kan man forvente at simulationsmetoden bringer store gevinster, når man overgår til prototypefasen, hvor design-udkast kan kombineres i scenarier, sammenholdt i storyboards, og hvor brugere på tværs af professionsgrænser kan afgive respons på realistiske opgaver. ERFARING Det er erfaringen fra processen, at konkretiseringsniveauet øges når der introduceres simulation, hvad enten det er bordsimulation eller reel fuld skala simulation. Det at man tvinges til at udføre arbejdsprocesserne med den løsning man har idéer til gør, at de uafdækkede nuancer kommer frem, og tvinger en til at tage stilling til disse. Så læringen er i dette tilfælde: simuler så tidligt i innovationsprocessen som muligt. Hvis ikke man gør det, risikerer man, at blive hængende alt for længe i dialogen om hvordan løsningen kunne fungere. 6 KONCEPTDETALJERING Ved brug af simulation i fællesskab med brugerne er projektgruppen gået mere i de taljer med udvalgte koncepter. Forud for den første simulation blev der arbejdet med konkretisering og konceptdetaljering af soft waren tilpasset den mobile tablet pc, hvilket omhandlede forskellige former for visning af prøvesvar på det mobile device. Der blev taget udgangspunkt i den måde klinikerne ser prøvesvar i Labka i dag (laboratoriesystemet i Region Hovedstaden). Ligeledes tog grup pen for Mobile Blodprøvesvar udgangspunkt i det forhold, at de fleste blodprøveanalyser bestilles i pakker af flere prøveanalyser ad gangen. Udgangspunktet var således, at skabe den størst mulige genkendelseseffekt og så derefter at arbejde med forandringer i visningen og filtreringen eftersom gruppen fik feedback fra klinikerne i simulationerne. Konceptdetaljeringen forløb over 1-2 projekt gruppemøder, hvor designet blev diskuteret forud for den første simulation. Den blev til

7 en neutral farve til andre ting TEST OG IMPLEMENTERING ERFARING i tæt dialog med de involverede klinikerne og Klinisk Biokemisk afdeling på Bispebjerg hospital, der leverer blodprøveanalyserne. DREJEBOG TIL SIMULATION Drejebogen skal indeholde detaljerede beskrivelser af valg af metode til simulation, opgave- og ansvarsfordeling om planlægning/udførelse, heraf rette tidspunkt i processen for simulation. SIMULATION AF PROTOTYPE - INPUT TIL SPECIFIKKE DETALJER I testfasen for Mobile Blodprøvesvar test ede projektgruppen den første prototype til software for mobilt overblik over prøvesvar. Dette skete ved to reelle heldags simulation er i Dansk Institut for Medicinsk Simula tions (DIMS) lokaler. To klinikere fra Gastro Endokrinologisk Afdeling, Bispebjerg Hos pital, indgik i hver simulation, og gennem gik forskellige brugsscenarier, imens deres manøvrering i softwaren blev videofilmet fra et loftkamera samt en optagelse fra skærmen, de tastede på. Patientdata blev hentet fra Klinisk Bio kemisk afdeling, Bispebjerg Hospital, og var anonymiseret med fiktive navne. Data var således reelle. Der var udvalgt data for en række forskellige blodprøveanalyser for at sikre en variation i scenarierne og for at pro totypen kunne testes så realistisk som muligt. Det viste sig efterfølgende, at der skul le end nu flere data til, for at gøre scenariet mere rea listisk og for at øge handlemulig hederne for klinikeren i det givne scenarie. Prototype softwaren var baseret på Win dows og skulle derfor køre på en Windows platform. Der blev valgt en bærbar PC (10 tommer), som skulle håndteres med pen, hvilket forhindrede stående/gående inter aktion og mere realistiske scenarier og feed back (blev foretaget siddende). Simulationen fik derfor ikke det fulde udbytte af mulig hederne i DIMS. Projektgruppen (DTU, DIMS og virksomheden Pallas Informatik) stiller op til simulation i DIMS. SIMULATION FIK DE GODE INPUT OG IDÉER FREM Men simulationen gav gode umiddelbare in put til hvordan brugergrænseflade designet fungerede. Der kom f.eks. mange input til, hvordan filtrering af prøvesvarene kunne vi ses mest hensigtsmæssigt. En idé om et note felt blev også skabt på den første simulation. 7

8 ERFARING Etablering af fælles forståelse gennem detaljeret beskrivelse af nu-tilstanden er nødvendigt afsæt for konstruktiv innovation. Table-Top/bordsimulation simulation giver et godt overblik, der gør det muligt at udvælge de centrale punkter, som innovationen efterfølgende skal dreje sig om. SIMULATION VIDEN OM LÆGENS PRÆFERENCER OG ARBEJDSGANG Den anden simulation var lidt tættere på øn sket om at simulere på et mobilt device, da projektgruppen havde ændret på devicets op sætning, så det gav mere mobilitet. Scenari erne involverede en stuegang og derfor også en patient, hvor under lægen blev forstyrret ved en notificering, om at et blodprøvesvar var kommet. Det gav værdifuld viden om, hvornår det er hensigtsmæssigt at forstyrre lægen med prøvesvar, og hvilke behov lægen har for at fokusere arbejdsprocesserne om én ting ad gangen. Anvendelse af forskellige læger ved simulationerne gav også et indblik i personlige præferencer og måder at arbejde på, som man bliver nødt til at tage højde for, når man udvikler denne type software. Soft waren skal gerne være en hjælp til at skabe 8 overblik og ikke en unødig forstyrrelse i den i forvejen travle og stressede hverdag. FREMTIDENS MOBILE BLODPRØVESVAR - TIL GLÆDE FOR ALLE KLINIKERE REGIONALT OG NATIONALT Efterfølgende er funktionaliteterne blevet omdannet til en prototype på en webbaseret platform, der kan køre på alle typer compu tere - stationær og mobil. Det er målet, som nævnt tidligere i denne brochure, at denne prototype vil blive integreret i regionens planer om nye mobile IT løsninger, der i højere grad understøtter klinikerne behov for adgang til kliniske data uanset hvor de befinder sig. Deltagelse i innovationsprojektet har givet inspiration og motivation til at arbejde med IT udvikling i fremtiden. Det er spændende at være med i udviklingen og deltage i de tankeprocesser, som til sidst bliver til et kon kret fysisk produkt. Samtidig er det styr kende for samarbejdet med andre aktører som Center for Sundhedsinnovation, forskere og virksomheder - og selvfølgelig styrker det også samarbejdet med vores egen IT afdeling, siger Christian Homann, overlæge endokrinologisk-gastroenterologisk afdeling, Bispebjerg Hospital. Prototypen er ved redaktionens afslutning ved at undergå de sidste justeringer og vil efterfølgende være klar til at blive pilottestet i klinikken på et af regionens hospitaler. Bispe bjerg Endokrinologisk Gastro -enterologisk Afdeling er en mulighed. Projektgruppen ar bejder sammen med Region Hovedstadens IT organisation (IMT) om at få integreret løs ningen og den viden den repræsenterer i et eksisterende projekt om håndtering og visn ing af prøvesvar, så alle klinikere i løbet af de næste par år kan få glæde af løsningen, til gavn for patientsikkerheden og klinikernes arbejdsmiljø. Næste skridt vil være regional og national skalering.

9 ABSTRACTS OG ARTIKLER OM MOBILE BLODPRØVESVAR Edwards, Kasper, Technical University of Denmark, Management, DENMARK (Presenting); Broberg, Ole, Technical University of Denmark, Management, DENMARK, 1; Nielsen, Jacob, Dansk In stitut for Medicinsk Simulation, DEN MARK, 1; Alapetite, Alexandre, Tech nical University of Denmark, Safety, Reliability and Human Factors, DEN MARK, 1; Boje, Henning, Technical Uni versity of Denmark, Safety, Reliability and Human Factors, DENMARK, 1 Clinical Overview of Test Results 11th International Probabilistic Safe ty Assessment and Management Con ference & The Annual European Safe ty and Reliability Conference Jointly Organized by ESRA and IAPSAM Scandic Marina Congress Cent er, Helsinki, Finland June 2012 Presse: Blodprøve-applikation kan spare millioner på hospitaler, Ingeniøren, proeve-applikation-kan-sparemillioner-paa-hospitaler?utm_ source=feed&utm_medium=rss&utm_ campaign=produktion en neutral farve til andre ting Abstract: Using Explorative Simulation to Drive User-Centered Design and IT-Development in Healthcare 11th International Probabilistic Safety Assessment and Management Confe rence & The Annual European Safety and Reliability Conference Jointly Organized by ESRA and IAPSAM Scandic Marina Congress Center, Helsinki, Finland June 2012 Boje, Henning, Technical University of Denmark, Safety, Reliability and Human Factors, DENMARK; Alapetite, Alexandre, Technical University of Denmark, Safety, Reliability and Human Factors, DEN MARK; Nielsen, Jacob, Dansk Institut for Medicinsk Simulation, DENMARK; Fre deriksen, Mads Stampe, Center for Sund hedsinnovation, DENMARK; Andersen, Svend Vitting, Pallas Informatik A/S, DENMARK 9

10 DELTAGERNE I HEALTHCARE INNOVATION LAB PROJEKTET DET OVERORDNEDE PROJEKT Organisationer/videncentre Centerchef Susie A. Ruff, Center for Sundhedsinnovation Assisterende projektleder Eva Jacobsen, Center for Sundhedsinnovation Assisterende projektleder Lise Engell Hartwell, Center for Sundhedsinnovation Projektholder/overordnet projektledelse, ansvar for forretningsplan/kravspecifikation og OPI, Projektledelse, forretningsplan/kravspecifikation og OPI, facilitering af workshops, seminarer og Test-proces Projektledelse, forretningsplan/kravspecifikation og OPI, facilitering af workshops, seminarer og Test-proces Projektleder Mads H. Odgaard, Center for Sundhedsinnovation Projektledelse fra d Innovationskonsulent Werner Sperschneider, Center for Sundhedsinnovation Innovationskonsulent Mads Stampe Frederiksen, Center for Sundhedsinnovation Projektmedarbejder Stephanie Eloisa Pitarch, Center for Sundhedsinnovation Institutleder Doris Østergaard, Dansk Institut for Medicinsk simulation Klinikere/hospitaler Udviklingschef Kurt Pedersen, Herlev Hospital Facilitering af workshops, seminarer og Test-proces Facilitering af workshops, seminarer og Test-proces Facilitering af workshops, seminarer og Test-proces Forretningsplan/kravspecifikation og OPI Forretningsplan/kravspecifikation og OPI 10

11 MOBILE BLODPRØVESVAR Klinikere/hospitaler Overlæge Christian Homann, Bispebjerg Hospital, Endokrinologisk-Gastroenterologisk Afdeling I Bispebjerg H, Sektionsleder, Martin Sølvkjær, IMT, Region Hovedstaden IT afdeling Deltaget med den kliniske vinkel på behovene samt deltaget i udvikling og test af løsningen. Deltaget med kliniske på behovene samt Overlæger og den yngre læger vinkel har deltaget med den kliniske vinkel deltaget i udvikling og test af løsningen.og test af løsningen. på behovene samt deltaget i udvikling IT chefenog ogbidraget en medarbejder har deltaget ogi bidraget til et Deltaget til et detal jeret indblik klinik kens detal jeret indblik i klinikkens ITetsystemer og behovene set fra IT systemer og behovene set fra overordnet et overordnet brugerperspektiv samt et driftsynspunkt. brugerperspektiv samt et driftsynspunkt. en neutral farve til andre ting 1. reservelæge Camilla Nøjgaard, Bispebjerg Hospital, Endokrinologisk-Gastroenterologisk Afdeling I (nu i ny stilling som overlæge på Helsingør Hospital) Klinikere/hospitaler Læge Tomas Møller Christensen, Bispebjerg Hospital, Bispebjerg H, endokrinologisk afdeling Endokrinologisk-gastroenterologisk afdeling I Deltaget med den kliniske vinkel på behovene samt deltaget i udvikling og test af løsningen. Erhvervsliv Adm. Direktør, Svend Vitting, Pallas Informatik A/S Leverer software løsninger og IT integrationer. Har i projektet an svaret for udviklingen af den første prototype af software til devicet. Solution Architect Hans K. Pallesen, CSC Scandihealth Leverer software løsninger til sundhedssektoren herunder det laboratorieit system, som anvendes i Region Hovedstaden: Labka. MaxManus A/S - Administrerende Direktør Frank Petersen - Salgsdirektør Lars W. Thomsen Leverandør af taleteknologi. Teknologien er ikke taget i anvendelse i projektet. Forskningsinstitutioner Professor Henning Boje Andersen, DTU Management Engineering Indsigt i menneskelige faktorer og patientsikkerhed, projektledelse Ph. D., IT engineer Alexandre Alapetite, DTU Management Engineering Udvikling af den webbaserede software løsning, der kan anvendes på smartphones. Organisationer/videncentre Innovationskonsulent Mads Stampe Frederiksen, Center for Sundhedsinnovation (fratrådt 1. maj 2012) Innovation, brugerdrevne innovationsmetoder, projektledelse Overlæge, Jacob Nielsen, Enheden for Patientsikkerhed Facilitator af simulationsaktivieterne og et overordnet blik for de kliniske perspektiver i løsningen. 11

12 Samarbejdspartnere i Samarbejdspartnere i Healthcare innovation Lab Healthcare Innovation Lab Dansk Institut for Medicinsk Simulation Koncern IT Koncern Regional Udvikling