BILAG A UDKAST TIL KONTRAKT DELAFTALE X

Transkript

1 DELAFTALE X 1. Parterne Mellem Viborg Kommune (i det følgende benævnt Ordregiver) og Tilbudsgiver CVR.-nr. (i det følgende benævnt leverandøren ) er dags dato indgået følgende kontrakt (herefter benævnt "Kontrakten") vedrørende rengøring af udvalgte enheder hos Ordregiver. 2. Opgaven 2.1 Kontrakten omfatter rengøring hos Ordregiver på følgende adresser: Xxx Xxx Rengøringsopgavens omfang er nærmere beskrevet i bygnings- og lokalefortegnelser med tilhørende tegninger (Bilag C). 2.2 Leverandøren er ikke uden forudgående skriftligt samtykke fra Ordregiver berettiget til at overlade opfyldelsen af leverandørens forpligtelser efter Kontrakten til underleverandører m.v. Leverandøren skal ligeledes indhente skriftligt samtykke fra Ordregiver, hvis der skiftes underleverandører m.v. Uanset et sådant samtykke er leverandøren endvidere ansvarlig for eventuelle underleverandørers ydelser på samme måde, som hvis de pågældende ydelser var leveret af leverandøren selv. 2.3 Ordregivers kontraktansvarlige er navn. 2.4 Leverandørs kontraktansvarlige er navn. 3. Kontraktgrundlag 3.1 Ud over nærværende Kontrakt udgør kontraktgrundlaget følgende dokumenter i prioriteret rækkefølge: Udbudsbekendtgørelse af offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende den 3. maj 2012 (ID: 2012/S ) med efterfølgende rettelser samt bilag, spørgsmål og svar. Copyright Servicemægleren A/S Side 1

2 Udbudsbetingelser af 7. november 2012, inklusiv alle bilag, med efterfølgende kommunikation, eksempelvis i form af referat og rettelsesblade m.m. Leverandørens udfyldte og underskrevne tilbud af Dato & år. 3.2 Arbejdet skal i øvrigt udføres og samtlige ydelser skal leveres i overensstemmelse med gældende love, forordninger, standardnormer, myndighedspraksis m.v. 3.3 Enhver ændring i Kontrakten og kontraktgrundlaget skal ske skriftligt og være underskrevet af begge parter for at være bindende. 3.4 Leverandøren skal forud for kontraktindgåelsen, og senest ved underskrivelsen, fremlægge firmaattest samt skatteattest for moms og skat, som maksimalt er 6 måneder gammel på tidspunktet for underskrivelsen. For danske leverandører vil dette være dækket af en serviceattest, som maksimalt er 6 måneder gammel på tidspunktet for underskrivelsen. 3.5 Leverandøren skal som minimum anvende det i leverandørens udfyldte og underskrevne tilbudslister af Dato & år angivne timeantal for de enkelte enheder. 3.6 Det kan få såvel økonomiske som samarbejdsmæssige konsekvenser, hvis leverandøren ikke som minimum anvender det angivne timeantal, jf. punkt Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere, at det angivne timeantal for de enkelte enheder, jf. punkt 3.5, er blevet anvendt. 4. Etisk og socialt ansvar 4.1 Ordregiver forudsætter, at leverandøren overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Det forudsættes endvidere, at leverandøren respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. 4.2 Hvis Ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde Kontrakten med en tilsvarende ydelse, som opfylder alle Kontraktens krav til ydelsen. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Ordregiver uvedkommende. Copyright Servicemægleren A/S Side 2

3 Ordregiver ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandøren af de udbudte ydelser. Leverandøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte, som leverandøren beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. 4.3 Overholder leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Ordregiver tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. 4.4 Ordregiver kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra egne arbejdstagere samt eventuelle underleverandørers personale. Dokumentationen skal være Ordregiver i hænde senest 7 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, E-indkomst udskrifter, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. 5. Personalemæssige forpligtelser 5.1 Alt rengøringspersonale skal inden arbejdets påbegyndelse have modtaget ansættelsesbevis i overensstemmelse med gældende lovgivning. 5.2 Alt rengøringspersonale skal have ret til at arbejde i Danmark. 5.3 Leverandøren indestår for, at der til skattemyndighederne sker indberetning af løn samt foretages indeholdelse af skatter og bidrag, efter de regler, der i Danmark eller andre lande påhviler arbejdsgiveren i forbindelse med det udførte arbejde. 5.4 Leverandøren skal på Ordregivers skriftlige forlangende, med et varsel på 7 arbejdsdage, fremlægge dokumentation for, at det af leverandørens personale, der er beskæftiget med nærværende opgave, har modtaget ansættelsesbevis og har ret til at arbejde her i landet. 5.5 Leverandøren er forpligtet til, indenfor 7 arbejdsdage efter skriftlig anmodning, at udlevere et udtræk pr. medarbejder fra E-indkomst med en oversigt over leverandørens indbetalte A- skat for det pågældende personale. For personale, hvor oplysningerne indberettes til andre landes skattemyndigheder, skal udleveres tilsvarende oplysninger indenfor 14 dage efter skriftlig anmodning. 5.6 Ordregiver eller en af Ordregiver dertil udpeget person har uden varsel ret til at gøre sig bekendt med det fremmødte personales identitet (legitimationskort), med henblik på efterfølgende at få fremlagt den nævnte dokumentation for indberetning til skattemyndighederne, ansættelsesbevis og arbejdstilladelse. Copyright Servicemægleren A/S Side 3

4 5.7 Leverandøren er ansvarlig for at indhente og være i besiddelse af godkendelser og attester i henhold til ovenstående for de af leverandøren samt eventuelle underleverandørers personale, som varetager opgaver i henhold til Kontrakten. 5.8 Leverandøren skal dokumentere, at kravet om ansættelse af arbejdstagere med en vis ledighedsperiode, jf. pkt. 17, opfyldes. 6. Straffeattest og børneattest 6.1 Ordregiver forbeholder sig ret til at kræve, at leverandørens medarbejdere, der færdes i bygningerne skal være i besiddelse af en børneattest samt en tilfredsstillende straffeattest. 7. Leverandørens ydelser 7.1 Leverandørens ydelser fremgår af Bilag B, pkt. 3.2 (kravspecifikationen). 7.2 Kravene til kvaliteten af den udførte rengøring og leverandørens kvalitetssikring er nærmere beskrevet i Bilag B, pkt. 1.1 og 3.5 (kravspecifikationen). 7.3 Ordregiver er berettiget til i overensstemmelse med principperne i pkt. 19 at udvide og/eller reducere opgavens omfang. 7.4 I forbindelse med udførelsen af rengøringen skal arbejdet ledes og kontrolleres af kvalificerede inspektionsmedarbejdere, som regelmæssigt skal føre tilsyn med samtlige lokaliteter for at sikre, at arbejdet udføres i overensstemmelse med udbudsmaterialet, herunder sikre et højt kvalitetsniveau. Der skal ved den daglige opgaveløsning etableres kontakt efter behov minimum 1 x månedligt - til kontaktpersonerne på de omfattede enheder hos Ordregiver, således at der tilgodeses en effektiv og fleksibel drift. 7.5 Der skal som minimum afholdes et årligt møde mellem Ordregivers ledelse og leverandørens ledelse med henblik på drøftelse af væsentlige spørgsmål i samarbejdet, herunder evaluering af det hidtidige forløb og ajourføring af arbejdsplaner. 8. Ordregivers ydelser 8.1 Ordregivers ydelser fremgår af Bilag B, pkt. 3.1 (kravspecifikationen). 8.2 Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage en stikprøvevis og behovsbetonet kontrol i løbet af kontraktperioden som nærmere beskrevet i pkt Virksomhedsoverdragelsesloven 9.1 Personale ansat hos Ordregiver. Ved overdragelse af den udbudte rengøringsopgave finder lov om lønmodtagernes retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (virksomhedsoverdragelsesloven) anvendelse i forhold til de medarbejdere, der er ansat hos Ordregiver. Leverandøren skal derfor overtage de medarbejdere fra Ordregiver, der udelukkende eller i det væsentligste arbejder med den udbudte opgave og som er ansat på overdragelsestidspunktet. Copyright Servicemægleren A/S Side 4

5 Leverandøren indtræder over for de overtagne medarbejdere umiddelbart i de pligter, som påhviler Ordregiver i henhold til (1) kollektiv overenskomst og aftale, (2) bestemmelser om løn- og arbejdsforhold, der er godkendt eller fastsat af offentlig myndighed, eller (3) individuel aftale om løn- og arbejdsforhold. Opmærksomheden henledes på, at der ikke må finde afskedigelse sted alene som følge af den virksomhedsoverdragelse, som udbuddet af opgaven indebærer. Fra Ordregivers side er der udarbejdet en medarbejderspecifikation med oplysning om bl.a. timetal, aflønning, overenskomstforhold og eventuelle lokalaftaler og kutymer. Leverandøren har det fulde ansvar for, at virksomhedsoverdragelsesloven overholdes. Omkostninger i forbindelse med virksomhedsoverdragelsesloven skal indregnes i tilbuddet. Ordregiver afholder udgifter til feriepengeforpligtelser og 6. ferieuge for ikke afholdt ferie vedr. ferieåret 2013/2014 samt optjente feriepenge og 6. ferieuge i perioden fra og frem til overdragelsesdatoen (kontraktstart, jf. punkt 14). Leverandøren skal således ikke i tilbuddet indregne udgifter til feriepengeforpligtelser optjent før overdragelsesdatoen. 9.2 Personale ansat ved anden ekstern leverandør Ordregiver har opsagt alle kontrakter med nuværende eksterne leverandører og har i øvrigt ikke stillet krav om overdragelse af de medarbejdere, der er ansat hos de nuværende eksterne leverandører. Leverandøren bærer selv risikoen for, at virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse som følge af leverandørens efterfølgende overtagelse af medarbejdere og/eller materiel fra den tidligere leverandør. Leverandøren bærer ligeledes eventuelle omkostninger i forbindelse med virksomhedsoverdragelsesloven, og sådanne omkostninger er således ordregiver uvedkommende. 9.3 Oplysninger om personale i kontraktperioden Leverandøren forpligter sig til på et hvilket som helst tidspunkt i kontraktperioden på forlangende at give Ordregiver fuldstændige oplysninger om løn- og ansættelsesvilkår for de medarbejdere, der arbejder med den udbudte ydelse, herunder oplysninger om alle kollektive overenskomster og aftaler mv. I det omfang leverandøren måtte give Ordregiver ukorrekte oplysninger om løn- og ansættelsesvilkår for sine medarbejdere, og dette i forbindelse med et senere udbud indebærer tab for Ordregiver, forpligter leverandøren sig til at kompensere Ordregiver fuldt ud for dette tab. 10. Honorar 10.1 For rengøringsopgaven er aftalt nedenstående årlige vederlag på kr. Beløb ekskl. moms, jf. leverandørens tilbud af den Dato & år (Bilag D) Ekstraydelser honoreres i henhold til de satser, der fremgår af leverandørens tilbud af den Dato & år (Bilag D). Copyright Servicemægleren A/S Side 5

6 10.3 Det årlige vederlag og timelønsatserne, jf. leverandørens tilbud af den Dato & år (Bilag D) kan reguleres én gang årligt pr. 1. juli med tilbagevirkende kraft til 1. april i henhold til udviklingen i Danmarks Statistiks lønindeks for det forudgående år. Første regulering finder sted pr. 1. juli 2015 med tilbagevirkende kraft til 1. april 2015 med udviklingen i lønindekset for den private sektor for perioden fra april 2014 til april Der henvises til Lønindeks for den private sektor - Procentvis ændring på Danmarks statistiks hjemmeside. Her kan man se den procentvise ændring i lønindeksene kvartal for kvartal, og det er værdierne for Erhverv i alt -rækken, som skal bruges. Såfremt ovenstående indeks bortfalder eller udgår, skal der indgås nye aftale omkring beregning af vederlagsregulering. 11. Betaling 11.1 Der faktureres decentralt til de enkelte enheder ved anvendelse af de enkelte enheders EAN-numre. Faktureringen skal ske månedsvist bagud den 20. i leveringsmåneden til betaling med betalingsbetingelserne løbende måned + 30 dage. Afsendelse af betaling fra Ordregiver den 30. i den efterfølgende måned betragtes som rettidig betaling. Af fakturaen skal tydeligt fremgå den udførte opgave med angivelse af tid, sted og dato. Fakturagebyrer eller lignende gebyr accepteres ikke. Ekstra ydelser honoreres kun i det omfang hvor der foreligger skriftelig aftale herom med Ordregiver. På fakturaen skal påføres de af Ordregiver ønskede oplysninger, eksempelvis rekvisitionsnummer eller reference. Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk i det fælles offentlige format OIOUBL via RASP (Reliable Asynchronous Secure Profile). Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler Ordregiver er berettiget til at modregne evt. bod i leverandørens betaling, jf. pkt. 15. Ordregiver forbeholder sig ret til at fremsende faktura på beløbet. 12. Ansvar 12.1 Leverandøren har det fulde ansvar for alle ydelser leveret af leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører. Ved anvendelse eller udskiftning af underleverandør skal Ordregiver forud have givet skriftligt samtykke til dette, jf. pkt Leverandøren er forpligtet til at friholde Ordregiver for ethvert tab, uanset art, som Ordregiver måtte blive påført fra tredjemand i forbindelse med opgavens udførelse Leverandøren er forpligtet til straks at orientere Ordregiver om sagsanlæg, påbud m.v. mod leverandøren, herunder eventuelle underleverandører, i forbindelse med opgavens udførelse. Copyright Servicemægleren A/S Side 6

7 13. Forsikring 13.1 Leverandøren har tegnet følgende erhvervsansvarsforsikring: Forsikringsselskab: Navn på forsikringsselskab Forsikringssum pr. forsikringsår: kr. Beløb Ting-/formueskade: kr. Beløb Personskade: kr. Beløb 13.2 Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at den af leverandøren tegnede forsikring er i kraft i hele kontraktperioden. 14. Ikrafttræden/varighed og opsigelse af Kontrakten eller dele heraf 14.1 Kontrakten træder i kraft den 1. august 2013 og ophører uden yderligere meddelelse den 31. juli Uanset tidspunktet for Kontraktens ophør er leverandøren berettiget til at fakturere det leverede antal rengøringsdage, jf. Bilag B, pkt. 3.4 (kravspecifikation) Ordregiver er berettiget til at forlænge Kontrakten på uændrede vilkår i 2 x 1 år. I tilfælde af at Ordregiver ønsker at udnytte denne option, skal dette varsles over for leverandøren 4 måneder inden Kontraktens udløb Senest 1½ måned efter kontraktstart skal der afholdes et møde hvor der følges op på opstartsperioden mellem en hos leverandøren beslutningsdygtig person på chefniveau, en repræsentant for Ordregiver samt eventuelt en af Ordregiver udpeget fagligt kompetent 3. mand De første 3 måneder af Kontrakten betragtes som en prøveperiode. Ordregiver kan i prøveperioden opsige Kontrakten med 1 måneds varsel til udgangen af en kalendermåned. Ordregiver er i Kontraktens løbetid, efter prøveperiodens udløb, berettiget til at opsige Kontrakten med 6 måneders varsel til udgangen af en kalendermåned. Såfremt Ordregiver flytter fra eller lukker en adresse eller dele heraf, kan Ordregiver opsige Kontrakten for denne adresse med 4 måneders varsel til udgangen af en måned Leverandøren skal ved Kontraktens ophør uanset årsagen hertil samarbejde med Ordregiver med henblik på at sikre en glat overdragelse af opgaven til tredjemand. Leverandøren forpligter sig i den forbindelse til at meddele Ordregiver alle relevante oplysninger, som Ordregiver har behov for i forbindelse med Kontraktens ophør og et evt. genudbud af rengøringsopgaven. Leverandøren er ved Kontraktens ophør forpligtet til at oplyse Ordregiver om, hvilke produkter, der er blevet anvendt ved opgavens udførelse med angivelse af navn på produkterne samt leverandørerne af disse. Copyright Servicemægleren A/S Side 7

8 Ved ophør af Kontrakten er det ligeledes leverandørens ansvar, at de opsatte dørmærkater fjernes. Sker dette ikke, er Ordregiver berettiget til at foranledige dørmærkaterne fjernet for leverandørens regning. 15. Kvalitetsvurdering 15.1 Ordregiver forbeholder sig ret til at udføre en stikprøvevis og behovsbetonet kontrol eller få en sådan udført af en fagligt kompetent 3. mand i hele kontraktperioden. En sådan kontrol vil typisk omfatte: Besigtigelse af et repræsentativt antal lokaler for vurdering af lokalernes ryddelighed (brugernes aflevering af lokalerne til rengøring). Kvalitetsbedømmelse af den daglige, ugentlige og periodiske rengøring i henhold til den indgåede aftale foretages efter rengøringens udførelse. Kvalitetsbedømmelse af serviceopgaver, som f.eks. supplering af håndsæbe og toiletpapir, åbning/lukning af døre og vinduer samt slukning af lys efter endt rengøring. Udarbejdelse af skriftlig rapportering med tilhørende kvalitetsbedømmelsesskemaer (dokumentation ved eventuelle fremtidige uoverensstemmelser i forbindelse med de udførte serviceydelser) Kvalitetskontrol forestås af Ordregiver eller af en fagligt kompetent 3. mand hyret af Ordregiver og vil ske ved et nærmere bestemt antal uanmeldte besøg på adressen i løbet af et år, med efterfølgende kvalitetsbedømmelse. 3. mand agerer på vegne af Ordregiver og leverandøren skal således respektere eventuelle krav, som 3. mand måtte fremsætte på vegne af Ordregiver Efter hvert besøg er leverandøren forpligtet til at aflevere en underskrevet bekræftelse på udbedring af eventuelle fejl og mangler til Ordregiver. Afleveres denne bekræftelse ikke indenfor de første 7 arbejdsdage efter rapportens modtagelse hos Ordregiver, udløser dette en bod på kr. 500,- pr. gang, som skal betales til Ordregiver Ved udførelse af kvalitetskontrol vil der blive benyttet en skala der går fra 6-1. Skalaen er som følger: 6. Der observeres ingen mangler i den daglige eller periodiske rengøring. Der er ligeledes ingen fejl i serviceydelsen. Kvaliteten er meget tilfredsstillende. 5. Der observeres enkelte mangler i den daglige rengøring. Der kan være enkelte mindre fejl. Kvaliteten er tilfredsstillende. 4. Der observeres flere mangler ved den daglige rengøring i flere lokaler og enkelte lokaler med mangler i den periodiske rengøring. Der kan være flere, men ikke væsentlige fejl. Kvaliteten er nogenlunde tilfredsstillende. 3. Der observeres en del mangler i den daglige og periodiske rengøring i en del lokaler. Der kan være flere fejl af væsentlig karakter. Kvaliteten er ikke tilfredsstillende. Copyright Servicemægleren A/S Side 8

9 2. Der observeres mange mangler i den daglige og periodiske rengøring i en større del af området. Der er flere fejl af væsentlig karakter. Kvaliteten er uacceptabel. 1. Der observeres store mangler på rengøringskvaliteten i hele eller store dele af området. Manglen omfatter både den daglige og periodiske rengøring. Der er en del væsentlige fejl. Kvaliteten er helt uacceptabel Ved karakterer på 3 eller derunder for en enhed eller dele heraf udløses den konsekvens, at leverandøren skal godskrive Ordregiver en procentdel af den aktuelle månedlige kontraktsum for den pågældende enhed eller dele heraf. Satserne er som følger: 3-tal = 15 % af det månedlige vederlag 2-tal = 20 % af det månedlige vederlag 1-tal = 25 % af det månedlige vederlag Såfremt der ved to på hinanden følgende kvalitetskontroller gives karakterer på 3 eller derunder udløses den konsekvens at leverandøren skal godskrive Ordregiver dobbelte bod af den sidst afgivne karakter. 16. Misligholdelse af Kontrakten eller dele heraf 16.1 Ved misligholdelse, herunder væsentlig misligholdelse, gælder dansk rets almindelige regler herom Det kan få såvel økonomiske som samarbejdsmæssige konsekvenser, hvis leverandøren ikke lever op til den fastlagte servicekvalitet. Konstaterede svigt skal rettes op straks efter påtale og senest i henhold til aftale med Ordregivers kontaktperson Leverandøren skal udstede kreditnota i forhold til type af svigt og længden af den periode, svigtet har fundet sted. En rapport fra Ordregiver eller en fagligt kompetent 3. mand kan udløse økonomisk krav til leverandøren. Omfanget af fejl og mangler vil afhænge af Ordregivers eller 3. mands vurdering Hvis den ene parts væsentlige misligholdelse er udtryk for forhold, der kan berigtiges, kan den part, der påberåber sig misligholdelsen, dog ikke ophæve Kontrakten, medmindre den misligholdende part skriftligt med passende varsel er blevet gjort bekendt med misligholdelsen og opfordret til at afhjælpe denne. Såfremt misligholdelsen herefter ikke afhjælpes inden for den fastsatte frist, vil Kontrakten kunne ophæves En part kan endvidere med 1 måneds varsel opsige Kontrakten til ophør den 1. i en måned, såfremt den anden part gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, der ikke i sig selv hver for sig kan betragtes som væsentlig og dermed hævebegrundende misligholdelse under forudsætning af, at den krævende part gentagne gange berettiget skriftligt har påtalt dette, og den anden part desuagtet ikke retter for sig, således at der er risiko for, at yderligere tilsvarende misligholdelsestilfælde kan indtræde i et ikke ubetydeligt omfang. Copyright Servicemægleren A/S Side 9

10 16.6 Ved væsentlig misligholdelse kan samarbejdet opsiges øjeblikkeligt uden skriftlig advarsel (dette afgøres eventuelt af uvildig 3. person) Som misligholdelse betragtes også den situation, at leverandøren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr Ordregiver er i den forbindelse berettiget til én gang årligt at anmode leverandøren om at afgive en tro- og loveerklæring vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. 17. Sociale klausuler 17.1 Social klausul om ansættelse af arbejdstagere med en vis ledighedsperiode Leverandøren skal sikre, at mindst 1 af de stillinger, der til enhver tid anvendes til at opfylde kontrakten for denne delaftale, besættes med arbejdstagere, der har været ledige i mere end 6 måneder Hvis leverandøren ellers må afskedige medarbejdere, kan leverandøren efter samtykke fra ordregiver overføre medarbejdere til at varetage den udbudte arbejdsopgave, selv om det kan betyde, at kravet om ansættelse af arbejdstagere, der har været ledige i mere end 6 måneder ikke kan opfyldes Hvis leverandøren ikke kan ansætte arbejdstagere, der har været ledige mere end 6 måneder, skal leverandøren rette henvendelse til Viborg Kommunes Jobcenter og anmode om at få formidlet sådanne arbejdstagere. Det gælder stillinger, der oprettes eller senere bliver ledige i forbindelse med leverandørens opfyldelse af denne kontrakt Leverandøren skal give meddelelse til ordregiveren, hvis en stilling, som skal besættes med en arbejdstager, der har været ledig mere end 6 måneder, ikke har kunnet besættes i en periode på mere end 8 uger Hvis der opstår uenighed om, hvorvidt leverandørens manglende ansættelse af personer med en vis ledighedsperiode er berettiget, kan ordregiveren forlange en uddybende redegørelse fra leverandøren. Hvis ordregiveren fortsat finder leverandørens handling uberettiget, kan ordregiveren meddele dette til leverandøren med tilkendegivelse af, at manglende besættelse af stillinger med arbejdstagere med en vis ledighedsperiode vil blive betragtet som misligholdelse af kontrakten. Sker der fortsat misligholdelse fra leverandørens side, kan ordregiveren hæve kontrakten efter de bestemmelser kontrakten fastlægger Hvis leverandøren ikke overholder pligten til at give meddelelse om manglende besættelse af stillinger med arbejdstagere med en vis ledighed eller til at dokumentere, at kravet om ansættelserne er opfyldt, betragtes dette som misligholdelse af kontrakten. Sker der efter påbud fortsat misligholdelse fra leverandørens side, kan ordregiveren hæve kontrakten efter de bestemmelser kontrakten fastlægger. Copyright Servicemægleren A/S Side 10

11 17.2 Social klausul om ansættelse på særlige vilkår af arbejdstagere med varige begrænsninger i arbejdsevnen Leverandøren skal tilstræbe, at en andel af de stillinger, der til enhver tid anvendes til at opfylde kontrakten for denne delaftale, besættes med arbejdstagere ansat på særlige vilkår. Ved arbejdstagere på særlige vilkår forstås personer under den til enhver tid gældende folkepensionsalder med varige begrænsninger i arbejdsevnen, som ikke kan opnå eller fastholde beskæftigelse på normale vilkår på arbejdsmarkedet. Mulighederne for revalidering til beskæftigelse på normale vilkår skal være udtømte Leverandøren kan vælge at besætte ledige stillinger på særlige vilkår med arbejdstagere fra andre EU-lande, som tilhører en persongruppe, der svarer til den ovennævnte Det vil ikke være i overensstemmelse med hensigten i denne klausul, hvis leverandøren blot foretager ansættelser på særlige vilkår ved at overføre personer, som ved kontraktens indgåelse er ansat hos leverandøren, til den udbudte arbejdsopgave. Hvis leverandøren imidlertid ellers må afskedige medarbejdere, kan leverandøren dog overføre medarbejdere fra andre dele af leverandørens virksomhed til at varetage den udbudte arbejdsopgave, hvilket vil betragtes som opfyldelse af formålet Hvis leverandøren ikke umiddelbart kan ansætte medarbejdere, der opfylder betingelserne for ansættelse på særlige vilkår, kan leverandøren rette henvendelse til Viborg Kommunes Jobcenter og anmode om at få formidlet medarbejdere til ansættelse på særlige vilkår Leverandøren skal på anmodning overfor ordregiver redegøre for hvilke ansættelser på særlige vilkår af arbejdstagere med varige begrænsninger i arbejdsevnen, der til enhver tid anvendes til at opfylde denne kontrakt - alternativt redegøre for, hvad leverandøren har foretaget sig i bestræbelserne på at sikre ansættelse af sådanne medarbejdere Social klausul om personalepolitik Leverandøren skal tilkendegive at have eller ville indføre en skriftlig formuleret personalepolitik - med særlig fokus på arbejdsmiljøet. Politikken, der skal være gældende for ansættelserne på den udbudte arbejdsopgave, skal særligt have til formål at fremme et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, at forebygge nedslidning samt at fastholde arbejdskraften. Personalepolitikken skal som minimum indeholde elementer om: Medarbejderindflydelse samarbejdsudvalg/med-udvalg Seniorpolitiske elementer - fastholdelse af seniorer Mangfoldighed - rummelighed og socialt ansvar Nedbringelse af arbejdsrelateret sygefravær Forebyggelse og håndtering af arbejdsskader Sundhedsfremme Personalepolitikken skal mindst gælde for den aftalte kontraktperiode. Copyright Servicemægleren A/S Side 11

12 Leverandøren skal dokumentere, at der er formuleret en skriftlig personalepolitik, jf. ovenfor. Personalepolitikken skal foreligge i løbet af det første halvår af kontraktperioden, og dokumenteres overfor ordregiver. Leverandøren skal årligt dokumentere, at virksomheden arbejder med ovennævnte personalepolitiske elementer - dette kan eksempelvis ske ved fremlæggelse af dagsordener fra samarbejdsudvalgsmøder, personalemøder m.v Hvis der opstår uenighed om, hvorvidt leverandørens manglende udfærdigelse af en personalepolitik samt udmøntning heraf er berettiget, kan ordregiveren forlange en uddybende redegørelse fra leverandøren. Hvis ordregiveren fortsat finder leverandørens handling uberettiget, kan ordregiveren meddele dette til leverandøren med tilkendegivelse af, at manglende udfærdigelse af en personalepolitik samt udmøntning heraf vil blive betragtet som misligholdelse af kontrakten. Sker der fortsat misligholdelse fra leverandørens side, kan ordregiveren hæve kontrakten efter kontraktens bestemmelser herom. 18. Ændringer i rengøringsopgavens udførelse 18.1 Såfremt rengøringstidspunktet skal ændres midlertidigt på grund af møde eller lignende, skal dette varsles med minimum 7 dage til leverandøren Såfremt rengøringstidspunktet skal ændres permanent, skal dette varsles med minimum en måneds varsel til leverandøren Sparet tid ved kortvarige lukninger (14 dage eller mindre) skal efter nærmere aftale med kontaktpersonen anvendes i henhold til Ordregivers aktuelle anvisninger Såfremt rengøringen ikke kan udføres som følge af længerevarende lukninger (mere end 14 dage) af lokaler eller afdelinger hos Ordregiver, skal der ydes refusion på 90 % af vederlaget for den del af området, der lukkes. Lukninger skal varsles min. 1 måned i forvejen. Kreditnota fremsendes uopfordret til Ordregiver Såfremt der forekommer pludseligt opståede situationer, såsom brand eller lignende, som gør at aktiviteterne på enheden må flyttes skal rengøringsydelsen flyttes med over til en ny lokation i samme geografiske område som enheden var placeret i (samme delaftale). 19. Udvidelse og reduktion i Kontrakten 19.1 Til brug ved udvidelse og reduktion af Kontraktens omfang med hensyn til rengøringsareal, fastsættes priser på nedenstående 10 typer lokalekategorier under tilbudslisten. Ved ændring af behovet for rengøring (rengøringsareal) kan de afgivne m²-priser ved udvidelse eller reduktion vedrørende rengøringsareal kun i ekstraordinære situationer overskrides og først efter aftale med Ordregiver. Eksempel på en sådan situation kan være, hvor der kommer en bygning til, som kun indeholder ganske få lokaler og ligger placeret langt fra andre rengøringsarealer. Type 1 Toiletter/omklædning (vådrum). Type 2 Kontor/mødelokaler. Type 3 Gangarealer/fællesarealer m.v. Type 4 Frokoststuer/kantiner. Type 5 Trapper m.v. Type 6 Depoter og andre lokaler der rengøres 1 x ugentlig. Copyright Servicemægleren A/S Side 12

13 Type 7 Indgangspartier. Type 8 Undervisningslokaler. Type 9 Gruppe-, lege-, hobby-, pude- & fællesrum. Type 10 Gymnastiksale Ved ændring af behovet for rengøring (rengøringsprogrammer) i de enkelte lokaler kan de afgivne m²-priser ved udvidelse eller reduktion vedrørende rengøringsareal kun i ekstraordinære situationer overskrides og først efter aftale med Ordregiver Ved ændringer i antallet af enheder som følge af Ordregivers opførelse, overtagelse, afståelse eller lukning af enheder, skal de i tilbudslisten angivne priser benyttes som beregningsgrundlag ved udvidelse eller reduktion vedrørende rengøringsareal. Ved udvidelse af antallet af enheder må m²-prisen kun i ekstraordinære situationer overskride den gennemsnitlige m²-pris for enheder af samme type i tilbudslisten og først efter aftale med Ordregiver. 20. Force majeure 20.1 I tilfælde af force majeure, hvorved også forstås strejker (lovlige såvel som overenskomststridige) eller lockouts (gælder ikke overenskomststridige), er parten ikke forpligtet til at levere sine ydelser, så længe force majeure situationen består. Den part, der ønsker at påberåbe sig force majeure, er forpligtet til straks at underrette den anden part om årsagen samt forventet varighed I tilfælde af force majeure er Ordregiver berettiget til en reduktion af vederlaget svarende til den samlede pris for antallet af sparede rengøringstimer i den periode, force majeure situationen har bestået. 21. Tavshedspligt 21.1 Leverandøren og dennes medarbejdere er underlagt tavshedspligt for så vidt angår alle oplysninger, som leverandøren og dennes medarbejdere måtte komme i besiddelse af i forbindelse med opfyldelse af nærværende Kontrakt. Tilsidesættelse af denne tavshedspligt kan medføre bortvisning af den pågældende medarbejder fra arbejdsstedet. Tavshedspligten er tillige gældende efter Kontraktens ophør uanset årsagen til ophøret Leverandøren er på Ordregivers anmodning forpligtet til at sikre, at alle medarbejdere, der færdes i bygningen, underskriver en tavshedserklæring udarbejdet af Ordregiver. 22. Overdragelse 22.1 Leverandøren kan, efter kontraktens indgåelse, ikke uden forudgående skriftlig samtykke fra Ordregiver overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne aftale til tredjemand Leverandøren afholder egne udgifter, der måtte være forbundet med en eventuel overdragelse Ordregiver kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne Kontrakt til en offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller som i det væsentligste drives for offentlige midler. Copyright Servicemægleren A/S Side 13

14 23. Lovvalg, aftalesprog og værneting 23.1 Kontrakten er underlagt dansk ret og aftalesproget er dansk Værneting for eventuelle tvister mellem Parterne er en dansk domstol valgt af Ordregiver. 24. Underskrift Nærværende Kontrakt oprettes i 2 enslydende underskrevne eksemplarer, hvoraf 1 eksemplar opbevares hos Ordregiver og 1 eksemplar hos leverandøren. Bynavn, den Dato & år For Ordregiver: Bynavn, den Dato & år For leverandøren: Copyright Servicemægleren A/S Side 14