Bilag til dagsordenpunkt "Revisionsberetninger for regnskabsåret 2007"

Transkript

1 Område: Økonomi Udarbejdet af: Johan Meyer Afdeling: Regnskab og Finans Journal nr.:? Telefon: Dato: 8. september 2008 Notat Bilag til dagsordenpunkt "Revisionsberetninger for regnskabsåret 2007" Besvarelse af revisionens bemærkninger Revisionen fremsender Beretning af 23. juni 2008 om løbende revision af forretningsgange og interne kontroller m.v. i forbindelse med årsregnskabet for Beretningen indeholder 2 bemærkninger i afsnit 2, som regionsrådet skal besvare overfor tilsynsmyndigheden: 2.1 manglende overholdelse af god bogføringsskik, og 2.2 manglende kontrol af lønindberetninger. Ad 2.1) Revisionen anfører, at regionen har været igennem en kompliceret proces med at samordne og fusionere forretningsgange, kontroller, afstemningsrutiner m.m. Revisionen konstaterer endvidere, at der er beskrevet nogle betryggende forretningsgange og interne kontroller på overordnet niveau, men at de ikke har været beskrevet og implementeret i fuldt omfang i Det kan supplerende oplyses, at Økonomistaben primo 2007 udmeldte til driftsområderne, at man fortsat skulle administrere efter det tidligere amts regulativ, når det drejede sig om områder, hvor Regionen endnu ikke havde udarbejdet egne regler. Som revisionen anfører, har regionen i løbet af 2008 implementeret forretningsgange på væsentlige områder. Der er bl.a. udarbejdet Værktøjer til udførelse af ledelsestilsyn, som bilag 12 til Regler for økonomistyring og registreringspraksis (Regionens kasse- og regnskabsregulativ). For hvert direktørområde er den konkrete procedure efterfølgende drøftet på møder med de enkelte direktører og afdelingschefer med henblik på at fastlægge og beskrive den praktiske arbejdsgang for de enkelte områder. De individuelt beskrevne arbejdsgange i ledelsestilsynet fremsendes til Regnskab og Finans, således at processen kan være endeligt tilrettelagt og implementeret i løbet af Regnskab og Finans` interne kontrol vil efter implementeringen løbende påse, at de enkelte budgetansvarliges ledelsestilsyn er tilstrækkelig belyst set i forhold til områdets væsentlighed, risikoniveau og bevågenhed.

2 Ad 2.2) Revisionen fremhæver, at manglende ledelsesmæssig kvalitetssikring samt manglende kontrol af lønindberetninger øger risikoen for fejl, såvel utilsigtede som tilsigtede. Løn og Personale har udarbejdet overordnede forretningsgangsbeskrivelser i samarbejde med revisionen, som beskriver hvilke kontroller og kvalitetssikring der er behov for på lønområdet. De enkelte lønområder skal efterfølgende udarbejde interne forretningsgangsbeskrivelser, hvilket også er sket i Løn og Personale. Beskrivelserne er ikke endeligt godkendte men de beskrevne procedurer er implementeret. Endvidere er det under 2.1 beskrevne ledelsestilsyn også under implementering på lønområdet. Side 2 af 9

3 Revisionen har endvidere redegjort for observationer og anbefalinger, som ikke kræver besvarelse overfor Tilsynsmyndigheden Beretning af 23. juni 2008 om løbende revision af forretningsgange og interne kontroller m.v. i forbindelse med årsregnskabet for 2007 Ad afsnit 4 - revision af forretningsgange og interne kontroller Manglende afstemninger af likvidkonti Der er ved flere uanmeldte besøg konstateret at likvidkonti ikke er løbende afstemt med bogføringen. Der er generelt oplyst at dette skyldes manglende overensstemmelse mellem den bogførte åbningsbalance og den faktiske åbningsbalance. Regnskab og Finans har været på flere institutionsbesøg, hvor bl.a. åbningsbalancens startsaldo har givet problemer i afstemning af likvidkonti. Regnskab og Finans har på besøgene afklaret fejlene som beskrives nedenfor: Bogføring af forskudskassebeløb på anden institutions registreringskonto Manglende overførsel af overskud i forskudskassen til regionens hovedbankkonto Manglende udligning af mellemregningskonto i f.m. afregning af forskudskassen Manglende registrering af enkelte poster Regnskab og Finans`s interne kontrol vil i løbet af efteråret 2008, i samarbejde med revisionen, foretage en række anmeldte besøg hos regionens institutioner, hvor fokus primært vil være på afstemning af likvide beholdninger. Regnskab og Finans vi herudover, som et led i intern kontrol, anmode sygehuse/psykiatricentre/institutioner om at indsende afstemninger af statuskonti 2 gange om året Manglende dokumentation for ledelsestilsyn Se besvarelse til bemærkning 2.1 om samme emne. 4.2 Lønområdet Manglende implementering af kontroller Revisionen har konstateret, at de enkelte lønkontorer ikke fuldt ud har implementeret Regler for økonomistyring og registreringspraksis af 10. januar 2007 afsnit 9. Løn og Personale har som beskrevet i den interne forretningsgangsbeskrivelse tilrettelagt kvalitetssikring af indberetninger til lønsystemet, udført den første halvårlige kontrol af alle med indberetningsadgang til lønsystemet i afdelingen og igangsat en stikprøvevis kontrol af eksterne revisionslister. (dog 100% kontrol af alle fravigelser fra nemkonto). I samarbejde med Regionssekretariatet udføres der kontrol med udbetalingerne til folkevalgte. Side 3 af 9

4 Manglende løbende afstemninger af statusposter Revisionen har konstateret at en række statuskonti ikke har været afstemt løbende. Alle konti for 2007 er afstemt, men nogle af dem med stor forsinkelse. I 2008 er der udarbejdet procedure for afstemning og der følges løbende op på, om de forskellige konti afstemmes. Desuden skal Regnskab og Finans 2 gange om året have en oversigt over afstemningerne og der udføres kvalitetskontrol Kørselsgodtgørelse Revisionen har via stikprøvekontrol konstateret at ikke alle rejseafregninger har været påført udgangspunkt og bestemmelsessted. Skemaet til indberetning af kørselsgodtgørelse er blevet ajourført med forklarende tekst om hvad der skal stå på skemaerne. Der arbejdes desuden med at finde et elektronisk system, som kan håndtere udbetalingen af kørselsgodtgørelse, hvor der vil være mulighed for at fastsætte hvilke felter der skal udfyldes, for at der kan udbetales godtgørelse Ansættelseskontrakt Revisionen har observeret, at der er enkelte timelønnede, som ikke har en ansættelseskontrakt. Det er blevet præciseret overfor institutionerne, at der skal udarbejdes ansættelseskontrakter til timelønnet personale Manglende kontrol af decentrale indberettere Revisionen anbefaler at der udføres kontrol af lønindberetninger mv. af personer, der foretager decentrale lønindberetninger. Denne kontrol skal omfattes af institutionernes egne ledelsestilsyn. Et arbejde som er igangsat. Kontrollen kan evt. suppleres med stikprøvevis intern kontrol som kan udføres i samarbejde med Regnskab og Finans. 4.3 Sygesikring Manglende beskrivelse af forretningsgange Praksisafdelingen afslutter opdateringen af den hidtidig anvendte forretningsgang fra Vejle Amt i løbet af Side 4 af 9

5 4.4 It-anvendelse Styring af kontrolniveau Revisionen anbefaler, at regionen fremskynder udarbejdelse af en generel it-sikkerhedspolitik, samt itsikkerhedsanalyse og beredskabsplan. Desuden anbefales en styrkelse af dokumentationsniveauet i it-anvendelsen Region Syddanmark vil fremskynde udarbejdelse af en politik for informationssikkerhed med tilhørende retningslinier så vidt det er muligt. Arbejdet er igangsat og forventes færdiggjort i nærmeste fremtid. Udarbejdelse og implementering af egentlige retningslinier for informationssikkerhed, herunder også for brugeradministration, ændringshåndtering og daglig drift, forventes igangsat efterfølgende. Sideløbende hermed påregnes der igangsat et pilotprojekt omkring overordnet risikoanalyse. Udarbejdelse af beredskabsplan forventes at blive igangsat i forlængelse af overordnede risikoanalyser for de væsentligste og mest risikofyldte systemer. Region Syddanmark vil tilrettelægge niveauet for informationssikkerhed ud fra risikoanalyserne og baseret på DS484:2005 Standard for Informationssikkerhed. Det er regionens opfattelse, at dette medfører en styrkelse af niveauet for informationssikkerhed og herunder også styrker det generelle dokumentationsniveau for it-anvendelsen, bl.a. i forbindelse med procedurer og kontrolhandlinger. Netværk i Regionshuset Revisionen anbefaler etablering af procedurer for tildeling af administrative rettigheder til ansatte i itdriftscentre, herunder sikring af, at tildelingen af rettigheder er godkendt og sket i henhold til et arbejdsbetinget behov. Region Syddanmark vil etablere og dokumentere en procedure, hvorefter nærmeste chef skal godkende tildeling af administrative rettigheder på grundlag af et arbejdsbetinget behov. Indkøbssystemer ILS Revisionen efterlyser bedre procedurer for dokumentation af brugeradministration samt retningslinier for test og implementering af ændringer til ILS-applikationerne. Revisionens anbefalinger tages til efterretning, og løsninger implementeres. I forbindelse med harmonisering af indkøb i Region Syddanmark er der planer om at samle de 5 ILS installationer til 1 fælles installation. Dette tiltag vil også fremme implementeringen af revisionens anbefalinger. SRM/SAP Revisionen efterlyser bedre procedurer for dokumentation af brugeradministration samt styrkelse af sikkerhed på systemet, så der ikke kan foretages programmæssige ændringer. Revisionens anbefalinger tages til efterretning. Der er allerede indført bedre procedurer for dokumentation af brugeradministration, og sikkerheden omkring systemet vil blive styrket hurtigst muligt. Side 5 af 9

6 Patientadministrative system FPAS Revisionen anbefaler etablering af en fast formel procedure for ændringshåndtering (Change Management), således at det sikres, at alle ændringer håndteres ud fra foruddefinerede retningslinier. Region Syddanmark har allerede igangsat et projekt, som betyder at ITIL Change Management procedurer er under indførelse. Revisionen anbefaler styrkelse af sikkerhedsparametre på RACF, således at risiko for uautoriseret adgang til data reduceres. Region Syddanmark tager revisionens anbefalinger til efterretning og vil i samarbejde med eksterne leverandører gennemgås disse, så revisionens anbefalinger ses i lyset af større installationers erfaringer. Revisionen anbefaler reducering af operatørers/programmørers administrative rettigheder på DB2- databasen, således at der sikres en tilstrækkelig funktionsadskillelse mellem udvikling og produktion. Region Syddanmark tager revisionens anbefaling til efterretning, men it-funktionens størrelse gør, at operatørerne også ifm drift har behov for administrative rettigheder til DB2. Programmørerne har brug for adgang tíl data i produktion ifm debuging og at åbne og lukke for denne adgang, hver gang den skal bruges. Vil formentlig kræve personaleressourcer i et omfang, som næppe er realistisk. Revisionen anbefaler styrkelse af sikkerheden i relation til CICS systemet, således at der sikres en tilstrækkelig funktionsadskillelse mellem udvikling og produktion. Region Syddanmark vil styrke sikkerheden i CICS. Revisionen anbefaler etablering af procedure for periodisk gennemgang af brugerprofiler på FPAS, således at det sikres, at brugerprofiler for ansatte, som er fratrådt eller har skiftet funktion, slettes eller tilpasses. Region Syddanmark vil arbejde videre med procedurerne for sletning eller tilpasning af brugerprofilerne. Der vil være behov for en nærmere afklaring og fastlæggelse af kritierier og tidsfrister, hvilket skal ske i en dialog mellem forretningen (de systemansvarlige) og it-staben. Side 6 af 9

7 Erklæringer fra eksterne leverandører Revisionen efterlyser erklæringer fra de outsoucing leverandører, som anvendes til drift af systemerne FPAS, PAS, OPUS, Det grønne system og Prisme. Erklæringer fra KMD, der drifter FPAS og PAS, og Fujitsu, der drifter Prisme, er efterfølgende overdraget til revisionen. Der er taget kontakt til CSC Scandihealth, der drifter OPUS og Det grønne system med henblik på at få undersøgt muligheden for at få udarbejdet en erklæring af typen RS 3411 type b. Beretning af 15. august 2008 om revision af årsregnskabet for 2007 Beretningen indeholder ikke bemærkninger som kræver besvarelse overfor Tilsynsmyndigheden, men revisionen har også i denne beretning redegjort for nogle observationer og anbefalinger: Fejl i periodisering Revisionen har i deres stikprøvevise bilagsrevision konstateret at indtægter og omkostninger i enkelte tilfælde ikke er periodiseret korrekt. De fundne fejl er uvæsentlige for årsregnskabet Revisionen anbefaler dog, at der i supplementsperioden fra 1. december til udgangen af supplementsperioden etableres en forretningsgang, hvor væsentlige indtægter og omkostninger vurderes for korrekt periodisering. Regnskab og Finans er enig i, at det vil være en god ide med den foreslåede forretningsgang, og vil i nævnte periode udskrive en oversigt over væsentlige indtægter og omkostninger til nærmere kontrol. Regnskab og Finans vil primært fokusere på følgende forhold: Præcisering af periodiseringsregler over for bogføringsstederne - transaktionsprincippet Beløb o/ ,- kr. Intern handel Bogføring via eksterne systemer og Anlægsbevillinger til eksternt vedligehold m.v. Revisionen har konstateret, at der under anlæg under udførelse er optaget omkostninger til eksternt vedligehold på 22 mio. kr., som efter revisionens mening skulle have været driftsført. Regnskab og Finans er enig i, at beløbet skal driftsføres, såfremt den eksterne vedligehold har været af en sådan karakter, at der ikke er sket forbedring af bygningens oprindelige værdi. Regnskab og Finans vil i 2008 ompostere beløbet fra anlæg under udførelse til drift. For ikke at påvirke den løbende budgetstyring i 2008 vil ompostering først ske ultimo Fra 2009 vil vedligehold blive optaget som en driftsbevilling i de tilfælde, hvor der ikke er tale om en forbedring og Manglende færdigmelding af igangværende anlægsprojekter Revisionen har i deres gennemgang af igangværende anlægsprojekteter bemærket, at der er indeholdt anlæg, der er taget i brug i 2007, og hvor afskrivningen burde have været igangsat. Side 7 af 9

8 Regnskab og Finans er enig i bemærkningen og har følgende bemærkninger hertil: Medicoteknisk anlægspulje på 91 mio. kr., er optaget som igangværende anlæg, da Regnskab og Finans på afslutningstidspunktet ikke kunne få de nødvendige oplysninger om: o hvilke indkøb der var afsluttet o til hvilke sygehuse/afdelinger indkøbene var sket Manglende afklaring om hvorvidt anlægsregnskabet var afsluttet Medicoteknisk anlægspulje, der udgør langt den største del af de anlæg, der er taget i brug i 2007, er nu opgjort og fordelt, således at afskrivning kan påbegyndes i Det samme gør sig gældende for de øvrige anlægsarbejder, der er taget i brug i Den største del af den manglende afskrivning vedrører sundhedsområdet. Da sundhedsområdet i 2007 og 2008 styres efter udgiftsbaserede principper, vil den manglende afskrivning ikke have bevillingsmæssig betydning. Afslutningsvis kan nævnes at forretningsgangen for anlægsregnskaber nu er udarbejdet, og at forretningsgangen indeholder retningslinjer, der skal sikre at Regnskab og Finans får korrekte oplysninger om afsluttede anlægsarbejder Immaterielle anlægsaktiver Revisionen har bemærket at det elektroniske patientjournalsystem, der er taget i brug hos Sygehus Sønderjylland, vil blive afløst af et nyt fælles system i regionalt regi. Revisionen anbefaler en vurdering af den reelle brugsværdi af systemet. Regnskab og Finans har fastsat levetiden af patientjournalsystemet til 10 år. På grund af revisionens bemærkninger om et nyt fælles system nedsættes patientjournalsystemets levetiden til 5 år, således at restgælden ultimo 2007 afskrives over 4 år fra Interne debitorer Intern handel anvendes i forbindelse med interne fordelinger af omkostninger mellem afdelingerne på sygehusene, hvor der sendes interne fakturaer mellem afdelingerne. Der henstår således et tilgodehavende i status som udlignes med et tilsvarende beløb under kortfristede gældsforpligtelser. Revisionen har bemærket at der i opgørelsen af tilgodehavender og gældsposter ikke bør indgå interne afregninger af hensyn til størrelsen af regionens balance. Regnskab og Finans er opmærksom på problematikken og har aftalt med OUH, at der skal findes en anden løsning, der ikke indebærer en oppustning af balancen. Anvendelse af opsamlingskonti i driften som erstatning for statuskontiene er drøftet som mulig løsning. Fujitsu, som servicerer Regionens økonomistyringssystem, inddrages. 6.4 Likvide beholdninger Af revisionsberetningen fremgår, at der i Regnskab og Finans pågår et udredningsarbejde omkring de tidligere amters indestående i banker. Der henstår i øjeblikket ca. 2,0 mio. kr., hvor det er uafklaret, om beløbet skal indgå eller afskrives. Side 8 af 9

9 Regnskab og Finans kan oplyse, at der er tale om uanbringelige indtægter, det drejer sig om ca. 180 poster. Udredningsarbejdet er nu afsluttet, og de resterende poster på ca. 1,7 mio. kr. vil blive gennemgået og vurderet om yderligere udredning fører til et resultat. De resterende uafklarede poster vil blive afskrevet i Hensatte pensionsforpligtelser Revisionen anbefaler at der laves en aktuarmæssig beregning af regionens tjenestemandsforpligtelser hvert andet år. Ifølge Budget- og Regnskabssystem for regioner skal pensionsforpligtelsen som minimum genberegnes hver 5. år. Op- eller nedskrivninger, som følge af beregningen, skal foregå via egenkapitalen og har således ingen indvirkning på regionens driftsresultat. Genberegning af tjenestemandsforpligtelser koster ca kr. pr. gang. Regnskab og Finans er enig i, at beregning hvert 5. år kan give for store udsving i pensionsforpligtelsen, således at det ikke giver et retvisende billede af forpligtelsen i de mellemliggende år. 7 Forretningsgange og interne kontroller Manglende implementering af kontroller Revisionen har bemærket, at der ikke i fuldt omfang er implementeret de i Forretningsgang for registrering af anlægsaktiver, samt øvrige omkostninger beskrevne kontroller. Regnskab og Finans har udarbejdet ovennævnte forretningsgang og forretningsgangen er blevet drøftet med de respektive registreringssteder (registreringsstederne har ansvaret for at retningslinjerne for registrering af til- og afgange m.m. i anlægskartoteket efterleves af de enkelte driftsområder). Regnskab og Finans vil snarest følge op på, hvorvidt afstemningsproceduren og kvalitetssikring af registreringer i anlægskartoteket er implementeret hos de respektive registreringssteder. Til sikring af fuldstændighed vil Regnskab og Finans udsende en fortegnelse over de registrerede anlægsaktiver til de ansvarlige for de forskellige driftsområder og institutioner. Øvrige anbefalede afstemnings- og kontrolforanstaltninger er foretaget Overholdelse af lånebekendtgørelsen Revisionen har bemærket, at de i henhold til lånebekendtgørelsen opgjorte deponeringskrav for 2007 på 20,3 mio. kr. ikke er blevet deponeret. Regnskab og Finans har været opmærksom på fejlen, og beskrevet det i note til balancen i bilagsheftet til årsrapporten. Beløbet er nu deponeret i henhold til gældende regler Side 9 af 9