Referat fra Bestyrelsesmøde d. 3. oktober kl

Transkript

1 Referat fra Bestyrelsesmøde d. 3. oktober kl Tilstede: Karin Thøgersen, KT, Jette Krølbøll, JK, Michael Willumsen, MW, Roland Danielsen, RD, Finn Høeg, FH, Per Terp, PT, Vagn Nymand, VN, Vicente Danielsen, VD Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden OK 2. Korte mundtlige meddelelser KT og Jan Ebdrup har været til dialogmøde med alle foreningsinteressenter/ brugere af Naturpark Hedeland (I/S Hedeland) om, hvordan vi kan bruge og informere hinanden bedre. I/S Hedeland vil gerne opfordre til at deres hjemmeside bruges som et multifunktionelt forum for alle. I/S Hedeland arbejder på en udviklingsplan for området: HGK bragte bla. lynshelters for hele området på bane, ligesom vi interesserede os for at have/få mere vand i vore søer, uden at det blev afklaret. Det er tanken at dialogen skal fortsættes og intensiveres til fælles glæde. Bl.a. var det ikke almindeligt kendt at vi råder over en åben restaurant. Vi skal grundet tæring have nyt filteranlæg på (drikke)vandværket i Greenkeepergården. Der indhentes lige nu tilbud. Banelukninger er en udfordring i efteråret og bør, hvis det er muligt, indarbejdes bedre i turneringsplanen fremover (turneringsudvalg, PT). Telefon Stærkendevej 232A 2640 Hedehusene VD indsamler og indstiller PT årsplanlægning 2017 Der er indbragt en sag for A&O - de behandler klagen og træffer en afgørelse. 3. GIC seneste status på intern aktionsplan: Der er plads til fortsat initiativ på flg. punkter: Fortsætte med tiltag til flow og hurtigere spil. Call Hole hul 3 er en støt stigende succes. Der vil blive arbejdet på den gode gennemgang. PT. Øget marshalling (baneservice) blev nævnt som en yderligere mulighed for bedre flow. Poser til initiativ om at holde banen ren VD PT tovholder på initiativet Holder bestilt VD

2 Yderligere skiltning på teesteder, visning til næste tee, samt tydeligere afstandsmarkeringer. Vi er lidt udfordret af, at det ser ud som vi (baneudvalget) ønsker, men at kundernes tilbagemelding siger, at det lader noget tilbage at ønske MW Godt socialt miljø: Arrangementer samt traditioner. Senest var der pænt fremmøde ved fejring af klubmestre. Alle. Årstidshilsner og informationsmøder kommunikation af oplæg til udviklingsplan af banen, den såkaldte: Masterplan afventer mere input fra Baneudvalg KT, VD Berøringspunkterne: sikre at vi er klar til at modtage gæster og medlemmer og sikre den positive oplevelse. Rengøring af husfacader og lys i lamper trænger til et eftersyn. VD Nye rangebolde - en evt. ordre med logo har deadline 1. november VD Mål på træningsbane: Hidtidige tiltag (flere flag på klippede greens i området) vurderet ikke tilstrækkelige. Sorte spande ikke populære hos alle. Vi opretter en projektgruppe og konfererer med banearkitekt Caspar Grauballe om udformning og præsenterer budgetkrav til fornyelse. Herunder bør der tages hensyn til kritik af boldvasker: Ny maskine, anden placering, bedre arbejdsforhold? Resultat klar til sæsonåbning: MW, VD, Jan Ebdrup, Caspar Grauballe, Jeppe. MW behandler i baneudvalg. Alle bidrager. KT VD: nyhedsbreve og PM VD pedeltjans VD tovholder Projektgruppe designer den nye træningsbane. MW, VD, Jan Ebdrup, Jeppe Brinch, Caspar Grauballe. 4. Status medlemmer a) Se tabel nedenfor Vi er tæt på budgetforudsætninger. 5. Status klubbens økonomi a) Budget til dato: Mindreindtægter og udgifter balancerer. b) Udeståender: Friske tal: er sendt til inkasso. Greenfee: year to date aktuelle tal: Greenfee 2015 = Greenfee 2016 = difference

3 Kontingentsatser fra naboklubber, oversigt over opdaterede SGO indtægter og oversigt over, hvorfra greenfeegæsterne kommer var tiltænkt en vigtig rolle som input til budget, strategi og evt markedsføring. Desværre var oversigten over greenfeegæsterne ikke på plads og punktet er udskudt til senere behandling. VD c) nyt budget indkomne bidrag og forslag (konkrete investeringsønsker ). Klubhus ønsker nye stole kr Model præsenteret og accepteret. Ny kaffemaskine (automat) 3 tilbud. Indstilling favoriserede forslag fra Just Mokka, men det blev henlagt til genovervejelse og nytænkning af konceptet. VD liste over besøg fra fremmede baner KT bestiller stole KT, VD tovholder 6. Status udvalg Baneudvalg: Udkast til såkaldt Masterplan : ikke noget nyt at berette. Vaskeplads: nødvendige tilladelser opnået, men tilbud ikke indkommet. Mht. sti fra hul 11 er der modtaget ét tilbud, men der er så mange forbehold indskrevet, at de ikke er et ordentligt grundlag for beslutning. Det lader til at der er travlhed på markedet. Sportsudvalg: Junior: Der har været afviklet spil på 18 hullers banen to gange med få deltagere. Begynder: Der er ikke længere officielle begynderaktiviteter denne sæson. Konvertering af prøvemedlemmer til medlemmer er vellykket: vi har haft 70 igennem og det vurderes at omkring 2/3 er medlemmer. Flot arbejdet af udvalget! Sponsorudvalg: Der arbejdes på sponsorkoncept et nyt produkt- og ydelseskatalog og en prisliste, som er næsten færdigt og klar til at blive ført ud i livet. Markedsføring: Vi har ført og fører kampagne for Skift nu i Golfavisen og Golfbladet samt på nettet. Udbytte pt 39. Vi evaluerer på kampagnens effekt. RD VD. Klubhus: Der arbejdes dels på opfriskning af klubhuslokalerne, samt omgivelser og dels på at vi bliver MW, VD Følg op på tilbudsjagt! Baneudvalgs møde d. 24. VN Klap jer selv på skulderen PT, FH, VD RD, VD evaluering!

4 klar til vintersæsonen i træningshallen. Der er indkøbt diverse skifterammer og andet inventar samt en sofa til terrassen (stilles dog først op til foråret) og der indkøbes nyt net og arbejdes pt på isolering af varmestuen. Indkøb af to mobile spejle til træningsformål bevilliget. Projektgruppe samt frivillige er i gang KT, VD 7. Skriftlige forslag til behandling Rammer for mål og strategi i sponsorudvalget samt fortsat handlingsplan gennemgået og godkendt, idet man lægger til grund at arbejdet kræver mindre investeringer og en stor indsats fra ildsjæle i udvalget. PT, FH, VD PT, FH, VD tovholdere To kontingentsager blev behandlet og afvist 8. Eventuelt Budgetmøde d. 18/10 klokken bidrag sendes direkte til JK ASAP Alle indsender budgetønsker! Antal medlemmer: Kategori status Status status Status Budget 2016 diff i kr Voksne U U Junior Hverdagsmedl Maglehøj Flex i alt Prøvemedlem Kontingentfri

5 Ansatte Forudbetalt 2017 i alt 39 Voksen 30 U-30 7 Flex 2 Sponsorer i alt 14 Voksen 10 Flex 4