Dagsorden: sponsorudvalg Markedsføring. 1. Sidste referat. 2. Eventuelt. 10. IT udvalg. 3. Regnskab og budgetter Opfølgning likviditet

Transkript

1 Emne Bestyrelsesmøde Dato: 17. november 2014 kl. 17: Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Johnny Hansen (JH) Torben Binderup-Jensen (TBJ) Michael Østerbye (MØ) Henrik Østerbye (HØ) Jesper Wedersøe (JW) Majbritt Brændeholm (MB) Fraværende: Ingen Referent: MB Næste møder: Søndag den kl Budgetmøde, samt Bestyrelsesmøde samt underskrift af regnskab i SGK kl Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Opfølgning likviditet 4. Bestyrelsen Vision Generalforsamling 2015 Forslag til vedtægtsændring 5. Golfspilleren i Centrum 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Husudvalget Gæsteservice Cafeen Klager fra cafeen DGU konference Valg af leverandør til forbrugspapir sponsorudvalg Markedsføring 10. IT udvalg 11. Sportsudvalg Regions Golf 12. Klubberne i klubben 13. Nyhedsbrev 14. Administration Udmeldelsesfrist Kontingent opkrævning 2015 Ratebetaling kontingent 2015 Greenfee aftaler 2015 Fritspilsaftaler i Eventuelt 16. Næste møde 8. Baneudvalg Ny maskine Får på banen 9. Markedsførings- og Side 1

2 1. Sidste referat Ingen bemærkninger. 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Markedsføringsudvalget har annonceret efter nye medlemmer til en rabatteret pris for spil resten af året, efter aftale med den øvrige bestyrelse. 3. Regnskab og budgetter Opfølgning likviditet Regnskabet blev gennemgået og forventningen er, at vi leverer et driftsresultat svarende til budget. Likviditet gennemgået og ser ud som forventet, og er jf. efterfølgende afstemt med bankens forventninger. Bestyrelsen går ind til budgetlægning for 2015 med den hensigt at fastholde vores nuværende kontingentniveau. MØ og HRL har afholdt møde med Jyske Bank. Mødet resulterede i, at vi fik nedsat vores rente på kassekreditten med ¾%. Næste gang vi skal have nye maskiner, vil Jyske Bank meget gerne give et os et tilbud på en leasing aftale. Jyske Bank bakker fortsat op om klubbens drift og er tilfreds med de resultater, vi leverer. 4. Bestyrelsen Vision Vision vil fortsat være et fast punkt på dagsordenen og vil blive behandlet løbende på bestyrelsesmøderne. Generalforsamling 2015 Generalforsamling 2015 bliver afholdt tirsdag den 17. marts på Asgård Skolen i Køge. Forslag til vedtægtsændring På baggrund af et indkommet forslag om at tilbyde billigere medlemskaber til unge under 30 overvejer bestyrelsen en vedtægtsændring, ønsket Side 2

3 er at bestyrelsen løbende skal kunne tilpasse medlemsformerne til det markedet efterspørger. 5. Golfspilleren i Centrum Udvalgsformænd og udvalgsmedlemmer er inviteret til møde tirsdag den 25. november for en gennemgang af resultaterne af spørgeskemaerne GiC. 6. Regel- og etiketteudvalg Ingen bemærkninger 7. Husudvalget Gæsteservice I sæson 2014 har vi haft udfordringer med at få besat posten i gæsteservice. Cafeen efterlyser meget mere gæsteservice til næste sæson. Cafeen kan ikke afse tid og bliver ofte forstyrret af gæster og medlemmer der skal have hjælp til betaling af greenfee samt udlejning af golfbilerne. For at lette arbejdet for et fremtidigt gæsteservice udenfor kontorets normale arbejdstid, vil JH udarbejde et forslag til en arbejdsplan. Cafeen Efteråret har været meget vådt, og der har været mange stille perioder, hvor der ikke har været noget salg i cafeen. Cafeen kommer med udkast til nye åbningstider i sæson 2015 til JH, hvor der tages højde for stille perioder. Klager fra cafeen Fredag den var flere stole fyldt med mudder efter golfsko. Dette er desværre ikke første gang, og bestyrelsen henstiller til, at man behandler klubhuset, som man ville behandle sit eget hjem, d.v.s. ingen sko på stole, ikke sidde på bordene etc. altså ganske enkelt opføre sig ordentligt og passe på klubhuset og inventaret. Side 3

4 DGU konference DGU afholder konference i frivillighedens tegn, lørdag den Steen Pedersen, Flemming Skovlund og Birgit Mindegaard deltager i konferencen. Side 4

5 Valg af leverandør til forbrugspapir Bestyrelsen kigger hele tiden på vores omkostninger. Derfor har JH sammenlignet priserne på forbrugspapir, som er indkøbt hos vores nuværende leverandør/sponsor og sammenholdt priserne med en anden af vores sponsorers tilbud. 8. Baneudvalg Ny maskine Der er en af vores fairway klippere, der skal gå på pension. Bestyrelsen indregnet dette i budget for Får på banen Mads har tumlet lidt med et ønske om at få får på banen. Mads har kontaktet en fåreavler, og vi kan låne 14 moder får + lam ca stk. i alt. Fåreavleren har omkostningerne til dyrelæge regninger m.v. Vores omkostninger vil være et mobilt hegn, som skal flyttes rundt i samme tempo som græsset/ukrudtet i roughen bliver spist. Bestyrelsen synes godt om ideen, som vil være et miljø rigtigt indspark. Det har vist sig fra andre klubber, at spillerne har taget positivt imod fårene. Det er tiltænkt, at fårene skal være i roughen fra april til december måned. Fordelen ved får er, at de spiser bundgræs og ukrudt først. Det vil sige, at roughen forbliver høj men tynd. Ergo skal der ikke klippes rough og bolden skulle kunne findes i den udtyndede rough. Slår man sin bold ind til fårene, så vil hegnet ikke være højere end, at man let kan skræve ind over for at spille sin bold, hvorfra den ligger. Udgifter til indhegning medtages i budget for Markedsførings- og sponsorudvalg Markedsføring JW har møde med RUC innovation, for at få studerende til at gennemføre et projekt om vores markedsføring. Nærmere information følger. 10. IT udvalg Ingen bemærkninger. 11. Sportsudvalg Regions Golf Side 5

6 Jakob Slangerup stopper med at være kontaktperson for Regions Golf. Ansvaret bliver overtaget af Marinus Nørgaard i Bestyrelsen og kontoret takker Jakob for et godt samarbejde og indsatsen gennem rigtig mange år. 12. Klubberne i klubben Ingen bemærkninger 13. Nyhedsbrev Ingen bemærkninger 14. Administration Udmeldelsesfrist Bestyrelsen besluttede at orientere medlemmerne om fristen for udmeldelser eller ændring af statusskift, som skal være klubben i hænde inden udgangen af november Kontingent opkrævning 2015 Nu nærmer tiden sig, hvor vi igen skal til at opkræve kontingent. Cirka halvdelen af vores medlemmer er tilmeldt automatisk Betalingsservice, hvilket er en stor lettelse for administrationen med hensyn til indbetalingerne. Det er desværre meget tidskrævende, at den sidste halvdel af kontingentindbetalingerne kommer i små klumper samtidig med at Nets lige har sat deres priser for udsendelse af girokort op igen. Derfor har bestyrelsen besluttet, at udsende en mail hvori vi opfordrer medlemmer til at tilmelde sig Betalingsservice. De medlemmer der ikke ønsker at tilmelde sig, får pålagt et fakturagebyr på kr. 50,00. Ratebetaling kontingent 2015 Bestyrelsen besluttede, at vi igen i år tilbyder medlemmer samme vilkår som sidste år med afvikling af kontingentet gennem Resurs Bank. Greenfee aftaler 2015 Nu nærmer tiden sig, hvor vi skal gentegne aftaler for 2015 med vore venskabsklubber. Bestyrelsen besluttede, at vi ensretter vores greenfee priser. Det vil sige, vores greenfee priser for alle gæster med fuldtids dgu kort e.l. er kr. 225,- på hverdage og kr. 275 i weekend/helligdage. Vi bibeholder vores venskabsaftaler for at sikre at vore medlemmer kan spille på andre baner til en rabatteret pris. Side 6

7 Fleksmedlemmer skal altid betale fleksgreenfeesats hverdage kr. 300,- og weekend/helligdage kr. 400,-, også selvom der bliver spillet med et andet medlem af klubben. Besluttet at opsige aftale med Øland på grund af deres engagement med LoyalTee Club. Der har været for mange eksempler på at LoyalTee medlemmer spiller til rabatteret pris, og vi har svært ved at finde medlemmerne for at opkræve den manglende greenfee betaling, da Øland ikke har data på dem. Midtsjællands Golfklub har tidligere på året henvendt sig til os for at blive venskabsklub. Bestyrelsen ønsker at indgå venskabsaftale med Midtsjællands Golfklub, på samme vilkår som vores andre venskabsklubber. Fritspilsaftaler i 2015 Der er tegnet fritspilsaftaler med Næstved og Ishøj Golfklub for sæson Eventuelt Ingen bemærkninger. 16. Næste møde Budgetmøde, søndag den kl Bestyrelsesmøde samt underskrift af regnskab kl Evt. møde i januar måned bliver fastsat på budgetmødet. Side 7