Silkeborg Kommune. Digitaliserings- og Kanalstrategi

Transkript

1 Silkeborg Kommune Digitaliserings- og Kanalstrategi

2 Forord At gå fra landbrugssamfund til industrisamfund forandrede verden radikalt. Lige nu befinder vi os i en brydningstid, der ser ud til at føre til en lige så radikal ændring. Vi er på vej mod det digitaliserede samfund. Derfor kan lande heller ikke længere beskrives som enten u-lande eller i-lande. I dag taler vi om d-lande, hvor det er graden af digitalisering, der er en vigtig faktor. Det fuldt ud digitaliserede land, et d-land, er kendetegnet ved, at vi ikke længere bruger ordet digitalt. For alting er i forvejen digitalt. Helena på 9 år ønsker sig ikke længere et digitalt kamera, men blot et kamera. For hun ved jo ikke, at der findes ikke-digitale kameraer. Vi taler heller ikke længere om digitaliseringsprojekter, men blot om projekter. For it indgår som en naturlig del i alle projekter. Silkeborg Kommune har for længst taget hul på digitaliseringsprocessen. Men der er stadig lang vej til at blive et fuldt digitaliseret samfund. Denne strategi sætter fokus på, hvordan vi fortsætter udviklingen mod et digitalt samfund til gavn for både borgere og medarbejdere. Vi har ladet os inspirere forskellige steder fra, og herunder kan du læse tre forskellige fremtidsfortællinger, der sætter ord på nogle af de visioner, der ligger bag strategien. Søren på 82: Den selvhjulpne senior For to år siden fik Søren en blodprop, der gjorde ham delvist lam. Efter hans kone Inge måtte indse, at hun ikke magtede at passe ham, kom Søren på plejehjem. I august flyttede han ind på Bakkegården. Her har han eget værelse og bad. Begge rum er udstyret med teknologi, der skal gøre hverdagen lettere. Ved hjælp af knapper på et armbånd kan han åbne vinduer, tænde tv et, slukke lyset eller tænde for varmen. Sengen har også en rejsefunktion, så han selv kan komme op. Selvom Søren mangler sin Inge i hverdagen nyder han igen at være herre over eget liv. Og når Inge ikke har kræfter til at komme på besøg, kan de snakke på tv-skærmen, der er koblet på nettet. I løbet af kort tid har Søren fået mere mod og lyst til at bruge videotelefonen og snakker nu også jævnligt med børn og børnebørn. Han kan også finde på at ringe til Alfred, der bor længere nede af gangen og lave lidt sjov med ham. Lammelsen har også betydet, at Søren har svært ved at spise selv. Derfor har han fået en lille robotarm, der kan føre maden op til munden. Det passer ham rigtig godt så er han nemlig fri for at blive madet. Det eneste han mangler er, at Inge også flytter ind på Bakkegården. 1 Digitaliserings- og Kanalstrategi

3 Anita på 34: Kommunal service døgnet rundt Anita har to børn sammen med sin mand Henrik. Victor er 3 år gammel og for et års tid siden fødte hun datteren Laura. Anita kender udmærket min side på borger.dk. Her følger hun med i børnenes vaccinationer og børneundersøgelser, aftaler med lægen, barnets bog og alle mulige andre oplysninger, som er relevante for hende og familien. Det tager Anita en halv time at køre på arbejde. Når hun alligevel sidder i bilen tjekker hun typisk, om der er kommet post fra det offentlige. Hun bruger stemmen til at gå på borger.dk, får mobilen til at læse ny post op og arkivere den i de rette mapper. Er der noget, hun skal huske, sætter hun det på to-do listen på mobilen. For et par uger siden havde Victor ondt i maven. Om aftenen blev Anita og Henrik enige om, at de måtte en tur til lægen dagen efter. Anita satte stor pris på, at hun kunne booke en tid hos lægen via borger.dk om aftenen. På den måde slap hun for at blive sat i kø på telefonen om morgenen. Hun lagde samtidig mærke til, at man også kan booke tid hos skoletandlægen på borger.dk. Det vil hun huske til børnene bliver lidt større. Marianne på 46: Mere tid til børnene Marianne er leder af en daginstitution med 100 børn og ca. 30 ansatte, når alle medarbejdere tilknyttet institutionen regnes med. Hun elsker sit job. Børn og forældre har hun helt styr på det er den del af jobbet, hun brænder for. Til gengæld er hun mindre sikker på sig selv, når det handler om at administrere økonomien. Derfor er Marianne vild med sin sekretær. Sekretæren hænger på væggen. Det er en touch skærm som hjælper Marianne med at holde styr på den administrative del af arbejdet. Det første, hun tjekker om morgenen, er, om alle er på arbejde. I dag har en medarbejder fra Troldende meldt sig syg. Sekretæren har allerede et bud på en ledig vikar og viser også, at der ikke vil være nogen økonomiske problemer ved at få en vikar. Marianne trykker OK, da hun vurderer at det er nødvendigt med en vikar. Sekretæren giver vikaren besked. Bagefter kigger Marianne på dagens program. I dag skal hun vise et hold forældre rundt, som via den digitale pladsanvisning har ønsket at besøge institutionen. Der er en note om, at barnet har mælkeallergi det skal hun huske at vende med forældrene. Efter fem minutter på kontoret er hun klar til at være sammen med børnene. 2 Digitaliserings- og Kanalstrategi

4 Digitaliserings- og Kanalstrategi Indhold Indledning... 3 Formål... 3 Vision og fokus... 4 Strategiske indsatser, mål og succeskriterier... 5 Forankring og opfølgning... 9 Bilag... 9 Indledning I Danmark er vi ambitiøse, når det handler om at digitalisere og bruge ny teknologi til velfærdsydelser. Der er intensiv fokus på at øge velfærden ved at bruge de nye digitale muligheder til at udvikle og effektivisere. Samtidig skubber lovgivning til hele området ved at stille en række konkrete krav. Der er ingen tvivl om, at vi i Danmark ønsker at være blandt de mest digitale lande i verden. De seneste år er der blevet skruet op for kravet om at kommunikere digitalt med det offentlige. Både for borgere og virksomheder. Og der er en helt enkel grund til, at kravene bliver skærpet: Fordi det er nødvendigt. Fokus bliver yderligere øget nu i forhold til at inddrage digitalisering og velfærdsteknologi i velfærdsydelserne med den fællesoffentlige strategi for digital velfærd Der er flere, der forlader arbejdsmarkedet, og færre til at levere velfærdsydelser. Samtidig er der stramme økonomiske rammer samt høje og stigende forventninger til kvaliteten af ydelserne. Vi skal levere samme service for færre midler eller bedre service for samme midler. I Silkeborg Kommune er vi også ambitiøse. Denne strategi sætter kursen for de kommende års udvikling. Strategien skal sikre, at vi bevarer overblikket og skaber sammenhæng i indsatsen. Derudover skal strategien skabe et solidt grundlag for at prioritere indsatserne. Strategien understøtter de nationale strategier. Dels kommunernes digitaliseringsstrategi samt den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og dels den kommende strategi for digital velfærd, der blev lanceret 30. september Digitaliserings- og Kanalstrategien samler her kommunens tidligere Service- og Kanalstrategi og tidligere Digitaliseringsstrategi til én strategi. Formål Borgere og virksomheder stiller hele tiden større krav til tilgængelighed, mobilitet, sammenhæng og kvalitet i de kommunale velfærdsydelser. Når vi samtidig arbejder med en 3 Digitaliserings- og Kanalstrategi

5 stram, økonomisk ramme, kræver det en målrettet indsats. Det gælder for området for digital velfærd, såvel som de kanalstrategiske og administrative områder. Indsatserne på det digitale område er både rettet mod borgere og institutioner samt medarbejdere og ledelse i Silkeborg Kommune. Vi vil skabe mere velfærd for borgeren ved at udbrede og øge intensiteten på projekter som har fokus på digital velfærd. De erfaringer, der allerede findes på området, skal udbredes og projekterne skal forankres bredt i organisationen. Borgerne skal opleve, at mere velfærdsteknologi sætter dem i stand til selv at mestre mere i hverdagen. Når man i højere grad kan klare sig selv, bliver man mere uafhængig og får ofte også en højere livskvalitet. Vi er opmærksomme på, at medarbejderens motivation og indstilling til at bruge nye løsninger er drivkraften bag enhver forandring. Medarbejderen er nøglen til succes, når det gælder digitaliseringen af offentlige. Derfor vil vi sætte fokus på at udvikle interne processer og tænke mere i effektivisering af opgaver. Medarbejderne skal være forberedte og klar til at gøre brug af flere digitale velfærdsløsninger. Medarbejderne skal yderligere kunne rådgive borgeren bedst muligt om digitale selvbetjeningsløsninger. Vision og fokus Med denne strategi fokuserer vi først og fremmest på at skabe bedre velfærd for borgeren. Strategien rummer samtidig et indadrettet fokus på den interne administration og sagsbehandling og dermed også hverdagen for ledere og medarbejdere. Vores vision i Silkeborg Kommune er: Vi udvikler, fornyr og effektiviserer de kommunale velfærdsydelser og henvendelseskanaler Hvis vi skal opfylde visionen, kræver det en højere grad af digitalisering i kommunen, og at vi styrker den digitale velfærd og brugen af velfærdsteknologi. Derfor vil vi arbejde på at forankre digitale projekter på tværs af kommunen og i den enkelte afdeling og stab for at øge den digitale kultur og modenhed i hele organisationen. 4 Digitaliserings- og Kanalstrategi

6 Vi udvikler, fornyr og effektiviserer de kommunale velfærdsydelser og henvendelseskanaler Sammenhæng og åbenhed Mere digital velfærd med teknologi Digital kultur skaber udvikling og fornyelse Fremme videndeling og samarbejde Teknologi udnyttes optimalt Ekstern digital kommunikation Vi ønsker samtidig at indgå i forpligtende fællesskaber med andre kommuner, især når vi udvikler løsninger til kerneområderne. Fælles løsninger giver et bredere afsæt, dels i forhold til effektiviseringspotentialer og dels i forhold til at henholdsvis udvikling og udbud kan foregå i samarbejde på tværs af kommuner. Derfor vil samarbejdet med andre kommuner få indflydelse på strategiske beslutninger. Vi fokuserer på: - Hvordan kan velfærdsydelserne i Silkeborg Kommune effektiviseres, optimeres og udvikles ved hjælp af digitale velfærdsløsninger? - Hvordan kan Silkeborg Kommune sikre en tilgængelig, kvalificeret og omkostningseffektiv borgerbetjening ved at udnytte både analoge og digitale henvendelseskanaler? - Hvordan kan Silkeborg Kommunes interne arbejdsgange og arbejdskultur effektiviseres og udvikles ved hjælp af digitalisering? At bruge flere digitale løsninger og ny teknologi i hverdagen betyder samtidig store forandringer for borgere, virksomheder og medarbejdere. Alle skal kunne følge med, når der sker store forandringer. Derfor tager strategien højde for, hvor store skridt vi kan tage ad gangen på vej mod øget digitalisering, som betyder, at det offentlige kan tilbyde de samme velfærdsydelser for færre ressourcer eller bedre kvalitet i velfærdsydelsen for de samme ressourcer. Strategiske indsatser, mål og succeskriterier Hvert strategisk pejlemærke har en målsætning og en række succeskriterier. De seks strategiske pejlemærker er suppleret med indsatsområder, som understøtter strategiens målsætninger og succeskriterier. Hvert indsatsområde er understøttet af handleplaner. En komplet oversigt over de strategiske pejlemærker, indsatsområder og dertil knyttede handleplaner ses i bilag 1: Strategi og handleplaner, hvor handleplanerne foreløbigt gælder for resten af indeværende år og Herunder præsenteres de seks pejlemærker, de underliggende indsatsområder og målsætninger samt succeskriterier for hvert enkelt pejlemærke. 5 Digitaliserings- og Kanalstrategi

7 Pejlemærke 1: Sammenhæng og åbenhed Fælles løsninger, fordi det giver sammenhæng Fælleskommunal rammearkitetur, der giver retning Åbne data Bedre sammenhæng og åbenhed mellem systemer og løsninger. Vi skal sikre, at de samme oplysninger kun skal indtastes én gang, og at det er nemt at finde nødvendige oplysninger på kommunens platforme både for borgere og medarbejdere. Det vil effektivisere og højne kvaliteten af sagsbehandlingen. Vi vil samarbejde om fælles løsninger med andre kommuner for at skabe bedre sammenhæng på tværs af kommuner. Succeskriterier: Borgeren oplever, at sagsbehandlingen er mere effektiv og af højere kvalitet. Medarbejderen oplever en bedre og mere effektiv arbejdsgang, der øger kvaliteten af sagsbehandlingen. Medarbejderen kan lettere finde de nødvendige oplysninger, fordi relevante systemer er tilgængelige. Systemerne fungerer og leverer de rette informationer. Pejlemærke 2: Teknologi udnyttes optimalt Borgere og medarbejdere i fokus Styr på itsikkerhed Eksisterende løsninger bruges optimalt Nye digitale processer, fordi det er effektivt Digitale løsninger skal tage udgangspunkt i borgerens og medarbejderens behov. Vi skal sikre, at borgeren får adgang til egne oplysninger og udvikle brugervenlige selvbetjeningsløsninger, der også fungerer på mobilen. Og vi skal sikre, at medarbejderne har digital adgang til så mange informationer som muligt. Succeskriterier: Borgere og medarbejdere oplever, at it-systemer og digitale løsninger er nemme at bruge. Medarbejderen behøver som udgangspunkt ikke at indtaste oplysninger manuelt. 6 Digitaliserings- og Kanalstrategi

8 Medarbejderen oplever, at der er digital adgang til information og værktøjer, der kan lette hverdagen og at det er nemt at dele sin viden med kollegaer. Min 80 procent af alle ansøgninger og anmeldelser fra borgere sker digitalt i Silkeborg Kommune følger den nationale plan for udbredelsen af obligatorisk digital selvbetjening (bølgeplanen). Pejlemærke 3: Fremme videndeling og samarbejde Tværgående samarbejde, fordi det er fremtiden Hjælp til et kvalificeret valg Medarbejderen bruger digitale værktøjer, fordi det fungerer og gør det nemmere at samarbejde og dele viden på tværs af organisationen. Vi skaber bedre sammenhæng og højere effektivitet i hverdagen ved at digitalisere processer og arbejdsgange. Succeskriterier: Alle medarbejdere har adgang til den samme kommunikations- og samarbejdsplatform Alle medarbejdere bruger den samme platform til at kommunikere og søge informationer internt og til at samarbejde og videndele på Pejlemærke 4: Digital kultur skaber udvikling og fornyelse Nytænkning, fordi vi vil videre Forventninger til it-kompetencer Tydelig digital ledelse Digitaliseringsprojekter giver værdi Ledere og medarbejdere i Silkeborg Kommune har en positiv tilgang til digitalisering. Vi bruger ny teknologi og er villige til at afprøve og afsøge nye muligheder. Der er plads til at tage chancer og tid til nytænkning. Ledelsen er med til at inspirere til og indføre en digital kultur. Succeskriterier: Medarbejderen er motiveret til at eksperimentere med nye digitale løsninger og har værktøjerne, der hjælper til at tænke i nye baner. Medarbejderen oplever, at ledelsen sætter kursen mod at opnå digitale målsætninger. 7 Digitaliserings- og Kanalstrategi

9 Fra 2015 kan det dokumenteres, at der er høstet reelle gevinster som følge af digitaliserings- og teknologiprojekter. Det kan enten måles på, om kvaliteten er blevet højere, eller om det har resulteret i mere effektiv hverdag. Pejlemærke 5: Mere digital velfærd med teknologi Styrke den digitale velfærd De digitale løsninger skal medvirke til, at borgerne føler sig mere uafhængige, fordi de kan mestre hverdagen. Samtidig skal digitale løsninger øge børn og unges motivation til at lære. For medarbejderne kan det handle om at få mere tid eller om at øge kvaliteten i arbejdet. Vi vil blive ved med at tilbyde borgeren, eleven eller den pårørende gode løsninger for på den måde at fastholde velfærden. Allerede igangsatte afdelingsvise initiativer på velfærdsteknologiområdet i henholdsvis Sundhed og Omsorg samt Handicap og Psykiatri er en del af den strategi for digital velfærd, der udarbejdes fremadrettet. Den kommende strategi for digital velfærd går på tværs af kommunens afdelinger og stabe og inkluderer de lokale handleplaner eller kvalitetsmål. Succeskriterier I 2014 er en bredt forankret strategi og handleplaner for digital velfærd udarbejdet i Silkeborg Kommune Pejlemærke 6: Ekstern digital kommunikation Borgeren skubbes og hjælpes Sammenhængende oplevelse Hjælp til selvhjælp Borgeren klædes på Det er slut med papirblanketter og brevpost i Vi kommunikerer digitalt med borgere, foreninger og virksomheder via Digital Post. Vi sørger for hjælp til dem, der ikke kan selv. Vores medarbejdere er klædt på til at yde den bedste rådgivning og vejledning i forhold til de digitale løsninger til borgerne. Succeskriterier: Al virksomhedskommunikation sker digitalt i procent af udgående post, der kan sendes digitalt bliver sendt digitalt i Digitaliserings- og Kanalstrategi

10 Min. 80 procent af alle ansøgninger og anmeldelser sker digitalt i 2015 Forankring og opfølgning Digitaliserings- og Kanalstrategien er først og fremmest et værktøj til ledere. Strategien skal give et fælles billede af, hvor vi er på vej hen og hvad der skal til, for at nå vores mål. Den skal sikre, at vi bevarer overblikket over indsatserne, at der er sammenhæng imellem dem, og at vi har et solidt grundlag for at prioritere indsatserne. Ledelsen i Silkeborg Kommune er forpligtede til at sikre, at de beskrevne planer bliver til virkelighed. Medarbejderne spiller samtidig en stor rolle, især når det gælder samarbejde på tværs af organisationen. Forudsætningen for, at vi kommer i mål med indsatserne er derfor, at vi er indstillet på at løfte opgaven i fællesskab. Vi vurderer strategiens pejlemærker undervejs i dens levetid for at sikre aktualitet, fordi området for den digitale velfærd er i konstant og hastig udvikling. Vi laver årlige evalueringer af handleplaner, hvor vi følger op på, hvordan det går med aktuelle aktiviteter og hvilke aktiviteter, der skal suppleres med. Nye handleplaner skal godkendes af Direktionen. IT- og Digitaliseringschefen er ansvarlig for opfølgning af strategi og handleplaner. Bilag Bilag 1: Handlingsplan 9 Digitaliserings- og Kanalstrategi