IndFak Disponent manual

Transkript

1 IndFak Disponent manual

2 1. Disponentens arbejdsopgaver Indledende forklaring til IndFak Indkøbsprocessen Varemodtagelse Fakturaprocessen Opsamling Login Personlige forside Hurtig menu Personlige indstillinger Opsætning Automatisk kontering Skift adgangskode E mail notifikationer Søge dokumenter Søg rekvisition Søg ordre Søg faktura Søg kreditnota Søg fritekst Behandling af ordre til godkendelse gennemgå og behandle ordre Kontering på ordrelinjer Opsplitte ordrelinje Redigere i opsplittede linjer Send ordre linje til godkendelse hos anden disponent Godkend en faktura Gennemgå faktura Faktura hoved Fakturalinjer Forsendelses muligheder

3 4.1.4 Godkendelses kvittering Kontering på fakturalinjer Opsplitte en faktura Send fakturalinje til godkendelse hos en disponent Sammenlægning af fakturalinjer Faktura fejl match Manuel godkendelse af faktura automatch fejlet Behandle en faktura fejl match Genåbning af en afvist faktura Find afvist faktura og genåbn Godkend en kreditnota Gennemse kreditnota Kreditnota hoved Kreditnotalinjer Forsendelses muligheder Godkendelses kvittering Tilknyt faktura til kreditnota Manuel kreditnota godkendelse ved fejl match Behandle en kreditnota fejl match Godkend et udlæg Gennemgå og behandle udlæg Varemodtagelse og Godkendelse af faktura i en arbejdsgang

4 1. Dispo onenten ns arbejjdsopga aver Som dispon nent består din primæree arbejdsopggave i IndFaak i at godkende dokum menter inden n de sendess videre fra In ndfak til entten leverandør eller til betaling i Navvision. Primæ ært skal følgeende opgave er udføres aff disponenten: ndøren. 1. Afgøre om ordrren kan sendes til leveran ura eller kred ditnota kan sendes s til be etaling. 2. Afgøre om faktu m ordre og faktura f er acceptable. 3. Afgøre om diffeerencen ved faktura matcch fejl mellem æg kan tilbaggebetales. 4. Afgøre om udlæ 1.1 Indleedende fo orklaring g til IndFa ak Velkommen n til IndFak! Du skal nu til t at anvende IndFak, som m et redskab b til at løse nogle n af dine arbejdsopgaaver. IndFak anvendes primært til at håndtere Statens elekktroniske indkøb og faktu urahåndterin ng. For at du kan opnå de en største or IndFak, vil dette indledende afsnitt forsøge at forklare, f hvo ordan IndFakk fungerer; se et fra et forståelse fo helikopterp perspektiv. IndFak er ett system, som m er bygget op om noglee fastlagte prrocesser, hvo or der indgårr nogle rollerr. En rolle tildeles en bruger, b for att denne kan udføre en del af processsen. En rolle fx en indkøb ber rolle give er altså brugeren reettigheder till at udføre no ogle fastdefiinerede opgaaver. Det er muligt for en n bruger at fåå tildelt flere roller, og brugeren n kan såledess udføre fleree opgaver. I de nedensstående afsnit vil indkøb og fakturahååndterings processerne i IndFak forkllares ud fra et e overordnet perspektiv Ind dkøbsproccessen I IndFak er det d muligt att afsende en ordre til leverandøren. Inden I ordren n afsendes, sså vil en rækkke roller skulle ind ovver. Det ser derfor sådan n ud: En bruger med m rollen rrekvirent haar et behov. Rekvirenten opretter en rekvisition o og sender de en til en indkøber. En bruger meed rollen ind dkøber behaandler rekvissitionen og det d er nu bru ugerens prokura, som s sendes til t leverandøren eller om m den skal godkendes af een bruger me ed afgør om reekvisitionen skal rollen disp ponent. Der behøver altsså ikke væree en bruger med m disponeent rolle ind de over en re ekvisition. 4

5 n brugeren selv s oprette rrekvisitionen n, behandle Hvis en brugger har rollerne rekvirent og indkøber, så kan den og ladee sin prokura afgøre om rekvisitionen r n sendes til le everandøren n eller om deen skal godke endes af en bruger med d rollen disp ponent. Brugeren skal have rollerne rekvirent og indkøbeer fordi rekvvirent rollen udtrykker, hvem h der har behovet Varremodtag gelse Når den afsendte ordre modtages, så s er det vigttigt at varem modtagelsen registreres i IndFak. Da det d var m rollen reekvirent som m havde beh hovet, så vil det d også værre denne bru uger, som skal registrere brugeren med varemodtaggelsen i IndFak. Da det ikkke altid er brugeren med d rollen rekkvirent, som m forestår varemodtaggelsen, så er det også mu uligt for en bruger b med rollen varem modtager att registrere varemodtaggelsen i IndFak. Det er viggtigt for faktturaprocesse en, at ordren n er registreret som varem modtaget i IndFak Fak kturaproccessen I IndFak vil en e faktura fo orsøge at maatche med deen varemodttagne ordre. Hvis fakturaa og ordre matcher med hinanden ogg der ikke err nogen diffeerence mellem ordre og faktura, f så kaan fakturaen n autogodken ndes og sendes til bogføring i Naavision. Såfreemt der er en difference mellem ordre og fakturaa, så kan faktturaen ikke ndes, men skkal manuelt godkendes g af en bruger med m dispon nent rollen. autogodken Hvis en ordre ikke er afggivet i IndFakk, men fx oveer telefonen, så kan fakturaen ikke fiinde ordren i IndFak, og bes et match h mellem fakttura og ordre. Fakturaen n skal derfor behandles med m der kan derrfor ikke skab følgende ro oller: En bruger med m rollen FFakturafordeeler vil findee den modtaggne faktura i IndFak, og vvideresende den til en bruger med d rollen rekvvirent. Bruggeren med ro ollen rekvire ent vil skullee bekræfte vvaremodtage elsen på fakturaen, og o sende den n videre til en bruger meed rollen dissponent, som skal godkeende fakturaaen inden den bogførees i Navision Opssamling Formålet med m ovenståeende afsnit har været at give g et overo ordnet indbliik i hvordan IndFak funge erer. Hvis du ønsker en e mere udtø ømmende fo orklaring af den enkelte brugers b arbejjdsopgaver o og mulighede er i IndFak, så henvises der til brugeermanualen for den enkeelte rolle. 5

6 1.2 Login Når du skal logge ind i IndFak, skal du taste virksomhed, brugernavn og password. Hvis du er i tvivl om disse oplysninger kan din systemadministrator hjælpe dig. Du skal være opmærksom på, at din systemadministrator af sikkerhedsmæssige årsager kan have sat alle adgangskoder til at udløbe i løbet af X antal dage, hvilket betyder, at IndFak kan bede om, at du ændrer din nuværende adgangskode. Du skal huske på, at adgangskoden til IndFak skal indeholde store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 1.3 Personlige forside I IndFak har du din egen personlige forside. På forsiden har du under Igangværende arbejde mulighed for at få overblik over alle de dokumenter, som du har modtaget. Når du arbejder med et dokument, har du mulighed for at gemme det, således at du fx kan gå til frokost uden at bekymre dig om at nogle informationer forsvinder. Når du har gemt et dokument, vil det ligge under Gemte dokumenter på din forside. I Quicks Search kan du hurtigt søge efter ordre eller fakturanummer. 6

7 Yderst i højre side af skærmen finder du en informationsboks, hvor det er muligt at hente vigtige informationer omkring IndFak status. I navigeringsbaren har du en række navigeringsmuligheder. Navigeringsbaren tilpasses efter de roller, som du har fået tildelt. Hvis du har fået tildelt roller i flere organisationsenheder, har du mulighed for at skifte organisationsenhed fra din forside. Øverst i højre hjørne af skærmbilledet finder du dags dato, dit navn og brugernavn, samt hvilken organisatorisk enhed du befinder dig i. Hvis du fører din markør henover dit navn, har du mulighed for at se, hvilke roller du har i den pågældende organisation. Du skal være opmærksom på, at du kan have fået tildelt Hurtig menu I IndFak har du også mulighed for at anvende en hurtig menu fra din personlige forside. Med hurtigmenuen har du mulighed for at behandle et dokument uden at åbne det. Du skal eksempelvis blot markere ordren i venstre side og herefter klikke på en relevant knap i hurtig menuen. Du skal være opmærksom på, at det ikke er alle knapper i hurtig menuen, der er relevante for det dokument, som du skal behandle. NB: Det anbefales naturligvis, at du gennemgår dokumentet inden du videresender det. 1.4 Personlige indstillinger Hvis du klikker på indstillinger, vil du få mulighed for at tilrette de personlige indstillinger. Som skærmbilledet viser, har du 4 faner under indstillinger: 1. Opsætning 2. Automatisk kontering 3. Skift adgangskode 4. E mail notifikationer 7

8 1.4.1 Opsætning Hvis du fx skal på ferie, og du ønsker at en kollega skal varetage dine opgaver, så kan du her vælge din kollega som stedfortræder. Som stedfortræder kan en anden person overtage dine roller i Indfak. Det vil blive registreret på dokumentet, at det er din stedfortræder, som har udført opgaven. Din stedfortræder vil ligeledes modtage alle dine E mail notifikationer. Du har også mulighed for at ændre sprog. Her kan du vælge imellem dansk, engelsk, norsk og svensk. Nederst i skærmbilledet kan du vælge en standardadresse, som automatisk vil blive påført, hvis du opretter en rekvisition eller ordre Automatisk kontering Under fanen Automatisk kontering har du mulighed for at opsætte en standard kontering, som vil blive påført på de dokumenter, som du opretter eller får tilsendt, såfremt en kollega ikke allerede har udfyldt konteringsfeltet. På billedet vil du opleve, at enkelte felter er Låst for editering. Dette skyldes, at systemadministratoren har valgt, at du ikke må anføre en standard kontering for den pågældende dimension. Du kan således opleve, at alle felter er Låst for editering. NB: Du skal være opmærksom på, at opsætter du Automatisk kontering, så vil værdierne blive påført på linjekonteringen. Det kan have konsekvens, hvis ikke alle obligatoriske felter kan udfyldes. Det skyldes, at når linje kontering er påbegyndt, så skal den færdig udfyldes Skift adgangskode Du har altid mulighed for, at ændre din adgangskode til IndFak under fanen Skift adgangskode. Du skal huske på, at adgangskode til IndFak skal indeholde både store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. 8

9 NB: Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren E mail notifikationer I IndFak er det muligt at opsætte specifikt hvilke E mail notifikationer, du ønsker at modtage, såfremt systemadministratoren tillader det. På billedet ses det ved, at brugeren kun har mulighed for at redigere i et felt. Såfremt du ikke ønsker, at modtage nogle af de E mail notifikationer, som du er opsat til at modtage, skal du kontakte din systemadministrator og bede denne om at fravælge dette for dig. I feltet E mailadresse skal du anføre den adresse, som du ønsker at modtage dine mails på. 2. Søge dokumenter Under Søgning navigeringsbaren øverst i skærmbilledet har du mulighed for, at søge efter dokumenter IndFak. Det kan fx være en faktura eller en ordre, som du tidligere har behandlet. Det er muligt for systemadministratoren at afgøre, om du skal have mulighed for at søge efter dokumenter, som dine kollegaer har behandlet. 9

10 2.1 Søg rekvisition Under fanen Søg rekvisition har du mulighed for, at fremsøge tidligere behandlet rekvisitioner. Du kan fx søge på Rekvisitionsnummeret. Hvis du ikke kan huske de specifikke numre, har du også mulighed for at indsnævre dit søgeresultat ved vælge Organisation, Rekvirent samt Rekvisitionsstatus. Du kan enten kombinere dine søgekriterier eller blot søge på et enkelt kriterium. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du trykker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. Hvis du klikker på Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 2.2 Søg ordre I Søg ordre kan du søge efter et specifikt ordrenummer. Du kan også finde ordren ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du trykker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. Du har også mulighed for at vælge, om du vil søge efter en ordre, som er ikke disponerede, hvilket betyder, at en disponent ikke har godkendt ordren, inden den er sendt til leverandøren. Ligeledes har du mulighed for, at vælge om du kun ønsker at søge på ordrer, som er oprette af dig. Hvis du marker Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 10

11 2.3 Søg faktura I Søg faktura kan du søge efter et specifikt fakturanummer. Du kan også forsøge, at finde dokumentet ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for, at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du trykker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. I feltet Fakturatotal inkl. moms har du mulighed for at søge efter beløbet på en faktura. Hvis du sætter flueben i Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 2.4 Søg kreditnota I Søg kreditnota kan du søge efter et specifikt kreditnotanummer. Du kan også forsøge, at finde dokumentet ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for, at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du trykker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. Hvis du sætter flueben i Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 11

12 2.5 Søg fritekst Under fanen Søg fritekst kan du søge på indhold i fx ordrer, fakturaer og kreditnotaer. Hvis du fx blot husker enkelte dele af indholdet i en fakturalinje, kan du indtaste det i Søg fritekst feltet og på den måde finde frem til det ønskede dokument. Du har mulighed for at begrænse dit søgeresultat ved at vælge, hvilken dokumenttype du ønsker at søge efter fx en faktura. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har indtastet. 3. Behandling af ordre til godkendelse Når du modtager en ordre fra en indkøber, som kræver din godkendelse, så vil du modtage en E mail notifikation. I E mailen vil der være et link, som sender dig til IndFak login siden. Når du er logget ind, vil du komme direkte ind på den ordre, som du skal godkende. Ordren vil du også kunne finde på din personlige forside. 12

13 3.1 gennemgå og behandle ordre Når du åbner en ordre vil den blive præsenteret for dig, som ovenstående skærmbilleder viser. Du skal bl.a. være opmærksom på følgende ting når du gennemgår ordren: Datoer Fakturerings og leveringsadresse 13

14 Som Disponent er din opgave og ansvar, at ordren er rigtig konteret. I IndFak er der muligt at angive en hovedkontering, som gælder for alle ordrelinjerne, medmindre der er angivet en linjekontering. Det er også muligt, at lave en linjekontering for den enkelte ordrelinje. Vær opmærksom på, at når en linjekontering er påbegyndt, så skal obligatoriske linjer udfyldes. Se hvordan der konteres på en ordrelinje i næste afsnit 3.2 Kontering på ordrelinjer. 14

15 I bunden af ordren har du følgende navigerings muligheder: Send til en anden disponent Du har mulighed for, at sende hele ordren til godkendelse hos en anden bruger med disponent rolle, hvis du mener denne er bedre egnet til at godkende ordren. Gem ordre Du kan gemme ordren, hvis du fx bliver forstyrret. Du vil kunne finde den gemte ordre på din forside. Ordren vil forsvinde, når du godkender eller afvise ordren. Godkend Godkend ordren, når du har udfyldt alle påkrævede felter, og kontrolleret hoved og linjekonteringen. Såfremt du har påført en disponent på ordren linje, så vil ordrelinjen blive sendt til denne, når du trykker Godkend. Se hvordan du påføre en linje disponent i Afsnit 3.3 Send ordre linje til godkendelse hos anden disponent. Afvis Afvis ordren hvis du ikke mener, at købet kan retfærdiggøres. 15

16 3.2 Kontering på ordrelinjer Hvis du ønsker, at der skal konteres på en enkelte ordrelinje, så skal du trykke på ikonet ud for den pågældende linje. Herved vil du få nedenstående skærmbillede, og det vil være muligt for dig, at kontere på linjen. Når du har udfyldt linje konteringen, skal du trykke på ikonet for at gemme. Du skal huske på, at når linjekonteringen er påbegyndt, så skal alle påkrævede felter udfyldes. Du kan kende de påkrævede felter ved, at de er markeret med en lyseblå farve. Når du har trykket får du den oprindelig linje frem igen. Hvis der er angivet et ud for linjen betyder det, at der er påført en kontering på linjen. 16

17 3.3 Opsplitte ordrelinje I IndFak er det muligt at opsplitte en ordrelinje, og på denne måde gøre det muligt, at fx fordele udgifterne på forskellige afdelinger. Hvis du ønsker at splitte en linje, så skal du trykke på split ikonet ud for den linje, du ønsker at splitte. I det markerede felt ser du den linje, som du ønsker at opsplitte. Nederst i højre hjørne af det markerede felt ser du split knappen, samt et felt hvor det er muligt at angive hvor mange linjer, du ønsker at splitte linjen i. Som udgangspunkt vil der altid stå 3, men det du ændrer til det, du ønsker. Når du har angivet det ønskede tal, så skal du trykke Split. 17

18 Når du har trykket split vil du se, at linjen nu at delt sig det ønskede antal. Som udgangspunkt vil linjer altid blive opdelt i lige store dele. Du har dog mulighed for, at redigere i opdelingen. Se næste afsnit Redigere i opsplittede linjer Ved at trykke på ikonet ud for den pågældende linje vil du få mulighed for at redigere i opdelingen. Du skal huske på, at antallet skal stemme overens med den oprindelige linje. Når du er færdig med, at redigere linjen, så tryk for at gemme. Når du er færdig med opsplitningen, så tryk Gem nederst i højre hjørne af skærm billedet. Du har også hele tiden mulighed for at trykke Fortryd, hvis du alligevel ikke ønsker at splitte. 3.4 Send ordre linje til godkendelse hos anden disponent I IndFak er det muligt, at sende en enkelt ordrelinje til godkendelse hos en anden bruger med disponent rollen. Ved at trykke på ikonet ud for den pågældende linje får du ovenstående skærmbillede, hvor det vil være muligt for dig, at vælgende en anden disponent til at godkende den pågældende linje. Det er 18

19 ligeledes muligt at vælge en leveringsadresse for ordrelinjen. For at afslutte handlingen, skal du trykke på ikonet for at gemme. 4. Godkend en faktura Når du modtager en faktura, som kræver din godkendelse inden den videresendes til betaling i Navision, så vil du modtage en E mail notifikation. I E mailen vil der være et link, som sender dig til IndFak login. Når du er logget ind, vil du komme direkte ind på den faktura, som du skal godkende. Fakturaen vil du også kunne finde på din forside. 4.1 Gennemgå faktura Når du modtager en faktura, så skal du gennemgå den og herudfra afgøre hvorvidt, du kan godkende den. Du kan opdele gennemgangen af fakturaen i tre dele: Faktura hovedet: I faktura hovedet, som er den øverste del af fakturaen finder du generelle informationer om fakturaen. Faktura linjer: På fakturalinjerne har du bl.a. mulighed for at rediger og opsplitte. Forsendelsesmuligheder Du har altid mulighed for, at sende faktura tilbage til afsender eller videre til en anden person. Du kan læse mere om hvordan en faktura gennemgås i de kommende afsnit. 19

20 4.1.1 Faktura hoved Når du som disponent skal du være opmærksom på følgende når du gennemgår den øverste del af en faktura, faktura hovedet. Ordre kontraktnummer: Det er muligt at tilknytte et ordre eller kontraktnummer til fakturaen. Herved kan du matche de dokumenter, og på denne måde sammenligne dem. Kommentar: I kommentar feltet kan du påføre en kommentar. Det anbefales at du skriver en kommentar, såfremt du sender fakturaen videre til en anden person, således at denne kender din begrundelse for at modtage fakturaen fra dig. Historik: I historik feltet har du mulighed for at se, hvem fakturaen tidligere har været hos. Hoved kontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælder for hele fakturaen, medmindre der er påført en linjekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan være udfyldt af fakturafordeler eller en rekvirent, når du modtager fakturaen. Da du også har mulighed for at redigere i hovedkontering, så er det dig, som har den endelig ansvar for, at konteringen er rigtig udfyldt. 20

21 4.1.2 Fakturalinjer På fakturalinjer skal du være opmærksom på hvad, der bliver faktureret for. På den enkelte fakturalinje har du mulighed for at påføre en linjekontering og en linjedisponent. Ligeledes har du mulighed for, at opsplitte den enkelte fakturalinje i flere underlinjer. Se hvordan i de kommende afsnit. Hvis der er angivet et for linjen betyder det, at der er påført en kontering på linjen. ud Forsendelses muligheder Når du modtager en faktura, så har du flere forsendelses muligheder. Retur til fakturamanager Anvend Retur til fakturamanager, når du mener at fakturaen er sendt til den forkerte organisationsenhed, eller hvis du er i tvivl. Send til rekvirent Brug Send til rekvirent, hvis du ikke kan forstå, hvorfor du har modtaget fakturaen. Du har mulighed for at sende retur til den person, som sendte dig fakturaen, men også vælge en anden rekvirent. Send til en anden disponent Send til anden disponent, hvis du mener det er en anden disponent, som burde have haft fakturaen. Gem faktura Du har mulighed for at gemme en fakturaen på din personlige forside, imens du behandler den. Fakturaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. Konverter til manuel Konvertere fakturaen til manuel hvis du ikke mener, at fakturaen har de korrekte informationer, hvis du ønsker at sammenlægge fakturalinjer. Se mere i afsnit 4.5 sammenlægning af fakturalinjer. Afvis faktura Du kan kun afvise en faktura, hvis du mener, at leverandøren har lavet en fejl på fakturaen. Når du afviser en faktura, så vil den skifte status til Faktura afvist, og du skal derfor kontakte leverandøren, og forklare, hvorfor du har afvist fakturaen og evt. bede om en kreditnota og faktura. Husk at bede leverandøren om at anføre fakturanummeret på kreditnotaen, så kreditnota og faktura kan sammenkobles. Godkend faktura Godkend en faktura når du mener, at fakturaen er udfyldt korrekt. Når du godkender en faktura, så vil den blive sendt til betaling. Du skal huske på, at du som disponent har ansvaret for, at fakturaen 21

22 kan betales, og at kontering er korrekt udfyldt. NB: Såfremt du har påført en disponent på en fakturalinje, så vil linjen først skulle godkendes af den anden disponent, inden den kan sendes til betaling Godkendelses kvittering Når du har godkendt en faktura, så vil du modtage en bekræftelse på at fakturaen er godkendt og sendt til betaling. Du har mulighed for at printe fakturaen, men de anfaldes ikke at gøre det. Du har altid mulighed for, at finde fakturaen på et senere tidspunkt i IndFak. Det er ligeledes heller ikke et krav fra Rigsrevision, at printe en godkendt faktura. 4.2 Kontering på fakturalinjer Du kan vælge at angive konteringen på fakturalinjerne. Dette gøres ved at trykke på ikonet pågældende fakturalinje. ud fra den Fakturalinjen åbnes herefter, og du har mulighed for at påføre linjen kontering og angive en note til fakturalinjen. 22

23 Når du har angivet din kontering, afslutter du med at klikke på ikonet kontering gemt.. Hermed er din fakturalinje 4.3 Opsplitte en faktura Som disponent har du mulighed for at splitte en fakturalinje op i flere fakturalinjer. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Du kan vælge hvor mange linjer fakturaen skal splittes op i. Dette gøres ved at angive antallet i feltet til højre for knappen Split. Klik dernæst på knappen Split. Herefter vises de opsplittede fakturalinjer. Du har nu på samme vis mulighed for at editeree hver enkel af de opsplittede fakturalinjer. Dettee gøres ved at klikke på ikonet. Se afsnit: 4.2 Kontering på fakturalinje. 23

24 Hermed har du mulighed for påfører kontering og redigere i antallet eller total på hver enkel opsplittet fakturalinje. NB! Ændrerr du i antal eller total på de opsplittede fakturalinjer, skal summeringen til slut give det samme antal og total, som står på den oprindelige fakturalinje. Husk at afsluttet ved at klikke på ikonet. Når du har færdigbehandlet dine opsplittede fakturalinjer, skal du afslutte med knappen Gem. Vil du derimodd annullere fakturasplitte et, skal du klikke på knappen Fortryd. Du returneres nu til forrige skærmbillede af fakturaen, hvor du kan se din fakturalinje er opsplittet i x antal fakturalinjer. 24

25 4.4 Send fakturalinje til godkendelse hos en disponent Du kan vælge at sende dine fakturalinjer til forskellige disponenter i IndFak. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Bemærk at du kun kan vælge de disponenter, der har prokura til at godkende beløbet, som fakturalinjen lyder på. Du har nu mulighed for at angive en disponent på fakturalinjen. Klik i feltet Disponent og vælg den ønskede disponent. Du behøver nødvendigvis ikke angive en disponent på hver enkel fakturalinje. Når du har valgt en disponent, skal du afslutte ved at klikke på ikonet. Når du godkender fakturaen, så vil de fakturalinjer, hvor der er valgt en disponent blive sendt videre til godkendelse hos disse/ dem. 4.5 Sammenlægning af fakturalinjer I IndFak har du mulighed for at sammenlægge fakturalinjer og herved sikrer en meree effektiv fakturahåndtering. Du har kun mulighed for at sammenlægge fakturalinjer, hvis du har konverteret fakturaen til en manuel faktura. Dvs. at du ikke kan sammenlægge fakturalinjer på det oprindelige fakturadokument, men kun på den manuelle version. Vi vil nu gennemgå, hvordan det er muligt, at konverter en faktura til manuel og herefter sammenlægge fakturalinjer. 25

26 Når du behandler en faktura, så vil du have mulighed for at konverter fakturaen til en manuel. Når du konverter fakturaen, så vil nummeret på den originale faktura bliver markeret med stjerner: ** fakturanummer **. Markeringen fortæller, at fakturaen er konverteret til manuel faktura, og du skal derfor ikke længere behandle dette dokument. Den nye manuelle faktura vil tilføjes som et faneblad øverst på fakturaen. Fanebladenes navne er Faktura for den originale faktura Fakturakopi for den nye faktura. 26

27 Vælg fanen Faktura kopi, og du vil nu have mulighed for at sammenlægge fakturalinjerne, og foretage den endelig behandling af fakturaen, på sammen måde som gennemgået i tidligere i dette afsnit. 5. Faktura fejl match I IndFak er det muligt at opnå match mellem en faktura og en ordre, som er afgivet i IndFak. I sådanne tilfælde er det muligt for fakturaen at autogodkendes, og herved sendes videre til betaling, uden at en person nødvendigvis behøver at godkende fakturaen. For at opnå en situation hvor fakturaen kan auto godkendes i IndFak, så skal en række krav overholdes. Følgende kriterier blive valideret ved faktura match: EAN nummer Ordrenummer Leverandørens CVR nummer Varenummer Enhedsbetegnelse Antal Pris Fakturalinje total Fakturatotal 27

28 Match tolerance(opsættes af systemadministratoren) I tilfælde hvor en faktura forsøger at automatches med en ordre i IndFak, men ikke har mulighed for det grundet forskel mellem faktura og ordre, så vil IndFak kræve, at fakturaen manuelt godkendes af en disponent. I næste afsnit vil vi gennemgå, hvordan du behandler en faktura som er automatch fejlet. NB: Såfremt der på ordren er afkrydset, at ordren ikke må automatches, så vil fakturaen også skulle godkendes manuelt. Det foregå på samme måde, som ved faktura matchfejl. 5.1 Manuel godkendelse af faktura automatch fejlet Når en faktura automatch fejler og kræver din godkendelse, så vil den ligge på din personlige forside. Du vil også modtage en E mail notifikation, såfremt du ønsker det. Når du modtager en faktura som er fejl matchet, så skal du tage stilling til, hvorvidt fakturaen kan godkendes alligevel. Det skal du gøre ved, at sammenholde fakturaen og ordren, og herudfra vurdere fakturaen alligevel kan godkendes, på trods af forskelle herimellem. For at finde differencen mellem ordren og fakturaen ved match fejl, har du mulighed for at sammenholde Faktura, ordre og varemodtagelsen. Klik på en af de 3 faner, for at se det enkelte dokument Behandle en faktura fejl match Når du modtager faktura som er fejl matchet, så har du følgende behandlingsmuligheder: 28

29 Send til en anden disponent Send til anden disponent, hvis du mener det er en anden disponent, som burde have haft fakturaen. Gem faktura Du har mulighed for at gemme en fakturaen på din personlige forside imens du behandler den. Fakturaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. Afvis faktura Du kan kun afvise en faktura, hvis du mener, at leverandøren har lavet en fejl på fakturaen. Når du afviser en faktura, så vil den skifte status til afvist kreditnota, og du skal derfor kontakte leverandøren, og bede om en kreditnota. Husk at bede leverandøren om at anføre fakturanummeret på kreditnotaen, så kreditnota og faktura kan sammenkobles. Godkend faktura Godkend fakturaen hvis du ikke mener, at forskellen mellem faktura og ordre er relevant, og når du mener at fakturaen er rigtig og udfyldt korrekt. Når du godkender en faktura, så vil den blive sendt til betaling. Du skal huske på, at du som disponent har ansvaret for, at fakturaen kan betales, og at kontering er korrekt udfyldt. 6. Genåbning af en afvist faktura Det er i forrige afsnit blevet belyst, at du har mulighed for at afvise en faktura, hvis du mener, at der er fejl på fakturaen. Når du afviser en faktura, så vil den skifte status til Faktura afivst. Da du afviste fakturaen, kontaktede du også leverandøren og bad denne sende en faktura, som kunne udligne hele eller en del af fakturaen. 6.1 Find afvist faktura og genåbn Anvend Søg faktura/ordre til at finde den faktura, som du ønsker at genåbne. Klik Genåbn 29

30 7. Godkend en kreditnota Når du modtager en kreditnota, som kræver din godkendelse inden den videresendes til Navision, så vil du modtage en E mail notifikation. I E mailen vil der være et link, som sender dig til IndFak login. Når du er 30

31 logget ind, vil du komme direkte ind på den kreditnota, som du skal godkende. Kreditnota vil du også kunne finde på din forside. 7.1 Gennemse kreditnota Når du modtager en Kreditnota skal gennemse, og herudfra afgøre hvorvidt du kan godkende den. Du kan opdele gennemgangen af Kreditnotaen i tre dele: Kreditnota hoved: I Kreditnota hovedet, som er den øverste del af Kreditnotaen finder du generelle informationer om Kreditnotaen. Kreditnota linjer: Forsendelsesmuligheder Du har mulighed for at sende Kreditnota tilbage til afsender eller videre til en anden person. Du kan læse mere om de tre ovenstående punkter i de kommende afsnit Kreditnota hoved Som Disponent skal du være opmærksom på følgende når du gennemgår den øverste del af en Kreditnota, Kreditnota hovedet. Fakturanummer: Det er muligt at tilknytte et ordre eller kontraktnummer til Kreditnotaen. Herved at det muligt at matche de dokumenter, og på denne måde sammenligne dem. Tilknyt faktura I IndFak har du mulighed for at tilknytte en kreditnota til en faktura og herved skabe en reference 31

32 mellem faktura og kreditnota. Du får på denne måde mulighed for at sammenligne faktura og kreditnota. I feltet indtaster du fakturanummeret og herefter trykker du Tilknyt faktura. Se også afsnit 7.2 Tilknyt faktura til kreditnota. Kommentar: I kommentar feltet kan du påføre en kommentar. Det anbefales at du skriver en kommentar, såfremt du sender kreditnotaen videre til en anden person, således at denne kan kende forudsætning for at modtage kreditnotaen fra dig. Historik: I historik feltet kan du se hvem kreditnotaen tidligere har været hos. Hoved kontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælde for hele kreditnotaen, medmindre der er påført en linjekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan være udfyldt af fakturafordeler eller en rekvirent, når du modtager kreditnotaen. Da du også har mulighed for at redigere i hovedkontering, så vil det være dig som har den endelig ansvar for at konteringen er rigtig udfyldt Kreditnotalinjer Under kreditnotalinjer skal du være opmærksom på hvad der bliver faktureret for. På den enkelte kreditnotalinje har du mulighed for at påføre en linjekontering og en linje disponent. Ligeledes har du mulighed for at opsplitte den enkelte kreditnota i flere underlinjer. Se hvordan i de kommende afsnit Forsendelses muligheder Når du modtager en kreditnota, så har du flere forsendelses muligheder. Retur til fakturamanager Anvend Retur til fakturamanager, når du mener at kreditnotaen er sendt til den forkerte organisationsenhed, eller hvis du er i tvivl. Send til rekvirent Brug Send til rekvirent, hvis du ikke kan forstå, hvorfor du har modtaget kreditnotaen. Du har mulighed for at sende retur til den person, som sendte dig kreditnotaen, men også vælge en anden rekvirent. Send til en anden disponent Send til anden disponent, hvis du mener det er en anden disponent, som burde have haft kreditnotaen. 32

33 Gem kreditnota Du har mulighed for at gemme en kreditnotaen på din personlige forside imens du behandler den. kreditnotaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. Afvis kreditnota Du kan kun afvise en kreditnota, hvis du mener at leverandøren har lavet en fejl på kreditnotaen. Når du afviser en kreditnota, så vil den skifte status til kreditnota afvist, og du skal derfor kontakte leverandøren. Godkend kreditnota Godkend en kreditnota når du mener at kreditnotaen er rigtig og udfyldt korrekt. Når du godkender en kreditnota, så vil den blive sendt til Navision. Du skal huske på, at du som disponent har ansvaret for, at kreditnotaen kan betales, og at kontering er korrekt udfyldt Godkendelses kvittering Når du har godkendt en Kreditnota, så vil du modtage en bekræftelse på at kreditnotaen er godkendt og sendt til betaling. Du har mulighed for at printe kreditnotaen, men det anfaldes ikke at gøre det. Du har altid mulighed for, at finde kreditnotaen på et senere tidspunkt i IndFak. Det er ligeledes heller ikke et krav fra Rigsrevision, at printe en godkendte kreditnota. 7.2 Tilknyt faktura til kreditnota I IndFak kan du tilknytte en faktura til en kreditnota og herved få mulighed for at sammenholde de to dokumenter. Når du tilknytter en faktura til kreditnota, som beskrevet i tidsligere afsnit, så vil det blive afspejlet i fanebladene, hvor fakturaen og kreditnotaen vil være tilgængelig. En faktura kan også have en ordre tilknyttet. Hvis du har en kreditnota, som refererer til en faktura, hvor fakturaen også referer til en ordre, så vil der vises 4 faneblade, nemlig ordre, varemodtagelsen, faktura og kreditnota. 33

34 7.3 Manuel kreditnota godkendelse ved fejl match I IndFak er det muligt at opnå match mellem en kreditnota og faktura. Et match mellem en kreditnota kan opstå hvis leverandøren har angivet fakturanummeret i kreditnota. I IndFak er det muligt for kreditnotaen at autogodkendes, og herved sendes videre til Navision, uden at en person nødvendigvis behøver at godkender kreditnotaen. For at opnå en situation hvor en kreditnota kan autogodkendes i IndFak, så skal en række krav overholdes. Følgende kriterier blive valideret ved kreditnotamatch: Faktura status For at kreditnota kan autogodkende, så skal fakturaen, som kreditnotaen opholdes med være godkendt i IndFak. Det betyder, at den skal have en af følgende faktura status: 1. faktura godkendt, 2. faktura automatisk godkendt, 3. faktura matchet, 4. faktura omkonteret. 34

35 Faktura information: En række informationer i kreditnotaen skal være ens med hvad der er angivet i fakturaen. Følgende informationer i fakturaen bliver kreditnotaen knyttet op imod 1. Fakturanummer 2. Leverandør cvr nummer 3. EAN nummer 4. Varenummer og fakturalinje placering 5. Antal stk. 6. Linjetotal 7. Fakturatotal, minus match tolerance(opsættes af systemadministrator) I tilfælde hvor en kreditnota forsøger at automatches med en faktura i IndFak, men ikke har mulighed for det grundet forskel mellem kreditnota og faktura, så vil IndFak kræve, at kreditnota manuelt godkendes af en disponent. I næste afsnit vil vi gennemgå, hvordan du behandler en faktura som er automatch fejlet Behandle en kreditnota fejl match Når en kreditnota ikke kan autogodkendes i IndFak grundet et af ovenstående kriterier, så betyder det at du skal godkende kreditnotaen manuelt ved at sammenholde kreditnota og faktura. Du skal samtidig huske på, at fakturaen også skal behandles. 35

36 Når du modtager faktura som er fejlmatchet, så har du følgende behandlingsmuligheder: Retur til fakturamanager Anvend Retur til fakturamanager, når du mener at kreditnotaen er havnet hos den forkerte organisationsenhed, eller hvis du er i tvivl. Send til en anden disponent Send til anden disponent, hvis du mener, at det er en anden disponent, som burde have haft fakturaen. Gem kreditnota Du har mulighed for at gemme en kreditnotaen på din personlige forside, imens du behandler den. Kreditnota vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. Konverter til manuel Konvertere kreditnotaen til manuel hvis du ikke mener, at kreditnotaen har de korrekte informationer. Afvis kreditnota Du skal kun afvise en kreditnota, hvis du mener, at leverandøren har lavet en fejl på kreditnotaen. Når du afviser en faktura, så vil den skifte status til Afvist kreditnota, og du skal derfor kontakte leverandøren, og bede om en ny kreditnota. Husk at bede leverandøren om at anføre fakturanummeret på kreditnotaen, så kreditnota og faktura kan sammenkobles. 36

37 Godkend kreditnota Godkend kreditnota hvis du mener, at forskellen mellem faktura og ordre er relevant, og når du mener, at fakturaen er rigtig og udfyldt korrekt. Når du godkender en faktura, så vil den blive sendt til betaling. Du skal huske på, at du som disponent har ansvaret for, at fakturaen kan betales, og at kontering er korrekt udfyldt 8. Godkend et udlæg Når du modtager et udlæg, som kræver din godkendelse inden den videresendes til betaling, så vil du modtage en E mail notifikation. I E mailen vil der være et link, som sender dig til IndFak login siden. Når du er logget ind, vil du komme direkte ind på det udlæg, som du skal godkende. Udlægget vil du også kunne findes på din forside. 8.1 Gennemgå og behandle udlæg 37

38 Gennemgå udlæggets øverste del hvor udlæggets overordnede information er udfyldt. På fakturalinjerne kan du se hvad bruger har haft udlæg på. Bemærk at det er systemadministrator, som har udfyldt forbrugskategorierne og konteringen. Hvis du mener, at der er fejl i denne del, så skal du tage kontakt til systemadministratoren. På udlægslinjerne kan du se udlæggets beløb, og hvilke kurser, de er afholdt i. Hvis bruger fx havde afholdt udlæg i EURO ville kursen være ca Til at behandle udlægget har du følgende muligheder: Afvis: Hvis du ikke mener, at udlægget er berettiget. Godkend: Godkend udlægget hvis du mener det er berettiget. Send til anden disponent: Send udlægget til en anden disponent, hvis du ikke mener, at du er den korrekte godkender. 9. Varemodtagelse og Godkendelse af faktura i en arbejdsgang Hvis du har fået tildelt både rekvirent og disponent rolle, så kan du have mulighed for at bekræfte varemodtagelse og godkende fakturaen i en arbejdsgang. Til forskel fra afsnittet hvor vi gennemgik godkend en faktura, så vil du med både rekvirent og disponent rollen kunne bekræfte varemodtagelsen samt godkende fakturaen i samme arbejdsgang. Med rekvirent og disponent kan du både bekræfte varemodtagelsen godkende fakturaen. Hvis du 38

39 trykker Godkend så vil du både godkende faktura og bekræfte varemodtagelsen. Den øvrige gennemgang og behandling af fakturaen er det samme, som i afsnit 4 Godkend faktura. 39