Status på kompetenceafklarings og -udviklingsprojekt i udvalgte afdelinger i Region Midtjylland.

Transkript

1 Status på kompetenceafklarings og -udviklingsprojekt i udvalgte afdelinger i Region Midtjylland. Forfatter:Anders Hoffgaard Knowentia Consult Kolding Vers

2 Indholdsfortegnelse Status på kompetenceafklarings og -udviklingsprojekt i udvalgte afdelinger i Region Midtjylland....1 Indledning...3 Baggrund...3 Beskrivelsesniveau og yderligere information...3 Formål med projektet...3 Projektets opbygning...3 Webbaseret værktøj...4 Hvem står bag projektet...4 Integration til edok...4 Forløbene indtil nu...4 Tekniske afdelinger...4 Øvrige afdelinger...4 Sammenhæng mellem afdelingernes mål/strategier og kompetenceudvikling...5 Hvordan evalueres effekten af kompetenceudviklingsindsatsen?...5 Behovet for støtte fra HR i RM...5 Bilag...5 Case fra KIA og KBA under HeV...6 2

3 Indledning Denne beskrivelse skal ses som et indlæg til dialogen mellem MED-udvalgene i Region Midtjylland (RM) vedr. kompetenceudvikling. Baggrund Som baggrund for denne beskrivelse ligger RM's notat Notat om MEDsystemets dialog om kompetenceudvikling dateret den , forfatter Rikke Willemoes. Beskrivelsesniveau og yderligere information Beskrivelsen tager sigte mod at beskrive projektet i overordnede træk. Yderligere information om de enkelte elementer kan fås ved at tage kontakt til én af ovenstående afdelinger eller Knowentia Consult ved projektleder Anders Hoffgaard på Formål med projektet Projektets formål er tre-delt: 1. at være i stand til at kunne dokumentere medarbejderes kompetencer, efteruddannelse (historisk og fremadrettet) samt bemyndigelser overfor forlangende myndigheder (DANAK, Den Danske Kvalitetsmodel, Sikkerhedsstyrelsen mv.). 2. at give medarbejderne mulighed for at præge sin egen faglige og personlige udvikling. Herunder ligger også RM's egne ønsker og krav for medarbejderudvikling. 3. At skabe et synligt bånd mellem kompetencer og kvalitet i regionen. Projektets opbygning Knowentia Consult har gennem de seneste par år taget kontakt til udvalgte afdelinger i RM. Disse har hver især søsat egne projekter. Her gives en kort status over projekterne, som de er os bekendt. Klinisk Immunologisk Afdeling under HeV projektet er godkendt. Test og beskrivelsesfase. Klinisk Biokemisk Afdeling under HEV ibid. SoSu under HeV Man overvejer leverandør for hele HeV. Knowentia har budt på opgaven. Geriatrisk afdeling G, Marselisborg Hospital. Projektet afventer idet man mangler midler. Behovet er stort. Medicinsk afdeling på Horsens Hospital. Projektet er i støbeskeen. Man forventer at gå i gang i 2009 med en allerede defineret pilot-afdeling. Tekniske afdelinger på Skejby, Randers, Horsens, HeV, Århus, Risskov, Silkeborg Alle tekniske afdelinger kører i drift på Knowentias systemer. De fleste medarbejdere er kompetenceafklaret. 3

4 Webbaseret værktøj Projektet understøttes af det webbaserede værktøj, IKA (Individuel KompetenceAfklaring). Værktøjet er bygget på en træstruktur af kompetencer inden for de forskellige områder. Disse kompetencer en enten defineret af Knowentia, som generiske kompetencer for brancnen (el, vvs, SoSu, administartion mm.) eller specifikt af afdelingerne selv (eksempelvis bioanalytikere i Klinisk Immunologisk Afdeling og Klinisk Biokemisk Afdeling.) Værktøjet åbner op for at den enkelte medarbejder: afklarer sine kompetencer registrer sin hidtidige efteruddannelse planlægger fremadrettet efteruddannelse planlægger Medarbejder Udviklingssamtaler Endvidere kan lederne på alle niveauer arbejde med: dokumentation af kompetencer i hht. gældende standarder inden for det specifikke område (SKS og DDKM) strategisk ledelse rapporter og statistikker rekruttering strategisk uddannelsesplanlægning På den måde giver værktøjet værdi både til den enkelte medarbejder men også på strategisk og taktisk niveau i organisationen. Hvem står bag projektet IT udvikles i tæt samarbejde mellem brugerne, Knowentia Consult og Symfoni Software. Sidstnævnte har endvidere leveret det webbaserede dokumenthåndteringssystem, edok, til RM. Integration til edok Der er i projektet formuleret et krav om, at IKA systemet skal integreres til RMs edok, således der i systemet skabes en transparent bro i mellem systemet, hvor kvaliteten beskrives og systemet hvor kompetencerne til at udføre denne kvalitet dokumenteres. Forløbene indtil nu Tekniske afdelinger På de tekniske afdelinger har Knowentia Consult afholdt kurser for alle medarbejdere i brugen af systemet, således medarbejderne nu har dokumenteret deres kompetencer og efteruddannelse. Næste skridt her at arbejde med MUS-modulet i systemet. Det er en enstemmighed i alle afdelinger om at opstarte MUS-arbejdet i den kommende periode. I de tekniske afdelinger kører man i øjeblikket på IKA systemet version 3.4 Øvrige afdelinger De øvrige afdelinger er som beskrevet ovenfor på forskellige niveauer i projektforløbet. Flere arbejder med beskrivelser af de kompetencer, som systemet skal indeholde. Andre er klar til at arbejde med den nye version af IKA-systemet som er klar primo Her er 4

5 det hensigten at arbejde struktureret med uddannelsesplanlægning og dokumentation af kompetencer ligesom MUS-arbejdet bliver en hjørnesten i medarbejdernes faglige og personlige udvikling. Sammenhæng mellem afdelingernes mål/strategier og kompetenceudvikling Projekterne bliver for alles vedkommende i høj grad tænkt sammen med de øvrige mål og strategier. Det er endvidere hensigten at anvende værktøjet og de fornødne data til at kvalitetssikre og udarbejde kommende strategier for afdelingerne. Hvordan evalueres effekten af kompetenceudviklingsindsatsen? Der foretages evalueringer af indsatsen hvert halve år. Knowentia hjælper til med at følge op på de afdelinger hvor systemet er implementeret. Behovet for støtte fra HR i RM Evt. økomiske midler til videre implementering, men ellers er det vores opfattelse at afdelingerne er meget selvkørende. Bilag Bilag er vedlagt som vedhæftede filer. Case fra KIA og KBA under HeV (se herunder) Projektbeskrivelse fra KIA og KBA under HeV (se vedlagt fil) 5

6 Case fra KIA og KBA under HeV Kvalitet og Kompetence to sider af samme sag. I Region Midt har man i løbet af første halvår af 2008 implementeret et nyt dokumenthåndteringssystem, edoc, som samtidig danner rammen for regionens kvalitetssikring. Men hvordan sikres kvaliteten af de medarbejdere som skal foretage arbejdet på regionens hospitaler? I to afdelinger under Hospitalsenheden Vest er man gået i gang med arbejdet. Kvalitet og kompetencestyring går hånd i hånd I Klinisk Immunologisk Afdeling og i Klinisk Biokemisk Afdeling (KIA og KBA) har man taget en struktureret tilgang til medarbejdernes kompetencer og lavet et kompetencetræ på flere niveauer hvor begge afdelingers kompetencer er beskrevet. Arbejdet er udført af afdelingerne selv med hjælp og sparring fra konsulentvirksomheden Knowentia Consult, der har arbejdet med kompetenceafklaringer igennem en årrække. En systematisk tilgang Hvad vil det sige at tage en systematisk tilgang til kompetencer? I KIA og KBA betød det, at man tog udgangspunkt i de allerede beskrevne dokumenter, der lå i dokumenthåndteringssystemet, idet disse dokumenter i forvejen husede en enorm viden om afdelingernes kompetencer. Ordene har måske fået en anden lyd, men alt i alt er de funktioner, som er beskrevet minutiøst i dokumenter blevet omsat til værdifulde kompetencer. På den måde sikres det at kompetencebeskrivelserne bliver udtømmende, logiske, intuitive, genkendelige og ajourførte ift. gældende praksis. Arbejdet med struktureringen af vores kompetencer har været værdifuldt, idet vi har forhandlet al vores viden på plads. Ydermere skulle vi blive enige på to matrikler, og den proces har givet os stor indsigt i vores eget arbejde Sætte strøm til kompetencerne Birgitte Knak Ostersen, ledende bioanalytiker, KBA Næste fase er at sætte strøm til kompetencerne. Leverandørerne af edoc, Symfoni Software, lancerer i løbet af efteråret 2008 et webbaseret værktøj til netop håndteringen og udviklingen af medarbejdernes kompetencer og sikring af efteruddannelsen. Værktøjet er designet med integration til edoc, således at systemet opleves som ét system, hvor man med få klik kan springe fra dokumentværktøjet til at arbejde med sine egne eller medarbejderes kompetencer. Vi glæder os til at se det færdige system, og dermed få skabt sammenhæng mellem beskrivelserne af den kvalitet vi skal leve op til og de medarbejdere, der i det daglige skal udføre arbejdet. Vi har store forventninger. Cyndy Hollesen, ledende bioanalytiker, KIA 6