Region Midt Klinisk Immunologisk Afdeling (KIA) og Klinisk Biokemisk Afdeling (KBA) i Hospitalsenheden Vest (HEV)

Transkript

1 PROJEKTBESKRIVELSE Kompetenceregistrering i Klinisk Immunologisk Afdeling (KIA) og Klinisk Biokemisk Afdeling (KBA), Hospitalsenheden Vest. Projektet forkortes IKA_HEV (Individuel Kompetence Afklaring, Hospitalsenheden Vest) Birgitte Ostersen, KBA og Cyndy Hollensen, KIA

2 Indhold 1. Projektnavn: Formål og baggrund Mål Afgrænsning Indhold og leverancer Business case Nødvendighed Benefits Direkte udgifter Ressourceforbrug Tidsplan Risici Finansiering Organisation Bilag

3 1. Projektnavn: Kompetenceregistrering i KIA og KBA, Hospitalsenheden Vest. Projektet forkortes IKA_HEV (Individuel Kompetence Afklaring, Hospitalsenheden Vest) 2. Baggrund og formål 1. Baggrunden for projektet ligger i et kompetence-dokumentationsbehov hos afdelingerne, KIA og KBA, Hospitalsenheden Vest. Der anvendes i dag statiske papirskemaer. Disse er kilde til anmærkninger ved eksterne akkrediteringer. Her udover er det et faktum, at papirskemaerne er tidskrævende, besværlige og ikke fungerer som et dagligt værktøj men mere som en pligt, der skal gentages med jævne mellemrum. Der ønskes et mere dynamisk og mindre tidskrævende it-system til registrering, som hurtigt skal blive til et dagligt værktøj i afdelingerne til gavn for ledere og medarbejder samt evnen til at opfylde dokumentationskrav ift. kompetencer. 2. Det overordnede formål med projektet, er implementering af et dynamisk IT-system til håndtering og registrering af kompetencer for de ovenfor nævnte afdelinger. Der tænkes i projektet på en lang række synergieffekter for andre afdelinger i regionen, men dette projekt fokuserer dog først og fremmest på KIA og KBA, HEV. 3. Mål Det konkrete mål er en langt større værdi, af de mandetimer som i dag bruges på registrering af kompetencer. Arbejdet foretages men værdien er minimal. Der anvendes i KIA og KBA ca mandetimer om året på registrering af kompetencer, dokumentation og ledelsesmæssige opgaver i forbindelse hermed. (De 1800 timer er fordelt på 200 medarbejdere der bruger 5 timer hver pr. år samt ledelsen der i snit anvender ca. 4 timer pr. medarbejder.) Det er ikke et mål i sig selv at bruge færre timer på dette arbejde men til gengæld at få en betydeligt større værdi ud af det arbejde som foretages. Der peges i denne forbindelse på: Leve op til krav fra Lægemiddelstyrelsen (Blodforsyningsloven og Vævsloven) Leve op til krav i akkrediteringsstandarden DS/EN ISO GMP krav i henhold til plasmaleverance Leve op til krav i forbindelse med Den Danske Kvalitetsmodel (Bemærk: Dette opfyldes allerede, men metoden hertil er ikke hensigtsmæssig) I forhold til processerne på afdelingerne tænkes især på: Et langt større overblik over kompetencer, efteruddannelse og delegeringer. Dette også på tværs af matrikler. Mulighed for strategisk kompetenceudvikling. Således at efteruddannelsen hænger sammen med overordnede, strategiske mål for afdelingerne specifikt og Region Midt generelt. Opdaterede kompetencebeskrivelser, så afvigelser ift. standarder og myndighedskrav kan undgås i fremtiden. Let adgang til kompetenceafklaring også for nøglepersoner 4. Afgrænsning Projektet kan opdeles i to faser; en indholdsfase og en systemudviklingsfase. Indholdsfasen: Denne fase går på at nedskrive og strukturere de gældende kompetencer i KIA og KBA. Dette arbejde initieres med konsulenthjælp fra Knowentia Consult. Der benyttes allerede nedskrevet 3

4 materiale, som struktureres efter retningslinier udarbejdet af projektgruppen. Der er afsat 2 workshopdage for 8 personer (125 timer) samt 250 timers hands-on arbejde i projektgruppen til denne del. I alt 375 timer. Systemudviklingsfasen: Symfoni Software og Knowentia Consult udvikler sammen i løbet af 2008 en ny version af det allerede eksisterende, webbaserede system, IKA (Individuel Kompetence Afklaring). Systemets navn er IKA 5.0. KIA og KBA har til hensigt at indgå i denne proces som bruger- og referencegruppen for udviklingen, men ansvaret for udviklingen påhviler udelukkende udviklingsselskaberne, som også ejer systemet. Der er formuleret krav til udviklingsselskaberne, at systemet integreres til edok på følgende niveauer: Brugeradministration Dokumenter (instruktioner, jobbeskrivelser, formularer mv.) Der skal senere laves kontraktmæssige forhold om tilkøb af licenser for brugen af systemet. 5. Indhold og leverancer 1. Indhold Projektet omfatter ingen udbudsforretning, idet projektet anses som en videreudvikling af edok, som Symfoni Software har ophavsretten til. Ift. strukturering af kompetencer (indholdsfasen) håndteres denne opgave internt i KIA og KBA. 2. Leverancer (produkter) Projektets resultat er for det første; en velstruktureret oversigt over kompetencer og funktioner i KIA og KBA. Endvidere er det implementering af et IT-system, som udvikles til en generel kundegruppe, men tilpasses specifikt KIA og KBA. 6. Business case 6.1. Nødvendighed Hvis dette projekt ikke gennemføres vil: Nødvendig registrering af kompetencer tage uforholdsmæssig lang tid Dokumentation af kompetencer vil forblive en besværlig og tung proces og vil medføre afvigelser Mere statisk end dynamisk registrerings- og dokumentationsproces Værdifuld integration til edok umuliggøres Målene under punkt 3 vil ikke kunne opfyldes Benefits Direkte besparelser De 1800 timer der anvendes pr. år vil i stedet for at være anvendt på værdifuldt og fremadrettet arbejde Fordele. Sikker og dynamisk opdatering af medarbejderes kompetencer Mulighed for Strategisk udvikling af medarbejdere baseret på viden om krydsfeltet mellem kompetencer og efteruddannelse 4

5 Større medarbejdertilfredshed må forventes som afledt effekt, da målrettet kompetenceudvikling muliggøres Hvilke andre projekter/programmer understøttes af projektet Den generelle implementering af edok 6.3. Direkte udgifter Etableringsudgifter Samlet honorar til Symfoni Software på kr. X,XX excl. moms Afledte driftsudgifter (kr. pr. år) Ca. kr. X,XX pr. år (ex. moms) 6.4. Ressourceforbrug Ressourceforbrug projekt KIA og KBA: 375 timer IT-afd/adm: 30 timer Afledt ressourceforbrug drift KIA og KBA: 50 timer (som størrelsesmæssigt svarer til den i dag forbrugte tid på ajourføring af papirskemaer) IT-afd.: 20 timer (til dialog med Symfoni Software) 7. Tidsplan Indholdsfase: Primo marts til primo juni Systemudviklingsfase: Primo marts til ultimo september 8. Risici Systemudviklingsfase: Der er en risiko ved at IT-systemet ikke kan leveres til tiden, idet systemet er i sin designfase. Dette indebærer dog kun en forsinkelse og ingen overskridelser af lov- eller dokumentationskrav fra myndigheder. Indholdsfase: Estimaterne til udvikling af indholdet til systemet er baseret på testfaser, så risikoen for overskridelser her er minimal. Økonomi: Tilbud udarbejdes på baggrund af de definerede krav. Yderligere faciliteter eller ændring af faciliteter vil påvirke investeringen Der forventes større afvigelser i akkreditering, såfremt systemet ikke implementeres inden november Finansiering Abonnement pr. år: kr. X,XX (samlet for KIA og KBA) Etableringsomkostninger: Kr. X,XX (samlet for KIA og KBA.) Se tilbud i bilag (Mail fra direktør Jan Brinck, Symfoni Software). 10. Organisation Systemejer: Knowentia Software (driftselskab ejet af Knowentia Consult og Symfoni Software) Styregruppeformand: Birgitte Ostersen, KBA Seniorbruger: Cyndy Hollensen, KIA Seniorleverandør: Anders Hoffgaard, Knowentia Projektleder: Bente Fruergaard, KIA og KBA 5

6 11. Bilag Tilbud fra direktør, Jan Brinck, Symfoni Software: Forløbet / hele kontraktsummen består af følgende elementer: 3 stk. heldags-workshops til kompetenceafklaring og anvendelse af Knowentias metode til dette. inddatering af kompetencer inddatering af stamdata installation og konfigurering af system kompetenceafklaring af medarbejdere drift af system og vedligehold af kompetencer Vi foreslår følgende: Afholdelse af 3 stk. heldags-workshops til kompetenceafklaring Ansvar: Anders Hoffgaard Inddatering af kompetencer m.v. Ansvar: Bio kemisk lab. Holstebro Installation og konfigurering. Ansvar Symfoni Drift af løsning. Ansvar: Symfoni Vedligehold af kompetencer: Ansvar: Bio kemisk lab. Holstebro Kompetenceafklaring. Ansvar Bio kemisk lab. Holstebro Vi tilbyder dette til en samlet pris på X,XX- excl. moms til BioKemisk laboratorium på Holstebro Sygehus (ca. 200 personer), under følgende forudsætninger: Det er en forudsætning, at Holstebro Sygehus selv inddaterer og i øvrigt er med til at holde omkostninger nede ved aktiv deltagelse (som hidtil). Dette er etableringsprisen. De følgende år vil det koste kr. X,XX - for vedligeholdelse af systemet (Licensen). Endelig er det en forudsætning at systemet kører på Holstebro Sygehus egen driftsplatform (jeres egen Notes/Domino server), da vi ikke "tør" putte mere på Regionsserveren til e-dok. Når (hvis?) vi får en Regionsløsning, vil vi kunne flytte jeres løsning over på den fælles server, ligesom vedligeholdelsesafgiften vil kunne komme ind under den fælles aftale. Jeg håber I finder dette acceptabelt og imødeser jeres kommentarer hertil. 6