Arbejdernes Andelsboligforening, Skive Referat fra hovedbestyrelsesmøde den 29. marts 2010 kl hos AAB, Nygade 2, Skive

Transkript

1 Protokol 1 Godkendelse af referat fra hovedbestyrelsesmødet JA Referatet fra hovedbestyrelsesmødet den 22. februar 2010 er tidligere udsendt. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2 Opfølgning på beslutninger og orienteringer fra sidste hovedbestyrelsesmøde Indkaldelse til møde vedrørende ændring af Skive Fjernvarmes vedtægter Peter Hadrup har haft en snak med formanden for Skive Ungdomsboliger. På den baggrund har Gert Holm fremsendt afgørelsen fra EnergiKlagenævnet samt boligforeningens oplæg til vedtægtsændringer. Uddybende redegørelse vil komme på selve hovedbestyrelsesmødet. Ekstraordinære generalforsamlinger den 8. april og 15. april 2010 Der er reserveret lokale i Kulturcenter Limfjorden den 8. april 2010 og gildesalen Gammelgårdsvej den 15. april Ligeledes har Anders Jessen-Schmidt accepteret at være dirigent den 8. april Generalforsamling den 7. juni 2010 Der er reserveret mad og lokale i Kulturcenter Limfjorden den 7. juni Ligeledes har Anders Jessen-Schmidt accepteret at være dirigent. Informationsmøde ultimo august/primo september 2010 vedrørende valg af vedligeholdelsesordning Administrationen har modtaget BL-pjecer vedrørende istandsættelse ved fraflytning. Administrationen har ligeledes forespurgt BL s kredskonsulent, Lis Fischel, om hvilken person hun kan anbefale til at orientere om vedligeholdelsesordningerne på en sober og objektiv måde, herunder Side 1 af 10

2 om fordele og ulemper samt erfaringer med de forskellige ordninger. Når administrationen får en tilbagemelding fra Lisa Fischel vil der blive lavet en aftale med den anbefalede person, booket arrangement i Kulturcenter Limfjorden samt lavet en aftale med journalist Jens Utoft om udarbejdelse af en indkaldelse til informationsmødet. Lukket dagorden Revisionsprotokol 3 Revisionsprotokollat til årsregnskabet for 2009 JA Revisionsprotokollatet til årsregnskabet for 2009 er tidligere udsendt. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen godkender og underskriver revisionsprotokollatet til årsregnskabet for Bestyrelsen godkendte og underskrev revisionsprotokollatet til årsregnskabet for Orientering fra formanden 4 Intet aktuelt ved udarbejdelsen af nærværende dagsorden. Orientering fra administrationen 5 BL og LBF informerer På selve hovedbestyrelsesmødet vil der blive informeret om de seneste informationer fra BL og LBF. 6 Udlejningssituationen På selve hovedbestyrelsesmødet vil administrationen orientere om den aktuelle udlejningssituation. Side 2 af 10

3 På selv hovedbestyrelsesmødet orienterede Gert Holm kort om udlejningssituationen. Der er p.t. en håndfuld boliger på Dalgas Alle som det ikke har været mulighed for at besætte via ventelisten. 7 Aftale om inddrivelse af afskrevne fordringer Administrationen har indgået aftale med Intrum Justitia vedrørende inddrivelse af afskrevne fordringer. Boligforeningen har som bekendt tidligere solgt vore afskrevne fordringer, hvor vi har modtaget en check på 11 % af vor fordring hvorefter firmaet ejede fordringen. Administrationen ønsker at afprøve om det bedre kan betale sig at lave en aftale om at et eksternt firma inddriver fordringer. Aftalen går ud på, at boligforeningen får halvdelen af hvad der inddrives. Til information kan det oplyses, at der p.t. er kr i afskrevne fordringer hvor vi har dom eller hvor der er misligholdte forlig. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager punktet til efterretning. 8 Lån fra dispositionsfonden til afdeling 11.2, Dalgas Alle 49 65, vedrørende udskiftning af toiletter Som bekendt har hovedbestyrelsen tidligere bevilliget et lån fra dispositionsfonden på kr vedrørende afdeling 11.2 s udskiftning af toiletter. Lånet er aftalt afdraget med afdelingens besparelse i vandudgifter, hvilket er anslået til kr årligt. Administrationen kan oplyse, at den endelige anskaffelsessum beløber sig til kr Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager punktet til efterretning. Til stillingtagen fra administrationen Side 3 af 10

4 9 Godkendelse af årsregnskaberne for 2009 for hovedforeningen med tilhørende byggefond og spørgeskema samt afdelingerne 1-13, 15-18, og 90 samt regnskaber for sideaktiviteter for ekstern ejendomsadministration og indskud i andre virksomheder JA Årsregnskaberne for 2009 er fremsendt til hovedbestyrelsen vedlagt administrationens bemærkninger til de enkelte regnskaber. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen godkender årsregnskaberne for hovedforeningen, med tilhørende byggefond og spørgeskema samt afdelingerne 1-13, 15-18, 20 35, 90 samt regnskaberne for sideaktiviteter for ekstern ejendomsadministrations og indskud i andre virksomheder for Bestyrelsen godkendte årsregnskaberne for hovedforeningen, med tilhørende byggefond og spørgeskema samt afdelingerne 1-13, 15-18, 20 35, 90 samt regnskaberne for sideaktiviteter for ekstern ejendomsadministrations og indskud i andre virksomheder for Godkendelse af budget for 2011 for hovedforeningen samt afdelingerne 1-13, 15-18, 20 35, 90 samt regnskaber for sideaktiviteter for ekstern ejendomsadministration og indskud i andre virksomheder JA Budget for 2011 er fremsendt til hovedbestyrelsen vedlagt administrationens bemærkninger. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen godkender budgettet for hovedforeningen samt afdelingerne 1-13, 15-18, 20 35, 90 samt regnskaberne for sideaktiviteter for ekstern ejendomsadministrations og indskud i andre virksomheder for Bestyrelsen godkendte budgettet for hovedforeningen samt afdelingerne 1-13, 15-18, 20 35, 90 samt regnskaberne for sideaktiviteter for ekstern ejendomsadministrations og indskud i andre virksomheder for Bevilling af tilskud fra dispositionsfonden til dækning af driftsunderskud for 2009 Af de afdelinger, der har driftsunderskud for 2009, vurderer administrationen at afdeling 11.2, Dalgas Alle 49-65, er den afdeling der har behov for at få driftsunderskuddet dækket via et tilskud fra dispositionsfonden. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen dækker afdeling 11.2 s driftsunderskud for 2009 kr via tilskud fra dispositionsfonden. Bestyrelsen bevillige et tilskud fra dispositionsfonden på kr til dækning af afdeling 11.2 s driftsunderskud for Tilskuddet gives til afdelingen i Eksklusion af medlemmer På baggrund af følgende medlemmers misligholdelse af økonomiske forpligtelser, indstiller administrationen, at disse ekskluderes af Bestyrelsen ekskluderede de nævnte medlemmer. Side 4 af 10

5 boligforeningen med øjeblikkelig varsel: Medlem Jan Rose Jensen (tidligere Klostervej, Breum - afdeling 16) kr Medlem Monsour Hallafy (tidligere Kirke Alle) kr Medlem Bettina Nielsen (tidligere Dalgas Alle 1 47) kr Medlem Safet Grobovich (tidligere Havnevej) kr Til information kan det oplyses, at den oprindeligt indbetalte foreningsandel vil blive modregnet i boligafdelingens tilgodehavende hos det ekskluderede medlem. 13 Bevilling af tilskud fra dispositionsfonden Multibane på Kirke Alle og Egerisvej Hovedbestyrelsen har tidligere givet en forhåndstilkendegivelse på at man er indstillet på at dispositionsfonden yder tilskud til multibane i Egerisområdet for at aktivere de unge i området, herunder imødegå eventuel hærværk m.v. Administrationen kan oplyse, at prisen for en multibane er kr inkl. moms. Ejendomsfunktionærerne ordner selv bundopbygning hvor multibanen skal stå. Derefter udlægger firmaet asfalt samt opsætter multibanen. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen bevilliger kr inkl. moms fra dispositionsfonden til dækning af multibane. Solfangere og ny tagbelægning på Fyrrevænget og Granvænget Som det formentlig er hovedbestyrelsen bekendt så skal afdelingens 90 huse inden for en kortere årrække (3 7 år) have ny tagbelægning, herunder isolering af loft. Samtlige 90 boliger har for et par år siden fået udført individuel varmeforsyning fra Skive Fjernvarme. Som en udløber af dette ønsker administrationen og afdelingsbesty- Bestyrelsen bevilligede et tilskud fra boligforeningens dispositionsfonden til afdeling 7 og 9 til dækning af anlægsudgiften til multibanen. Tilskuddet forventes at udgøre kr Bestyrelsen bevilligede et tilskud fra boligforeningens dispositionsfond til afdeling 10 til dækning af anlægsudgiften for nyt tag samt etablering af selvstændige solfangere på i alt 3 boliger. Tilskuddet forventes at udgøre kr. Side 5 af 10

6 relsen allerede i sommerhalvåret 2010 at lave et forsøg med montering af individuelle solfangere for at kunne drage erfaringer med dette inden beslutningen om montering af ny tagbelægning m.v. for hele afdelingen. Det er derfor planlagt, at der udvælges en række med 3 boliger hvor der monteres ny tagbelægning (tagpap med listedækning), isolering af loft samt der monteres 1 solfangere til hver bolig (3 i alt). Beboerne i disse 3 boliger skal så følge med i fjernvarmeforbruget således at administrationen og afdelingsbestyrelsen får et beslutningsgrundlag for om det er rentabelt at etablere individuelle solfangere til hver bolig. Erfaringerne fra disse tre boliger vil fremover kunne bruges på boligforeningens øvrige enfamilieboliger Leon Norup erklærede sig inhabil og deltog derfor ikke i behandlingen af tilskuddet. Den udvalgte række med boliger vil være beliggende i udkanten af boligområdet således at et eventuelt senere valg af en anden tagbelægning ikke vil blive nævneværdig påvirket af at der er 3 boliger, der har tagpap med listedækning. Hovedbestyrelsen har for en del år siden givet en forhåndstilkendegivelse på at være indstillet på at afdelingen skal have et tilskud til ny tagbelægning og isolering af loft. Administrationen har derfor gennem flere år budgetteret med en forventet bevilling af tilskud egen trækningsret på kr Hvordan tilskuddet i sidste ende skal effektueres (tilskud egen trækningsret, løbende tilskud far dispositionsfonden eller en kombination af begge) mener administrationen at hovedbestyrelsen skal tage stilling til når det endelige projekt er fastlagt, herunder priserne for det samlede arbejde. Administrationen har indhentet tilbud på montering af 3 individuelle solfangere, som i alt vil beløbe sig til kr inkl. moms og montering. Der udover har administrationen tidligere lavet et overslag på at det vil koste kr inkl. moms pr. bolig for tagpap med listedækning samt isolering af loft m.v. I alt vil det for en række med 3 Side 6 af 10

7 boliger beløb sig til kr Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen bevilliger et tilskud til afdeling 10 på kr til dækning af forsøget med solfangere samt ny tagbelægning for en række med 3 boliger. Solfanger på etageblok på Holstebrovej Administrationen har haft Arcon (samme firma som Skive Kommune bruger til rådgivning m.v. vedrørende montering af solfangere på kommunal bygninger) til at komme med et oplæg på et solfangeranlæg til en af etageblokkene på Holstebrovej. I lighed med forsøg og erfaring med etablering af solfangere i vore enfamiliehuse på Fyrrevænget/Granvænget så er det tanken at vi skal drage erfaringer m.v. vedrørende etablering af et solfangeranlæg på etagebyggeri til brug for fremtidige overvejelser vedrørende vore øvrige boligblokke. Ifølge Arcon vil prisen for etablering af et solfangeranlæg på en af blokkene på Holstebrovej udgøre kr Bestyrelsen bevilligede at tilskud fra boligforeningens dispositionsfond til dækning af anlægsudgiften for etablering af et solfangeranlæg til en boligblok beliggende på Dalgas Alle, Kirke Alle eller Egerisvej. Tilskuddet forventes at udgøre op til kr Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen bevilliger et tilskud på kr til afdeling 4 til etablering af solfangeranlæg på en boligblok på Holstebrovej. På selve hovedbestyrelsesmødet var Bjarne Hansen af den mening, at det var bedre at udpege en boligblok som boligforeningen havde mange af samt var repræsentativ i forhold til boligblokkens placering mod solen. Samtlige hovedbestyrelsesmedlemmer var enige i dette synspunkt. Nye træ/alu-facadeelementer på Dalgas Alle Afdelingens beboere har i mange år påpeget, at komforten i stuen er meget dårlig, idet facadeelementer mod Dalgas Alle dels er meget dårlig isoleret og de store vinduespartier giver kuldenedfald grundet den gamle type termoruder. Bestyrelsen godkendte, at afdeling 11.2 s andel af udamortiserede lån der skal indbetales til boligforeningens dispositionsfond, kr , friholdes for Side 7 af 10

8 For et par år siden lavede boligforeningen i samarbejde med afdelingsbestyrelsen et forsøg, hvor facadeelementerne i stuen i én lejlighed blev efterisoleret samt ruderne udskiftet til lavenergiruder. Forsøget faldt godt ud idet komforten blev øget i væsentlig grad herunder med en deraf følgende varmebesparelse. Administrationen hjemtog priser på nye træ/alu-facadeelementer og sammenholdt med udgiften til efterisolering og udskiftning af ruder taler det i stedet for en udskiftning af facadeelementer, idet afdelingen fremover sparer en udgift til udvendig malerbehandling. Hovedparten af lejlighederne har fået udført lukning af altaner, hvilket bevirker, at facadelementerne i den anden halvdel af stuen nu er beskyttet mod vind og vejr, ligesom den lukkede altan fungerer som isolering. Der er derfor kun tale om udskiftning af de facadeelementer, der sidder ved siden af altanen. Administrationen har udarbejdet et budget for udskiftning af facadeelementerne, der udviser en samlet anskaffelsessum på kr Som bekendt af Landsbyggefonden godkendt, at den halvdel af de udamortiserede lån, cirka kr , som efter lovgivningen skulle indbetales til boligforeningens dispositionsfond, kan blive i afdelingen. Dette beløb anvendes indtil omkring 2014/2015 til dækning af ydelsen på det optagne lån til etablering af elevatorer. Da priserne på materialer og håndværkere i 2010/2011 kan forventes at være rimelige foreslår administrationen og afdelingsbestyrelsen at der allerede nu indgås aftale om pris for udskiftning af facadeelementer. Finansieringen kan ske med et 20 årigt realkreditlån, hvor afdelingen, med hovedbestyrelsens accept, anvender den fritagne andel af udamortiserede lån til dækning af ydelsen. Da realkreditlånet til elevatorerne endnu ikke er bortfaldet vil det i cirka 4 år medføre, at der i alt er en forholdsvis stor ydelse på disse to realkreditlån. Afdelingens husleje kan ikke bære dette, og administrationen vurderer, at boligforeningens dispositionsfond heller ikke bør anvendes til yderindbetalingspligt i en 20 årig periode. Jan Sørensen erklærede sig inhabil og deltog derfor ikke i behandlingen af fritagelsen. Side 8 af 10

9 ligere tilskud til afdelingen i disse 4 år idet den årlige ydelse på det nye 20 årige realkreditlån forventes at være omkring kr , svarende til en dræning af dispositionsfonden med kr over denne 4 årige periode. Gert Holm har på den baggrund haft et møde med Skive Kommunes jurist, Ulla Tordal-Mortensen, der har givet en forhåndsgodkendelse af at afdelingen må omlægge det nuværende realkreditlån til elevatorerne til ligeledes at løbe over 20 år. Gør vi dette vil merudgiften på de 2 realkreditlån p.t. være kr om året. Denne merudgift svarer til kr. 88 i huslejeforhøjelse pr. måned pr. bolig. Men det kan jo være at tilbudspriserne vil minimere dette eller i bedste fald helt ophæve huslejeforhøjelsen. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen godkender, at afdelingens andel af udamortiserede lån der skal indbetales til dispositionsfonden, kr , friholdes for indbetalingspligt i en 20 årig periode. Så vil administrationen på baggrund af dette indhente tilbud på udskiftning af facadeelementer og forelægge dette for hovedbestyrelsen, ligesom der vil blive afholdt afdelingsmøde eventuelt med en mindre huslejestigning på dagsordenen. 14 Lukket dagsorden Lukket dagsorden Lukket dagsorden Næste hovedbestyrelsesmøde 15 Fastlæggelse af dato for næste hovedbestyrelsesmøde Næste hovedbestyrelsesmøde blev fastlagt til den 4. maj 2010 kl Eventuelt Side 9 af 10

10 16 Invitation fra Else Stokholm PC-pakke til hovedbestyrelsen Lukket dagsorden Kredsvalgmøde den 22. april 2010 i Viborg Hovedbestyrelsen har modtaget invitation fra Else Stokholm til fødselsdag (Donerfest). Administrationen indstiller, at der gives en samlet tilbagemelding til Else Stokholm. Som følge af dels afskaffelse af telefongodtgørelse samt implementering af nyt administrativt edb-system med opkoblingsmulighed for hovedbestyrelsen var der en kort diskussion om ikke at det var en ide at hovedbestyrelsen blev udstyret med en bærbar pc, print/kopi/scan samt telefon- og internetforbindelse. Lukket dagsorden Det blev på hovedbestyrelsesmødet aftalt, at Leon Norup selv kører til kredsvalgmødet. Gert Holm afhenter Peter Hadrup, Birgitte Sørensen og Bjarne Hansen omkring kl Jan Sørensen har ikke mulighed for at deltage. Bestyrelsen besluttede, at Gert Holm meddeler Else Stokholm at boligforeningen ikke deltager. Til næste hovedbestyrelsesmøde skal Gert Holm have et oplæg til en PC-pakke (bærbar pc, printer/kopi/scan) til hovedbestyrelsen. Lukket dagsorden Hovedbestyrelsen tog punktet til efterretning. Side 10 af 10