Anmeldt tilsyn. Trekløveret Halsnæs Kommune

Transkript

1 Anmeldt tilsyn Trekløveret Halsnæs Kommune Susanne Ramstedt

2 1. Indledning Metode Baggrund for tilsyn, specifikt det anmeldte tilsyn Opfølgning på det uanmeldte besøg Bemærkninger til det uanmeldte besøg, og nyt siden sidst Driftsgrundlag, økonomi og mål styring Virksomhedsplan Styring af budget og løn Styring af mål Kompetence, kvalifikationsudvikling og personaleudviklingssamtaler Uddannelses- og udviklingsmål Medarbejderudviklingssamtaler Samarbejde og information Eksternt samarbejde Internt samarbejde Arbejdsmiljø Sikkerhed, APV og trivsel Sygefravær Medarbejderomsætning, fastholdelse og rekruttering Vurderinger Opfølgning af det uanmeldte tilsyn Driftsgrundlag og styring overordnet Kompetence, kvalifikationsudvikling og udviklingsperspektiver Samarbejde, arbejdsmiljø og sygefravær...9 2

3 1. Indledning Denne rapport er udarbejdet på baggrund af anmeldt besøg på Trekløveret d. 19. oktober 2009, med baggrund i aftale imellem Halsnæs Kommune og CareGroup Metode Udgangspunktet for besøget er en spørgeguide, udarbejdet af CareGroup. Lederen af Trekløveret havde forud udarbejdet en dagsorden, som vi fulgte i samtalen med ledergruppen, suppeleret med spørgeguiden. I samtalen med ledelsen deltog Trekløverets samlede ledelse, og efterfølgende i en samtale med medarbejderne deltog 2 personer. Lederen havde bedt MED-udvalget finde 3-4 personaler. Derudover er pårørenderådet inviteret til en samtale med tilsynet, men ingen mødte frem. 1.2 Baggrund for tilsyn, specifikt det anmeldte tilsyn Kommunen skal føre tilsyn med de institutioner der er etableret og drevet af kommunen, med udgangspunkt i Retssikkerhedslovens 15 og 16. Tilsynet omfatter: Et kontrol aspekt - at påse at tilbuddet overholder gældende lovgivning, og at tilbuddet er i overensstemmelse med det grundlag kommunalbestyrelsen har vedtaget vedr. målgruppe og indsats. Et kvalitetsaspekt at påse at kvaliteten i tilbuddet er i overensstemmelse med vedtagne ydelser og servicestandarder Et udviklingsaspekt der igennem dialog skal medvirke til løbende udvikling af tilbuddet i takt med brugernes behov, herunder sikre metode- personale- og organisationsudvikling Formålet med det anmeldte tilsyn er væsentligst et kvalitets- og udviklingsperspektiv. 2. Opfølgning på det uanmeldte besøg 2.1. Bemærkninger til det uanmeldte besøg, og nyt siden sidst Tilsynet havde følgende forslag til udviklingsområder i det uanmeldte tilsyn: Det anbefales at der arbejdes med tydeliggørelse af mål i de pædagogiske handleplaner, og at de pædagogiske handleplaner indeholder en opsummering af om de foregående mål er nået/hvilken udvikling der er sket for beboeren. På denne måde er der fokus på beboernes udviklingsperspektiv, og hvorvidt de må der opstilles, også nås. Det vurderes at de igangværende revisitering skal fortsætte, idet den ville kunne løse nogle af de meget forskellig behov der er, og som til tider giver vanskeligheder beboerne imellem, med baggrund i deres respektive handicap og deraf følgende behov. 3

4 Trekløveret har siden opdateret deres pædagogiske handleplan, således at den nu indeholder en opsummerede del: hvad er målet; hvem er ansvarlig; dato samt evaluering. Ledergruppen fortæller, vedr. revisiteringen, at en beboer har fået et enkeltmandsprojekt, fordi borgeren ikke kunne rummes på Trekløveret, og at de er på vej med endnu et lignende projekt. Beboergruppen er, fortæller ledelsen, fortsat meget forskellig, og nogle meget udad reagerende. Dette bør give overvejelser i forhold til at visitere til Trekløveret, hvor fællesarealerne ligger lige udenfor borgerens hoveddør. Der efterlyses i den forbindelse, at der er handleplaner for borgerne, så det dermed kan styres hvilken indsats der skal til, og om stedet er det rigtige sted. Ledelsen efterspørger generelt fortsat handleplaner jf. Servicelovens 141, der forligger i øjeblikket ca. 9 ud af 35 borgere. Ansvaret for udarbejdelse og revidering af handleplaner iht. Servicelovens 141 ligger fortsat i forvaltningen. Formålet med at tilbyde borgeren en handleplan er, at handleplanerne er styrende for hvilken indsats der skal gives borgeren, og hvilken indsats Trekløveret dermed skal tilrettelægge. I øjeblikket tilrettelægger Trekløveret selv indsatsen i samarbejde med borgeren. Ledelsen er tilfreds med rapporten for det uanmeldte besøg, og medarbejderne tilkendegiver, at de kan genkende deres arbejdsplads, og er meget tilfredse med rapporten, og sådan som tilsynet har set Trekløveret. 3. Driftsgrundlag, økonomi og mål styring 3.1 Virksomhedsplan Virksomhedsplanen forligger, og er indholdsmæssigt beskrevet i rapporten for det uanmeldte tilsyn. Udarbejdelsen af virksomhedsplanen er sket som vi plejer fortæller medarbejderne, og det vil sige igennem MED udvalget. Medarbejderne er tilfredse med måden som virksomhedsplanen udarbejdes på, og de kender metoden der har været den samme i 3 år, og som derfor er kendt og tryg, og en sikrer en god proces. 3.2 Styring af budget og løn Økonomien og budget fremgår overordnet af virksomhedsplanen. Ligeledes fremgår udlægning af dele af budgettet til teams, ligesom der er gennemsigtighed i hvad der bruges til henholdsvis uddannelse og supervision. Opfølgning og orientering af budgetsituationen foregår almindeligvis på Med-udvalget. Den økonomiske styring bygger på udlægning af dele af budgettet til teams, mhp. at understøtte den valgte organisationsform (selvadministrerende teams). Ledelsen orienter om, at der i år forventes et underskud på 1,8 mio. Underskuddet opstår væsentligst som følge af merforbrug på personale. Merforbruget handler om, fortæller ledelsen, at der ikke har været fuld finansiering på lønsummen der er medgået i overdragelsen fra amt til kommune, og stilling overflyttet ved kommune sammenlægningen. 4

5 Budget - og lønsum har været konstant gennem 3 år, og er ikke reguleret, ud over kompensation for overenskomsterne. Nogle medarbejdere er, overenskomstreguleret, steget i løn iht. aftaler om anciennitet, disse lønstigninger har der ikke været dækning for i budgettet. Endelig har der været nogle konteringsproblemer som gør takstberegningen uigennemsigtig Den økonomiske situation er drøftet på MED, og der er nedsat en arbejdsgruppe mhp. at se mere på problemet. I Trekløverets genopretningsplan fremgår, at der er ansættelsesstop, og at personalet skal afspadserer timer. Medarbejderne fortæller, at der pt. er to ubesatte stillinger. Ledelsen er i samarbejde med forvaltningen ved at se på problemet. 3.3 Styring af mål Styringen af mål foregår også i en fast proces med indberetning til forvaltningen kvartalsmæssigt, og forud en orientering på MED-udvalget. Målene er delfinerede i virksomhedsplanen, og som det fremgår af den uanmeldte rapport er der tale om tydelige mål, ansvar og succeskriterier, således at der er muligt at vurderer om målene er nået. 4. Kompetence, kvalifikationsudvikling og personaleudviklingssamtaler 4.1. Uddannelses- og udviklingsmål Et af målene har været at styrke organisationen, rammen for arbejdets udførsel, og der har derfor været fokus på forståelse af ramme r og roller i den selvadministrerende organisation, etableret i teams. Der har derfor været brugt både tid og ressourcer på, i et samarbejde med Cowi, at nå frem til en fælles forståelse af rammen og rollerne. Alle har været meget tilfredse med dette udviklingsarbejde. Medarbejderne beskriver, at de har fået meget større indsigt i organisationsmodellen, og sikkerhed i at de kender opgaverne for den de enkelte roller. De oplever med organisationsformen at have stor indflydelse, at projektet har været med til at tydeliggøre ansvar og forventninger, ligesom samarbejde og ansvar i de enkelte teams og imellem teamenes er blevet større. Medarbejderne fortæller, at de oplever en meget stor medarbejdertilslutning til denne organisationsform. Arbejdsformen, hvor alle har været medinddraget,oplever medarbejderne også som en generel styrkelse af organisationen, som har bidraget til at medarbejderne har lært hinanden bedre at kende, herunder de kompetencer der allerede er til stede på Trekløveret, og projektet har igennem processen også bidraget til et bedre arbejdsmiljø. Et andet kompetenceudviklings initiativ der pågår, er supervision. Der er tilknyttet 3 supervisorer, der giver supervision i teams. Supervisionen tager udgangspunkt i en borger specifik opgave, som så kvalificeres igennem supervisionen. Budgettet til supervision er næsten lige så stort som til uddannelser i øvrigt. Medarbejderne er meget tilfredse med supervisionen, og mener, at der herigennem sker en større læring i teamet end hvis alle pengene bruges på uddannelse af enkeltpersoner. De er tilfredse med supervisorerne, der har stor indsigt i målgruppen og hjerneskader. 5

6 Omvendt vil medarbejderne også gerne, at det fortsat er muligt at komme på kursus, og det er det også. Der er afsat penge til efteruddannelse generelt, og specifik til at kunnen uddanne indenfor neuropædagogik. Der er planer om, og der er søgt om tilskud til, et brugercentreret kvalitetsudviklingsprojekt, Trekløveret forventer at få svar inden udgangen af Projektet har til formål at kompetenceudvikle medarbejderne i forhold til at understøtte borgerne i, i højere grad at tage ansvar for indflydelse på eget liv, eller et projekt der kompetenceudvikler medarbejderne til at kompetenceudvikle borgeren til større medindflydelse. Der pågår således kompetenceudvikling på: - Organisationsniveau - Fagligt niveau (fælles og individuelt) - Metodisk niveau udviklingsprojekt 4.2 Medarbejderudviklingssamtaler De medarbejdere der er repræsenteret under tilsynsbesøget, har ikke hørt noget om hvorvidt årets udviklingssamtaler er begyndt. De ved, at i år skal de anvende det kommunale koncept for udviklingssamtaler. Der er også lidt usikre på, hvem der skal gennemføre medarbejdersamtalerne, men de forventer at det bliver den leder der har personaleansvar. Medarbejderne fortæller, at deres samtaler sammen med CV skal registreres i en kommunal database. Dette er der nogle der er utrygge ved. 5. Samarbejde og information 5.1 Eksternt samarbejde Samarbejdet med forvaltningen overordnet er stadig lederens ansvar. Der er mange at samarbejde med, jf. Halsnæs organisering. Der er etableret et godt samarbejde, og der er pt. specifik et samarbejde omkring økonomien og kontering. Både ledelse og medarbejdere efterlyser et bedre samarbejde på borgerniveau, specifikt i forbindelse med udarbejdelse og opfølgning på handleplaner. 5.2 Internt samarbejde I sidst anmeldte tilsyn skrev tilsynet: Der er etableret et MED-udvalg som er omdrejningspunktet overordnet for samarbejdet imellem ledelse og medarbejdere. Ledere og medarbejdere giver udtryk for at MED-udvalget funger tilfredsstillende. Der er gode referater fra møderne, og tydelighed omkring hvad der er på dagsordenen og hvad der er drøftet og hvad der er besluttet. Sådan vurderer både medarbejdere og ledelse fortsat at det er, MED-udvalget er centralt for samarbejdet, og det er der aftales hvad der skal arbejdes med, hvilke retningslinjer der skal udarbejdes, og endelig godkendelse af styringsredskaber som fx virksomhedsplanen. 6

7 Begge parter mener fortsat, at der overordnet er et godt samarbejde på MED-udvalget. Der er valgt sikkerhedsrepræsentanter, og der er tillidsmand, alle er medlem af MED. Ledelsen har også i år revurderet ledelsesteamet og dets funktion/arbejdsdeling. Sidste år blev der ansat en ny leder med personaleansvar. I år er der ansat en ny leder der har fået det pædagogiske ansvar, og den øverste leder har så ansvaret for økonomien og den overordnede strategiske styring. Ledergruppen vurderer, at de har et godt samspil med forskellige kompetencer. Ansvarsområderne afspejler også hvilket samarbejde der er imellem de enkelte leder og de definerede roller i den selvadministrerende teamstruktur. Ledelsens vurder, at der er et forbedret samarbejde imellem ledelse og medarbejdere efter at det er tydeligere hvilke opgaver og ansvar der ligger de enkelte roller. Ledelsen oplever, at medarbejderne har opnået større klarhed over organisationsformen og dens betydning for deres generelle medindflydelser. Ledelsen oplever også en større tydelighed i, og forståelse for, hvem i ledelsen man skal gå til om hvad. Medarbejderne oplever et generelt godt samarbejde med ledelsen, der har dog været utilfredshed med informationsgangen vedr. den økonomiske situation, hvor medarbejderne oplever, at der er uklare informationsveje, konkret at sådanne informationer bør gives på MED-udvalget og ikke i talsmandsgruppen. Nogle af medarbejderne oplever,at personalelederen ikke selv overholder de spilleregler der er i den selvadministrerende organisering, de oplever at personalelederen tager beslutninger der var uddelegerede. Der er også blandt medarbejdere kritik af hendes facon, som vurderes meget firkantet. Ellers fortæller medarbejderne om et godt samarbejde med ledelsen. Ved sidste tilsyn var opfattelsen af samarbejdet meget præget at den nye organisering og dens tilhørende arbejdsmetoder ikke var helt implementerede. Der var usikkerhed om opgaver og ansvar, og usikkerhed om hvem der måtte bestemme hvad. Denne gang er der sikkerhed omkring rammen, og arbejdet med at nå en fælles forståelse har bedret arbejdsmiljøet og samarbejdet mener medarbejderne. En af medarbejderne siger det der mangler nu er nogle spilleregler for samarbejdet 6. Arbejdsmiljø 6.1 Sikkerhed, APV og trivsel Der er etableret sikkerhedsstruktur med sikkerhedsrepræsentanter og sikkerhedsleder, der er udarbejdet APV og efterfølgende handleplan. Handleplanen er diskuteret og godkendt på MED-udvalget. Handleplanen omhandler væsentligst nogle fysiske forhold der skal bringes i orden, og kun få punkter vedr. det psykiske arbejdsmiljø. Af APV fremgår der ikke noget om arbejdsmiljø og sammenhæng til registrering af vold borger mod medarbejder. Trekløveret registrer alle former for vold. Vold forstås af Trekløveret som en kommunikationsform. Volden bliver registreret dels som vold borger mod medarbejder og vold borger mod borger. Begge voldsformer kan påvirke medarbejder- 7

8 nes arbejdsmiljø, men gør det tilsyneladende ikke iflg. APVén. Medarbejderne giver også under samtalen med tilsynet udtryk for, at det ikke fylder meget i dagligdagen. De er klar over, at det er et udtryk for frustreret kommunikation/manglende kommunikative værktøjer. Alle situationer bliver registreret så der er ikke noget filter på hvad der er rigtig vold og hvad der ikke er. Der er god snak om hvad det kan forebygge volden, og der er god hjælp at hente i supervisionen fortæller medarbejderne. Volden bliver registreret i 3 kategorier 1. Grad tjat, dask, vrissen, høj stemme, ingen mèn 2. Grad overfladiske mèn, rødmen i huden, let rivning, nivning, spytning, trussel 3. Grad mèn, sår, brud, lægekonsultation og krise. Den meget detaljerede registrering giver mulighed for at se hvilke personaler der er mest udsatte, og hvilke borgere der bør være mest opmærksomhed på. Således fortæller personalet også, at de dermed har mulighed for at planlægge personaleressourcer i forhold til de borger der er mest udad reagerede, og dermed hjælpe med at øge hinandens sikkerhed på arbejdet. I 2008 er der registreret i alt 914 voldsepisoder med personalet, fra overvejende 4 borgere og mod overvejende 7 medarbejdere. Registreringen viser også et fald første halvår 09. Størstedelen af registreringerne er 1. Grad. Der er udarbejdet en trivselsundersøgelse for Trekløveret, hvor 60 % har besvaret. Trivselsundersøgelsen viser, at der generelt er en høj grad af trivsel på Trekløveret, højere end gennemsnittet for kommune; at Trekløveret er gennemsnitligt er tilfredse med arbejdsopgaver og ledelse; og at der er en, over gennemsnittet i kommunen, stor oplevelse af medindflydelse, godt samarbejde og gode udviklingsmuligheder. 6.2 Sygefravær Også sygefraværet er godt registreret. I alt sygefravær ligger på 5,85, og målet for 09 er 6,0. Der er en forventning om at nå over de 6 % idet der afventes forkølelses sæson. I denne opgørelse er der både det korte sygefravær og det lange, ligesom f.eks. sygdom i opsigelsesperiode er medregnet og barns første sygedag. Registreringen viser et større sygefravær i nogle teams, hvilket er det langvarige sygefravær der slår ud. En del af medarbejderne er kun delvist sygemeldt. Ledelsen er tilfreds med størrelsen på sygefraværet, idet det korte sygefravær er på kun ca. 3 %, og det er det der kan gøres mest ved. I to situationer er sygefraværet arbejdspladsrelateret. Medarbejderne frygter at sygefraværet stiger, i forbindelse med at der skalspares på personaleressourcer i forlængelse af den økonomiske situation. Ledelsen er klar til den ny opgave, med en samtale med længerevarende sygemeldte medarbejdere, i 4. Syge uge for at aftale fastholdelse. 6.3 Medarbejderomsætning, fastholdelse og rekruttering 8

9 Personalesituationen er pænt stabil på Trekløveret igen i år. Der er pt. 2 vakante stillinger, der ikke er slået op, før der er et bedre overblik over økonomien. Der er en del erfarne pædagoger med mange års erfaring, og dermed i øjeblikket en overvægt af ældre medarbejdere. 7. Vurderinger 7.1 Opfølgning af det uanmeldte tilsyn Tilsynet bemærker, at der også denne gang er arbejdet konstruktivt med de udviklingspunkter der er peget på, og at Trekløveret anvender tilsynet konstruktivt i en Trekløverets udvikling. Tilsynet vurderer også, at medarbejderne i høj grad er vidende om indholdet af tilsynsrapporter, og det arbejde der efterfølgende pågår på Trekløveret. 7.2 Driftsgrundlag og styring overordnet Tilsynet vurderer, at der er tilrettelagt en god og kvalificeret styring, med virksomhedsaftalen, og virksomhedsplanen som overordnet retningsgiver for hvor Trekløveret er på vej hen. Tilsynet vurderer, at virksomhedsplanen er kvalitativ god, konkret og målbar. Tilsynet vurderer at processen omkring udarbejdelse af virksomhedsplanen er kvalificeret tilrettelagt og styret. Tilsynet vurderer, at der er god medinddragelse i processen og at MED-udvalget får den centrale plads som stedet hvor medindflydelse drøftes og hvor der træffes beslutninger Tilsynet vurder, at også styring af målopnåelse er veltilrettelagt. Den økonomiske opfølgning har i år vist en underskud, og ledelsen vurderer, at der dels er tale om en lønsum der igennem årene siden fusionen har været for lav, og uigennemsigtighed i kontoplan. Der er dialog med forvaltningen om opgaven, og der er dialog på Trekløveret omkring løsning af problemet 7.3 Kompetence, kvalifikationsudvikling og udviklingsperspektiver. Tilsynet vurderer, at der sættes ind med kompetenceudvikling på alle niveauer: organisation; individuelt fagligt og metodisk, og at der dermed er en højt fremadrettet strategisk tænkning i både, hvordan en organisation skal være tilrettelagt mhp. at yde borgeren det bedste, hvilke kompetencer den enkelte medarbejder skal have, og på hvilken måde der skal arbejdes mhp. at opnå at give borgerne den bedste tilværelse et udviklingsperspektiv. 7.4 Samarbejde, arbejdsmiljø og sygefravær Det er tilsynets vurdering, at der er et godt samarbejde på Trekløveret og et godt arbejdsmiljø. Den nye organisation imødekommer tænkningen om at udlægge opgaver og ansvar, idet medindflydelse og eget ansvar og planlægning i forhold til arbejdsdagen, giver det bedste arbejdsmiljø. Medarbejderne og ledelse har i fællesskab defineret rammer, opgaver og 9

10 ansvar i den selvadministrerende teamorganisering, og alle er tilfredse med den medindflydelse der generes. Det vurderes at organisationsformen er implementeret med succes, og at der nu skal pågå et arbejde med at vedligeholde denne organisationsform. Det vurderes, at der er et godt arbejdsmiljø forstået dels som et godt samarbejde, men også i form af at personalet ikke er væsentligt påvirket af de udfordringer der kan være i at arbejde med denne målgruppe. Endelig vurderes sygefraværet ikke at være problematisk. Susanne Ramstedt konsulent 10