Ordinært møde. Dato 17. februar Tid 15:30. Sted Frederikshavn Rådhus, Mødelokale 0.28 NB. Ingen. Fraværende. Stedfortræder

Transkript

1 Referat Økonomiudvalget Ordinært møde Dato 17. februar 2010 Tid 15:30 Sted Frederikshavn Rådhus, Mødelokale 0.28 NB. Fraværende Ingen Stedfortræder Medlemmer Lars M. Møller (V) - Formand Per Nilsson (V) Jens Ole Jensen (V) Søren Visti Jensen (F) Peter E. Nielsen (C) Erik Sørensen (A) Birgit Hansen (A) Bjarne Kvist (A) Jens Hedegaard Kristensen (A)

2 Indholdsfortegnelse Side 1. Endelig vedtagelse af Lokalplan FRE Sommerhusområde ved Heden og Sulbæk og kommuneplantillæg nr Endelig vedtagelse af Lokalplan FRE.E Erhvervsområde i Vangen 9 3. Tillæg nr. 4 til spildevandplan tidligere Skagen Kommune - Tranebærvej, Ålbæk Fremtidig organisering af samarbejdet mellem kommune og erhverv, turisme og handel Nedlæggelse af Erhvervs- og Turismeudvalget Oprettelse af det Økonomisk KoordineringsRåd (ØKR) Organisering af kultur, erhverv, turisme og event i Frederikshavn by Organisationsændring i den administrative forvaltning Ansøgning fra Fonden Tordenskiold - markering af flådens 500 års jubilærum Ansøgning fra Frederikshavn Fox Team Nord og Frederikshavn White Hawks om udbetaling af tilskud til samordning af eliteidræt omkring sponsorer m.v Ansøgning fra Frederikshavn Fox Team Nord om ekstraordinær støtte i sæsonen Ansøgning fra Frederikshavn Gymnastikforening af 1990 om tilskud til markedsføring af DM i Rytmisk Gymnastik 2010 i Frederikshavn Anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb for Økonomiudvalgets budgetområde Årsregnskab for Frederikshavn Ungdomskollegium Digitalisering af de politiske dagsordener og referater gældende fra 1. april Udskydelse af revisionsudbud med 1 år Ligestillingsredegørelse Lånedispensation fra 1 mia. kr. og 2 mia. kr. puljen Økonomiorientering på Økonomiudvalgets område Konstituering i stillingen som Centralforvaltningensdirektør Leasingaftale til finansiering af IT-anskaffelse på skoleområdet Tillægsbevilling - Køb af del af "Banehaven", Skagen Salg af Bakkevej 2, Skagen Salg af Tværgade 5, Sæby Beslutning om kommunal overtagelse af fysiske rammer for Kaj Bundvad Børnehave Forlængelse af åremålsansættelse 43 Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 2 af 42

3 27. Helbredsbetinget afsked af tjenestemand 44 Underskrifter: 45 Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 3 af 42

4 Bilagsfortegnelse Punkt nr. Dok.nr. Tilgang Titel /10 Åben Bilag 1 - Lokalplan FRE Sommerhusområder ved Heden og Sulbæk /10 Åben Bilag 2 - Kommuneplantillæg nr /10 Åben Bilag 3 - Indsigelsesnotat FRE pdf /10 Åben Bilag 1 - Lokalplan FRE.E Erhvervsområde ved Øksnebjergvej 10, Vangen 2 106/10 Åben Bilag 2 - Indsigelsesnotat vedr. Lokalplan FRE.E /10 Åben Bilag 1 - Forslag til tillæg til spildevandsplan sommerhusudstykning syd for Aalbæk - revision /10 Åben Bilag 2 - Miljøscreening-skema /10 Åben Bilag 1 - Grafisk fremstilling af initiativfora /10 Åben Bilag 2 - Omstilling og vækst Frederikshavn Kommune /08 Åben Bilag 3 - Vedtaget Strategi - Erhvervsudviklingsstrategi.Pdf /08 Åben Bilag 4 - Vedtaget Handlingsplan - Erhvervsudviklingsstrategi.Pdf /08 Åben Bilag 5 - Vedtaget Sådan ser vi ud - Erhvervsudviklingsstrategi.Pdf /10 Åben Bilag 1 - Forslag til re-organisering af kultur- og fritidstilbud i Frederikshavn by, februar /10 Åben Bilag 2 - Rapport, jf. budgetbemærkning om oplevelsesøkonomi _v2_Rapport, jf. budgetbemærkning om oplevelsesøkonomi..doc /10 Åben Bilag 1 - Principdokument Ny administrativ organisation.docx /10 Åben Bilag 2 - Masterplan - udgave pr docx /10 Åben Bilag 3 - Referat fra MED Hovedudvalget /10 Åben Bilag 1 - Ansøgning til FRH KOMMUNE FLAADEN /10 Åben Bilag 2 - HOLD FAST BUDGET 2010 København /10 Åben Bilag 3 - Følgebrev - Tordenskioldsdage udpeget /10 Åben Bilag 1 - Notat - dateret 6. februar /09 Åben Bilag 2 - Sponsorsamarbejde - Elite Nord Frederikshavn A/S og Frederikshavn FOX /10 Åben Budget fra Frederikshavn Gymnastikforening vedrørende DM i Rytmisk Gymnastik /10 Åben Centralforvaltningens kommentarer til årsregnskab /10 Åben Ligestillingsredegørelse 2009.pdf /10 Åben Materiale til brug for behandling af lånetilsagn pdf /10 Åben Bilag 1 - Velkommen i Økonomiudvalget.pdf /10 Åben Bilag 2 - Økonomiudvalgets Økonomi.pdf /10 Åben Bilag 3 - Principper og indhold af budgetopfølgningen på Økonomiudvalgets eget område Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 4 af 42

5 1. Endelig vedtagelse af Lokalplan FRE Sommerhusområde ved Heden og Sulbæk og kommuneplantillæg nr. 10 Åben sag Sagsnr: 07/1013 Forvaltning: TF Sbh: POHN Besl. komp: PMU/ØU/BR Sagsfremstilling Lokalplanforslaget med tilhørende kommuneplantillæg har været udsendt til offentlig debat i perioden fra den 9. september til den 4. november 2009, hvilket har givet anledning til indsigelser og bemærkninger, som det fremgår af indsigelsesnotat af januar Lokalplanen har som hovedformål at muliggøre, at der i hovedparten af sommerhusområderne kan bygges sammenlagt op til 100 m 2 på hver parcel eller byggefelt. En stor del af indsigerne hilser lokalplanforslaget velkommen og ser frem til muligheden for at bygge til de eksisterende sommerhuse i sommerhusområderne. Ejere af sommerhuse i landzoneområdet primært på Knappenvej har fremsat ønske om, at sommerhusene overføres til sommerhusområder eller lovliggøres i landzone. Miljøcenter Århus har meddelt, at lokalplanforslaget ikke er i strid med overordnede statslige interesser eller de særlige hensyn Miljøministeriet varetager, hvorfor de ikke har bemærkninger til lokalplanforslaget, som det foreligger. Dette var heller ikke forventet, idet det udsendte lokalplanforslag var udarbejdet efter de udmeldinger og retningslinjer, som Miljøcenter Århus var fremkommet med som grundlag for udarbejdelsen af lokalplanforslaget i et møde i januar 2009 og et brev af 13. marts Der har efterfølgende været afholdt et nyt møde med Miljøcenter Århus, hvor miljøcenteret har ændret standpunkt og åbnet mulighed for at drøfte fremtidige muligheder for eksisterende sommerhuse i landzone inden for lokalplanområdet. Det er aftalt, at en række forhold, herunder trafikstøj, udstykningsforhold, lugtgener, nedsivnings af spildevand, ophævelse af strandbeskyttelseslinje m.v., undersøges forinden en ny landzonelokalplan eventuel igangsættes. Af hensyn til de mange byggesager der ligger underdrejet, med ønsker om udvidelse af eksisterende sommerhuse i sommerhusområderne, foreslås det, at lokalplanforslaget med nogle mindre ændringer, som foreslået i indsigelsesnotatet, vedtages endeligt, og der efterfølgende igangsættes en undersøgelse af de fremtidige muligheder for dele af sommerhusbebyggelsen i landzone. Indstilling Teknik- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller, at Plan- og Miljøudvalget anbefaler Økonomiudvalget og byrådet, at Lokalplan FRE og Kommuneplantillæg nr. 10 vedtages endeligt med de i indsigelsesnotatet indstillede ændringer i Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 5 af 42

6 lokalplanbestemmelsernes pkt. 5.2, 7.3 og 8.3 og kortbilag 4. Beslutning Plan- og Miljøudvalget den 2. februar 2010 Indstillingen tiltrædes. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Anbefales. Bilag Bilag 1 - Lokalplan FRE Sommerhusområder ved Heden og Sulbæk (dok.nr.8668/10) Bilag 2 - Kommuneplantillæg nr. 10 (dok.nr.8669/10) Bilag 3 - Indsigelsesnotat FRE pdf (dok.nr.13342/10) Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 6 af 42

7 2. Endelig vedtagelse af Lokalplan FRE.E Erhvervsområde i Vangen Sagsfremstilling Forslag til Lokalplan FRE. E , for et erhvervsområde ved Øksnebjergvej i Vangen, har i perioden fra den 4. november til den 30. december 2009 været fremlagt til offentlig debat. Der er indkommet 5 indsigelser/bemærkninger til forslaget. Indsigelserne vedrører i hovedtræk tilplantning og indretning af det omhandlede areal. Åben sag Sagsnr: 09/3397 Forvaltning: TF Sbh: FIRA Besl. komp: PMU/ØU/BR På ejendommen Nordvej 5, der ligger umiddelbart øst for lokalplanområdet, drives der storkøkkenvirksomhed. Herfra leveres der mad til store arrangementer, konferencer og lignende med flere hundrede deltagere. Ejeren af ejendommen beliggende Nordvej 5 ønsker at erhverve arealet omfattet af lokalplanen, dels med henblik på centralisering af køkkenfunktionen i Vangen, dels med henblik på udvikling af selskabsforretning med andet og mere end god mad og hyggeligt samvær. Lokalplanen muliggør, at ejeren i sommersæsonen kan tilbyde kombinerede aktivitets-, oplevelses- og picnic arrangementer i form af teambuilding for mindre grupper af kunder. Planen udstikker retningslinjerne for opførelse af et samlet etageareal for området under ét på 150 m2 bestående af pavilloner og overdækkede terrasser m.m. i træ. Der er desuden mulighed for at opføre en mindre toiletbygning, ligeledes i træ. Den enkelte bygning må ikke opføres med et større areal end 50 m 2. I forbindelse med et givent arrangement kan der opsættes telte og lignende midlertidige overdækninger. Lokalplanen udstikker desuden retningslinjer for etablering af evt. jordvolde, beplantning mm. Teknisk Forvaltning har beskrevet og kommenteret indsigelserne/bemærkningerne i det indsigelsesnotat, der er vedlagt dagsordenen som bilag. Indstilling Teknik- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller, at Plan- og Miljøudvalget anbefaler Økonomiudvalget og byrådet, at Lokalplan FRE E vedtages endeligt med de forslag til ændringer, der fremgår af vedlagte indsigelsesnotat. Beslutning Plan- og Miljøudvalget den 2. februar 2010 Et flertal tiltræder indstillingen. Jens Hedegaard Kristensen kan ikke tiltræde indstillingen. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Et flertal anbefaler indstillingen. Jens Hedegaard Kristensen kan ikke tiltræde indstillingen. Bilag Bilag 1 - Lokalplan FRE.E Erhvervsområde ved Øksnebjergvej 10, Vangen (dok.nr.9580/10) Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 7 af 42

8 Bilag 2 - Indsigelsesnotat vedr. Lokalplan FRE.E (dok.nr.106/10) Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 8 af 42

9 3. Tillæg nr. 4 til spildevandplan tidligere Skagen Kommune - Tranebærvej, Ålbæk Sagsfremstilling Nærværende forslag til tillæg nr. 4 til Spildevandsplan 2005 for den tidligere Skagen Kommune omhandler en udvidelse af kloakoplandet ved Ålbæk. Udvidelsen skal udnyttes i forbindelse med etablering af et nyt sommerhusområde. Åben sag Sagsnr: 08/4221 Forvaltning: TF Sbh: jecr Besl. komp: PMU/ØU/BR Dette er detaljeret beskrevet i Lokalplan nr. SKA.239.S Sommerhusbebyggelse ved Jerupvej/Tranebærvej i Ålbæk, som blev vedtaget endeligt af Frederikshavn Byråd den 24. juni Området kloakeres for både spilde- og regnvand og opdeles i 2 nye planlagte kloakoplande B20 og B21. Oplandene skal offentlig kloakeres med separatkloak, hvor spildevand og regnvand afledes i hver sit afløbssystem. Spildevandet fra oplandene B20 og B21 afledes via en ny pumpestation til eksisterende spildevandssystem mod syd, hvorfra det afledes til Frederikshavn Renseanlæg. Der etableres en ny trykledning fra den planlagte pumpestation til det eksisterende spildevandssystem via Blåbærvej. Overfladevandet fra oplandene B20 og B21 afledes således: I opland B20 skal regnvandet fra veje og grunde (tage, indkørsler m.m.) afledes i en regnvandsledning. Regnvandet fra oplandet ledes til et nyt udløb UB20.1 ved Knasborg Å. I opland B21 skal regnvandet fra veje og grunde (tage, indkørsler m.m.) afledes i en regnvandsledning. Regnvandet fra oplandet ledes til et nyt udløb UB21.1 ved Hedegrøft. I forbindelse med byggemodning af området etableres i nødvendigt omfang forsinkelsesbassiner således at overfladevand fra oplandene B20 og B21 forsinkes i overensstemmelse med kommunens tilladelse til udledning af overfladevand til de respektive vandløb. Teknisk Forvaltning forventer at kunne give disse tilladelser på baggrund af konkrete ansøgninger fra Kloakforsyningen. Forvaltningen har gennemført en screening af nærværende tillæg til spildevandsplan og har i den forbindelse vurderet, at den planlagte anvendelse af området ikke påvirker miljøet væsentligt efter de kriterier, der fremgår af Lov om Miljøvurdering af planer og programmer. Forvaltningen har derfor konkluderet, at der ikke skal udarbejdes en miljøvurdering. Efter byrådets godkendelse af forslaget, skal dette offentliggøres i en periode på 8 uger, hvori der er mulighed for at komme med bemærkninger/indsigelser til tillægget. Herefter skal byrådet vedtage tillægget endeligt. Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 9 af 42

10 Indstilling Teknik- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller, at spildevandstillægget sendes ud i 8 ugers høring. Beslutning Plan- og Miljøudvalget den 2. februar 2010 Indstillingen tiltrædes. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Anbefales. Peter E. Nielsen ønsker spildevandsledningen ført til Aalbæk. Bilag Bilag 1 - Forslag til tillæg til spildevandsplan sommerhusudstykning syd for Aalbæk - revision 3 (dok.nr.3638/10) Bilag 2 - Miljøscreening-skema (dok.nr.5975/10) Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 10 af 42

11 4. Fremtidig organisering af samarbejdet mellem kommune og erhverv, turisme og handel Sagsfremstilling Med baggrund i den aktuelle situation i Frederikshavn Kommune ønskes der et stærkere fokus på den erhvervspolitiske indsats, som blandt andet Erhvervs- og Turismeudvalget (ETU) har varetaget. Der ønskes større fokus på mere handlingsorienterede og fremadrettede initiativer og projekter. Åben sag Sagsnr: 10/1488 Forvaltning: UE Sbh: BECR Besl. komp: ØU/BR Hidtil har ETU været initieret fra kommunalpolitiske side. ETU har brugt meget tid på forskellige interesser og bevillinger af mindre projektbeløb. Det har klart været en fordel, at man de forskellige brancher imellem, har kunnet opnå større forståelse af hinanden, men det har også gjort drøftelserne brede og mindre fokuseret. ETU har stået i spidsen for tilvejebringelse af den samlede Erhvervsudviklingsstrategi for Frederikshavn Kommune (Strategi, Handlingsplan, Sådan ser vi ud ). Erhvervsudviklingsstategien bygger på et stærkt fundament af lokale erhvervs-, turisme- og handelsvirksomheders deltagelse. Efterfølgende og aktualiseret af blandt andet situationen vedrørende MAN og MARTIN har ETU sammen med Økonomiudvalget stillet sig i spidsen for Omstilling og vækst i Frederikshavn, hvor der i særlig grad fokuseres på tre vækstspor: Vedvarende energi, Det maritime område, Oplevelser og vækst. I den aktuelle krisesituation Frederikshavn befinder sig i, er der særligt brug for: fokus perspektiv handling (reaktionstid) Det anses vigtigt, at aktørerne indenfor både erhvervs-, turisme- og handelssiden involveres og tager et langt større initiativ og ejerskab af såvel indhold som håndtering af disse vækststrategier. Det er netop aktørerne med deres kendskab til den øjeblikkelige situation, tendenserne og de forretningsmæssige muligheder, der skal i fokus og danne udgangspunkt for drøftelserne af, hvad der vil være hensigtsmæssigt at gøre. Det ønskes, at der i stedet for det eksisterende erhvervs- og turismeudvalg etableres 2 initiativfora, som kan være mere igangsættende og udførende to fora hvor formålet er at få igangsat initiativer og projekter som følger vækststrategierne, og som får folk i jobs og erhvervene i vækst. Der foreslås derfor etableret 2 initiativfora henholdsvis for: Erhverv Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 11 af 42

12 Turisme og Handel Disse to fora har hver især henholdsvis sine særlige fokusområder indenfor deres kerneområder og kan igangsætte initiativer og projekter her indenfor. Der kan udvikles eller igangsættes overlappende initiativer og projekter, som de to fora går i samarbejde om, herunder eksempelvis afholdelse af fælles tematiserede aktiviteter. Der udpeges ikke politikere til de to fora, da det skal være praktikerne, erhvervene som tegner ejerskabet. Politikere kan inviteres med til møderne, hvor det giver relevans og hvor der er behov for drøftelser af de konkrete ideer og projekter, som det enkelte fora ønsker at igangsætte. Erhvervsstrategien og Vækststrategien tegner rammerne for de to fora s arbejde. De to initiativfora s opgaver er dels at igangsætte konkrete initiativer og projekter inden for henholdsvis erhverv samt turisme og handel rådgive Økonomiudvalg og byråd om udvikling af erhvervsudviklingsstrategien fremover Til at understøtte de to fora kan der afsættes 2 puljer på kr. til servicering, mødeafholdelse, initiativer, projektbeskrivelser inspiration og eventuelt små konferencer. Man kan også forestille sig, at der kan afholdes fælles større tematiserede arrangementer de to fora imellem. De 2 puljer kan finansieres af de midler, som hidtil har været afsat til Erhvervs- og Turismeudvalget. Indstilling Borgmesteren indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler byrådet, at der oprettes et initiativforum for erhverv der oprettes et initiativforum for turisme og handel Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Et flertal anbefaler indstillingen. Erik Sørensen, Birgit Hansen, Bjarne Kvist og Jens Hedegaard Kristensen kan ikke tiltræde indstillingen. Bilag Bilag 1 - Grafisk fremstilling af initiativfora (dok.nr.16529/10) Bilag 2 - Omstilling og vækst Frederikshavn Kommune (dok.nr.16733/10) Bilag 3 - Vedtaget Strategi - Erhvervsudviklingsstrategi.Pdf (dok.nr /08) Bilag 4 - Vedtaget Handlingsplan - Erhvervsudviklingsstrategi.Pdf (dok.nr /08) Bilag 5 - Vedtaget Sådan ser vi ud - Erhvervsudviklingsstrategi.Pdf (dok.nr /08) Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 12 af 42

13 5. Nedlæggelse af Erhvervs- og Turismeudvalget Sagsfremstilling Sammenlægningsudvalget nedsatte den 20. september 2006 et 17.4 udvalg, benævnt Erhvervs- og Turismeudvalget. Åben sag Sagsnr: 09/12446 Forvaltning: CF Sbh: mall Besl. komp: ØU/BR Udvalgets formål er at medvirke til at fremme erhvervs- og turismeområdet og skabe forudsætninger for nytænkning være med til at sikre, at der samarbejdes og sker en koordinering af tværfaglige interesser i forhold til kommunens erhvervspolitik bidrage til byrådets politik- og strategiformulering i forhold til den lokale erhvervs- og turistpolitiske dagsorden være en aktiv part i sikringen af rammerne for udviklingsmuligheder og innovation i udviklingen af kommunens erhvervs- og turismepolitik Udvalget refererer til Økonomiudvalget. Udvalget har fungeret indtil nu og består af 15 medlemmer. 4 medlemmer udpeget blandt byrådets medlemmer, hvor borgmesteren er født formand for udvalget. 3 medlemmer udpeget efter indstilling fra handelsstandsforeningerne, 3 medlemmer udpeget efter indstilling fra turistforeningerne, 3 medlemmer udpeget efter indstilling fra erhvervsforeningerne, 1 medlem udpeget efter indstilling fra LO, og et medlem udpeget efter indstilling fra erhvervsskolerne. Udvalget evaluerede på møde den 30. september 2009 dets hidtidige virke og konkluderede bl.a., at der fortsat anses behov for et sådant forum for erhvervs-, turisme- og handelsrelateret strategi, udvikling samt igangsætning og koordinering. Udvalget konkluderede endvidere, at der fremover bør sættes øget fokus på tematiserede, igangsættende og udviklende tiltag. Indstilling Borgmesteren indstiller, at Erhvervs- og Turismeudvalget nedlægges. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Et flertal anbefaler indstillingen. Erik Sørensen, Birgit Hansen, Bjarne Kvist og Jens Hedegaard Kristensen kan ikke tiltræde indstillingen. Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 13 af 42

14 6. Oprettelse af det Økonomisk KoordineringsRåd (ØKR) Sagsfremstilling Borgmester Lars Møller ønsker at oprette en fast rådgivende politisk arbejdsgruppe i regi af Økonomiudvalget: Det Økonomiske Koordineringsråd (ØKR). Åben sag Sagsnr: 10/1514 Forvaltning: DIR Sbh: jawi Besl. komp: ØU/BR Formål og opgaveområde Det økonomiske koordineringsråd har til formål at agere som Økonomiudvalgets task force på den tværgående økonomistyring. Rådets arbejde kendetegnes ved at foretage analyser og søge løsninger på tværs af traditionelle faglige og forvaltningsmæssige skel. Rådets overordnede formål er at sikre det økonomiske og styringsmæssige helhedssyn på kommunens samlede drift herunder overholdelsen af budget. Rådet forestår desuden udarbejdelsen af forslag til konkrete tværgående styringsog effektiviseringsstrategier, der kan sikre et forsvarligt økonomisk råderum i kommunens samlede økonomi. Rådet har primært til opgave at forestå udarbejdelsen af tværgående analyser med særligt sigte på kommunens administration, struktur samt styrings- og forretningsmæssige relationer. Rådet har med disse analyser som baggrund til opgave, at udarbejde politiske beslutningsforslag, der medfører, at der kan ske nødvendige og hensigtsmæssige ændringer i ressourceallokering på tværs af forvaltningsområderne. Rådet har desuden det særlige fokus, at sikre løbende og hurtig politisk opfølgning på økonomiske problemstillinger der typisk er affødt af særlige konjunkturmæssige, demografiske og/eller strukturelle forskydninger. Rådet påtager sig også typisk det udførende ansvar for større forvaltningsrevisioner Rådets sammensætning Rådet består af borgmesteren og 5 byrådspolitikere 1 fra hvert parti. Rådet ledes af en formand, som samtidig har sæde i Økonomiudvalget. Rådet tilknyttes Økonomiudvalget. Rådet kan i konkrete sammenhænge beslutte at supplere sig ad hoc med yderligere politiske repræsentanter fra relevante faglige områder i forbindelse med iværksættelse af konkrete analyser/projekter. Det er rådet selv der afgør hvorvidt der skal ske supplering. Administrativ betjening Den administrative betjening af rådet forestås af kommunaldirektør/direktion Rådet træder sammen i faste møder hver 6. uge og afholder endvidere møder ad hoc efter behov. Indstilling Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 14 af 42

15 Borgmesteren indstiller at hvert parti udpeger 1 medlem til ØKR. Borgmesteren kontakter Dansk Folkeparti med henblik på udpegningen til ØKR. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Et flertal anbefaler indstillingen. Socialdemokraterne ønsker ikke at udpege et medlem. Erik Sørensen begærede sagen i byrådet. Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 15 af 42

16 7. Organisering af kultur, erhverv, turisme og event i Frederikshavn by Sagsfremstilling Det fremgik af bemærkningerne til Frederikshavn Kommunes budget 2009, at Økonomiudvalget ønskede en analyse af de kommunalt støttede aktører og institutioner på det oplevelsesøkonomiske felt mellem kultur, erhverv, turisme og event. Åben sag Sagsnr: 09/1612 Forvaltning: BKF Sbh: beto Besl. komp: ØU/BR Formålet var at få et grundlag for at vurdere, om der kan skabes en bedre organisatorisk sammenhæng i opgavevaretagelsen og derved få et stærkere afsæt for udvikling og realisering af kommunalt støttede oplevelsesøkonomiske tilbud. Børne- og Kulturforvaltningen udarbejdede denne analyse i sommeren Analysen viste blandt andet, at der er et fravær af en samlende vision, retning og strategi for tildeling af midler til og udvikling af det oplevelsesøkonomiske område i Frederikshavn Kommune organiseringen af området kan optimeres i forhold til at skabe større sammenhæng og synergi der bruges forholdsvis mange midler på drift og opretholdelse, og den nuværende organisering på oplevelsesområdet skaber ikke i tilstrækkelig grad kommunal vækst og udvikling På denne baggrund besluttede Direktionen at nedsætte en arbejdsgruppe, som skulle fremsætte forslag til, hvordan organiseringen af opgaver og formål på området kan styrkes. Fokus blev defineret i forhold til 4 aktører i Frederikshavn by Arena Nord, Det Musiske Hus, Frederikshavn Event og Fonden Tordenskiold. Endvidere meddelte politikerne, at den nuværende finansiering på området kan ændres. Direktionen er ansvarlig for at fremsætte et forslag til Økonomiudvalget om udvikling og organisering af det nævnte område, på baggrund af grundig dialog og sparring med relevante aktører. Den nedsatte arbejdsgruppe består af direktører/ledere for de 4 aktører samt Turistchefen, Handelschefen, Kommunaldirektøren, Børne- og Kulturdirektøren, Teknisk Direktør og Kultur- og Fritidschefen. På baggrund af arbejdsgruppens overvejelser, rådgivning og inputs fremsætter Direktionen forslag til en ny-organisering af området, med henblik på at få en mere robust, dynamisk og professionel organisation på området i Frederikshavn by (se vedlagte notat inkl. bilag over de kommunaløkonomiske bidrag til de nævnte aktører). Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 16 af 42

17 Det fremsatte forslag lægger op til en ny organisation som blandt andet udvikler sig via samarbejder på tværs af kommune, region, sektorer m.m. sætter en fælles retning øger den kommunale merværdi ved oplevelser / value for money styrker udviklingen af kultur, sport, fritid, turisme og events hver for sig og på tværs og både i forhold til talent og bredde styrker arbejdet med og for vækstlagene mobiliserer og engagerer borgere og frivillige nytænker eksisterende produkter og tilbud - og udvikler nye har fokus på borgervendte aktiviteter og arrangementer sikrer en ubureaukratisk, effektiv og koordineret driftsorganisation fungerer som dynamo og inspirator for udviklingen af kommunens øvrige oplevelsesøkonomiske tilbud og aktører har en organisatorisk fleksibilitet og et indholdsmæssigt udviklingspotentiale, der åbner for udvidelse med øvrige aktører på området i kommunen Direktionens forslag til ny-organisering af området indeholder både en såkaldt smal og bred model, som illustrerer det forslagets organisatoriske og indholdsmæssige muligheder. Den smalle model er en sam-organisering af Arena Nord, Det Musiske Hus og Frederikshavn Event. Den bredde model er en sam-organisering af Arena Nord, Det Musiske Hus, Frederikshavn Event samt Fonden Tordenskiold og andre faste events og Turistforeningen. De to forslag lægger kort fortalt op til, at der indledes dialog med de respektive bestyrelser, med henblik på at ophæve de nuværende organiseringsformer naturligvis under hensyntagen til gældende jura, personaleforhold og almindelige processuelle overvejelser der oprettes én fælles bestyrelse for de 4 aktører, med én direktør og et givent antal dialog- / brugerråd der oprettes et fælles budget som tilføres de afsatte kommunale tilskud der formuleres et fælles-strategisk oplevelsesøkonomisk afsæt for forretnings- og driftsområderne der oprettes en række forretningsområder, der skal udvikle tilbud og produkter m.m. på egne områder og via samarbejde på tværs. Forretningsområderne kan være sport, event, kultur og konference. I den brede model kan forretningsområder udvides med fx turisme og Fonden Tordenskiold / projekter. der etableres fælles tværgående driftsområder, der varetager fælles funktioner som f.eks. markedsføring, fundraising, programlægning og catering Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 17 af 42

18 Direktionen foreslår, at der i løbet af 1. kvartal 2010 igangsættes dialog og drøftelser med de respektive bestyrelser om en evt. ny-organisering af området, blandt andet inkl. et fællesmøde. Det må forventes, at en eventuel realisering af den foreslåede model tidsmæssigt vil forløbe hen over 2010, eventuelt længere. Grundet de nævnte processuelle forhold. Efter dialog med bestyrelserne behandles sagen igen i Økonomiudvalget med henblik på beslutning. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget tilslutter sig det fremsatte forslags intentioner Økonomiudvalget tilslutter sig, at en realisering af den fremsatte model indebærer, at de afsatte midler på området overgår til den nye organisation Økonomiudvalget sender det fremsatte forslag til dialog og drøftelse i de respektive bestyrelser samt til drøftelse i Kultur- og Fritidsudvalget Frederikshavn Kommune indkalder relevante bestyrelser med flere til fælles orientering om og drøftelse af den fremsatte model Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Godkendt. Bilag Bilag 1 - Forslag til re-organisering af kultur- og fritidstilbud i Frederikshavn by, februar 2010 (dok.nr.15015/10) Bilag 2 - Rapport, jf. budgetbemærkning om oplevelsesøkonomi _v2_Rapport, jf. budgetbemærkning om oplevelsesøkonomi..doc (dok.nr.17331/10) Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 18 af 42

19 8. Organisationsændring i den administrative forvaltning Sagsfremstilling Med baggrund i budgetvedtagelsen for udtrykte budgetparterne i sine budgetbemærkninger bl.a følgende: Åben sag Sagsnr: 10/1419 Forvaltning: UE Sbh: CHPA Besl. komp: ØU Gennemførelse af lønsumsbesparelser (uddrag) Der udmøntes så mange besparelser som muligt ved reduktion i lederstillinger og ved reduktion i stillinger med primært jobindhold, der er rettet mod interne administrations-, service- og konsulentfunktioner budgetparterne er generelt enige om, at organisatoriske ændringer kan og bør iværksættes såfremt Direktionen anser det hensigtsmæssigt for at opnå de budgetterede besparelser så hurtigt og lempeligt som muligt..budgetparterne er desuden enige om, at ethvert tiltag af strukturel og/eller styringsmæssig art kan bringes i forslag i bestræbelserne på at afbøde de langsigtede negative virkninger af besparelserne mest muligt for borgere, brugere og medarbejdere Analyse af den administrative service Budgetparterne ønsker, at Direktionen iværksætter et fremadrettet analysearbejde med ekstern bistand, der har til formål at afdække, hvilke organisatoriske og styringsmæssige tiltag der kan iværksættes i den administrative servicevaretagelse, for at nedsætte kommunens samlede administrationsomkostninger mest muligt. Budgetparterne er enige om, at samtlige muligheder kan bringes i spil herunder også forslag til basale ændringer i den administrative og politiske struktur. (Budget Budgetbemærkninger) Direktionen har bl.a. på den baggrund samt på baggrund af de politiske ønsker, der efterfølgende er udtrykt af både Økonomiudvalg og Byråd om at skabe bedre handle- og råderum og bedre mulighed for sammenhængende økonomistyring og tværgående prioritering, iværksat et arbejde, der skal ændre og udvikle den administrative organisation og struktur. Et arbejde, der tager afsæt i at fremme og understøtte mulighederne for Helhedsorientering i forhold til både borgere og byråd, hvor helhedsviden og specialviden kombineres Effektiviseringer for at mindske effekterne af de gennemførte besparelser Stadigt fokus på sammensætningen af den kommunale opgaveportefølje Robust og sammenhængende økonomistyring med synlig adgang til tværgående omprioritering Sammenhængende udvalgsbetjening Sammenhæng i den kommunale opgaveløsning med mulighed for overordnet og tværgående styring, koordinering og prioritering af kommunens virksomhed Udnyttelse af organisationens kompetencer på tværs og til gavn for den Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 19 af 42

20 samlede organisation Den grundlæggende ide er at etablere en organisation baseret på en ny administrativ struktur og organisering, der både tilgodeser det voksende behov for at kunne styre centralt og behovet for at lede decentralt. Det er Direktionens forslag, at der for at imødekomme disse krav indføres et nyt forvaltningsprincip, hvor den nuværende fagforvaltningsstruktur opløses gradvist og erstattes af en enhedsforvaltning bygget op som en kommunal koncernstruktur bestående af fagog fællescentre. I første omgang fokuseres der på at få etableret fællescentrene økonomicenter og facility managementcenter (Ejendomsservice og -vedligeholdelse). Herudover iværksættes analyse af mulighederne for at etablere et fællessekretariat. Efterhånden som de nye strukturer bliver udviklet afdækkes behovet for etablering af flere fællescentre og samtidig afklares behovet for ændrede opgavesammensætninger i fagcentrene. Hen over efteråret 2009 er principperne for den nye organisering blevet udarbejdet med inddragelse af de administrative chefer og medarbejderne via MED-organisationen. Direktionen har på baggrund af dette arbejde udarbejdet vedhæftede principdokument. I forlængelse heraf er der udarbejdet en masterplan, der indeholder den overordnede plan for udviklingen og implementeringen af strukturen. Indstilling Direktionen fremlægger sagen til Økonomiudvalgets orientering og drøftelse. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Der holdes temamøde i byrådet om organisationsændringerne i marts måned. Bilag Bilag 1 - Principdokument Ny administrativ organisation.docx (dok.nr.15767/10) Bilag 2 - Masterplan - udgave pr docx (dok.nr.15917/10) Bilag 3 - Referat fra MED Hovedudvalget (dok.nr.16880/10) Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 20 af 42

21 9. Ansøgning fra Fonden Tordenskiold - markering af flådens 500 års jubilærum Sagsfremstilling Fonden Tordenskiold ved Direktør Jan Michael Madsen sender ansøgning om underskudgaranti vedrørende projektet " Flåden 500 år - et projekt som indgår i den Danske Flådes fejring af 500 års jubilæum i Åben sag Sagsnr: 10/1457 Forvaltning: BKF Sbh: evao Besl. komp: ØU Ansøgningen om underskudsgaranti er fremsendt til fire hovedinteressenter, Frederikshavn Kommune, Region Nordjylland, Københavns Kommune og Københavns Havn. Der er ikke i ansøgningen anført et konkret beløb som ansøgt underskudgaranti. Der vedlægges budget for Tordenskioldsdagene 2010 i København. Budgettet beløber sig til kr. Uddrag fra ansøgningen TORDENSKIOLDSDAGE FREDERIKSHAVN vil repræsentere Nordjylland med stærk offensiv i hovedstaden, i september 2010 og samtidig markere Flådens 500 års jubilæum ved en unik, borgerdreven oplevelse. TORDENSKIOLDSDAGE i Frederikshavn har gennem 12 år udviklet en borgerinvolverende kulturbegivenhed, som er baseret på byens flere hundredårige status som flådeby i Danmark. I stærkt samarbejde med Flådestation Frederikshavn, områdets erhvervsliv og Frederikshavn Kommune, har TORDENSKIOLDSDAGE udviklet sig til et unikt projekt, som årligt får større og større udbredelse i Region Nordjylland og som indeholder en meget facetteret aktivitets-kalender. I 2009 var der besøgende. TORDENSKIOLDSDAGENES samlede aktiviteter udgør en markant markedsføring af Frederikshavn Kommune og inddrager borgere fra hele kommunen, Nordjylland samt Norge og Sverige. Flåden samt Golden Days i København har set dette, og der er indgået en skriftlig aftale om, at TORDENSKIOLDSDAGENE skal starte Golden Days 3 ugers 1700tals historiske festival i København og være afslutningen på aktiviteterne omkring Flådens 500 års jubilæum. Vi ønsker konkret med projektet i København den september 2010 at opnå: 1. at placere Frederikshavn som aktiv medspiller og udvikler af fejringen af flådens 500-års jubilæum, der reelt startes med udsendelse af en landsdækkende publikation primo juni og Frederikshavns TORDENSKIOLDSDAGE juni De to gange TORDENSKIOLDSDAGE kan således betragtes som Frederikshavns jubilæumsgave til Søværnet. Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 21 af 42

22 Flådestationens betydning for Frederikshavn er unik, idet den understreger og medvirker til at give byen sin identitet som havneby, mange arbejdspladser, og dermed stor økonomisk betydning 2. at profilere TORDENSKIOLDSDAGE og Nordjylland i Københavns regionen og Sydsverige. Indstilling Børne- og Kulturdirektøren indstiller, at Økonomiudvalget drøfter sagen. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Ansøgning imødekommes med en underskudsgaranti på kr. Bilag Bilag 1 - Ansøgning til FRH KOMMUNE FLAADEN500 (dok.nr.16155/10) Bilag 2 - HOLD FAST BUDGET 2010 København (dok.nr.16156/10) Bilag 3 - Følgebrev - Tordenskioldsdage udpeget... (dok.nr.16157/10) Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 22 af 42

23 10. Ansøgning fra Frederikshavn Fox Team Nord og Frederikshavn White Hawks om udbetaling af tilskud til samordning af eliteidræt omkring sponsorer m.v. Åben sag Sagsnr: 09/21796 Forvaltning: CF Sbh: FIVA Besl. komp: ØU Sagsfremstilling Frederikshavn Fox Team Nord og Frederikshavn White Hawks søger om udbetaling af tilskud til samordning af eliteidræt omkring sponsorer mv. Der har i de senere år været optaget et budgetbeløb på kr. under Kulturog Fritidsudvalget til dette formål. Beløbet blev sparet i forbindelse med budget 2010, men der blev i stedet optaget et tilsvarende beløb under Økonomiudvalget som ny "Erhvervsstøtte og sponsorering". De 2 eliteidrætsklubber vedlægger beskrivelse af det fælles sponsorarbejde i Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at der, med baggrund i den markedsføringsmæssige værdi for kommunen, indgås sponsoraftaler med de 2 eliteidrætsklubber for sæsonen således: kr. Frederikshavn White Hawks kr. Frederikshavn Fox Team Nord Der må indgås aftale om modydelser svarende til sponsoraternes størrelse Udgiften foreslås finansieret af de i budgettet optagne beløb til erhvervsstøtte og sponsorering. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Godkendt. Bilag Bilag 1 - Notat - dateret 6. februar 2010 (dok.nr.14800/10) Bilag 2 - Sponsorsamarbejde - Elite Nord Frederikshavn A/S og Frederikshavn FOX (dok.nr /09) Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 23 af 42

24 11. Ansøgning fra Frederikshavn Fox Team Nord om ekstraordinær støtte i sæsonen Sagsfremstilling Elitehåndboldklubben Frederikshavn Fox Team Nord søger om et ekstraordinært tilskud på kr. med baggrund i et forventet driftsunderskud i sæsonen Åben sag Sagsnr: 09/21270 Forvaltning: CF Sbh: FIVA Besl. komp: ØU Klubben oplyser, at finanskrisen har medført, at man ikke kunne opnå den forventede sponsorstøtte fra erhvervslivet. Blandt andet har klubben mistet en hovedsponsor. Endvidere "kæmper" man med forsikringsselskab om erstatning i sag om lønsikring for en langtidsskadet kontraktspiller. Frederikshavn Fox var i sæsonen med i oprykningsslutspillet, hvilket medførte en del ekstraomkostninger. For at undgå en lignende situation fremover, har klubben reduceret sine samlede omkostninger med ca. 20 % inklusiv lønnedgang for kontraktspillerne. I lighed med de øvrige eliteklubber udbetaler Frederikshavn Fox Team Nord løn til spillerne. Der er således tale om professionel idræt, som kommunen ikke umiddelbart kan støtte via de almindelige tilskudsregler. Kommunens muligheder for at yde støtte til Frederikshavn Fox Team Nord er via etablering af en sponsoraftale. Som modydelse herfor modtager kommunen reklame/omtale m.v. svarende til sponsoratets størrelse. Økonomiudvalget vedtog i møde den 17. juni 2009 at indgå en sponsoraftale på kr. for sæsonen Økonomiske konsekvenser Et ekstraordinært sponsorbeløb på kr. kan i givet fald finansieres med kr. via kontoen for sponsorater på eliteidrætsområdet og kr. for markedsføringskontoen. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller sagen til drøftelse. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Økonomiudvalget kan ikke imødekomme ansøgningen. Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 24 af 42

25 12. Ansøgning fra Frederikshavn Gymnastikforening af 1990 om tilskud til markedsføring af DM i Rytmisk Gymnastik 2010 i Frederikshavn Åben sag Sagsnr: 10/825 Forvaltning: CF Sbh: FIVA Besl. komp: ØU Sagsfremstilling Frederikshavn Gymnastikforening af 1990 søger om et tilskud på kr. til markedsføring af DM i Grand Prix for juniorer og seniorer, der afvikles i Arena Nord den 17. april Foreningen forventer deltagelse af ca. 500 gymnaster + trænere, officials og dommere. Til at hjælpe med arrangementet er involveret ca. 100 frivillige hjælpere. Arrangørerne anfører, at arrangementet vil understøtte Frederikshavn kommunes image som værtsby for nationale og internationale idrætsarrangementer og gennemføres i samarbejde med Frederikshavn Event. Stævnet forventes omtalt af både lokale og landsdækkende medier. Kommunen vil blive markedsført i form af logo på plakater, program, pressemeddelelser og hjemmeside for turneringen. Kultur- og Fritidsudvalget har den 4. februar 2010 bevilget et tilskud på kr. til leje af Arena Nord. Økonomiske konsekvenser Udgiften på kr. kan afholdes af Økonomiudvalgets dispositionskonto. Indstilling Centralforvaltningsdirektøren indstiller, at der, med baggrund i arrangementets markedsføringsmæssige værdi for kommunen, ydes et tilskud på kr. til markedsføring af arrangementet. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Godkendt. Bilag Budget fra Frederikshavn Gymnastikforening vedrørende DM i Rytmisk Gymnastik (dok.nr.16918/10) Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 25 af 42

26 13. Anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb for Økonomiudvalgets budgetområde Sagsfremstilling Byrådet vedtog på møde den 14. oktober 2009 budgettet for Åben sag Sagsnr: 10/1314 Forvaltning: TF Sbh: mepa Besl. komp: ØU/BR På investeringsoversigten er nedenstående rådighedsbeløb, anført under Økonomiudvalgets budgetområde, som ønskes frigivet, i alt kr. Bevillingen finansieres af de på budgettet afsatte rådighedsbeløb. Indstilling Teknik- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller, at byrådet bevilger og frigiver nedenstående rådighedsbeløb på Økonomiudvalgets område, i alt kr. Genhusning, endelig løsning Div. flytteomkostninger Planlagt bygningsvedligeholdelse ved øvrige ejendomme kr kr kr. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Anbefales. Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 26 af 42

27 14. Årsregnskab for Frederikshavn Ungdomskollegium Sagsfremstilling Bestyrelsen for den selvejende ungdomsboliginstitution Frederikshavn Ungdomskollegium sender til Frederikshavn Kommune som tilsynsmyndighed kollegiets regnskab for perioden 1. august juli 2009 samt bestyrelsesberetning og revisionsprotokol. Åben sag Sagsnr: 10/588 Forvaltning: CF Sbh: FIVA Besl. komp: ØU/BR Årsregnskabet udviser et underskud på kr., der er overført til kollegiets tabs- og vindingskonto. Underskuddet skyldes primært merudgifter til energi og administration. Regnskabet er revideret af statsautoriseret revisor og har ikke givet anledning til forbehold. Årsregnskabet er godkendt af kollegiets bestyrelse den 8. december Indstilling Centralforvaltningsdirektøren indstiller, at årsregnskabet godkendes med bemærkning, at ungdomsboliginstitutionens opsamlede underskud må afvikles over maksimalt 10 år. Af hensyn til kollegiets fortsatte positive udvikling, må bestyrelsen tage vare på, at der fremover skabes balance mellem udgifter og indtægter og til stadighed fokusere på minimering af lejetab, energibesparende foranstaltninger og driftstilpasninger. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Anbefales. Bilag Centralforvaltningens kommentarer til årsregnskab (dok.nr.15928/10) Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 27 af 42

28 15. Digitalisering af de politiske dagsordener og referater gældende fra 1. april 2010 Sagsfremstilling I forbindelse med nedskæringerne i efteråret 2009 ønsker Økonomiudvalget at få fremlagt de servicetilpasninger som administrationen ønsker iværksat for at imødekomme de gennemførte besparelser. Åben sag Sagsnr: 09/18979 Forvaltning: CF Sbh: mall Besl. komp: ØU/BR Administrationen anbefaler en effektivisering af dagsordens produktionen for byråd, økonomiudvalg og stående udvalg. Effektiviseringen anbefales udmøntet således: Dagsordener og referater vil pr. 1. april 2010 lægges ud på politikerportalen, og byrådets medlemmer vil få en advis om, når dagsordener og referater er tilgængelige. De dele af dagsordener og bilag som medlemmerne ønsker i papir, printes på politikerens egen printer. Administrationen vil sørge for, at bilag er tilgængelige i en printervenlig udgave. I de tilfælde, hvor det ikke kan lade sig gøre, sendes bilag ud til medlemmerne. Som det er i dag bruges der mange arbejdstimer på håndtering, kopiering og forsendelse af dagsordener på papir. På årsbasis resulterer dagsordensproduktionen i ca. ½ mio. kopier. Hertil kommer ca kørte km. med de dagsordener, der leveres og porto på de dagsordener, der sendes. Udgifterne er opgjort til kr. Der har været etableringsomkostninger til løsningen på ca kr. Allerede i løbet af 1. år vil der være en effektuering på kr. og kr. de efterfølgende år. Ud over den administrative effektivisering har Frederikshavn Byråd i 2007 besluttet, at Frederikshavn skal være Energiby. En beslutning om at mindske antallet af print, kørsel mm. vil have en positiv indvirkning på CO2 udslippet. Den 27. december 2009 vedtog folketinget (lov om ændring af lov om kommunernes styrelse og regionloven), at byrådet kan beslutte, at materiale, som skal være tilgængeligt for eller sendes til et eller flere medlemmer af byrådet, kun formidles elektronisk. Byrådet skal i den forbindelse godtgøre medlemmernes udgifter til det fornødne udstyr m.v. eller stille dette udstyr mv. til rådighed for medlemmerne. Alle byrådspolitikere i Frederikshavn Kommune er udstyret med en bærbar pc med 3 G opkobling samt mulighed for direkte opkobling i byrådssalen til politikerportalen. Dagsordener og bilag vil være tilgængelige via politikerportalen. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller at økonomiudvalget anbefaler byrådet, at dagsordener og referater til byrådsmøder, økonomiudvalgsmøder og stående udvalg fra 1. april 2010 kun udsendes elektronisk. Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 28 af 42

29 Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Udsættes. Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 29 af 42

30 16. Udskydelse af revisionsudbud med 1 år Sagsfremstilling I 2010 vil Økonomiafdelingen stå overfor en række store udfordrende opgaver bl.a.: Åben sag Sagsnr: 08/8600 Forvaltning: CF Sbh: kajo Besl. komp: ØU/BR Reorganisering af økonomifunktionen Implementering af KMD-OPUS Udbud af bankopgaven Udbud af revisionsopgaven Tilpasning af materiale i forhold til det nye bystyres ønsker For at sikre de nødvendige ressourcer til opgaverne foreslås at udbud af revisionsopgaven udskydes 1 år. Et yderligere argument for udskydelse af udbud af revisionsopgaven er, at det findes uhensigtsmæssigt både at skifte bankforbindelse og revision på én gang. I henhold til kontrakt om levering af revisionsydelser for årene ophører samarbejdet med kommunens revisor (Ernest & Young) pr. 31. december 2010, dog med afslutningen af revision af regnskab 2010 i august I kontrakten med Ernest & Young er der mulighed for forlængelse med et regnskabsår. Det indstilles derfor, at der optages forhandlinger med Ernest & Young om forlængelse af kontrakten med et år, hvorefter der, på baggrund af en udbudsforretning, indgås ny aftale med et revisionsfirma om revisionsydelse for Frederikshavn Kommune. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller til Økonomiudvalget at anbefale overfor byrådet, at der optages forhandlinger med Ernest & Young om forlængelse af kontrakten med et år hvorefter der, på baggrund af en udbudsforretning, indgås ny aftale med et revisionsfirma om revisionsydelse for Frederikshavn Kommune. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Anbefales. Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 30 af 42

31 17. Ligestillingsredegørelse 2009 Sagsfremstilling Efter ligestillingslovens 5a skal kommuner og regioner hvert andet år udarbejde en ligestillingsredegørelse, som skal sendes til minister for ligestilling. Åben sag Sagsnr: 09/18163 Forvaltning: CF Sbh: hahe Besl. komp: ØU/BR Formålet med ligestillingsredegørelsen er dels at give borgerne indblik i ligestillingssituationen i kommunen, og dels at give indblik i kommunalbestyrelsens indsats for at fremme ligestilling af kvinder og mænd. Ligestillingsredegørelsen bidrager også til videndeling og erfaringsudveksling kommuner imellem, og god praksis fremhæves i den samlede rapport på Ligestillingsredegørelsen skal beskrive perioden 1. november 2007 til 31. oktober 2009 og indholde oplysning om: 1. Hvorvidt kommunen har formuleret en ligestillingspolitik, og i givet fald det nærmere indhold af denne 2. Den kønsmæssige fordeling i forhold til de enkelte stillingskategorier 3. Den kønsmæssige sammensætning af de udvalg m.v. omfattet af 10a, der nedsættes af kommunalbestyrelsen 4. Andre forhold der skønnes at have betydning for kommunens indsats på ligestillingsområdet Der er udarbejdet ligestillingsredegørelse for 2009 og Frederikshavn Kommune har anvendt elektronisk skema fra minister for ligestilling ved indberetningen. Resultaterne fra årets ligestillingsredegørelser vil blive offentliggjort på hjemmesiden primo Her vil det være muligt at sammenligne sig med andre kommuner. Ligestillingsredegørelsen sendes til MED Hovedudvalget, Økonomiudvalget og byrådet. Ligestillingsredegørelsen blev godkendt af MED Hovedudvalget den 21. januar Indstilling Direktionen indstiller, at Ligestillingsredegørelse 2009 godkendes. Beslutning Økonomiudvalget den 17. februar 2010 Anbefales. Bilag Ligestillingsredegørelse 2009.pdf (dok.nr.13987/10) Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 31 af 42

32 18. Lånedispensation fra 1 mia. kr. og 2 mia. kr. puljen. Sagsfremstilling For at give kommunerne mulighed for at finansiere det anlægsniveau, som er aftalt i økonomiaftalen for budget 2010 på 20 mia. kr. og dermed opfylde Regeringens konjunkturforebyggende tiltag, har Regeringen etableret 2 lånepuljer på 1 mia. kr. og 2 mia. kr. Åben sag Sagsnr: 09/13949 Forvaltning: CF Sbh: HAJE Besl. komp: ØU/BR Kommunerne er blevet bedt om at søge ind på puljen med anlægsprojekter som kan realiseres i Frederikshavn Kommune har søgt på begge puljer. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har meddelt Frederikshavn Kommune lånetilsagn på i alt 146,5 mio. kr. Lånemulighederne skal bruges til de projekter som kommunen har søgt på. Se bilag for liste med projekter og lånemuligheder. Lånemuligheden vedrører regnskabsåret 2010, hvorfor det er vigtigt at få gennemført projekterne i regnskabsår Af hensyn til projekternes gennemførelse er det vigtigt at komme hurtigt i gang. Der skal nu gives bevilling til de projekter som ønskes gennemført og finansieret gennem den nye lånemulighed. For at understøtte beslutningsprocessen er der for hvert projekt lavet en beskrivelse af projektets økonomi samt en beskrivelse af projektet indhold. Den økonomiske beskrivelse indeholder størrelsen af investeringen, afledte øgede og sparede driftsudgifter, eventuelt salg af andre anlæg, samt eventuelt fremtidige reduktioner af eksisterende anlægsbudgetter. Der fremlægges særskilt beregning på Offentlig Privat Partnerskab (OPP)/Offentlig Privat Samarbejde (OPS) skoleprojektet, som der er modtaget lånetilsagn på 44,5 mio. kr. Ud over den økonomiske kalkule af projekternes økonomiske rationalitet isoleret betragtet, er der angivet en vurdering i hvilken grad gevinsterne ved gennemførelse af projekterne kan realiseres, eller om der allerede er indregnet besparelser i budgettet som vedrører de besparelser, som projekternes gennemførelse indebærer. Bilag eftersendes mandag den 15. februar Indstilling Centralforvaltningsdirektøren indstiller, at der på baggrund af den tidligere behandling af projekterne i fagudvalg, økonomiudvalg og byråd i december 2009 og de udarbejde økonomiske og indholdsmæssige beskrivelser optages et rådighedsbeløb og at der frigives en anlægsbevilling finansieret af låneoptagelse til hver enkelt af følgende projekter: Økonomiudvalget - Referat februar 2010 Side 32 af 42