bips nye projektorganisation opsamling fra workshops 19. og 23. juni 2014

Transkript

1 notat bips Lyskær 1 DK 2730 Herlev Telefon bips@bips.dk cvr. dk Dato Rev./Ver. Udarbejdet af Projekt- id MET bips nye projektorganisation opsamling fra workshops 19. og 23. juni Intro bips står midt i en forandringsproces. Fra den 1. januar 2015 udløber bips store cuneco- projekt hvorefter bips skal drifte og videreudvikle både de velkendte bips- værktøjer og de nye CCS- værktøjer. Dette er en anledning til at gentænke bips produktudviklingsmodel og overveje hvordan bips sammen med brugerne bedst muligt kan udvikle de produkter som branchen har brug for. Den nye model udvikles ud fra flg. plan: 1 Intern proces: Design af principper (ultimo maj) 2. Ekstern proces: Åben workshop i Aarhus og København. Idégenerering og input til prototype (ultimo juni) Åben workshop ifm. bips konferencen Idégenerering og input til prototype (15. september) 3. Intern proces: Udvikling af prototype pba. workshops (efterår) Godkendelse af projektmodel på bestyrelsesmøde (november) 4. Ikrafttræden Dette notat opsamler resultaterne fra de to åbne workshops i Aarhus den 19. juni og København den 23. juni. I alt 22 medlemmer deltog på workshops. Deltagerne var en blanding af personer med og uden erfaring fra arbejdet i bips projektorganisation som forummedlem projektdeltager o. lign. Møderne blev faciliteret af cunecos projektdirektør Torben Klitgaard. bips er det fælles udviklingsforum for byggeri og anlæg. Vi er en medlemsdrevet nonprofit forening der udvikler standarder og værktøjer til effektivisering af byggeprocessen fra idé til drift. bips står for byggeri informationsteknologi produktivitet og samarbejde. Side 1 af 9

2 2 Udfordringer for bips produktudvikling bips brugere nævner iflg. Torben Klitgaard ofte flg. udfordringer for bips produktudvikling: De faglige behov skal prioriteres højt Fokus på værdiskabelse for brugerne Resultaterne skal kunne implementeres i branchens it- programmer bips skal kunne reagere hurtigt Høringer skal afholdes tidligere i processen Kvaliteten skal være høj Workshopdeltagerne var overordnet enige i disse udfordringer og supplerede med flg. kommentarer: Tidligere inddragelse af brugerne bips er for bange for at lave fejl alt skal være fejlfrit før det forlader boksen. Når brugerne først møder produktet er det så færdigt at det er svært at lave om. Derfor føler brugerne sig ikke hørt. bips har ikke fundet en model for hvordan resultater kan udkomme i betaform. I dag skal nye produkter være 100 % færdige før de kommer og det tager som regel for lang tid. Der kan opstå subkulturer mens brugerne venter på at bips standarder bliver færdige. Bedre formidling bips kommer ikke bredt nok ud til branchen. bips skal også ud til de små og mellemstore håndværksvirksomheder og til materialeleverandørerne. Brugerne ved ikke hvor bips er på vej hen. Man kender ikke planen for hvilke produkter bips vil udvikle på kort og på langt sigt og ved derfor ikke om man skal vente eller implementere den foreliggende version. Mange af bips standarder er lange og tunge at sætte sig ind i og kunne gøres mere brugervenlige. bips mangler at lave vejledninger til hvordan standarderne skal bruges: o Implementeringsvejledninger om at virksomhederne kan starte med at implementere en mindre del af standarden og bygge ovenpå successivt. o Vejledninger til om standarderne er tænkt at skulle anvendes præcis som de er eller som en baseline den enkelte virksomhed kan udbygge og gøre til en firmamanual eller justere til de specifikke projekter. Særligt bygherrerne har brug for hjælp til fortolkning så de kun stiller krav der giver værdi i praksis. Når bips opfanger at en standard bruges forkert af branchen skal man være hurtigere til at lave en vejledning. Der mangler flere eksempler på hvordan standarderne skal fortolkes og anvendes i praksis herunder at de kan benyttes på forskellige måder i store og små projekter. One size fits all holder ikke. Høringer og nye værktøjer overses i bips informationsstrøm. Side 2 af 9

3 Nemmere mulighed for feedback Hvis det ikke er let at give feedback sker det aldrig. Skriftlig høring af lange teoretiske rapporter er svær for almindelige brugere at engagere sig i. Det er vigtigt også at inddrage de mindre virksomheder som ikke på eget initiativ deltager i skriftlige høringer og workshops. Der mangler feedback fra brugerne af beskrivelsesværktøjet til fagredaktørerne. Hurtigere og mere effektiv produktudviklingsproces bips udviklingsproces er tung det tager lang tid fra en idé fødes til den udmønter sig i praksis. Der er en tung proces hvor idéerne kører frem og tilbage mellem fora og styregruppe. Foraenes idéer skydes ofte ned af styregruppen under henvisning til at de ikke passer ind. Dette får forumdeltagerne til at miste gejsten. Det er svært for bips at komme i kontakt med andre end the usual suspects ift. at indgå i bips udviklingsprojekter. Virksomhederne kan/vil ikke frigive deres dygtige og erfarne medarbejdere til bips udviklingsarbejde i tilstrækkeligt omfang. Projektdeltagerne nedprioriterer udviklingsarbejdet i bips ift. deres daglige arbejde på virksomhedens egne byggeprojekter hvilket forsinker udviklingen. Projektarbejdet foregår ekstensivt med lang tid mellem de enkelte møder. Dette giver bips ekstra omkostninger fordi projektgruppen skal bruge meget tid på opdatering (projektdeltagerne glemmer projektet mellem møderne). Der mangler en model for hvordan man gennemfører udviklingsprojekter i bips som projektlederne kan anvende. Der mangler en opstramning af beslutningsprocessen styregruppen skal definere de overordnede mål og ikke blande sig så meget i selve udviklingsprocessen men have tillid til at projektgruppen udvikler det aftalte produkt ud fra den aftalte proces. Flere tests af produkterne Produktet har først vist sit værd når det er afprøvet i praksis. A104 blev offentliggjort med for mange fejl og burde have været testet bedre før. Mindre hyppige opdateringer Implementeringsfasen i den enkelte virksomhed er lang. Der er derfor uhensigtsmæssigt hvis bips opdaterer standarderne for hyppigt (især for de små virksomheder som ikke har ressourcer til at følge med og opdatere løbende). Omvendt er bips nødt til at opdatere hvis produktet ikke fungerer efter hensigten. Implementering i it I de tilfælde hvor brugerne får adgang til bips standarder via forskellige it- leverandørers værktøjer er der risiko for at it- leverandøren ikke følger med bips udvikling eller ikke retter til ud fra brugernes erfarede behov. Det er essentielt for cunecos succes at at it- leverandørerne implementerer standarderne. Side 3 af 9

4 Mere fokus på foreningen bips og erfaudveksling Husk foreningen bips mange sætter ikke kun pris på produkterne men også på at branchen hos bips kan udveksle viden og erfaring på tværs. I bips CAD- erfagrupper er deltagerne åbne i deres erfaudveksling med kon- kollegerne. Man bruger hinanden på tværs ringer med konkrete problemer til dem man kender fra netværket. Der mangler mulighed for at udveksle erfaringer med beskrivelsesværktøjet. Der mangler mulighed for erfaringsudveksling ift. det at bygge modellen op med kobling til beskrivelser og tilbudsliste. Digitaliseringen af bips produkter bips kommende overgang fra pdf- publikationer til databasebaserede produkter sammensmeltningen af bips gamle verden og cunecos nye verden er en udfordring i sig selv. 3 Hvordan opnår bips de bedste udviklingsprocesser? Som inspiration til diskussionen præsenterede Torben Klitgaard en skitse til en ny produktudviklingsmodel baseret på 3 faser à 4 måneder (varigheden i hver fase er projektspecifik hvorfor mdr. blot er et eksempel) jf. flg. figur: Fase%1:%Konceptudvikling% Idé"modtages" Pretotype"udarbejdes"" Pretotype"brugertestes" Forretningsmodel"udarbejdes" Go/no"go">l"projektet"" Idé" Færdigt" produkt" Fase%3:%Færdiggørelse% Prototype"releases" Prototype"afprøves"i"praksis" Høringsproces" Prototype"færdiggøres"pba."feedback" 4"mdr." 4"mdr." 4"mdr." Pretotype" Fase%2:%Udvikling% Projektgruppe" nedsæ?es" Prototype"udvikles" Prototype"testes"" Prototype" 8" Modellens væsentligste nyskabelse ift. i dag er den tidlige inddragelse af brugerne via brugertests ud fra devisen: fail fast. Workshopdeltagerne var meget enige i at brugerne skal inddrages tidligere end de bliver i dag og havde herudover flg. kommentarer og forslag: Udviklingsmodellen generelt Der skal laves forskellige modeller for udviklings- og driftsprojekter. En mere LEAN projektudviklingsmodel konceptudviklingsfasen skal ikke vare 4 måneder. Side 4 af 9

5 Indsamling af idéer bips skal opsamle idéer fra brugerne (og ikke kun udvikle dem selv i fora). Lav idékonkurrencer. bips skal samle behov fra de virksomheder som ikke aktivt melder dem ind fx de små virksomheder. bips skal så vidt muligt undgå paralleludvikling ved tidligt at opfange hvis nogle brugere allerede er i gang med at udvikle det planlagte produkt og i givet fald inddrage disses erfaringer. Udvælgelse af idéer Brugerne kan hjælpe med at udvælge og prioritere idéer ud fra: hvilket produkt vil branchen have færdigt først? Hvilke produkter vil man betale for? Minimal survival lav det mindste produkt der er anvendeligt for nogen. Der skal inddrages tilpas mange brugere i udvælgelsen til at branchens behov må formodes at være dækket. Idéerne skal vurderes af både fagpersoner og ledelsespersoner med blik for det forretningsmæssige potentiale. Virksomhedernes implementeringsomkostninger skal også overvejes. Brugertests må ikke hindre nye revolutionerende idéer i at blive til produkter. Brugerne kan ikke altid svare på om de ønsker sig et nyt produkt før det er der. bips produkter er som oftest vanskelige at forstå. Det skal sikres at brugerne i en brugertest ikke afviser et nyt produkt fordi de ikke har forstået det (fx er CCS nærmest grundforskning). Inddragelse forpligter de inddragede brugere vil forvente at der også tages hensyn til deres ønsker. Forventningsafstemningen er vigtig. Idéerne kan alternativt vurderes af en samling af eksperter der mødes og udveksler synspunkter et tryk fra brugerne på en like - knap er ikke nok. bips skal anvende den eksisterende viden om innovation og udvælgelse af idéer. bips styregruppe skal fastlægge og kommunikere den overordnede retning/roadmap for bips produkter hvilken vej ønsker bips at branchen skal gå? som nye projektidéer bliver holdt op imod så idéstillerne på forhånd ved hvilken ramme projektidéerne skal ligge inden for hvis de skal have en chance for at blive vedtaget. Idéstillerne skal have taletid over for beslutningstagerne så de kan forklare deres idé. Produktudviklingsproces Fremdriften skal sikres. Verden udvikler sig hurtigere så bips skal også være hurtigere til at handle på den gode idé. Hvis beslutningsprocessen tager et halvt år er brugerne et andet sted når produktet er færdigt. Mere koncentreret projektarbejde: Projekterne skal komprimeres ved at de travle projektdeltagere interneres i den tid det tager at gennemføre projektet fx 14 dage. Eller en mindre vidtrækkende model hvor projektdeltagerne bruger én hel dag hver uge i projektets levetid. Dette vil stadig være langt hyppigere og mere koncentreret end i dag og herved øge effektiviteten i projekterne. Side 5 af 9

6 bips skal overveje sine muligheder ift. repressalier hvis aftaler med projektdeltagere ikke overholdes. bips kan udvikle hurtigere vha. 1 ekspert og 5 juniorer i stedet for at alle projektdeltagere skal være eksperter. For at komme ud over the usual suspects som deltagere i projektarbejdet skal bips lave en mere aktiv indsats end et opslag fx ringe direkte til ambassadørkorpset (= kontaktpersonerne hos medlemsvirksomhederne) anvende tweets organisationernes nyhedsbreve og et web- mødested for interesserede. bips udvikling kan omlægges så man ikke køber den på timebasis i medlemsvirksomhederne men i stedet bruger ressourcerne på at udvide sekretariatet med en udviklingsafdeling og lade en del af udvikling foregå der. Systematiske tests i udviklingsprocessen Brugerne vil gerne være med til at teste prototyper på udvalgte projekter. Lav en intern test af produkterne før de releases fx skrivebordstests af hyldeprojekter (alfatest før betatest). Lav aftaler med udvalgte firmaer om at teste i fase 2 før produktet lægges offentligt ud. Produktet skal testes af brugere med fingeren på pulsen. Standarderne skal testes af it- leverandører mht. om de kan anvendes i praksis i de it- værktøjer som branchen anvender. Det skal være nemt for virksomheder der gerne vil deltage i test af pretotyper og prototyper at stille sig til rådighed fx ved at trykke på en jeg- vil- gerne- være- med - knap. Release af prototyper bips skal være mere åben og hurtigere gå i dialog med brugerne om produktet. Læg det 80%- færdige produkt ud til brugerne. Hvis byggeriets parter arbejder med ufuldstændige betaværktøjer kan der dog opstå problemer omkring ansvar. Det bør man undgå selv hvis det betyder at produkternes produktionstid er lang. Der er forskel på bips produkter betaversioner af CAD- produkter er mindre risikable end beta- versioner af beskrivelser. Høringer og løbende feedback bips informationsstrøm kan udvides med RSS- feeds tweets og forhåndsadviseringer om hvornår i fremtiden man skal regne med en høring. Lav et web- mødested for personer der er interesserede i at bidrage til bips arbejde deltage i forhøringer og andet. Der skal findes en model for brugerinddragelse som gør det let for travle brugere at give feedback. Fx indkaldelse til workshops med forskellige brugere fra gang til gang i stedet for skriftlige høringer og gerne honoreret. Det skal være lettere at give feedback til værktøjerne. Det kan være enkle feedback- eller like/dislike- knapper indlejret i de enkelte værktøjer. Det kan også være en chatfunktion til sekretariatet. Brugerne skal have et incitament for at give feedback og føle at de får noget tilbage. Side 6 af 9

7 Support Det skal være nemt at komme i dialog med og stille spørgsmål til dem der har udviklet værktøjet. En FAQ der belyser andre brugeres spørgsmål og svar er ofte benyttet i andre sammenhænge og vil også kunne hjælpe bips brugere. Hvis bips (sekretariat + fagredaktører) kan give brugerne support lige i den situation de har problemet (fx fredag eftermiddag) bliver brugerne taknemmelige og vil betale tilbage ved at give deres feedback. bips kunne oprette en supportordning hvis brugerne har krav på svar inden for en bestemt tidsperiode. Den vil dog blive dyr i drift. Skal bips selv rådgive eller blot facilitere at medlemmerne selv udveksler erfaringer om fx brugen af beskrivelsesværktøjet? Supportbehovet kan delvist løses ved at bips forbinder medlemmerne med hinanden vha. (meget specifikke) faglige netværk. Erfaudveksling bips skal styrke sin rolle som forening der faciliterer erfaudveksling på tværs af branchen. bips skal facilitere det fortrolige rum hvor deltagerne i bips netværk qua den personlige kontakt er åbne over for at udveksle erfaringer om hvordan nye faglige udfordringer kan løses selvom man i hverdagen er kon- kolleger. Opret en ny erfagruppe for brugere af beskrivelsesværktøjet. Opret en ny erfagruppe for erfaringsudveksling ift. at koble model beskrivelser og tilbudsliste. Brugerne skal opfordres til at lægge deres egne eksempler på fx beskrivelser op på bips.dk så branchen får et fælles idékatalog. Formidling bips- produkterne skal sælges mere direkte på hvordan de bidrager til virksomhedernes indtjeningsmuligheder. Synliggør værdiskabelsen what s in it for me? Lav to modeller af bips standarderne: standarden for det store komplekse byggeri vs. det lille simple byggeri. Ikke to separate standarder men flere templates til og eksempler på hvordan givne værktøjer skal bruges på hhv. små og store projekter. Fx en liste over hvilke mapper A104 man bruger på et lille projekt og hvilke man bruger på et stort. Lav en startpakke som gør det let for virksomhederne at komme i gang med de enkelte standarder fx ved at fortælle at man kan starte med en mindre del af standarden. bips skal tage fat i de store offentlige bygherrer der er med til at præge udviklingen og påvirke dem til at anvende bips standarder (og anvende dem hensigtsmæssigt). Organisationernes kommunikationskanaler fx Konstruktørforeningens og FRIs kan anvendes i større udstrækning. bips skal orientere brugerne om hvilke produkter man vil levere i morgen en oversigt over igangværende og planlagte udviklingsprojekter. Både en skriftlig oversigt på bips.dk og åbne workshops hvor bips orienterer om hvad man har i støbeskeen og samtidig indsamler idéer. Side 7 af 9

8 bips pdf- publikationer skal gøres mere brugervenlige og digitale så man hurtigt kan klikke sig ind til præcis det materiale man skal bruge. Vejledningen skal poppe op ved siden af standarden. Andet Den kommende digitalisering af bips værktøjer må ikke ødelægge indholdet i beskrivelsesværktøjet som fungerer godt og som brugerne i høj grad har taget til sig. Det skal digitaliseres på en sådan måde at fagredaktørernes opdatering ikke hindres af it- mæssige barrierer. Hvis bips selv udvikler it- værktøjer oven på sine standarder (fx en beskrivelsesdatabase og et objektbibliotek) er der mere direkte kontakt til brugerne og det kan bedre sikres at it- værktøjet opdateres i takt med standarden. Direkte salg af it- værktøjer vil dog være en stor forretningsmæssig udfordring for bips. Alternativt kan bips indgå i samarbejder med it- leverandørerne. bips standarder og værktøjer skal kunne fungere internationalt og udkomme på engelsk. Mht. apps er engelsk alene ikke tilstrækkeligt. 4 Hvordan organiseres udviklingsprocesserne bedst muligt? bips nuværende projektorganisation fremgår af figuren nedenfor: Foraenes rolle er at opsamle og diskutere branchens behov styregruppens rolle er at beslutte og godkende projekter mens projektgrupperne er arbejdsgrupper med deltagere fra medlemsvirksomhederne som nedsættes på ad hoc basis til at udvikle de bevilgede projekter. På spørgsmålet om hvordan bips fremtidige projektorganisation bedst muligt kan udformes havde deltagerne flg. kommentarer: Selve organisationsmodellen Den nuværende rollefordeling med fora (der genererer idéer) styregruppe (der tager de overordnede beslutninger) og projektgrupper (der udvikler produktet) er ok men eksekveringen skal være skarpere. Det er for svært for fora at komme igennem med idéer over for styregruppen. Fora skal have mere frihed til at komme længere med idéerne. Der skal være en tværfaglig kvalitetssikring af foraenes idéer de forskellige fora skal inddrages og vurdere hinandens idéer. Evt. blot via en runde blandt foraformændene for at sikre den brede opbakning før en projektidé præsenteres for styregruppen. Side 8 af 9

9 Vurderingen i styregruppen skal være mere tværfaglig og fx også inkludere en it- mæssig og ledelsesmæssig vurdering. Der skal sikres en konsistens mellem fora som får idéerne og styregruppe som tager stilling til idéerne fx via gennemgående repræsentanter. Foraene skal være ligestillet så der ikke sidder repræsentanter fra ét fora i styregruppen men ikke fra de andre. Foraenes rolle og sammensætning Fora er vejen ud til det virkelige liv. Foraene skal opsamle brugernes idéer og hjælpe med at udvikle idéerne lave forretningsmodel osv. så idéerne kan præsenteres for styregruppen. Foraene fungerer som ambassadører og sikrer opbakning til de nye produkter i branchen. Virksomhedernes ledelseslag skal involveres i fora. Hvis det er svært at tiltrække virksomhedsrepræsentanter til fora kan organisationsrepræsentanter evt. anvendes i stedet. Der mangler tværfaglig udveksling mellem foraene. Evt. kan foraformændene deltage i et fælles tværfagligt koordinerende forum. Alternativt kan foraene lægges sammen til ét fælles åbent forum der fra gang til gang diskuterer forskellige emner. Entreprenører og rådgivere skal sidde sammen og lære om hinandens behov i stedet for at sidde i separate siloer. Udviklingen går imod holisme at integrere alt i en BIM- tankegang. Dette taler for et fælles fora og imod den nuværende opdeling i modellering beskrivelser osv. Evt. kan fora defineres ud fra arbejdsproces: projektering udførelse og drift. Alternativt kan der etableres grænseflade- fora for at sikre den tværfaglige dialog: projektering/udførelse; projektering/drift osv. Den tværfaglige dialog kan også sikres ved at der deltager en repræsentant fra de øvrige fora på det enkelte forummøde. Fora kan nedsættes på ad hoc basis ud fra behov fx kunne BIM7AA i en periode fungere som en feedbackgruppe. Fora skal være åbne så man kan melde sig ind hvis man brænder for et emne. Det skal være let at komme ind i et fora hvis der er en drivkraft skal den udnyttes. Helt åbne uformelle fora kan dog være for uforpligtende idet det ikke sikres at der sker nogen reel udvikling. 5 Next step Alt inputtet fra de afholdte workshops bearbejdes frem mod bips årskonference den 15. september hvor overvejelserne om den nye projektorganisation tages op igen på en åben workshop med de brugere der har lyst at diskutere emnet. Pba. dette input skal der i efteråret udformes et forslag til ny produktudviklingsmodel som bips bestyrelse skal tage stilling til i november og som forventes indført pr Side 9 af 9