Indstilling: Skole- og Kulturforvaltningen indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

Transkript

1 Pkt.nr. 18 Kontraktstyring målopfyldelse 2008 Kultur og Fritidsudvalget Indstilling: Skole og Kulturforvaltningen indstiller til Kultur og Fritidsudvalget, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen 1. at målopfyldelse for 2008 tages til efterretning Politisk beslutning: Kultur og Fritidsudvalgets møde 23. marts 2009 Punkt 7: Taget til efterretning. Udvalget er enig i forvaltningens ros. Økonomiudvalgets møde 14. april 2009 Punkt 13: Kultur og Fritidsudvalgets indstilling anbefales til kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsens møde 28. april 2009 Punkt 18: Godkendt. Sagsfremstilling: Kontraktstyrede virksomheder på Kultur og Fritidsudvalgets område i 2008; HvidovreBibliotekerne, Hvidovre/Avedøre Stadion, Frihedens Idrætscenter, Avedøre Idrætscenter, Hvidovre Motionscenter, Buqetten og Kulturhistorisk Enhed. Virksomhedernes ledere har for hvert aftalt mål udfyldt et skema, hvor de har registreret målingsresultaterne ud fra den aftalte målemetode. Skemaer med opfyldelse af de enkelte mål ligger i undermappe under Kultur og Fritidsudvalgets møde den 23. marts 2009 på odrev. I nogle af skemaerne er der henvist til yderligere dokumentation. Denne uddybning kan rekvireres i de enkelte virksomheder. Skole og Kulturforvaltningen vurderer, at virksomhederne generelt har opfyldt de opstillede mål på tilfredsstillende vis. Oplevelsen er, at virksomhederne kender både arbejdsgang og systematik i arbejdet med mål således, at de kan overskue og planlægge lidt længere indsatser/flerårige mål. HvidovreBibliotekerne har arbejdet med: Målrettet kommunikation og markedsføring af bibliotekets tilbud markedsføringsstrategi og implementeringsplan Brug af digitale teknologier oplysningsbureauer og PR Formidling af selvbetjeningsløsninger selvbetjening og kurser

2 Der blev indledet et samarbejde med nogle studerende fra RUC og kommunikationsmedarbejdere fra andre dele af Hvidovre Kommune. Arbejdet har ikke resulteret i en egentlig strategi eller implementeringsplan. Evaluering af målet præsenteres for personale og fællesbrugerråd primo Der blev etableret infostandere til World Wide Viden på alle fire biblioteker i september 2008, hvor også bibliotekets hjemmeside blev reorganiseret. I december 2008 blev der igangsat en intern elearning, hvor medarbejderne kan få et indgående kendskab til de licenser biblioteket tilbyder. Formidlingen af selvbetjeningsløsninger har fundet sted i form af 41 kurser. Heraf var der 13 kurser omhandlede Borger.dk og her deltog ca. 120 borgere. Kurserne har bl.a. været annonceret i Hvidovre Avis. Der har været stor tilfredshed med kurserne, og der blev udtrykt ønske om at gentage kurserne. Medarbejderne har deltaget i eksterne kurser og vil i 2009 deltage i IT og Telestyrelsens læringsforløb i 2009 for at styrke deres formidlingskompetencer. Skole og Kulturforvaltningen oplever at HvidovreBibliotekerne har arbejdet godt og målrettet, og at der er opnået rigtige flotte resultater, særligt kurserne i Borger.dk har været en succes antal deltagere set i forhold til antal PC ere. Hvidovre/Avedøre Stadion har arbejdet med: Den grønne nøgle trin 1 Kommunikation om den grønne nøgle information sortering af affald og spare på el Brugernes tilfredshed med kommunikationsveje kendskab og tilfredshed måles Hvidovre Stadion modtog Den Grønne Nøgle den 10. december Der har gennem hele 2008 været arbejdet med at opnå kravene for at få miljødiplomet. Medarbejderne har bidraget med at finde områder og løsningsforslag, så det har været muligt at leve op til kravene. Hvidovre Stadion har desværre ikke haft mulighed for at iværksætte en kommunikations kampagne om Den Grønne Nøgle på grund af, at institutionen først fik tildelt nøglen sidst i Det er derfor ikke muligt at dokumenterer nogen effekt. Hvidovre Stadion vil fremover arbejde med en informationskampagne, hvor der bl.a. vil blive informeret om co2 belastning, energiudgifter i kr. Gennem drøftelser i brugerrådene har det vist sig, at kommunikationen med foreningerne på de 2 stadions er tilfredsstillende. Det blev dog påpeget, at der bør arbejdes på at forbedre servicen over for de gæster der kommer på de 2 stadions. Dette er forsøgt afhjulpet ved at opsætte et elektronisk informationsmedie i forhallen i tribunen. Der informeres om bl.a. Skole og Kulturforvaltningen er meget tilfreds med Hvidovre Stadions arbejde omkring Den Grønne Nøgle og arbejdet omkring kommunikation. Det forventes at der i 2009 arbejdes med kommunikation omkring Den Grønne Nøgle. Frihedens Idrætscenter har arbejdet med: Den grønne nøgle status og handleplan har arbejdet med: Kommunikation udvikling af hjemmesiden Sundhed samarbejde med Sundhedscenter om genoptræning

3 Idrætscentret har nedsat en styregruppe, der består af ambassadører for Grøn nøgle. I 2008 har der været fokus på besparelser på energi og vandforbrug, og styregruppe er i løbende dialog med repræsentanter fra Grøn nøgle og teknisk forvaltning med henblik på at opnå den grønne nøgle. Frihedens Idrætscenter forventer at modtage den grønne nøgle i maj/juni Målet om kommunikation blev opfyldt takket være en godt samarbejde med InfoPlus, der har været behjælpelige med udviklingen af hjemmesiden og uddannelse af medarbejdere, der kan vedligeholde og udvikle hjemmesiden. Der er registeret et stigende antal brugere på hjemmesiden samtidig med at antallet af telefonopkald omkring åbningstider, billetpriser m.m. er faldet. I 2009 er det planen, at der kommer nye billeder af centerets aktiviteter på hjemmesiden. Sundhedscentret har ikke fået faciliteter til genoptræning i Frihedens Idrætscenter. Manglende tilbagemeldinger fra øvrige brugere omkring benyttelsen af motionscentret samt opvarmningssalen, bevirkede at Frihedens Idrætscenter, på trods af gode hensigter, ikke kunne tilrettelægge Sundhedscentrets brug af lokalerne. Sundhedscentret benytter i stedet faciliteterne i Avedøre Idrætscenter. Skole og Kulturforvaltningen er glade for arbejdet omkring at opnå Den Grønne Nøgle og arbejdet med udvikling af centerets hjemmeside. Forvaltningen beklager at det ikke lykkedes at få etableret et samarbejde med Sundhedscentret om genoptræning. Avedøre Idrætscenter har arbejdet med: Den Grønne Nøgle status og miljøansvarlig Kommunikation forbedret service Bedre service indretning af babyområde og telefonbetjening Avedøre Idrætscenter modtog den 1. april 2008 Den Grønne Nøgle. Dette er resultatet af flere års målrettet arbejde med at opfylde en lang række miljøkrav. Idrætscentrets miljøpolitik er opslået i forhallen i centret og på hjemmesiden. Udenfor for idrætscentret er der hejst et grønt nøgleflag. Efter en undersøgelse af markedet for telefonbetjeningssystemer (selvbetjening) blev målet henlagt. Dette skete som følge af, at de tilgængelige systemer på markedet ikke var særlige brugervenlige og dermed ikke ville bidrage til en forbedret service. Der er udarbejdet en folder omkring tilbuddet med babysvømning. Folderen forefindes på Hvidovre Hospital, Sundhedscentret og Avedøre Idrætscenter. Målet var at etablere bedre fysiske rammer for mødre og børn før og efter babysvømning. For at give den nye forpagter af cafeteriaet, der tiltrådte den 1. maj, indflydelse på indretningen af forhallen, er målet henlagt til Skole og Kulturforvaltningen er meget tilfreds med Avedøre Idrætscenters arbejde omkring Den Grønne Nøgle. Der udtrykkes ligeledes stor tilfredshed med arbejdet med de øvrige punkter. Hvidovre Motionscenter har arbejdet med: Nyhedsbrev nyhedsbrev på hjemmesiden System til programlægning

4 nyt system og bedre service Til og framelding online mulighed og bedre service Nyhedsbrevet blev publiceret på hjemmesiden og i perioden der blev registreret en stigning i antal besøgende på hjemmesiden på Det kan ikke afgøres hvorvidt dette skyldes nyhedsbrevet, idet der er flere der benytter bookingsystemet via hjemmesiden. Det nye system til programlægning er indført med stor succes. Brugen af systemet har medført et mindre tidsforbrug til programlægning, og motionscentret vil også fremover benytte systemet. Brugerne har fået mulighed for at til og framelde sig holdtræning via i stedet for bookingsystemet. Tilbagemeldingerne fra brugerne har været meget positive og implementeringen af tiltaget har været problemfri. Motionscentret fortsætter med at tilbyde brugerne denne mulighed. Skole og Kulturforvaltningen er meget tilfredse med arbejdet omkring Nyhedsbrev og arbejdet med programlægning. Til og framelding via er et godt og brugervenligt tilbud. Kulturhistorisk Enhed har arbejdet med: Nyt formidlings og udstillingskoncept gøre Cirkusmuseet mere attraktivt Politik for serviceniveau projektgruppen omkring ny politik Historien i Gaden udvikling af formidlingen Forberedelse til statsanerkendelse søge overensstemmelse Målet er ikke realiseret, idet projektet med statsanerkendelse lagde beslag på hovedparten af den tid og energi, som var tiltænkt udviklingen af servicepolitikken. På personalemøder er de fælleskommunale politikker, alkoholpolitik, krisepolitik m.m. udmeldte og ligeledes gjort tilgængelige i papirform. Den 6. februar 2009 åbnede Cirkusmuseet dørene på for de nye og spændende udstillinger. Udstillingerne er baseret på moderne virkemidler i form af A/V og IT udstyr og pædagogiske principper i formidlingen. Det oprindelige projekt Historien i Gaden er henlagt på grund af et uforudset ressourceforbrug Ideen fra projektet indgik i Bygningskulturens Dag, hvor den lokale historie blev inddraget i en landsdækkende aktivitet. Indvielsen af Officerspavillonen i Avedørelejren blev dyrere på grund af omkostninger til konservering og bygningsforandringer. Kulturministeren afslog i februar 2008 ansøgningen om statsanerkendelse. Der er i stedet indledet samarbejde med Hvidovre, Brøndby og Rødovre kommuner med henblik på et fælles museum. Der er indsendt ansøgning om statsanerkendelse herfor i oktober Skole og Kulturforvaltningen er meget glade for den store indsats alle medarbejdere i Kulturhistorisk Enhed har ydet i Der er blevet arbejdet med stor iver og faglig dygtighed med alle opgaver i enheden.

5 BuQetten har arbejdet med: Informationsfolder til tilflyttere folder til uddeling Samarbejde med beboerrådgiver i syd samarbejde om ture og arrangementer Svømning for kvinder oprettelse af svømmetilbud Folderen blev udarbejdet i samarbejde med Infoplus. Der blev indgået en aftale med de 3 ejendomskontorer samt beboerrådgiveren om uddeling af folderen til tilflyttere og andre interesserede beboere. Der blev arrangeret en bustur til Andelslandsbyen Nyvang i foråret, og en tur til Christiania i efteråret. På busturen deltog 57 personer og 12 deltog på turen til Christiania. Det var ikke muligt at oprette et svømmetilbud til kvinder. Dette skyldes især et manglende fremmøde af de deltagere, der skulle stå få planlægningen af aktiviteten. Skole og kulturforvaltningen er tilfreds med arbejdet, særligt arbejdet med informationsfolderen har været rigtig godt. Økonomiske konsekvenser: Personalemæssige konsekvenser: Sundhedsmæssige konsekvenser: Miljømæssige konsekvenser: Andre konsekvenser: Bilag: Skemaer med opfyldelse af de enkelte mål ligger i undermappe under Kultur og Fritidsudvalgets møde den 23. marts 2009 på odrev