Handlingsplan for Vestre Landsret 2013 ekstern udgave

Transkript

1 Vestre Landsret Præsidenten Handlingsplan for Vestre Landsret 2013 ekstern udgave Denne handlingsplan indeholder en beskrivelse af de væsentligste initiativer, som landsretten vil iværksætte og/eller følge op på i Den internt ansvarlige for den enkelte handlings gennemførelse fremgår af en intern udgave af landsrettens handlingsplan, der vil være tilgængelig for landsrettens medarbejdere, men som ikke offentliggøres. Handlingsplanen revideres løbende i blandt andet landsrettens samarbejdsudvalg. Landsrettens brugere, medarbejdere og andre, der har interesse for at søge information om tidligere iværksatte initiativer, kan gennemse de handlingsplaner, der er offentliggjort på landsrettens hjemmeside Landsrettens embedsregnskab for 2012 vil i lighed med tidligere embedsregnskaber indeholde en redegørelse for, hvordan og i hvilket omfang det er lykkedes at gennemføre de initiativer, der er nævnt i handlingsplanen for regnskabsåret. Embedsregnskabet for 2012 vil i lighed med tidligere embedsregnskaber blive offentliggjort på landsrettens hjemmeside. Handlingsplanen er udarbejdet efter drøftelse i landsrettens samarbejdsudvalg. Selvom udviklingen i sagsbehandlingstider som også nævnt i de foregående års handlingsplaner desværre går den forkerte vej, er det fortsat landsrettens målsætning, at de samlede sagsbehandlingstider skal reduceres. Sideløbende hermed fortsætter arbejdet med kvaliteten i landsrettens sagsbehandling og afgørelser. Dette sker både ved en fortsættelse af de initiativer, der allerede er taget, og ved igangsætning af nye.

2 2 Handlingsplanen er desuden udarbejdet med fokus på de ønsker, som brugerne af landsretten har givet udtryk for blandt andet i forbindelse med projektet om nye mål og værdier for domstolene. Endvidere er handlingsplanen udarbejdet med fokus på landsrettens arbejdsmiljø og medarbejdernes trivsel. Endelig må handlingsplanen for 2013 også ses på baggrund af det fortløbende og stadig ganske omfattende arbejde med at forberede og følge opførelsen af en ny landsretsbygning til ibrugtagning senest 1. september Domstolsstyrelsens bestyrelse har besluttet, at retternes handlingsplaner for 2013 skal have bl.a. følgende fokuspunkter: Digitalisering og it-understøttelse, herunder implementeringen af JFS fase 1 (modtagelse, afsendelse og berammelse) Samarbejdet med de professionelle brugere, herunder - Bedre decentral koordinering med anklagemyndigheden om sagstilrettelæggelsen. Arbejdet med helhedsorienteret kvalitetsudvikling. Implementering af domstolenes fælles værdier og mål. Det er landsrettens opfattelse, at de særlige indsatsområder i landsrettens handlingsplan for 2013 er i overensstemmelse med de fokuspunkter, som Domstolsstyrelsens bestyrelse har peget på. De projekter, der indgår i handlingsplanen, er nærmere gennemgået nedenfor i afsnit 1 og 2, men i punktform kan nævnes følgende: Landsrettens medarbejdere skal fortsat deltage i testforløb i Domstolsstyrelsen forud for ibrugtagning af nye digitale systemer herunder blandt andet JFS Berammelse trin 1. Tidsfrist: 2013.

3 3 Landsretten skal medvirke til implementering af JFS Berammelse trin 1. Implementeringen afhænger dog af, at systemet udrulles efter planen af Domstolsstyrelsen. Tidsfrist: 2. kvartal Efteruddannelse og opdatering af landsrettens medarbejdere på it-området skal fortsættes i Tidsfrist: Landsretten skal undersøge mulighederne for udvidet brug af sikker både ved afsendelse internt ved domstolene og ved afsendelse til eksterne parter. Tidsfrist: Der skal fortsat arbejdes med forskellige projekter vedrørende kvaliteten af landsrettens opgavevaretagelse. Tidsfrist: Landsretten skal fortsat have fokus på domstolenes nye mål og værdier. Tidsfrist Landsrettens sektioner skal øge indsatsen for at skabe ens berammelsestider for sammenlignelige sager. Tidsfrist: Kvalitet 1.1 Forbedring af kvalitet Der afholdes hvert år interne temadage for landsrettens dommere og administrative medarbejdere med det formål at drøfte forskellige spørgsmål af faglig karakter. Dette har tidligere blandt andet resulteret i en ordning med en vis specialisering i landsretten. Arbejdet med at forbedre kvaliteten i det arbejde, som landsrettens administrative medarbejdere varetager på de enkelte retssektioner, vil i lighed med tidligere år være målrettet

4 4 medarbejderne på de enkelte sektioner. Det betyder, at sektionens leder af de administrative medarbejdere (sektionslederen) i samarbejde med de dommere, der virker som administrerende retsformænd på de afdelinger, der er tilknyttet den pågældende sektion, skal udpege konkrete udviklingsområder for kvaliteten i medarbejdernes arbejde. Herefter påhviler det sektionslederen at implementere og gennemføre det konkrete kvalitetsarbejde samt at sørge for den fornødne dokumentation af den forbedring, som indsatsen har medført. På baggrund heraf drøfter og beslutter de administrerende retsformænd sammen med sektionslederen, om de opnåede resultater er tilstrækkelige til, at man kan tage fat på et nyt udviklingsområde. Sektionslederen sørger for, at der sker en afrapportering af de enkelte projekter til administrationschefen efter udgangen af hvert halvår. 1.2 Sagsbehandlingstider Som et væsentligt led i bestræbelserne på at nedbringe sagsbehandlingstiderne har landsretten siden januar 2000 opstillet målsætninger for gennemløbstider i en række sagstyper. Målsætningerne har i de senere år været fælles for de to landsretter. Som der nærmere redegøres for i landsrettens embedsregnskab for 2012 er udviklingen i de seneste år på trods af en fortsat øget sagsafvikling desværre gået mod længere gennemløbstider for langt de fleste sagstyper. Opfyldelsen af de opstillede målsætninger er derfor generelt blevet dårligere. Dette skyldes efter landsrettens opfattelse i alt væsentligt en blanding af øget sagstilgang, reducerede normativer, og fortsat øget kompleksitet i mange sager. Udviklingen har været fulgt tæt gennem de senere år, og landsretten har nu besluttet, at en del af de hidtil opstillede målsætninger i lyset af den fortsatte sagsudvikling i hvert fald for en periode må justeres, således at de fremtræder mere realistiske. De hidtidige målsætninger bevares som de mål, landsretten på sigt skal vende tilbage til. Hvornår dette kan ske, vil blandt andet afhænge af de kommende års sagsudvikling. De konkrete målsætninger vil herefter i 2013 været således:

5 5 Civile domssager 1. instanssager henvist efter reformen under 12 mdr. under 18 mdr. Alm. ankesager under 11 mdr. under 13 mdr. Mål % 75 % 60 % 80 % Familieretssager under 4 mdr. under 6 mdr. 70 % 90 % Civile kæremål Andel sluttet på under 8 uger Andel sluttet på under 3 mdr. Mål % 90 %

6 6 Straffedomssager Mål 2013 Nævningeankesager Andel sluttet inden 3/4 mdr.* Andel sluttet inden 6 mdr.* Øvrige straffeankesager: Med bevisbedømmelse under 4 mdr. under 6 mdr. Uden bevisbedømmelse under 4 mdr. under 6 mdr % 50 % 75 % 70 % 90 % Straffekæremål Mål 2012 Resultat 2012 Fængslingskæremål Andel sluttet samme dag som modtaget under 1 uge Andre straffekæremål Andel sluttet samme dag som modtaget Andel sluttet under 1 uge under 2 uger 85 % 83 % 98 % 96 % 35 % 24 % 45 % 45 % 65 % 55 %

7 7 Målopfyldelsen af gennemløbstiderne følges fortsat løbende af de enkelte afdelinger/sektioner og af landsrettens præsident. Retsafdelingerne og landsrettens faste dommere får månedligt omdelt oversigter over afdelingens målopfyldelse, således at også afdelingens målopfyldelse kan indgå i afdelingernes løbende overvejelser om, hvordan det er muligt at nedbringe gennemløbstiderne yderligere. De enkelte afdelinger har endvidere mulighed for at trække forskellige rapporter fra landsrettens IT-system i forbindelse med afdelingernes egne kontrolrutiner vedrørende målopfyldelsen. Et væsentligt led i arbejdet med sagsbehandlingstider er at gøre disse så ens som muligt for sammenlignelige sager. Dette tilstræbes i landsretten bl.a. ved, at sagstildelingen til de enkelte afdelinger løbende overvejes i lyset af udviklingen i sagsbehandlingstiderne, og at den tidligere indførte forsøgsordning med central berammelse af hovedparten af de straffesager, der skal behandles ved landsrettens hovedtingsted i Viborg, fortsættes i Endvidere intensiveres arbejdet med opnåelse af ensartede sagsbehandlingstider ved en øget opmærksomhed om dette spørgsmål på månedlige møder mellem bl.a. præsidenten og landsrettens sektionsledere, ligesom sektionslederne er bedt om på månedlige formøder til disse møder at analysere og drøfte udviklingen i berammelsestider på de forskellige sektioner. 2. Andre tiltag 2.1 JFS I løbet af 2012 deltog medarbejderne i landsrettens præsidentsekretariat samt landsrettens ITafdeling i et omfattende testforløb forud for den forventede implementering af en del af domstolenes nye it-system (JFS 0.6 Modtagelse og afsendelse). Det var desuden forventningen, at landsretten skulle gennemføre en pilottest af systemet inden udgangen af Desværre er den del af projektet, der vedrører landsretterne, nu udskudt på ubestemt tid. Landsrettens leder af it-afdelingen samt sekretariatschefen deltager dog fortsat i møder i Domstolsstyrelsen i en såkaldt Landsrets Task Force.

8 8 Landsrettens medarbejdere deltager fortsat i udvikling og test af den del af systemet, der tidligere har haft betegnelsen JFS 0.8 (nu JFS Berammelse trin 1). Det er foreløbigt planen, at systemet skal implementeres ved alle retter i løbet af IT-kompetenceudvikling I 2012 har landsrettens administrative medarbejdere deltaget i kurser i brugen af Word og Outlook. Kurserne har været tilpasset den enkelte medarbejders behov for kompetenceudvikling og har været opdelt i 1- og 2-dages kurser samt e-læringskurser. I 2013 vil der blive fulgt op på disse kurser, således at det sikres, at alle administrative medarbejdere har de fornødne færdigheder til at kunne anvende domstolenes nye it-systemer, når disse implementeres. Den forsinkelse, som implementeringen af de nye systemer, har haft, betyder et særligt fokus på at sikre, at de allerede tillærte færdigheder fortsat er intakte. Landsrettens dommere har i starten af 2013 fået udleveret ipads til arbejdsmæssig brug. Der vil i 2013 blive set nærmere på, på hvilken måde og på hvilke områder brugen af ipads mest hensigtsmæssigt kan integreres i landsrettens arbejdsgange. 2.3 Sikker I 2013 skal der ske en gennemgang af landsrettens arbejdsgange med henblik på at fastslå, i hvilke situationer brugen af og en øget anvendelse af sikker kan anbefales. Spørgsmålet drøftes generelt for alle retter i en arbejdsgruppe nedsat af Domstolsstyrelsen. I løbet af foråret 2013 vil landsretten efter planen gå over til alene at fremsende kendelser i fængslingskæremål pr. til de berørte politikredse og domme til de berørte byretter. 2.4 Mål og værdier

9 9 Landsretten har i 2012 bidraget til det overordnede arbejde med udarbejdelse af nye mål og værdier for Danmarks Domstole. Landsretten har i efteråret 2012 fulgt op på disse nye mål og værdier på sektionsrunder på alle landsrettens sektioner og afdelinger og vil fortsætte hermed på de kommende sektionsrunder i Landsretten har desuden opfordret medarbejderne til at bruge det spil - debattle der er udsendt af Domstolsstyrelsen til støtte for arbejdet med de nye mål og værdier. Det er således forudsat, at man på de enkelte sektioner drøfter nogle af spillets spørgsmål mindst en gang om ugen. Der vil i løbet af 2013 blive fulgt op herpå.