Norddjurs fokuserer på formidling frem for materialevalg. Intelligent materialestyring på Københavns Kommunes Biblioteker

Transkript

1 Bl.a: Nyt fra Biblioteksmedier - marts 2012 Intelligent materialestyring på Københavns Kommunes Biblioteker Spildtid koster viser lean-samarbejde Bedre overblik over indkøb med Info+ Norddjurs fokuserer på formidling frem for materialevalg

2 02 LEDER Vi udvikler os alle både som individer og samfund. Det gør vi også hos Biblioteksmedier, hvor vi over det seneste halve år har gennemført en ændring af vores struktur på flere niveauer. Først og fremmest har vi dannet én stærk kundeserviceafdeling ved at slå vores kundeteams for henholdsvis bøger og av sammen. Vores mål med omstruktureringen er at rykke tættere på vores kunder og yde en bedre og mere ensartet service. Den nye struktur betyder samtidig, at Lasse Nyrup, der før var leder af av-afdelingen, fremover vil fokusere fuldt ud på udvikling af nye services til vores kunder. På de mere overordnede linjer har udviklingen betydet, at vores tidligere direktør, Arne Pedersen, har valgt at geare ned rent arbejdsmæssigt og fratræde som direktør for Biblioteksmedier og dermed overlade direktørstolen til undertegnede. Arne har været en stor kapacitet over de senere år, og det er derfor en stor glæde, at han har valgt at opretholde en tæt tilknytning til virksomheden i form af posten som bestyrelsesformand. Han vil ikke længere have sin daglige gang i virksomheden, men hans store kendskab til markedet og kunderne vil uden tvivl være et stort aktiv fremadrettet. Udvikling er vejen frem Bibliotekernes egen rolle er også under forandring. Eksempelvis har Norddjurs Biblioteker anlagt et meget visionært syn på fremtidens bibliotek, og fastlagt hvilke områder de ønsker at fokusere deres ressourcer på. Som du vil kunne læse om på side 8-9, så har de som det første bibliotek i landet valgt at outsource al materialevalg og klargøring for i stedet at bruge ressourcerne på at formidle materialerne. Redaktion: Steen Lund, sl@bibmed.dk Jeppe Nyrup, jeppe@katkom.dk Layout: Hanne Støvring, hst@bibmed.dk Forsidefoto: Jeppe Nyrup Vi har nu i samarbejde med Lean-konsulent Erik Andersen kørt Lean+ workshops flere steder i landet, og erfaringerne herfra viser, at der er et stort potentiale for at frigøre ressourcer til mere brugervendte opgaver som netop formidling og betjening ved at centralisere materialevalget. Der er, som nævnt, rigtig meget der udvikler sig - ikke bare hos os, men over hele det danske bibliotekslandkort er der spændende projekter i gang. Udvikling er en nødvendighed, for teknologien og samfundet som helhed er i konstant forandring. Vores vision er at være en aktiv medspiller i udviklingen og optimeringen af bibliotekernes arbejdsgange, så folkebibliotekerne fortsat kan være en central del af kulturformidlingen i Danmark. Med venlig hilsen Energivej Ballerup Tel Hans Ole Poulsen Adm. direktør

3 Indhold: Udenlandske bøger med ekspresfart Har I fat på de læsehungrende børn?...05 Optimal udnyttelse: Intelligent Materialestyring Fremtidens bibliotek handler om formidling Lean+: Her er der noget at hente Få det fulde overblik over materialebudgettet...12 Bøger fra hele verden Biblioteksmedier har gennem længere tid arbejdet på at optimere arbejdsgangene omkring levering af udenlandske bøger. Løsningen er nu klar til at blive bredt ud til alle biblioteker. Af Jeppe Nyrup jeppe@katkom.dk Indrømmet. Leveringssikkerheden og leveringstiderne var for år tilbage ikke tilfredsstillende for hverken kunder eller Biblioteksmedier specielt ikke på udenlandske bøger. Af samme årsag var der en årrække, hvor Biblioteksmedier undlod at tilbyde udenlandske bøger. Vores fokus var ganske enkelt på andre områder, fordi vores generelle leveringstider havde akut brug for at blive bedre. Derfor valgte vi i en periode at drosle ned for tilbud på udenlandske bøger, fortæller afdelingsleder i Kundeservice, Martin Lauritsen.

4 04 Biblioteksmedier kan nu levere alle udenlandske bøger med Behold+. Man sparer dermed både tid på levering og ressourcer. hb ocv udl The rough guide to Cairo and the pyramids Odense Centralbibliotek Meget har ændret sig siden, og Biblioteksmedier kan nu levere en yderst konkurrencedygtig service på udenlandske bøger. Vi har fået opbygget et langt bedre setup over de sidste par år. For det første er det blevet betydelig nemmere at finde de rigtige leverandører over nettet, hvor e-handel for alvor er blevet sikkert og konkurrencedygtigt, og for det andet er hele vores interne logistik blevet meget bedre. Vi har siden 2009 været i stand til at fastholde tilfredsstillende levringstider på alle vores produktområder. Det er selvfølgelig også smittet af på de udenlandske bøger, så de nu leveres på gennemsnitlig 19 dage fra bestilling til levering og det vel at mærke inklusiv klargøring, siger han. Biblioteksmedier har netop vundet et EU-udbud om levering af udenlandske bøger til biblioteker på hele Fyn. Det er en stor fordel for bibliotekerne, at vi nu kan levere hele paletten. Før købte kunderne de udenlandske bøger hos andre leverandører, men skulle stadig have sendt dem forbi os til klargøring med et kundebogstillæg. Nu kan vi levere en hyldefærdig, klargjort bog med Behold+ på rekordtid. Det er både hurtigere, bedre og billigere for bibliotekerne, siger Martin Lauritsen. Udover udenlandske bøger har Biblioteksmedier også fundet dygtige leverandører på musikalier. Vi forsøger hele tiden at udvikle vores sortiment og service, så bibliotekerne får den optimale løsning. Nu har vi fået leveringen af de udenlandske bøger og musikalier op at køre og leverer i al beskedenhed et rigtig godt produkt. Vi vil gerne yde den samme service som på danske bøger. Derfor er vi netop begyndt at udsende nyhedsbreve med en oversigt over de aktuelle og mest interessante titler til bibliotekernes hylder, siger han.

5 Lidt godt i posen Randers Bibliotek har fundet et godt middel til at komme i kontakt med skolebørn og ikke mindst deres forældre. Hvert år sender biblioteket et brev til alle kommunens førsteklassebørn og inviterer dem på en rundtur på biblioteket. Guleroden er en sej, gratis rygsæk, der indeholder en folder om børnebiblioteket, inspiration til læsning og en lille konkurrence. Vi inviterer dem ned på biblioteket i slutningen af 1. klasse, hvilket er et ret godt tidspunkt. De har fået de første læsefærdigheder, og de skal holdes ved lige i sommerferien og her er der ikke noget bedre end at låne en stak bøger på biblioteket til feriedagene, siger Inge Müller, der er leder af Børne- og Ungeområdet på Randers Bibliotek. Vores erfaring fra de tidligere år er, at vi får trukket en masse hen på biblioteket, og vi får kontakt til rigtig mange, der ellers ikke er vant til at komme på biblioteket. Det gode ved denne måde at gøre det på er netop, at vi også kommer i dialog med forældrene, og de er meget vigtige for at holde læsningen ved lige. Både forældre og børn er glade, og de fleste fylder posen med bøger, inden de går hjem, fortæller hun. Randers Bibliotek har i år bestilt poser hos Biblioteksmedier, der er kommet med nye input til posens udseende. Vi tog kontakt til Biblioteksmedier, for at høre om vi måtte bruge en bestemt illustration, og det udviklede sig til et godt samarbejde, hvor vi i fællesskab fik designet en rigtig flot pose til børnene. Vi fandt blandt andet på at lave et felt, hvor børnene kan skrive deres navn. På den måde kan de kende forskel på poserne, når hele klassen bruger dem til gymnastiktøjet, siger Inge Müller. Kontakt Pia Maiken Henriksen hos Biblioteksmedier på telefon eller mail: pih@bibmed.dk for at høre mere om mulighederne for en tilsvarende pose med jeres logo.

6 06 Intelligent styring af materialerne Biblioteker kan lære meget af erhvervslivets effektive logistik. Et udviklingsprojekt mellem bibliotekerne i København, Aarhus og Tårnby skal forbedre den interne håndtering af materialer. Målet er bedre formidling og bedre betjening af brugerne. Af Jeppe Nyrup jeppe@katkom.dk Logistik er blevet et afgørende konkurrenceparameter i en lang række brancher lige fra detailhandlen over industrien til deciderede logistikvirksomheder som eksempelvis Post Danmark. Det handler om at kunne servicere kunden med den rigtige vare på det rigtige tidspunkt, og her kan biblioteksverdenen lære meget af vare- og lagerstyring fra det private erhvervsliv. Det mener man på Københavns Biblioteker, der sammen med bibliotekerne i Aarhus og Tårnby har søsat et udviklingsprojekt under overskriften Intelligent Materialestyring (IMS). Vi har været i dialog med flere konsulenter på området, og deres erfaringer viser, at man ved at arbejde målrettet med lagerstyring, og logistikken omkring den, kan opnå en besparelse på mellem 15 og 40 procent. Samtidig viser det sig, at man kan opretholde samme omsætning med op mod 25 procent mindre på lager. Et af bibliotekernes problemer er, at vi har rigtig mange materialer på hylderne. De står meget

7 tæt, og det gør formidlingen svær, da manglen på plads gør det svært at formidle materialerne ordentligt, forklarer Mads Gaml, der er faglig projektleder ved Københavns Biblioteker. Vi tænkte, at hvis vi kan overføre nogle af disse erfaringer til biblioteksverdenen, har vi fat i noget rigtig interessant. Vi har tidligere dokumenteret, at 30 procent af de samlede personaleressourcer bliver brugt på håndtering af materialer, og som en del af dette projekt fandt vi ud af, at hver fjerde henvendelse ved skranken er det, vi kalder ikke-værdiskabende. Det dækker over en bred vifte af forskellige ting, blandt andet at brugerne ikke kan finde materialer, som ifølge systemet burde stå på hylden, fortæller han. Projektgruppen har derfor søgt Fonden for Velfærdsteknologi om midler til at implementere et it-baseret lagerstyringssystem, der kan automatisere bibliotekernes materialehåndtering, så man dels får et mere nøjagtigt billede af materialernes placering og dels kan sørge for en mere hensigtsmæssig fordeling af materialerne. I Københavns Biblioteker kører vi, som mange andre steder, med flydende materialebestand, og det giver visse udfordringer i forhold til at bestemte materialetyper det kan eksempelvis være opera-cd ere flyder over på et bestemt bibliotek. Med IMS vil man kunne styre, hvor meget der fysisk er plads til på den enkelte hylde, og systemet vil derfor sørge for, at materialerne bliver sendt derhen, hvor der i stedet er mangel, fortæller Mads Gaml. Et andet scenarie er, at brugerne ikke kan finde materialer, der burde stå på hylden. Det sker, fordi materialerne bliver tilgængelige til udlån i bibliotekssystemet, i det øjeblik de bliver afleveret. IMS tager højde for det, ved at materialerne først bliver tilgængelige, i det øjeblik de bliver sat på hylden. Dermed kan vi spare rigtig meget tid på at hjælpe brugerne med at finde materialer og i stedet bruge kræfterne på formidlingen, siger han. Humlen i systemet er altså, at man får en langt mere præcis viden om, hvor materialet befinder sig fysisk, og at denne viden kan bruges til at give brugerne en bedre service, samtidig med at der bliver frigjort ressourcer til formidlingsopgaver. Men der er videre perspektiver end det, mener Mads Gaml. I første omgang åbner det for mellemkommunalt samarbejde omkring logistikken, hvor man kan opnå en bedre cirkulation ved at dele materialebestanden mellem flere kommuner. Næste skridt kan også være Intelligent Materialeformidling, hvor man bygger systemet sammen med smartphones. På den måde kan lånere, når de står ved hylden, få fremhævet andet relevant materiale, der står placeret fysisk samme sted. Det vil kunne give en meget detaljeret og intuitiv formidling af bibliotekernes materialer, siger han. Næste skridt er Intelligent Materialeformidling, hvor materialets præcise placering sammen med smartphones eksempelvis åbner nye muligheder for at præsentere de mest relevante supplerende materialer på samme hylde.

8 08 Fuld fokus på formidling Bibliotekerne i Norddjurs Kommune har som de første i landet valgt at outsource hele materialevalgs- og klargøringsfunktionen. Det er sket i et ønske om at fokusere kræfterne på formidling frem for administration. Af Jeppe Nyrup jeppe@katkom.dk Foto: Helene Andersen Southern Norddjurs Kommune er Jyllands næseryg. Det er en typisk landkommune, hvor Grenå ligger i den ene ende og er den klart største by med lige knap halvdelen af kommunens indbyggere. Det kan være en udfordring at tilbyde et varieret kulturliv og en ensartet service i en kommune, hvor der er langt mellem deciderede bysamfund. I Norddjurs har man valgt at samle aktiviteterne på få, men stærke, enheder i stedet for at smøre indsatsen tyndt ud over hele arealet. Bibliotekernes rolle er under forandring. Flere og flere materialer bliver tilgængelige på en digital platform, og derfor giver det ingen mening for os at fastholde personaleressourcer til klargøring af materialer. Vores vision er det relationelle bibliotek, hvor vores rolle i højere grad skal være at formidle kultur, litteratur og musik, fortæller Peter Hansen, der er bibliotekschef på Norddjurs Biblioteker. Derudover har vi fået til opgave at undervise borgerne i de digitale services, der er knyttet til borgerservice, ligesom vi har fået en del borgerservice tilknyttet bibliotekerne. Blandt andet derfor har vi skruet op for vores arrangementsaktiviteter, så vi i dag har omkring 100 arrangementer per halvår, tilføjer hans kollega, Lars Jørn Larsen, der er afdelingsleder på de tre filialer. Formidling giver ny viden For netop at prioritere de brugervendte aktiviteter har Norddjurs derfor valgt som de første i landet at lægge al materialevalg og klargøring over til Biblioteksmedier. Ved at udlicitere administration og håndtering omkring bestilling, klargøring og modtagelse har Norddjurs Biblioteker fået flere ressourcer til andre aktiviteter som eksempelvis et lær at tegne værksted for børn i kommunen. Da jeg startede i biblioteksvæsenet for en menneskealder siden, holdt man store materialevalgsmøder, hvor alle bibliotekarerne var repræsenteret. Stille og roligt er færre og færre blevet involveret i det, og nu har vi taget det sidste skridt, hvor vi stort set ikke er med inde over selve udvælgelsen. Det gør vi, ud fra den konstatering man vel efterhånden har gjort sig mange steder; selvom vi snakker rigtigt meget om det, så køber vi stort set det samme som på nabobiblioteket. Det er størrelsen af materialebudgettet, der definerer bredden, siger Lars Jørn Larsen. Han erkender, at der ved at udlicitere materialevalget umiddelbart går vigtig viden tabt. Jeg kan mærke på mig selv, at jeg ikke er så meget inde i, hvad der kommer af nye materialer. Det må man så forsøge at tilegne sig på andre måder, og så skal man heller ikke glemme, at selve formidlingen af materialerne også giver os en vigtig viden. Det er en afvejning af at bruge tiden mest fornuftigt, og nu får vi i stedet tid til at arrangere bogcaféer, litteraturklubber og en masse andre værdiskabende aktiviteter, fortæller han.

9 Ved at effektivisere vores materialevalg får vi bedre mulighed for at rette kronerne derhen, hvor de rent faktisk giver nytte for brugerne. Personalet har været meget positive omkring det. Det er selvfølgelig svært at droppe det faglige flagskib, som materialevalget er, men der har også været en erkendelse af, at vi brugte meget tid på det tid som vi nu har fået frigjort til at yde en bedre service for brugerne, siger Peter Hansen. Han understreger, at valget om udlicitering ikke er resultatet af besparelser i budgettet, men en fælles strategisk beslutning på Norddjurs Biblioteker om at ville styrke formidlingen. Faktaboks: Norddjurs Biblioteker består af hovedbiblioteket i Grenå og tre store filialer i Auning, Ørsted og Ørum, der alle er enten bygget eller udvidet inden for de senere år. En række mindre filialer er blevet lukket for at fokusere kræfterne til gengæld er der indført en service, hvor man kan bestille og aflevere bøger hos en række købmænd i kommunen.

10 10 Spildtid koster Der er gennemført Lean+ workshops på en række biblioteker landet over. Erfaringen viser, at der kan frigøres mange ressourcer på at minimere spildtid Af Jeppe Nyrup Der kan du se alt her på kontoret har et formål, lyder det med smil i stemmen, mens gamle papirer, en kalender fra 2009 og kuverter med Aalborg Bibliotekernes tidligere logo ryger i papircontaineren. Bemærkningen drejer sig om en kasse på gulvet, hvis eneste formål er at tjene som hylde for et gammelt, solidt nøgleskab, der i øvrigt heller ikke længere bliver brugt. Vi er på Hovedbiblioteket i Aalborg, hvor proceskonsulent Erik Andersen gennem to ugers workshops sammen med medarbejderne skal gøre arbejdsgangene mere effektive, og lige nu står den på regulær oprydning. Alt, der ikke umiddelbart bliver brugt i det daglige arbejde, skal væk fra skrivebordet, og med både ergonomi og logik i baghovedet bliver alle enige om den bedste placering af arbejdsredskaberne. Teknikken hedder 5S og er en del af Lean-værktøjskassen ved optimering af produktion og processer. Det grundlæggende princip er orden og ryddelighed. Pointen er at fjerne kompleksiteten ved en arbejdsopgave, så der ikke er alt muligt andet at forholde sig til. Det tager unødig tid, og set over en længere periode bliver selv små unødvendige forhindringer til meget spildtid, fortæller Erik Andersen. Stort potentiale Han har over det seneste halvandet år kørt flere lignende workshops på biblioteker over hele landet. Det er sket som et samarbejde mellem det enkelte bibliotek og Biblioteksmedier, som medfinansierer konsulentudgiften. Selv om processerne er de samme, så bliver de udført forskelligt alle steder. Eksempelvis er der meget stor forskel på, hvor centraliseret materialevalget er. Nogle steder er det

11 én enkelt person, der indkøber stor set alle materialer, mens det andre steder er en meget demokratisk proces, hvor der afholdes møder og høringsrunder. Her kan det tage op til tre uger at træffe en beslutning omkring materialevalget, og så kommer leveringstiden oveni. Et enkelt sted var vi oppe på 5-6 uger fra materialet var tilgængeligt, til det stod ude på hylden. Det fik vi nedbragt til tre uger, forklarer Erik Andersen. Han oplever ofte, at der er meget låste og klare grænser i forhold til, hvilke faggrupper der udfører bestemte opgaver. Vi prøver at udfordre faggrænserne, for der ligger meget spildtid, når en proces skal gå fra én medarbejder til en anden. Ofte vil det være mere rationelt at slå flere opgaver sammen, så flere ting bliver ordnet i ét hug, siger han. Mange biblioteker har efterhånden valgt at få materialerne med Behold+, hvilket med et trylleslag fjerner en stor del af de klargøringsprocesser, som typisk tager meget tid på bibliotekerne. Og det er der en klar grund til. nåede frem til få 20 procent mere tid, som kan bruges til formidling i stedet, fortæller Birte Bornæs, der er konstitueret bibliotekschef på Herning Bibliotekerne. Hun understreger dermed en vigtig pointe, som også ifølge Erik Andersen er fundamentet for øvelsen; at medarbejderne har ejerskab til forandringerne. Jeg plejer at starte forløbene med en fælles diskussion om, hvilke kriterier vi skal optimere ud fra altså hvem der skal have gavn af ændringerne. Er det lånerne, kommunen eller medarbejderne? Og jeg har oplevet en meget stor ændring over den periode, hvor jeg har lavet disse forløb. Man er blevet meget mere bevidste om, at effektiviseringer er et nødvendigt livsvilkår i biblioteksverdenen og dermed parat til at diskutere, hvordan man kan ændre tingene til alles bedste. Det er en meget vigtig pointe, at jeg ikke trumfer noget igennem. Jeg tillader mig at stille spørgsmål, men det er medarbejderne, der tager ejerskab for anbefalingerne, fortæller Erik Andersen. Jeg har endnu ikke oplevet et sted, hvor et bibliotek selv kunne klargøre materialerne, til den pris Behold+ koster. På grund af de store mængder kan Biblioteksmedier netop automatisere processen så meget, at Behold+ altid vil være billigere, end hvis bibliotekerne selv skal afsætte personaleressourcer til det, fortæller Erik Andersen, der generelt har oplevet et stort potentiale for at frigøre ressourcer i processen fra materialevalg til modtagelse. Når man får optimeret processen og får Behold+ ind, så vil man typisk frigøre to til fire fuldtidsstillinger på et middelstort dansk bibliotek, som kan bruges til andre opgaver, fortæller han. Lean på Herning Bibliotek Herning Bibliotek kørte i efteråret 2011 et forløb med Erik Andersen, hvor workshoppen førte til store forandringer. Vi fandt rigtig mange steder, hvor vi kunne undgå spildtid ved at organisere os på andre måder. Eksempelvis var materialevalget på musik utrolig specialiseret. Her sad en fagkonsulent og nærmest på titelniveau fordelte, hvem der skulle tage stilling til indkøb af en cd. Det omorganiserer vi nu, og i den forbindelse indskrænker vi materialevalgsgruppen fra 23 til otte personer. Vi har, som alle andre, løbende rationaliseret over årene, og alligevel vil vi når vi implementerer alle de anbefalinger, som medarbejderne jo faktisk selv

12 Få styr på budgettet Biblioteksmedier udvider nu paletten af gratis services til kunderne med Info+, hvor bibliotekerne kan få udførlige rapporter om leveringstider, restordrer og indkøb. Det vil gøre det langt nemmere for indkøbsafdelingen at holde styr på budgettet og give overblik over indkøbet som helhed. Vi har gennem længere tid set et behov for at kunne servicere kunderne med detaljerede informationer, som kan gøre dem klogere på, hvad og hvor meget de køber ind. Vi ser eksempelvis ofte, at der hen mod afslutningen af året enten er en stor pose penge i overskud, eller at budgettet er brugt for tidligt. Med et bedre overblik over det faktiske køb bliver det forhåbentlig nemmere at holde budgettet, fortæller udviklingschef Lasse Nyrup. Der vil blandt andet være nøjagtige opgørelser over indkøbet inden for hver materialetype i det seneste kvartal og år til dato sammenlignet med de tilsvarende tal fra året før. Rapporten vil også indeholde information om de gennemsnitlige leveringstider, den procentvise indkøbsfordeling på de forskellige materialetyper, og den vil have en oversigt over, hvor meget der ligger i restordre. Dermed har man et komplet overblik over, hvor meget det enkelte bibliotek har disponeret over. Vi mener selv, at vi leverer et rigtigt godt produkt, og vi vil også gerne evalueres på vores arbejde. Når vi nu har fået muligheden for at kommunikere det på en overskuelig måde til vores kunder, gør vi det naturligvis gerne, men det primære sigte med Info+ er at yde en ekstra service, som gerne skulle give merværdi for bibliotekerne, siger Lasse Nyrup. Rapporten vil automatisk blive sendt på mail enten hver måned eller hvert kvartal. Den kommer som pdf med både tal og grafer, der giver et nemt, overskueligt og hurtigt overblik over samhandlen med Biblioteksmedier. Info+ er gratis for Biblioteksmediers kunder. For at modtage rapporten kontakt venligst Kundeservice på kundeservice@bibmed.dk. Info+