Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT

Transkript

1 Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 2, rådhuset Dato: Onsdag den 17. juni 2015 Start kl.: 13:00 Slut kl.: 15:30 Medlemmer: Fraværende: Eva Iversen (Formand) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Helen Rosager (Ledelse) Karen Skau (Ledelse) Kirsten Højgaard (DS) Lisbeth Skyum (DS) Vakant - (FTF) Jytte Skiffard (HK) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Lisbeth Skyum (DS) Jytte Skiffard (HK) Rikke Munk Mathiesen (HK) Carsten Povlsen (HK) Helle Steffensen (HK) Connie Borup Hansen (3F) Bodil Hiort (TL) Jakob Therchilsen (AC) Grethe Wehner Andersen (AMR) Klaus Dahlin (AMR) Rikke Munk Mathiesen (HK) Jakob Therchilsen (AC) Norddjurs Kommune

2 Områdeudvalg administrationen Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af referater Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Drøftelse af arbejdsskadestatistik Drøftelse af fraværsstatistik 1. kvartal Årlig arbejdsmiljødrøftelse Foreløbig evaluering af ændring af åbningstiden Drøftelse af retningslinjer Information fra ledelsen Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Information og kommunikation Eventuelt...17 Bilagsoversigt...18 Norddjurs Kommune

3 Områdeudvalg administrationen Godkendelse af referater Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Godkendelse af referater fra møderne den 4. marts, 30. marts og 4. maj Indstilling Formanden indstiller, at referaterne godkendes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Referaterne blev godkendt. 1

4 Områdeudvalg administrationen Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold A00 13/4701 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det fremgår af MED-aftalen, at områdeudvalget skal informeres om budgetopfølgningen. Der foretages 2 årlige budgetopfølgninger, der forelægges kommunalbestyrelsen. Derudover foretages der månedlige budgetopfølgninger. Formanden informerer om status på budgetopfølgningen.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen modtages. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Formanden informerede om, at der ikke er noget i budgetopfølgningen for 2015, der giver anledning til konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i administrationen. Områdeudvalget modtog informationen. 2

5 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af arbejdsskadestatistik A00 13/4713 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det fremgår af statistikken, at der i 1. kvartal 2015 har været 1 arbejdsskade på rådhuset af karakteren andet, der havde forårsaget 0 sygedage. Til sammenligning var der i 1. kvartal arbejdsskader, der havde medført 0 sygedage.. Indstilling Formanden indstiller, at statistikken drøftes. Bilag: 1 Åben Arbejdsskadestatistik 1. kvartal /15 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Arbejdsskadestatistikken blev drøftet. 3

6 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af fraværsstatistik 1. kvartal A00 13/4771 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Der er udarbejdet en fraværsstatistik, der vedlægges dagsordenen som bilag. Materialet består af en fraværsstatistik for områdeudvalget samt et faktaark, der beskriver, hvorledes de enkelte elementer i statistikken er fremkommet. Fraværsstatistikken for områdeudvalget for administrationen 1. kvartal 2015 viser en stigning på 0,85 procentpoint vedrørende sygefravær og et fald på 0,36 procentpoint vedrørende det rene fravær set i forhold til 1. kvartal Sammenlignet med den overordnede statistik for hele Norddjurs Kommune ser tallene for 2014 således ud: Sygefravær 1. kvartal Norddjurs Kommune 6,28 % Områdeudvalget for administrationen 5,08 % Fravær 1. kvartal Norddjurs Kommune 2,61 % Områdeudvalget for administrationen 2,49 %. Indstilling Formanden indstiller, at statistikken drøftes. Bilag: 1 Åben Fraværsstatistik OA 1. kvartal /15 4

7 Områdeudvalg administrationen Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget drøftede fraværsstatistikken og vil gerne bede de afdelinger, der har oplevet stigninger i sygefraværet om at være særlige opmærksomme og iværksætte hensigtsmæssige initiativer til nedbringelse af sygefraværet. 5

8 Områdeudvalg administrationen Årlig arbejdsmiljødrøftelse A00 13/10654 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling I henhold til MED-aftalen skal områdeudvalget formidle og koordinere informationerne vedrørende arbejdsmiljøet mellem lokaludvalgene på eget område og hovedudvalget. Områdeudvalget skal behandle de indkomne arbejdsmiljørapporter og udarbejde en samlet rapport for området til hovedudvalget. Sekretæren har udarbejdet et udkast til den samlede rapport som er vedlagt. Arbejdsmiljøkonsulent Trine Kjær Poulsen er inviteret til at deltage i den årlige arbejdsmiljødrøftelse.. Indstilling Formanden indstiller, at rapporterne behandles. Bilag: 1 Åben Arbejdsmiljørapporter fra LMU til OA 85220/15 2 Åben Arbejdsmiljørapport fra OA til HU 84273/15 6

9 Områdeudvalg administrationen Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget drøftede de indkomne rapporter og færdiggjorde rapporten til hovedudvalget. Der blev drøftet flere forslag til indholdet af en arbejdsmiljødag, herunder bl.a.: Værktøjer til tilrettelæggelse af en arbejdsdag. Lavpraktisk - hvordan arbejder man med arbejdsmiljø? Hvordan håndterer man stramme deadlines? Forventningsafstemning, tidsplanlægning og kend din kerneopgave. Hvordan får vi vendt arbejdsmiljøproblemerne på hovedet så vi bruger det positive til at forbedre arbejdsmiljøet? Der skal arbejdes særligt med de ting, der er givet påbud omkring. Der blev nedsat en arbejdsmiljøgruppe, bestående af Grete Wehner Andersen, Klaus Dahlin, Bodil Hiort, Helen Rosager og Bettina Broen Nielsen, der sammen med Trine Kjær Poulsen skal planlægge arbejdsmiljødagen den 19. januar Områdeudvalget er sammen med alle ledere og arbejdsmiljørepræsentanter inviteret via Outlook til arbejdsmiljødagen den 19. januar 2016, og områdeudvalget håber at alle, vil prioritere at deltage i dagen. 7

10 Områdeudvalg administrationen Foreløbig evaluering af ændring af åbningstiden G00 15/9647 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling I forbindelse med drøftelsen af den ændrede åbningstid på sidste møde i områdeudvalget skal områdeudvalget bede alle lokaludvalg om at komme med tilbagemeldinger til områdeudvalget, hvis ændringen af åbningstiden har givet anledning til særlige udfordringer. Tilbagemeldingerne vil blive drøftet på mødet.. Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Kommunaldirektøren, arbejdsmarkedsdirektøren og myndighedschefen deltog i mødet til dette punkt. Kommunaldirektøren informerede om baggrunden for beslutningen om at ændre åbnings- og telefonstiden som var, at det skulle være muligt at lave administrativt arbejde og tværgående mødeaktivitet og at skabe en sammenhængende sagsbehandling for borgerne. Kommunaldirektøren fremlagde direktionens oplæg til fortolkning af hvordan medarbejderne skal tilrettelægge arbejdet efter ændringen af åbnings- og telefontid. Direktionens oplæg er følgende: Åbningstider og tilrettelæggelse af arbejdet. Begrundelsen for beslutning om ændring af åbningstiden er, at tiden mellem kl og kl bruges til: 8

11 Områdeudvalg administrationen Administrativt arbejde Tværgående mødeaktivitet Skabe en sammenhængende sagsbehandling for borgerne Borgerne har mulighed for personligt fremmøde og telefonisk at kontakte kommunen indenfor åbningstiden. Medarbejdere/afdelinger har i særlige situationer - efter en konkret vurdering og aftale i områdeudvalget for administrationen - mulighed for at kontakte og afholde møder med borgere og virksomheder om deres sager udenfor åbningstiden. Udenfor åbningstiden er det i øvrigt også muligt at kontakte og afholde møder med interne og eksterne samarbejdsparter m.v. Det skal være muligt at kontakte alle afdelinger inden for åbningstiden, selvom enkelte afdelinger og medarbejdere har særlige telefoniske træffetider. Medarbejdersiden er enig i direktionens oplæg til fortolkning. Der var enighed om, at myndighedsafdelingen kan fortsætte med deres lokale telefontid, i Grenaa fra kl og i Glesborg fra kl , men at møder mv. holdes i åbningstiden. Dette er vurderet konkret ud fra arbejdets tilrettelæggelse. Det forventes, at alle andre indretter deres arbejde i henhold til direktionens oplæg. Kommunaldirektøren foreslog, at områdeudvalget følger op med en evaluering af ændringen efter et år. Formanden informerede om, at der arbejdes på finde ud af, hvordan man teknisk kan ændre 8959-telefonernes indstillinger, således at der kan ringes internt, også uden for den alm. telefontid. 9

12 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af retningslinjer P22 10/26489 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Som opfølgning på sidste mødes gennemgang af retningslinjen til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd skal det drøftes, hvorvidt det giver mening at notere grænseoverskridende adfærd i borgerens sag, eller om viden herom bedre kan deles på anden vis. Retningslinjen vedrørende grænseoverskridende adfærd drejer sig om forholdet mellem en borger og en ansat, hvorimod den nye retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning og chikane vedrører forholdet de ansatte imellem. Områdeudvalget bad på sidste møde alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status om at tage stilling til, om de ønskede selv at udarbejde retningslinjer for identificering, forebyggelse og håndtering af stress, mobning og chikane samt indsende materiale, hvis der allerede forelå politikker eller retningslinjer herom. Der er ikke indsendt materiale men arbejdsgruppen har udarbejdet udkast til to retningslinjer som er vedlagt som bilag.. Indstilling Formanden indstiller, 1. at det drøftes, om grænseoverskridende adfærd skal indskrives i en borgers sag og 2. at udkast til de nye retningslinjer drøftes og 3. at udkast til de nye retningslinjer med eventuelle ændringer sendes i høring i lokaludvalgene. 10

13 Områdeudvalg administrationen Bilag: 1 Åben Udkast retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af stress 2 Åben Udkast retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning og chikane 81109/ /15 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget besluttede, at indsætte en bemærkning i retningslinjen vedrørende grænseoverskridende adfærd - det bør overvejes, om det skal noteres på en borgers sag, hvis borgeren har udvist grænseoverskridende adfærd, men at det også bør overvejes, om der skal gives besked til andre afdelinger, hvis der er kendskab til, at borgeren er tilknyttet andre afdelinger. I forhold til anmeldelse af nærved hændelser, så afventer områdeudvalget det arbejde der er igangsat af hovedudvalget. De to nye retningslinjer blev drøftet og tilrettet og de sendes hermed i høring i alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status. Områdeudvalget skal bede alle om at sende deres bemærkninger og kommentarer til sekretæren på bbn@norddjurs.dk senest den 2. september

14 Områdeudvalg administrationen Information fra ledelsen Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Ledelsen informerer om aktuelle emner.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Formanden informerede om at der er ansat to nye chefer og en souschef i arbejdsmarkedsområdet og at det forventes, at der ansættes en ny it-chef og en erhvervs- og miljøchef snart. Pga. folketingsvalget er der ikke lavet økonomiaftaler med kommunerne og derfor bliver budgetprocessen forsinket i forhold til de oprindelige tidsplaner. 12

15 Områdeudvalg administrationen Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Medarbejderne informerer om aktuelle emner. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Intet at behandle. 13

16 Områdeudvalg administrationen Information og kommunikation Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Formålet med punktet er, at områdeudvalget drøfter, om der på baggrund af mødet er emner, der skal informeres ud til lokaludvalg og personalemøder med MED-status. Derudover kan der være emner, som områdeudvalget mener, der skal informeres om.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget vil gerne bede de afdelinger, der har oplevet stigninger i sygefraværet om at være særlige opmærksomme og iværksætte hensigtsmæssige initiativer til nedbringelse af sygefraværet. I forbindelse med ændring af åbnings og telefontiden er områdeudvalget enig med direktionen i fortolkningen af hvordan medarbejderne skal tilrettelægge arbejdet: Åbningstider og tilrettelæggelse af arbejdet. Begrundelsen for beslutning om ændring af åbningstiden er, at tiden mellem kl og kl bruges til: Administrativt arbejde Tværgående mødeaktivitet Skabe en sammenhængende sagsbehandling for borgerne Borgerne har mulighed for personligt fremmøde og telefonisk at kontakte kommunen indenfor åbningstiden. Medarbejdere/afdelinger har i særlige situationer - efter en konkret vurdering og aftale i områdeudvalget for administrationen - mulighed for at kontakte og afholde møder med borgere og virksomheder om deres sager udenfor åbningstiden. Udenfor åbningstiden er det i øvrigt også muligt at kontakte og afholde møder med interne og eksterne samarbejdsparter m.v. 14

17 Områdeudvalg administrationen Det skal være muligt at kontakte alle afdelinger inden for åbningstiden, selvom enkelte afdelinger og medarbejdere har særlige telefoniske træffetider. Områdeudvalget har udarbejdet udkast til retningslinjer for identificering, forebyggelse og håndtering af stress, mobning og chikane. Disse sendes nu i høring i alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status. Områdeudvalget beder alle om at sende deres bemærkninger og kommentarer til sekretæren på bbn@norddjurs.dk senest den 2. september Da der er kommet en del nye lokaludvalg og personalemøder med MED-status til under områdeudvalget, særligt på arbejdsmarkedsområdet, så vil vi gerne opfordre til, at møderne planlægges i overensstemmelse med områdeudvalgets mødeplan, således at der altid er mulighed for at behandle ting mellem områdeudvalgets møder. 15

18 Områdeudvalg administrationen Eventuelt Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Intet at behandle. 16

19 Områdeudvalg administrationen Bilagsoversigt 3. Drøftelse af arbejdsskadestatistik 1. Arbejdsskadestatistik 1. kvartal 2015 (83506/15) 4. Drøftelse af fraværsstatistik 1. kvartal Fraværsstatistik OA 1. kvartal 2015 (84241/15) 5. Årlig arbejdsmiljødrøftelse 1. Arbejdsmiljørapporter fra LMU til OA (85220/15) 2. Arbejdsmiljørapport fra OA til HU (84273/15) 7. Drøftelse af retningslinjer 1. Udkast retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af stress (81109/15) 2. Udkast retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning og chikane (77896/15) 17

20 Områdeudvalg administrationen Underskriftsside Eva Iversen Kim Bruun Nielsen Helen Rosager Karen Skau Kirsten Højgaard Lisbeth Skyum Vakant - Jytte Skiffard Rikke Munk Mathiesen Carsten Povlsen Helle Steffensen Connie Borup Hansen Bodil Hiort Jakob Therchilsen Grethe Wehner Andersen Klaus Dahlin 18

21 Bilag: 3.1. Arbejdsskadestatistik 1. kvartal 2015 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 17. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 83506/15

22 Arbejdsskadestatistik - fordelt på områder Periode Område Aftaleenheder / medudvalg Leder Institution Ansættelsestype Skader i alt Sygedage i alt 1. kvartal 2015 Administrationen Direktionssekretariat og HR Kim Bruun Nielsen Kantinen, Grenaa RådhuAndet 1 0 Administrationen Total kvartal 2015 Total 1 0 Hovedtotal 1 0 Arbejdsskadestatistik - fordeling af skader Periode Område Aftaleenheder / medudvalg Leder Institution Ansættelsestype Sygedage i alskader i alt Ryg Arme / ben Psykisk Vold Andet 1. kvartal 2015 Administrationen Direktionssekretariat og HR Kim Bruun Nielsen Kantinen, Grenaa RådhuAndet Administrationen Total kvartal 2015 Total Hovedtotal 0 1 1

23 Bilag: 4.1. Fraværsstatistik OA 1. kvartal 2015 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 17. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 84241/15

24 Fravær og sygefravær Norddjurs Kommune, Områdeudvalget for Administration Senest opdateret 4/20/ Arbejdsmarkedsdirektørens område Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Arbejdsmarkedsdirektørens område i alt 157,0 3,69% 2,3 7,12% 4,4 3,80% 3,32% 149,3 4,76% 2,9 4,22% 2,6 2,84% 1,37% Arbejdsmarkeds- og borgerservice Arbejdsmarkedsafdelingen Arbejdsmarkedsafdelingen 90,7 2,96% 1,8 8,57% 5,2 3,51% 5,06% 82,3 2,17% 1,3 4,30% 2,7 2,93% 1,37% Arbejdsmarkeds- og borgerservice Arbejdsmarkedsafdelingen UU - Djursland 17,0 0,29% 0,2 2,66% 1,6 2,66% 18,0 5,86% 3,6 5,85% 3,6 2,00% 3,86% Arbejdsmarkeds- og borgerservice Borgerservicecenter Borgerservice 18,0 3,65% 2,2 8,01% 4,9 7,00% 1,01% 19,0 9,41% 5,7 3,25% 2,0 3,25% Arbejdsmarkeds- og borgerservice Borgerservicecenter Udbetalingscenter 28,3 8,38% 5,3 5,38% 3,4 3,76% 1,63% 27,0 9,20% 5,8 3,93% 2,5 3,09% 0,84% Øvrige enheder med få ansatte, i alt 3,0 0,54% 0,3 0,54% 3,0 0,89% 0,6 0,89% Kommunaldirektørens område Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Kommunaldirektørens område i alt 39,7 4,47% 2,5 2,09% 1,2 1,82% 0,27% 36,7 2,07% 1,2 5,92% 3,4 1,82% 4,10% Direktionssekretariatet Direktionssekretariat Direktionssekretariat & HR 39,7 4,47% 2,5 2,09% 1,2 1,82% 0,27% 36,7 2,07% 1,2 5,92% 3,4 1,82% 4,10% Øvrige enheder med få ansatte, i alt Økonomidirektørens område Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Økonomidirektørens område i alt 60,3 2,31% 1,5 2,66% 1,7 2,34% 0,32% 57,7 1,29% 0,8 1,99% 1,2 1,99% IT IT-afdeling IT-Afdelingen 13,0 0,32% 0,2 0,85% 0,5 0,85% 11,0 0,15% 0,1 1,27% 0,8 1,27% Løn- og bogholderiafdelingen Løn- og bogholderiafdeling Løn og bogholderi 23,0 0,62% 0,4 4,94% 3,0 4,08% 0,86% 23,0 2,88% 1,8 2,28% 1,4 2,28% Økonomi- og indkøbsafdelingen Økonomi- og indkøbsafdeling Økonomi og indkøb 23,0 5,19% 3,3 1,65% 1,1 1,65% 21,7 0,38% 0,2 1,96% 1,2 1,96% Øvrige enheder med få ansatte, i alt 1,3 2,0 3,10% 2,0 3,10% Udviklingsdirektørens område Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Udviklingsdirektørens område i alt 133,7 0,36% 0,2 3,62% 2,3 3,02% 0,60% 123,0 0,28% 0,2 4,76% 3,0 3,37% 1,40% Byg- og miljøafdelingen Byg- og miljøafdeling Byg og miljø 37,3 0,66% 0,4 3,60% 2,2 2,34% 1,26% 33,3 0,78% 0,5 2,56% 1,6 2,56% Kultur- og udviklingsafdeling Udviklingsafdeling 17,0 0,41% 0,3 3,05% 1,9 3,05% 15,7 0,28% 0,2 10,54% 6,5 4,49% 6,05% Sekretariat Grenaa-Anholt Færgefart 11,3 0,29% 0,2 11,0 4,20% 2,5 4,20% Sekretariat Sekretariat 11,0 3,70% 2,4 3,70% 13,0 5,76% 3,6 5,63% 0,13% Vej- og ejendomsafdelingen Vej- og ejendomsafdeling Vej og ejendom 56,0 0,24% 0,2 4,58% 2,9 3,98% 0,60% 49,0 0,09% 0,1 4,38% 2,7 2,85% 1,52% Øvrige enheder med få ansatte, i alt 1,0 1, Velfærdsdirektørens område Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Velfærdsdirektørens område i alt 117,3 2,83% 1,7 6,25% 3,7 3,03% 3,22% 115,0 4,17% 2,5 4,31% 2,6 3,15% 1,16% Myndighedsafdelingen Børn- og familieteam Børn- og familieteam 2,0 24,3 0,40% 0,2 3,62% 2,2 3,62% Myndighedsafdelingen Børn- og familieteam Myndighed børn 24,7 7,61% 4,6 12,16% 7,3 3,68% 8,48% 6,0 10,47% 6,6 13,42% 8,5 9,23% 4,19% Myndighedsafdelingen Myndighedsafdelingen 4,0 0,99% 0,6 0,99% 29,0 10,97% 6,8 1,99% 1,2 1,99% Myndighedsafdelingen Myndighedsafd voksen Myndighedsafd voksen 15,3 0,17% 0,1 2,67% 1,7 2,67% Myndighedsafdelingen Myndighedsstab børn og unge 5,3 8,97% 5,8 5,17% 3,80% Skole- og dagtilbudsområdet Daginstitutionsafdeling Daginstitutioner. 8,7 4,47% 1,9 4,47% 9,7 0,42% 0,2 3,20% 1,4 3,20% Skole- og dagtilbudsområdet Daginstitutionsafdeling Daginstitutionsafdeling 20,0 5,39% 3,5 10,39% 6,7 3,75% 6,64% 23,0 0,14% 0,1 8,12% 5,1 3,71% 4,41% Skole- og dagtilbudsområdet Skole- og dagtilbudsområdet 14,7 0,81% 0,5 2,70% 1,6 2,70% 10,3 0,34% 0,2 3,27% 2,0 3,27% Velfærdssekretariatet 6,0 0,86% 0,5 5,7 10,73% 6,8 Øvrige enheder med få ansatte, i alt 13,7 0,20% 0,1 2,00% 1,2 2,00% 4,0 1,45% 0,8 1,45% Norddjurs Kommune Norddjurs Kommune, Samlet Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. 508,0 2,49% 1,5 5,08% 3,1 3,10% 1,98% 481,7 2,85% 1,7 4,23% 2,6 2,88% 1,35%

25 Bilag: 5.1. Arbejdsmiljørapporter fra LMU til OA Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 17. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 85220/15

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86 Bilag: 5.2. Arbejdsmiljørapport fra OA til HU Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 17. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 84273/15

87 Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for administrationen til hovedudvalget 2015 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse er gennemført på områdeudvalgets møde den 17. juni Helhedsbeskrivelse af arbejdsmiljøet på administrationens område Der opleves generelt stor trivsel i afdelingerne under områdeudvalget for administrationen. Mange afdelinger giver fortsat udtryk for, at det giver god trivsel, at der er fokus på, at man også er sammen socialt i afdelingen ved siden af det rent faglige. Det giver et bedre og styrket samarbejde fagligt, når man kender hinanden bedre privat. Der er en høj grad af ansvarlighed i afdelingerne både fagligt, men også kollegialt og socialt. Mange afdelinger giver dog også udtryk for, at der i perioder kan være et meget højt arbejdspres, da der ofte er korte deadlines. 2 afdelinger har fået påbud fra Arbejdstilsynet. I Jobcentret går påbuddet på, at klare arbejdsgangsbeskrivelser og procedurer skal medvirke til at sikre et godt arbejdsmiljø. Efter vedtagelsen af den nye organisering af arbejdsmarkedsområdet er der nu etableret nye afdelinger med egen ledelse for at sikre en klar og tydelig ledelsesstruktur, samt at medarbejderne i deres daglige løsning af opgaverne kan understøttes af en ledelse. Dette har været efterspurgt og ønsket fra medarbejderside. Med baggrund i påbuddet i sygedagpengeområdet har der den 16. april 2015 været afholdt en medarbejderdag, hvor der er aftalt en handlingsplan for, hvordan der i afdelingen kan skabes en klar og tydelig organisering af opgaveløsningen. Der er i den forbindelse nedsat 3 grupper organisation, værktøjer og sagsadministration og sagsstyringssystemer, som på forskellige vis arbejder med struktur, værktøjer og arbejdsgange samt IT. Det samlede arbejde for at efterleve påbuddet forventes færdigt i august Der vil foregå løbende implementering. 1

88 I myndighedsafdelingens børne- og familieteam går påbuddet på, at det skal sikres, at stor arbejdsmængde ikke forringer medarbejderes psykiske sundhed. Det skal sikres, at arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Det skal derfor sikres, at stor arbejdsmængde ikke - hverken på kort eller lang sigt forringer medarbejdernes sundhed. Myndighedsafdelingen har i samarbejde med arbejdsmiljøkonsulenten lavet en konkret handleplan, der skal sikre, at påbuddet efterkommes. Det opleves generelt, at der handles her og nu, når der opstår udfordringer med arbejdsmiljøet både det fysiske og det psykiske. Overordnet set er de største udfordringer med arbejdsmiljøet manglende kontorer og mødelokaler samt et stort pres på medarbejderne som følge af pres og travlhed i forbindelse med overholdelse af deadlines og stort arbejdspres. Udfordringerne med arbejdsmiljøet uddybes herunder. Udfordringer fysiske arbejdsmiljø Flere afdelinger giver udtryk for at manglen på kontorer og mødelokaler er en stor udfordring i dagligdagen. Det, at der er mangel på særligt kontorer, giver store udfordringer, da der så sidder flere personer i samme lokale. Det betyder, at rengøringen har svært ved at komme til at gøre ordentligt rent fordi møblerne står meget tæt, og at medarbejderne oplever problemer med støj og akustik. Det er derfor fortsat et stort ønske, at det bliver prioriteret at løse udfordringerne med de fysiske rammer. Udfordringer psykiske arbejdsmiljø Generelt er området præget af travlhed i forbindelse med overholdelse af deadlines. I mange afdelinger er det et vilkår i opgaveløsningen, men det er vigtigt, at lederne er opmærksomme på, om arbejdsgange evt. kan laves om, så presset på medarbejderne ikke er konstant. Som nævnt, har 2 afdelinger fået påbud fra Arbejdstilsynet vedrørende det psykiske arbejdsmiljø. På trods af det store pres, særligt på de direkte borgerrettede afdelinger, så oplever områdeudvalget, at der i de enkelte afdelinger handles på udfordringerne efterhånden som de opstår. Konkrete handlinger og initiativer til forbedring og udvikling af arbejdsmiljøindsatsen Områdeudvalget har udarbejdet en vejledning til udfyldelse af arbejdsmiljørapporten fra lokaludvalg til områdeudvalg for at støtte arbejdsmiljøgrupperne og lokaludvalgene i hvordan rapporten skal udfyldes. Der er sendt nogle meget kvalificerede arbejdsmiljørapporter til områdeudvalget, som har hjulpet til at lave denne rapport til hovedudvalget. 2

89 3

90 Områdeudvalget har bedt de lokale arbejdsmiljøgrupper om at komme med input til idéer og forslag til temaer til kommende arbejdsmiljødage. Med dette forventer områdeudvalget at kunne tilrettelægge kommende arbejdsmiljødage i tråd med hvad de lokale arbejdsmiljøgrupper efterspørger. Herudover har områdeudvalget lavet et initiativskema til opfølgning på nedbringelse af sygefraværet. Skemaet har været med til at sætte sygefraværet på dagsordenen i alle lokaludvalgene, for på den måde at hjælpe med at have fokus på nedbringelse af sygefraværet. Et af formålene med skemaet har været at hjælpe afdelingerne med at videndele de gode erfaringer ikke kun i forhold til nedbringelse af sygefraværet men også i forhold til, hvordan man bibeholder et lavt sygefravær. Skemaet indsendes til områdeudvalget, som drøfter det indkomne på december mødet. Områdeudvalgets målsætning for arbejdsmiljøet det kommende år På baggrund af tilbagemeldinger fra arbejdsmiljøgrupperne vil områdeudvalget forsat have fokus på at støtte lokaludvalgene i at forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Dette vil bl.a. ske ved at planlægge den kommende arbejdsmiljødag, med fokus på at hjælpe lokaludvalgene med at forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Herunder fokus på de ting, der er givet påbud omkring. Områdeudvalgets årlige arbejdsmiljødag Områdeudvalget afholder hvert år i januar den årlige arbejdsmiljødag med arbejdsmiljøgrupperne, næste arbejdsmiljødag er den 19. januar På baggrund af arbejdsmiljørapporterne fra lokaludvalgene i 2014 var temaet for arbejdsmiljødagen i januar 2015 det psykiske arbejdsmiljø. Nærmere bestemt, hvordan man undgår stress. 2 undervisere fra PUF Parternes uddannelsesfællesskab guidede os igennem dagen. Bl.a. på baggrund af arbejdsmiljødagen og da områdeudvalget i forbindelse med indsamling af retningslinjer er blevet opmærksom, at kun en afdeling under områdeudvalget havde en stresspolitik, har områdeudvalget lavet et udkast til en retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af stress, som sendes i høring i lokaludvalgene. Arbejdsbetinget sygefravær Der har været arbejdsbetinget sygefravær i 3 ud af 15 afdelinger. Arbejdsskader Der er siden den sidste indsendte rapport registreret 6 arbejdsskader på områdeudvalgets område, de fordeler sig således: 4 arbejdsskader af karakteret psykisk, der har medført 0 sygedage. 1 arbejdsskader af karakteret andet, hvor af 1 arbejdsskade har medført 1 sygedag. 1 arbejdsskade af karakteret ryg, der har medført 0 sygedage. 4

91 Sammenskrivning af arbejdsmiljørapporter fra lokaludvalg til områdeudvalg Økonomi og indkøb Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ergonomi/stillesiddende arbejde. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Arbejdspres, forventningsafstemning/usikkerhed i opgaveløsningen/rolleuklarhed. Udfordringer med trivsel: Høj trivsel som dog kan påvirkes hvis udfordringer med fysisk og psykisk arbejdsmiljø ikke løses. Forebyggelse af stress. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Mange handleplan på baggrund af APV skitserer mange aktiviteter til løsning af udfordringer i afdelingen. Gode erfaringer: At lave walk-and-talk i forbindelse med gruppearbejde. Løn og bogholderi Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Belysning. Efter lokalerotation skal det undersøges, om belysningen skalændres. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Ressourcer og mængden af opgaver. Udfordringer med trivsel: Negativ trivsel i forhold til ressourcefordelingen og mængden af opgaver. Arbejdsbetinget sygefravær: Ja. Igangsatte aktiviteter: Der iværksættes en omfordeling af opgaver, som forventes at ende ud i bedre trivsel. Gode erfaringer: Fælles gymnastik 3 x ugentligt er med til at øge trivslen, giver bedre velvære og en god samhørighed. IT-afdelingen Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Nye lokaler. Opmærksomhed på vejstøj ved åbne vinduer. Støj fra musikøvelokale under møde/undervisningslokale. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Stigende arbejdspres uden tilførsel af nødvendige ressourcer. Udfordringer med trivsel: Ingen. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Generel indretning af nye lokaler. Etablering af undervisningslokale. Gode erfaringer: Medarbejderne har stor indflydelse på tilrettelæggelsen af egne arbejdsopgaver hvilket medvirker til tilfredshed hos medarbejderne. Borgerservicecentret Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Grenaa: problemer med temperatur, ventilation og luft om sommeren. Sommeren 2014 var meget varm for receptionsområdet og præget af hård sol i gennemgangsområdet. Fokus på indretning og ombygning i forbindelse med fysisk flytning. Ørsted: Manglende plads og diskretion ved skrankefunktion har medført klager fra borgere og bibliotekspersonale, manglende flugtveje udgør sikkerhedsrisiko. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Risiko for krænkelser, trusler om vold mv. og at komme i følelsesmæssige belastede situationer med borgere. Udfordringer med trivsel: Udfordringer med arbejdspres i forhold til implementering af reformer og lovændringer, udfordringer med at at skabe en fælles kultur. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej Igangsatte aktiviteter: Lang række af aktiviteter igangsat. Gode erfaringer: Der er fokus på at den enkelte bidrager positivt til et godt arbejdsmiljø og forslag til løsninger på afdelingens udfordringer, der lægges vægt på faglig og personlig omsorg for hinanden og at medarbejderne er inddraget i beslutningsprocessen for at få ejerskab. 5

92 Jobcenter Norddjurs Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Problemer med manglende kontorer og samtalerum er øget pga. lovgivning der betyder at borgerne oftere skal indkaldes til samtaler. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Nye reformer, ny lovgivning, ændringer i organisation og ledelsesstruktur, klager understøttet af politikere. Udfordringer med trivsel: Ved ændringer udfordres de fælles rammer og det faglige fællesskab og opgaveløsning, skabelse af nyt fagligt og socialt fundament i nye afdelinger og teams, her og nu mangel på ressourcer, som dog forventes reduceret med den nye organisering. Arbejdsbetinget sygefravær: Ja Igangsatte aktiviteter: Der er igangsat en proces for at skabe de nye afdelinger og en fælles kultur, Schultz indgår forsat mht. at få udarbejdet arbejdsgangsbeskrivelser i forbindelse med implementering af kontanthjælpsreform, der arbejdes med forskellige projekter og kompetenceudviklingsforløb for at implementere og understøtte de mange reformer, Medarbejderne deltager i forløbet Styrket borgerkontakt fora t forbedre kommunikationen med borgerne og mindske antallet af klager, fortsat fokus på krænkelser og trusler om vold. Gode erfaringer: Fokus på arbejdsmiljøet og at det hjælper at have en positiv og problemløsende tilgang til arbejdsopgaverne, opmærksomhed på hinanden som kolleger både faglig og personligt, Medarbejderne inddrages i processen vedr. den nye organisering. UU-Djursland Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Logistik pga. for få samtalerum/kontorer, fælles arbejdsplads for vejlederne i Syddjurs, svært at få arbejdsro i åbent kontormiljø. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Mange nye arbejdsopgaver og ny lovgivning, beslutninger tages meget hurtigt Der asfalteres mens vi kører vi har bedt om fartbegrænsning, problemer med at bevare fællesfølelse når der er nye kolleger og samarbejdspartnere. Udfordringer med trivsel: Samhørighed på tværs af afdelinger og kommuner, bevare ét UU, at blive hørt og inddraget i forbindelse med forandringer og fordeling af arbejdsopgaver. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej Igangsatte aktiviteter: Et team har haft en dag med fokus på teamsamarbejde, kerneopgaver og kollegaskab. Handleplan beskriver fokusområder. Planlagt fælles seminar med jobcenter i nord og syd samt UU, med fokus på snitflader, videndeling, samarbejdsområder, arbejdsgange/rutiner, og forståelse for hinandens arbejdsområder. Fokus på videndeling, da det giver mere tid for den enkelte. Fokus på sparring. Gode erfaringer: Videndeling og anerkendende tilgang. Åbenhed og medindflydelse. Der er lavet årshjul for MED-udvalget og der er kommet mere struktur og åbenhed. Trivsel er kommet på dagsordenen. Velfærdssekretariatet Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Pladsmangel, dette løses dog ved at afdelingen flytter i nye lokaler. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Periodisk stigende arbejdspres, færre af de stilleperioder der tidligere gav mulighed for opgave/arbejdsopsamling. Udfordringer med trivsel: Ingen. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Flere aktiviteter planlagt på stop-op-dag, mulighed for uforstyrret rum på flermandskontorer vha. skilte, styrkelse af det sociale, eks. ved at have kageordning, opmærksomhed på at man ikke lukker sig inde ved travlhed, skabe en god kultur hvor det er ok at fortælle hvis man har det svært. Gode erfaringer: Stop-op-dag i afdelingen, uformel og sjov omgangstone, 6

93 gensidig interesse for hinanden, melde ud når man har travlt, så kolleger kan hjælpe. Myndighedsafdelingen Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Lokalefordeling i forbindelse med udvidelse af antallet af medarbejdere i Grenaa. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Implementeringen af AVALEO på voksenområdet, det nye DUBU er administrativt tungt og systemet er fortsat under udvikling. Udfordringer med trivsel: Arbejdstilsynets påbud, som gennem bred involvering skal sikre trivsel i børn- og familieteamet, sikre, at stigning i sagsmængden kan håndteres. Der er bl.a. igangsat samarbejde med Socialstyrelsens Task Force på børne- og ungeområdet. Arbejdsbetinget sygefravær: Ja. Igangsatte aktiviteter: Der har med succes været afholdt en fællesdag for hele afdelingen med henblik på en styrkelse af det arbejdsmæssige og sociale fællesskab i afdelingen, fortsat fokus på det fælles ansvar for at uopsættelige opgaver bliver udført i forbindelse med fravær, handleplan på udmøntning af Arbejdstilsynets påbud, implementering af AVALEO og opfølgning på anvendelsen af DUBU. Gode erfaringer: Opmærksomhed på AMRs funktion og at samtale med AMR skal være en naturlig del af introduktionen, når der ansættes nye medarbejdere. Skole- og dagtilbudsafdelingen Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Kulde og træk, akustik i mødelokale 8 og 9, pladsmangel både kontorer og mødelokaler, belysning. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Stort arbejdspres. Udfordringer med trivsel: Prioriterer dialog højt. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Tilpasning af ressourcer og opgaver, fysiske rokeringer, der er indkøbt hæve-sænke-borde. Gode erfaringer: Afdelingen har været med i Tæl skridt kampagnen med 36 ud 43 medarbejdere, der sendes mail hver dag kl. 10 mail med Dagen motion, humor er vigtigt, årlig trivselsdag for hele afdelingen. Serviceområdet administrationen Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Vanskeligt for rengøringen at komme rundt når kontorerne er tæt møbleret. Det anbefales at bordene ikke stilles for tæt på vinduerne Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Ingen. Udfordringer med trivsel: Ingen. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Stort fokus på at undgå tunge løft. Gode erfaringer: Ingen. Direktionssekretariatet & HR Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: At få plads til alle medarbejdere i de eksisterende rammer, enkelte har problemer med regulering af varmen på kontorerne. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Afdelingen er til tiden præget af høj intensitet med mange arbejdsopgaver med støj og travlhed til følge. Udfordringer med trivsel: Nej. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Adelingen fortsætter med temadage med fagligt indhold, men også med fokus på det sociale, fokus på samarbejde på tværs i afdelingen så de rette kompetencer kommer i spil, fokus på udvikling af medarbejdernes kompetence gennem MUS samtaler og efterfølgende uddannelse, 2 medarbejdere har været på projektlederuddannelsen. Gode erfaringer: Løbende dialog omkring trivsel, arbejdsmiljø og kompetencer, 7

94 der skal ikke kun være fokus på det når rapporten udarbejdes, projektlederuddannelsen har betydet en introduktion til nye metoder til at håndtere komplekse arbejdsopgaver. Udviklingsforvaltningens sekretariat Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Tilpasning af loftsbelysning, dæmpet indtrængende solvarme om sommeren, nedsat støjniveau på gangarealer. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Nej. Udfordringer med trivsel: Nej. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej Igangsatte aktiviteter: Sociale arrangementer der medvirker til bedre kollegialt sammenhold og et større kendskab til hinanden privat. Gode erfaringer: Ingen. Byg- og miljø Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Svingende temperaturer på nogle kontorer, samt træk/kulde, blænding fra vinduer/lysarmaturer, udsugning fra kopirum. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Synliggørelse af mål for den kommende afdeling virksomhed og miljø, at definere snitflader og samarbejde mellem 4 afdelinger i udviklingsforvaltningen, fokus på mængden og omfanget af den enkeltes arbejdsopgaver. Udfordringer med trivsel: Koordinering af arbejdsgange, øget information fra ledelsen, fokus på krav til den enkelte og dennes medbestemmelse i løsning af arbejdsopgaverne. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Stresssymptomer italesættes blandt kollegerne og mellem leder og medarbejder, hurtig handling fra chef evt. med ekstern hjælp fra Arbejdsmiljøcenter Randers Gode erfaringer: Stresssymptomer italesættes blandt kollegerne og mellem leder og medarbejder, hurtig handling fra chef evt. med ekstern hjælp fra Arbejdsmiljøcenter Randers, medarbejderne reagerer positivt, når de har medindflydelse på eget arbejde og bemyndigelse til at træffe selvstændige afgørelser. Vej og Ejendom Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Manglende solfilm på vinduer ved Hovedgaden, manglende mødelokaler. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Borgere med uforskammet eller truende adfærd, pressede situationer i forbindelse med deadlines og ikke planlagt arbejde. Udfordringer med trivsel: Ingen. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Problemerne med støj på vejkontoret er blevet reduceret væsentligt. Besøg af ergoterapeut foreslået, men opgivet pga. manglende interesse. Gode erfaringer: At gøre noget effektiv ved støj og akustik problemer. Kultur og udvikling Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Indeklima og temperaturforskelle, arbejdsstillinger. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Ressourcer skal matche arbejdsopgaver. Udfordringer med trivsel: Medarbejderne føler sig generelt pressede, IT fungerer ikke som det skal, til stor frustration for medarbejderne, stigende topstyring af beslutningsprocesser og øget bureaukrati øger stressniveau, øget politisk bevågenhed giver øget arbejdsbelastning, ledelsens placering udenfor afdelingen øger afstanden mellem leder og medarbejder og gør det svært at følge med i hvad der rører sig i afdelingen. Arbejdsbetinget sygefravær: - Igangsatte aktiviteter: Handleplan med beskrivelse af, hvordan udfordringerne 8

95 håndteres. Gode erfaringer: - 9

96 Bilag: 7.1. Udkast retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af stress Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 17. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 81109/15

97 UDKAST Retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af stress. 1. udgave Behandlet den 17. juni 2015 af områdeudvalget for administrationen. 1

98 Denne retningslinje gælder for alle medarbejdere i administrationen i Norddjurs Kommune. Formål I Norddjurs Kommunes administration ønsker vi at skabe arbejdsglæde og trivsel på arbejdspladserne, og derfor prioriteres et godt arbejdsmiljø højt. Målet er: at forebygge stressrelaterede forhold, at have en handleplan i forhold til håndtering af stress, at alle skal have opmærksomhed på stresssymptomer og -reaktioner. Identifikation Definition Stress er et resultat af den enkeltes oplevelser, tolkninger og reaktioner på forhold og begivenheder i arbejdsliv, privatliv og generelle livssituation. Der opleves en ubalance mellem de krav, man oplever situationen stiller til en, og de evner og ressourcer man umiddelbart har til rådighed til at håndtere situationen. Stress kan antage to hovedformer: Travlhed/kortvarigt stress opstår, når vi kortvarigt er udsat for øget pres, men hvor vi fortsat er i stand til at håndtere de ting, der påvirker os eller fjerne os fra den stressfremkaldende situation. Langvarigt stress opstår, når vi er i pressede situationer over længere tid, hvor vi hverken kan gøre noget ved presset eller fjerne os fra det. Begyndende stress kan være vanskelig at give sikre identifikationsredskaber til, da der kan være mange varierende tegn. Ydre faktorer som alder, køn, private livsomstændigheder og arvelige forhold kan spille ind. De vigtigste tegn kan derfor være forandringer hos den enkelte, ofte i form af: Fysiske stress symptomer, eksempelvis søvnløshed, hovedpine, svedeture, træthed, svimmelhed og hjertebanken. Psykiske stress symptomer, eksempelvis dårlig koncentrationsevne, hukommelsesbesvær, angst, ændret stemningsleje/humør, og depression. Adfærdsmæssige stress symptomer, eksempelvis rastløshed, øget forbrug af stimulanser, undvigende social kontakt. 2

99 Forebyggelse Den bedste forebyggelse af stress er åbenhed og opmærksomhed omkring emnet. Det er også vigtigt, at der er mulighed for at tale sammen om stress i de enkelte afdelinger. Andre forebyggende metoder kan være: Løbende dialog om arbejdsprocesser, kompetencer og opgavemængde. Mulighed for kompetenceudvikling. Højt informationsniveau i afdelingen. Mulighed for supervision. Fokus på godt psykisk arbejdsmiljø. Opmærksomhed på hinandens trivsel. Oplevelse af mening i arbejdet se sammenhænge og formål. Håndtering Alle, ledelse såvel som medarbejdere, har et ansvar for og pligt til at gribe ind, hvis man oplever, at en medarbejder udviser adfærd, der kan karakteriseres som begyndende stress. Den enkelte har også selv et ansvar for at kontakte kollega, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant eller leder med henblik på at få afbalanceret situationen. Den enkelte må overveje at sænke eget ambitionsniveau, og sige hensigtsmæssigt til og fra i forhold til arbejdsopgaver/ressourcer. Medarbejderne har ansvar for at tale med den stressramte om problematikken og sammen tage kontakt til tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant eller afdelingens leder. Lederen har ansvar for at tage hånd om en medarbejder, så snart der udvises tegn på stress. Lederen har ansvar for at udarbejde en fastholdelses- eller handleplan. 3

100 Bilag: 7.2. Udkast retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning og chikane Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 17. juni Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 77896/15

101 UDKAST Retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning og chikane 1. udgave Behandlet den 17. juni 2015 af områdeudvalget for administrationen. 1

102 Denne retningslinje gælder for alle medarbejdere i administrationen i Norddjurs Kommune. Formål I Norddjurs Kommunes administration ser vi god trivsel som en forudsætning for, at både arbejdsplads og medarbejdere kan udvikle sig i en god retning. Formålet med at have en retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering mobning og chikane er, at undgå mobning på arbejdspladsen ved at have en klar holdning om, at det er uacceptabelt og have klare retningslinjer for, hvordan det håndteres, hvis det forekommer. Vores arbejdsplads skal være et sted hvor, der er rart at være, hvor man omgås på en værdig måde og behandler hinanden med respekt, også selvom vi er forskellige. Identifikation Definition Der er tale om mobning eller chikane, når en eller flere personer regelmæssigt og over længere tid eller gentagne gange, udsætter en eller flere personer for handlinger, som opfattes sårende eller nedværdigende, og den berørte ikke er i stand til at forsvare sig mod dem. Har du f.eks.: talt nedværdigende over for andre om en kollega gennem længere tid? rottet dig sammen med andre mod en kollega? gennem tavshed og ligegyldighed afholdt en kollega fra at deltage i fællesskabet? gentagne gange latterliggjort eller udelukkende fokuseret på eventuelt negative sider ved en kollega? gennem en længere periode i tale og handling nedgjort en kollega, hver gang du har talt med ham/hende? direkte eller indirekte medvirket til at sabotere eller vanskeliggøre det for en kollega at udføre sit arbejde? tænkt over, om det, du selv udøver som venskabeligt drilleri, måske kan opleves anderledes af den, som bliver drillet? Egentligt er det meget let nemlig at du som udgangspunkt behandler andre, som du gerne vil have, at de behandler dig! 2

103 Forebyggelse For at forebygge mobning og chikane, samt sikre en god trivsel generelt, vil vi løbende arbejde aktivt med følgende aktiviteter i hverdagen: I Norddjurs Kommunes administration er trivsel et fælles ansvar, og derfor er alle, både ledere og medarbejdere, ansvarlige for at bidrage til at retningslinjen efterleves. Den bedste måde at forebygge mobning og chikane er gennem åbenhed og dialog. APV'en skal hjælpe til at afdækker og sikre, at der løbende er fokus på det psykiske arbejdsmiljø, herunder mobning/chikane. Norddjurs Kommunes arbejdsmiljøkonsulent kan inddrages ved udvikling af konkrete indsatser til forebyggelse af mobning/chikane. Håndtering I tilfælde af, at der forekommer mobning/chikane i Norddjurs Kommunes administration, har alle et fælles ansvar: Den enkelte medarbejder, som føler sig krænket og/eller chikaneret, har så vidt muligt pligt til at sige fra. Det kan gøres direkte til den eller de personer, som udøver mobningen, eller til vedkommendes nærmeste leder eller arbejdsmiljørepræsentant. Alle ledere og arbejdsmiljørepræsentanter er forpligtiget til at tage ansvar for, at der i dialog med de involverede medarbejdere findes en løsning på problemet, samt til at følge op på de involverede medarbejdere efter nogen tid. Alle, ledelse såvel som medarbejdere, har et ansvar for og pligt til at gribe ind, hvis man overværer en situation, som kan karakteriseres som mobning/chikane. Man kan gribe ind i selve situationen, eller man kan rette henvendelse til nærmeste leder eller arbejdsmiljørepræsentanten. I de tilfælde hvor der er behov for det, er det muligt at benytte hjælp i form af intern eller ekstern rådgivning. 3