Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for administrationen til hovedudvalget 2016

Transkript

1 Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for administrationen til hovedudvalget 2016 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse er gennemført på områdeudvalgets møde den 13. juni Helhedsbeskrivelse af arbejdsmiljøet på administrationens område Der opleves fortsat god trivsel i afdelingerne under områdeudvalget for administrationen. Mange afdelinger giver udtryk for, at det giver god trivsel, at der afholdes sociale arrangementer ved siden af det rent faglige. Det giver et bedre og styrket samarbejde fagligt, når man kender hinanden bedre privat. Overordnet set er de største fysiske udfordringer med arbejdsmiljøet dårligt indeklima, pladsmangel til kontorarbejdspladser og mødelokaler der ikke modsvarer behovene. Den mest udbredte psykiske udfordring med arbejdsmiljøet omhandler stor arbejdsmængde og tidspres i forbindelse med overholdelse af deadlines. Derudover kan det for første gang konstateres, at der i 2 afdelinger har været mobning. Det er vigtigt, at man i de afdelinger hvor der opleves mobning, omgående tager hånd om dette lokalt. Det kan konstateres, at der har været arbejdsbetinget sygefravær i mere end en tredjedel af alle afdelinger, hvilket er en stigning i forhold til sidste år, hvor det var 3 ud af 15 afdelinger. Udfordringerne med arbejdsmiljøet uddybes herunder. Udfordringer fysisk arbejdsmiljø Pladsmangel - Nogle steder er der udfordringer med mangel på mødelokaler andre steder mangler der arbejdspladser til medarbejderne og andre steder igen sidder der mangel folk på kontorerne. Støj - Der opleves støj på flermandskontorer, på gangarealer både fra kolleger og besøgende. Enkelte steder støj fra vej. Rengøring - Mangelfuld rengøring flere steder, særligt på toiletterne. Der er også en oplevelse af, at ikke alle har viden om hvad man kan forvente i forhold til rengøringsstandarden. Løse ledninger - På mange kontorer mangler ledningerne at blive sat fast under bordet. Udfordringer psykiske arbejdsmiljø Arbejdsbetinget sygefravær - 7 ud af 18 afdelinger har oplevet arbejdsbetinget sygefravær. Stort arbejdspres Arbejdspresset giver flere steder lejlighedsvise symptomer på stress. Høj sagsmængde. Korte deadlines. Manglende forventningsafstemning/usikkerhed i opgaveløsningen. Tillid - I nogle afdelinger opleves det, at der er problemer omkring tillid, både medarbejderne imellem, men også mellem medarbejdere og ledelse. Mobning - Der er i følge APV oplevet mobning i 2 afdelinger. Truende adfærd - 2 afdelinger har oplevet truende borgere. Side 1 af 7

2 Konkrete handlinger og initiativer til forbedring og udvikling af arbejdsmiljøindsatsen Der er lavet retningslinjer til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning og chikane og stress gældende for hele administrationen, da vilkårene for de ansatte er ensartede og da der flere afdelinger har til huse i samme bygninger. Disse retningslinjer evalueres årligt, eller hvis behovet opstår på samme måde så det er sket med retningslinjen til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd fra borgere tidligere. Områdeudvalget behandler fortsat på december-mødet initiativskemaer fra lokaludvalgene i forhold til at nedbringe sygefraværet. Områdeudvalgets målsætning for arbejdsmiljøet det kommende år Hovedtemaet er øget arbejdspres og de konsekvenser det fører med sig. Områdeudvalgets årlige arbejdsmiljødag Områdeudvalget afholder hvert år i januar den årlige arbejdsmiljødag med arbejdsmiljøgrupperne, næste arbejdsmiljødag er den 24. januar Områdeudvalgets arbejdsmiljødag blev i år afholdt den 19. januar 2016 med oplæg fra Addfocus. Temaet for dagen var kerneopgaven, og hvordan alle i organisationen er med til at løfte den fælles kerneopgave. Fokus var på, hvordan man kan gøre det på en måde, hvor faglige relationer, det psykiske arbejdsmiljø og den sociale kapital bliver styrket. Flere afdelinger har givet udtryk for at der arbejdes videre lokalt med kerneopgaven. Arbejdsbetinget sygefravær Der har været arbejdsbetinget sygefravær i 7 ud af 18 afdelinger. Arbejdsulykker Der er siden den sidste indsendte rapport registreret 12 arbejdsulykker på områdeudvalgets område, de fordeler sig således: 1 arbejdsulykker af karakteret ryg, der har medført 90 sygedage. 2 arbejdsulykker af karakteret arme/ben, der har medført 0 sygedage. 3 arbejdsulykker af karakteret psykisk, der har medført 0 sygedage. 6 arbejdsulykker af karakteret andet, hvor af 1 arbejdsskade har medført 3 sygedage. 1 arbejdsulykke af karakteren ryg og 1 arbejdsulykke af karakteren andet vedrører praktikanter udsendt af jobcentret. Til sammenligning havde der året før været 6 arbejdsulykker, der havde medført 1 sygedag. Side 2 af 7

3 Sammenskrivning af arbejdsmiljørapporter fra lokaludvalg til områdeudvalg Kommunaldirektørens område Direktionssekretariatet & HR Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Variation i arbejdsstillinger, støj fra kolleger og besøgende i afdelingen, indeklima og temperatur. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Efterspørgsel efter mere information til bedre at navigere i forhold til organisation, ledelse og omverden. Høj aktivitet og travlhed. Uforudsigelighed og korte deadlines. Udfordringer med trivsel: Nej. Igangsatte aktiviteter: Årlige temadage med fokus på samarbejde og fællesskab. Der er igangsat beskrivelse af forskellige funktioner i afdelingen, for at synliggøre arbejdsopgaver og snitflader indadtil i afdelingen. Medarbejderne tager også selv initiativ til forskellige sociale arrangementer hvor de sociale relationer kan styrkes. Gode erfaringer: Man skal være opmærksom på at fastholde et godt arbejdsmiljø på tværs af blandet medarbejderskare på trods af et højt tempo med komplekse opgaver. Serviceområdet administrationen Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ubekvemme stillinger, over lange rækkeafstande, i højt tempo og under tidspres, ensidigt arbejde. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Intet at bemærke. Udfordringer med trivsel: Intet at bemærke. Igangsatte aktiviteter: Ingen - der er ingen tegn på arbejdsbetinget sygefravær, der er løbende fokus på sygefravær og at skabe bedst mulige arbejdsforhold. Gode erfaringer: - Økonomi og indkøb Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ergonomi/stillesiddende arbejde der er udarbejdet handleplan. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Arbejdspres, forventningsafstemning/ usikkerhed i opgaveløsningen - der er udarbejdet handleplan. Udfordringer med trivsel: Nej. Igangsatte aktiviteter: Handleplaner for Stress, Stop op dag, Videndeling/kompetenceudvikling, Opgavedeling, Tidsplaner. Gode erfaringer: God aktiv personaleforening samt intern personaleforening Fiskegruppen. Løn og bogholderi Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ledninger ved skrivebordene er ikke hængt op der er dialog med rådhusbetjente. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Ingen. Udfordringer med trivsel: Ingen. Igangsatte aktiviteter: Ikke pt. Da der er et godt arbejdsmiljø. Gode erfaringer: Teambaseret arbejde har givet god trivsel. Side 3 af 7

4 Velfærdsdirektørens område Velfærdssekretariatet Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Pladsproblemer dette er dog løst nu, ledninger er ikke hængt op efter flytning, støj fra printer. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Skolestrukturanalysen, flere medarbejdere er samtidigt forældre i Norddjurs Kommune fokus på hvordan man håndterer dobbeltrolle. Rådsbetjening uoverensstemmelser i rådene kan have betydning for sekretærs arbejde. Udfordringer med trivsel: Ingen. Igangsatte aktiviteter: Skabe mulighed for uforstyrret rum i flermandskontorer vha. skilte eller flag, bruge mødelokaler til at arbejde i ved behov for ekstra ro, styrke det sociale i afdelingen. Gode erfaringer: Stop-op-dag med fokus på eks. arbejdsmiljø og pres, god, uformel og sjov omgangstone, gensidig interesse for hinanden også privat, melde ud når man har travlt, så kolleger kan hjælpe, skemaet bør/bør ikke, gør/gør ikke udfyldes årligt. Myndigheds- og visitationsenheden Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Der er fortsat ikke en fast arbejdsplads til alle medarbejdere i Grenaa, pladsproblemer i forbindelse med udvidelse af antallet af medarbejdere i Glesborg. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Arbejdsmængden/sagsantallet pr. medarbejder er fortsat højt. Mulighed for den enkelte for at finde løsnings-forslag overfor de problemstillinger de præsenteres for i de enkelte sager. Udfordringer med trivsel: At få de understøttede IT systemer til at fungere, således at de kan opleves som en støtte for sagsbehandleren i det daglige arbejde. At understøtte medarbejderne i at få handlemuligheder i forhold til de krav/forventninger de mødes med af borgerne. Igangsatte aktiviteter: Der fortsættes med kort ugentlig møde i Voksen- og Ungeteamet mhbp. Ledelsesinformation samt fællesdrøftelse af arbejdsmæssige udfordringer. Fastholdelse af kvartalsvis statusdag, hvor der er mulighed for at planlægge arbejdsmæssige udfordringer. Gode erfaringer: Ugentlige møder og statusdage medvirker til at der skabes fælles viden om de udfordringer der er i afdelinger. Det er med til at skabe en fælles forståelse og aftaler om hvordan udfordringerne kan løses. Skole- og dagtilbudsafdelingen Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Akustik i mødelokale 8 og 9. Pladsmangel. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Samarbejde/sparring med kolleger ønskes optimeret. Feedback fra faglig leder/tydelighed omkring succeskriterier i opgaveløsningen. Eksternt samarbejde med ledere i skoler og dagtilbud. Tid. Udfordringer med trivsel: Arbejdspres. Løsning af konflikter og uoverensstemmelser. Igangsatte aktiviteter: Kursus i Outlook mhbp. tilrettelæggelsen af opgaver og vurdering af tidsforbrug til opgaverne. Forskellige kompetenceudviklingsforløb for flere grupper. Fysiske rokeringer for at imødekomme pladsmangel bedst muligt. Ny struktur i en gruppe for at imødekomme ønsket om mere samarbejde og feedback. Planlægning af plan for håndtering af øget pres på enkelt afdeling pga. ny lovgivning. Gode erfaringer: Årlig temadag med drøftelse af det psykiske arbejdsmiljø. Mindst 1 gang årligt afholder der personalefest. Fast tidspunkt for fælles kaffepause. Fødselsdagskaffe 1 gang pr. måned med gaver fra gavekasse. Afdelingen deltager i tæl-skridt kampagnen. Fast procedure for modtagelse af nye medarbejdere. Kursus i livgivende førstehjælp. Side 4 af 7

5 Arbejdsmarkedsdirektørens område Arbejdsmarkedssekretariat Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Nogen grad af mangel på rengøring specielt ved toiletterne og manglende grundig rengøring på kontorerne med jævne mellemrum, støj fra gangarealer, sikkerhedsrisiko ved elevator, da der ikke er kode eller nøgle til denne, så alle kan benytte den. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Stort arbejdspres pga. arbejdsmængde og manglende mulighed for at supplere hinanden i løsning af konkrete faglige opgaver. Udfordringer med trivsel: Arbejdspresset giver lejlighedsvise symptomer på stress og udkørthed, hvilket påvirker trivslen både for den enkelte, men også for afdelingen. Igangsatte aktiviteter: Analyse af administrativ understøttelse af hver afdeling, analyse skal give klarhed over arbejdsopgaver og ressourcerne til at løse opgaverne. Der er planlagt et socialt arrangement inden sommerferien som skal følges op af flere arrangementer i efteråret. Gode erfaringer: Stop-op-dag hvor der blev arbejdet med afdelingens fælles forståelse af hvordan sekretariatet understøtter kerneopgaven, samt samarbejdsøvelser og fælled madlavning. Hver uge startes med fælles morgenbrød hvor stort og småt fra weekenden kan vendes inden arbejdsugen starter ingen faglige drøftelser. Borgerservice og udbetaling Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Generel utilfredshed med rengøring på kontorer og toiletter, og heraf problemer med støv og dårlig/tør lugt. Problemer med støj/uro i sær på storrumskontorer, dårlig loftsbelysning, problemer med træk. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Stort arbejdspres i nogle teams, der er ansatte der føler sig udkørte og nogle oplever symptomer på arbejdsbetinget stress. Arbejdsmiljøgruppen arbejder sammen med TR for at drøfte muligheder for forbedringer. Der er ansatte der føler, at de har været udsat for mobning. Dette er nu et særligt fokusområde. Udfordringer med trivsel: Stort arbejdspres bl.a. pga. oplæring af nye medarbejdere og sygemeldinger samt lovændringer. Igangsatte aktiviteter: Nye arbejdsgange ifht. oplæring af nye medarbejdere for at undgå stress, arbejdsmiljøgruppen har udvalgt særlige indsatsområder og TR inviteres med til at drøfte det generelle arbejdsmiljø. Gode erfaringer: Sociale arrangementer, er med til at give en bedre forståelse mellem de forskellige teams, og bringe medarbejderne tættere sammen. Tidlig indsats og opfølgning Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Manglende ventilation, utilstrækkelig mulighed for grunddig rengøring, kaos i ledninger fra computere. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Tillid, samarbejde, retfærdighed. Udfordringer med trivsel: Tillid til kolleger og ledelse, samarbejde. Igangsatte aktiviteter: Som følge af bl.a. dårligt arbejdsmiljø i sygedagpengeafdelingen har afdelingen været igennem et udviklingsprojekt med henblik på at styrke personlige og faglige kompetence. Medarbejderne har profiteret af projektet. Der er ultimo maj 2016 igangsat et lignende udviklingsprojekt på kontanthjælpsområdet som man håber medarbejderne vil profitere af i løbet af sensommeren LMU videregiver følgende anbefaling til det kommende LMU for Fastholdelse og beskæftigelse: skærpet fokus på tillid, samarbejde og retfærdighed. Det skal italesættes hvad der opleves som god trivsel, godt arbejdsmiljø og mobning. Overvejelser om en trivselsgruppe. Gode erfaringer: Kompetenceudvikling både fagligt og personligt, klar og tydelig ledelse på såvel struktur som retning, fælles kompetenceudvikling på tværs, øget opmærksomhed på sparring og anerkendelse. Side 5 af 7

6 Ressource og udvikling Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Luftforhold, rengøring, temperatur. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Tillid, samarbejde, retfærdighed. Udfordringer med trivsel: Tillid til kolleger og ledelse, retfærdighed. Igangsatte aktiviteter: Organisationsjustering for at imødekomme oplevelsen af at ressourcerne ikke var retfærdigt fordelt. Der har været igangsat flere aktiviteter, som vil blive svære at måle nu hvor afdelingen ændres til ny organisering i nye teams. Gode erfaringer: Prioritering af sociale arrangementer, faste fælles faglige udviklingsdage som skaber sammenhængskraft ca. 1 gang om måneden. Sags supervision på tværs af målgrupperne. Virksomhed og beskæftigelse Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Støv, udluftning og urene loftsplader, generelle niveauer for rengøring, pladsen er for trang. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Der er 6 personer der har oplevet, at andre bliver mobbet og 2 der oplever sig mobbet, utryghed omkring den administrative analyse, 4 ud af 18 har været udsat for trusler eller trusler om vold. Udfordringer med trivsel: Ja, da det hænger sammen med udfordringerne i fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Igangsatte aktiviteter: Omsorgssamtaler, omlægning af arbejdet, nedsættelse af trivselsgruppe. Gode erfaringer: Trivselsgruppen forventes at forbedre især det psykiske arbejdsmiljø. UU-Djursland Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ventilation, lysforhold i et kontor er ved at blive løst, statisk elektricitet. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Kvalitet i arbejdet, tillid, retfærdighed. Udfordringer med trivsel: Samme som under fysiske og psykiske arbejdsmiljø, vanskeligt at skabe gode samarbejdsrelationer for alle pga. geografi. Igangsatte aktiviteter: Der er udarbejdet konkrete handlingsplaner på baggrund af APV. Evalueringsarbejde omkring organisering og fordeling af arbejdsopgaver ifbm. forandringer. Gode erfaringer: Stor tilfredshed ved at arbejde med APV i mindre grupper. Fokus på hurtig og effektiv udbedring af fysiske udfordringer er meget værdsat. Fælles samarbejde omkring besparelser/effektiviseringer har betydet at begge kulturer/faggrupper har arbejdet sammen om opgaven. IT- og digitaliseringsafdelingen Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Der spilles høj musik i øvelokale nedenunder ITafdelingen, hvilket forstyrrer og irriterer. 1 medarbejder klager over hovedpine. It- og digitaliseringsafdelingen er fysisk adskilte. Lugtgener og til tider dårligt indeklima. Vejstøj. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Arbejdspres giver følelsen af konstant at være bagud og lave hurtige løsninger, forstyrrelse i arbejdet, går ud over koncentrationen, brugersupport sure og krævende brugere. Udfordringer med trivsel: Der arbejdes på at skabe trivsel og respekt for hinanden i en afdeling med mange forskellige personer og holdninger. Igangsatte aktiviteter: Rystesammentur med indkøbsfunktionen, der er udarbejdet personprofiler, som der prøves at tage hensyn til i dagligdagen, Der udbydes kursus i håndtering og forståelse af mennesker til alle, der arbejdes på at flytte lidt rundt på kontorer og medarbejdere. Gode erfaringer: - Side 6 af 7

7 Udviklingsdirektørens område Udviklingsforvaltningens sekretariat Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ændret belysning har fjernet gener. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Der skal arbejdes på at overholde generelle deadlines, da det er psykisk nedbrydende når de gang på gang skrider. Udfordringer med trivsel: - Igangsatte aktiviteter: Årlig hyggedag er planlagt. Gode erfaringer: Besøg af ergoterapeut har forbedret det fysiske arbejdsmiljø. Erhverv- og miljø Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Indeklima, Støj, personlige værnemidler ved tilsyn. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Stor arbejdsmængde og tidspres vanskeliggør tilstrækkelig faglig fordybelse, udfordring med opgavefordeling og forventningsafstemning. Udfordringer med trivsel: Det samme som under fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Igangsatte aktiviteter: APV kortlægning er gennemført og der arbejdes på prioritering og handleplan. Gode erfaringer: Præsentation af hvert teams arbejdsområder på afdelingsmøder og billedoversigt af ansatte i afdelingen giver et godt overblik og hurtig forståelse af hvad den enkelte medarbejder arbejder med i det daglige. Ergoterapeut har vejledt om arbejdsstillinger. Vej og ejendom Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Manglende solfilm/markise ud til hovedgaden, der arbejdes på en løsning, generel pladsmangel, herunder mangel på mødelokaler. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Overengagerede borgere (uforskammet og/eller truende adfærd), pressede situationer i forbindelse med deadlines, manglende mulighed for planlægning (Politiker- og borgerhenvendelser) Udfordringer med trivsel: Frustrationer der udspringer de psykiske udfordringer, men der tales godt om det i grupperne. Igangsatte aktiviteter: Der er planlagt halvdagsseminar vedr. konflikthåndtering. Gode erfaringer: Gode faglige og sociale relationer er i høj grad med til at skabe en god arbejdsplads. Det er vigtigt at tale med kollegerne om sine frustrationer, så man ikke tager dem med hjem. Planlægning, kultur og natur Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Punkterede ruder, indeklima, temperaturforskelle. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Ressourcer skal matche arbejdsopgaver. Udfordringer med trivsel: Generelt pressede medarbejdere. Stigende topstyring af beslutningsprocesser og øget bureaukrati øger stressniveau, øget politisk bevågenhed giver øget arbejdsbelastning. Igangsatte aktiviteter: De fysiske udfordringer medtages ved den årlige gennemgang af bygningen. Der igangsættes i juni 2016 en analyse/kortlægning af arbejdsopgaver og ressourcer i afdelingen. Gode erfaringer: - Side 7 af 7