Stillings- og personprofil. Sekretariatschef Præsteforeningen Januar 2017

Transkript

1 Stillings- og personprofil Sekretariatschef Præsteforeningen Januar 2017

2 Opdragsgiver Præsteforeningen Adresse Præsteforeningen, Linnésgade 25, 4. sal 1361 København K. Stilling Sekretariatschef Refererer til Præsteforeningens formand sognepræst Per Bucholdt Andreasen Ansættelsesforhold Stillingen opslås med lønniveau svarende til løngruppe 2 for kontraktansættelse af chefer i staten med mulighed for kvalifikationstillæg og pensionsordning efter statens regler. Tiltrædelse 1. maj 2017 Yderligere oplysninger Præsteforeningens formand Per Bucholdt Andreasen Telefon: Mail: pba@praesteforening.dk Adm. direktør Lars Muusmann Telefon: Mail: lm@muusmann.com Se Præsteforeningens hjemmeside for yderligere information: Ved henvendelse til MUUSMANN kan dokumentet: Præsteforeningen frem mod Ledelsesmanual for hovedbestyrelsen og sekretariatet rekvireres. Ansøgning Søg stillingen på Ansøgningsfrist Søndag den 5. marts 2017 Datoer for samtaler og test 1. samtaler: Tirsdag den 14. marts 2017 Test: Torsdag den 16. marts samtaler: Fredag den 24. marts

3 Ledelsesmæssige kvalifikationer og personlige egenskaber Den nye sekretariatschef skal have et indgående kendskab til arbejdet i et medlems- og politiskstyret system og have de kompetencer, der kan skabe fundamentet for den konstruktive dialog og resultatskabelse. Helt konkret skal den kommende chef være en dygtig forhandler og være i stand til at matche modparten. Det er afgørende, at chefen besidder stærke kommunikative kompetencer som forhandler og evner at arbejde i samspil med Akademikerne (AC). Den kommende sekretariatschef skal være en engageret og dynamisk leder og forstå at samarbejde i en medlemsstyret, politisk organisation. Sekretariatschefen skal være resultatorienteret og føre de politiske beslutninger ud i livet. Det er desuden vigtigt, at forandringer implementeres og kommunikeres til foreningens medlemmer. Det er særdeles vigtigt, at den kommende sekretariatschef besidder et højt kommunikativt niveau. Sekretariatschefen skal være chef for engagerede, selvstændige og fagligt stærke medarbejdere i et velfungerende sekretariat. Sekretariatschefen skal sikre, at der skabes resultater udadtil og samtidig tilføre nytænkning i sekretariatet indadtil. Opgavevaretagelsen foregår ofte i samspil med samarbejdspartere og medarbejdere. Den nye chef skal være garant for driften og samtidig drive organisationen frem på strategisk vis, være visionær samt se organisationen i det helt store perspektiv og være ambitiøs i forhold til at sætte nye standarder indenfor området. Det er væsentligt, at den nye chef er loyal overfor medlemmerne samt have fokus på medlemmernes behov og interesser, ligesom chefen skal engagere sig i præstestanden. Det er en forventning, at den nye chef har en akademisk uddannelse, gerne indenfor det samfundsvidenskabelige område, og erfaring fra en politisk orienteret organisation, herunder gerne fra en faglig organisation eller interesseorganisation samt økonomisk indsigt. Sekretariatschefen skal forstå betydningen af at være en del af et velfungerende samarbejde med andre, herunder at fortsætte det gode samarbejde med Kirkeministeriet, Akademikerne (AC) og andre faglige organisationer. Præsteforeningen er på én og samme tid en lille organisation og en stor organisation målt på ambitioner og betydning. Derfor er det bydende nødvendigt at forstå betydningen af at være afhængig af et velfungerende samarbejde med andre. 3

4 På de interne linjer er der tilsvarende styrker, der skal fastholdes, og det kræver, at den kommende sekretariatschef skal kunne lede engagerede, selvstændige og dygtige faglige medarbejdere. Sekretariatschefen skal derfor indgå i en stærk tillidskultur og fortsat sikre videndeling og målrettet udvikling. På det operationelle plan skal chefen arbejde systematisk og sikre forretningsgange og sikre opgavevaretagelsen. I særdeleshed skal chefen styrke netværksdannelser og alliancer med relevante parter og samarbejdsparter. Det er nødvendigt, at sekretariatschefen kan eksekvere og følge op samt sikre, at sekretariatet fungerer optimalt, således at der er en god balance mellem udvikling og sikker drift. Det kræver overblik og gennemslagskraft at udøve en sikker prioritering af de tiltag, der giver størst mulig gevinst for medlemmerne, så de fastholdes og fortsat oplever en stor værdi ved at være en del af Præsteforeningen. Det kræver samtidig en anerkendende ledelsesstil, og det er væsentligt, at den nye chef har stærke sociale kompetencer, herunder rummelighed og empati. Kan dette balanceres i passende grad, er du den rigtige kandidat til stillingen. Andet Kandidater til stillingen skal være indstillet på at gennemgå et testforløb hos MUUSMANN. Om Præsteforeningen Den danske Præsteforenings formål er at varetage faglige, uddannelsesmæssige, tjenstlige og økonomiske interesser for Den danske Folkekirkes præster samt for medlemmer som ikke er omfattet af en anden organisations forhandlingsret. Præsteforeningen udgør præsternes forhandlingsberettigede organisation og er i den sammenhæng tilsluttet Akademikerne (AC). Præsteforeningen har formuleret en række sigtelinjer for, i hvilken retning foreningen skal udvikle sig i forhold til blandt andet kultur, processer og arbejdsgange og med fokus på hensigtsmæssige forandringer i organisationen. Præsteforeningen vurderer løbende styrker og svagheder i organisationen og dens måde at arbejde på for at opnå en større bevidsthed om arbejdsmetoder og mål og for at fastholde Præsteforeningen som relevant for foreningens medlemmer. Nedenstående tager afsæt i disse pejlemærker. 4

5 Præsteforeningen er velfungerende og arbejder fortsat målrettet på at videreudvikle foreningen som en attraktiv fagforening og faglig interesseorganisation for folkekirkens præster, provster og biskopper samt øvrige teologer. Præsteforeningen sigter mod: Medlemsservice af højeste kvalitet, som er målrettet medlemmernes behov Indflydelse på alle områder, som har betydning for medlemmernes løn- og ansættelsesforhold og aktuelle kirkepolitiske forhold En effektiv og målrettet kommunikation om de forhold, som har betydning for foreningens medlemmer. Vision for medlemsservice Præsteforeningen yder medlemsservice af høj faglig og fagpolitisk kvalitet målrettet medlemmernes behov. Hovedbestyrelsen lægger i den fortsatte udvikling af foreningens medlemsservice vægt på, at: Medlemmerne ved ethvert møde med foreningen herunder henvendelser til sekretariatet og tillidsrepræsentanter (TR) oplever en venlig, kvalificeret og hurtig behandling/service. Henvendelser til sekretariatet besvares hurtigst muligt og meget gerne i løbet af højst to arbejdsdage enten med et konkret svar eller en tilbagemelding om, hvem der behandler sagen Sikre medlemmer en lønudvikling og et lønniveau, som afspejler det enkelte medlems kompetencer, ansvar, kvalifikationer og arbejdsopgaver Synliggøre, centralt og lokalt, hvad medlemmerne får for deres kontingent. Sekretariatet har de nødvendige ressourcer og er sammensat, så hovedbestyrelsen og medlemmerne sikres kompetent og professionel rådgivning Sekretariat og hovedbestyrelsen uddanner og ajourfører TR, så medlemmerne lokalt sikres bedst mulig kvalificeret bistand, rådgivning og information. TR skal sikres de nødvendige ressourcer til varetagelse af opgaverne Præsteforeningen løbende udvikler relevante medlemstilbud og kvalitetssikrer medlemsservicen, så den svarer til medlemmernes behov. Tilbud om kurser til medlemmerne kan indgå i udviklingen af medlemstilbud. Relevante samarbejdspartnere kan inddrages i dette arbejde. Vision for indflydelse Præsteforeningen søger indflydelse på alle områder, der har betydning for medlemmernes lønog ansættelsesforhold. Som interesseorganisation for folkekirkens præster, provster og biskopper samt øvrige teologer søger foreningen indflydelse på at påvirke aktuelle kirkepolitiske dagsordener på alle folkekirkens niveauer. Hovedbestyrelsen vil sætte fokus på og prioritere, at: Præsteforeningen aktivt og målrettet fremmer foreningens interesser ved at indgå i 5

6 udvalg, arbejdsgrupper og nævn mm., hvor det har relevans for foreningens medlemmer Præsteforeningen som en stærk og troværdig samarbejdspartner aktivt og målrettet etablerer netværk, samt fastholder og udbygger kontakter til politikere og andre, der har indflydelse på medlemmernes faglige og arbejdsmæssige forhold Præsteforeningen, som repræsentant for folkekirkens præstestand, i hele dens bredde aktivt og målrettet bruger den indgående indsigt foreningen i kraft heraf har i præsters arbejdsforhold til at øve indflydelse på kirkepolitiske forhold og forhold, der vedrører præsternes ansættelsesvilkår TR spiller en central rolle i provstiet og har indflydelse på den lokale løndannelse, strukturforhold og andre lokale spørgsmål Provstikredsmødet, som det lokale præsteforeningsmøde, løbende udvikles Foreningens repræsentanter på alle niveauer løbende kvalificeres bedst muligt til at varetage foreningens interesser Stiftsbestyrelserne (SB) styrkes og opkvalificeres i forhold til samarbejde og forhandling med hovedbestyrelsen, biskoppen og provsterne Stiftsbestyrelserne (SB) etablerer, koordinerer og indgår i netværk med præsternes repræsentanter i provstiudvalg, stiftsråd, arbejdsmiljøudvalg, andre udvalg i stiftsregi eller i nationale organer og interesseorganisationer Medlemmerne motiveres til at engagere sig, og som præster søge indflydelse i menighedsråd, provstiudvalg, stiftsråd, nationale organer og interesseorganisationer. Vision for kommunikation Præsteforeningen kommunikerer målrettet til og med medlemmerne om foreningens arbejde og resultater. Præsteforeningen har en kommunikationsstrategi, som bidrager til at skabe en stærk position for foreningen og dens medlemmer. Foreningens kommunikation med medlemmer og øvrige samarbejdspartnere hviler på følgende principper: Troværdighed Dialog Åbenhed og gennemsigtighed Offensiv, når nødvendigt Hurtig ekspedition Forståelighed Kollegialt fællesskab. Hovedbestyrelsen vil sætte fokus på og prioritere at: Der udarbejdes en kommunikationsstrategi omfattende såvel foreningens interne som eksterne kommunikation Hjemmesiden videreudvikles, sammen med Facebook-siden og øvrige sociale medier som 6

7 central informationsportal for medlemmerne om foreningens, resultater, politik og holdninger Hjemmesiden løbende kvalitetsudvikles, sammen med Facebook-siden og øvrige sociale medier, som foreningens centrale forum for ekstern kommunikation, hvor samarbejdspartnere, presse og offentlighed kan søge og få information om foreningen Præsteforeningens Blad fastholdes som et teologisk fagblad på et højt niveau og med et tilsvarende markant fokus på det fagpolitiske indhold Den eksterne kommunikation også sker gennem foreningens deltagelse i den offentlige debat, udarbejdelse af høringssvar, netværk mv. Den interne kommunikation mellem TR, SB, sekretariat og hovedbestyrelse skal løbende justeres, tilpasses og sikres, så foreningen på alle niveauer har opdateret og tilstrækkelig viden om relevante forhold Den interne kommunikation mellem sekretariat og HB evalueres løbende Være i dialog med medlemmerne via relevante digitale medier med henblik på at afdække medlemmernes behov. Hovedbestyrelsen Foreningen ledes af en hovedbestyrelse på ni medlemmer. Se foreningens hjemmeside. Repræsentantskabet er foreningens øverste myndighed. Repræsentantskabet består af de valgte stiftsrepræsentanter og hovedbestyrelsesmedlemmerne. Foreningens virksomhed udøves gennem et sekretariat, der ledes af en sekretariatschef (nærværende stilling). Sekretariatschefen deltager uden stemmeret i hovedbestyrelsens og repræsentantskabets møder og forhandlinger. Diagram for medlemsorganisationen: 7

8 Principper for god fagforeningsledelse Præsteforeningen har som mål at sætte en høj standard for god fagforeningsledelse. Med fagforeningsledelse forstås både den politiske ledelse og den administrative ledelse af foreningen. Målgrupperne for fagforeningsledelse er foreningens ledelse, medarbejdere, TR'er, og medlemmer. God fagforeningsledelse omfatter ledelsens overordnede opgaver og ansvar i forhold til foreningens strategiske udvikling. Sigtet er at: Understøtte høje standarder for god fagforeningsledelse i Præsteforeningen Inspirere til professionel ledelse af Præsteforeningen Understøtte og udvikle TR'ernes centrale betydning som lokale ambassadører for Præsteforeningen Fastholde og udvikle tillid og engagement hos Præsteforeningens medlemmer, medarbejdere, TR'er og øvrige samarbejdspartnere Have fokus på udviklingen i medlemstal og mulighed for rekruttering af nye medlemmer Bidrage til synlighed af Præsteforeningens struktur, adgangsveje til indflydelse samt gennemsigtighed i ledelsens beslutninger og prioriteringer Have fokus på, at der er en sammenhæng mellem foreningens forskellige mødefora fra provstikredsmøder, til de halvårlige TR-møder, over det årlige møde med SB-formænd til medlemsmøderne og repræsentantskabsmødet, så gentagelser undgås, og fremdriften i politikdannelse fremmes. Strategisk styring Formålet med strategisk styring er at sikre retning for foreningens arbejde, således at foreningen udvikler sig i overensstemmelse med de politiske mål og prioriterede indsatsområder i 2020-planen Foreningens ledelse har det overordnede ansvar for den strategiske styring, herunder at: Sikre en løbende opfølgning på mål og prioriterede indsatsområder i 2020-planen Foretage eventuelle justeringer og nye prioriteringer, hvis forudsætningerne for planlagte mål ændrer sig i forhold til 2020-planen Være på forkant med udviklingen og identificere eventuelle nye målsætninger samt vurdere eventuelle kritiske faktorer. Plan for strategisk styring af arbejdsplan Foreningens politiske ledelse udarbejder i god tid før repræsentantskabsmødet udkast til en ny arbejdsplan for det kommende år. Arbejdsplanen debatteres på repræsentantskabsmødet, ligesom repræsentantskabsmødet godkender de overordnede temaer og strategiske mål for det kommende års arbejdsplan. Foreningens politiske ledelse udarbejder efter repræsentantskabs- 8

9 mødet en handlingsplan for at igangsætte arbejdet med arbejdsplanens strategiske mål og indsatsområder. På baggrund heraf udarbejdes der kommissorier for de enkelte faste udvalgs-og arbejdsgruppers opgaver, der eventuelt skal nedsættes som følge af temaerne i arbejdsplanen. Den politiske ledelses arbejde og ansvar Repræsentantskabsmødet er foreningens højeste myndighed. Den politiske ledelse er hovedbestyrelsen; formand og næstformand varetager den daglige politiske ledelse af Præsteforeningen. Administrativ ledelse Den administrative ledelse varetages af sekretariatschefen, der har ansvaret for at forberede og føre de politiske beslutninger ud i livet, samt sikre at sekretariatet servicerer medlemmerne på højeste niveau. Arbejdet sker indenfor de overordnede politiske rammer, som sætter retningen for foreningens samlede virke. Den administrative ledelses væsentligste opgaver i forhold til den politiske ledelse er at: Kommunikere væsentlige oplysninger om foreningens virksomhed til den politiske ledelse Udarbejde oplæg som sikrer, at der kan træffes beslutninger på et oplyst grundlag i ledelsesorganisationen Følge udviklingen i forhold til strategiske mål og indsatsområder i samarbejde med den politiske ledelse samt holde ledelsen orienteret om aktuelle tendenser og tiltag, som kan få betydning for foreningen og dens medlemmer Sikre, at der sker en løbende prioritering og tilpasning af foreningens ressourcer Følge udviklingen i medlemskredsen, herunder f.eks. medlemstal og sekretariatets daglige kontakt med medlemmerne. Sekretariatets opgaver og funktioner er herudover at varetage og udmønte foreningens formålsbestemmelse ved i dagligdagen at rådgive og støtte medlemmerne og bestyrelsen samt føre bestyrelsens beslutninger ud i livet. Sekretariatet handler og agerer således på bestyrelsens mandat. Sekretariatets centrale opgaver er blandt andet at forhandle løn- og ansættelsesvilkår for præster, provster og biskopper samt rådgive og bistå medlemmer i spørgsmål vedrørende løn og ansættelse. Eksempler herpå er: Tjenstlige møder, håndtering af klager, udarbejdelse af redegørelser Afskedigelsessager Arbejdsmiljøproblemer Præsters pligter og rettigheder, herunder præsten som menighedsrådsmedlem, samvirke, ledelse, instruktionsbeføjelse, rådighedsarbejde, tjenestemandsforpligtelser, forandringer i embedet, strukturforhold, regulativer, bistandsforpligtelser 9

10 Løn, ferie, flyttegodtgørelse, barsel, pension, seniorordning, omsorgsdage, orlov, kontorforhold, kørsel mm. Tjenestebolig. Sekretariatet bistår og rådgiver desuden tillidsrepræsentanter i forbindelse med: Forhandling af tillæg og studieorlov Funktioner som tillidsrepræsentanter i provstiet Udarbejdelse af informationsmateriale til kurser, TR-Nyt mv. Sekretariatet løser på samme måde opgaver for hovedbestyrelsen, udvalg og arbejdsgrupper i forbindelse med: At varetage generel sekretariatsbetjening At forberede materiale til hovedbestyrelsesmøder og andre møder At udarbejde høringssvar, notater, redegørelser, svar på henvendelser Administrative funktioner, som blandt andet omfatter bogholderi, kontingentopkrævning, planlægning af mødevirksomhed, herunder repræsentantskabsmøder, medlemsregistrering, journalisering og udarbejde dele af det fagpolitiske og sekretariatsmæssige stof i bladet. Sekretariatet varetager herudover en række eksterne funktioner i relation til blandt andet: Kirkeministeriet Akademikerne Akademikernes A-kasse. Sekretariatets otte medarbejdere varetager disse opgaver og funktioner. Der er ansat jurister, økonomer og administrative medarbejdere. Opgaver og emner i Sekretariatet Sekretariatet ledes af sekretariatschefen, som fordeler arbejdsopgaverne og er ansvarlig for sekretariatets funktioner og handlinger samt for foreningens økonomi. Sekretariatschefen er endvidere formandens og bestyrelsens nærmeste rådgiver og repræsenterer foreningen sammen med formanden eller selvstændigt i relation til samarbejdspartnere i Akademikerne (AC)-gruppen og til eksterne interessenter, presse mv. I sekretariatschefens fravær varetages ledelsen af sekretariatets chefkonsulent. Sekretariatschefen refererer til bestyrelsesformanden. 10

11 Organisering af sekretariatet Sekretariatschefen organiserer og fastsætter personalets arbejdsområder og beføjelser. Sekretariatschefen har ansvaret for udarbejdelsen af forslag til budgetter og regnskabsoversigter. Hvert kvartal forelægges en økonomirapport for bestyrelsen. 11