EPJ-projektet i Fyns Amt. Projektorganisation. Version september 2003

Transkript

1 EPJ-projektet i Fyns Amt Version september 2003 C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 1 af 58

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 MANAGEMENTRESUME INDLEDNING Udfordring ved etablering af projektorganisationen Notatets formål og struktur Afgrænsning Referencer PROJEKTSTYRING EPJ styregruppen EPJ-sekretariat Lokal EPJ Styregruppe på Odense Universitetshospital Opgaver: Lokal EPJ Styregruppe i Sygehus Fyn Opgaver: Kompetenceudvikling Kompetenceopbygning indenfor sundhedsinformatik Projektledelse og projektmodel Projektarbejde Evaluering, test og kvalitetsstyring Arbejdsgangsanalyser EPJ-projektets faser PROJEKTORGANISATION Projektgrupper under hovedområdet Organisation Organisationsudviklingsgruppe Uddannelsesgruppe Implementeringsgruppe Evaluering og effektmålingsgruppe Informations og kommunikationsgruppe Begrebs- og Terminologigruppe Projektgrupper under hovedområdet Informatik Systemarkitektur og integrationsgruppe Infrastruktur og driftgruppe Brugeradministration og sikkerhedsgruppe Leverance, test og ændringshåndteringsgruppe C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 2 af 58

3 4.3 Projektgrupper under hovedområdet Klinisk funktionalitet Medicinmodul Notatmodul Rekvisition og svarmodul Generel klinisk funktionalitet Administrative data INDLEDENDE KRAVSSPECIFIKATIONSPROCES Tidsplan for indledende kravspecifikation Berørte projektområder Forslag til deltagere KOMMISSORIER BILAG A SKABELON FOR KOMMISSORIUM FOR PROJEKTGRUPPER49 8 BILAG B: SKABELON FOR RISIKOANALYSE BILAG C: SKABELON FOR INTERESSENTANALYSE BILAG D KONTRAKTSKABELON, PROJEKTDELTAGERE BILAG E. SKABELON FOR STATUSRAPPORT Vigtige begivenheder Rapporteringsperiode Kommende periode Fremdrift Tidsplan og resurser Opnåede milepæle Økonomi Risikovurdering DOKUMENTLOG C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 3 af 58

4 1 MANAGEMENTRESUME For det fynske sygehusvæsen er projektet, der vedrører indførelse af elektronisk patientjournal den største enkeltstående påvirkningsfaktor i dette årti. Projektet vil påvirke tilrettelæggelsen af patientbehandlingen, skabe et kvalitetsløft og gribe dybt ind i de organisatoriske forhold og den kliniske proces. Til at gennemføre projektet, er det nødvendigt at etablere en projektorganisation, som gøres ansvarlig for at planlægge, anskaffe, indføre og igangsætte opgaven. Det er derfor kritisk, at projektorganisationen dimensioneres rigtigt både i forhold til kompetence og størrelse. Dette notat beskriver de organisatoriske rammer, der skal være til stede, for at det overordnede mål for EPJ-projektet er opfyldt pr. 31.december Kapitel 2 beskriver kort baggrunden for projektet, hvor det mangeårige arbejde med elektronisk patientjournal i Sygehus Fyns indgår som erfaringskapital i arbejdet med anskaffelse af nyt system, og hvor Amtsrådsforeningens aftale med regeringen sætter en tidsdimension for, hvornår projektet skal være færdigt. I praksis er Odense Universitetshospital den organisation, hvor systemet implementeres først. Efterfølgende, når der er funktionslighed mellem den nye fælles elektroniske patientjournal, og det eksisterende system i Sygehus Fyn, påbegyndes udfasning af denne. Det skønnes, at anskaffelse af den nye elektroniske patientjournal vil påvirke omkring medarbejdere i det fynske sygehusvæsen. Det stiller store krav til kvaliteten i projektarbejdet, og derfor beskrives i kapitel 3 de forskellige niveauer i projektorganisationen og deres roller og kompetencer. I kapitel 3 beskrives den overordnede styring af projektet. Herunder den bredt sammensatte EPJ-styregruppe. Styregruppen har kompetence til, via Sundhedsdirektøren, at indstille til Sygehusudvalget. Til at koordinere, formidle og styre de beslutninger, der træffes af styregruppen, er der etableret et EPJ-sekretariat. For at koble aktiviteterne i projektorganisationen med normalorganisationerne, etableres en lokal EPJ-styregruppe på hhv. Odense Universitetshospital og i Sygehus Fyn, hvis opgave det er at rådgive og koordinere arbejdet i hvert af de to områder. For at sikre en så høj kvalitet i arbejdet som muligt, foreslås i dette dokument, at der sker en opsplitning af projektet i form af 15 projektgrupper, der hver især har ansvar for en delmængde af det samlede projekt. Da flere medlemmer af disse projektgrupper vil skulle beskæftige sig med områder, der ikke indgår i deres normal fagområde, og for at sikre en fælles opfattelse af projektarbejde, gennemføres et kompetenceudviklingsprogram for projektdeltagerne. Dette program omhandler emnerne sundhedsinformatik, projektarbejde og projektledelse, evaluering og kvalitetsstyring, samt arbejdsgangsanalyser. C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 4 af 58

5 Kapitel 4 er en detaljeret gennemgang af hver af de 15 arbejdsgrupper. De 15 grupper er opdelt i tre logiske hovedgrupper; organisation, klinisk funktionalitet og informatik. I version 1.0 af dette notat er hver gruppes overordnede arbejdsopgaver beskrevet ud fra en skabelon. Denne beskriver ansvarlig organisation, gruppens formål, mål, succeskriterier, kompetencebehov og hvilke medarbejderprofiler der forudsættes, for at kunne indgå i gruppen. Desuden specificeres, hver gruppes beslutningskompetencer og beslutningsveje. Når projektorganisationen er udpeget, skal projektgrupperne detailspecificere deres respektive kommissorier. Herunder skal de definere deres ressourcebehov, udarbejde en projektplan og milepæle for deres arbejde. I kapitel 5 beskrives en fremgangsmåde, som skal sikre, at det indledende arbejde med udarbejdelse af kravspecifikation kan påbegyndes samtidigt med at den egentlige projektorganisation er under etablering. Dette arbejde resulterer i en grovskitse, som udleveres til og færdiggøres af de formelle projektgrupper medio november Dette notat forelægges til beslutning i EPJ-styregruppen medio september. Notatet udgør efterfølgende rammen for projektorganisationens arbejde. C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 5 af 58

6 2 INDLEDNING På sygehusudvalgsmøde 1 i Fyns Amt den 22.oktober 2002 blev det besluttet at nedsætte en styregruppe for elektronisk patientjournal (EPJ). Denne EPJ-styregruppe, som har sundhedsdirektøren som formand, har til opgave at sikre indføring af en fælles elektronisk patientjournal på begge sygehuse i amtet. I forlængelse af dette blev det besluttet, at en basisjournal skal være realiseret i hele Fyns Amt inden udgangen af Frem til 2005 er der afsat ca. 100 mio. kr. til projektet, og investeringerne i EPJ afholdes indenfor denne ramme. Som konsekvens af denne beslutning har Fyns Amt 1.april 2003 etableret et EPJsekretariat med adresse på Sygehus Fyn Svendborg. EPJ-sekretariat skal fungere som koordinerende, formidlende og samlende organ, og har til opgave at sikre at styregruppens beslutninger og krav løbende implementeres. På 2. styregruppemøde 28.april 2003 blev det besluttet, at målet om at indføre en basisjournal for Fyns Amt gennemføres ved, at der i Sygehus Fyn foretages en total udrulning af den eksisterende 1.generations 2 elektroniske patientjournal, og på Odense Universitetshospital indføres en ny 2.generations elektronisk patientjournal. Den nye EPJ skal anskaffes ved en udbudsforretning i løbet af 2004, og skal som basis bestå at et medicinmodul og et notatmodul baseret på en platform, der kan håndtere skalering af de mange data, de mange brugere og de mange problemstillinger der opstår som følge af organisationens kompleksitet og udvikling. Fyns Amts sundhedsvæsen vil således i en periode råde over to forskellige elektroniske patientjournaler, hvilket umiddelbart kan forekomme uhensigtsmæssigt. Imidlertid kan en hurtig implementering i Sygehus Fyn medvirke til at lette arbejdsgangene for de funktionsbærende enheder, der er geografisk adskilte, og dels er man tilfreds med den funktionalitet, der forefindes i denne EPJ. Samtidig vurderes det til at være en overkommelig opgave at færdigimplementere i Sygehus Fyn, hvilket tillige sikrer, at der allerede primo 2004 vil være 35 % sengedækning med EPJ i Fyns Amt. Der er derfor gode argumenter for at bruge midler på at fortage denne udrulning. Odense Universitetshospital bliver den første organisation, som skal have implementeret den nye 2.generationsjournal, der skal anskaffes i løbet af 2003 og Målet er, at denne implementering er færdig med udgangen af Det vil i praksis betyde, at alle kliniske afdelinger på Odense Universitetshospital skal kunne anvende elektronisk patientjournal fra nytåret 2005/2006. Denne journal vil ikke nødvendigvis indeholde alle de funktioner der forefindes i 1.generationsjournalen, der anvendes i Sygehus Fyn, men til gengæld skal den kliniske funktionalitet være på linie med dagens sundhedsinformatiske standarder. 1 Sygehusudvalgsmøde 22.oktober 2002, punkt 4. Elektronisk patientjournal i Fyns Amt. 2 Definitioner på 1. og 2. generations elektroniske patientjournaler, se C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 6 af 58

7 Planen er, at når den nyanskaffede journal der anvendes på OUH, som minimum har funktionslighed med den, der anvendes i Sygehus Fyn, påbegyndes udfasning af denne, således hele det fynske sygehusvæsen anvender samme EPJ. Det betyder, at alle ca kliniske medarbejdere i Fyns Amt skal bruge elektronisk patientjournal som essentielt værktøj i patientbehandlingen. 2.1 Udfordring ved etablering af projektorganisationen For at kunne gennemføre så ambitiøst et projekt som beskrevet ovenfor, er det nødvendigt at etablere en særdeles kompetent projektorganisation, som har både viden og resurser til at kunne gennemføre projektet og dermed opfylde målet. Et gennemgående træk i EPJ-projektet er, at der tages afsæt i de erfaringer og beskrivelser, som allerede findes nationalt i sundhedsvæsenet, således at Fyns Amt kan starte på et højere niveau og mere fokuseret. en opdeles i 3 hovedområder med pt. 15 projektgrupper(se Figur 1). For at sikre bred klinisk og organisatorisk accept i Fyns Amt af de EPJ moduler som anskaffes, er det af stor betydning at projektorganisationen er bredt sammensat med repræsentanter fra såvel de kliniske afdelinger som de administrative afdelinger og ITafdelingerne fra både Odense Universitetshospital, Sygehus Fyn og Fyns Amt. Dette notat beskriver de nødvendige projektgrupper, de overordnede opgaver der skal løses i de enkelte projektgrupper, samt rammerne for de kommissorier der skal udarbejdes som styrende opgavesæt for hver af gruppernes arbejde og produkt. Det er planen at den detaljerede beskrivelse af den enkelte gruppes kommissorium udarbejdes som led i etableringen af de enkelte projektgrupper. Organisationsnotatet forelægges for EPJ-styregruppen den 15.september 2003 med henblik på beslutning, som beskrevet i projektplanen Notatets formål og struktur Dette dokument beskriver den projektorganisation, som skal etableres for at kunne gennemføre faserne systemanskaffelse og systemetablering ved gennemførelsen af EPJstrategien i Fyns Amt. I dokumentet beskrives: ens styregrupper og de indledende faser af EPJ-strategien overordnet (kap 3) Forventning til hvilke repræsentanter og nødvendige kompetencer, der skal være repræsenteret i projektorganisationen De nødvendige projektgrupper (kap 4) 3 projektplan version august 2003 C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 7 af 58

8 Opbygning af kommissorier for de enkelte projektgrupper, budgetter, øvrige resurser mm. (kap 6) Log over ændringer i dette dokument (kap 1) Notatet afsluttes med relevante bilag, eksempelvis godkendte kommissorier for de forskellige projektgrupper og en samlet oversigt over medlemmerne i projektorganisationen. 2.3 Afgrænsning ens opgave er forberedelse og gennemførelse af udbud af notatmodul, medicinmodul samt den underliggende systemarkitektur. Den organisation som skal opbygges for at gennemføre selve implementeringen af EPJ i Fyns Amt beskrives i et efterfølgende dokument. 2.4 Referencer Undervejs i processen vil dette afsnit blive udbygget med referencer til relevante dokumenter Foranalysen: Rapport om elektronisk patientjournal i Fyns Amt af 13 marts Udarbejdet af EPJ-strategigruppen i Fyns Amt. Kan hentes på Informations- og kommunikationsstrategi for EPJ-projektet i Fyns Amt, version 0.5 sept Hvidbog om IT-arkitektur, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, 2003 : Projektplan version 0.7 august C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 8 af 58

9 3 PROJEKTSTYRING Dette afsnit beskriver den overordnede styring af EPJ-projektet i Fyns Amt, og den organisatoriske relation til både Fyns Amt og de to områdeledelser. Det at gennemføre så omfattende et projekt som EPJ-projektet i Fyns Amt kræver både en solid ledelsesforankring og en udbygget projektorganisation, hvilket er tilgodeset ved at projektet er forankret hos direktionen i Fyns Amt og i områdeledelserne i Sygehus Fyn og på Odense Universitetshospital. Den samlede projektorganisation skal sikre at følgende krav opfyldes: Udvælgelse af de fagligt og økonomisk bedste EPJ-moduler til Fyns Amt Omhyggelig afprøvning og overtagelse af modulerne og øvrige IT-komponenter Bred klinisk accept af de valgte løsninger Bred teknisk accept af de valgte løsninger Samarbejde med og forankring i den bestående organisation Forberedelse af organisationen på den efterfølgende implementering Entydig ledelsesmæssig forankring i alle led Klar og ansvarlig projektledelse Præcist ansvar og kompetence i alle led Klar og kort afstand fra problem til løsning Kompetente personer til løsning af opgaverne Til at sikre den praktiske gennemførelse af dette har Fyns Amt etableret EPJsekretariatet. Organisatorisk kan EPJ-projektet opdeles i tre logiske hovedsøjler (se Figur 1): Organisation Klinisk funktionalitet Informatik Under hvert af disse områder nedsættes en række projektgrupper, hvor fokus indledningsvis er gennemførelse af udbuddet, men hvor grupperne som en del af det videre projekt også skal forberede de aktiviteter, som skal gennemføres i organisationen, både parallelt med udbudsprocessen, og efter indgåelse af kontrakt. C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 9 af 58

10 Figur 1 EPJ-projektorganisation i Fyns Amt I det følgende beskrives de grupper, som på overordnet niveau skal styre og koordinere gennemførelsen af EPJ strategien i Fyns Amt. De enkelte projektgrupper beskrives mere detaljeret i kapitel EPJ styregruppen Formål og opgaver EPJ-styregruppen er, som nævnt ovenfor, nedsat af sygehusudvalget og har sygehusdirektøren som formand. Gruppen varetager den overordnede styring af det samlede EPJprojekt og skal sikre projektet gennemføres i overensstemmelse med Fyns Amts ITstrategi samt besluttede nationale strategier og rekommandationer. Gruppen har styringsfunktion i forhold til EPJ-projektet i Fyns Amt, og har, via Sundhedsdirektøren, kompetencen til at indstille beslutninger om EPJ-projektet til Sygehusudvalget. C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 10 af 58

11 Det er styregruppens ansvar at foranledige udarbejdelse af strategier og politikker for at kunne gennemføre EPJ-projektet. Det er også styregruppens ansvar at gennemføre den samlede proces i såvel organisationen som i forhold til øvrige interessenter, hvor leverandørerne udgør en væsentlig part. 4 Det medfører at opgaverne for EPJ-styregruppen blandt andet er: at initiere Sygehusudvalgets beslutning om gennemførelse af EPJ-projektet i Fyns Amt at skabe og kommunikere en klar vision for EPJ strategien at sikre opbakning på tværs af institutionerne i Fyns Amt at sikre fremdrift i projektet at give fuld opbakning og støtte til projekterne at træffe den endelige beslutning ved eskalerede problemer i projektgrupper og øvrige grupper at sikre sammenhæng til projektet Det Digitale Amt at sikre at de nødvendige midler (budget, resurser) er til rådighed for EPJ strategien Figur 2 EPJ-styregruppens organisatoriske indplacering 3.2 EPJ-sekretariat Formål og opgaver er etableret til sikre, at EPJ strategien i Fyns Amt gennemføres som planlagt, og refererer til sundhedsdirektøren i Fyns Amt. 4 Jvf Kommissorium for EPJ-styregruppen i Fyns Amt, v.07. C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 11 af 58

12 har en koordinerende, formidlende og samlende funktion, der har til opgave at sikre EPJ-projektets fremdrift og sikre udførelse af styregruppens beslutninger og krav. Der indebærer frem til 31. december 2005 at på vegne af styregruppen bl.a. har følgende primære opgaver: at gennemføre det samlede udbud afledt af EPJ-projektet at medvirke til indgåelse af kontrakt og varetage den løbende kontraktopfølgning at sikre fremdrift i EPJ-projektet på en proaktiv måde således at uforudsete problemer eller opgaver ikke bremser projektet at sikre løbende rapportering til EPJ-styregruppen om alle væsentlige forhold, herunder alle afvigelser fra aftalte milepæle og aktiviteter på baggrund af analyser, vurdere og udvælge de mest fordelagtige EPJ-moduler til Fyns Amt at afprøve og justere moduler samt deltage i installations-, overtagelses- og driftsprøver at sikre nødvendig kontakt til, og forankring i, de enkelte institutioner i sundhedsvæsenet i Fyns Amt Udbuds- og kontraktstyring varetages af, som inddrager nødvendig intern og ekstern ekspertise. Sammensætning er indledningsvis bemandet med IT-chef Svend Ulka Petersen EPJ-konsulent Henrik Lindholm EPJ-konsulent Lone Tynan EPJ-konsulent Niels R. Larsen 3.3 Lokal EPJ Styregruppe på Odense Universitetshospital Til at koordinere aktiviteterne på Odense Universitetshospital etableres en lokal EPJ styregruppe. Den Lokale EPJ Styregruppe fungerer som rådgivende, koordinerende og udførende led mellem driftsorganisationen på Odense Universitetshospital og, vedrørende EPJ aktiviteterne på Odense Universitetshospital. 5 I systemanskaffelsesfasen forventes gruppens arbejde i forhold til fællesprojektet primært at bestå i at udpege de rigtige medlemmer til den fælles projektorganisation samt forberede den lokale organisation til den kommende udrulningsopgave. Forberedelsen på Odense Universitetshospital af den kommende fælles elektroniske patientjournal forventes at omfatte en række opgaver som fx; afholdelse af informationsmøder, afholdelse af workshops, 5 jf. Kommissorium for Lokale EPJ-grupper version 5 af 14.april C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 12 af 58

13 kortlægning af fysiske forhold på afdelingerne, kortlægning af IT-infrastruktur uddannelse af medarbejder i basale IT-kundskaber mm. Gruppens arbejde øges betragteligt når den praktiske implementering på pilotafdelinger og efterfølgende udrulning påbegyndes. Der henvises til Kommissorium for Lokale EPJ-grupper version 5 af 14.april 2003 for mere detaljeret information om gruppens arbejde og forpligtigelser OPGAVER: Indledningsvis er en af gruppens opgaver at identificere og udpege kompetente medarbejdere til deltagelse i de fælles projektgrupper. Denne udpegning forventes at ske i august-september 2003 Gruppen skal endvidere udpege afsnit, der kan indgå som pilotafsnit i forbindelse med den indledende afprøvning og implementering af den kommende EPJ. Udpegning af mulige pilotafsnit forventes at skulle påbegyndes i det tidlige efterår 2004 som beskrevet i projektplanen. 3.4 Lokal EPJ Styregruppe i Sygehus Fyn Til at koordinere aktiviteterne i Sygehus Fyn etableres en lokal EPJ styregruppe. Den Lokale EPJ Styregruppe fungerer som rådgivende, koordinerende og udførende led mellem driftsorganisationen i Sygehus Fyn og, vedrørende EPJ aktiviteterne i Sygehus Fyn. 6 Opgaven for Sygehus Fyn er delt i to dele, udbredelse af det eksisterende system, MediCare, og medvirken til anskaffelse af nyt system fælles system. I systemanskaffelsesfasen forventes gruppens arbejde i forhold til fællesprojektet primært at bestå i at udpege de rigtige medlemmer til den fælles projektorganisation. Dertil kommer den omfattende opgave at færdigimplementere MediCare i hele organisationen. Denne opgave er påbegyndt medio 2003 og omfatter de 2/3 af sengemassen på Sygehus Fyn der ikke allerede anvender systemet. Opgaverne for den lokale EPJ-styregruppe består i en række opgaver hvor de fleste vil relatere sig til den konkrete udrulningsopgave, og derudover omfatte en række opgaver som fx; afholdelse af informationsmøder, afholdelse af workshops, kortlægning af fysiske forhold på afdelingerne, kortlægning af IT-infrastruktur 6 jf. Kommissorium for Lokale EPJ-grupper version 5 af 14.april C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 13 af 58

14 uddannelse af medarbejder i basale IT-kundskaber Gruppens arbejde øges betragteligt når den praktiske implementering på pilotafdelinger og efterfølgende udrulning påbegyndes. Der henvises til Kommissorium for Lokale EPJ-grupper version 5 af 14.april 2003 for mere detaljeret information om gruppens arbejde og forpligtigelser OPGAVER: En meget væsentlig opgave er at sikre, at MediCare udrulles til de dele af organisationen der ikke pt. anvender dette system. Endvidere er en af de indledende opgaver at identificere og udpege kompetente medarbejdere til deltagelse i de fælles projektgrupper. Denne udpegning forventes at ske i august-september 2003 På længere sigt skal gruppen udpege de afsnit, som skal inddrages i arbejdet med afprøvning af den fælles EPJ. Tidspunkt for dette fastlægges efterfølgende. 3.5 Kompetenceudvikling EPJ-projektet er et meget videnstungt projekt, som stiller ganske høje krav til de involveredes viden og abstraktionsevne. Endvidere er projektet karakteriseret ved at der deltager medarbejdere med meget forskellig baggrund og erfaring. For at sikre, at deltagerne har den samme forståelse af såvel projektets mål og de processer, der skal gennemføres, for at projektet bliver en succes, startes fra efteråret 2003 et uddannelsesforløb op for de relevante medarbejdere. I første omgang vil blive arrangeret kurser indenfor områderne: Sundhedsinformatik Projektledelse og projektmodel Projektarbejde Evaluering, test og kvalitetsstyring Arbejdsgangsanalyser mm KOMPETENCEOPBYGNING INDENFOR SUNDHEDSINFORMATIK Målgruppe: Alle de projektdeltagere, efter skøn. Varighed: 5 dages undervisning, 5 dages forberedelse. Uddannelsen der skal bibringe projektdeltagerne kompetenceløft indenfor sundhedsinformatikområdet forestås af V-CHI 7 på Aalborg Universitet. Forløbet er planlagt til at gennemføres fra primo oktober til medio november. 7 Virtuel Center for Healthcare Informatics C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 14 af 58

15 Kurset afvikles over fem dage med i alt 30 timers konfrontationstid. Hertil skal lægges 30 timers hjemmearbejde. Kurset gennemføres af medarbejdere fra V-CHI og eksterne lektorer. Emnerne for de fem dage omhandler følgende områder: Sundhedsdata opsamling og bearbejdning. Databaser Beslutningsstøtte systemer Praktiske brugergrænseflader Introduktion til grundlæggende sundhedsinformatiske emner og begreber En mere detaljeret gennemgang af dette kursus findes i et særskilt dokument. (Endelig henvisning indsættes her, når det modtages fra AAU) PROJEKTLEDELSE OG PROJEKTMODEL For at sikre en fælles arbejdsmetode og en fælles måde at gribe tingene an på, skal alle projektgruppernes projektledere gennemføre en fælles projektlederuddannelse i løbet af det tidlige efterår Målgruppe: Alle projektledere Varighed: dage Der stilles et kursus i projektledelse til rådighed for projektlederne. Det forudses, at behovet for denne type kompetenceopbygning er forskellig, derfor skal indholdet af denne aktivitet analyseres nærmere når personerne er udpeget. Målet er at skabe et fælles billede af, hvordan man driver et projekt. De typiske projektlederkurser er af tre dages varighed, og foreslår, at projektlederne får et grundlæggende projektlederkursus efter PRINCE2 metodikken 8, som også anvendes af Amtsrådsforeningen. Kurset fokuserer på hovedkomponenterne: en procesmodel, en planlægningsdel og en ledelsesmæssig del. Kurset afsluttes med en 1 times eksamen PROJEKTARBEJDE Målgruppe: Alle projektdeltagere. Varighed: 1 dag. Alle projektdeltagere skal på et 1-dags seminar, med det formål at skabe en fælles forståelse af, hvad det vil sige at deltage i et projekt, og hvilke krav der stilles til at være projektdeltager. Det er af afgørende betydning for projektets succes og gennemførelse, at alle der tilknyttes projektet har en klar opfattelse af på hvilken måde de bidrager til projektgennemførelsen. 8 Se eventuelt for flere detaljer C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 15 af 58

16 3.5.4 EVALUERING, TEST OG KVALITETSSTYRING Målgruppe: en Varighed: 1 dag, efterfulgt af supplerende dage Der afholdes et seminar til kvalificering af projektdeltagerne i områderne evaluering, test og kvalitetsstyring, med det formål at kunne indgå i tilbudsvurdering, aftestning af system og øvrige aktiviteter, der knytter sig til dette område. Projektgruppen Test og leverance har til opgave at udarbejde en metode for, hvordan systemtest skal gennemføres, både i relation til sammenligning af to systemer, og efterfølgende test af komponenter i det endelige system. Der vil derfor blive yderligere undervisning, når denne gruppe er klar med den metodiske del. Denne undervisning vil foregå primo ARBEJDSGANGSANALYSER Målgruppe: De dele af projektorganisationen for hvem dette er relevant, som minimum de grupper der er under området Klinisk funktionalitet Varighed: 2 dage Der afholdes kursus i arbejdsgangsanalyser med henblik på, at projektdeltagerne bliver i stand til at fremstille og forholde sig til arbejdsgangsanalyser, som en bærende del af kravspecifikationsarbejdet. Projektgrupperne Organisationsudvikling og Implementering vil skulle beskæftige sig med områder der også dækker over emnet, som derfor vil indgå i centrale processer længere fremme i projektforløbet. I denne sammenhæng afgrænses det til at dreje sig om, at projektdeltagerne er i stand til at indgå i kravspecifikationsarbejdet og tilbudsvurderingen. 3.6 EPJ-projektets faser EPJ-projektet kan inddeles i flere faser, hvoraf nogle allerede er passeret. For forståelsen af den forestående opgave er det væsentligt at vide hvilke faser der forestår. Disse er derfor kort summeret herunder. Man kan definere følgende faser i projektet Foranalyse Foranalysen er de indledende faser i projektet, hvor man har analyseret den nuværende situation i sygehusvæsenet og besluttet hvilke veje der skal gås for at nå det ønskede mål, herunder i hvilket omfang man ønsker at anvende IT. Denne proces har foregået i Fyns Amt og resultatet foreligger i Rapport om Elektronisk Patientjournal i Fyns Amt fra 13. marts Rapporten blev forelagt Sygehusudvalget til orientering 24.september 2002, og på Sygehusudvalgsmødet d. 9 Rapporten kan hentes på under Mere at vide C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 16 af 58

17 22.oktober 2002 blev der truffet de endelige beslutninger om iværksættelse af projektet, som beskrevet ovenfor (side 6). Systemanskaffelse Systemetablering Drift Systemanskaffelsesfasen er den del af processen hvor man definerer de behov der skal opfyldes, typisk gennem arbejdsgangsanalyser og kravspecifikationer. Tillige skal omkringliggende områder som fremtidig drift og infrastruktur afklares. Planer for uddannelse og support ligger også i denne fase. 10 Systemetableringsfasen er den del der foregår efter kontrakt er indgået med en eller flere leverandører, og hvor systemet skal implementeres i organisationen. Det vil sige systemet skal sættes korrekt op i forhold til den tiltænkte brug, ofte startende med pilotinstallation hvor opsætning og uddannelsesbehov efterprøves, forud for den egentlige implementering. Specifik uddannelse af brugere i anvendelse sker også i denne fase. Driftsfasen er den fase der formelt indtræder Fyns Amt har godkendt den afsluttende driftsprøve. Men driftsfasen indtræder i praksis når systemet anvendes i daglig drift med reelle data. 10 Se eventuelt hvidbog om IT-arkitektur på udgivet af Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 17 af 58

18 4 PROJEKTORGANISATION Både i forbindelse med starten på EPJ-projektet og under gennemførelsen af projektet vil der blive etableret forskellige projektgrupper, som allerede skitseret på side 10. Projektgruppernes opgaver er at medvirke til at analysere, belyse og løse en række forskelligartede problemstillinger indenfor deres respektive områder. Eksempler på dette kan være uddannelse, arbejdsgangsanalyser, drift, trådløs kommunikation, sikkerhedsspørgsmål med mere. For alle projektgrupperne udarbejdes egentlige kommissorier, som de udpegede medlemmer selv skal være med til at definere dele af. Beskrivelse af indholdet i kommissorierne fremgår af kapitel 5 side 47. Skabeloner til kommissorier for hver enkelt gruppe fremgår af bilagsmaterialet. De endelige kommissorier vil blive forelagt til godkendelse af EPJ-styregruppen. Når kommissorierne er godkendt af styregruppen vil skabelonerne blive erstattet med de godkendte kommissorier. Det er s hensigt at indgå konkrete aftaler om arbejdsopgaver med de enkelte deltagere i projektgrupperne. Formålet med disse aftaler er at sikre fuld opmærksomhed for alle involverede parter, og sikre at projektdeltagerne ikke bliver klemt mellem daglige opgaver og arbejdet i projektgruppen. Med en konkret aftale sikres at medarbejderen får ordentlige vilkår, at den personaleansvarlige til fulde er klar over omfanget af engagementet og projektet ikke svigtes på grund af uklare aftaler. Af aftalerne vil det fremgå hvilke arbejdsopgaver den enkelte medarbejder er ansvarlig for / skal deltage i, hvor mange timer pr måned der forventes lagt i arbejdet samt hvor længe arbejdet forventes at vare. Aftalerne indgås mellem, på vegne af sundhedsdirektøren, medarbejderen og dennes personaleansvarlige leder. Forslag til kontrakt er i bilag D, side 53. Projektgrupperne kan logisk samles i tre hovedområder, der hver er opdelt i underområder. De tre hovedområder dækker en række forskellige aspekter indenfor organisation, klinisk funktionalitet og informatik. Hver projektgruppe beskrives detaljeret i kapitel 4. Formål og opgaver EPJ-projektet er så stort og omfattende et projekt, at det er nødvendigt at splitte projektet op i en række mindre og logisk sammenhængende delprojekter, derfor etableres en række projektgrupper. Hver projektgruppe får udpeget en projektleder, hvis ansvar det bliver at gennemføre projektgruppens opgave, og som skal sikre at projektgruppens arbejde koordineres med. Projektgrupperne skal hver især beskrive de opgaver og aktiviteter, som skal gennemføres for EPJ-projektets succeskriterier og mål opnås inden udgangen af C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 18 af 58

19 I det omfang Fyns Amt har etableret grupper, som allerede arbejder med områder der også skal gennemføres i EPJ projektet etableres et formelt samarbejde. I sådanne tilfælde er EPJ projektgruppens opgave at sikre formidling af nødvendig information om EPJ projektets behov samt tids- og aktivitetsmæssige bindinger, således at dette tilgodeses. Reference Hvis ikke andet er anført refererer grupperne til. Rapportering Projektgrupperne udarbejder som minimum hver eller hver anden måned et statusnotat til. I statusnotaterne beskrives aktuel status på budgettet, milepæle, fremdrift generelt, identificerede risici og handlinger i relation til dette. Skabelon for statusnotatet findes i bilagsmaterialet Sammensætning Generelt sammensættes grupperne i videst muligt omfang således at både Sygehus Fyn, Odense Universitetshospital og Fyns Amt er repræsenteret i det omfang det har væsentlig betydning for processen at de forskellige institutioner har været inddraget direkte i arbejds- og beslutningsprocessen. Praktisk planlægning Møder planlægges i videst muligt omfang som heldagsmøder, således at tid til transport mindskes mest muligt. For at sikre at har det nødvendige overblik over det samlede projekt arrangeres fælles møder hver 2. uge. På møderne deltager alle projektlederne og EPJsekretariatet fælles frem til middag. Om eftermiddagen mødes med projektlederne fra en enkelt søjle. Medarbejder resurser Det må forventes, at de medarbejdere, som skal deltage i udarbejdelsen af udbudsmaterialet og i projektorganisationen generelt skal kunne frigøres fra deres normale arbejde 1-2 dage pr. uge i perioden 1. oktober til 31. december, Startende med forberedelse af tilbudsvurdering omkring 1. marts 2004 skal der frikøbes både klinikere, IT-medarbejdere og andre eksperter på fuld tid, til at deltage i både anskaffelsen af EPJ modulerne og den efterfølgende pilotimplementering og forberedelse af udrulning af modulerne. Antallet af frikøbte medarbejdere må forventes at have både et varierende omfang og varighed, men strækkende sig over perioden frem til primo Efterfølgende beskrives hovedaktiviteter og rammer for de projektgrupper, som etableres og ledes af. har beskrevet formål og hovedopgaverne for de enkelte grupper. Når grupperne er etableret er det de enkelte gruppers opgave på baggrund af denne beskrivelse at udarbejde det egentlige kommissorium / arbejdsgrundlag for den pågældende gruppe. Opgaver som gruppen finder relevante, men hvor der er usikkerhed om hvor opgaven mest hensigtsmæssigt skal løses, doku- C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 19 af 58

20 menteres af pågældende gruppe, hvorefter endelig tilknytning til en gruppe afklares sammen med. 4.1 Projektgrupper under hovedområdet Organisation Under hovedområdet Organisation er de grupper, som fokuserer på organisatoriske forhold i bred forstand placeret. Det drejer sig eksempelvis både om egentlig udvikling og kvalitetssikring af de kliniske processer og om uddannelse, effektmåling og forberedelse af implementeringen på sygehusene ORGANISATIONSUDVIKLINGSGRUPPE Organisatorisk er projektledelsen placeret på Odense Universitetshospital. Organisationsudviklingsgruppen har til opgave fremstille et metodegrundlag der kan anvendes til at varetage de opgaver, der foreligger i forbindelse med de betragtelige ændringer, der skal ske i organisationen i forbindelse med overgangen fra anvendelse af konventionelle dokumentationsværktøjer til elektroniske. Samlet set vurderes dette til at være en af de største opgaver i forbindelse med EPJ-projektet. Metoden til arbejdsgangsanalyser skal være så generisk, at den kan anvendes som skabelon i udrulningen af elektronisk patientjournal på Odense Universitetshospital og Sygehus Fyn. Sammen med de kliniske grupper udarbejdes en overordnet beskrivelse af arbejdsprocesser om medicinering og notatskrivning. Endvidere skal gruppen udarbejde en samlet plan for, hvorledes organisationen bringes til at være parat til de forandringsprocesser, som projektet og indførelsen af den nye teknologi vil medføre. Et vist personsammenfald med deltagere i hovedsøjlerne Organisation og Klinisk funktionalitet vil være ønskeligt, da en række problemstillinger vil lappe over hinanden. Formål At gøre organisationen parat til at kunne anvende elektronisk patientjournal, der understøtter de kliniske og administrative processer. Mål Formålet opfyldes ved at: udarbejde en strategi for og kortlægning af behovet for organisationsforandring udarbejde og vedtage fælles overordnede arbejdsgangsbeskrivelser for afdelingerne udarbejde en skabelon for gennemførelse af arbejdsgangsanalyser i afdelingerne sikre at afdelingerne tilpasser de overordnede arbejdsgangsbeskrivelser til lokal anvendelse afvigelser fra de overordnede arbejdsgangsbeskrivelser dokumenteres og godkendes af EPJ-projektet C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 20 af 58

21 Succeskriterier Succeskriterierne er at kommissorium for gruppen godkendes på mødet i EPJ-styregruppen den 10. november overordnede arbejdsgangsbeskrivelser er udarbejdet senest 6. februar 2004 de overordnede arbejdsbeskrivelser er godkendt af styregruppen senest 2.april 2004 arbejdsgangsbeskrivelser på pilotafdelingerne er udarbejdet og godkendt senest 27. august 2004 arbejdsgangsbeskrivelser på de enkelte afdelinger er godkendt senest to måneder før idriftsættelse af den nye elektroniske patientjournal. Kompetencebehov og medarbejderprofiler Kompetencebehov i gruppen: Erfaring med forandringsprocesser i sundhedsvæsenet / store organisationer Erfaring med forretningsgangsanalyse. Kendskab til arbejdsgangsanalyse. Projektleder: Projektdeltagere: Deltagende afdelinger: Resursebehov <udfyldes af projektgruppen> Projektplan og milepæle <udfyldes af projektgruppen> Beslutningskompetence og beslutningsveje Indstillinger til Styregruppen sker via, som projektgruppen også refererer til UDDANNELSESGRUPPE Organisatorisk er projektledelsen af gruppen placeret hos Fyns Amt. Uddannelse af de kommende EPJ-brugere i Fyns Amt er en af nøglerne til projektets succes. Det er nødvendigt at anvende en ensartet og effektiv metode til uddannelse af brugerne, da undervisning af de kommende ca brugere er en meget ressourcekrævende del af implementeringen af den elektroniske patientjournal. C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 21 af 58

22 Det drejer sig om at tilvejebringe de nødvendige kundskaber for brugere, der skal anvende systemet på forskellig måde; løse kliniske opgaver, administrere systemet eller yde support på systemet. Det forventes, at gruppen samarbejder med evalueringsgruppen om at afprøve metoder til evaluering af den enkelte brugers kompetence. Uddannelsesgruppen skal i første omgang sørge for, at der udarbejdes uddannelsesplan og gennemføres undervisning i forhold til brugerne på de pilotafdelinger på OUH, som skal have den nye EPJ implementeret i efteråret Yderligere detaljering af mål og succeskriterier udarbejdes sammen med projektgruppen. Formål Formålet er at: den enkelte bruger skal bibringes tilstrækkelig kompetence til at kunne anvende EPJ-systemet på et niveau, der svarer til den arbejdsopgave brugeren er ansat til at løse i dagligdagen. der udarbejdes en samlet strategi for, hvordan man kan gennemføre en tilstrækkelige uddannelse for samtlige de brugere, der skal anvende EPJ-systemet. man er i stand til at imødekomme behovet for undervisning af nye medarbejdere, studerende og vikarer, som løbende tiltræder afdelingerne i Fyns Amt. Mål Formålet opfyldes ved at gruppen: fastlægger metodik og IT-pædagogiske undervisningsprincipper kortlægger uddannelsesbehovet i organisationen udarbejder differentierede uddannelsesprogrammer, i forhold til de forskellige medarbejdergrupper. etablerer den nødvendige uddannelsesmæssige infrastruktur, herunder etablering af undervisningslokaler, uddannelsesmateriale, ansættelse af undervisere og håndtering af den samlede uddannelsesplanlægning. udarbejder plan for, og sikrer gennemførelse af undervisningen. sikrer tilstedeværelse af brugerhåndbog og manualer, til anvendelse i det daglige arbejde. Succeskriterier Succeskriterierne er at: kommissorium for gruppen godkendes på mødet i EPJ-styregruppen den 10. november medarbejdere, der ikke har et fundamentalt kendskab til pc, har gennemført et grundlæggende pc-kursus senest tre måneder før EPJ implementeres i afdelingen der foreligger en godkendt undervisningsplan for pilotafdelingerne på Odense Universitetshospital senest 1.august 2004 C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 22 af 58

23 100% af EPJ-brugerne har gennemført uddannelse otte dage før ibrugtagning af elektronisk patientjournal på afdelingen Kompetencebehov og medarbejderprofiler Kompetencebehov i gruppen: Solid erfaring med uddannelsesplanlægning og tilrettelægning. Evne til at kunne bevare overblik, på trods af mange parallelle aktiviteter og tidspres. Overveje samarbejde med Knowledge Lab, Syddansk Universitet vedrørende organisatorisk læring. Overveje samarbejde med uddannelsesinstitutioner, som f.eks. VUC vedrørende kurser i grundlæggende pc-kendskab. Projektleder: Projektdeltagere: Deltagende afdelinger: Resursebehov <udfyldes af projektgruppen> Projektplan og milepæle <udfyldes af projektgruppen> Beslutningskompetence og beslutningsveje Indstillinger til Styregruppen sker via, som projektgruppen også refererer til IMPLEMENTERINGSGRUPPE Organisatorisk er projektledelsen af gruppen placeret på Odense Universitetshospital. Hovedopgaven er at sikre og koordinere gennemførelse af alle implementeringsaktiviteter i forbindelse med det nye EPJ-system på afdelingerne. Gruppen skal i første omgang udarbejde en konkret plan for gennemførelse af implementering på pilotafsnittene i efteråret 2004, derefter uarbejde en skabelon, der beskriver en metode for en anbefalet og standardiseret udrulning af det nye EPJ-system på resten af Odense Universitetshospital, og senere i Sygehus Fyn. Der skal for denne gruppes vedkommende ske en væsentlig koordinering med flere af de øvrige grupper i projektorganisationen bl.a. Infrastrukturgruppen, Uddannelsesgruppen og Organisationsudviklingsgruppen. C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 23 af 58

24 Det er implementeringsgruppens opgave at udvikle og samle metoder, redskaber og konkret materiale, der kan stilles til rådighed for, og anvendes af de enkelte afdelinger under implementeringen af EPJ i Fyns Amt. Implementeringsgruppen skal sammen med de lokale EPJ-grupper i de to sygehusområder udarbejde forslag til den konkrete udrulning i de enkelte afdelinger. Formål Formålet er at udarbejde en overordnet implementeringsstrategi og implementeringsplan for elektronisk patientjournal i Fyns Amt. Mål Formålet opfyldes ved at: gruppen udarbejder en projektplan for implementering af elektronisk patientjournal i pilotafdelingerne i efteråret gruppen udarbejder en skabelon for udrulningen af elektronisk patientjournal på henholdsvis OUH og Sygehus Fyn. analyserer behovet for ekstern bistand Succeskriterier Succeskriterierne er at: kommissorium for gruppen godkendes på mødet i EPJ-styregruppen den 10. november projektplan for implementering af elektronisk patientjournal i pilotafdelingerne er godkendt 2. april skabelon for implementeringen af elektronisk patientjournal på OUH er godkendt 31. december skabelon for implementeringen af elektronisk patientjournal på SHF er godkendt 31. december Kompetencebehov og medarbejderprofiler Kompetencebehov i gruppen: Erfaring med implementering af IT-løsninger i sygehusvæsenet. Evne til at skabe overblik og koordinere mellem mange forskellige parter. Medlemmerne af gruppen skal besidde sundhedsfaglig viden og tilsammen have lokal kendskab til de to sygehusområder. Projektleder: Projektdeltagere: Deltagende afdelinger: C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 24 af 58

25 Resursebehov <udfyldes af projektgruppen> Projektplan og milepæle <udfyldes af projektgruppen> Beslutningskompetence og beslutningsveje Indstillinger til Styregruppen sker via som projektgruppen også refererer til EVALUERING OG EFFEKTMÅLINGSGRUPPE Organisatorisk er projektledelsen af gruppen placeret hos Fyns Amt. Fyns Amt har igennem de sidste fem år prioriteret evaluering og erfaringsopsamling omkring EPJ meget højt. Det er gruppens opgave at sikre en fortsat analyse, dokumentation og formidling af erfaringerne ved anvendelse af EPJ i det kliniske arbejde, og dermed bibringe Fyns Amt og andre den nødvendige læring i forbindelse med processen. Der forventes koordinering af gruppens arbejde med Organisationsudviklingsgruppen, idet udvalgte arbejdsgangsanalyser forventes anvendt i evalueringen i forhold til før og efter situationen. Formål Formålet er at: der gennemføres en objektiv og åben evaluering og effektmåling af EPJprojektet Mål Formålet opfyldes ved at: gruppen udarbejder en plan for, hvilke evalueringsaktiviteter, der skal gennemføres i de forskellige faser af projektet. gruppen udarbejder et måleprogram, som indeholder de parametre, som der skal måles på. gruppen, på baggrund af før- og eftermålinger, dokumenterer effekter af anvendelsen af elektronisk patientjournal. gruppen identificerer og fastlægger indikatorer og måleparametre i samarbejde med de kliniske brugere. gruppen vælger analysemodeller, som kan systematisere indsamlingen og analysen af data. Analysemodellerne skal kunne favne den kompleksitet, der ligger i den daglige brug af EPJ, uden at overblikket går tabt. gruppen udarbejder metoder til evaluering af, om den enkelte brugers kompetence, er på det nødvendige niveau efter gennemførte implementerings og undervisnings opgaver. C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 25 af 58

26 Succeskriterier Succeskriterierne er: at kommissorium for gruppen godkendes på mødet i EPJ-styregruppen den 10. november at gruppen har afklaret metodevalg, og har udarbejdet en overordnet projektplan for evalueringen inden udgangen af at måleprogram er udarbejdet, og målemetoder udvalgt, så førmålinger kan gennemføres senest 1.juni 2004 på pilotafdelingerne. at der gennemføres midtvejsmålinger senest 31.december 2004 at eftermålinger gennemføres senest 1.maj 2005 på samme pilotafdelinger. at prioriterede effektmålinger gennemføres systematisk på udvalgte afdelinger, i forhold til den egentlige udrulning. at der gennemføres implementeringsanalyse af identificerede procesfaktorer på pilotafdelingerne, samt på udvalgte afdelinger i forbindelse med den egentlige udrulning. at der er udarbejdet evalueringsrapport(er) om implementeringserfaringer og effekter ved indførelse af elektronisk patientjournal i Fyns Amt senest den 1. juni Kompetencebehov og medarbejderprofiler Kompetencebehov i gruppen: Erfaring i gennemførelse af evalueringer og effektmålinger. Erfaring med kvalitetsudvikling og udarbejdelse af indikatorer. Erfaring med dokumentation af klinisk effekt Erfaring med indsamling, analyse og redigering af evalueringsresultater. Evt. kobling til Universitetsmiljøet, evt. Ph.d. studie. Projektleder: Projektdeltagere: Deltagende afdelinger: Resursebehov <udfyldes af projektgruppen> Projektplan og milepæle <udfyldes af projektgruppen> Beslutningskompetence og beslutningsveje Indstillinger til Styregruppen sker via som projektgruppen også refererer til INFORMATIONS OG KOMMUNIKATIONSGRUPPE Organisatorisk er projektledelsen af gruppen placeret hos Fyns Amt C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 26 af 58

27 Gruppen skal koordinere og systematisere kommunikationen under gennemførelsen af EPJ-projektet i Fyns Amt, så der sikres en målrettet kommunikation til den rette modtager, på det rette tidspunkt. Den samlede plan på dette område beskrives i Informations- og kommunikationsstrategi for EPJ-projektet i Fyns Amt. Formål Formålet er at ledere og medarbejdere på de enkelte afdelinger i Fyns Amt føler sig velorienterede om EPJ-projektet at ledere og medarbejdere tilbydes nødvendig og relevant information, så de kan deltage aktivt i gennemførelsen af de planlagte aktiviteter. at politikerne og øvrige beslutningstagere er velorienterede om status på projektet at borgerne ved, hvilken betydning EPJ får for dem, under en eventuel indlæggelse. Mål Formålet opfyldes ved at: gruppen udarbejder og handler ud fra en generel Informationsplan. Informationsplanen skal sikre et overblik over informationsaktiviteterne, og mulighed for en koordinering af disse. gruppen udarbejder en detaljeret informationsplan, over samtlige kendte informationstiltag, op til hver enkelt milepæl i EPJ-projektet. holdes løbende opdateret, og indeholder relevant information for både interne og eksterne interessenter. relevante opinionsdannere/kontakter løbende underrettes om, hvorledes EPJstrategien gennemføres, herunder hvad der måtte være af både gode og mindre gode historier. der løbende skabes og udnyttes anledninger til målrettede PR-aktiviteter. Succeskriterier Succeskriterierne er at: kommissorium for gruppen godkendes på mødet i EPJ-styregruppen den 10. november 2003 Intranettet er opdateret med ny information, senest samtidig med offentliggørelse af information til eksterne medier. Der foreligger en godkendt Informations- og kommunikationsstrategi 15. september Der foreligger en detaljeret informations/handleplan for 1.fase af EPJ-projektet 15. september C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 27 af 58

28 Der er udarbejdet en informations/handleplan, som kan iværksættes op til hver ny milepæl i projektet. Planen koordineres løbende med s projektplan. mindst ved udgangen af hver måned, undersøges for om informationen er aktuel og relevant. Alle godkendte dokumenter og begivenheder kan findes på senest 2 dage efter godkendelsen. EPJ-projektet i Fyns Amt omtales i eksterne medier mindst en gang i hvert kvartal. Kompetencebehov og medarbejderprofiler Kompetencebehov i gruppen: Journalistisk, informations eller kommunikationsteoretisk baggrund. Viden om mediebilledet på Fyn indenfor såvel det amtslige som det private område. Projektleder: Projektdeltagere: Deltagende afdelinger: Informations- og kommunikationsafdelingerne i Sygehus Fyn, Odense Universitetshospital og på Amtsgården Resursebehov Der skønnes at være behov for at udpege en person, der har EPJ-projektet, som sit dedikerede ansvar, m.h.t. at varetage og koordinere informations- og kommunikationsaktiviteterne i forhold til projektet. Projektplan og milepæle <udfyldes af projektgruppen> Beslutningskompetence og beslutningsveje Indstillinger til Styregruppen sker via som projektgruppen også refererer til BEGREBS- OG TERMINOLOGIGRUPPE Organisatorisk er projektledelsen af gruppen placeret på Odense Universitetshospital. Gruppen skal sikre, at det i det kommende EPJ-system bliver muligt at foretage en effektiv og sikker håndtering af begreber, kodesamlinger og klassifikationssystemer, der vedrører der kliniske område. Begrebs- og terminologiområdet er meget komplekst, og gruppens arbejde er derfor afgrænset til at definere det minimum, der er nødvendigt for at kunne arbejde kvalificeret med de EPJ-moduler, der skal anskaffes. C:\Documents and Settings\henl\Skrivebord\ v doc Side 28 af 58