januar 2000 VEJLEDNING om gennemførelse af større byggesager Københavns Kommune. Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

Transkript

1 januar 2000 VEJLEDNING om gennemførelse af større byggesager Københavns Kommune. Uddannelses og Ungdomsforvaltningen.

2 Indledning Det er glædeligt, at vi i disse år kan gennemføre en omfattende udbygning af skoler og fritidsinstitu tioner i København. Der er planlagt mange spændende byggearbejder og projekter, og vi kan allerede nu begynde at se nogle af de færdige resultater rundt om i byen, og sammen med brugerne glæde os over, at en ofte lang og måske besværlig proces nu er kronet med et forhåbentlig godt resultat. Gennemførelse af store byggeopgaver involverer mange parter: bygherre, rådgivere, myndigheder, brugere, entreprenører og håndværkere samt omgivelser. Én ting er nybyggeri, noget andet er ombygning og udvidelse af eksisterende skoler og fritidsinstitutioner, hvor der i tilrettelæggelsen af byggeprocessen må tages væsentlige hensyn til at skole og institution skal kunne fungere videre under acceptable vilkår under byggeriet samtidig med at det må erkendes at arbejdet og hverdagen ikke kan undgå at blive påvirket, når ens skole/institution er under ombygning/ udbygning. På baggrund af vore erfaringer med gennemførelse af byggeri af skoler og fritidsinstitutioner har vi revideret den hidtidige vejledning om gennemførelse af større byggesager. Der er i vejledningen lagt øget vægt på at beskrive de forskellige aktørers rolle herunder i særlig grad at beskrive byggeudvalgets indsats og funktion samt inddragelsen af sikkerhedsgruppe/sikkerhedsorganisation. Det er hensigten med vejledningen at fremme samarbejdet mellem forvaltning og brugere, og det er på den baggrund mit håb at vejledningen vil blive flittigt brugt. Vejledningen alene gør det imidlertid ikke byggeri er som nævnt ovenfor en kompliceret proces med mange aktører der kan derfor også være god grund til at opfordre alle til at gå åbent og positivt ind i den spændende men også krævende proces der forestår. Januar 2000 Peter Rasmussen 2

3 Projekteringsledelse Projektorganisationen til gennemførelse af større byggeprojekter for Uddannelses og Ungdomsforvaltningen (U&U forvaltningen) fremgår af organisationsdiagrammet på denne side. Projektorganisationen er fordelt på tre aktører: ygherre er Uddannelses og Ungdomsforvaltningen, brugere er skole og fritidshjem/fritidsordninger benævnt under et institutionen, og rådgivere er arkitekt og ingeniørfirmaer. Der redegøres ikke detaljeret for rådgiverfirmaernes organisation. Det forudsættes, at projektering m.m. normalt udføres af en totalrådgiver med en projekteringsledelse, som er bygherrens primære kontakt. U & U forvaltningens hovedaktører er projektledelsen (v/projektlederen) og byggeudvalget. Rollerne beskrives efterfølgende. Organisationsdiagram DET POLITISKE NIVEAU orgerrepræsentation Økonomiudvalg U&Uudvalg RÅDGIVER YGHERRE U&UFORVALTNINGEN ledelse sekretariat pædagogiske konsulenter fra folkeskoleafd./f og K området sikkerhedsudvalg ygnings og planlægningsområdet/ projektledelse SKOLE skolebestyrelse elevråd ledelse pædagogisk råd sikkerhedsgruppe Projekteringsledelse RUGER arkitekt arkitekt ingeniør ingeniør bygning landskab statik VVS og el RUGER yggeudvalg FRITIDSINSTITUTION forældrebestyrelse ledelse medarbejderrepræsentant sikkerhedsgruppe U&Uforvaltningen Teknikere 3

4 Plangrundlag Som udgangspunkt for enhver byggesag udarbejder U & U forvaltningen et plangrundlag, der beskriver målene for den ønskede udbygning i form af antal spor, antal klasser, specialklasser, behov for udbygning af fritidsordning, placering af evt. specialfunktioner osv. Planlægningsafdelingen i ygnings og Planlægningsområdet er ansvarlig for udarbejdelsen af plangrundlaget. Plangrundlaget koordineres med de aktuelle områder i Forvaltningen (Folkeskoleområdet, Fritidshjem og Klubområdet osv). Projektledelse Til hver enkelt byggesag etablerer U & Uforvaltningen en projektledelse med en projektansvarlig kontaktperson ( projektleder). Projektlederen er ansat i ygning og Planlægningsområdet, Anlægsafdelingen. ygning og Planlægningsområdet kan evt. vælge at lade enkelte af projektlederens funktioner udføre af et eksternt rådgiverfirma. Projektlederen er ansvarlig for projektets kvalitet og for at projektets økonomiske og tidsmæssige ramme overholdes, samt for at de fornødne myndighedsgodkendelser indhentes. Projektlederen er endvidere ansvarlig for at brugerne i projektforløbet inddrages i fornødent omfang. Det er projektlederens opgave at orientere institutionens byggeudvalg om alle væsentlige forhold ved projektet. Projektlederen kan inddrage pædagogiske konsulenter, tandlæger, ungdomsskoler og andre interessenter i relevante dele af projektet. yggeudvalget Ved et større byggeprojekt nedsættes et byggeudvalg med repræsentanter fra brugerne bestående min. af: Institutionsleder/ledere, en repræsentant fra skolebestyrelse/forældrebestyrelse samt sikkerhedsrepræsentant/repræsentanter. yggeudvalget kan yderligere have repræsentanter fra elevråd, lærere og pædagoger. For at sikre en hurtig og smidig sagsgang anbefales det, at byggeudvalget antalmæssigt ikke bliver for stort. yggeudvalgets opgave er, at repræsentere skolens og fritidsinstitutionens synspunkter over for projektledelsen og at sikre brugernes medindflydelse på det konkrete projekt. Det er derfor vigtigt at repræ 4

5 sentanterne i byggeudvalget får den fornødne kompetence til at repræsentere skolens/fritidsinstitutio nens synspunkter i byggeudvalget, samtidig med at repræsentanterne påtager sig et ansvar for at holde skole og fritidshjem orienterede om arbejdet i byggeudvalget. Tandlæger, ungdomsskole og andre berørte parter skal i fornødent omfang indrages i arbejdet af projektlederen. Sikkerhedsorganisationen Når der er tale om byggeri af ny institution skal sikkerhedsorganisationen d.v.s. sikkerhedsudvalget medvirke til, at de gældende sikkerhedsmæssige bestemmelser overholdes. Ved om og tilbygninger medvirker de lokale sikkerhedsgrupper til, at de sikkerhedsmæssige bestemmelser overholdes. Det er projektlederens ansvar, at sikkerhedsgruppen inddrages i forbindelse med godkendelse af projektforslaget. Tilsvarende er det projektlederens ansvar, at inddrage sikkerhedsudvalget i forbindelse med godkendelse af projektforslaget for så vidt angår byggeri af nye institutioner. yggesagens forløb En byggesag har forskellige faser, hvor hovedfaserne er: Programmering, projektforslag, projektering og udførelse. En større byggesag kan opdeles i endnu flere faser, som det fremgår af nedenstående aktivitetsdiagram. Faserne har hver deres karakteristiske styringsmål og aktiviteter. De forskellige faser i en byggesag er mere deltaljeret beskrevet i bilaget bag i vejledningen. rugernes medindflydelse i byggesagen via byggeudvalget sker primært i programmerings og projektforslagsfasen, Projektlederen har ansvaret for, at byggeudvalget er inddraget. Det er i denne fase brugerne har mulighed for at øve indflydelse på projektet. Det er derfor vigtigt, at brugerrepræsentanterne aktivt inddrages og deltager i program og projektforslagsfasen. 5

6 I projekterings og realiseringsfasen holdes byggeudvalget alene orienteret i forhold til det aftalte grundlag og inddrages normalt kun, såfremt der opstår problemer i forhold til det aftalte. Aktivitetsdiagrammet beskriver faser og parternes rolle i forløbet. Aktivitetsdiagram Faser Forvaltning Projektledelse yggeudvalg plangrundlag /G = beslutningskompetence helhedsplan/ programlægning /G M M = medindflydelse handleplan valg af rådgiver M G = orientering ved fasens afslutning, godkendelse projektforslag hovedprojekt G M U U = orientering ved fasens afslutning, udtalelsesmulighed licitation G = ingen aktivitet udførelse U aflevering U 1 og 5 års syn U Plangrundlag / Introduktionsmøde Som udgangspunkt for udarbejdelsen af en helhedsplan for udvidelse af en institution udarbejder U & U forvaltningen ved Planlægningsafdelingen et plangrundlag, der beskriver rammerne/målene for den ønskede udbygning. Plangrundlaget, der koordineres med Folkeskoleområdet og Fritidshjems og Klubområdet tager afsæt i de eksisterende forhold (lokalekapacitet, geografi, struktur, kultur, dækning, søgning, indskrivning osv.), beskriver på baggrund af en forventet fremtidig udvikling kravene til kapacitet (antal spor, antal klasser), antal fritidshjemspladser, modtageklasser, specialklasser, andre specialfunktioner m.m. Arbejdet med udbygningen starter med afholdelse af et introduktionsmøde med skolebestyrelse/ forældrebestyrelse og de respektive ledere, hvor plangrundlaget gennemgås og drøftes, og hvor der træffes aftaler om nedsættelse af byggeudvalg m.v. Relevant materiale for det videre arbejde i byggeudvalget herunder plangrundlag, nærværende vejledning m.v. vil blive udleveret inden mødet. Folkeskoleområdet, Fritidshjem og Klubområdet eller andre relevante områder i Forvaltningen deltager også i mødet. 6

7 Helhedsplan Hovedaktiviteten består i udarbejdelse af en helhedsplan for den aktuelle institution. Helhedsplanen vurderer de aktuelle bygningsmæssige forhold og beskriver mulighederne for at opfylde de kapacitetsmæssige og pædagogiske mål i forhold til nutidige og fremtidige behov. I forhold til den videre proces fungerer helhedsplanen som byggeprogram. Helhedsplanen tager afsæt i det udmeldte plangrundlag og danner en ramme for, hvordan funktionerne skal fordeles på nyt og eksisterende areal. Helhedsplanen er grundlaget for de efterfølgende faser i byggeriet. Helhedsplanens anlægsudgift beregnes. Formål at fastlægge nuværende og fremtidige behov i overensstemmelse med gældende udbygningsplaner for institutionen, at opstille en plan for en overordnet lokalisering af institutionens funktioner og bygningsmæssige fornyelse. For at sikre brugerne medindflydelse nedsættes et byggeudvalg. yggeudvalget består af en projektleder fra Anlægsafdelingen (ansvarlig), en af Anlægsafdelingen ansat rådgiver samt brugerrepræsentantet. yggeudvalget funktionsperiode er i princippet fra starten af programfasen (udarbejdelse af Helhedsplan) til afleveringen af byggeriet. yggeudvalgets væsentligste indflydelse og indsats sker dog i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan og projektforslag, hvorimod udvalgets inddragelse i de efterfølgende faser primært er af orienterende karakter, med mindre det af f.eks. økonomiske eller tekniske grunde er nødvendigt med væsentlige ændringer i det aftalte projekt. Rådgiveren fungere som sekretær for byggeudvalget og er ansvarlig for den bygningsfaglige del af arbejdet. Den færdige helhedsplan forelægges skolebestyrelsen/forældrebestyrelsen til udtalelse. Udtalelsen skal foreligge skriftligt. Det påhviler institutionslederen i fornødent omfang, at involvere institutionens øvrige organer. Handleplan / Rammebevilling På baggrund af de udarbejdede helhedsplaner udarbejder Uddannelses og Ungdomsforvaltningen 7

8 en handleplan, der godkendes af orgerrepræsentationen efter behandling i Uddannelses og Ungdomsudvalget og økonomiudvalg. Planen danner grundlag for den videre udbygning på skoleog fritidshjemsområdet. Formål på baggrund af befolkningsprognosen at beregne forventet elevtilgang og forventet antal børn i fritidsordning, at få fastlagt den langsigtede økonomiske ramme for udbygningen af skolerne i handleplanen. Det er alene U & U forvaltningens ansvar at udarbejde de årlige handleplaner og forelægge dem for udvalg og orgerrepræsentation. rugerne medvirker ikke i denne fase, men orienteres, når et forslag til handleplan foreligger, og når en beslutning er truffet i orgerrepræsentationen. Valg af rådgiver U & U forvaltningen vælger rådgiver (arkitekt og ingeniør). Udgør udgifterne til arkitekt og ingeniør mere end 1.5 mio. kr., skal der gennemføres et TYDudbud (TYD= EU s Tjeneste YdelsesDirektiv), dvs. at der ikke kan vælges rådgiver/arkitekt uden at opgaven har været udbudt i (EU)licitation. U & U forvaltningen kan har dog mulighed for at undgå EUlicitation på rådgivning ved at lade arbejdet udføre af teknikere ansat i Københavns Kommune. Aktiviteten er af ren teknisk karakter. rugerne medvirker ikke i denne fase. Hvis det er nødvendigt at præcisere og uddybe den udarbejdede helhedsplan for at tilvejebringe et klart konkurrencegrundlag til TYD udbudet, vil byggeudvalget blive inddraget. Kapitalbevilling På baggrund af de godkendte handleplaner og det årlige anlægsbudget udarbejder U & U forvaltningen (Anlægsafdelingen) forslag til kapitalbevilling til U & U udvalget og orgerrepræsentationen med henblik på gennemførelse/videreførelse af de nødvendige projekterings og anlægsarbejder, som følger af handleplanen og de deri indeholdte helhedsplaner m.m. 8

9 Godkendelsen af de årlige handleplaner m.m. fastlægger den langsigtede økonomiske ramme for udbygningen, men det er først med godkendelse af kapitalbevillingerne for de enkelte handleplaner og projekter, at der bevilges penge til projekteringen/udbygningen af den enkelte institution. rugernes medindflydelse Det er forvaltningens ansvar, at udarbejde de nødvendige kapitalbevillinger. rugerne medvirker ikke i denne fase. I det omfang der f.eks. på grund af begrænsninger i anlægsbudgettet er behov for at ændre i foreliggende planer herunder at udskyde/ændre planlagte anlægsarbejder inddrages brugerne ved byggeudvalget. Projektforslag Udarbejdelse af projektforslag, hvori der skal tages stilling til alle forhold, der har betydning for byggeriets funktion og kvalitet, såsom planudformning, konstruktions og materialevalg. Formål at udarbejde projektforslag, at gennemføre den første projektgranskning (d.v.s. sammenholde byggeprogram og projektforslag), at opstille det styrende budget, at opstille alternativer til den oprindelige helhedsplan såfremt økonomiske, tekniske eller evt. andre forhold nødvendiggør dette. rugernes sikres indflydelse gennem arbejdet i byggeudvalget. En væsentlig del af brugerindflydelsen er placeret i projektforslagsfasen, fordi det er her, at alle de for projektet principielle beslutninger afklares. Projektet kan i denne fase ændres, uden at støde imod de bindinger, der præger arbejdet i den efterfølgende hovedprojektfase. Rådgiveren udarbejder projektforslaget med løbende orientering af projektleder og byggeudvalg. yggeudvalget kan inddrage brugerne vedr. specielle forhold, f.eks. kan faglærerne inddrages i forbindelse med indretning af faglokaler. På samme måde kan der indhentes kommentarer til projektforslaget fra de pædagogiske konsulenter og andre sagkyndige. yggeudvalget skal afgive sin udtalelse til det færdige projektforslag i skriftlig form. Udtalelsen sker via referat af byggeudvalgsmødet, der godkendes på det efterfølgende møde i byggeudvalget. 9

10 Hovedprojekt Udarbejdelse af et forprojekt og et hovedprojekt, hvori projektets detaljer fastlægges, og et udbud forberedes. Hovedprojektet skal være i overensstemmelse med det mere generelle projektforslag. Formål at udarbejde et forprojekt, der skal anvendes til indhentning af de nødvendige myndighedsgodkendelser, og især byggetilladelse, at udarbejde et hovedprojekt, der kan bruges som arbejdsforskrift for entreprenørerne, at gennemføre den anden projektgranskning. Fasen består i at omforme projektforslaget til et entydigt projekt som entreprenørerne kan give tilbud på. rugerne inddrages ikke direkte i denne fase. Hvis det under projektfasen er nødvendigt at foretage væsentlige ændringer i projektet, inddrages byggeudvalget af projektlederen. Derudover kan der være behov for, at inddrage institutionens leder og praktiske medarbejder samt sikkerhedsrepræsentanten, med henblik på drøftelse af byggepladsens placering og indretning, transport af byggematerialer, parkeringsforhold m.v. Institutionen skal oplyse om evt. særlige forhold som afgangsprøver, featureuger, projektopgaver m.v., der kan påvirke tilrettelæggelsen af byggeriet. Licitation I denne fase gennemføres teknisk/administrative aktiviteter i forbindelse med udbud, herunder tilbudsgivning fra entreprenørerne, analyse af tilbud, forhandling af evt. forbehold, beregning og vedståelse af mængder og kontraktforhandling. rugerne medvirker ikke i licitationsprocessen. Medfører licitationsresultatet, at der må foretages betydende ændringer i projektet, inddrages byggeudvalget. 10

11 Udførelse Selve byggeriet gennemføres i denne fase. Formål at gennemføre et byggeri i overensstemmelse med hovedprojektet, hvad angår kvalitet, tid og økonomi. Ved afslutning af projekteringen og inden licitationen afholdes et møde i byggeudvalget om den kommende udførelsesfase. Projektlederen indkalder til mødet. Inden udbud af byggeriet Formålet med mødet er bl.a. at informere brugerne om deres og projektlederens/rådgiverens rolle i forhold til byggeprocessen. Desuden skal brugerne informeres om tidsplanen, byggepladsens indretning og de regler, som gælder i forhold til adgangen til byggepladsen, samt om de gener, der evt. kan opstå under byggeprocessen. rugernes kommentarer til tidsplanen m.v. indhentes med henblik på, at evt. ændringer i forhold til tidsplan, byggepladsindretning, udførelsesmetoder m.v. kan afklares inden licitationen og indarbejdes i udbudsmaterialet. Inden igangsætning og under byggeriet Efter aftale med byggeudvalget indkalder projektlederen med passende mellemrum til byggeudvalgsmøder, hvor projektlederen/rådgiveren orienterer om byggeriet forløb m.m. Erfaringen viser endvidere, at det af hensyn til den praktiske afvikling af byggeriet, kan være hensigtsmæssigt at institutionen udpeger en kontaktperson (f.eks. skolebetjenten), der af rådgiver/byggeleder kan indgå i en løsning af de praktiske problemer, der er forbundet med gennemførelse af en byggesag. Kontaktpersonen må sikre kontakt og information til ledelse/øvrige medarbejdere. Endelig aftales, hvordan samarbejdet med brugerne organiseres i udførelsesfasen. ygherren (U&UForvaltningen) repræsenteret ved projektlederen har det formelle ansvar for koordinering (inddragelse af sikkerhedsgrupper) af sikkerheds og sundhedsarbejdet under i byggeriet. I praksis overlades en væsentlig del af dette ansvar til rådgiveren og dennes leder på byggepladsen. 11

12 yggemøder Som led i styringen af byggeriet afholdes byggemøder med deltagelse af rådgiver og entreprenører. yggemøderne er et juridisk forum for gennemførelsen af kontrakten mellem entreprenørerne og bygherrens repræsentant (rådgiveren). Institutionen deltager ikke i byggemøderne. Hvis der under byggeperioden sker ændringer i projekt eller tidsplan, der får væsentlig betydning for brugerne, inddrages byggeudvalget. Aflevering Der gennemføres en afleveringsforretning, hvor entreprenøren overdrager det færdige arbejde til bygherren. ygherren overtager dermed det juridiske ansvar for bygningen. Opfølgning af evt. mangelliste forestås af projektlederen. Formål at gennemgå det færdigmeldte arbejde og udarbejde evt. mangellister, at afholde afleveringsforretning i henhold til gældende regler. yggeudvalget kan, hvis de ønsker det, deltage i forberedelsen af afleveringsforretningen. 1 års og 5 års eftersyn Afholdelse af 1 års og 5 års eftersyn. Formål at sikre at arbejder og leverancer har de aftalte kvalitetskrav. Institutionens tekniske personale kontaktes forud for 1 og 5 års eftersyn for at afdække eventuelle fejl og mangler. Protokol fra evt. systematiske bygningssyn inddrages ved forberedelse af eftersynene. 12

13 ilag FASER DELTAGERE Plangrundlag U&Us planlægningsafdeling Helhedsplan yggeudvalget De pædagogiske konsulenter U&Us Projektleder Projektforslag yggeudvalget De pædagogiske konsulenter U&Us Projektleder Hovedprojekt U&Us Projektleder Udbud Kontrahering U&Us Projektleder Entreprenørerne yggeri U&Us Projektleder (Kontaktperson for brugerne i almindeligt praktisk samarbejde omkring projektgennemførelsen) Entreprenørerne Før aflevering rugernes repræsentanter U&Us Projektleder Entreprenørerne Aflevering Entreprenørerne 1 års gennemgang (for fejl og mangler) rugernes repræsentanter U&Us Projektleder Entreprenørerne 13

14 Ordforklaring Plangrundlag Et plangrundlag er den første overordnede analyse af grundlaget og målet for en udbygning. Plangrundlaget beskriver målet for udbygningen i form af antal spor, specialfunktioner, antal pladser mm. Helhedsplan En helhedsplan beskriver overordnet i tekst og principskitser byggeopgavens forudsætninger, krav og ønsker, samt forslag til byggeriets omfang, funktion, kvalitet samt oplysninger om opgavens økonomiske forudsætninger Helhedsplanen udgør som byggeprogram grundlaget for udarbejdelse af projektforslag og hovedprojekt. Handleplan En handleplan er et oplæg til politisk beslutning, og er en overordnet sammenfatning incl. en økonomisk ramme for de helhedsplaner, der foreslås igangsat. yggeprogram Et byggeprogram er det første sammenhængende sæt af rammebeslutninger og forudsætninger for en byggeopgave realistisk og byggesagkyndigt formuleret. yggeprogrammet er rådgivernes (arkitekt og ingeniør) arbejdsforskrift og skal sikre overensstemmelse mellem bygherrens intentioner og det færdige hus. Et byggeprogram er identisk med en helhedsplan. Projektforslag Et projektforslag er et skitseprojekt, hvor opgavens æstetiske, funktionelle, tekniske og økonomiske detaljer er angivet i et sådant omfang, at bygherren på dette grundlag kan træffe beslutning om, hvorvidt projektet skal gennemføres som foreslået, eller om det skal ændres eller opgives. Der skal således i projektforslaget være taget stilling til alle betydende spørgsmål vedrørende byggeriets ydre fremtræden, planudformning, konstruktions og materialevalg samt andre forhold, der er afgørende for byggeriets funktion og kvalitet herunder tidsplan og etapedeling. Hovedprojekt Et hovedprojekt er et detailprojekt, hvor opgaven er entydigt fastlagt og med en sådan detaljeringsgrad, at projektmaterialet kan danne grundlag for endelig myndighedsgodkendelse samt for indhentning af tilbud og for entrepriseaftaler, samt for efterfølgende udførelse af byggeriet yggemøde Et byggemøde er et styrings og koordineringsmøde, der afholdes jævnligt under byggeriet mellem rådgiverne og entreprenørerne. Mødet ledes og refereres af en byggeleder fra et af rådgivningsfirmaerne, og derudover deltager arkitekter og ingeniører, der udfører det fornødne tilsyn med arbejdets kvalitet. 14

15 Kolofon Udgivet af U&Uforvaltningen, januar 2000 Redaktion: ygnings og Planlægningsområdet, Anlægsafdelingen i samarbejde med Folkeskoleområdet, Fritidshjem og Klubområdet samt arkitekt maa Jørgen KreinerMøller. Layout: NOVA 5 arkitekter a/s Tryk: Rounborgs Grafiske Hus, Holstebro

16 Københavns Kommune Uddannelses og Ungdomsforvaltningen