Microsoft Dynamics C5 Version 2012

Transkript

1 Microsoft Dynamics C5 Version 2012 Projekt Copyright 2011 Microsoft. C5 er et varemærke, der tilhører Microsoft. Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere. Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form uden forudgående tilladelse fra Microsoft. Indholdet i dette dokument kan ændres uden varsel. Der tages forbehold for tryk- og stavefejl. Microsoft Development Center Copenhagen, Frydenlunds Allé 6, DK-2950 Vedbæk, Danmark Tlf.: ,

2 Indholdsfortegnelse Indledning Projektstyring... 6 Hvorfor benytte projektstyring?... 6 Begrebet projektstyring... 6 Fordele ved anvendelse af projektmodulet... 6 Bogføringsprincipper i forbindelse med projekter... 8 Aktivering og driftsføring Arbejdsprocessen i forbindelse med et projekt Opsætning af projektmodulet Overvejelser inden projektmodulet tages i brug Grupper Arter Sumarter Sammenhæng mellem omkostninger, arter og sumarter Parametre Huskeliste Opgaver Integration mellem Finans og Projekt Integration mellem Finans og Projekt? Parametre vedr. integration mellem Finans og Projekt Opsætning af integration mellem Finans og Projekt Huskeliste Opgaver Projektstart Projektkartoteket Oprettelse af projekter Projektlinjer Tilbudsgivning Budgettering / forkalkulation Huskeliste Opgaver Bogføring af omkostninger på projekter Indkøb direkte til et projekt

3 Omkostninger på projekter via kassekladder Tidsforbrug og materialeforbrug via projektkladder Er omkostningerne registreret på projektet? Huskeliste Opgaver Udskrifter i Projektmodulet Saldooversigt Projektkort / Arbejdskort Igangværende arbejde Igangværende specifikation Huskeliste Opgaver Driftsføring og andre periodiske funktioner Driftsføring af projekt Ændre status på projekt Kopiér linjer Prisopdatering Kopier projektposter Nedlæg projekter Huskeliste Opgaver Fakturering fra projektmodulet Projektlinjer Kopiering af projektposter til projektlinjer Fakturering Acontofakturering Slutfakturering Huskeliste Opgaver Masseopdatering og masseudskrifter Masseudskrifter Masseopdatering Fordele ved masseopdatering og masseudskrifter Huskeliste Opgaver

4 10. Appendix Integration mellem Projekt og Løn Integration fra Projekt til Løn Integration fra Løn til Projekt Appendix Genvejstaster Værktøjslinjen Generelle genvejstaster Navigation i C Vedligeholdelse af stamdata Søgning og filtrering af poster Øvrige genvejstaster

5 Indledning Velkommen til kurset Microsoft Dynamics C5 Projekt. Kurset er berammet til 1 dag. Kursusmaterialet er udarbejdet til version Målgruppe Kurset henvender sig til medarbejdere, der beskæftiger sig med projektstyring og registrering af projektbilag. Forudsætninger Der forudsættes et generelt kendskab til PC samt deltagelse i kurserne Finans, Lager, Debitor og Kreditor eller tilsvarende viden. Det er vigtigt, at deltagerne har en god forståelse for brugen af C5, idet Projektmodulet kan integreres med de øvrige moduler. Erfaring med projektstyring er en fordel. Formål At deltagere opnår et grundlæggende kendskab til projektmodulet i C5. Deltagere skal: Forstå i hvilke sammenhænge Projektmodulet med fordel kan anvendes Kunne oprette projekter Kunne bogføre omkostninger og fakturaer på projekter Kende til den løbende styring af igangsatte projekter Kende til sammenhængen mellem Projektmodulet og de øvrige moduler Kende til den nødvendige opsætning af konteringsreglerne, der styrer bogføringen af bl.a. projektomkostninger Kende til mulighederne for masseopdatering Kende til nogle af udskriftsmulighederne i Projektmodulet. Beskrivelse af materialet Materialet er opbygget i uafhængige lektioner, der hver behandler et emne eller en funktion i C5. Det skal pointeres, at materialet ikke er beregnet til selvstudium, men som supplement til instruktørens gennemgang og til at genopfriske funktionerne efter endt kursus. Til hver lektion findes en huskeliste, der giver et hurtigt overblik over fremgangsmåden og de taster, der bruges til at udføre funktionen. Lektionens opgaver er baseret på de arbejdsrutiner, der normalt forestås i virksomheden. Opgaveløsning er en vigtig del af indlæringsprocessen og da nogle af opgaverne er en fortsættelse af opgaver fra tidligere lektioner, kan det anbefales at løse opgaverne successivt. Alle opgaver knytter sig til den datafil (demoregnskabet), der undervises i. 5

6 1. Projektstyring Formål Formålet med denne lektion er, at give en generel introduktion til begreber og principper m.m. i forbindelse med projektstyring. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Hvorfor benytte projektstyring? Fakturerings- og produktionsprincipper Hvorfor benytte projektstyring? Den typiske problemstilling, for anvendelsen af projektmodulet i Microsoft Dynamics C5, vil være at virksomheden mangler overblik over, hvor meget der tjenes på de enkelte projekter. Man vil gerne vide, hvilke projekter man tjener mest på, om det i det hele taget kan betale sig at fortsætte med bestemte projekter, osv. Projektmodulet giver mulighed for at få et økonomisk overblik over projekter både enkeltvis og samlet. Begrebet projektstyring Projektstyring er processen, hvor igennem de specifikke omkostninger registreres pr. arbejdsopgave og sammenlignes med den forventede indtægt. Denne proces kan begynde ved firmaets første tilbud til kunden og fortsættes gennem hele projektets forløb. Dette giver mulighed for at styre arbejdsindsatsen, for derigennem at tjene mest muligt på hvert enkelt projekt. Dette giver, i sidste ende, et mere nøjagtigt og tydeligt billede af firmaets effektivitet. Problemet i et almindeligt bogholderi, med debitor/kreditor- og lagerstyring er, at der mangler nogle funktioner, der kan fortælle virksomhedens ledere, hvor i forløbet der kan optimeres. Man mangler oplysninger om, hvor meget firmaet tjener på de enkelte sager/projekter. For at dette kan lade sig gøre, skal man kunne isolere de specifikke omkostninger pr. projekt og sammenligne disse med indtægten. Ofte har man en fornemmelse for, hvilke projekter man tjener mest på. Men uden værktøjet til at identificere omkostninger og indtægter på projektet, har man intet bevis på, at det vitterligt forholder sig, som man tror. Fordele ved anvendelse af projektmodulet Projektmodulet i C5 giver mulighed for at registrere omkostninger, tidsforbrug samt indkøb til bestemte projekter. Det er også muligt at foretage al fakturering vedrørende projektet fra Projektmodulet, og dermed få et nøjagtigt billede over indtjeningen pr. projekt. Nedenstående figur illustrerer sammenhængen mellem projektmodulet samt de øvrige moduler i C5. 6

7 Projektkladder Indtastning af tidsforbrug samt forbrug af egne varer i forbindelse med projekter Faktura Faktura på baggrund af registrerede omkostninger på projektet eller manuelt indtastede fakturalinjer Projektmodulet i C5 Kassekladde Registrering af f.eks. rejseomkostninger vedr. et projekt Indkøb til projekt Indkøb af varer direkte til bestemte projekter. Projektmodulet er struktureret således, at alle transaktioner foretaget i C5, f.eks. via en kassekladde eller under registrering af købsfaktura i Indkøbs- eller Kreditormodulet, kan opsamles til forskellige projekter. Hver gang en postering indtastes, angives projektets nummer og art. Der er felter beregnet til dette i de relevante dialogbokse, Kassekladder, Indkøbslinjer og Projektkladder. Disse omkostninger bliver samlet pr. projekt og kan, såfremt der arbejdes med integration til Finans, på et passende tidspunkt driftsføres i firmaets regnskab. Det er også muligt at vælge direkte driftsføring. Læs mere om driftsføring i de følgende lektioner. Hvis der faktureres fra projektmodulet, kan der pr. projekt ses hvor meget der er faktureret. Der er endvidere mulighed for: At føre budgetter pr. projekt Aconto fakturering At udskrive detaljerede tilbud Opdeling i hovedprojekter og underprojekter 7

8 Bogføringsprincipper i forbindelse med projekter For projekter, der løber over flere regnskabsperioder, kan der være behov for at bogføre omkostninger og indtægter i et andet regnskabsår, end der hvor de i virkeligheden er realiseret. Det skyldes, at det væsentligste krav der stilles til årsregnskabet er, at det giver et retvisende billede. Eksempel Forestil dig et firma med en årlig omsætning på 40 mio. kr. fordelt på 5 årlige projekter á 8 mio. kr. De variable omkostninger, forbundet med hvert enkelt projekt er 5 mio. kr. I øvrigt har firmaet faste årlige omkostninger på 10 mio. kr. I år 1 har man gennemført alle projekterne på nær det sidste, hvor man har realiseret 80 % af omkostningerne. Eftersom man ikke er helt færdige, har man ikke kunnet fakturere projektet. I år 2 er der 5 projekter fuldført og faktureret inden regnskabsårets afslutning. Hvis man, som i de fleste virksomheder, bogfører omkostningerne løbende og bogfører indtægterne når der faktureres, vil man få en resultatopgørelse som vist nedenfor (forenklet): Resultatopgørelse År 1 År 2 Omsætning Variable omk Faste omk Overskud Det vil sige, at virksomheden er gået fra et underskud på 2 mio. kr. i år 1, til et overskud på 12 mio. kr. i år 2. Det siger sig selv, at dette ikke giver et retvisende billede af, hvad der reelt sker i virksomheden. Faktureringsprincippet En af de to bogføringsmetoder man kan anvende i forbindelse med bogføring af projekter kaldes Faktureringsprincippet. Hvis virksomheden arbejder med projekter af længere varighed, vil der ofte være behov for at bogføre omkostningerne anderledes. Hvis omkostningerne løbende belaster driften, vil det give et skævt billede af indtjeningen, indtil projektet faktureres. Der vil over en periode blive registreret omkostninger på projektet herunder varekøb. Disse omkostninger vil det ikke være hensigtsmæssigt at driftsføre (udgiftsføre) med det samme, men i stedet på faktureringstidspunktet (= faktureringsprincippet). Ved dette princip forstås med andre ord, at man driftsfører projektomkostningerne i samme periode som indtægterne. Det vil sige, at man indtil projektet bliver faktureret, bogfører omkostningerne som en slags varelager. I praksis opretter man en eller flere konti i balancen, f.eks. kaldet Igangværende projekter, hvor omkostningerne bogføres. Dette kaldes aktivering af omkostningerne. Når projektet faktureres skal omkostningerne flyttes fra Balancen til Resultatopgørelsen. Dette kaldes Driftsføring af omkostningerne. 8

9 Eksempel Hvis virksomheden nævnt i det foregående eksempel anvender faktureringsprincippet, vil resultatopgørelsen se sådan ud: Resultatopgørelse År 1 År 2 Omsætning Variable omk Faste omk Overskud Dette giver et lidt bedre billede af, hvad der reelt foregår i virksomheden. Blandt andet mht. overskuddet. Men regnskabet viser stadigvæk en stigning på 50 % i omsætningen, som måske ikke er helt rigtig. Metoden (faktureringsprincippet) er således ikke så anvendelig, når det eller de projekt(er), hvor omkostningerne aktiveres, udgør en væsentlig del af omsætningen. Metoden er nok alligevel den mest anvendte, og det skyldes sikkert, at de fleste virksomheder ikke har projekter, der udgør så stor en andel af den samlede omsætning. Produktionsprincippet Strækker projektet sig over flere år, kan det være nødvendigt løbende at bogføre den forventede omsætning i forhold til, hvor langt man er nået med projektet (= færdiggørelsesgraden). Når man driftsfører omkostninger og bogfører forventet omsætning ud fra en færdiggørelsesgrad, anvender man produktionsprincippet. Det er ikke nødvendigvis de realiserede omkostninger i forhold til de budgetterede, der afgør, hvor færdigt projektet er. Ofte vil der være mange omkostninger ved projektstart. Derfor er omkostningerne ikke nødvendigvis en målestok for, hvor langt man er nået med projektet. Der vil i praksis være tale om en objektiv vurdering af, hvor færdigt projektet er. Eksempel Hvis virksomheden nævnt i de to foregående eksempler i stedet anvender produktionsprincippet, samt at projektet var 80 % færdig ved udgangen af år 1, vil resultatopgørelsen se sådan ud: Resultatopgørelse År 1 År 2 Omsætning Variable omk Faste omk Overskud Her giver produktionsprincippet det mest retvisende billede i de 3 eksempler. Vær dog opmærksom på, at man her går på kompromis med de almindelige forsigtighedsprincipper omkring bogføring. Når man udformer virksomhedens årsregnskab, er det altid det retvisende billede, der har 1. prioritet, hvorfor det i disse eksempler vil være bedst at anvende produktionsprincippet. 9

10 Aktivering og driftsføring Aktivering Når ikke projektomkostningerne udgiftsføres i driften med det samme i forbindelse med at omkostningerne registreres på projektet, aktiveres disse i stedet. At aktivere en omkostning betyder blot at omkostningen bogføres på en konto under aktiverne i balancen (ofte kaldet igangværende arbejde), i stedet for på en omkostningskonto i driften. Denne aktiv konto er reelt en slags lagerbeholdning for projekter. I nogle tilfælde vil man måske vælge at have flere konti til dette formål, så man kan skelne mellem de aktiverede omkostninger - f.eks. materialer, lønomkostninger m.m. C5 kan hjælpe med at styre aktivering og driftsføring af omkostningerne. Du registrerer løbende omkostninger på et givet projekt, og på et hvilket som helst tidspunkt kan du driftsføre en andel af projektet. Denne andel kan være fra 0 til 100 %. Der kan være omkostninger, der løbende bliver driftsført med en forudbestemt andel. Endvidere kan der være andre omkostninger, der reelt er 100 % driftsført via registrering i en kassekladde. Dette tages der højde for og C5 aktiverer og driftsfører omkostninger i henhold til den andel, der vælges. Fakturering vil altid blive bogført i Resultatopgørelsen. Dette er selvfølgelig ikke noget problem, hvis man anvender faktureringsprincippet. Man skal blot huske, at anvende aconto fakturering, hvis der faktureres hen over to regnskabsperioder. Anvendes Produktionsprincippet, vil der under alle omstændigheder være tale om fiktiv omsætning, der bogføres manuelt. Hvordan opsætningen og projektregistreringen foregår i praksis, gennemgås i andre lektioner i dette kursusmateriale. Driftsføring Når projektet driftsføres bliver de aktiverede omkostninger krediteret på statuskontoen under aktiverne (kontoen Igangværende arbejde ) og debiteret på en omkostningskonto i driften, som en slags vareforbrug i forbindelse med projekter. Det er muligt at anvende flere omkostningskonti, så man kan skelne mellem omkostningstyperne. C5 giver mulighed for at anvende lige så mange konti, der er behov for med henblik på den økonomiske styring. Du har endvidere mulighed for at driftsføre nogle omkostningstyper (Arter), med det samme, mens andre omkostningstyper aktiveres. Alt dette sker i forbindelse med registrering af omkostningerne på projektet. Hvor stor en andel af omkostningerne der skal driftsføres og aktiveres i forbindelse med at bogføringen af omkostningerne, bestemmes af feltet % under Projekt/Tilpasning/Arter. 10

11 Arbejdsprocessen i forbindelse med et projekt Et projekt er normalt defineret ved, at det er en opgave, der er klart defineret med hensyn til omfang og tid. Ser vi meget overordnet på et projekt, består arbejdsprocessen af tre faser: Opstart Opret projekt Lav tilbud Lav forkalkulation/ budgettering Drift Registrering af omkostninger Aconto fakturering Afslutning Slutfakturering Efterkalkulation/ opfølgning Spærring af projekt Et projekt kan selvfølgelig stoppes, inden det går i driftsfasen, hvis man skønner, at der ikke er nok dækningsbidrag på det, eller hvis kunden ikke vil acceptere prisen. Der kan også være situationer, hvor der ikke er en naturlig afslutning på et projekt. Det kunne eksempelvis være en løbende servicekontrakt. I den situation vil drifts- og afslutningsfasen smelte sammen. 11

12 2. Opsætning af projektmodulet Formål Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et kendskab til opsætningen af projektmodulet. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Oprettelse af projektgrupper, arter og sumarter Sammenhængen mellem arter og sumarter Udvalgte projektparametre Overvejelser inden projektmodulet tages i brug Inden projektmodulet kan tages i brug er det nødvendigt at tage stilling til, og definere en række ting i C5. Virksomheden skal gøre op med sig selv: Hvordan de vil have målt og registreret omkostninger i forbindelse med et projekt Hvilken detaljeringsgrad der ønskes. Til dette formål, skal der i forbindelse med ibrugtagningen af Projektmodulet defineres en eller flere projektgrupper, der opdeler projekterne efter f.eks. type. Der skal endvidere defineres et antal arter. Arterne dækker over typer af omkostninger, der registreres på projekterne. Endelig skal der oprettes et antal sumarter, der anvendes til gruppering af arterne, for at give et hurtigere overblik. Sumarterne anvendes til f.eks. budgettering og opfølgning på omkostningerne. Disse begreber uddybes nedenfor. 12

13 Grupper Et projekt kan ikke oprettes uden at være tilknyttet en projektgruppe. Denne projektgruppe kan bruges rent statistisk, til at trække forskellige oplysninger om denne gruppe af projekter. Endvidere kan gruppen bruges til at styre den bogføringsmæssige integration mellem Projektmodulet og Finansmodulet. Dette emne gennemgås i en anden lektion. Oprettelse af projektgrupper Projektgrupper oprettes under Projekt/Tilpasning/Grupper ved f.eks. at taste F2. Eksempler på opdeling af projekter ved hjælp af projektgrupper Eksempler på projektgrupper ses i nedenstående figur. Mulighederne er uendelige. Det afgørende er, hvad virksomheden ønsker af oplysninger og eventuelt hvordan bogføringen skal ske. Projektgrupper opdelt efter kundetyper Skoler Sygehuse Daginstitutioner Virksomheder Private Projektgrupper opdelt efter arbejdstype Store projekter Små projekter Totalentrepriser Reklamationer Projektgrupper opdelt efter placering Fyn Jylland Sjælland Sverige Arter Alle omkostninger på et projekt bliver registreret og eventuelt driftsført ud fra hvilken omkostningsart der påføres posteringen. Posteringen bliver således påført en ekstra dimension i form af projektarter. Dette giver blandt andet mulighed for en øget detaljeringsgrad på projekterne og eventuelt i bogføringen. Mulighederne er ubegrænsede, idet det er virksomhedens krav til oplysningerne, der er afgørende. I hovedtræk er der tre forskellige typer af arter: Omkostningsarter Fakturaarter Aconto arter. Det er ikke hensigtsmæssigt, at blande arterne. En fakturaart bør således aldrig anføres på en omkostningspostering. Læs mere om disse typer af arter nedenfor. 13

14 Oprettelse af arter Arter oprettes under Projekt/Tilpasning/Arter ved f.eks. at taste F2. Finder du hen ad vejen ud af, at du har for få arter, kan du oprette flere. Hvis f.eks. 90 % af dine omkostninger registreres på den samme art f.eks. materialer, så kunne det være en hjælp af oprette nye arter, der opsplitter denne art, så du får et bedre overblik over dine omkostninger. F.eks. Materialetype 1, Materialetype2 osv. NB! Der SKAL oprettes arter, eftersom det ikke er muligt at bogføre projektposteringer, medmindre disse er tilknyttet en art. Fremgangsmåde ved oprettelse af arter Når der skal oprettes arter, gøres dette i følgende rækkefølge: Opret først en fakturaart der refererer til sig selv i Fakturaart-feltet Opret andre projektarter, der refererer til faktura-arten i Fakturaart-feltet Opret evt. en eller flere aconto arter der refererer til faktura-arten i Fakturaart-feltet, og hvor feltet Acontoart markeres. Omkostningsarter Når du registrerer omkostninger på et projekt, er det væsentligt, at du får delt omkostningerne op på en hensigtsmæssig måde. Endvidere er det væsentligt, at bogføringen sker i henhold til virksomhedens behov. I feltet Tillæg kan der indtastes et tillæg pr. art f.eks. 50 (%). Ved bogføring af en omkostning med den aktuelle art fra eksempelvis en kassekladde til et givent projekt, vil dette tillæg blive lagt oveni det indtastede beløb. Eksempel på omkostningsarter En virksomhed sælger møbler til forskellige institutioner og virksomheder. Det er ofte nødvendigt at deltage på salgsmesser, hvorfor de ønsker at registrere disse omkostninger på et specifikt projekt. Omkostningerne inkluderer både forskellige rejseomkostninger, men også opsætning af stand samt timeforbrug. Denne type virksomhed kunne have behov for nedenstående omkostningsarter, og disse arter skal oprettes inden projektet tages i brug. Taxi Fortæring Materialer Messetimer Hotel Messeleje Opsætningstimer Transporttimer Kundeforplejning Eksempel på brugen af tillæg Hvis man f.eks. indtaster 50 (%) som tillæg på arten Speciel indkøbte varer, og efterfølgende registrerer for kr. specielt indkøbte materialer til et projekt via en kassekladde, så vil der blive bogført for 1000 kr. omkostninger på projektet. Men hvis beløbet viderefaktureres til kunden på projektet, vil C5 foreslå at denne omkostning viderefaktureres til kr. 14

15 Tilknytning af omkostningsarter til varenumre For at gøre arbejdet med at indtaste projektposteringer nemmere, kan der tilknyttes en art til hvert varenummer i Lagerkartoteket, således at man ikke manuelt skal udfylde arten på projektposteringer med disse varenumre. Dette gøres i feltet Art på fanen Opsætning i Lagerkartoteket. Fakturaarter Til hver art skal Fakturaart-feltet udfyldes med en art, der for eksempel kan kaldes Faktureret. Formålet med denne art er, at summere det fakturerede på projektet. Dette giver mulighed for et hurtigt overblik over posteringer på projektet fordelt på omkostninger og indtægter. Når du fakturerer projektet vil fakturalinjen i så fald kunne ses på posteringsoversigten til projektet. Posteringen vil f.eks. have arten Faktureret, og i Benyttet art-feltet vil den art, som blev anvendt ved registrering af omkostningen blive vist. Samtidig vil du i feltet Post type under projektposteringerne kunne se om den enkelte linje, er en omkostningslinje, en fakturalinje eller en aconto fakturalinje. På den måde kan du altid se forskel på omkostningslinjerne og fakturalinjerne i posteringsoversigten. Den art du vil anvende som Fakturaart, skal oprettes først, og i forbindelse med oprettelsen af denne udfylder du Fakturaart-feltet med navnet på denne art, således at fakturaarten henviser til sig selv. F.eks. Art = Faktureret og Fakturaart = Faktureret Ved oprettelsen af øvrige arter henvises til arten Faktureret i Fakturaart-feltet. Aconto arter Du kan endvidere oprette én eller flere arter til aconto fakturering, såfremt du vil anvende aconto fakturering. For arter der skal kunne aconto faktureres, skal Acontoart-feltet markeres, men aconto arterne benytter også en faktureringsart i feltet Fakturaart. Eksempel på aconto art 15

16 Sumarter Sumarter er en form for overbygningen på artsbegrebet. En sumart defineres som summen af en række arter jævnfør nedenstående eksempel. Sumarter bruges primært til budgettering og til statistik. Alle omkostningsarter kan og bør tilknyttes en sumart. Endvidere bør en art kun indgå i én sumart, da omkostningen ellers vil figurere dobbelt på Budget-fanen i projektkartoteket. Eksempel på sumarter og tilhørende arter Sumarter Rejseomkostninger Art Hotel Fly Fortæring Diverse rejseomkostninger Konsulenttimer Administrationstimer Arbejdstimer Konsulenttimer Administrationstimer Montage- og Produktionstimer Diverse arbejdstimer Faktureret Faktureret Aconto faktureret Fanen Budget På fanen Budget i Projektkartoteket vises forbruget på projektet summeret pr. art og sumart. Det vil sige, at du på dette faneblad i projektkartoteket kan få et hurtigt overblik over omkostningerne på projektet holdt op imod budgettet. Det er derfor vigtigt, at arterne og sumarterne afspejler de omkostningstyper, man ønsker at kunne foretage budgettering samt for- og efterkalkulation på. Dette faneblad behandles yderligere i lektionen Projektstart. 16

17 Styring af antal på arter og sumarter På nogle typer af omkostninger, kan det være nødvendigt, også at kunne styre antal og ikke bare beløb. Eksempelvis er det ikke uvæsentligt, om det er en svend eller en lærling, der har udført et stykke arbejde, idet svendetimer er dyrere end lærlingetimerne. I så fald bør der oprettes en art til henholdsvis svendetimer og lærlingetimer. Disse to arter kan dog sagtens knyttes til samme sumart, der f.eks. kunne hedde timer. Såfremt der er flere forskellige slags timer, kan man f.eks. overveje, at oprette yderligere arter og sumarter til styring af disse. Dette kunne f.eks. være relevant, hvis man også fakturerer administrationstimer. Antallet registreret på arterne og sumarterne, kan også bruges til efterkalkulation dvs. når man gennemgår hvor mange timer, der er brugt på projektet. Dette antal kan nemlig danne grundlag for næste tilbudsgivning på lignende projekter. 17

18 Sammenhæng mellem omkostninger, arter og sumarter Nedenfor kan du se en oversigt over sammenhængen mellem omkostninger, arter og sumarter. Omkostning Art Sumart Hotelregning Hotel Rejseomkostninger Taxi Fortæring Købsfaktura Stole Materialer Borde Timeforbrug Konsulenttime Konsulenttimer Timeforbrug Produktion Arbejdstimer Timeforbrug Montage Parametre I dette afsnit beskrives et udvalg af projektparametrene. De parametre der benyttes til at styre integrationen mellem Projekt og Finansmodulet, beskrives nærmere i næste lektion. For en nærmere beskrivelse af parametrene henvises til hjælpen i C5. Projektparametre Parameter Valg Betydning Start fase Negativ disponibel daglig Nedlæg komplet leveret linje Stamdata fra leveringsadresse Ja/nej Ja/nej Ja/nej I denne parameter vælges det, hvilke fase der skal være angivet i feltet Fase i Projektkartoteket, når nye projekter oprettes. Her vælges, om den disponible beholdning på varerne må blive negativ ved indtastning af varetræk via projektkladderne. Når man udskriver følgeseddel ved levering af varer eller registrerer faktura, bliver disse oplysninger gemt i Projektarkivet under Projekt/Kartotek/Projektarkiv. Dette betyder, at man altid kan hente en gammel faktura frem og evt. genudskrive denne. Hvis fakturakonto og leveringskonto har forskellige samhandelsbetingelser (stamdata), måske vedrørende betalingsbetingelser og leveringsmåde. Hvilke stamdata skal så benyttes? 18

19 Parameter Valg Betydning Gem Projekttilbud Gem Projektbekræftelse Gem proformafak. Ja/nej Vælges der ja til at gemme ovenstående formularer, vil disse være gemt i Debitorkartoteket under Journal, samt i Projektarkivet, og det vil være muligt at genudskrive disse formularer. NB! Følgesedler og fakturaer vil altid blive gemt. Fakturaparametre Parameter Valg Betydning Automatisk fakturanummer Samme bilag faktura/kreditnota Sæt bilagsnummer = fakturanummer Negativ lagerbeholdning Ja/nej Ja/nej Der er en række parametre vedrørende fakturanumre. Der skal tages stilling til, om man ønsker automatiske fakturanumre ud fra bilagsserien Faktura defineret under Finans/Tilpasning/ Bilagsserier. Herefter skal man vælge, om man ønsker samme bilagsnummerserie for fakturaer og kreditnotaer. Endeligt skal det vælges, om fakturaer skal bogføres i Finansmodulet med samme bilagsnummer som fakturanummer. Hvis man svarer nej til denne parameter, bruges bilagsserien 'FakturaFinans' under Finans/Tilpasning/Bilagsserier. Skal det være muligt, at fakturere et større antal end der er disponibelt på lager. Prøver man at fakturere et højere antal end der er på lager, vil dette antal automatisk blive reduceret til det disponible antal ved fakturering, hvis der er svaret nej hertil. 19

20 Huskeliste Funktion Fremgangsmetode Tast Opret grupper Vælg Projekt/Tilpasning/Grupper Opret ny gruppe ved at indtaste gruppe samt gruppenavn Afslut med F2 Opret art Vælg Projekt/Tilpasning/Arter Opret ny art ved at indtaste art og tekst (beskrivelse af arten) Afslut med F2 Opret Sumart Vælg Projekt/Tilpasning/Sumarter Opret ny sumart ved at indtaste sumart og tekst (beskrivelse af sumarten) Hop til nederste del af skærmbilledet Tilknyt arter til den markerede sumart F2 SHIFT+F8 ALT+H / ENTER Opsætning af projektparametre Vælg Projekt/Tilpasning/Parametre og tag stilling til de enkelte parametre. NB! Benyt evt. F1 for at åbne hjælpen i C5, og læse yderligere om de enkelte parametre. 20

21 Opgaver I nedenstående opgaver skal der ikke opsættes finanskontering, men blot angives de oplysninger der står i opgaverne. Opgave 1: Oprettelse af projektgrupper Virksomheden sælger primært møbler til diskoteker, bolighuse, hospitaler og skoler med flere. Projekterne i virksomheden ønskes grupperet ud fra hvilke typer kunder projekterne er til. Dog ønskes en speciel gruppe til gruppering af messeprojekter uanset kundetyper, da ledelsen pt. har specielt fokus på disse projekter. Endvidere skal der oprettes en projektgruppe, der kan benyttes til interne projekter. Opret derfor nedenstående projektgrupper: Gruppe Hospital Messe Intern Gruppenavn Hospitalsprojekter Messeprojekter Interne projekter Opgave 2: Oprettelse af arter Virksomheden er begyndt at gøre brug af ydelser fra underleverandører, og ønsker at kunne adskille disse omkostninger fra øvrige omkostninger på projekterne. Avancen på omkostningerne fra underleverandøren er på 15 %. Samtidig ønsker virksomheden at få oprettet en generel aconto art, der kan benyttes til aconto fakturering, uanset om der er tale om aconto fakturering af materialer eller timer. Medarbejderne skal registrere alt deres tid på projekter, og derfor også deres sygefravær. Til styring af dette fravær, skal der oprettes en speciel art. Opret derfor følgende arter: Art Tekst Fakturaart Aconto art Tillæg Underlev15 Underleverandør Faktureret Nej 15 AC_Fak Aconto faktureret Faktureret Ja Sygdom Sygdom Sygdom Nej Opgave 3: Oprettelse af sumarter Virksomheden ønsker at få oprettet en sumart til gruppering af den nye art vedr. underleverandører med 15 % avance. Denne sumart forventes også benyttet til eventuelle fremtidige arter vedrørende omkostninger fra underleverandører med andre avanceprocenter. Opret derfor følgende sumart: Sumart Tekst Tilknyttede arter Underlev Underleverandør Underlev15 21