Projektbeskrivelse: "Risikostyring"

Transkript

1 Projektbeskrivelse: "Risikostyring"

2 , Rådhuset 8000 Århus C Indholdsfortegnelse 2

3 INDHOLDSFORTEGNELSE BAGGRUND ÅRHUS KOMMUNES RISIKOSTYRINGSPOLITIK FORSIKRING ELLER SIKRING KONSEKVENSER AF EN SKADE FORMÅL RISIKOSTYRINGSPOLITIKKENS FORMÅL PROJEKTETS FORMÅL AFGRÆNSNING RESULTATKRAV MÅL KRAV TIL PROJEKTSTYRING KRITERIER FOR PROJEKTAFSLUTNING FORUDSÆTNINGER FORUDSÆTNINGER FOR OPFYLDELSE AF FORMÅL TIDSMÆSSIGE FORUDSÆTNINGER HISTORISKE FORUDSÆTNINGER SAMMENHÆNG TIL ØVRIGE PROJEKTER RESSOURCER TIDS- OG AKTIVITETSPLAN HOVEDAKTIVITETER INDFØRELSE AF ET SAMLET SKADESREGISTRERINGSSYSTEM ØGE MEDARBEJDERNES OPMÆRKSOMHED OMKRING FOREBYGGELSE NEDBRINGELSE AF ANTALLET AF INDBRUD SÆRLIGT RETTET MOD PC ER OG ANDET ELEKTRONISK UDSTYR FOREBYGGELSE AF BRANDSKADER NEDBRINGELSE AF HÆRVÆRK OG TYVERI NEDBRINGELSE AF ANTALLET AF AUTOSKADER FOREBYGGELSE AF VANDSKADER HOVEDTIDSPLAN RESSOURCER OG ØKONOMI RESSOURCER PROJEKTLEDER/RISIKOSTYRINGSKOORDINATOR SIKRINGSPROJEKTGRUPPEN OG AD HOC ARBEJDSGRUPPER

4 6.2. ØKONOMI ORGANISERING OG BEMANDING ORGANISATIONSMODEL BEMANDING KOMMUNIKATIONSSTRATEGI MIDLER MEDIA INTERESSENTER

5 Kapitel 1 1. Baggrund 1.1. Århus Kommunes risikostyringspolitik Århus Byråd vedtog den en Risikostyringspolitik (bygnings- og tingsskade) for Århus Kommune. Projektet, beskrevet i denne projektbeskrivelse, er et 4-årigt projekt med henblik på udmøntning af den vedtagne risikostyringspolitik. Projektbeskrivelsen tjener som en konkretisering af formålet og opgaven med en opprioritering af sikringsindsatsen og udgør således også en vejledning for den projektgruppe (herefter kaldet sikringsprojektgruppen), der skal nedsættes til gennemførelse af projektet Forsikring eller sikring Århus Kommune er hovedsageligt selvforsikrende, hvilket betyder, at kommunen overordnet har valgt alene at forsikre sig mod de risici, som man ikke kan afværge eller sikre sig ud af, dvs. katastroferne. Kommunen har tegnet en katastrofeforsikring på bygninger og løsøre for så vidt angår brand og storm. På alle øvrige områder er det op til magistratsafdelinger at afgøre, om den enkelte forvaltning/institution skal være selvforsikrende eller afdække risiciene via en forsikring. Overordnet set kan det alene betale sig at tegne forsikring, hvis præmiens størrelse tillagt en eventuel selvrisiko er mindre end, hvad det vil koste Århus Kommune at investere i sikring af det pågældende aktiv og derved undgå eller minimere skaderne. Det skal selvfølgelig ses over en repræsentativ årrække. Da mange sikringstiltag er forholdsvis billige og enkle at gennemføre, vil det på mange områder være billigere at sikre frem for at forsikre, fordi forsikringspræmierne overstiger udgifterne til sikring. Er der fortsat et behov for forsikring vil udgifterne til sikringstiltag tilsvarende 5

6 kunne indvindes ved besparelser på forsikringspræmierne. Er det et område, hvor kommunen er selvforsikrende, vil det også ofte være billigere at foretage en sikringsinvestering frem for år efter år, at afholde udgifter til genopretning af skaderne Konsekvenser af en skade En skade betyder ofte ikke bare en økonomisk udgift, men kan i mange tilfælde også have betydning for medarbejdernes tryghedsfølelse og kommunens service over for borgerne. Følgende cases illustrerer konsekvenserne af skader, der måske kunne være undgået ved forholdsvis enkle sikringsinvesteringer: Case 1: Natten til tirsdag den 14. januar 2003 var Møllevangskolen udsat for indbrud, hærværk og efterfølgende brand, som medførte at skolens østlige fløj (netto 1150 m2) nedbrændte, med undtagelse af 2 lokaler som blev vandskadet. Fløjen omfattede i alt 12 klasselokaler og 2 fælleslokaler til både undervisnings- og skolefritidsbrug. Fløjen indeholdte skolens SFO, indskoling samt 3 af skolens amtslige specialklasser for stærkt hørehæmmede/døve børn. I alt blev ca. 200 børn undervist i fløjen, hvor halvdelen også gik i SFO. I alt har skolen godt 600 elever. Det formodes, at gerningsmændene er kommet ind i hovedbygningen via skolegården mod syd. I hovedbygningen er der foretaget omfattende hærværk i lokaler og på løse og faste inventardele. Via hovedbygningen er gerningsmændene kommet ind i østfløjen, hvor der først er foretaget omfattende hærværk, hvorefter der er påsat ild i et klasselokale. Ilden bredte sig efterfølgende til hele fløjen. Ilden blev stoppet af brandvæsenet ved en brandsektionsvæg og -dør til den resterende del af skolen, men der var også 6

7 omfattende røg- og vandskader i de reddede bygninger, som skulle udbedres. Da branden skete i løbet af natten kom ingen til skade under forløbet. Brandmyndighederne brandslukkede hele natten og efterslukkede den efterfølgende dag og de resterende bygningsdele blev afstivet. Politiet afspærrede hele skolen for at gennemføre tekniske undersøgelser og skolen var afspærret til og med onsdag den 15. januar. Politiet betragtede sagen med stor alvor, idet der havde været lignende mindre hændelser inden for den seneste tid. Alle aktiviteter på skolen den 14. januar blev aflyst og alle klasselærere kontaktede telefonisk de enkelte hjem for at orientere om situationen. Skolen lavede en nødplan, som var tilgængelig på skolens hjemmeside. Pædagogisk Psykologisk Rådgivning har efterfølgende været involveret i sagen. Onsdag den 15. januar blev der etableret pasning for SFO-børn i de omkringliggende institutioner samt Møllevangskirken. Torsdag den 16. januar blev der både etableret undervisning og SFO på skolen og i de nærliggende daginstitutioner samt Møllevangskirken. Indtil der blev etableret mere permanente undervisningslokaler, blev der arrangeret flere ekskursionsture til forskellige undervisningsmæssige interessante steder. Tirsdag den 14. januar 2003 startede arbejdet med at etablere en længerevarende genhusningsløsning og 1½ uge efter branden kunne skolen tage den første pavillonbygning i brug på skolens areal. En uge senere blev pavillonbygning nr. 2 taget i brug og skolen har nu 12 undervisningslokaler, toiletter mv. til rådighed i pavillonbygningerne til nybyggeriet er genopført. Efter branden er der taget skridt til en væsentlig større modernisering af skolen, end den oprindeligt planlagte, som var påbegyndt på 7

8 brandtidspunktet. Der er selvsagt stor opmærksomhed omkring brandsikringen af de nye bygninger på skolen. Både i form af aktiv sikring - ABA-anlæg i dele af bygningerne og passivt ved brandsektionering, celleopdeling og sikring af flugtveje mv. Endvidere vil skolens fremtidige alarmeringssystem sikre, at det ikke er muligt, at bevæge sig rundt på store dele af skolen, uden alarmen aktiveres. Case 2: Den 20. september 2004 var der indbrud i Informatikafdelingen. Tyveriet fandt sted natten til mandag - på et tidspunkt, hvor vagtoperatøren af ikke oplyste årsager havde glemt at tilkoble tyverialarmen, efter at håndværkere havde været på arbejde i bygningen i weekenden. Informatikafdelingens lokaler lå rimeligt ubeskyttede hen i en stor kontorbygning, som på det tidspunkt var under omfattende ombygning, hvorfor sårbarheden var stor. Afdelingen fik stjålet edb-udstyr for godt kr. ekskl. moms. Udstyret var ikke forsikret. Der var udelukkende tale om arbejdspladsudstyr, da det kostbare serverudstyr er sikret i et serverrum bag en kraftig ståldør. Episoden gav i dagene derefter anledning til noget nervøsitet blandt medarbejdere, der møder tidligt på arbejdspladsen - de første møder ind ved 7-tiden. Tyveriet blev naturligvis anmeldt overfor politiet. Med baggrund i den automatiske registrering af opkoblet edb-udstyr var det muligt at tilsende politiet en stykliste over stjålet udstyr, inkl. udstyrets serienumre. Informatikafdelingen var som IT-driftsleverandør til Magistratens 2. Afdeling og Borgmesterafdelingen i besiddelse af en del nyindkøbt PC-udstyr, som hurtigt blev installeret hos medarbejderne. Ved frokosttid mandag kunne medarbejderne igen ibrugtage de mest kritiske IT-systemer. Sårbarheden overfor IT-mæssig nedetid er naturligvis forstærket af, at afdelingen leverer IT-drift til mere end 800 IT-brugere. 8

9 Efterfølgende engagerede bygherren, Ejendomsforvaltningen, stressrundering fra vagtselskabet - de kom oftere på inspektion i området hen over natten - og en vægter opholdt sig i bygningen hver nat i en periode derefter. Opgaven var at forhindre, at der atter skulle indtræffe tyveri at det driftskritiske udstyr. På baggrund af hændelsen tog Informatikafdelingen initiativ til installation af røggeneratorer i de pågældende lokaler - pris kr. ekskl. moms - og arbejdspladsudstyret blev derudover fastlåst til bordene med stålwirer - pris kr. i alt for 20 stk. PC'er. Slutteligt blev afholdt et møde med det stedlige politi og Kriminalpræventivt Råd, hvor vi gennemgik risikobilledet generelt og i forhold til det konkrete bygningskompleks med henblik på at afdække yderligere foranstaltninger, som vil kunne minimere risikoen for tyveri i bygningerne. Bygningerne er normalt sikret efter den standard, der anvendes af Ejendomsforvaltningen, og der er ikke på baggrund af mødet foretaget yderligere sikring. Det overvejes at opsætte en bom ved adgangsvejen for at forhindre tyve i at medbringe varebiler, ligesom øvrige fagkontorer i bygningerne p.t. overvejer, om de skal lade deres IT-udstyr sikre vha. wirer. 9

10 Kapitel 2 2. Formål Denne projektbeskrivelse fastlægger projektets mere konkrete formål set i forhold til risikostyringspolitikken generelle formål. Der identificeres 7 hovedaktiviteter (indsatsområder) og herunder en række mere detaljerede aktiviteter. Projektbeskrivelsen indeholder en beskrivelse af baggrunden for valget af udvalgte indsatsområder til illustration af de omkostninger, der er forbundet med at have en høj risikoprofil/lavt sikringsniveau. Omkostninger, der ikke bare er økonomiske, men også skal ses i forhold til medarbejdere og borgere Risikostyringspolitikkens formål Formålet med Århus Kommunes risikostyringspolitik og dermed projektets helt overordnede formål er: At nedbringe antallet af skader og den enkelte skades størrelse, herunder at sikre kommunen mod undgåelige tab og driftsforstyrrelser som følge af skader på løsøre, bygninger, anlæg, biler, m.v. At højne medarbejdernes og ledelsens forståelse for vigtigheden af risikoforebyggelse At sikre en ensartet politik og et ensartet sikringsniveau indenfor sammenlignelige driftsområder At opnå nedsættelse af forsikringspræmierne 10

11 2.2. Projektets formål Set i forhold til gennemførelsen af nærværende projekt, er projektets overordnede mål og dermed kommissorium for sikringsprojektgruppen: 1. Nedbringelse af det samlede antal skader 2. Nedbringelse af skadesudgifterne 3. Nedbringelse af forsikringspræmierne 4. Nedbringelse af omfanget af følgeskader/gener Sikringsprojektgruppen skal derudover overveje og stille forslag til den fremtidige organisering af sikringsindsatsen, herunder muligheden for at inddrage den del af risikostyringsindsatsen, der i dag varetages af Personaleafdelingen i Borgmesterens Afdeling, i en samlet risikostyringsprofil. Projektet skal dels skabe den nødvendige basis for målopfyldelsen i form af et skadesregistreringssystem dels søge målopfyldelse på de udvalgte indsatsområder. Projektet skal derudover udgøre et læringsprojekt for deltagerne og for den fremtidige sikringsindsats i Århus Kommune 2.3. Afgrænsning Begrebet risikostyring omfatter normalt også den del af sikringsindsatsen, der relaterer sig til medarbejdernes arbejdsmiljø, forebyggelse af arbejdsskader, sygefravær og lignende. Denne del varetages i dag af Personaleafdelingen (Borgmesterens Afdeling). Den af Århus Kommune vedtagne risikostyringspolitik omfatter alene bygnings- og tingsskade, men de konkrete sikringstiltag vil kunne have en afledt virkning på den personalemæssige del af risikostyringen. Sikringsprojektgruppen skal dog som et led i sit kommissorium afdække, om sikringsindsatsen efter projektets afslutning mest hensigtsmæssigt skal 11

12 organiseres i en enhed omfattende både sikring af bygninger og løsøre og sikring i forhold til medarbejdere. 12

13 Kapitel 3 3. Resultatkrav 3.1. Mål Projektets mål eller delprodukter er: Indførelsen af et fælles skadesregistreringssystem Registrering af alle skader på bygninger og løsøre, det være sig brand, tyveri, hærværk, autoskader, vandskader osv., herunder de direkte skadesudgifter og følgeomkostninger Bearbejdning af de udvalgte indsatsområder, og forslag til konkrete sikringstiltag hvor dette vurderes hensigtsmæssigt Måling af skadesomkostninger før og efter iværksættelse af sikringstiltag Opgørelse af besparelser på eventuelle forsikringspræmier Holdnings- og adfærdsændring hos medarbejdere via opmærksomhed på skadesregistrering og information om risikostyring og sikringstiltag Forslag til en fremtidig organisering af sikringsindsatsen, herunder om den personalemæssige del af sikringsindsatsen og projektdelen skal samles i en fælles organisation Forslag til, hvilke økonomiske og personalemæssige ressourcer, der bør afsættes til den fremtidige sikringsindsats 3.3. Krav til projektstyring Fremdriften og kvaliteten i sikringsprojektgruppens arbejde sikres ved: Årlig statusopgørelse til Magistratsafdelingerne indeholdende en status på sikringsprojektet, herunder en oversigt over registrerede skader og skadesudgifter 13

14 Sikringsprojektgruppen udarbejder en detailhandlings- og tidsplan for hele projektperioden, der ajourføres én gang årligt. Tiltag af tværmagistratslig økonomisk eller personalemæssig betydning forelægges Magistraten, der har beslutningskompetencen. Tiltag, der alene vedrører en magistratsafdeling, besluttes af den pågældende magistratsafdeling 3.4. Kriterier for projektafslutning Projektafslutningen sker på grundlag af en evalueringsrapport indeholdende: En gennemgang og analyse af de opnåede resultater forstået som opnået sikringsniveau, holdnings- og adfærdsændring hos medarbejdere, nedbringelse af skadesomkostninger og eventuelle besparelser på forsikringspræmier Et forslag til den fremtidige organisering af sikringsindsatsen, herunder muligheden for at inddrage den del af risikostyringsindsatsen, der i dag varetages af Personaleafdelingen i Borgmesterens Afdeling, i en samlet risikostyringsprofil. Evalueringsrapporten forelægges Magistraten, sendes til Magistratsafdelingerne til høring, og fremsendes herefter til Byrådet primo 2009, således at en eventuel ny organisering af risikostyringsindsatsen kan iværksættes i umiddelbar forlængelse af projektets ophør. 14

15 Kapitel 4 4. Forudsætninger 4.1. Forudsætninger for opfyldelse af formål De nødvendige forudsætninger for at opnå målbare resultater i forhold til projektets formål er: Forudsætning 1: Foreslåede konkrete sikringstiltag besluttes og iværksættes. Riskostyringsprojektets succes er afhængig af, at magistraten/den enkelte magistratsafdeling træffer beslutning om, at der skal investeres i sikringstiltag, der på sigt kan medvirke til at nedbringe skadesomkostningerne og/eller forsikringspræmierne. Forudsætning 2: Magistratsafdelingerne afsætter de nødvendige personalemæssige ressourcer til at løfte opgaven. Riskostyringsprojektets succes er afhængig af, at sikringsprojektgruppens deltagere går aktivt ind i sikringsarbejdet, og at Magistratsafdelingerne således afsætter den nødvendige personalemæssige ressourcer 4.2. Tidsmæssige forudsætninger Projektet er et 4-årigt projekt dækkende perioden medio juni For de personalemæssige ressourcer forbundet med gennemførelsen af projektet henvises til kapitel 6.1. Ressourcer 15

16 4.3. Historiske forudsætninger Århus Kommune har ikke tidligere haft en fælles risikostyringspolitik, men der har i de enkelte magistratsafdelinger været iværksat forskellige mere enkeltstående sikringstiltag. Projektets formål og valg af hovedaktiviteter/indsatsområder baserer sig derfor kun i mindre omfang på kommunens egne interne risikosanalyser/forsikringsoplysninger. I stedet er der indhentet erfaringer fra andre kommuner, jf. afsnit 5.1. Det tilgængelige materiale er herefter blevet sammenholdt med de erfaringer, der via den nuværende risikostyringsgruppe, har kunnet indhentes fra magistratsafdelingerne Sammenhæng til øvrige projekter Projektet har tæt sammenhæng med Århus Kommunes forsikringspolitik. Som nævnt i kapital 1.2. har Århus Kommune valgt som udgangspunkt at være selvforsikrende. I forbindelse med tegning af katastrofeforsikringen dækkende brand- og stormskader på bygninger og løsøre blev der etableret en intern forsikringsordning. Alle magistratsafdelinger bidrager til forsikringsfonden efter en nærmere fastsat fordelingsnøgle, og i tilfælde af skader over kr. udbetales erstatning fra den interne forsikringsordning. Forsikringsordningen administreres af, der ligeledes varetager skadesregistreringen for så vidt angår brand- og stormskader, vedligeholdelse af et bygnings- og løsøreregister samt kontakten til forsikringsselskabet. er derudover ansvarlig for et mindre antal øvrige fælles forsikringer. I tilfælde af udbud af forsikringer, bistår magistratsafdelinger med gennemførelsen af udbud og søger løbende at afdække muligheden for at tegne fælles forsikringer på andre områder. Endelig varetager 16

17 en generel rådgivende funktion i forhold til forsikring og erstatningssager Ressourcer Det er i den vedtagne risikostyringspolitik forudsat, at der nedsættes en tværmagistratslig sikringsprojektgruppe, bestående af 1-2 repræsentanter fra hver magistratsafdeling, kommunens beredskabschef samt kommunens forsikringsadministrator. Det forudsættes, at deltagerne i sikringsprojektgruppen har kendskab til og/eller interesse for risikostyring. For at sikre kontinuiteten i sikringsprojektgruppens arbejde, forudsættes derudover, at repræsentanterne for magistratsafdelingerne fortsætter i sikringsprojektgruppen, uanset en eventuel ændring i magistratsstrukturen. Sikringsprojektgruppen kan i givet fald suppleres med yderligere medlemmer. Sikringsprojektgruppen nedsætter ad hoc arbejdsgrupper, der skal forestå analysen af de enkelte indsatsområder. Medlemmerne af ad hoc arbejdsgrupperne udpeges efter deres kompetencer inden for det valgte indsatsområde. For de tidsmæssige ressourcer henvises til projektbeskrivelsens kapitel 6. 17

18 Kapitel 5 5. Tids- og aktivitetsplan En detaljeret liste over aktiviteterne kan ses under hvert enkelt område Hovedaktiviteter Til opfyldelse af projektets formål er udvalgt en række aktiviteter eller indsatsområder. Indsatsområderne er udvalgt efter en vurdering af, hvor der forventeligt hurtigt kan opnås besparelser på skadesudgifter og forsikringspræmierne, blandt andet baseret på indhentede erfaringer fra andre kommuner og erfaringer fra magistratsafdelingerne. På den baggrund peges på nedenstående indsatsområder, hvor der kan iværksættes sikringstiltag uden forudgående gennemførelse af en risikoanalyse baseret på en udførlig skadesstatistik: Indsatsområderne for er følgende: 1 Indførelse af et samlet skadesregistreringssystem Grundstenen i en effektiv risikostyring er koordineret indsamling og bearbejdning af data vedrørende skader, skadesårsag, følgeskader, omkostninger (økonomiske og ikke-økonomiske). 2 Øge arbejdspladsernes og dermed medarbejdernes opmærksomhed omkring forebyggelse Den enkelte medarbejder skal føle ansvar for sin arbejdsplads, og føle at det kan betale sig at tænke i sikring. 3 Nedbringelse af antallet af indbrud særligt rettet mod Pc'er og andet elektronisk udstyr 4 18 Forebyggelse af brandskader

19 5 Nedbringelse af hærværk og tyveri 6 Nedbringelse af antallet af autoskader 7 Forebyggelse af vandskader 8 Evt. andre indsatsområder udvalgt på baggrund af skadesstatistikken eller på opfordring fra magistratsafdelingerne Indsatsområderne er delvist prioriterede, idet indførelsen af et fælles skadesregistreringssytem er hele grundlaget for sikringsindsatsen. Det forventes, at blot det at medarbejderne decentralt skal indtaste enhver skade i skadesregistreringssystemet sammenholdt med en opfølgning på de indtastede data og synliggørelse af skadesstatistikken, kan medvirke til at den enkelte medarbejder vil tænke over, hvordan en lignende skade kan undgåes i fremtiden. Det vil sige, at skadesregistreringssystemet vil have holdnings- og adfærdsændring hos medarbejderne som afledt effekt. Holdnings- og adfærdspåvirkning af medarbejderne vil samtidig kunne medføre, at medarbejderne selv gennemfører mindre sikringstiltag såsom ikke at placere computere/-skærme lige ved vinduer, at gå en fyraftensrunde for at sikre vinduer og døre osv. Den afledte effekt af holdnings- og adfærdspåvirkning af medarbejderne vil således få indvirkning på de øvrige indsatsområder. Sikringsprojektgruppen vælger selv blandt de øvrige indsatsområder, der ikke er prioriterede, og indsatsens omfang på de enkelte områder bestemmes ligeledes af sikringsprojektgruppen. Baggrunden for valg af det enkelte indsatsområde er nærmere beskrevet nedenfor, herunder erfaringsgrundlag, målsætning i form af konkrete sikringstiltag samt forventede resultater. 19

20 Indførelse af et samlet skadesregistreringssystem Formål og erfaringer Som nævnt er grundstenen for enhver effektiv sikringsindsats, at der er data tilgængelig, således at man kan se, hvor skader opstår, hvorfor de opstår, hvilken type af skader, skadernes størrelse osv. I dag foretages der i Århus Kommune kun en meget begrænset koordinering af skadesanmeldelserne. Således registreres alene alle brand- og stormskader centralt. For så vidt angår alle øvrige skader er det op til den enkelte magistratsafdeling at afgøre, om der skal foretages en samlet registrering af skader i tråd med at omkostningerne ved en skade afholdes inden for magistratsafdelingernes eget budget. Skolevæsenet har valgt at indføre online skadesregistreringssystem, så den enkelte skole indberetter alle skader til et samlet register. Ved indførelsen af et fælles skadesregistreringssystem for hele kommunen vil man kunne se, om særlige områder i kommunen er plaget af en bestemt skadestype - som for eksempel indbrud - om der for eksempel er mange brandskader og årsagen til den enkelte brandskade osv. Der er således mulighed for at sætte målrettet ind med sikringsinvesteringer efter at have samlet og gennemgået alle skadesdata. Ud over at give et samlet og mere effektivt grundlag for sikringsindsatsen i Århus Kommune vil et online registreringssystem give et bedre overblik over kommunens værdier og gøre det muligt at vurdere om det vil være hensigtsmæssigt at gennemføre et fælles udbud af en bestemt forsikringstype. Ved tegning af forsikring at forventes det, at der kan opnås en billigere forsikringspræmie, da man vil kunne fremlægge en nøjagtig opgørelse af aktiver og en retvisende skadesstatistik. Tidligere har forsikringsselskaberne grundet usikkerhed omkring aktiver og skader måttet indregne en udefineret ekstra risiko ved beregning af præmien, hvilket kan have medført dyrere forsikringspræmier. 20

21 Et online registreringssystem i lighed med det system, der allerede er i drift i Skolevæsenet vil give mulighed for en samlet registrering af skader og et effektivt grundlag for sikringsindsatsen samt et overblik over de økonomiske konsekvenser af skaderne Målsætning Afdække muligheder for online skadesregistreringssystem blandt andet baseret på erfaringer fra Skolevæsenet Indførelse af et fælles online skadesregistreringssystem Afholdelse af kurser i registreringssystemet Udgive informationsmateriale/brugervejledning om det nye registreringssystem Etablere et intranet, hvor løbende sikringstiltag, analyseresultater og informationsmateriale offentliggøres med henblik på erfaringsudveksling og synliggørelse af projektets resultater Fastlæggelse af retningslinier for indrapporetering af decentrale sikringstiltag med henblik på erfaringsudveksling, og for at skabe et overblik over sikringsniveau samt sparede skadesudgifter i forhold til den afholdte udgift til sikring Årlig rapport over skadesudviklingen og tilhørende omkostninger Årlig vurdering af forsikringsforhold set i forhold til skadesudviklingen Forventet resultat Det forventes, at et samlet registreringssystem vil give et billede af Århus Kommunes risikoprofil og gøre det muligt at udpege de områder, hvor en sikringsindsats vil kunne nedbringe antallet af skader og skadesudgifternes størrelse. Skadesregistreringssystemet vil således have en afledt effekt på de øvrige indsatsområder og dermed være et sikringstiltag i sig selv. Samtidig er skadesregistreringssystemet hele grundlaget for den fremtidige sikringsindsats i Århus Kommune. 21

22 Øge medarbejdernes opmærksomhed omkring forebyggelse Præsentation og erfaringer Startskuddet for sikringsarbejdet i Københavns Kommune lød for alvor i 2001, da kommunen havde fået gennemført en konsulentundersøgelse af sikringsniveauet på 50 udvalgte institutioner i kommunen. Konsulentrapporten viste, at sikringsniveauet generelt lå under det niveau, man ifølge konsulentfirmaet burde have i Københavnsområdet. På en skala på 1 til 5, hvor 5 er udtryk for det højeste sikringsniveau, mente konsulentfirmaet, at Københavns Kommune som helhed burde have et sikringsniveau på 3,5, hvor det gennemsnitlige sikringsniveauet på de 50 udvalgte institutioner var på 2,2 dvs. under middel. Konsulentrapporten pegede på, at der kunne opnås store fordele blot gennem mere oplysning samt holdnings- og adfærdspåvirkning af medarbejderne. Selvom Århus Kommune ikke er direkte sammenlignelig med Københavns Kommune, så betragtes Århus Kommune i dag fra forsikringsselskabernes side som en storby, hvilket har stor betydning ved forsikringsselskabernes beregning af den risiko, der er forbundet med at forsikre aktiver i Århus Kommune. På den anden side er der ikke grund til at antage, at sikringsniveauet på institutionerne i Århus Kommune skulle være væsentligt bedre end i Københavns Kommune, særligt henset til at der ikke tidligere har været koordineret opmærksomhed om risikostyring og sikring i Århus Kommune. Blandt de aktiviteter, man efterfølgende har iværksat i Københavns Kommune for at øge medarbejdernes opmærksomhed omkring sikringsarbejdet er: Indstik til lønsedler, om øget fokus på brand og sikring generelt Stormøder om brand - hvordan undgår man brand 22

23 Nyhedsbrev om kommunens sikringstiltag Vejledning til udarbejdelse af en ansvarsoversigt, hvem skal handle hvordan, når der sker en skade Folder med 10 gode råd om sikring (typiske årsager til indbrud og skader) Klistermærker, der sættes på ejendele, som kommunen ønsker at passe særligt på - anvendt til forruden i hjemmeplejens biler, for at minde om at hjemmehjælperne skal tage den med ro, når de bakker ud, parkerer o.l. Lignende tiltag vil umiddelbart kunne iværksættes i Århus Kommune. Det er således ikke nødvendigt, at der iværksættes en større konsulentundersøgelse af sikringsniveauet i kommunens institutioner, for at afdække sikringspotentialet i at øge medarbejdernes opmærksomhed omkring sikring og forsikring på udvalgte områder. Det er givet, at øget opmærksomhed om, at for eksempel værdigenstande ikke placeres ved vinduer, at der gennemføres et fyraftenstjek for at tjekke døre og vinduer og slukke elektriske apparater, at affaldscontainere ikke placeres under udhæng med deraf følgende fare for bygningsbrand osv. vil kunne medvirke til at øge sikringsniveauet Målsætning Målsætningen er at øge medarbejdernes opmærksomhed omkring sikring på de øvrige indsatsområder, således at der opnås synergi i projektet, dvs. øget fokus på blandt andet sikring mod brand, indbrud, tyveri, hærværk og autoskader. Målsætningen for er følgende: Gennemførelse af 2 temadage om brandsikring, herunder hvordan er kommunen forsikret, hvordan undgåes brand Halvårligt nyhedsbrev om nye sikringstiltag Vejledning til udarbejdelse af ansvarsoversigt/beredskabsplan, opgaver og ansvarsfordeling i tilfælde af brand 23

24 Spørgeskemaundersøgelse til udvalgte institutioner indeholdende spørgsmål om institutionens sikkerhedsforanstaltninger mod tyveri og indbrud Informationsmateriale om, hvordan indbrud kan undgåes Derudover kan gennemføres informationsaktiviteter, i det omfang, der vurderes at være behov herfor Forventet resultat Målsætningen om at øge medarbejdernes opmærksomhed skulle gerne resultere i reduktion i antallet af brandskader og indbrud og dermed reducerede udgifter til skadesdækning. En reduktion i antallet af skader herunder specielt indbrud vil samtidig øge medarbejdernes tryghed på arbejdspladsen. Når medarbejderne er klar over, hvem og hvordan der skal handles i en given skadessituation qua en ansvarsoversigt eller en egentlig beredskabsplan, vil medarbejdernes utryghed i skadessituationen tilsvarende reduceres ligesom en beredskabsplan gerne skulle sikre et minimalt servicesvigt i forhold til de berørte borgere Nedbringelse af antallet af indbrud særligt rettet mod pc er og andet elektronisk udstyr Præsentation og erfaringer Af Forsikringsårsrapporten 2002 udarbejdet af Århus Kommunes tidligere forsikringsmægler Willis I/S fremgår det, at en del af kommunens institutioner har valgt at tegne en forsikring dækkende indbrud, hvilket er ensbetydende med, at Willis har kunnet registrere alle anmeldelser af skader over en eventuel selvrisiko. Af den begrænsede skadesstatistik kan man se, at de registrerede indbrud hovedsageligt har rettet sig mod tyveri af pc ere og andet elektronisk udstyr. 24

25 Det må formodes, at den begrænsede skadesstatistik udgør et repræsentativt billede på Århus Kommune som helhed, forstået på den måde at indbrud rettet mod tyveri af pc ere og lignende er et generelt problem i kommunen. Skaden ved tyveri af en pc begrænser sig ikke kun til den økonomiske skade ved at skulle anskaffe en ny og reparere efter indbruddet, der går måske 1-2 dage, inden en ny pc er oppe at køre, hvilket vil påvirke de berørte medarbejderes effektivitet. Tyveri af harddiske kan desuden medføre risiko for, at personfølsomme oplysninger kommer til andres kundskab. Endelig skal der bruges tid på anmeldelse til politi og forsikring samt bestilling af håndværkere. Kolding Kommune har også valgt at sætte fokus på sikringstiltag i relation til indbrud med tyveri af pc ere. Således er der gennemført systematisk mærkning af alt elektronisk udstyr, ligesom pc ere er blevet sikret med kabler og kassetter. På særligt udsatte områder er der blevet opsat gitre (fremstillet af kommunens eget smedeværksted). Den forebyggende indsats har ifølge Kolding Kommune bevirket, at antallet og omfanget af indbrudstyverierne er reduceret væsentligt. Der er således i 1. halvår af efter sikring af størstedelen af kommunens pc ere - alene registreret 1 tilfælde af indbrud Målsætning Målsætningen for sikringsprojektet i relation til tyveri af pc'er og andet elektronisk udstyr i forbindelse med indbrud er: At mærke alt edb udstyr med Århus Kommune Afdække mulighederne og behovet for fastgørelse af fladskærme, eksterne harddiske, brændere og andet udstyr At udarbejde retningslinier for placering og sikring af edb udstyr Udarbejdelse af informationsmateriale til medarbejderne, således at den enkelte er opmærksom på, om vedkommendes arbejdsplads er tilstrækkeligt sikret. 25