Indstilling. Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling

Transkript

1 Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 15. juni 2005 Århus Kommune Juridisk Afdeling Borgmesterens Afdeling Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv. 1. Resume Ved Byrådets beslutning af 5. november 2003 har Borgmesterens Afdeling taget initiativ til nedsættelse af en tværmagistratslig risikostyringsgruppe med henblik på udarbejdelse af en risikostyringspolitik for Århus Kommune. Det fremlagte forslag til risikostyringspolitik omfatter alene risikostyring relaterende til forebyggelse af skader på bygninger og løsøre, men med det delmål, at det skal afdækkes, om der skal udformes en samlet risikostyringspolitik, der også omfatter sikkerhed i relation til IT driften, sikring af data samt forebyggelse af arbejdsskader mv. Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer M0/2004/02122 Sagsbehandler Charlotte Lyrskov Telefon Direkte telefon Telefax E-post jur@aarhus.dk E-post direkte cl@jur.aarhus.dk Med henblik på udmøntning af risikostyringspolitikken foreslås gennemført et 4-årigt risikostyringsprojekt som skitseret i vedlagte projektbeskrivelse. Projektet har som overordnede mål, at nedbringe det samlede antal skader, skadesudgifterne og kommunens forsikringspræmier. I projektbeskrivelsen er udvalgt en række indsatsområder, herunder blandt andre nedbringelse af antallet og omfanget af skader i relation til brand, hærværk, tyveri og auto-/vandskader. Inden for disse indsatsområder foreligger der allerede et brugbart erfaringsgrundlag fra andre kommuner eller fra Århus Kommunes magistratsafdelinger, således at der umiddelbart kan iværksættes sikringstiltag. De samlede udgifter til projektet forventes at være 3,1 mio. kr. set over perioden , der foreslået finansieret af det beløb, der er hensat til dækning af skader i den interne forsikringsordning. Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv.

2 Det forventes, at udgifterne til gennemførelse af projektet og iværksættelse af konkrete sikringstiltag set over en årrække tjenes ind igen via besparelser på såvel de direkte skadesudgifterne som de indirekte skadeudgifter og på størrelsen af forsikringspræmierne i relation til brand, hærværk, tyveri, auto-/vandskader mv. 2. Tidligere beslutninger Århus Byråd vedtog på byrådsmødet den 8. november 1995 en forsikringspolitik for Århus Kommune, hvorefter Århus Kommune overvejende skal være selvforsikrende med undtagelse af katastroferisici. Århus Byråd vedtog på byrådsmødet den 11. juni 2003 en indstilling om EU-udbud af Århus Kommunes brandforsikringer, herunder At bemyndige Borgmesterens Afdeling til at indgå forsikringsaftale og i den forbindelse oprette en intern forsikringsordning. At pålægge Borgmesterens Afdeling i efteråret 2003 at fremsende indstilling om de endelige økonomiske konsekvenser af den indgåede forsikringsaftale. Byrådsindstillingen om de endelige økonomiske konsekvenser af den indgåede forsikringsaftale blev taget til efterretning af Århus Byråd den 5. november Af byrådsindstillingen fremgår, at Borgmesterens Afdeling vil tage initiativ til nedsættelse af en tværmagistratslig risikostyringsgruppe, der skal forestå det indledende arbejde med udformning af en risikostyringspolitik for Århus Kommune og identifikation og prioritering af indsatsområder. 3. Beskrivelse af indstilling I overensstemmelse med Byrådets beslutning af 5. november 2003 har Borgmesterens Afdeling taget initiativ til nedsættelse af en tværmagistratslig arbejdsgruppe. Arbejdsgruppen har i 2004 indhentet erfaringer fra andre kommuner, der allerede er i gang med risikostyring, og har på baggrund af disse erfaringer udformet udkast til risikostyringspolitik for Århus Kommune. 3.1 Risikostyring Risikostyring drejer sig om at forebygge skader såsom brandskader, stormskader, tyveri, hærværk, vandskade m.v., og om at minimere følgeomkostningerne af en opstået skade. Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv. Side 2 af 9

3 En effektiv risikostyringsindsats vil derfor reducere de risici, der er forbundet med, at Århus Kommune som udgangspunkt er selvforsikrende op til 25 mio. kr./år, og på de områder, hvor der i dag tegnes forsikringer, må det forventes, at forsikringspræmierne kan reduceres. Risikostyring er ikke blot et spørgsmål om økonomi. En skade som for eksempel brand eller tyveri kan medføre utryghed hos medarbejdere og brugere, og kan betyde serviceforringelser i forhold til borgerne, indtil skaden er genoprettet. Følgevirkningen af en skade som for eksempel en autoskade kan også være en arbejdsskade for en af kommunens medarbejdere eller en periode med sygefravær. Initiativer til begrænsning eller hindring af den direkte skade - autoskaden - kan således samtidig have som følgevirkning, at antallet af arbejdsskader og sygefraværet falder. Formålet med en risikostyringspolitik for Århus Kommune er i forslaget derfor anført som: At nedbringe antallet af skader og den enkelte skades størrelse, herunder at sikre kommunen mod undgåelige tab og driftsforstyrrelser som følge af skader på løsøre, bygninger, anlæg, biler, m.v. At opnå nedsættelse af forsikringspræmierne At højne medarbejdernes forståelse for vigtigheden af risikoforebyggelse At sikre en ensartet politik og et ensartet sikringsniveau indenfor sammenlignelige driftsområder Det vedlagte forslag til risikostyringspolitik omfatter derfor alene risikostyring relaterende til forebyggelse af skader på bygninger og løsøre, men med det delmål, at det skal afdækkes, om der skal udformes en samlet risikostyringspolitik, der også omfatter sikkerhed i relation til IT driften, sikring af data samt forebyggelse af arbejdsskader mv., herunder om det vil være hensigtsmæssigt organisatorisk at samle risikostyringsindsatsen. 3.2 Risikostyringsprojekt Med henblik på udmøntning af risikostyringspolitikken foreslås, at der i første omgang gennemføres et 4-årigt risikostyringsprojekt som skitseret i vedlagte projektbeskrivelse. Normalt vil den første fase i risikostyring være registrering af skader, hvorefter registreringen benyttes til at vurdere, hvor der med fordel Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv. Side 3 af 9

4 kan iværksættes sikringstiltag for derved at begrænse antallet eller størrelsen af skader(ne), og på hvilke områder, man med fordel kan være selvforsikrende, som følge af en lav skadesrisiko. Århus Kommune har hidtil ikke ført en central registrering af opståede skader. For at Århus Kommune kan opnå et tilstrækkeligt datagrundlag, der kan danne grundlag for en effektiv risikostyringsindsats, kræves systematisk registrering af skader og skadesårsager over en årrække. Anskaffelsen og indførelsen af et samlet skadesregistreringssystem er derfor en vigtig forudsætning. Den tværmagistratslige arbejdsgruppe har dog vurderet, at de økonomiske resultater, der kan opnås ved en effektiv risikostyringsindsats sammenholdt med de erfaringer andre kommuner har gjort sig med risikostyring, gør det hensigtsmæssigt at iværksætte risikostyringstiltag allerede nu, selvom Århus Kommune ikke har sit eget datagrundlag. Det foreslås derfor, at der iværksættes et 4-årigt projekt med følgende overordnede mål: 1. Nedbringelse af det samlede antal skader 2. Nedbringelse af skadesudgifterne 3. Nedbringelse af forsikringspræmierne Projektet skal udgøre et læringsprojekt med henblik på at skabe den nødvendige basis for at vurdere, hvorledes risikostyringsindsatsen skal organiseres og tilrettelægges efter projektperiodens udløb. I projektbeskrivelsen er udvalgt en række indsatsområder, hvor der allerede foreligger et brugbart erfaringsgrundlag fra andre kommuner eller fra Århus Kommunes magistratsafdelinger, således at der umiddelbart kan iværksættes sikringstiltag. Indsatsområderne er: 1. Indførelse af et samlet skadesregistreringssystem 2. Øge arbejdspladsernes, og dermed medarbejdernes opmærksomhed omkring sikringsarbejdet 3. Nedbringelse af antallet af indbrud særligt rettet mod Pc'er og andet elektronisk udstyr 4. Forebyggelse af brandskader Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv. Side 4 af 9

5 5. Nedbringelse af hærværk og tyveri 6. Nedbringelse af antallet af autoskader 7. Forebyggelse af vandskader 8. Evt. andre indsatsområder udpeget med baggrund i skadesstatistikken eller på opfordring fra magistratsafdelingerne Projektet foreslås igangsat umiddelbart efter Byrådets vedtagelse Projektevaluering Sikringsprojektgruppen fremsender årligt en statusopgørelse til Magistratsafdelingerne indeholdende en status på sikringsprojektet, herunder en oversigt over registrerede skader og skadesudgifter. Projektafslutningen sker på grundlag af en evalueringsrapport indeholdende en gennemgang og analyse af de opnåede resultater forstået som opnået sikringsniveau, holdnings- og adfærdsændring hos medarbejdere, nedbringelse af skadesomkostninger og eventuelle besparelser på forsikringspræmier. Derudover skal evalueringsrapporten indeholde et forslag til den fremtidige organisering af sikringsindsatsen, herunder muligheden for at inddrage den del af risikostyringsindsatsen, der i dag varetages af Personaleafdelingen i Borgmesterens Afdeling, i en samlet risikostyringsprofil. Evalueringsrapporten forelægges Magistraten, sendes til Magistratsafdelingerne til høring, og fremsendes herefter til Byrådet medio Organisering Det overordnede administrative ansvar for gennemførelsen af politikken foreslås henført til Magistraten, der således vil fungere som styregruppe med endelig beslutningskompetence på områder af tværmagistratslig økonomisk eller personalemæssig betydning som for eksempel beslutning om gennemførelse af konkrete sikringstiltag. Det praktiske administrative ansvar placeres i Borgmesterens Afdeling, Juridisk Afdeling, der fungerer som projektleder/formand for sikringsprojektgruppen Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv. Side 5 af 9

6 Der nedsættes en sikringsprojektgruppe bestående af 1-2 repræsentanter fra hver magistratsafdeling, kommunens beredskabschef, kommunens forsikringsadministrator samt projektlederen. Sikringsprojektgruppen forestår den overordnede koordinering af risikostyringsinitiativerne. Sikringsindsatsen koordineres i nødvendigt omfang med Århus Kommunes øvrige forvaltninger og afdelinger, der kan inddrages ad hoc Administration I byrådsindstillingen vedtaget den 5. november 2003 blev det besluttet, at Juridisk Afdeling skulle forestå administration af den interne forsikringsordning mv. for derved at reducere omkostningerne til forsikringsmæglerbistand, der på daværende tidspunkt udgjorde ca. 1.5 mio. kr. om året. Der blev afsat kr. årligt til denne administration og til indkøb af mæglerbistand i forbindelse med tegning af nye forsikringer. Samtidig blev det defineret som en opgave at udforme en risikostyringspolitik. Dette beløb opkræves af magistratsafdelingerne som en del af præmien til den interne forsikringsordning. Med denne indstilling lægges der op til at udmønte den foreslåede risikostyringspolitik. I det beløb, der foreslås afsat til gennemførelsen af sikringsprojektet er indeholdt et beløb til en fuldtids risikostyringskoordinator / projektleder, der ligeledes foreslås forankret i Juridisk Afdeling. Ved at samle de to funktioner opnås sammenhæng mellem vurderingen af, om der skal tegnes forsikring, eller der skal iværksættes sikringstiltag med henblik på at minimere risikoen ved at være selvforsikrende på et givet område. Den overordnede hensigt med risikostyringsprojektet er at koordinere de sikringstiltag, der allerede måtte være iværksat i de enkelte magistratsafdelinger samt at skabe et fælles grundlag for den fremtidige risikostyringsindsats, herunder et fælles datagrundlag og oplæg til fremtidig organisering. I første omgang, er risikostyringsindsatsen således af mere organisatorisk og koordinerende art, mens det på sigt måske vil være mere naturligt at forankre risikostyringsindsatsen hos Brandvæsenet. 4. Økonomiske konsekvenser Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv. Side 6 af 9

7 4.1. Udgifter Det vurderes at de samlede udgifter til risikostyringsindsatsen vil være 3,1 mio. kr. fordelt over årene Over projektperioden forventes udgifterne at fordele sig således: 2. halvår 2005 År 2006 År 2007 År halvår kr kr kr kr kr. I udgiften indgår udgiften til anskaffelsen af et skadesregistreringssystem, der er grundstenen i en effektiv risikostyring. Anskaffelsen af et skadesregistreringssystem til alle magistratsafdelinger skønnes at ville koste i alt ca kr. Derudover indgår udgiften til en projektleder. Der skal betales en årlig licensafgift på mindst kr. pr. magistratsafdeling, som er indeholdt i det budgetterede beløb. Udgifter til øvrige aktiviteter ud over konkrete sikringstiltag afholdes ligeledes indenfor det budgetterede beløb Finansiering Af byrådsindstillingen vedtaget den 5. november 2004 fremgår, at Magistratsafdelingerne, som en del af den forsikringspolitik Århus Byråd har vedtaget på bygnings- og løsøreområdet (brand- og stormskader), fra juli 2003 hvert år skal indbetale et beløb til den interne forsikringsordning til dækning af forsikringspræmier på kommunens fælles forsikringer, administration af forsikringsordningen og til dækning af årets skader. Den enkelte magistratsafdelings præmie baseres på den pågældende afdelings andel af kommunens samlede antal m 2 bygninger og andel af den samlede løsøreværdi. De årlige præmieindbetalinger til den interne forsikringsordning reguleres hvert andet år ud fra det faktiske skadesforløb fra 1996 til opgørelsestidspunktet. Det betyder, at jo færre skader, der registreres, jo mindre beløb skal indbetales til den interne forsikringsordning. P.t. indbetales årligt 4,3 mio. kr. til den interne forsikringsordning til dækning af årets brand- og stormskader udover en intern selvrisiko på kr. Overstiger årets skader det indbetalte og et eventuelt akkumuleret beløb fra tidligere år lægger kommunekassen ud for skadesudgifterne, som dog efterfølgende opkræves via højere præmie til den interne forsikringsordning. Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv. Side 7 af 9

8 For perioden 20. juli december 2004 ser ind- og udbetalinger til den interne forsikringsordning således ud: År 2003 År 2004 Indbetalt til den interne forsikringsordning i kr Udbetalt efter fradrag af intern selvrisiko på kr./skade Borgmesterens Afdeling 0 0 Magistratens 1. afd Magistratens 2. afd. 0 0 Magistratens 3. afd Magistratens 4. afd Magistratens 5. afd I alt udbetalt fra ordningen Indestående i ordningen pr. år Samlet indestående i ordningen Det indstilles, at der for projektperioden afsættes 3,1 mio. kr. af det beløb, der er hensat til dækning af skader i den interne forsikringsordning, til gennemførelsen af risikostyringsprojektet. Dette vil medføre, at der vil være en mindre opsparing i forsikringsordningen til dækning af årets skader, og dermed større risiko for, at kommunekassen vil skulle lægge ud for en del af årets skader. Det forventes, at gennemførelsen af risikostyringsprojektet vil være medvirkende til et yderligere fald i antallet og omfanget af brandskader og dermed på længere sigt et fald i præmien til den interne forsikringsordning. Det forventes også, at udgifterne til konkrete sikringstiltag set over en årrække tjenes ind igen via besparelser på såvel de direkte skadesudgifterne som de indirekte skadeudgifter og på størrelsen af forsikringspræmierne i relation til hærværk, tyveri, auto-/vandskader mv. Udover udgifterne til gennemførelse af projektet, vil magistratsafdelingerne på sigt skulle afholde udgifter til investering i de sikringstiltag, sikringsprojektgruppen foreslår, og som vedtages af Magistraten/den enkelte magistratsafdeling. Udgifterne afholdes inden for magistratsafdelingernes egne økonomiske rammer. 5. Miljømæssige konsekvenser Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv. Side 8 af 9

9 Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser. 6. Konsekvenser i forhold til mål Vedtagelsen af en risikostyringspolitik for Århus Kommune og igangsættelsen af et 4-årigt risikostyringsprojekt med henblik på udmøntning af den vedtagne politik komplimenterer Århus Byråds beslutning af 8. november 1995 om, at Århus Kommune overvejende skal være selvforsikrende med undtagelse af katastroferisici. Iværksættelse af sikringstiltag forventes at ville reducere risiciene ved at være selvforsikrende og nedbringe skadesudgifterne. 7. Beslutningspunkter Det indstilles: At 1) forslaget til Risikostyringspolitik - Bygnings- og tingsskade vedtages som risikostyringspolitik for Århus Kommune for perioden At 2) Projektbeskrivelse: Risikostyring vedtages som ramme for risikostyringsindsatsen for perioden At 3) der anvendes 3,1 mio. kr. over perioden til gennemførelse af risikostyringsprojektet. At 4) der oprettes 1 ny tidsbegrænset stilling i Juridisk Afdeling. At 5) udgifterne finansieres af den interne forsikringsordning. At 6) mindreudgifter vedrørende hærværk, tyveri, autoskader vandskader mv. må beholdes af magistratsafdelingerne inden for decentraliseringsordningen Louise Gade / Niels Vad Sørensen Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Forslag til Risikostyringspolitik for Århus Kommune (vedlagt til alle/+elektronisk) Bilag 2: Projektbeskrivelse Risikostyring (vedlagt til alle/+elektronisk) Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv. Side 9 af 9