Gør jeres arbejdsgange digitale. Få 10 gode råd til, hvordan I kan ind- Den østjyske kommune sætter turbo på ner, dialogmøde, konkurrence og den

Transkript

1 analogt magasin om digitalisering 6. udgave efteråret 2014 TEMA Agilt, jo tak men hvordan? Tre organisationer fortæller om, hvordan de med en agil tilgang har erstattet tunge kravspecifikationer med dialog og brugerinvolvering. 04 Mød os på Digitaliseringsmessen Gør jeres arbejdsgange digitale Digitale fælleskaber i Skanderborg Ditmer byder på foredrag, præsentatio- Få 10 gode råd til, hvordan I kan ind- Den østjyske kommune sætter turbo på ner, dialogmøde, konkurrence og den hente store gevinster ved at digitalisere borgernes digitale fællesskaber i lokal- største stand nogensinde. de traditionelle papirblanketter. samfundet med en ny vision. Bagside 08 10

2 02 LEDER Husk kontekst og relationer JOHAN BITSCH NIELSEN ditmer a/s For et par år siden blev jeg undervist af professor i ledelse Jan Molin fra Handelshøjskolen i København. Han mener, at der sat på spidsen kun er to ting, man skal interessere sig for, når man arbejder med organisationer: Kontekst og relationer. Det samme tror jeg, gælder for it-projekter. Kontekst, fordi den situation, man står i, altid har noget unikt i sig. Nogle gange er situationen ny og anderledes, som fx da kommunerne ved sammenlægningen i 2007 skulle lære at bruge en række nye it-systemer. Andre gange er det sværere at få øje på det anderledes. Selvom implementeringen af et dagsordensystem for os som leverandør kan synes som en gentagelse af den samme proces, reagerer alle organisationer og mennesker dog forskelligt på nye it-systemer. Relationer, fordi alle resultater i organisationer skabes i relationer mellem mennesker. Hvis relationerne fungerer, skabes der gode resultater. Hvis relationerne fungerer dårligt, skabes der dårlige resultater. Hvis man går med på Jan Molins ide, bliver det desværre påfaldende, hvor lidt begreberne kontekst og relationer fylder i dagens snak om it-projekter. Eller snarere i dagens snak om kuldsejlede it-projekter. Mange overskrifter og initiativer synes desværre mere at beskæftige sig med at undgå dårlige projekter end med, hvordan man skaber succesfulde projekter med nyttige effekter. Der oprettes it-projektråd til risikovurderinger, laves større og større kravspecifikationer, mere og mere omfattende udbudsprocesser, mere finurlige business cases, flere og flere standarder osv. Midt i alle disse abstrakte tiltag savner jeg, at flere beskæftiger sig med Jan Molins to begreber. Hvordan bliver vi klogere på den specifikke kontekst for vores projekt? Hvordan styrker vi relationerne mellem menneskerne omkring vores projekt? Vi har vel egentlig vidst det længe. Teknologirådets såkaldte Bonnerup-rapport slog allerede for 13 år siden på tromme for at øge projektets viden om organisationen (kontekst) og for et tillidsfyldt samarbejde og velfungerende netværk (relationer). Og det for mange velkendte agile manifest for softwareudvikling har siden 2000 prioriteret mennesker og interaktion højere end processer og værktøjer. Det store spørgsmål er, hvorfor man alligevel nøjes med at udvikle stadigt flere processer, værktøjer og mekanismer til at sikre, at der laves planer, og at de bliver fulgt? Er det en bevidst styret udvikling? Eller bare vanetænkning? I ditmer har vi ikke svaret. Til gengæld har vi mange engagerede kunder, hvor it-projekter ses som hjerteblod, der skal gøre hverdagen bedre for brugerne i den virkelige verden. Hvor gevinstrealisering er en selvfølge. Og hvor der er stor opmærksomhed omkring både projektkontekst og relationsopbygning. For mange af vores kunder betyder disse ting langt mere, end om der er styr på samtlige standarder, og om samtlige formkrav til projektdokumentationen er overholdt. Disse formalia skal selvfølgelig være på plads, men de er ikke omdrejningspunktet for at skabe et succesfuldt it-projekt. Du kan læse om tre af kunderne her i magasinet. Skal vi sammen prøve at skabe flere projekter, hvor opmærksomhed, tillid og relationer mellem engagerede mennesker er omdrejningspunktet? God læsning! JOHAN BITSCH NIELSEN ditmer a/s» jbn@ditmer.dk Hvem er ditmer? ditmer er et dansk digitaliseringshus, der brænder for at udvikle digitale løsninger med mennesket i centrum. Vi har 15 års erfaring med at drive agile it-projekter, der understøtter udviklingen af kommuner, regioner, statslige organisationer og private virksomheder. Målet er at få arbejdsgange og teknologi til at smelte sammen i nye former, som er smartere og mere effektive end de hidtidige. Lyder det højpandet? Så tilføjer vi gerne, at vi til daglig arbejder med alt fra strategi, business cases og projektledelse til design, udvikling, implementering, uddannelse, drift og support på kontoret i Aarhus. Læs meget mere på Kolofon Fotos: Morten Manø Jensen, Holstebro Kommune, Ballerup Kommune, istockphoto, sxc.hu Tekst: Mikkel Krogh, Johan Bitsch Nielsen Layout: Rikke Gregers ditmer a/s Søren Frichs Vej 44D DK-8230 Åbyhøj Telefon: info@ditmer.dk

3 Kort nyt 03 Nyt ESDH-system i Holstebro Vejledninger ved hånden i Aarhus SBSYS medarbejdere i Holstebro Kommune har fået et nyt BILLEDBANK Sammen med Aarhus Kommune har ditmer udviklet arbejdsredskab. Den midt- og vestjyske kommune er gået i drift med en webbaseret billedbank, der gør over 300 billedbaserede vejled- ESDH-systemet SBSYS, der er udviklet af ditmer i samarbejde med ningerne tilgængelige for sundheds- og omsorgsmedarbejderne på en brugerklub bestående af 21 kommuner og en region. Det var ikke PC, tablets og mobile enheder. Vejledningerne viser, hvordan borgere mindst brugerklubben, der var årsag til valget af SBSYS. forflyttes korrekt i forskellige situationer og er med til at sikre et godt arbejdsmiljø. I stedet for bare at købe et standardsystem ude i byen får vi med brugerklubben indflydelse på, hvordan ESDH-systemet skal videre- Tidligere var medarbejderne nødt til at logge på en computer med udvikles, og hvilke moduler der skal prioriteres at lave fremover. Det Notes for at hente en vejledning, men med den nye billedbank er bliver vores system i stedet for leverandørens system, og det giver vejledningerne lige ved hånden, uanset om medarbejderne er hos langt større ejerskab ude i organisationen, siger ESDH-ansvarlig i en borger eller ved skrivebordet. Det er en fleksibel og brugervenlig Holstebro Kommune, Brian Skibsted. løsning, siger projektleder Lise Eeg Guldvang fra Aarhus Kommune. Implementeringen er sket i tæt samarbejde med ditmer, der også har De enkelte vejledninger opbygges og opdateres af de vejledningsan- forestået konverteringen af data fra det gamle system og uddannelse svarlige ud fra en række grundillustrationer, og den nye billedbank af superbrugere og administratorer. har gjort det lettere at vedligeholde de mange vejledninger. Styr på dagsordner i Ballerup Papirløse møder i Oslo AGENDA MANAGEMENT Tidligere var produktionen af dagsordnerne EDAGSORDEN Flere end 60 danske kommuner har skiftet pa- til de op mod 200 årlige møder i kommunalbestyrelse, politiske udvalg, pirbunkerne på mødebordene ud med ipads og mødeløsningen direktion og chefgrupper i Ballerup Kommune en omstændelig proces. edagsorden. Nu er den danske løsning rullet videre mod Norge, hvor Nu har ditmers dagsordenssystem Agenda Management gjort livet let- politikerne i Oslo Kommune har valgt at skifte til edagsorden. Det tere for de seks dagsordensansvarlige i den sjællandske kommune. var blandt andet ditmers brede samarbejde med danske kommuner, der var med til at gøre udslaget for valget af edagsorden. Agenda Management har gjort dagsordensproduktionen langt mere effektiv. Systemet er intuitivt og nemt at bruge, og der er et fint flow Ditmers omfattende erfaring fra danske kommuner var udslagsgi- i processen fra dannelse af dagsordner til publicering af referater. vende for, at vi valgte edagsorden. En forventet god brugervenlighed Samtidig kan en dagsorden dannes på 10 sekunder, hvor det tidlige- var et af de vigtigste kriterier, siger Knut Bjørnar Larsen på vegne af re kunne tage 10 minutter, fordi de enkelte punkter skulle hentes ind bystyrets sekretariat. fra Word, siger projektleder Jette Brøndum fra Ballerup Kommune. Med løsningen kan de 59 medlemmer i bystyret og de otte medlemsystemet benyttes også af Region Hovedstaden, Lyngby-Taarbæk mer af byrådet læse og kommentere dagsordner, bilag og referater fra Kommune og Landsforeningen af Menighedsråd. ipad eller web. Se præsentation af Agenda Management kl. 14:00 på ditmers stand Kom til dialogmøde om edagsorden kl. 12:00 på ditmers stand

4 04 TEMA AGIL UDVIKLING Agilt, jo tak men hvordan? Stadig flere it-projekter udvikles efter en agil tilgang, hvor tunge kravspecifikationer er afløst af dialog og brugerinvolvering. Men hvordan gør man i praksis? Tre organisationer fortæller om deres erfaringer. PRAKTIKPORTAL Man skal være på dupperne HELLE DOKTOR SIMONSEN Studieadministrativ chef VIA University College Når en webportal får mere end af landets studerende som brugere, skal den sidde lige i skabet. Derfor var der ingen vej uden om en agil tilgang, da landets otte professionshøjskoler i foråret 2014 startede udviklingen af en fælles praktikportal sammen med ditmer. Der er ingen andre portaler at sammenligne med, og derfor er en agil udviklingsproces påkrævet. Vi bygger vingerne, mens vi flyver, og det er til tider hårdt og udfordrende, fordi vi hele tiden diskuterer os frem til, hvad vi vil have. Omvendt giver det også stort ejerskab til løsningen, at vi er så involverede i udviklingen, siger studieadministrativ chef Helle Doktor Simonsen fra VIA University College. Sammen med en række andre beslutningstagere fra professionshøjskolerne sidder studiechefen i projektets styregruppe, der siden starten har mødtes flere gange om måneden med ditmer omkring udviklingen. Bred involvering af brugere Som en central del af den agile tilgang var der på forhånd ingen detaljeret kravspecifikation for den færdige portal, der skal anvendes af både studerende, praktiksteder og professionshøjskoler. Derimod har meget af arbejdet hidtil haft fokus på at involvere netop de forskellige brugergrupper i udviklingen af portalen. Vi har blandt andet været på roadshows til alle professionshøjskolerne, hvor vi primært har talt med praktiklærere, administrative medarbejdere og enkelte studerende. Professionshøjskolerne er meget forskellige, og den brede involvering af baglandet har været med til at give os et klarere billede af, hvad portalen skal kunne, og hvordan den skal kunne tilpasses forskellige behov, siger Helle Doktor Simonsen. Vilje til at forstå hinanden I styregruppen er forventningerne store til portalen, der skal effektivisere skolernes håndtering af praktikophold markant, når den går i luften i Men det har også været en læringsproces for de involverede, der for de flestes vedkommende ikke har siddet med it-projekter af denne størrelse tidligere. Eksempelvis har jeg lært, hvor vigtigt det er at være på dupperne hele tiden i et sådant forløb. Når der ikke er en færdig kravspecifikation, træffer vi vigtige beslutninger til hvert møde, og det skal man være klædt på til. Det er også centralt, at styregruppen og udviklerne har stor vilje til at forstå hinanden, fordi man taler forskellige sprog, siger Helle Doktor Simonsen. Praktikportalen er en del af et program, der skal skabe fælles effektiviseringsløsninger for professionshøjskolernes administrative processer og opgaver. FAKTA OM PRAKTIKPORTAL Samler alle arbejdsgange om praktik på otte danske professionshøjskoler. Skal effektivisere håndteringen af mange tusinde årlige praktikforløb på over 60 uddannelser. Skal bruges af både studerende og medarbejdere på uddannelser og praktiksteder. Udvikles af ditmer i samarbejde med Danske Professionshøjskoler.

5 TEMA 05 REGISTRERINGSSYSTEM Kræv modspil DORTHE SØBORG SKRIVER Direktør Sammenslutningen af Lokalarkiver Da de danske lokalarkiver sammen med ditmer skulle udvikle en ny version af et registreringssystem til arkivernes mere end 2,5 millioner fotos og arkivalier, var gode råd dyre. For hvordan udvikler man et nyt system, der tilfredsstiller ønskerne fra mere end 500 lokalarkiver? Og hvordan sikrer man sig, at man når i mål til tiden, når styregruppen ikke har erfaring med så store it-projekter? Løsningen blev en agil udviklingsproces, hvor styregruppens fire medlemmer mødtes hver uge med ditmers udviklere, og hvor baglandet løbende blev taget i ed. Helt i tråd med en agil tilgang var den traditionelle rollefordeling med kunden over for leverandøren fravalgt til fordel for tanken om et fælles team, der sammen finder konsensus gennem dialog. Sammen med ditmers udviklere har vi diskuteret os frem til løsninger, som vi måske ikke ville være nået frem til ellers. Vi har lynhurtigt kunnet få aflivet idéer til funktionaliteter, hvis de ikke kunne rummes inden for budgettet. Og vi har fået masser af modspil og er blevet udfordret på vores vanetænkning, hvilket uden tvivl har øget kvaliteten af den færdige løsning, siger direktør Dorthe Søborg Skriver fra Arkibas ApS, der ejes af Sammenslutningen af Lokalarkiver. Der skal skæres igennem Gennem hele udviklingsprocessen har direktøren varetaget kommunikationen med baglandet, der også løbende har kunnet følge udviklingsarbejdet på et website oprettet til formålet. De regelmæssige møder mellem styregruppen og udviklerne har sikret en tæt dialog, men selvom processen har været præget af åbenhed og engagement, har det dog også været påkrævet med faste rammer. Netop fordi vi har diskuteret mange ting frem og tilbage, har der også været behov for, at nogen kunne skære igennem og sige, at sådan gør vi. Som projektleder har jeg haft den rolle, fordi jeg er baglandets garant for, at både økonomien og tidsplanen holder. Jeg er da også på teamets vegne stolt over, at det nye registreringssystem efter alt at dømme går i drift til august som planlagt, siger Dorthe Søborg Skriver. Forberedt til tænderne Direktøren er klar i spyttet, når det handler om at give råd til andre organisationer, der skal i gang med lignende projekter. Man skal vælge en leverandør, som vil bruge tid på at lære ens verdensbillede at kende, og som omvendt også er klar på at udfordre det. Man skal erkende, at en sådan proces kræver tid fra deltagerne, fordi man er nødt til at mødes ofte. Og så skal man være forberedt til tænderne, fordi man kommer til træffe mange vigtige beslutninger løbende, fastslår Dorthe Søborg Skriver. FAKTA OM REGISTRERINGSSYSTEM Skal gøre mere end 2,5 millioner fotos og arkivalier fra de danske lokalarkiver tilgængelige online. Udvikles af ditmer i samarbejde med Sammenslutningen af Lokalarkiver.

6 06 TEMA Agilitet TEMA ESDH-MODUL Stram planlægning påkrævet ANNA STORGAARD Faglig koordinator Horsens Kommune Stor smidighed, maksimal indflydelse og høj træfsikkerhed. Det var resultaterne, da syv kommuner i 2013 gik sammen med ditmer om at udvikle et nyt børn- og ungemodul til ESDH-systemet SBSYS ud fra en agil tilgang. Men samarbejdet stillede også krav til deltagerne. Samarbejdet har været langt mere smidigt, end jeg har oplevet det i andre it-projekter. Der har været en stor åbenhed og stor velvillighed til at forstå hinanden, og vi har hele tiden været trygge ved, at vi får den løsning, vi har ønsket os, siger faglig koordinator Anna Storgaard fra Horsens Kommune, der sammen med Faxe, Holstebro, Mariagerfjord, Tønder, Struer og Vejle kommuner har deltaget i udviklingssamarbejdet. Høj grad af dialog Modulet giver SBSYS en særlig brugergrænseflade, som gør det muligt for kommunernes sagsbehandlere bedre at håndtere sager om udsatte børn og unge og at overholde tidsfristerne inden for området. I udviklingsprocessen deltog ditmers udviklere fra starten i arbejdsgruppens møder på lige linje med kommunernes repræsentanter. Vi arbejdede tæt sammen med udviklerne lige fra den indledende prioritering af funktionaliteter til implementeringen, og det gav os en langt større indflydelse på den endelige løsning, end hvis vi blot havde afleveret en kravspecifikation og fået en løsning et halvt år senere. Samtidig gav den høje grad af dialog gennem processen alle parter en fælles forståelsesramme for projektet, siger Anna Storgaard. Planlægning påkrævet Koordinatoren lægger ikke skjul på, at en agil tilgang også stiller krav til kunde og leverandør, hvis den skal lykkedes. Blandt andet kræver de mange møder, der i udviklingsprocessen til tider fandt sted hver uge, en stram planlægning, hvis projektet skal nå i mål til tiden. Det er centralt med en stram tidsplan med fastlagte milepæle, så det bliver lettere for de mange involverede at planlægge efter det. Som kunde skal man være meget skarp på sine ønsker og behov, især hvis man som os er flere organisationer, der går sammen om et projekt. Og så skal leverandøren være god til at stille de rigtige spørgsmål, så man ikke går skævt af hinanden i forløbet, slutter Anna Storgaard. Børn- og ungemodulet gik i drift i de første kommuner i januar SBSYS er udviklet i samarbejde med ditmer og ejes af en brugerklub bestående af 21 kommuner og en region. FAKTA OM ESDH-MODUL Nyt børn- og ungemodul til ESDHsystemet SBSYS, der benyttes af 21 kommuner og en region. Gør det muligt for sagsbehandlere bedre at håndtere sager om udsatte børn og unge. Udvikles af ditmer i samarbejde med kommunerne Horsens, Faxe, Holstebro, Mariagerfjord, Tønder, Struer og Vejle.

7 TEMA 07 Skal vi tegne dit projekt sammen? Et nyt værktøj i den agile værktøjskasse er metoden Design Studio, hvor kunde og udviklere tegner it-projektet på papir tidligt i processen. I ditmer har vi eksperimenteret med den agilt inspirerede faciliteringsmetode Design Studio ved udvikling af mindre digitaliseringsløsninger. Metoden går ud på, at vi sammen med kunden på workshops tidligt i udviklingsprocessen tegner skitser af brugergrænseflade og arbejdsgange på plancher eller whiteboard. På basis af skitserne udarbejder vores udviklere prototyper i form af wireframes, som vi validerer og retter til sammen med kunden. Og først her går vi så i gang med den tekniske udvikling. højere kvalitet af den færdige løsning og potentielt færre omkostninger til ændringer, når løsningen er gået i drift. Kræver mere tid Design Studio stiller også nogle krav til kunde og udviklere. Kunden skal være villig til at investere mere tid i udviklingsarbejdet, end mange er vant til fra traditionelle it-udviklingsprojekter. Konkret skal der være nøglepersoner og superbrugere med stor domæneviden og beslutningskraft fra kundens organisation til stede ved de enkelte workshops. Færre misforståelser Fordelen ved at få streger på papir helt tidligt i processen er, at kunde og leverandør går fejl af hinanden færre gange. Når kunden har været aktivt involveret i designarbejdet, er der færre muligheder for misforståelser. Den store involvering giver også et større ejerskab til løsningen. Derudover får vi mulighed for såkaldt early validation, altså test af hvad der virker og ikke virker tidligt i processen. Det giver en For os som udviklingshus kræver metoden, at vi er skarpe til at facilitere de enkelte workshops, så vi sammen får det største udbytte af dem. Og at vi bringer alle fagligheder i spil, lige fra designere og usabilityeksperter til udviklere med kendskab til kundens systemer. Du kan læse mere om Design Studio i bogen Lean UX. Applying Lean Principles to Improve User Experience af Jeff Gothelt og Josh Seiden (2013).

8 08 10 GODE RÅD Sådan gør I de interne arbejdsgange digitale Offentlige organisationer kan spare mange hundrede tusinder kroner om året ved at digitalisere papirblanketterne til fx ferieafholdelse, rejseafregning, kørselsgodtgørelse og sygemeldinger. Vi giver 10 gode råd til, hvordan I indhenter gevinsterne. Find lavthængende frugter Kortlæg arbejdsgange 01 I kan med fordel starte dér, hvor en lille indsats kan 02 En arbejdsgang som godtgørelse af bilag kræver ofte en give en stor og synlig effekt. De lavthængende frugter lang proces med cirkulationskuverter frem og tilbage, vil ofte være arbejdsgange, hvor medarbejderne skal tjek af bilag, godkendelse hos flere personer, indføring udfylde blanketter, Word- eller Excel-dokumenter, og i banksystem, bogføring og arkivering. Når arbejdsgangen skal digitaliseres, skal I udskille den, kortlægge som bruges ofte. Det kan eksempelvis være blanketter til sygemeldinger, kørselsafregning, ferieindberetning, godtgørelse af bilag eller rejseafregning. arbejdsgang den fra start til slut og derefter bygge den digitale op. Lederen i front Digitaliseringen indebærer en forandring af den måde, mange mennesker i organisationen arbejder på. Og folk er formentlig pressede nok i hverdagen. Derfor bør en topleder i form af eksempelvis en forvaltningschef gå i spidsen for projektet og sælge det internt. En forankring i topledelsen gør det også lettere at udnytte de indhentede effektiviseringer til helhedens bedste. 05 Udnyt jeres erfaringer Især kommunerne har i kraft af implementering af en lang række selvbetjeningsløsninger til borgerne de senere år opbygget en stor ekspertise inden for digitalisering, brugervenlighed og tilgængelighed. Sørg for at udnytte den viden internt, for eksempel ved at involvere nogle af de medarbejdere, der har deltaget i udviklingen af de borgerrettede løsninger. Tænk på tværs Selvom det er i økonomiafdelingen, der ofte kan indhentes store gevinster ved gøre papirblanketterne digitale, bør I også kigge bredere. I en kommune kan det være digitalisering af alt fra sundhedsplejerskernes skemaer med måling af besøgte spædbørn til arbejdslediges evalueringer af deres udvikling. Overvej at etablere et tværgående forum, hvor I kan drøfte mulighederne.

9 09 Så meget kan I spare Kørselsafregning 1 kørselsafregning pr. medarbejder pr. år Sparet tid pr. blanket (udfyldelse, integration, transport, overblik): 15 min. Besparelse: 750 timer/år = kr.* Ferieindberetning 3 ferieindberetninger pr. medarbejder pr. år Sparet tid pr. blanket (udfyldelse, integration, transport, overblik): 10 min. Besparelse: timer/år = kr.* Sygemelding 2 sygemeldinger pr. medarbejder pr. år Sparet tid pr. blanket (udfyldelse, integration, transport, overblik): 10 min. Besparelse: timer/år = kr.* * I regneeksemplet er brugt en kommune med medarbejdere Pris pr. medarbejder sat til 7,35 kr./minut (jvf. KL s årsværksberegner) 06 Inddrag brugerne Tal med de administrative medarbejdere og hør, hvordan arbejdsgangen ville se ud i den ideelle verden. Det skader ikke at få de store drømme på banen. Sørg også for løbende at involvere brugerne i udviklingen og at teste løsningerne, evt. inden for et begrænset område. Så bliver både træfsikkerheden og forankringen hos medarbejderne større. 07 Styr på integrationerne Det er påkrævet, at jeres it-systemer kan tale sammen. Gode integrationer er nøglen til succes. Derfor bør I (også) vælge jeres samarbejdspartner til den interne digitalisering efter, hvor stor erfaring firmaet har med integrationer. Ved køb af nye systemer fremover kan I også overveje at lade det indgå i aftalen, at evt. udgifter til fremtidige integrationer er inkluderet. 08 Husk sidegevinsterne Det handler ikke kun om effektivisering. 09 Meld målet ud Det er vigtigt at kommunikere målet klart ud til organisationen, hvis implemente- Typiske sidegevinster ved at digitalisere ringen skal ske så smertefrit som muligt. I en presset offentlig sektor vil situationen interne arbejdsgange er en større datasik- nok ofte være, at der generelt skal spares på grund af den økonomiske situation, kerhed og -kvalitet, fordi en blanket nu og at en digitalisering af de interne arbejdsgange vil kunne lette arbejdet for de ikke længere kan blive væk eller have tilbageværende medarbejdere. forkert udfyldte felter. Organisationen får også bedre overblik over data og forbedrede muligheder for søgning, statistikker og udtræk til revisionen. 10 I bliver aldrig færdige Digitalisering af interne arbejdsgange er en kontinuerlig proces. Der vil hele tiden komme ændringer i lovgivningen og nye teknologier på banen, og derfor skal I erkende, at I aldrig bliver færdige. Det betyder også, at det er vigtigt fra starten at overveje, hvilke omkostninger der fremover vil være, når løsningen skal tilpasses.

10 10 INSPIRATION Skanderborg sætter turbo på digitale fællesskaber En ny vision ved navn Kommunen 3.0 skal bringe borgerne tilbage i førersædet. Ditmer har mødt kommunen for at høre, hvad visionen betyder for digitaliseringen. Kommunen 3.0 bliver uden tvivl en af de største omvæltninger fremover. Vores service- og myndighedsopgaver fortsætter naturligvis som hidtil, men vores nye mindset er at se kommunen som et lokalsamfund bestående af aktive borgere i stedet for at se kommunen som en serviceorganisation med borgerne som kunder, siger kommunaldirektør Lisbeth Binderup fra Skanderborg Kommune. Den nye vision indebærer, at kommunen fremover vil lægge stor vægt på at facilitere og understøtte de lokale fællesskaber. Her får digitale platforme en vigtig rolle. Sat på spidsen vil vi fremover bruge digitale løsninger til at stimulere aktiviteter i lokalsamfundet og bringe mennesker sammen, hvor vi tidligere brugte dem til styring, kontrol og service. Vi taler blandt andet om at skabe nogle platforme, der gør det muligt for borgere i samme lokalområde eller med samme behov at hjælpe hinanden på tværs, så man ikke behøver ringe til kommunen, siger Lisbeth Binnerup. Tradition for digital involvering Skanderborg Kommune er ikke fremmed for at bruge digitale platforme til at involvere borgerne i kommunens udvikling. Allerede tilbage i 2007 lancerede kommunen portalen Idéoffensiv, hvor borgere indsendte over idéer til forbedringer af kommunen, og kommunens Facebook-side har i dag mere end likes. Alligevel er der forskelle til den hidtidige borgerinvolvering med sociale medier. Det nye er, at vi som kommune træder i baggrunden og får en mere faciliterende rolle sideløbende med vores service- og myndighedsopgaver. Principielt behøver borgerne ikke vide, at vi står bag, hvis vi eksempelvis leverer infrastruktur i form en dialogportal til en landsby eller en forening. Det vigtige er, at vi understøtter dialogen og skaber rammerne for et styrket fællesskab, siger Lisbeth Binderup. Græsslåning aftales på socialt medie Kommunens digitaliseringschef er på lige linje med resten af organi- Hvad er Kommunen 3.0? Kommunen 1.0 (frem til ca. 1970) Kommunen 2.0 (ca ) Kommunen 3.0 (fra 2007) Kommunen er En myndighed En organisation Et lokalsamfund Borgerne ses som Undersåtter Kunder Resursestærke, aktive samfundsborgere Politikernes opgave er at Afgøre enkeltsager Styre organisationen Lede lokalsamfundet Politikerne virker ved at Behandle sager på formelle mø- Sætte mål og økonomiske rammer Præge dagsordnerne og stimulere der med formelle dagsordener i dialog med fagfolk og kunder aktiviteten i lokalsamfundet Kilde: Skanderborg Kommune

11 11 sationen er involveret i arbejdet, og han peger på kommunikationen mellem kommunens idrætsklubber og de entreprenørfirmaer, der vedligeholder fodboldbanerne, som et godt eksempel på Kommunen 3.0 i praksis. Dialogen sker direkte mellem klubber og firmaer via det sociale medie Yammer, hvor kommunen tidligere var mellemmand. Tidligere brugte vores forvaltning en masse tid på at koordinere med klubber og entreprenører, men nu kommunikerer de selv hurtigt og effektivt. Hvis det er bedst at slå græsset om fredagen, fordi der er kamp om lørdagen, aftaler de det selv på Yammer. Der er uden tvivl mange andre steder, hvor en digital platform kan agere bindeled, uden at kommunen skal indblandes, siger digitaliseringschef Kenni Sørensen. Borgerne hjælper hinanden Meget af digitaliseringen i kommunerne de senere år har handlet om selvbetjeningsløsninger, og den indsats fortsætter i Skanderborg. Men borgerne kommer formentlig til at blive langt mere involveret i udbredelsen af løsningerne. Senest har Ældre Sagen og Seniorrådet undervist vores ældre i brugen af Digital Post, som vores skoleklasser også var med til at lancere med en konkurrence for forældrene. Der er stort potentiale for at lade borgerne hjælpe hinanden med brugen af selvbetjeningsløsninger, og vores erfaring er, at folk rigtigt gerne vil hjælpe, hvis vi bringer dem sammen, siger Kenni Sørensen. Forældre bag nyt SkoleIntra? I fremtiden vil kommunen desuden inddrage borgerne i langt højere grad i udviklingen af digitaliseringsløsninger. Målet er at erstatte den traditionelle indefra-og-ud-tænkning med en udefra-og-ind-tænkning. Eksempelvis var det en it-kyndig forælder til en ung på et bosted, der på eget initiativ udviklede stedets journalsystem, hvor vi så blot leverede infrastruktur i form af serverkapacitet. Selvfølgelig er der sikkerhedsmæssige ting, der skal tages højde for, men principielt kunne en gruppe forældre for mig at se godt udvikle fremtidens ForældreIntra eller SkoleIntra, slutter Kenni Sørensen. Giver det mening? Ildsjælen Leverandøren Eksperten HENRIK MÜLLER FORMAND Hylke Skoles Støtteforening KNUD JENSEN DIREKTØR ditmer a/s EVA SØRENSEN PROFESSOR RUC Der er stort potentiale i, at vi som borgere tager fællesskabet tilbage i stedet for blot at være passive modtagere af det offentliges ydelser. Kommunen kan hjælpe ved at stille digitale platforme til rådighed, som fx kan samle en landsbys indbyggere eller kommunens naturinteresserede i et virtuelt rum, hvor man kan hjælpe eller inspirere hinanden. Men folk skal også være klar på at gøre en indsats. Intet kommer af intet. I ditmer har vi tidligere arbejdet med begrebet involverende sagsbehandling, hvor sagsbehandling ses som et fælles projekt mellem borger og myndighed, snarere end en ydelse kommunen leverer. Vi ser frem til at indarbejde tankegangen i Kommunen 3.0 i de digitaliseringsløsninger, vi leverer, så kræfterne i samarbejdet mellem borgere, kommune, erhvervsliv og interesseorganisationer kommer i spil. Der er stort potentiale i at se kommunen som et politisk fællesskab, hvor borgernes initiativ og handlekraft inddrages i langt højere grad. De digitale platforme kan bruges til at lade borgerne diskutere med hinanden, hvilke løsninger de har brug for. Det er dog vigtigt ikke at bruge Kommunen 3.0 som en nedskæringsøvelse, og man skal være bevidst om ikke at stigmatisere de borgere, der ikke kan deltage aktivt i demokratiet.

12 Mød ditmer på messen FOREDRAG Digitaliseringens blinde punkt PRÆSENTATIONER Hør om vores løsninger Du kan få præsenteret en række af ditmers løsninger på vores stand, der ligger ved indgangen i Hal A. Præsentationerne varer 30 minutter. Kl på Store Scene holder ditmers Torsten Boye et foredrag med titlen Digitaliseringens blinde punkt: De interne arbejdsgange. Torsten fortæller om, hvordan offentlige organisationer kan indhente store gevinster ved at digitalisere interne arbejdsgange omkring eksempelvis rejseafregning, ferieafholdelse og sygedage. Han kommer også ind på de lavthængende frugter og udfordringerne ved at gøre de arbejdsgangene digitale. Tid: Kl Sted: Store Scene ditmerflex... Kl. 11:00 11:30 Selvbetjeningsplatform til digitalisering af arbejdsgange EduAdm... Kl. 13:00 13:30 Kommuners/regioners administration af elever fra erhvervsuddannelser Agenda Management... Kl. 14:00 14:30 Dagsordenssystem til produktion og publicering af dagordner Puljestyring... Kl. 15:00 15:30 Administrationssystem til kommunale puljer, legater og fonde DIALOGMØDE Del dine ideer til edagsorden I efteråret opgraderer vi vores populære mødeløsning edagsorden med en ny offline-funktion, der gør det muligt at læse dagsordner og bilag uden adgang til internettet. Men vi er slet ikke færdige med at udvikle på edagsorden-appen, der bruges af 65 kommuner, 5 regioner og en række øvrige organisationer. Derfor inviterer vi dig hermed til et dialogmøde, hvor du kan se offline-funktionen in action og komme med idéer til andre funktioner. KONKURRENCE Vind luksusophold På ditmers stand kan du vinde et luksusophold for to personer med 1-2 overnatninger på et 4-5 stjernet hotel i Danmark/Europa. Vi udlodder tre andenpræmier i form af en digitaliseringskage til kontoret (maks. 30 pers). Du deltager i konkurrencen ved at udfylde en kupon på standen. Alle konkurrencedeltagere tilmeldes automatisk ditmers nyhedsbrev, der udkommer hver anden måned. Du kan når som helst afmelde dig nyhedsbrevet. Tid: Kl Sted: Ditmers stand Vi ses på vores stand lige ved indgangen i Hal A :-) ditmer a/s Søren Frichs Vej 44D DK-8230 Åbyhøj