1. Godkendelse af dagsorden

Transkript

1 Udkast til referat Bestyrelsesmøde nr. 34 Fredag den 2. september kl. 09:00-12:00 Deltagere: Henrik Bach Mortensen, Hanne Agersnap, Steen Thomsen, Rolf Aagaard-Svendsen, Elsebeth Krogh, Jens Husted, Christian Juhl, Lisbet Ilkjær. Afbud: Mette Gjerskov, Michael Aastrup Jensen, Marie Borum, Anne Mette Kjær, Peter Kurrild- Klitgaard, Mikkel Kjær-observatør, Henning Nielsen, Dennis Nørmark. DIPD: Bjørn Førde, Hanne Lund Madsen, Mathias Parsbæk Skibdal, Mette Bloch Hansen, Flemming Astrup. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt som udsendt. Tema: Udviklingen i Myanmar DIPD s lokale koordinator af programmet i Myanmar, Khin Thazin Myint, er på studieophold i Europa, og tilbringer i den forbindelse en uges tid på sekretariatet. Vi benytter lejligheden til at lade Thazin fortælle om demokratiudviklingen efter valget i november 2015 og der vises en kort film om ungdomsarbejdet. Se vedlagte Årsrapport 2015 som baggrund. The Chair welcomed Thazin, and said that he had the opportunity to visit Myanmar back in 2014, together with Poul Nielson and Eva Kjer Hansen, and was impressed with what we have started. The fact that we were able to meet with Aung San Suu Kyi was of course a great experience, and it is a testimony to the status of the institute. It is extremely useful to have Thazin with us, to update us on developments. We have received some background information, but we are of course really interested in hearing about recent developments. Thazin opdaterede derefter bestyrelsen på den politiske situation i Myanmar, med et særligt fokus på NLD s ageren efter valget i 2015, samt om den igangværende fredsproces. Dernæst redegjorde hun kort for Myanmar-programmets forskellige komponenter og om den dertilhørende EU-bevilling. Adskillige bestyrelsesmedlemmer spurgte interesseret ind til præsentationen og udtrykte glæde over at få denne dialog med en af vores folk i felten. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 25. maj 2016 a) Bilag 1 - udsendt med af 16/08/2016 Formanden nævnte, at der efter udsendelsen af udkast til referat ikke var indkommet forslag til tilføjelser og ændringer. I forhold til beslutningerne på sidste møde henledte han opmærksomheden på følgende punkter i referatet:

2 3b vedr. ny direktør: Jeg orienterer om status under punkt 3a. 6a vedr. vedtægter: Kommer under punkt 10 a. 7d vedr. forlængelsen: Er indeholdt i det nye bilag 5C. 8b vedr. S i Asien: Blev godkendt elektronisk. Referatet fra møde nr. 33 den 25. maj 2016 blev derefter godkendt. 3. Meddelelser fra formanden a) Status omkring ny direktør (mundtligt) Formanden konstaterede, at stillingen nu er slået op, med frist 7. september, og ifølge Mercuri er det som regel først i de sidste dage, at der kommer ansøgninger i postkassen. Mercuri har været pro-aktiv og rettet henvendelse til personer, som de mener passer til profilen. I modsætning til Bjørn, der har været indplaceret som chefkonsulent, vil den nye direktør blive indplaceret under rammeaftalen for chefer i staten på niveau med en kontorchef. Baggrunden for den højere indplacering er de bemærkninger, Rigsrevisionen i revisionsprotokollatet til Årsrapporten for 2015 havde til Bjørns indplacering set i forhold til aflønningen. Med indplaceringen som chef skulle der fremover være skabt overensstemmelse mellem indplacering og løn, så vi undgår bemærkninger herom fra Rigsrevisionen. b) Beretning fra mission til Tanzania (mundtligt) Formanden fortalte om et spændende besøg hos vores samarbejdspartner flerpartiplatformen TCD i Tanzania, som fandt sted i sidste uge sammen med Hanne. Fokus var TCDs Strategiske Roundtable, samt lancering af DIPDs Coalition Reader på Kiswahili. Vi holdt også et udmærket møde med de Konservatives partner Chadema, mens de Radikales partner CUF var forhindret pga. intern magtkamp om partiledelsen. Vi holdt også møde med regeringspartiet CCM, de to andre små partier i platformen (NCCR og ACT), samt ambassaden. Henrik fortalte, at den politiske situation i landet er dybt bekymrende, som det fremgår af DIPDs pressemeddelelse. Den politiske polarisering lammer også TCDs dialogaktiviteter, mens træning og kvindementor aktiviteter fortsat kan køre. Det var ifølge formanden anskuelsesundervisning i hvor vanskeligt vores arbejde på vores felt kan være. Rolf stemte i med beretninger fra Konservatives samarbejdspartner og de mange vilkårlige fængslinger. Der var et ønske om at se en mere aktiv indsats fra det internationale diplomati i landet, hvilket vandt gehør blandt flere bestyrelsesmedlemmer. Hanne uddybede, at bekymringen også omfatter TCDs kapacitet til at navigere i dette omskiftelige miljø og til at justere planer og virkemåde, som afspejler udfordringerne. Sekretariatet vil i dette sidste år af det eksisterende projekt følge TCD tæt og vurdere perspektiverne for et videre samarbejde. 4. Forretningsudvalgets afgørelser a) Referat fra møde 16/08/2016 (bilag 2) Bestyrelsen tog referatet til efterretning. 5. Direktørens aktuelle sager a) Årskalender 2016 (bilag 3A) 2

3 b) Orientering om deltagelse i Nordisk møde i Oslo (bilag 3B) Til det udsendte referat tilføjede direktøren, at det havde været en helt speciel oplevelse at mødes på Utøya. Tidligere udenrigsminister og nuværende partileder for det norske Arbeiderparti, Jonas Gahr Støre, holdt en bevægende tale han var på øen dagen før Anders Breivik slog til. Og det var også bevægende at opleve de unge politikere fra Arbeiderpartiet, som nu bruger øen som symbol for vores fælles kamp for demokratiske idealer og fredelig dialog. Godt at fornemme at der er opbakning til dette nordiske møde, som DIPD startede tilbage i Efter København har både Sverige og Finland været inde over så nu er det i 2017 igen Danmarks tur (mere om det under punkt 6a). Bestyrelsen diskuterede derefter, hvorledes det Nordiske Møde kunne gøres endnu mere nyttigt for de politiske partier fremadrettet, herunder om der som tidligere igen kunne gives mere plads til bilaterale møder, ligesom udgifterne til mødet blev diskuteret. Derudover blev muligheden for en fremtidig inklusion af de nordiske ungdomspartier og relevante ungdomsorganisationer, herunder DUF, også diskuteret. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med de faldne bemærkninger. c) Orientering om deltagelse i Folkemøde 2016 (mundtligt) Direktøren berettede, at sekretariatets programmedarbejdere havde brugt anledningen til at lytte til den politiske tidsånd og at deltage i møder hos SF og RV. Godt at se at Venstre havde deres partner fra Kenya på besøg, og han gjorde det rigtig godt i debatten om, hvorfor unge mennesker ikke gider at beskæftige sig med politik og politiske partier. d) Missioner til Bhutan/Nepal og Myanmar (mundtligt) Direktøren forklarede, at han tager på sin sidste mission til Bhutan om et par uger, for at deltage i diverse offentlige møder omkring FNs international demokratidag den 15. september, og for at høre hvordan udfaldet af lokalvalget bliver for kvindernes vedkommende. Det var egentlig mening at der skulle have været politikere med, men nu kommer der en delegation med gæster fra alle 5 politiske partier til DK i første uge af november, så vi aflyste politikerne. De kommer til gengæld til den regionale kvindekonference i Kathmandu ugen efter. Konferencen gennemføres i regi af parlamentets komité for Social Justice and Gender Equality. Tidligere minister Manu Sareen (nu Alternativet) kommer, sammen med Lone Loklindt fra RV, som i årenes løb har været en stor resurse for os. Hanne støder til delegationen i Nepal efter at hun har været til Konsortium-møder i Myanmar. e) Personalesituationen (mundtligt) Direktøren forklarede, at Line Holmung har fået bevilget sit 3. orlovsår som JPO hos Africa Union i Addis Abeba. Det betyder, at DIPD ikke kan slå hendes stilling op som fast stilling. Vi har Mette Bloch Hansen ansat i Lines stilling, foreløbig frem til udgangen af dette år. Det er aftalen, at en beslutning om 2017 bliver taget i forbindelse med endeligt budget for 2017, og efter at en ny direktør har haft mulighed for at blive briefet. I Nepal har vi ansat en erfaren person til at hjælpe Shrishti, som hidtil har trukket læsset alene. Ansættelsen er foreløbig for ét år. Murari Shivkota har arbejdet for Danidas programmer for demokrati og menneskerettigheder i mange år, og han var med til at udvikle det første udkast til det program, som i dag kendes som JOMPOPS-programmet. 3

4 f) Begæring om aktindsigt (mundtligt) Direktøren forklarede, at DIPD i starten af juli modtog en begæring fra cand. jur. og markedsøkonom, Lars Bjørknæs, der residerer i Cadiz i Spanien. Bjørknæs ønskede information om de seneste 5 års: Receptionsudgifter ifm. fratræden og ansættelse af personale hvor vi kunne informere om en udgift på i alt kr. til afskedsreception for den tidligere administrator. Udgifter til markering af personalets fødselsdage hvor der intet var at rapportere. Konsulentaftaler større end kr. her var den eneste den nyligt indgåede aftale om Youth Evaluation med Norwegian Institute for Urban and Regional Research, Oslo. g) Møde med udenrigsministeren om Egypten Direktøren forklarede, at DIPD sammen med organisationer som International Media Support, Amnesty International, Danmission, Kvinderådet, Mellemfolkeligt Samvirke, Danmarks Lærerforening og Euromed Rights i starten af august sendte et brev til Kristian Jensen og gjorde opmærksom på de overgreb det civile samfund i Egypten udsættes for, og som også rammer vores muligheder for at samarbejde. Vi mødtes kort med ministeren i sidste uge. Vi var ikke uenige om udfordringen, men nok lidt om hvilke muligheder der lige nu er for at gøre så meget. Fra vores side pegede jeg på behovet for et tættere samarbejde med ambassaden i Cairo, og at ministeren gerne måtte kommunikere dette til den nye ambassadør. h) Opdatering på Zimbabwe Direktøren kunne berette, at siden beslutningen i maj om at skære en million af programmet og stille mere specifikke krav til evt. videre samarbejde, har Mugabe givet grønt lys for en fortsættelse af dialogen, og det retreat jeg skulle have deltaget i i april måned er gennemført i sidste weekend, med fuld deltagelse fra regeringspartiet. Han tager nok til Harare i slut oktober eller start november for at drøfte EU-projektet, som er under udarbejdelse lige nu. 6. Indstillinger fra sekretariatet a) Notat vedr. mulige KV17 aktiviteter i november 2017 (bilag 4A) Direktøren indledte med at konstatere, at dette især udspringer af drøftelser vi havde på Utøya i forbindelse med det nordiske møde. Et nordisk møde kommer under alle omstændigheder til at finde sted, fordi det kan gennemføres uden tilførsel af nye resurser (alle deltagere betaler selv), og det samme gælder mødet med ungdomspolitikere fra Egypten (der er afsat penge til dette). Det er topmødet for ungdomspolitikere, som vil kræve ekstra midler. Under drøftelsen gjorde bestyrelsesmedlemmer bl.a. opmærksom på, at der vil være meget travlt i ungdomspartierne i perioden op til valgdagen. Der var derudover bred enighed om vigtigheden af, at internationale gæster ved sådan en lejlighed får mulighed for at komme ud og opleve valgprocessen hos partierne lokalt. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og gav udtryk for, at den var enig i ønsket om at bruge KV17 til diverse DIPD-aktiviteter, og at bestyrelsen på et senere tidspunkt tager stilling til et konkret program med budget. b) Notat vedr. EU-støtte til Myanmarprogram (bilag 4B) Hanne gjorde rede for at EU allerede nu via IDEA har inviteret DIPD til at deltage i en næste fase, hvilket er meget positivt. Der er dog også et stort planlægningsarbejde forbundet med det, både i Yangon og herhjemme. Som Thazin nævnte under pkt. 1 har de danske partiers 4

5 bidrag været meget nyttige, og vi indkaldte derfor også til 3. møde i Myanmar baggrundsgruppen, som netop har til formål at styrke det tværpolitiske indspil i programudviklingen. Desværre var der kun to deltagere (K og SF) Bestyrelsen vil blive orienteret om endelig projektbeskrivelse, som vil ligge i forlængelse af det allerede besluttede DIPD mandat i Myanmar. Bestyrelsen godkendte at DIPD fortsætter samarbejdet i konsortiet i en ny periode, og ser frem til at drøfte projektet på et senere tidspunkt. 8. Økonomi a) Revideret sekretariatsbudget for 2016 (bilag 5A) Direktøren indledte med at konstatere, at det reviderede budget for 2016 viser en besparelse på kr. i forhold til det budget, der blev godkendt på BM i december Den væsentligste besparelse er at finde på rekruttering, hvor det er lykkedes at få udgiften ned med forventelig kr. Der er desuden besparelser på forventelig kr. på lønninger som følge af de lange sommerferier nogle medarbejdere har holdt. En udgift, der ikke tidligere har belastet instituttets budget i væsentlig grad er opført under Administrative ydelser og udgør udgifter til nyt arkivsystem og oplæring af personalet i at bruge det. Møder med Rigsarkivet hen over året har vist nødvendigheden af et nyt system. Som bekendt er DIPD, som andre statslige institutioner, omfattet af Arkivloven. Bestyrelsen godkendte det reviderede budget for 2016 uden bemærkninger. b) Udkast til sekretariatsbudget for 2017 (bilag 5B) Direktøren forklarede, at driftsbudgettet for 2017 er et udkast på bestyrelsesmødet i december vil der blive forelagt et endeligt budget til bestyrelsens godkendelse. Det er som vi normalt gør, og det vil give en ny direktør mulighed for at blive orienteret og give input. I dette budget er der, i forhold til 2016-budgettet, besparelser på kr. på udgifter til rekruttering der er forventning om, at den nye direktør holder mere end 1 år! Der forventes endvidere en mindre besparelse på lønnen til den nye direktør, idet denne ikke ansættes på en åremålskontrakt. De øvrige poster er der ikke de store udsving på. Bestyrelsen tog udkastet til budget for 2017 til efterretning. c) Plan for forlængelse af bevilling (bilag 5C) Direktøren forklarede, at udgangspunktet er det samme som i maj: en forlængelse på 6 mdr. til udgangen af Men nu med et bidrag på 3 mio. kr. ekstra fra UM, som gør det lettere at håndtere forlængelsen. Vi har altså 78 mio. kr. for hele perioden, ikke kun 75 mio. Med de besparelser på driften, som bestyrelsen allerede har godkendt for 2016 og 2017, og med de besparelser som vi allerede har realiseret i 2014 og 2015, kan vi klare os igennem hele 2017 med et tilskud på fra de nye 3 mio. fra UM. Hvorefter der bliver 1,1 mio. tilbage til de to puljer. Det var det første sekretariatet bad om tilslutning til. Det betyder, at der er 1,1 mio. kr. til partiernes Fripulje, som bestyrelsen endnu ikke har besluttet anvendelsen af. På flerpartipuljen er det ubrugte - eller ikke-bevilligede beløb lidt større, fordi vi på mødet i maj bl.a. flyttede 1 mio. fra Zimbabwe og sparede demokratikonferencen væk. Tallene i anneks for projekterne er de samme som ved mødet i maj, og vi vil til mødet i december fremlægge en opdateret status på forbruget. Nu hvor vi har fået tilført 3 mio. ekstra efter forhandlinger med UM er det vigtigt, at hele bevillingen bruges ved udgangen af Det blev i drøftelsen understreget, at det var vigtigt, at midlerne blev brugt fornuftigt, og at aktiviteter ikke blev presset igennem systemet, da det kunne fremme misbrug. Det blev endvidere foreslået, at midlerne til de to puljer blev fordelt med mere til Partipuljen og mindre til Flerpartipuljen. Dette blev dog afvist med henvisning til DIPDs lovgrundlag, der fastslår, at Partipuljen max må udgøre halvdelen, mens Flerpartipuljen gerne må være større. 5

6 På spørgsmålet om der kunne gøres noget for at afhjælpe situationen for de partier, der har ansat personale til at implementere projekterne, forklarede direktøren, at det måtte drøftes konkret med partierne. Men udgangspunktet var det antal interne konsulenttimer, som var relateret til projektets aktiviteter. Hvis implementeringen fx er forsinket eller udsat, må man formode, at timerne stadig findes. Han oplyste dog, at UM ville se med milde øjne på, at der i projekterne bliver brugt lidt ekstra midler til administration som følge af forlængelsen. Det blev besluttet, at sekretariatet hurtigst muligt skulle udsende et hyrdebrev til alle partier, hvori de blev anmodet om at komme med realistiske bud på deres forventede forbrug, så eventuelle om-allokeringer kunne finde sted til nødstedte projekter. Eventuelle om-allokeringer skal gerne vedtages senest på BM den 7. december, så partierne har mulighed for at planlægge og gennemføre realistiske aktiviteter i Et bestyrelsesmedlem bemærkede, at det ville være en god ide at få partierne til at melde ind, hvilke projekter de forventede at fortsætte ind i den nye bevillingsperiode, der starter i januar Det kunne medvirke til at danne grundlag for bestyrelsens beslutninger vedrørende omallokeringer/ekstra bevillinger. Bestyrelsen godkendte redegørelsen og opfordrede sekretariatet til i en form for hyrdebrev at bede partierne om at melde tilbage på anvendelsen af midler snarest muligt, så vi kan planlægge resten af bevillingsperioden optimalt. 9. Igangværende projekter og behandling af evt. nye projektforslag a) Status på projekter (mundtligt) Hanne henviste her til den detaljerede redegørelse som var indeholdt i bilag 5C til pkt. 8 og den samlede forløbsstatus som blev fremlagt i maj. Lige nu er sekretariatet i gang med at gennemgå de årlige statusrapporter, hvoraf en del er forsinkede og andre har fået udsættelse. Det to-siders format for rapportering blev også omdelt til bestyrelse. Et punkt som Rigsrevisionen gerne spørger meget til. På spørgsmål redegjorde Hanne endvidere for at det først er ved projektafslutning at en mere omfattende rapportering og revideret regnskab skal foreligge. b) Flerparti: Budget for informationsaktiviteter (bilag 6A) Direktøren forklarede, at denne ansøgning er et ønske om at få formaliseret bestyrelsens godkendelse af en række mindre projekter, som vi ikke hver gang beder om godkendelse af. Der er tale om en række mindre informationsaktiviteter. Bestyrelsen godkendte ansøgningen uden bemærkninger. c) Parti: S i Ghana revideret program og budget (bilag 6B) Direktøren forklarede, at denne revision er egentlig en forudsætning for den beslutningen, der blev taget inden sommerferien om et ny regionalt S-program i Asien. Pengene til dette kommer især fra nedskæringen på Ghana-programmet. Et bestyrelsesmedlem anbefalede, at der fremadrettet i projektet arbejdes med at justere ambitionsniveauet. Bestyrelsen godkendte det reviderede program og budget. d) Parti: S i Egypten revideret program og budget (bilag 6C) Direktøren forklarede, at Egypten er en lidt anden snak end Ghana. Flerpartiprojekterne lider af de samme vanskeligheder, grundet regimets hårde tiltag over for medier, det civile samfund, politiske partier der er uenige med præsidenten, osv. Bestyrelsen godkendte det reviderede program og budget. e) Parti: Ø i Syrien beslutning om ikke at udarbejde projekt (bilag 6D) 6

7 Direktøren nævnte, at det er første gang vi har gennemført en forundersøgelse, hvor det efterfølgende er besluttet ikke at gå videre. Men det er jo bl.a. hvad forundersøgelser også er til for, så det er der ingen grund til at begræde. Bestyrelsen tog beslutningen til efterretning. 10. Rapporteringer til/fra Udenrigsministeriet a) Status på reviderede vedtægter for instituttets bestyrelse (mundtligt) Direktøren orienterede om, at der nu ligger et færdigt dokument som venter på en underskrift i udenrigsministeriet. b) Møde om afrapporteringer for 2015 med UM (mundtligt) Direktøren fortalte, at vi generelt havde fået megen ros for vores afrapporteringer, både når det gælder opfølgningen på strategien, og når det gælder resultater for projekterne. Dog blev det nævnt, at det ville være fint med lidt flere oplysninger de steder hvor projekter går i stå fx af politiske grunde. I den forbindelse er UM meget optaget af risikohåndteringen. c) Opdatering på UM Review 2016/17 (mundtligt) Direktøren forklarede, at UM nu har udpeget en person til at stå i spidsen for arbejdet. Der skal nu udvælges eksterne konsulenter, og håbet er at starte arbejdet i slutningen af oktober, med færdig rapport i december. Men det er tænkeligt, at den formelle afslutning i bestyrelsen med kommentarer til gennemgangen først vil finde sted på det første BM i Vi har tidligere fremlagt en række temaer og områder, som vi synes skal behandles i gennemgangen, og på mødet snakkede vi kort om UMs fokus på bl.a. synenergi med andre demokrati-aktiviteter, forskellige modaliteter for samarbejdet, instituttets kapacitet til at gennemføre aktiviteterne, antal lande vi er aktive i. Plus hvilke lande der skal besøges i forbindelse med review et, et forhold som også har økonomiske konsekvenser. d) Fremtidig bevilling (mundtligt) Direktøren fortalte, at bevillingen for 2018 og fremefter også blev drøftet. Man kan se, at den er opført med 25 mio. for årene 2018, 2019 og 2020 i dette års finanslovsudspil. Snakken gik på, hvordan bevillingen administrativt skal skrues sammen, om vi skal fortsætte med treårige som nu, eller om vi skal være en rammeorganisation. Det vil vi fortsat drøfte med UM det afgørende må være at vi får så langsigtet en sikkerhed som muligt, fordi vores arbejder kræver lange forløb, plus at det er så lidt arbejdskrævende som muligt og nødvendigt. 11. Kommende bestyrelsesmøder kl. 11:20 a) Mødeplan for til godkendelse (bilag 7) Et medlem foreslog, at bestyrelsesmøderne i 2017 blev flyttet fra onsdag til fredag, idet fredag ikke var mødedag i Folketinget. Instituttet vil undersøge medlemmernes stillingtagen til forslaget og med det som udgangspunkt eventuelt fremlægge et forslag til revideret mødeplan på næste bestyrelsesmøde. 7

8 12. Evt. kl. 11:25 Anne Mette Kjær havde til dette punkt via foreslået, at bestyrelsen i juni 2017 kunne holde bestyrelsesmøde på Bornholm i forbindelse med Folkemødet. I bestyrelsen var der almindelig enighed om, at det ville være en noget nær umulig opgave at få kalenderne til at gå op i en højere enhed henset til de forpligtelser og mødeaktiviteter de fleste bestyrelsesmedlemmer i øvrigt havde til Folkemødet. Bestyrelsen afviste forslag om BM på Bornholm. Tema: SFs arbejde i Bolivia kl. 11:30-12:00 SF har i disse dage besøg af en delegation fra regeringspartiet MAS i Bolivia, som er partiets partner. Fokus har i de forgangne år især været på løsning af interne konflikter, herunder træning i metoder der kan bidrage til fredelige og konstruktive løsninger. Delegation og SF-koordinator Marianne Victor Hansen fortæller om arbejdet. Kort notat om baggrunden for projekt og delegationsbesøg vedlægges. Formanden bød velkommen til Marianne Viktor Hansen, projektkoordinator i SF, sammen med 3 repræsentanter for partneren i Bolivia. De tre bolivianere berettede derefter om deres oplevelser med SF-partnerskabet, og om nytten af det konflikthåndteringsarbejde, som partnerskabet har fokuseret på. Efter deres korte fremlæggelse stillede bestyrelsen adskillige spørgsmål til aktiviteterne og partnerskabet, ligesom bolivianerne også stillede bestyrelsen spørgsmål vedr. deres erfaringer med netop konflikthåndtering. 8