Referat til bestyrelsesmøde den 7. oktober 2013 kl

Transkript

1 Formalia: 1. Dirigent: Lars 2. Referent: Enver 3. Til stede: Lars (LK), Christoffer (CH), Enver (EP), Michael (MNN) 4. Fraværende: Julie (suppleant) Næste bestyrelsesmøde: 1. Mandag den 4. november 2013 kl Vagtperioder: 1. Se Google-kalenderen på Nye sager (Skriv i rødt): Vicevært (ML): 1. Højtvandslukker. Michael laver research på firmaerne. Michael indhenter tilbuddet igen fra dcc service og 1-tilbud mere fra nyt firma og sammenligner og sender via mail til bestyrelsen. Det skal besluttes i uge 6 eller 7 via mail. Deadline for at projektet er afsluttet er den 1. april. Der er kommet to nye tilbud. De nye tilbud er billigere end de forgående pga. projektet har ændret karakter. Martin anbefaler DCC, da ATZ virkede usikker og DCC har allerede lavet syn på skråning. Martin tjekker op på, hvornår projektet starter og slutter. DCC svarer 8 dage og kan starte fra den Bestyrelsen har besluttet, at Martin skal prøve at få rottesikring med i prisen fra ATZ og DCC, hvis ATZ godkender så vælger bestyrelsen ATZ. Der skal forelægge kontrakt med start- og sluttidspunkt. DCC har erfaret, at der skal udføres omfattende arbejde for at kunne etablere toilettet i beboerlokalet. Bestyrelsen har besluttet at toilettet skal etableres mod en forventet meromkostninger på kr ex moms. Højtvandsslukker er installeret og arbejdet betragtes som udført. Der mangler dog godkendelse af højtvandslukkerne fra kommunen. Bestyrelsen fremsender fuldmagt til DCC til at håndtere godkendelsesprocessen hos kommunen. Michael afventer at høre fra DCC. Kommunen har givet byggetilladelse. David fra DCC foretager endelig anmeldelse af udført arbejde. (Fortsætter) 2. Kælder/loftsrum: Martin er bedt fortsætte tømning samt lave optegning over antal kælder (er sket) og loftsrum, ledige og i brug. Procedure for at nye selv vælger loftsrum og beder Martin låse op. Optegninger er færdige af kælder og luftrum. LK skal udarbejde oversigt Side 1 af 8

2 over hvilke rum, der tilhører hvilke andelshavere. Lars arbejder videre på det i næste uge. Listen er næsten færdig forventer den er færdig til den 7. oktober. Lars færdiggør listen (fortsætter) 3. Hjørnelofter (ML+EP) Forsætter. Det eneste brugte hjørneloftrum er på BA/BP. Afventer 4. Tilbud på vaskemaskiner, jf. mail d. 15/1-13. Inden vi tager imod tilbud om vaskemaskiner vil Martin og Lars spørge Dorit om hun kan give et tal på, hvor mange vaske der er om måneden. Tager problemstillingen op på generalforsamling: Om det skal leases eller om man skal købe ny vaskemaskine. Der skal tage højde for lydisolering. Vi har fået 2 tilbud. Printeboks er gået i stykker samt gasregulator. Bestyrelsen har besluttet, at Martin får lavet gasregulator. Printboks og gasregulator er repareret. Martin har indhentet endnu et tilbud. Bestyrelsen vil forud for den forestående generalforsamling danne sig et overblik, og stiller et endeligt forslag om udskiftning af vaskemaskiner. Martin og Lars har kigget diverse tilbud igennem og er kommet frem til at det bedste er at vi køber nye maskiner. Det skal dertil siges at der skal være en langsigtet planlægning af reinvestering. Fx at vi over 6 år afskriver indkøbet med kr og derefter de næste 6 år opspare kr ,- så man har hensat kr ,- til nye maskiner. For at dette skal kunne lade sig gør skal vaskeprisen sættes op fra de nuværende 14,- til 17,- som stadig er billigt. Beregningen er lavet på et cirka tal for vaske pr. år som er sat til Martin og LK har møde med Service Centralen om et mere specifikt tilbud som omfatter 5 stk. maskiner af 6,5 kg og 1 stk. 9,5 kg samt støjnedsættelse af soklen. Møde er den 22/8 kl Lars og Martin skal mødes den 18/09 i Service Centralen for at se på vaskemaskiner. Mødet er afholdt 4 timer, og der er kommet tilbud ind som bliver fremlagt på GF. 5. Kun én butik har fået opsat skilt. Martin følger op over for de enkelte butikker. Nu mangler vi Bolig One og Antik. Martin og Lars har begge fulgt op på skiltene. Butikken Fauna forventes at åbnes den 13. september er LK blevet informeret om. Bolig One har sat skilt op(afsluttet) 6. Etablering af cykelkælder med cykelstativer og et arbejdsrum til cykler. Det skal være de billigste cykelstativer. Martin indhenter to tilbud og laver tegning over stativer. Martin har indhentet to tilbud. Bestyrelsen har besluttet at acceptere tilbud fra Hista-Hejls A/S. Tilbuddet indeholder levering af cykelstativer til 69 cykler samt 8 espaliere. Tilbuddet er ekskl. montering. Martin vil forestå arbejdet omkring montering. Beløbet henføres til det på tidligere generalforsamling afsatte beløb. (Fortsættes) 7. Martin indhenter tilbud på tilslutning af tre ekstra kameraer. Grundet travlhed hos leverandøren afventer vi fortsat det efterspurgte tilbud.(sættes bero til efter GF) 8. Skade på loftet i kælder efter fælles arbejdsdag og gennemgang af kældervinduer. Martin og Enver kigger på kælderrum sammen for at se på skaderne. Skaderne er blevet inspiceret af Martin og Enver. Martin kom med løsningsforslag, og han afprøver det i løbet af uge 41. Side 2 af 8

3 Økonomi: 1. (LK) Omlægning af lån. Etablering af lån til altanprojekt. Vi burde undersøge om vi kan få vores egen bankrådgiver, så vi slipper for at skulle bruge Thomas, i økonomiske spørgsmål. Nordea tilbyder det til andelsforeninger har EP set i en reklame i andelsbladet, mon ikke også Danske Bank gør. Thomas har bedt tre realkredit foreninger om nyt lån og de vil gerne samle det hele inklusiv altan. Lånet vil kunne omprioriteres pr 1. okt og skal opsiges ved udgangen af juli måned. Lars kontakter Thomas hvornår lånet til altanerne skal optages ift. processen. Deadline 1. juli. LK har skrevet om deadline den 1, juli den 4/ til Thomas, LK har rykket Thomas for opfølgning den 20/8-13. (FORTSÆTTER) Ejendom & vedligeholdelsessager: 1. (MNN) Brosten og vandskade: Brosten er udbedret og TV inspektion viser at der ikke er nogen skade på kloakken. Thomas er kontakt og har bedt os om at indsende dokumentation for inspektionen. Vi venter på svar fra Thomas om opfølgning over for kommunen ifm. Hvem der skal betale for udbedringen af brostenene. AMS ringer til Grube (Har snakket med Helene, hun undersøger sagen og vender tilbage) (Jeg har ringet til Helene igen, hun har ikke gjort noget endnu, men jeg rykkede hende i sagen, og hun vil gå videre med den til Thomas. Hun skriver til info@aagade.dk, så snart hun har svar.) Bestyrelsen ønsker dagens dato denne sag afsluttet hurtigst muligt. MNN har fulgt op med Thomas den 28 maj, han har ikke vendt tilbage. (FORTSÆTTER) 2. (LK) Altanprojekt, problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 58 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet. Altaner, der er nu skrevet under på fuldmagten og der skulle være ansøgt til Københavns Kommune om byggetilladelsen. LK har bedt Per fra Altan.dk om at skrive til de beboere som ikke har haft ham på besøg til opmåling af dørene, om hvilken dør man ønsker at åbne først. Listerne om ønsker om altan og ønske om hvordan døren skal åbne findes på hjemmeside. Opdateringer på hjemmesiden. Møde med Grubbe og Altan.dk torsdag den 10. oktober kl (FORTSÆTTER) 3. (CH) Bestyrelsesansvarsforsikring: Skal vi skifte forsikring, evt. indhente 3 tilbud. CH undersøger forsikring. Adspurgt Thomas om hans vurdering af behovet for at forøge dækningssummen for foreningens bestyrelsesansvarsforsikring. Afventer besked tilbage fra Thomas. Grubbe er i øjeblikket i kontakt med foreningens forsikringsmægler. Grubbe afventer respons fra forsikringsselskab om tilbud på forhøjet sum. Gjensidige/Aon har meldt tilbage, at en forøgelse af dækningssummen på foreningens Side 3 af 8

4 bestyrelsesansvarsforsikring til 1 mio. kr. vil skulle etableres på en særskilt police. Denne dækning har en minimumspræmie på kr En tegning af denne særskilte bestyrelsesansvarsforsikring vil medføre en reduktion i præmien på foreningens bygningsforsikring på kr samt en stigning i honoraret til Aon på kr CH indhenter tilbud fra andet forsikringsselskab på særskilt bestyrelsesansvarsforsikring. CH afventer tilbagemelding fra Birgitte Grubbe omkring eventuelle tidligere søgsmål mod tidligere bestyrelser. Birgitte Grubbe giver besked, når hun er tilbage fra ferie. Herefter vil CH indhente tilbud på bestyrelsesansvarsforsikring. CH er i kontakt med forsikringsselskab og afventer tilbud på særskilt bestyrelsesansvarsforsikring. CH har modtaget tilbud på selvstændig bestyrelsesansvarsforsikring fra HDI-Gerling. Prisen herfor er 2.739,-/3.425,- for en dækningssum på / Carsten Dauerbjerg har oplyst, at fravalg af foreningens nuværende bestyrelsesansvarsdækning vil medføre en reduktion i præmien på ca kr. Bestyrelsen godkender at dækningssummen sættes op til kr. Vi opsiger vores nuværende aftale, som følge af den nye aftale. (afsluttet) 4. (CH) Bygningsforsikring: Vi vil anmode om at præmien nedsættes som følge af installation af højtvandslukkere. Vi skal undersøge om vi også er dækket for følgeskader fra rørskader. Den nye glasdør i BoligOne skal også dækkes. Dansk Glasforsikring har udstedt ny police ifm. med anmodningen om meddækning af ny dør isat lejemålet Skotterupgade/Borups Alle. I denne forbindelse har Dansk Glasforsikring været ude og foretage ny opmåling af samtlige vinduer. Således er de (nu synlige) 7 overruder i hvert lejemål omfattet af policen. Det samme er den ny dør i lejemålet Skotterupgade/Borups Alle. CH anmoder Grubbe om at få tilsendt samarbejdsaftale mellem foreningen og Aon Danmark. CH følger op over for Aon om forespørgsel vedr. dækning af gårdvendte ruder tilhørende erhvervslejemålene. Aon (Carsten Dauerbjerg) har oplyst, at de gårdvendte ruder tilhørende erhvervslejemålene er omfattet af policen. Følgeligt er opdateret police fremsendt. Carsten Daubjerg har oplyst, at foreningens nuværende forsikringsselskab ikke har mulighed for at foretage en justering af præmien på bygningsforsikringen som følge af installationen af højtvandslukkere. CD har samtidig oplyst, at der ingen af de øvrige forsikringsselskaber tilbyder denne type rabat. CD har lovet at informere bestyrelsen, så snart en sådan reduktion i præmien er tilgængelig. (AFSLUTTET) 5. (MNN) Kloaktegninger. Godkend regning samt om david fra DCC skal køre sagen med kommunen. Vi godkender DDC kloaktegning kr. eksl. moms er max beløbet. MNN afventer svar fra David med hensyn til ansøgningen. Bestyrelsen har modtaget tegningerne i papir, men vi afventer fortsat elektronisk version. Side 4 af 8

5 6. Der er lavet en ny rengøringsordning, hvor rengøringspersonalet skal notere når de har gjort rent på en liste, som hænger ved indgangen. Bestyrelsen skal holde øje med, om det ser pænt ud efter de har skrevet, at de har gjort rent. Bagtrapperne er ikke rengjort og Jørgen Friis skal underrettes. Lars har haft møde med Jørgen Friis og Jørgen forklarede at der bliver givet en rabat som Lars forhandler hjem. 7. Bestyrelsen har besluttet, at de ikke længere skal benytte sig af maleren, der har malet facaden. Martin skal informeres om dette. Martin har fundet en ny maler, som vi vil forsøge. (afsluttet) 8. Loftrum til højre for hjørne loftrummet, der skal tjekkes for svamp, Martin har fået besked 9. LK har hørt Asbjørn om at han kan lave en fejlmelding link på hjemmesiden så beboerne kan fejlmelde lys, røgalarmer, rengøring eller andet evt. fra hjemmesiden pris kr ,- (3 timer). Der skal også udarbejdes link til vaskeri, til det nye vaskeri. Bestyrelsen godkender at det bliver gjort Gård: 1. (LK+IJK) Ventilation af betongruber. Beslutning afventer vurdering. Nadia taler med Inge. Opfølgning af 5-års gennemgang og genopretning af gårdprojektet. Der henvises til 5- årsgennemgangs referatet. (Afventer til frosten er ovre). Inge har haft Envac (foreningens leverandør af kloak og skraldesug) til at vurdere nødvendigheden af at udbedre gruben. Vi har konstatereret på tegning af skraldesug at der er monteret en svanehals. Inge undersøger Inge og Martin har udarbejdet en plan for gården og reetablering af planter, svanehalse mv. se mail, bestyrelsen skal godkende planen. Det fremsendte referat/plan fra Inge og Martin godkendes. Bestyrelsen godkender at der bruges de anslået ca på arbejdet med genplantning, bestyrelsen ønsker at godkende den endelige genbeplantingsplan, når den er færdig og prisen er fastlagt. bestyrelsen godkender, at der laves dræn fra græs og rundbedet, reeterblerning af skrældegrupper og etablering af svanehalse. Vi kontakter Inge med hensyn til at hun skal deltage på næste bestyrelsesmøde. (Fortsætter). Erhverv: 1. (LK) Renovering af facader for butikker: Vores nye frisør og caféen har begge fået mundtlig tilsagn om at måtte opføre skilte, men kun midlertidigt. Der er dog også blevet malet ved butik. Lejer har fået at vide, at det skal der søges om. Han vil søge snarest. Plan for ny facade diskuteres senere. (LK) skaffer tilbud på hvad det koster at rive facade ned + nyt skilte. Fremlægger tilbud næste møde 3. februar. Tilbud på maling af butiksfacader, jf. mail d. 31/1-13 fra Martin. Det vil komme til at koste = moms Side 5 af 8

6 for de 6 butiksfacader. Martin undersøger det nye tilbud for 6 butiksfacader i stedet for 4 butiksfacader. Der er skrevet til om tilbud om fremstilling af 6 stk. skilte. Bestyrelsen har besluttet, at der etableres skilte (med belysning) for alle seks butikker, til en samlet pris på kr inkl. moms (nedrivning af eksisterende facade, maling af facader, opsætning af skilte med belysning, etablering af elektriske installationer til lys. Der skal følges op på om arbejdet er lavet ordentligt, inden vi betaler. Indtil videre er det ikke særlig kønt, de nye lister rundt om vinduerne er ikke skåret i vinkel, og malerarbejdet er heller ikke for kønt. LK følger op med Martin om status på udbedring af farve. Butikkerne er nu malet igen og derfor godkendes malerarbejdet. NU mangler der kun at sætte belysning og blomsterkummer. Der er ankommet en lampe som bestyrelsen skal kigge på til næste møde. Forslaget bliver taget op på GF den 8/10-13 (FORTSÆTTER) 2. (LK) mangler at indsende ansøgning på ombygning (blænding af dør) og fremlejekontrakt på erhvervslejemålet. Lars har skrevet til beboer om etableringen af blænding af dør er lovlig. Koordinering af malerarbejde med de pågældende butikker, mail fra beboer om at arbejde er foretaget uden de har været informeret (FORTSÆTTER) Beboersager: 1. (MNN) Overbo har lavet hul i loft til badeværelse. Vil vide om de overhovedet har tilladelse til at bygge om og hvordan han skal forholde sig ift. Skaderne på hans loft. Michael skriver til overboen om at de er ved at lave bad. Vi kan ikke se at vi har modtaget ansøgning om ombygning og derfor skal de indsende ansøgning. Vi vil også gerne vide hvilke håndværkere de benytter, så vi kan tjekke deres autorisation. Vi afventer dokumentation fra lejer. (MNN) kontakter beboer, Mangler dokumentation (afløb+rør) fra VVS-mand, undersøger godkendelse fra kommune herunder om vådrumssikring: beboer har kvittering. Beboer har senest indsendt et dokument fra kommunen uden underskrift. Michael sender dokumentet tilbage til ham, og afventer fra kommunen. Michael rykker lejer. Afventer tilbagemelding fra Københavns Kommune. MNN anmoder Grubbe om at rette henvendelse til lejer, med henstilling om at lejer besvarer bestyrelsens henvendelser. (FORTSÆTTER) 2. (LK+IJK) Nadia har i samarbejde med Inge givet tilladelse til diverse ombygninger og lovliggørelse af installationer. Nadia har givet Inge lov til at følge op over for Thomas. LK kontakter Inge. Se mail fra 23. november fra Lena. Se mail fra Lena d. 4. januar vedrørende anmeldelse af badeværelse til Københavns kommune. Videresend til IJK. Sælger ønsker at sælge lejligheden. (FORTSÆTTER) 3. (EP) Flere klager modtaget på beboere. Lejligheden er solgt pr. 20/ (Afsluttet - punktet fjernes når andelshaver er fraflyttet) Side 6 af 8

7 4. (LK) Fyrværkeri i gården. Bord er blevet skadet, Martin har taget billeder. Lars tager kontakt til beboer og beder dem om at ordne skaden på bordet. LK har talt med moren og er blevet enige om at hendes søn skal lave bordet på næste arbejdsweekend (afsluttet). 5. (MNN) Vandskade. Michael kontakter beboer. Martin har besigtiget skaden. Skaden er anmeldt til forsikringsselskabet. Der er opstillet en affugter. MNN følger op med Martin vedr. afslutning af sagen. MNN beder Martin kontakte elselskab for estimat af forbrug, Idet beboeren ikke har besvaret MNN s sidste henvendelse afslutter vi sagen (afsluttet) 6. (CH) Klage (mail af 16. maj): der er fra omkringliggende beboere indgivet klager over fester uden for tilladte tidsrum, langvarige husspektakler og højlydt sex. Dette er endnu en klage i en række af mange klager over denne beboer. CH skriver til Thomas om der er belæg for at der bliver startet en eksklusions sag. (FORTSÆTTER) 7. (LK) skriver til Thomas om personlig samtale om kattegrus samt sender Vvs erens udtalelse om det. Husk billede. LK videresendt mail fra VVS med billede den 4/ Thomas har svaret om spørg om vi fastholder det har LK skrevet ja til på bestyrelsen vegne. LK beder Grubbe om at meddele andelshaver, at det er bestyrelsens overbevisning, at kattegruset kun kan stamme fra dette andelsmål - til støtte herfor henvises til udtalelse fra VVS-firma. Andelshaver meddeles desuden, at han såfremt han bestrider kravet, vil skulle afholde udgiften for både VVS og viceværtens forbrug af tid. LK og Martin har talt personligt med beboeren og beboeren fortæller de har godkendt at betale for besigtigelsen hvis det er hans kattegrus. (Fortsætter) 8. Klage over beboer. Flere klager modtaget over meget høj musik til kl. 4. natten til lørdag den 22 juni. Musikken spillede for åbne vinduer. EP får Grubbe til at skriver til beboer. Grubbe har ikke svaret på EP s henvendelse. EP sender rykker hvis nødvendigt. Endnu en fest afholdt (FORTSÆTTER) 9. Beboer har informeret Martin om, at hun ikke har råd til at bo der og fremlejer et værelse ud. Martin siger til lejer at hun skal skrive til bestyrelsen omkring forholdet. ÅGADE 1. (CH) ÅG 140, 4.tv Bolig sat til salg hos mægler d. 7. august til (EP) ÅG 144, 1.th: Der kører en sag. BORUPS ALLE 1. (EP) BA 25, 4th. Afventer at der findes en køber. Der er blevet rykket for den. Familiemedlem er flyttet ind for ca. 14 dages siden. LK kontakter Thomas i morgen med Side 7 af 8

8 henblik på at informere Thomas om, at lejligheden er blevet bosat samt at lås skal udskiftes snarest muligt. Sat til salg ved ejendomsmægler. Andelen er solgt og der er nu ved at blive bygget om. 2. (EP) BA 31, 3.th. Salg af foreningens lejelighed BA 31 3 th. Skal vi benytte BoligOne igen, til ca eller skal vi bruge Emil Ellekilde til ca (selv salg, EP vil gerne stå for det). EP står for salget. EP indhenter tilbud inklusive alt med fremvisning. Hvis vi får et godt tilbud fra anden mægler, kan Enver fremvise det til BoligOne, så de kan komme med et bedre tilbud. Vi har valgt at sætte den til salg hos Emil Ellekilde pris kr. Har fået en tilkendegivelse fra en person, som vil købe til prisen. Der er to yderligere fremvisninger. Hvis de to personer, som skal se lejligheden ikke har interesse så sælges lejligheden til person, som vil købe til prisen. Er solgt for kr. salær kr. Køber er ikke kommet indsigelser (afsluttet) BORUPS PLADS 1. (EP) Restance på indbetaling af husleje. Lejlighedsvurdering modtaget. Kræver en opfølgning hos Gruppe om huslejen er blevet betalt. lejligheden er ikke solgt og er ikke til salg længere(afsluttet) 2. (EP) Solgt. Overdragelse: 1/ Afventer regning fra Envac for sav i skraldesug, husk at tilbageholde beløb. (afslutttet) SKOTTERUPGADE 1. (EP) SK 22, 3.th Til salg. Der er fortsat ikke indhentet vurdering fra Vidar Illum. (FORTSÆTTER) 2. (EP) SK 16, 4th. Andel er sat til salg pr. 1. maj. Solgt - Køber godkendt af EP. Overdragelse pr. 1/9 2013(afsluttet) Evt.: Side 8 af 8