FOTdanmarks budget

Transkript

1 FOTdanmark Weidekampsgade København S tlf: FOTdanmarks budget Version 2 Årets budget består af to dele. Direkte: <direkte nummer> <mailadresse> ref: twm 4. april 2011 Del 1. Viser budgettet for driften af sekretariatet, de igangværende og kommende udviklingsaktiviteter. Del 2 I henhold til vedtægternes bilag 1 og 3 er medlemmerne af FOTdanmark forpligtiget til at tilslutte sig Det Fælles Databasesystem. Det Fælles Databasesystem er FOTdanmarks til enhver tid værende databasesystem, som stiller systemydelser til validering, lagring, browserapplikationer og distribution af FOT-data til rådighed for medlemmerne. Bestyrelsen har indgået en aftale med KMS om etablering og drift af Det Fælles Databasesystem i Aftale mellem FOTdanmark og KMS om levering af systemydelser til FOTdanmarks medlemmer af 21. januar Del 2 af budgettet viser en opgørelse over FOTdanmarks betalinger til KMS i 2008, 2009, 2010 og FOTdanmarks forpligtigelser til KMS i årene 2011, 2012 og 2013.

2 Budget del 1 Budget Version 5 - af 4. april 2011 Konto Tekst Regnskab 2010 Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014 pl. reguleringen fra pr. 1/ ,8 2 Indtægter Medlemsbidrag fra KMS Medlemsbidrag fra kommunerne Momsfondet Renteindtægter D001 Indtægter i alt

3 Udgifter - Løn Løn og pension - 3 faste medarbejdere og en student (pl. 0,34%) D020 I alt løn Sekretariatsdrift D100 Husleje - IT/citrix, telefon, kopi, inventar, porto mv D110 Bogholderi og revision D120 Anskaffelse og vedligeholdelse D130 Kontorhold og sekretariatsdrift D140 Aftale med KMS om specifikationssekretariat Løbende drift - målrettet medlemmerne D150 Møder og konferencer D200 Samlede driftsomkostninger i alt Igangværende udviklingsaktiviteter 3012 Etablering af værktøjer til ajourføring (internt og eksternt)(beslutning 18/3+23/4-09) kr Hovedoprydningen/Intressentanalysen (beslutning 25/6-09) kr. Afsluttet Kommunikationsstrategi (beslutning den 6/11-09) kr Fremtidig IT- arkitektur (beslutning den 7/4-10) Nye udviklingsprojekter i regi af arbejdsprogrammet Trykprøvning af FOT Etablering af GML upload Udvikling i alt Udgifter i alt Årets resultat Egenkapital

4 Kommentarer til budgettet 2011 del 1 FOTdanmark er pr. 1. januar 2010 blevet momsregistreret. Pl. reguleringen sker pr. 1. februar 2011 for budgettet 2011 og for De efterfølgende tal er i faste tal. Der anvendes KLs pris- og løn skøn. Pl. tallet er løbende tilgængeligt via I 2011 er pl. reguleringen således 0,8 % for 2011 og 2,0 % for reguleringen for 2012 vil næste år blive justeret med den aktuelle reguleringsprocent pr. 1. februar 2012 og forelagt til beslutning for repræsentantskabet i Ved en gennemgang af de enkelte poster i budgettet for 2011 skal følgende fremhæves: D001 Indtægter i alt: Udgangspunktet for driften af sekretariatet på de kr. er aftalt i forbindelse med etableringen af FOTdanmark og fremgår af bilag 3 af 19. september 2007 Budgetterede årlige udgifter i FOTdanmark godkendt på det første bestyrelsesmøde den 7. november Indtægterne til sekretariatsdrift finansieres af medlemmerne med halvdelen fra hhv. staten (KMS) og fra kommunerne. Indtægterne er forhøjet med pl. reguleringen her 0,8 %. En oversigt over den interne fordeling af kontingent og bidrag til FOT2007 mellem kommunerne er tilgængelig på FOTdanmarks hjemmeside. D020 Lønomkostninger og pension: I denne post indgår ud over løn og pension også rekruttering, vederlag mv. til to konsulenter, en sekretariatsleder og en student. I forhold til sidste år er beløbet hævet som følge af at sekretariatet varetager en sekretariatsbetjeningen af specifikationsforum i 3 måneder af 2011 pga. af barsel i KMS. Tilsvarende er konto D140 nedskrevet med samme beløb. Derudover er der iht. regnskabslovens bestemmelser reserveret yderligere kr. til feriepenge. Løn udgifterne øges fra 2010 til 2011 med KLs lønreguleringstakst på aktuelt 0,34 % pr. 1/2-11 og samme takst fra D100 Husleje: kr. Huslejen fremgår af Aftale om husleje mellem FOTdanmark og KL fra 26. september Huslejen er kr.

5 D110 Bogføring og revision: Sidste år 2010 var udgifterne til bogføring og revision kr. excl. moms Beløbet i regnskabet er noget højere end budgetteret som følge af en revisorudtalelse fra februar 2010 omkring foreningens momsregistrering. D120 Anskaffelse og vedligeholdelse: Driften og justeringen af hjemmesiden, indkøb af bærbar PC er i FOTdanmark - sidste år var udgiften kr. Det er forventningen, at udgiften vil blive som budgetteret i lighed med tidligere år. D130 Kontorhold og sekretariatsdrift: Beløbet dækker over udgifter til hjemmearbejdspladser, mobiltelefoner, ekstra fotokopiering, forsikringspræmier, håndbøger- og abonnementsomkostninger, kontorartikler og gaver til oplægsholdere mv. Derudover er der en post på kr. til kurser og efteruddannelse af medarbejderne. D140 Aftale med KMS om drift af FOT-specifikationssekretariatet kr. Beløbet er aftalt mellem FOTdanmarks bestyrelse og KMS til dækning af udgifter til et årsværk. Beløbet er i 2011 lavere pga. at sekretariatet varetager sekretariatsbetjening af specifikationsforum i tre måneder af 2011 som følge af barsel i KMS. Tilsvarende er løn og pensionskontoen opskrevet med samme beløb. D150 Møder og konferencer i alt Beløbet indeholder al mødeaktivitet, befordring, konferencedeltagelse og ikke mindst afholdelse af repræsentantskabsmødet. Sidste år var udgifterne kr. Beløbet er de sidste år vokset i takt med at aktiviteten i foreningen er øget. Beløbet er i regnskabet højere end budgettet, hvilket skyldes at momsfradraget ikke var så stort som forventet på mødeafholdelse i KL huset. D200 Samlede driftsomkostninger i alt: kr. Således fremgår det at de samlede budgetterede driftsomkostninger for foreningen beløber sig til kr. Igangværende udviklingsaktiviteter 3012 Etablering af rutiner til ajourføring kr. Bestyrelsen afsatte den 18. marts 2009 et rammebeløb på kr. til etablering af rutiner til ajourføring af FOT data. Heraf afsatte bestyrelsen den 23. april 2009 et rammebeløb på kr. til ekstern etablering af rutiner til ajourføring af FOT data. Der er i det netop gennemførte regnskabsår afholdt kr. til eksterne konsulenter. Der er et uforbrugt beløb på kr. i projektet der dog forventes at blive realiseret i

6 3060 Kommunikationsstrategi kr. Bestyrelsen afsatte den 6. november 2009 et rammebeløb på kr. til udarbejdelse af kommunikationsstrategi for FOTdanmark. Der resterer stadig kr. til udmøntning af kommunikationsstrategien der forventes realiseret i Fremtidig IT arkitektur kr. Bestyrelsen har den 7. april 2010 besluttet at opgaven skal løses ved hjælp af ekstern bistand derfor er der afsat et rammebeløb på kr. til eksterne konsulenter. Devoteam har i 2010 og begyndelsen af 2011 gennemført analysen. Projektet er afsluttet i Alle igangværende udviklingsaktiviteter videreføres i det nye budget for Nye udviklingsprojekter i regi af arbejdsprogrammet Trykprøvning af FOT kr. Bestyrelsen besluttede den 17. marts 2011 at afsætte et beløb på kr. til at trykprøve FOT2007 ifht. anbefalingerne fra Devoteam Etablering af GML upload til FOT2007 Bestyrelsen besluttede den 17. marts 2011 at afsætte et beløb på kr. til et udviklingsprojekt der har til formål at få de kommunale GIS systemer til at kunne uploade de kommunale data til FOT2007. Udvikling i alt Således forventes en samlet udgift til udvikling på kr. Således er der budgetteret med et negativt resultat for året 2011 på kr. Der bevirker at egenkapitalen nedskrives til kr. Foreningen skal i henhold til vedtægterne ikke oppebære nogen formue, derfor er det fortsat bestyrelsens holdning at egenkapitalen primært bruges projektudvikling. 6

7 Budget - del 2 Finansieringen af Det Fælles Databasesystem FOT2007 I henhold vedtægternes bilag 1 og 3 er medlemmerne af FOTdanmark forpligtiget til at tilslutte sig Det Fælles Databasesystem. Det Fælles Databasesystem er FOTdanmarks til enhver tid værende databasesystem, som stiller systemydelser til validering, lagring, browserapplikationer og distribution af FOT-data til rådighed for medlemmerne. Bestyrelsen har indgået en aftale med KMS om etablering og drift af Det Fælles Databasesystem i Aftale mellem FOTdanmark og KMS om levering af systemydelser til FOTdanmarks medlemmer fra 21. januar Finansieringen af Det Fælles Databasesystem skal indgår i årsregnskabet som en eventualforpligtigelse. Sekretariatet har i samarbejde med KMS udarbejdet en opgørelse over FOTdanmarks betalinger til KMS i 2008, 2009 og 2010 og FOTdanmarks forventede forpligtigelser til KMS i årene 2011, 2012 og FOT2007 har været i drift siden 1. september 2008 og de tilhørende browserapplikationer siden sommeren Etableringsudgifterne udgør i alt 7,8 mio. kr. og driftsbidragene er fastsat i henhold til principperne i bilag 1. KMS afholder 25 % og kommunerne 75 % af de samlede udgifter til såvel etablering som drift. FOTdanmark opkræver kommunernes bidrag efter en fordelingsnøgle fastsat af KL og i takt med, at kommunerne tilslutter sig FOT2007. Kommunernes bidrag reguleres hvert år med den af KL fastsatte reguleringsprocent. FOTdanmark betaler KMS i takt med, at kommunerne tilslutter sig FOT2007. Den forventede tilslutning fremgår ligeledes af bilag 1. I bilag 2 er vist en opgørelse af tilbagebetalingstakten i årene 2011, 2012 og Der forventes et skyldigt beløb på ca. 1,6 mio. kr. ultimo 2012, hvis FOT-

8 danmark er landsdækkende i Hvis de 5 kommuner, der pt. ikke er medlem af FOTdanmark, ikke er tilsluttet FOT2007 med udgangen af 2012 vil det skyldige beløb være ca. 0,5 mio. kr. højere. Driftsbidragene reguleres med KL s reguleringsprocent, der også ligger til grund for reguleringen af de kommunale bidrag. KMS tilgodehavende forrentes med 4 % p.a. I FOTdanmarks arbejdsprogram for 2010/2011 var der forudsat, at der skulle igangsættes aktiviteter med henblik på at forbedre mulighederne i FOT2007 på kort sigt (Indsatsområde 4). Det blev vurderet, at udgifterne forbundet med disse aktiviteter vil være i størrelsesordenen 0,5 mio. kr., som var indarbejdet i budgettet for FOT2007 i 2010 midlerne er ikke afholdt i 2010 hvorfor de overføres til Der har været en mindre indbetaling fra kommunernes side i 2010 end oprindelig forventet, hvilket hænger sammen med at kommunerne først skal betale, når data er i FOT2007. For budgetårene 2011 og 2012 er de kommunale indbetalinger beregnet udfra vurderinger af hvornår vi forventer data i FOT-databasen. For 2013 er det de 98 kommuners årlige løbende betaling uden "startbetaling". Bilag 1. Principper for fastsættelse af udgifter til drift, vedligehold, datahåndtering og support i forbindelse med FOT Udgifter og indtægter forbundet med FOT2007 8

9 Bilag 1 Principper for fastsættelse af udgifter til drift, vedligehold, datahåndtering og support i forbindelse med FOT priser Drift af servere etc Systemvedligehold Datahåndtering og support Tilslutning i fuldt årsabo. Sum årlig Kommune KMS , , , , , SUM KMS betaler 25 % og kommunerne 75 % af de årlige udgifter. Driftsbidraget omfatter udgifter til drift, systemvedligehold, datahåndtering og support. Udgifter til drift fastsættes som en procentdel af udgiften til anskaffelse af servere, databaser og anvendelse af IT-infrastrukturen. Disse anskaffelsesudgifter er opgjort til 2 mio. kr. Driftsbidraget for denne type ydelser ligger normalt i branchen på %. Driftsbidraget for FOT2007-bidraget fastsættes til 10 %, svarende til kr./år. Udgifterne omfatter service-/supportudgifter til hardware, operativsystem, databaseprogrammel, etc. samt KMS løbende driftsarbejde til system- og databaseadministration. Eventuel udvidelse af driftskapacitet såfremt dette måtte komme på tale er ikke indeholdt. Udgifter til systemvedligehold af FOT2007 omfatter applikationsvedligehold, databasevedligehold og administration samt vedligehold af datadistribution mv. Bidraget til systemvedligehold ligger normalt i branchen på % af udviklingsomkostningerne. Bidraget er fastsat til 10 % af udviklingsomkostningerne. Udviklingsomkostningerne udgør 5,8 mio. kr., svarende til et bidrag til systemvedligehold på kr./år. Udgifter forbundet med datahåndtering og support varierer med antal tilsluttede kommuner. Udgifterne fastsættes med udgangspunkt i en gennemsnitsvurdering af den medgåede tid til disse aktiviteter. Tilslutning fra kommunerne til FOT2007 forventes at ske i den ovenstående angivne takt

10 Bilag 2 Regnskab2008 Regnskab 2009 Regnskabt2010 Budget2011 Budget2012 Budget2013 KL's reguleringspct. 4,4 3,1 0,8 2 PL12 Etablerings-/udviklingsudgifter Etableringsudgift FOT2007, incl. Browser GML-upload/download og FOT-browseren Driftsudgifter Drift af FOT2007, incl. browser Systemvedligehold Datahåndtering og support I alt Kommunal andel (75%) Tilgodehavende hos FOTdanmark Indbetalt fra FOTdanmark Rest tilgodehavende (incl. Forrentning på 4% pa)