Mariagerfjord Kommune. Regnskabsanalytisk gennemgang af budgetlægning og opfølgning på hjælpemiddelområdet

Transkript

1 Regnskabsanalytisk gennemgang af budgetlægning og opfølgning på hjælpemiddelområdet Februar 2010

2 Indholdsfortegnelse 1. Projektets formål, mål og resultater Aftaleindhold 1 2. Lovgrundlag, konteringsregler 1 3. Organisering og delegation Bevillingskompetencer 2 4. Anvendt datagrundlag Validering af data 3 5. Udvikling i udgifter regnskabsår i Udgiftsudvikling for for funktionerne Hjælpemidler og Hjælpemiddeldepot Udgiftsudvikling for SEL , funktion gruppering Udvikling i antallet af registrantbogførte sager for perioden , herunder demografisk udvikling Udgiftsfordeling i forhold til over og under 65-årige i perioden (demografisk udvikling) 6 7. s udgifter i perioden sammenholdt med 3 andre nordjyske kommuner 7 8. Opsamling og anbefalinger Opfølgning på sagsbehandling i forhold til serviceniveau Indkøbsaftaler Budget Disponering og budgetopfølgning Ekstern benchmarking i øvrigt 10

3 1. Projektets formål, mål og resultater På baggrund af stigende udgifter på hjælpemiddelområdet, er vi af blevet anmodet om at gennemføre en overordnet regnskabsanalyse af udgiftsområdet omfattende funktion Hjælpemidler og funktion Hjælpemiddeldepot. 1.1 Aftaleindhold Det er aftalt, at Ernst & Young foretager en overordnet regnskabsteknisk analyse af hjælpemiddelområdet. Der vil ved gennemgangen blive fokuseret på mulige årsager til stigende udgifter samt budgetoverskridelser på området. Der vil herudover ske sammenligning mellem s udgifter og 2-3 andre nordjyske kommuner. Analysen vil tage udgangspunkt i følgende hovedpunkter: Udviklingen i udgifter på hjælpemiddelområdet for regnskabsårene Udviklingen i antallet af sager på hjælpemiddelområdet for regnskabsårene , herunder den demografiske udvikling. Udviklingen i udgift pr. sag. Sammenligning af udgifter i forhold til andre sammenlignelige nordjyske kommuner. Efter gennemgangen udarbejdes der en rapport vedrørende resultaterne af gennemgangen. Rapporten vil tillige rumme anbefalinger til eventuelle mere dybdegående analyseområder. 2. Lovgrundlag, konteringsregler Administration af hjælpemiddelområdet sker med baggrund i Bekendtgørelse nr. 941 af 1. oktober 2009 af Lov om social service, kapitel 21 Hjælpemidler, boligindretning, befordring m.v. Servicelovens kapitel 21 beskriver typer af hjælpemidler fordelt på nedenstående paragraffer: 112 Hjælpemidler, kropsbårne hjælpemidler 113 Forbrugsgoder 114 Støtte til bil 116 Boligindretning 117 Støtte til individuel befordring Indenrigs- og Socialministeriets budget- og regnskabssystem fastsætter regler for kontering af udgifter afholdt efter ovenstående bevillingsparagraffer. 1

4 Udgiftsfunktionen er Hjælpemidler, forbrugsgoder, boligindretning og befordring, og der er autoriseret følgende grupperinger: 112 Kropsbårne hjælpemidler Gruppering Andre hjælpemidler Gruppering Forbrugsgoder, IT-hjælpemidler Gruppering Støtte til køb af bil Gruppering Hjælp til boligindretning Gruppering Støtte til individuel befordring Gruppering 011 Hjælpemiddeldepot: På funktion Rådgivning og rådgivningsinstitutioner er der autoriseret en gruppering 001 til registrering af udgifter og indtægter vedrørende hjælpemiddelcentraler, herunder indkøb af hjælpemidler, f.eks. i forbindelse med etablering og drift af hjælpemiddeldepoter. 3. Organisering og delegation Hjælpemiddelområdet er politisk organiseret under Udvalget for Sundhed og Omsorg. I den administrative organisation er området placeret i Forvaltning for Sundhed og Omsorg under sundheds- og ældrechef Carsten Kaalbye og handicapchef Peer Heitmann. 3.1 Bevillingskompetencer Behandling af ansøgninger og bevilling af hjælpemidler varetages af sagsbehandlende terapeuter. Bevillinger registreres i et særligt hjælpemiddelsystem. Det er oplyst, at alle fakturaer registrantføres i bogholderiet, det vil sige at enhver bevilling/udgift er bogført med CPR-nr./kan henføres til et CPR-nr. I henhold til kommunens kasse- og regnskabsregulativ bilag 2.6 er bevillingskompetencen delegeret således: at sagsbehandlende terapeuter kan bevilge, attestere og anvise udgifter op til kr Herefter sker der bogføring og betaling. Den interne kontrol af disse udgifter sker ved stikprøvekontrol. Udførelse af stikprøvekontrol er at opfatte som ledelsestilsyn og skal foretages af ledere/mellemledere udpeget af den enkelte fagchef at bevillinger over kr skal påtegnes af 2 personer og vil først blive betalt, når slutpåtegning er foretaget. Hovedreglen er at slutpåtegning udføres af relevant leder. I undtagelsestilfælde kan sagsbehandlere uden ledelsesansvar foretaget slutpåtegning. Det påhviler den enkelte fagchef at meddele Økonomi, hvem der skal foretage stikprøvekontrol og hvem der kan foretage slutpåtegning 4. Anvendt datagrundlag Vi har fra Mariagerfjord modtaget økonomidata for 2007, 2008 og 2009 i elektronisk form til behandling i vores dataanalyseværktøj (KDA). Derudover har vi for 3 andre kommuner i Region Nordjylland anvendt lignende økonomidata med henblik på at danne grundlag for en sammenligning på tværs af kommunerne. 2

5 Endelig har vi i Statistikbanken udtrukket befolkningstal pr. 1. januar for årene 2007, 2008 og 2009 i Mariagerfjord Kommunen og de øvrige sammenligningskommuner. Med udgangspunkt i disse data har vi for hvert af regnskabsårene 2007, 2008 og 2009 beregnet følgende: Nettoudgifter på funktion Hjælpemidler Nettoudgifter på funktion Hjælpemiddeldepot Udgifter på funktion gruppering , bevillinger i henhold til Servicelovens samlede antal CPR-nummer bogføringer / antal sager gennemsnitlig udgift pr. CPR-nummer / sag gennemsnitlig udgift pr. borger i kommunen (med udgangspunkt i befolkningstallene). Resultaterne vil fremgå og være kommenteret i de efterfølgende afsnit. 4.1 Validering af data Da analysen er af overordnet regnskabsteknisk karakter, har vi ikke foretaget en udvidet bilagsrevision til sikring af, at gældende konteringsregler fuldt ud er overholdt. Vi forudsætter således, at alle hjælpemiddeludgifter er korrekt registreret på autoriserede grupperinger. I vores analyseværktøj har vi mulighed for at udtrække en topliste inden for såvel dele af hjælpemiddelområdets kontointerval som inden for det samlede kontoområde. Af toplisten fremgår alle CPR-nr., hvorpå der har været registrantført hjælpemiddeludgifter, samt et total beløb ud for hvert CPR-nr. I princippet skulle toplisterne kunne anvendes som grundlag for optælling af sager, når alle udgifter er registrantført. Vi har dog konstateret, at der fremstår summer, som ikke kan henføres til en registrant. Det betyder, at ikke alle hjælpemiddeludgifter er bogført med CPR-nr. For s vedkommende er det 1,9 mio.kr., det vil sige 6% ud af den samlede nettoudgift på 31,7 mio.kr. i 2009, som ikke kan henføres til et CPR-nr. Dette er udtryk for en rimelig god disciplin i forhold til at få udgifterne registrantført. For sammenligningskommunerne ses, at mellem 10 og 15% af udgifterne ikke er registrantbogført. Det betyder, at en direkte sammenligning mellem Mariagerfjord og de øvrige kommuner af de gennemsnitlige udgifter målt pr. CPR-nr./sag ikke vil være 100% valid. Sammenligning på sagsniveau kan derfor kun tjene som en pejling. Med hensyn til udgifterne til hjælpemiddeldepot, funktion har vi alene beregnet en gennemsnitsudgift ud fra antal borgere i 2007, 2008 og 2009, idet udgifter på denne funktion ikke registrantføres. 3

6 5. Udvikling i udgifter regnskabsår i Med baggrund i Mariagerfjord kommunes regnskabstal for årene 2007, 2008 og 2009 har vi udarbejdet forskellige beregninger med henblik på at vise udgiftsudviklingen. Vi har dels taget udgangspunkt i de samlede nettoudgifter for hele funktionsområde Hjælpemidler og 5.40 Hjælpemiddeldepot, og dels udvalgt udgiftsgrupperingerne , som indeholder udgifter i henhold til Servicelovens Beregningerne er vist og kommenteret i de efterfølgende afsnit. 5.1 Udgiftsudvikling for for funktionerne Hjælpemidler og Hjælpemiddeldepot Tabel Udvikling i funktion og funktion totalt Regnskabsår Nettoudgifter Index Antal indbyggere Index Nettoudgift pr. indb. Index Af tabel fremgår, at de samlede nettoudgifter på funktion Hjælpemidler og Depot er steget 6% i forhold til 2007 niveau. Indbyggertallet er steget med 1%, og den gennemsnitlige bruttoudgift pr. indbygger er således steget med 5% i 2009 i forhold til Tabel Udvikling i depotudgifter funktion Regnskabsår Nettoudgifter Index Antal indbyggere Index Nettoudgift pr. indb. Index Hvis vi ser isoleret på depotudgifterne viser tabel et fald i depotudgifterne med 24% fra 2007 til Det betyder, at udgiften pr. indbygger tilsvarende er faldet med 25%. Tabel Udvikling i hjælpemiddeludgifter hele funktion total Regnskabsår Nettoudgifter Index Antal indbyggere Index Nettoudgift pr. indb. Index

7 Tabel viser udviklingen alene på funktion Hjælpemidler (ekskl. depot), og heraf ses, at udgiftsstigningen fra 2007 til 2009 udgør 12% svarende til 3,5 mio.kr. Pr. indbygger udgør stigningen 11%, svarende til 75 kr. pr. indbygger. 5.2 Udgiftsudvikling for SEL , funktion gruppering Tabel Udgift 2007 Index Udgift 2008 Index Udgift 2009 Index 112 Kropsbårne hjælpemidler Genbrugshjælpemidler Forbrugsgoder Støtte til biler Boligindretning Individuel befordring I alt I ovenstående tabel vises regnskabstallene for fordelt på Servicelovens bevillingsparagraffer. Forbruget kan ikke sammenlignes direkte med nettobeløbene i tabel 5.1.3, som også omfatter andre grupperinger herunder indtægter. Formålet med paragraf-opdelingen er at vise på hvilke bevillingsområder, der har været de største udsving. Kropsbårne hjælpemidler en stigning på 20% - lig med 2,5 mio.kr. fra 2007 til 2009 niveau. Genbrugshjælpemidler et fald i udgifterne på 19% - 2,2 mio.kr. fra 2007 til Forbrugsgoder en stigning fra kr i 2007 til kr i Individuel befordring stigning på 44% fra kr i 2007 til kr i For ovenstående 2 områder er beløbene uvæsentlige i den store sammenhæng. Støtte til biler en stigning med 3% svarende til kr. Boligindretning en stigning fra kr i 2007 til 1,9 mio. kr. i 2009 i alt 1,56 mio. kr. Vedrørende støtte til biler og boligindretning kan der ikke forventes et stabilt forbrugsmønster. Tabel Udvikling i alle udgifter Regnskabsår Bruttoudgifter Index Antal indbyggere Index Bruttoudgift pr. indb. Index Tabel viser udgiftsudviklingen for for bevillingsparagrafferne i Servicelovens beregnet pr. indbygger. 5

8 Med baggrund i, at de samlede bruttoudgifter er steget 7% i forhold til 2007 og indbyggerantallet er steget 1%, udgør stigningen i udgift pr. borger 6% i forhold til 2007 niveau. 6. Udvikling i antallet af registrantbogførte sager for perioden , herunder demografisk udvikling Med udgangspunkt i vores dataanalyseværktøj har vi udtrukket CPR-toplister for regnskabsårene 2007, 2008 og 2009 for grupperingerne , som omfatter bevillinger i henhold til Servicelovens Ud fra disse er det muligt at foretage en optælling af det antal CPR-numre/sager, hvorpå der er bogført hjælpemiddeludgifter. Vi har dog som tidligere nævnt konstateret, at der for alle årene henstår beløb på toplisterne, som ikke kan henføres direkte til et CPR-nr. Der er tale om en mindre procentdel, og da der p.t. i kommunen ikke foreligger et mere valid datagrundlag, har vi valgt at anvende toplisterne som dokumentationsgrundlag for udvikling i sagsantallet. Tabel 6.0 Indekseret sagsfordeling for Antal 2007 Indeks Antal 2008 Indeks Antal 2009 Indeks Antal sager / cpr. bogføringer Af tabel 6.0 fremgår, at sagsmængden siden 2007 er steget med 37%. I underdokumentationen for de enkelte paragrafområder (bilag 1) fremgår, at den største stigning i sagsantal har været på de kropsbårne hjælpemidler ( 112-ydelser), genbrugshjælpemidler og boligindretning. 6.1 Udgiftsfordeling i forhold til over og under 65-årige i perioden (demografisk udvikling) Tabel 6.1 Befolknings- og udgiftsfordeling funktion under og over 65 år Udgift 2007 % fordel. Udgift 2008 % fordel. Udgift 2009 % fordel. Udgifter: funktion under 65 årige funktion over 65 årige Befolkning: udvikling +65 årige ,2 102,7 udvikling år ,0 99,9 Ovenstående tabel 6.1 viser udgifter på funktion Hjælpemidler for årene I vores dataværktøj har vi for hver af årene udtrukket en udgiftsfordeling på alder. Fordelingen er dannet med baggrund i de registrantbogførte udgifter. Af tabellen ses, at udgifterne til under 65-årige er faldet med 5% point fra 2007 til 2009, og at udgifterne til over 65-årige er steget tilsvarende. 6

9 Udviklingen i andel af +65-årige er stigende (befolkning lever længere), hvilket tilsyneladende medfører øgede udgifter til denne gruppe. 7. s udgifter i perioden sammenholdt med 3 andre nordjyske kommuner Af tabel fremgår, at Mariagerfjord kommune i 2009 har oplevet en netto udgiftsstigning på Hjælpemiddelområdet på 12% i forhold til Vi har med udgangspunkt i regnskabsdata fra 3 kommuner i Region Nordjylland beregnet en gennemsnitsudgift pr. borger og sammenholdt denne med den beregnede gennemsnitsudgift pr. borger i Mariagerfjord Kommune. Tabel 7.0 GENNEMSNITSUDGIFT FUNKTION MÅLT PR. INDBYGGER 1 Kommune 2 Kommune Gennemsnitsudgift pr. indbygger Gennemsnitsudgift pr. indbygger Gennemsnitsudgift pr. indbygger Af tabel 7.0 fremgår følgende: 2007 Gennemsnitsudgiften pr. borger i Mariagerfjord ligger som den 2. laveste i forhold til sammenligningskommunerne s udgifter er faldet fra kr. 667 til kr. 633 i gennemsnit pr. borger, og kommunen ligger stadig med den næst laveste omkostning pr. borger 2009 Mariagerfjords gennemsnitlige udgift pr. borger stiger med 17% fra kr. 633 i 2008 til kr. 742 i Stigningen gør, at kommunen nu har den højeste gennemsnitlige udgift totalt set pr. borger til hjælpemidler i forhold til sammenligningskommunerne. Den store stigning, jf. tabel 5.2.1, er fordelt på flere paragrafområder, hvoraf der for nogle ikke kan forventes et stabilt forbrugsmønster. Af bilagsmaterialet (bilag 2), som indeholder oversigt over gennemsnitsudgiften pr. borger for hver af bevillingsparagrafferne , fremgår de områder, hvor Mariagerfjords udgifter ligger højest i forhold til de 3 sammenligningskommuner. 7

10 Det drejer sig om områderne: kropsbårne hjælpemidler og genbrugshjælpemidler SEL 112 samt støtte til køb af bil SEL 114. Tabel 7.1 GENNEMSNITSUDGIFT SEL 112 MÅLT PR. INDBYGGER 1 Kommune 2 Kommune Kropsbårne hjælpemidler Genbrugshjælpmidler Kropsbårne hjælpemidler Genbrugshjælpmidler Kropsbårne hjælpemidler Genbrugshjælpmidler Tabel 7.1 viser en sammenligning af udgifter til hjælpemidler efter SEL 112 målt pr. indbygger i perioden Jf. vores kommentar i afsnit 5.2 kan der ikke forventes stabile forbrugsmønstre på 114 og 116 udgifter. Vi har derfor valgt at foretage en sammenligning alene på 112 hjælpemidler kropsbårne- og genbrugshjælpemidler, hvor der kan være relevans i sammenligningen. 8. Opsamling og anbefalinger har fra 2007 til 2009 oplevet en samlet udgiftsstigning på området på netto 12%. I forhold til 3 andre udvalgte kommuner var næst billigst i 2007, men dyrest i I forhold til et uvægtet gennemsnit af de 3 øvrige kommuners udgift pr. borger, er Mariagerfjord Kommune ca. 16% dyrere pr. borger i Der kan umiddelbart drages en parallel mellem kommunens udgiftsstigning fra 2007 til 2009 og antallet af registrantbogførte sager for samme periode, jf. tabel 6.0. Formålet med denne analyse har, jf. det aftalte, ikke omfattet en dybere gennemgang af årsagerne til udviklingen. Vores umiddelbare anbefalinger til nærmere undersøgelser og til sikring af, at der tilvejebringes et solidt grundlag for den fremtidige drift og økonomiske styring af hjælpemiddelområdet kan sammenfattes i følgende underpunkter: 8

11 8.1 Opfølgning på sagsbehandling i forhold til serviceniveau En årsag til, at forbruget er stigende kan muligvis skyldes glidning i forhold til det politisk fastsatte serviceniveau. Vi har ingen faktuel viden, om dette kan være en af årsagerne, men vi kan anbefale visse interne benchmarkingstiltag, eksempelvis: Analyse af, om der mellem sagsbehandlere er forskelle i niveau for bevilling af hjælpemidler. Øget anvendelse af faglige teams i sagsbehandlingen. Evaluering af sagsbehandlingen ved at udtage udvalgte sagskategorier, herunder dyre sager til en tværgående gennemgang og vurdering. 8.2 Indkøbsaftaler Udgiftniveauet påvirkes af, om der foretages indkøb under hensyntagen til sparsommelighed. Vi er bekendt med, at har etableret et indkøbsfællesskab med flere kommuner. Det forudsættes derfor, at de indkøbsaftaler, som er indgået vedrørende hjælpemidler, udnyttes. Vi har - som tidligere nævnt - ikke foretaget bilagsgennemgang i forbindelse med denne analyse, hvorfor vi ikke har nogen reel viden om, hvorvidt aftalerne benyttes tilstrækkeligt. Der kan tilbydes udførelse af en separat analyse heraf. 8.3 Budget Budgetlægningen bør være gennemsigtig og ske ud fra kriterier, som er målbare i budgetopfølgningen. Hermed menes et budget, som bygger på: Kendte enhedspriser / gennemsnitlige beregnede enhedspriser for de enkelte kategorier inden for hjælpemiddelområdet. Aktivitet: Forudsætninger om konkrete målbare mængder dvs. antal af sager inden for hver kategori. 8.4 Disponering og budgetopfølgning Budgetopfølgningen bør efter vores opfattelse resultere i en prognose, som estimerer regnskabsårets resultat på de enkelte kategorier sammenholdt med budgettet. Kun derved er der grundlag for at tage stilling til behov for justeringer. Grundlaget for budgetopfølgningen bør være: Et målbart budget, jf. ovenfor. Ajourførte registreringer i økonomisystemet En hensigtsmæssig opbygget kontoplan Valide data i sags- og journalsystemet Rambøll, som bl.a. kan vise Antal aktive sager på forskellige kategorier, herunder de fremadrettede disponeringer Oversigt over til- og afgange 9

12 En aktuel forbrugsprocent i økonomisystemet kan på nogle områder være retningsgivende, men kan og bør ikke anvendes som grundlag for fremskrivning til årsforbrug. Det er meget vigtigt, at der tages højde for de allerede foretagne dispositioner. 8.5 Ekstern benchmarking i øvrigt Vi kan anbefale, at kommunen via etablerede netværk med andre kommuner indgår i benchmarkingsprojekter. Vi foreslår, at kommunen forinden søger afdækket, om egen sagsbehandling, herunder indkøbsdisponering foregår i overensstemmelse med kommunens egne standarder og regler. 10

13 Ernst & Young - Vestre Havnepromenade Aalborg - ey.aalborg@dk.ey.com