Notat fra arbejdsgruppe nedsat af Danske Universiteters Forum for Forskningsbaseret Myndighedsbetjening, DU-FFM 1.

Transkript

1 Notat fra arbejdsgruppe nedsat af Danske Universiteters Forum for Forskningsbaseret Myndighedsbetjening, DU-FFM marts 2011 J.nr IM Indikatorer for forskningsbaseret myndighedsrådgivning ved danske universiteter Sammenfatning Forskningsbaseret myndighedsbetjening består af sektorrelateret forskning og forskningsbaseret myndighedsrådgivning. Der findes allerede i dag anerkendte indikatorer for forskning (omfang og udbytte) og uddannelse (primært i form af STÅ-opgørelser); mens der for den forskningsbaserede myndighedsrådgivning mv. på nuværende tidspunkt ikke er opstillet fælles brugbare indikatorer hverken kvantitative eller kvalitative. Dette notat foreslår derfor en etablering af kvantitative indikatorer for myndighedsrådgivningen. Arbejdsgruppen foreslår tre indikatorer for myndighedsrådgivningens output. Da der er væsentlige områder af myndighedsrådgivningen, som disse indikatorer ikke fanger, og som det vil være vanskeligt at dække med generelle operationelle indikatorer, foreslår arbejdsgruppen derudover en input -indikator, som indikerer størrelsesordenen af de ressourcer, der bliver benyttet til den forskningsbaserede rådgivning. Den sidstnævnte indikator udtrykker myndighedernes vilje til at betale for rådgivningen, og det vil endvidere for de enkelte faglige enheder være muligt at vurdere hvor stor en del af disse ressourcer, der ikke vil kunne dækkes af output-indikatorerne. Et eksempel på sidstnævnte er ressourcer anvendt til beredskabsopgaver. De tre første indikatorer skal indkredse de målbare dele af rådgivningens output. Dette er svært at gøre fyldestgørende, og som nævnt bliver hele spektret af opgaver ikke dækket ind. Arbejdsgruppen foreslår en indikator for større publikationer (rapporter, udredninger, vidensynteser mv.), en for mindre rådgivningsopgaver (mindre notater, svar på rådgivningsspørgsmål etc.), og endelig en for deltagelse i råd, arbejdsgrupper og lignende, der er nedsat af en myndighed. Den fjerde indikator (for input) angiver det ressourcemæssige volumen, der på baggrund af finansieringskilderne for de anvendte bevillinger til den forskningsbaserede myndighedsbetjening forventes reserveret til den forskningsbaserede rådgivning mv. Her indgår ressourcerne til de dele af myndighedsbetjeningen, der ikke i sig selv primært er forskning, og som derfor ikke forventes dokumenteret på sædvanlig vis gennem forskningsindikatorerne. Til sidst i dette notat diskuteres, hvilken indirekte effekt etableringen af disse indikatorer ville kunne få på forskningsmiljøer og myndigheder. Endelig præsenterer arbejdsgruppen sine overvejelser om, hvorvidt det i indikatorsammenhæng ville være formålstjenligt at samstille forskningsbaseret myndighedsrådgivning med den almene videnspredning, som universiteterne også har i deres opgaveportefølje. Den foreløbige konklusion er at dette ikke skønnes hensigtsmæssigt, i hvert fald ikke i første omgang. 1 Notatet er udarbejdet på baggrund af pilotprojektet, der forløb hen over sommeren Det forsøger at præcisere indikatorerne, så de er operationelle.

2 2 Sidst i notatet er vedlagt et bilag, som gennemgår arbejdsgruppens bemærkninger vedrørende den konkrete implementering og registrering af rådgivningsopgaver i publikationsdatabasen PURE. Baggrund Rektorkollegiets Forum for Forskningsbaseret Myndighedsbetjening nedsatte på sit møde den 19. august 2009 en arbejdsgruppe til at komme med forslag til indikatorer for myndighedsrådgivning mv. Dette forum behandlede d. 24. september 2010 arbejdsgruppens forslag sammen med resultaterne af et pilotforsøg, og bad arbejdsgruppen præcisere forslagene og relatere dem til registrering i publikationsdatabasen PURE. Hensigten med at definere indikatorer for myndighedsrådgivningen mv. er at synliggøre disse aktiviteter som en væsentlig del af universitetets portefølje efter fusionerne med de tidligere sektorforskningsinstitutioner. Der findes allerede anerkendte indikatorer defineret for forskning og for undervisning; men der mangler indikatorer for rådgivningen. Sektorrelateret forskning bedømmes med hensyn til kvalitet og omfang som al anden forskning. Den egentlige kvalitetsbedømmelse sker i form af fagfællebedømmelse (peer review), og den kvantitative bedømmelse sker på baggrund af publicering i videnskabelige tidsskrifter og monografier, citationsanalyser, opnåelse af ph.d.- og doktorgrader, deltagelse i videnskabelige konferencer, internationalt samarbejde, tiltrækning af yderligere eksterne forskningsmidler til fagområdet etc. Disse forhold indgår i de vedtagne indikatorer for forskning. Forskningsindikatorernes størrelse skal naturligvis sættes i relation til omfanget af de medgåede ressourcer. De eksisterende forskningsindikatorer dækker inden for rimelige grænser de væsentligste forskningsaktiviteter. Der er her primært tale om output indikatorer. På nær indikatoren for tiltrækning af eksterne forskningsmidler, der ligesom den foreslåede input-indikator for myndighedsrådgivning er en slags ressourceindikator, der afspejler andres vilje til at understøtte forskningen gennem købt myndighedsbetjening. De dele af den forskningsbaserede myndighedsbetjening, der ikke i sig selv primært er forskning, og som derfor ikke forventes dokumenteret på sædvanlig vis gennem forskningsindikatorerne betegnes i Hvidbogen 2 som forskningsbaseret myndighedsrådgivning mv. Den forskningsbaserede myndighedsrådgivning kan bedømmes med hensyn til omfang, nogenlunde som man ville bedømme lærebøger og andet undervisningsmateriale 3, undervisning og vejledning af studerende. Det er dog mere vanskeligt at systematisere den kvantitative bedømmelse af myndighedsrådgivning end af undervisning, idet der ikke foreligger et ECTS-system, som opgøres i studenterårsværk (STÅ), eller en standardiseret karaktergivning på tværs af de mangeartede opgaver. Forskningsaktiviteterne skulle i princippet ikke inddrages i rådgivningsindikatorerne. Dog kan forskningen ikke fuldstændig adskilles fra rådgivningen, og forskningen er ofte finansieret sammen med rådgivningen. Det er derfor den samlede finansiering af den forskningsbaserede myndighedsbetjening, som i første omgang er let at opgøre og som man kan forsøge, at udlodde i henholdsvis en rådgivnings- og en forskningsandel (optimalt ca. 50 % til hver). Myndighedsrådgivningen rummer et bredt spektrum af meget forskelligartede opgaver, og de foreslåede output-indikatorer afspejler alene de dele af aktiviteterne, 2 Der henvises til Danske Universiteter: Hvidbog om forskningsbaseret myndighedsbetjening (april 2009) 3 Det er en overvejelse værd, at vi ikke har en tradition for fagfællebedømmelse af lærebøger og andre større undervisningsmaterialer (men det ligger uden for arbejdsgruppens kommissorium)

3 3 der med en vis rimelighed kan måles objektivt og sammenligneligt på tværs af institutioner. Også inden for uddannelse og forskning er der væsentlige elementer og kvalitetsaspekter, der ikke afspejles retvisende i deres indikatorer; men dette problem er betydeligt større, når det gælder myndighedsrådgivningen. Dette skyldes som nævnt den store variation fra område til område og fra opgave til opgave. Forslag til indikatorer for myndighedsrådgivning Det er centralt, at indikatorer er rimeligt robuste, og at de er baseret på dokumenterbare fakta (data). Indikatorer må ikke bero på selvangivelse og derved individuelle skøn, da dette kontinuerligt vil give anledning til kritik og vil så tvivl om indikatorens værdi. Det forsøges derfor undgået, at timeopgørelser og anvendelse af internt besluttet kontering på projektnumre eller lignende kommer til at influere på indikatorerne. Først gennemgås de typer opgaver (jf. box 1), der ligger i rådgivningen samt deres finansieringskilder (jf. box 2). Dernæst beskrives arbejdsgruppens forslag til indikatorer. Box 1 4 Typer af opgaver, der indgår i forskningsbaseret myndighedsrådgivning jf. Hvidbogen Større opgaver finansieret gennem finanslovsbevilling, gennem en aftalebevilling eller efter ansøgning: 1. Overvågnings- og moniteringsopgaver med dataopsamling og afrapportering 2. Vidensynteser på baggrund af kendt viden og litteraturstudier 3. Afrapportering i en for opdragsgiver anvendelig form af forskning udført som opdrag Ekspertudsagn eller mindre ad hoc rådgivningsopgaver udført i arbejdsmæssig sammenhæng, hvad enten det drejer sig om: 4. Mindre rådgivningsrapporter 5. Svar på forespørgsel telefonisk, per mail eller fremsendt pr. brev og udført per kulance 6. Svar på forespørgsel telefonisk, per mail eller fremsendt pr. brev og udført mod betaling til instituttet eller mod personligt honorar Deltagelse i udvalg eller arbejdsgrupper nedsat af sektorministeriet eller andre med henblik på forskningsbaseret myndighedsrådgivning (ekspertfunktion) Box 2 Finansieringskilder til forskningsbaseret myndighedsbetjening Opgaver inden for forskningsbaseret myndighedsbetjening (forsknings- og rådgivningsopgaver mv.) finansierede af et sektorministerium, regioner, kommuner eller EU, bortset fra EU s rammeprogrammer, samt andre internationale organisationer med forvaltningsansvar. Opgaver, hvor der direkte eller indirekte forventes rådgivning i et væsentligt omfang knyttet til opgaven. Sådanne opgaver vil typisk være finansieret gennem 1. Universitetets finanslovsbevilling fra FIVU, men i henhold til aftale med et sektorministerium 2. Finanslovsbevilling til universitetet fra et sektorministerium (e.g. aftalebevilling) 4 Box 1 giver ikke en udtømmende oversigt over opgaveporteføljen inden for myndighedsrådgivning. Andre funktioner under myndighedsrådgivning kan være infrastruktur (laboratorier, stalde til dyrehold, skibe), etablerede databaser og modelværktøjer, beredskabs- og overvågningsopgaver mv. Sådanne opgaver giver sig typisk ikke udslag i registreringer på outputsiden.

4 4 3. Større særskilte aftaler eller kontrakter indgået med et sektorministerium, regioner, kommuner og EU mv., ud over finanslovsbevillinger 4. Bevilling efter ansøgning om konkurrenceudsatte forskningsmidler udbudt af et sektorministerium eller andre opdragsgivere bemyndiget dertil af et sektorministerium, regioner, kommuner og EU mv. Afgrænsningen kan diskuteres og er vanskelig. Derfor foreslår arbejdsgruppen, at der udarbejdes en positiv-liste (med standard betegnelser) for de danske og internationale myndigheder, der kan komme på tale. På denne baggrund stiller arbejdsgruppen forslag om følgende indikatorer: Box 3 1. Output mål 1.1. Optælling af større (rekvirerede) rapporter (større publikationer) 1.2. Optælling af dokumenterede mindre (rekvirerede) ad hoc opgaver (mindre publikationer) 1.3. Optælling af deltagelse i udvalg/arbejdsgrupper og lignende, hvor udpegning principielt sker fra myndigheden (ekspertfunktion) 2. Input mål 2.1. Ressourceopgørelse Beskrivelse af de foreslåede output mål/indikatorer 1.1 Optælling af større (rekvirerede) rapporter Her dækkes opgaver fra punkterne i Box 1 5. Dog dækkes kun en lille del af punkt 1 (monitering, overvågning mv.). Der er to absolutte forudsætninger for at en publikation kan indgå: 1. Publikationen skal være rekvireret af en dansk offentlig myndighed eller international organisation med forvaltningsansvar 2. Publikationen skal være omfattet af journaliseringspligt og skal være publiceret eller i princippet være offentlig tilgængelig Publikationen skal derudover med rimelighed kunne karakteriseres ved primært at have til formål at være rådgivning. Dette betyder f.eks., at hvis en rekvireret publikation indeholder andet end den rekvirerede rådgivning - det være sig forskning, innovation, formidling og eller undervisningsmateriale - så er det institutionen, der afgør hvilken kategori (Forskning, Formidling 6, [Forskningsbaseret] Rådgivning eller Undervisning), den skal henføres til. For eksempel kan det være vanskeligt at afgrænse større rådgivningsrapporter fra egentlige forskningspublikationer. Dog er omdrejningspunktet for myndighedsrådgivning den/de tilknyttede rekvirent(-er). En monografi kan være en blanding både af forskningsdokumentation, af rådgivning og af formidling. Vi foreslår altså, at det er institutionen selv, der afgør hvor det er mest relevant at rubricere publikationen. Som et eksempel på en væsentlig aktivitet, der ikke umiddelbart vil indgå i indikatoren, er produktion af større datasæt (fx transportvaneundersøgelsen), som har det særkende, at disse ikke dokumenteres gennem større publikationer, da det er le- 5 Bemærk, at større rådgivningsopgaver ofte (med-)finansieres af eksterne midler i tillæg til FL-bevillinger. 6 DTU anvender generelt terminologien Innovation frem for Formidling.

5 5 vende datasæt, som dog er offentligt tilgængelige. Det er altså kun, når sådanne tilgængelige større datasæt dokumenteres i en rapport, at de kan regnes med i indikator 1.1 eller Optælling af dokumenterede mindre (rekvirerede) ad hoc opgaver (mindre publikationer) Her dækkes væsentlige dele af punkt i box 1. Som under indikator 1.1 er der to absolutte forudsætninger for at en opgave kan indgå: 1. Opgaven skal være rekvireret af en dansk offentlig myndighed eller international organisation med forvaltningsansvar 2. Opgaven skal være omfattet af journaliseringspligt og dokumentation for den skal i princippet være offentligt tilgængelig 7 Mindre publikationer er en samlebetegnelse for de mange mindre - ofte med meget kort varsel udførte - rådgivningsprodukter, som rekvireres inden for den forskningsbaserede myndighedsrådgivning. For at tælle med i indikatoren skal der være tale om en opgave, der er skriftligt dokumenteret, og som normalt vil være resultat af en skriftlig henvendelse, idet en rekvirent umiddelbart skal kunne identificeres. Også her er afgrænsningen vanskelig. Følgende oplysninger bør som minimum fremgå af dokumentationen, såfremt en opgave skal kunne indgå i indikatoren: Hvilken myndighed har rekvireret svaret/notatet Hvad har myndigheden spurgt om, og (kort) om baggrunden for spørgsmålet Hvem har behandlet besvarelsen (sagsbehandler, forfatter) Hvordan kan svaret/notatet findes (journalnummer, dato, udgivelsesdata eller lignende) Der er en del afgrænsningsproblemer mht. indikator 1.2. For eksempel foreslår arbejdsgruppen følgende i forbindelse med et par af de ved pilotprojektet identificerede problemstillinger: 1) Regelmæssige nyhedsbreve udgivet af universitetet bør kun tælle en gang om året. (Hvis omfanget af et sådant er stort kan en sådan registrering evt. fortages under indikator 1.1). 2) Høringssvar udarbejdet på baggrund af almene høringer fra en myndighed tæller som udgangspunkt ikke med. Høringssvar kan dog medtages, når temaet er centralt inden for den aftale, der er indgået med myndigheden. 3) Såfremt der under indikator 1.1. medregnes en større antologi eller sammenstilling af mange mindre artikler/notater med forskellige forfattere, kan disse enkeltbidrag godt samtidig indgå som enheder i indikator Optælling af deltagelse i udvalg/arbejdsgrupper og lignende, hvor udpegning principielt sker fra myndigheden (ekspertfunktion) Her dækkes i det væsentlige sidste bullet i Box 1. Fastlæggelsen af de udvalg, arbejdsgrupper mv., der ønskes inddraget i output-målet sker på baggrund af en række opstillede kriterier ud fra et ønske om at skelne mellem de udvalg, hvor deltagelse sker på en myndigheds vegne (eller en international organisation med forvaltningsansvar), og øvrige udvalg. Der opstilles følgende kriterier: 7 Tidspunkt og procedure for offentliggørelse følger de aftaler, det enkelte universitet har indgået med myndighederne.

6 6 Medlemmet skal være formelt udpeget af en myndighed eller deltage i pågældende forum efter aftale med en myndighed 8, eller Medlemmet skal direkte eller indirekte være anmodet om at deltage i pågældende forum (fx via hensigtserklæring ifølge aftaler). Der opgøres på personniveau deltagelse i sådanne opgaver. Følgende oplysninger bør som minimum være offentligt tilgængelige, såfremt deltagelse i udvalg el. lign. skal kunne indgå i indikatoren: Hvilken myndighed har (direkte eller indirekte) bedt personen deltage Hvilket udvalg (arbejdsgruppe etc.) er der tale om Hvad er den pågældendes rolle 9 (ekspert, formand, repræsentant for myndigheden etc.) Hvordan kan yderligere oplysninger om arbejdet findes (journalnummer, udvalgskommissorium, eller lignende) Kun opgaver rekvireret fra danske myndigheder eller internationale organisationer med forvaltningsansvar (jf. den omtalte positivliste) kan indregnes. Relevante udvalg mv. er ikke begrænset til stående udvalg med fast repræsentation, men omfatter efter arbejdsgruppens mening også midlertidigt nedsatte udvalg. Fælles for indikatorerne For både 1.1, 1.2 og 1.3 gælder, at udvikling af procedurer og systemunderstøttelse i forbindelse med registrering i dag finder sted på forskellig vis i universiteternes interne journaliseringssystemer og publikationsdatabaser. Dog ser det ud til at alle universiteterne vil gå over til at anvende systemet PURE 10. Derfor vil vi i denne rapport referere til PURE med hensyn til den konkrete registrering af indikatorerne Relationen til PURE er uddybet i bilaget. Det er afgørende, at opgavebesvarelsen registreres og følger de retningslinjer, som gælder ved det enkelte universitet, og som sikrer at datagrundlaget er validt. Det bør samtidig understreges, at selve registreringen udgør omdrejningspunktet for troværdige og valide indikatorer. Principielt skal simple data om alle opgaver, der indgår i indikatoren, kunne findes på en offentligt tilgængelig hjemmeside. Beskrivelse af forslag til input mål/indikator En sammenlignelig ressourceindikator på tværs af alle hovedleverancetyper er svær at definere præcist. Derfor foreslås dokumentationen af de enkelte ydelser opgjort i forhold til finansieringskilde og økonomisk ressourceforbrug. 2.1 Ressourceopgørelse En selvangivelse af de ressourcer, der faktisk bruges på rådgivningen mv. bør undgås. Derfor er det omfanget af forpligtelsen til at yde rådgivning mv., der følger med forbrug af bestemte typer af bevillinger til myndighedsbetjening, herunder til bestilte opgaver, som skal opgøres. Ressourceopgørelsen foreslås baseret på forbrug af de totale bevillinger til forskningsbaseret myndighedsbetjening. Vi deler sådanne bevillinger op i to grupper, jf. hhv. punkterne 1-3 og punkt 4 fra Box 2. 8 Således at der foreligger konkret (skriftlig) aftale herom. 9 Jf. Adskillelsen mellem forskningsfaglig vurdering og ( ) håndtering af forvaltningsopgaven (Hvidbogen p.7). 10 DTU anvender som det eneste danske universitet p.t. forskningsdatabasen ORBIT, men planlægger at overgå til PURE i løbet af 2011.

7 7 (A) Finanslovsbevilling eller større aftalebevillinger øremærket til myndighedsbetjening, dvs. punkt i Box 2. (B) Alle andre bevillinger til myndighedsbetjening (kortvarige kontrakter, projektbevillinger, eksterne forskningsmidler fra sektorministerier vundet i konkurrence, etc.), dvs. punkt 4. i Box 2. Ressourceopgørelsen omfatter altså bevillinger, som er anvendt og regnskabsført i det pågældende finansår og ikke blot bevillingstilsagn. Det er nødvendigt at afgrænse de finansieringskilder og typer af opgaver, der skal inddrages i beregningen af indikatoren. Myndighederne oplistes på en positivliste, som udarbejdes og ajourføres af Danske Universiteter på baggrund af oplysninger fra de enkelte universiteter. Forskningsaktiviteterne skal i princippet ikke inddrages i rådgivningsindikatorerne. Dog lader forskningen sig ikke som tidligere nævnt fuldstændigt adskille fra rådgivningen og er oftest finansieret sammen med rådgivningen. Derfor er det den samlede finansiering af den forskningsbaserede myndighedsbetjening, som i første omgang opgøres. Herefter foreslår arbejdsgruppen, at indikator 2.1 for forskningsbaseret myndighedsrådgivning, der skal være en indikator for omfanget af forpligtelsen til at yde rådgivning mv., beregnes på følgende måde: Summen af 50 pct. af bevillingerne af type (A) og 20 pct. af bevillingerne af type (B) 11. Denne indikator må ikke forveksles med regnskabs- eller revisionshåndtering af de givne bevillinger, idet opgørelsen kun på et overordnet niveau er et mål for størrelsesordenen af den forventede rådgivningsaktivitet. Dokumentationen af de enkelte ydelser inden for forskningsbaseret myndighedsrådgivning bør objektivt set i det mindste kunne opgøres i forhold til finansieringskilde og økonomiske ressourcer. Da finansieringen kommer fra myndigheder, der har fokus på leverancen, er det forsvarligt at sige, at ressourceindikatoren også til en vis grad afspejler kvalitet i output. Eftersom det må forventes, at rekvirenten efterspørger en alternativ leverandør, såfremt kvaliteten ikke er i orden. De ressourcer til myndighedsbetjening, der ikke indgår i ressourceindikatoren, er i princippet reserveret til forskningsandelen, og disse må sammen med andre forskningsressourcer indgå i vurderingen af størrelsen af forskningsindikatorerne. Indikatorernes indirekte effekt Såfremt der, som foreslået, bliver udviklet indikatorer for forskningsbaseret myndighedsrådgivning, og disse indikatorer kommer til at indgå i institutionernes meriteringssystemer og afrapporteringer, så vil det på sigt have en styrende (og muligvis også utilsigtet) effekt både eksternt og internt. Bliver disse eller lignende indikatorer ressourceudløsende, vil de i hvert tilfælde mere eller mindre direkte indvirke på de løbende prioriteringer ved de enkelte institutioner. Nedenfor redegøres for nogle af de effekter (konsekvenser), som arbejdsgruppen forudser, kunne blive resultatet af de foreslåede indikatorer tre output og et input mål på længere sigt. Optælling af større rådgivningsrapporter vil synliggøre værdien af den type rapporter, populært omtalt som grå publikationer, der ellers ofte negligeres og afvises i de gældende opgørelser (ud fra en strengt videnskabelig synsvinkel). 11 Dette er til trods for, at der i myndighedsbetjeningsaftalerne kan fremgå en anden forskningsandel.

8 8 Optælling af dokumenterede mindre (rekvirerede) ad hoc opgaver (mindre rådgivningspublikationer) vil fremme registrering og offentliggørelse af forespørgsler, hvilket vil synliggøre den type opgaver og være af samfundsmæssig værdi. Optælling af deltagelse i udvalg/arbejdsgrupper nedsat af ministerier/styrelser vil synliggøre denne type opgaver. Ressourceopgørelsen vil synliggøre forpligtelsen til at udføre rådgivning, således at der ikke forventes forskning eller undervisning for den del af ressourceindsatsen. Modsvarende kan der så forventes dokumenteret rådgivning mv. Skal formidling og videnspredning indgå i fælles indikatorer med myndighedsrådgivning? Det kan være vanskeligt at adskille rådgivningsopgaver, der er finansieret af et ministerium, fra rådgivning, som finder sted i form af almen forståelig forskningsformidling til fx landmænd eller erhvervsvirksomheder, og fra almindelig videnspredning/- formidling til erhverv og det omgivende samfund. Det kunne derfor overvejes i stedet for rene rådgivningsindikatorer at indføre fælles indikatorer for forskningsbaseret myndighedsrådgivning, videnspredning og formidling. I så fald skulle den første output-indikator indeholde formidling og videnspredning, så optællingen af større rapporter skulle udvides til at indeholde en passende definition på større ikke rekvirerede formidlingsværker. Det er arbejdsgruppens opfattelse, at det vil være vanskeligt at tilpasse de to sidste output-indikatorer ved at skulle inddrage mindre aktiviteter, publikationer mv. af mere formidlingsmæssig karakter. Til trods for dette vil en passende konkret dokumentation for den enkelte institutions formidlingsaktiviteter godt kunne holdes op mod indikatoren for de ressourcer, der i princippet har været afsat til formålet. Desuden skulle ressourceindikatoren øges med et mål for formidlingsforpligtelsen, som fx kunne beregnes som følger: en passende andel af institutionens basisbevilling 12, svarende til den almene forpligtelse til videnspredning (fx til 3 pct.). Sammenfattende mener arbejdsgruppen ikke, at tiden er inde til at udvide indikatorerne for myndighedsrådgivning, før de er blevet afprøvet i praksis. Afsluttende bemærkninger En stor andel af opgaveporteføljen inden for myndighedsrådgivning mv. vil med forslaget indgå i de opstillede forslag til indikatorer. Dette skulle minimere risikoen for ensidig fokusering på de opgaver, der tæller med i regnskabet og ikke på de øvrige opgaver, som efterspørges i relation til forskningsbaseret myndighedsrådgivning. De dele af myndighedsrådgivningen som fx infrastruktur (laboratorier, stalde til dyrehold, skibe), etablerede databaser og modelværktøjer, beredskabs- og overvågningsopgaver, der ikke giver sig udslag i registreringer på outputsiden, vil på det enkelte universitet kunne indgå i vurderingen af, hvorvidt ressourcerne, som indikeret ved ressourceindikatoren, er anvendt rimeligt til formålet. Det vil fortsat være universitetets ansvar at beskrive enhedernes samlede faglige profiler, hvor både det, der er meget synligt i output-indikatorerne og andre væsentlige opgaver, er taget med. 12 Der kan argumenteres for, at eksternt finansierede forskningsbevillinger ligeledes indeholder en implicit forpligtelse til videnspredning; men det ses der bort fra her. I stedet antages det, at sådanne forskningsbevillinger forventes at bidrage til den forskningsbaserede uddannelse ved universitetet.

9 9 Der udestår en evt. senere generel videreudvikling af indikatorerne, så disse også i højere grad afspejler myndighedsrådgivningens kvalitative karakter på tværs af universiteterne, sådan som det til dels kendes fra forskning og undervisning. Spørgsmålet om hvorvidt en eller flere af de foreslåede indikatorer kunne indgå i den såkaldte kvalitetsmodel til marginal fordeling af universiteternes basismidler har bl.a. været rejst i drøftelserne i FFM forud for nedsættelsen af arbejdsgruppen. Dette spørgsmål er ikke aktuelt, idet målet med indikatorerne i første omgang er at synliggøre betydningen af myndighedsbetjeningen. Det er arbejdsgruppens vurdering, at skal man jævnføre indikatorernes principielle status i den sammenhæng, kunne man sammenligne output-indikatorerne for rådgivning med STÅ-opgørelsen for undervisning, og input-indikatoren for rådgivning med indikatoren for indtjening af eksterne forskningsmidler, i mellem de to sidste er der faktisk er et vist overlap. Arbejdsgruppens medlemmer: Mogens Flensted-Jensen, KU (formand) Lone Winge, AU/DMU Susanne Elmholt, AU/DJF Birgit Mørup, AAU/SBI Lisbeth Koefoed, DTU

10 10 Bilag. Arbejdsgruppens bemærkninger vedrørende den konkrete implementering i PURE. Registrering i PURE af forskningsbaseret myndighedsrådgivning Universiteternes indikatorer for publikationer/opgaver, der dokumenterer forskningsbaseret myndighedsrådgivning beregnes på baggrund af registreringer i PURE. Der er to absolutte forudsætninger for at en registreret publikation/opgave kan indgå: 1. Publikationen/opgaven skal være rekvireret af en dansk offentlig myndighed eller en international organisation med forvaltningsansvar 2. Dokumentation for publikationen/opgaven skal være omfattet af journaliseringspligt og skal i princippet være offentligt tilgængelig 13 Publikationen skal med rimelighed kunne karakteriseres ved primært at være forskningsbaseret myndighedsrådgivning. Dette betyder f.eks., at hvis en rekvireret publikation indeholder andet end den rekvirerede rådgivning - det være sig forskning, formidling/innovation og/eller undervisningsmateriale - er det institutionen, der afgør under hvilken af de fire PURE kategorier (Forskning, Formidling (Innovation), [Forskningsbaseret] Rådgivning eller Undervisning) den rubriceres. Forskningsbaseret rådgivning benyttes her jf. Danske Universiteters Hvidbog om forskningsbaseret myndighedsbetjening i en ret bred betydning om dokumentation og redegørelser for en aktivitet, der er rekvireret og som ikke primært falder under betegnelsen (sektorrelateret) forskning, og som derfor ikke registreres og bedømmes som forskning. Det kan være svært at afgøre, om en rekvireret publikation skal placeres under rådgivning eller forskning. Et godt udgangspunkt for at afklare den rette rubricering er målgruppen for publikationen: retter den sig primært mod det videnskabelige samfund eller mod den rekvirerende myndighed? En publikation/opgave registreret under rådgivning i PURE vil tælle med i den bibliometriske forskningsindikator på linje med publikationer registreret under forskning, såfremt den opfylder kravene til sådanne (tidsskrift, forlag, referee etc). Omvendt er det kun publikationer/opgaver, der i PURE registreres under Rådgivning, som indgår i indikatorerne for forskningsbaseret myndighedsrådgivning. Ad. 1. Publikationen/opgaven skal være rekvireret af en dansk offentlig myndighed eller en international organisation med forvaltningsansvar. Dette betyder, at publikationen primært skal dokumentere arbejde udført på opdrag af en dansk offentlig myndighed eller en international organisation med forvaltningsansvar. Opdraget kan være givet direkte med henblik på den enkelte opgave, eller det kan være at opfatte som en del af en mere omfattende kontrakt eller langtidsaftale. Dette betyder normalt, at finansieringen af arbejdet kommer fra den pågældende myndighed. Publikationen skal indeholde henvisning til opdraget med angivelse af den pågældende myndighed, en kort baggrund for spørgsmålet samt en angivelse af, hvem der har forestået besvarelsen. Bemærk at bevillinger fra forskningsråd mv. under Forsknings- og Innovationsstyrelsen, samt bevillinger fra EU's rammeprogrammer (FP7 mv.) ikke skal tælles med. 13 Tidspunkt og procedure for offentliggørelse følger de aftaler, det enkelte universitet har indgået med myndighederne.

11 11 Ad. 2. Dokumentation for publikationen/opgaven skal være omfattet af journaliseringspligt og skal i princippet være offentlig tilgængelig. Dette betyder, at det ud fra registreringen i PURE skal være muligt at få kendskab både til opdraget og til publikationen eller til dokumentation for opgaven. For større publikationer vil dette normalt betyde, at de er udgivet eller er tilgængelige på nettet. For mindre publikationer/opgaver kan det betyde, at information skal kunne skaffes på baggrund af journalnummer eller lignende fra universitetet. Indikator 1.1. Her indgår kun publikationer, der opfylder 1. og 2. samt er registreret i PURE i under Rådgivning: rapport. Der er her en afgrænsning til Forskning: Bog/antologi/afhandling/rapport. Idet underkategorierne Doktordisputats og Ph.d.- afhandling normalt vil blive rubriceret som forskning, selv om de i princippet kan være udført som led i rekvireret arbejde. Mens underkategorierne Bog, Antologi eller Rapport udmærket kan være primært rådgivning. Det bemærkes. at der kan være tvivl om hvorvidt en rapport bør registreres som Rådgivning: rapport eller som Rådgivning: notat. Hvis institutionen skønner at en rapport/udredning har et sådant omfang eller form, at den bør indgå i indikator 1.1, skal den registreres under Rådgivning: rapport. Indikator 1.2. Her indgår kun de publikationer, der opfylder 1. og 2. samt er registreret i PURE under Rådgivning: Bidrag til bog/antologi/rapport, Rådgivning: notat eller Rådgivning: Bidrag til notat. Det bemærkes, at høringssvar på generelt udsendte høringer fra en myndighed som udgangspunkt ikke registreres under disse kategorier. Høringssvar kan dog medtages, når temaet er centralt inden for den aftale, der er indgået med myndigheden. Det bemærkes, at bidrag til en publikation, der i sin helhed indgår i indikator 1.1 samtidig kan indgå i indikator 1.2 under Rådgivning: Bidrag til bog/antologi/rapport. Indikator 1.3. Der opstilles følgende kriterier: Medlemmet skal være formelt udpeget af en myndighed eller deltage i pågældende forum efter aftale med en myndighed 14, eller Medlemmet skal direkte eller indirekte være anmodet om at deltage i pågældende forum (fx via hensigtserklæring ifølge aftaler) Deltagelse i sådanne opgaver opgøres på personniveau. Følgende oplysninger bør som minimum være offentligt tilgængelige, såfremt deltagelse i udvalg el. lign. skal kunne indgå i indikatoren: Hvilken myndighed har (direkte eller indirekte) bedt personen deltage Hvilket udvalg (arbejdsgruppe etc.) er der tale om Hvad er den pågældendes rolle 15 (ekspert, formand, repræsentant for myndigheden etc.) Hvordan kan yderligere oplysninger om arbejdet findes (journalnummer, udvalgskommissorium, el. lign.) Kun opgaver rekvireret fra offentlige danske myndigheder eller internationale organisationer med forvaltningsansvar (jf. den i notatet omtalte positivliste) kan indregnes. 14 Således at der foreligger konkret (skriftlig) aftale herom. 15 Jf. Adskillelsen mellem forskningsfaglig vurdering og ( ) håndtering af forvaltningsopgaven (Hvidbogen p.7).

12 12 Relevante udvalg mv. er ikke begrænset til stående udvalg med fast repræsentation, men omfatter efter arbejdsgruppens mening også midlertidigt nedsatte udvalg. Kun registreringer i PURE under Rådgivning: Medlemskab af udvalg, råd og nævn kan indgå i indikator 1.3. Nødvendige justeringer i PURE. Vedr. 1.1, 1.2 og 1.3. For alle registreringer under Rådgivning skal det være muligt (ud fra en positivliste med standardbetegnelser) at angive hvilken dansk myndighed eller international organisation med forvaltningsansvar, der er rekvirent. Der skal muligvis kunne anføres andre rekvirenter, men dette er ikke relevant mht. indikatorerne I en overgangsfase vil det være fordelagtigt med et afkrydsningsfelt til at angive, om publikationen er rekvireret myndighedsrådgivning eller forskning. Desuden skal det (evt. som fri-tekst) være muligt at angive reference i form af journalnummer el. andet, såfremt der ikke er tale om en udgivet publikation med sædvanlige referencer. Vedr Ordet videnskabelig bør slettes ved rådgivning: rapporter. Vedr Udredninger bør ikke bruges i sammenhæng med notater i PURE (jf. kategorien udredning/notat, samt bidrag til udredning/notat), da det kan skabe tvivl om, hvor større rapporter skal registreres.