Faciliteringsopgaven I forbindelse med min opgave har jeg valgt at gennemføre følgende 3 faciliteringer:

Transkript

1 Faciliteringsopgaven I forbindelse med min opgave har jeg valgt at gennemføre følgende 3 faciliteringer: 1. Planlægning af kampagnekursus for kandidater til Kommunalvalget Forberedelse af temadag for lederaspiranter 3. Gennemførelse af temadag for lederspiranter Jeg har ikke opsøgt projekter der skulle faciliteres. Alle 3 projekter kommer fra min egen opgaveportefølje og skulle gennemføres uafhængig af faciliteringsopgaven. Opgaven var derfor en kærkommen lejlighed til at eksperimentere med planlægning og gennemførelsen af processen og herigennem forhåbentlig optimere projekterne. Første projekt er fra min fritids-sfære og de to sidste er projekter jeg har gennemført på mit job. Begrebsafklaring: Inden jeg tager hul på hver af de 3 faciliteringer vil det være på sin plads, at definere begrebet facilitering: Ordet facilitering kommer af det latinske ord facililis og betyder at gøre lettere 1. Procesfacilitering handler således om at styre rammerne for en proces dvs. at gøre det lettere for en gruppe af mennesker at udrette det de gerne vil (Ib Ravn 2 ). Kaj Voetmann definerer en proces som.. et sæt af fysiske og sociale interaktioner, som efterlader sig fysiske og mentale spor og som ændrer sig eller forsvinder over tid. Ib Ravn skriver (s15): Mening oplever man, når man træder i relation med andre mennesker og yder sit bidrag til, at helheden fungerer og det er facilitators ansvar at sikre at dét sker på møder. Værdi skaber man når møderne handler om emner der i sidste instans er væsentlige for livskvalitet og behov hos de kunder eller borgere vi betjener. Facilitering handler således om at gøre en proces lettere og om at sikre mening og værdiskabelse. Når vi tager afsæt i begrebsafklaringen er opgaven at gennemføre facilitering af 3 projekter, som gør det lettere at gennemføre formål og mål med hvert af de enkelte projekter og herigennem optimere mening og værdiskabelsen i disse processer. Vinkling Jeg vil nu gøre rede for hvert enkelt af de 3 faciliteringsøvelser i henhold til den struktur der er angivet i opgavebeskrivelsen. Alle 3 projekter er gennemført, så vinklingen af opgaven vil have karakter af en retrospektiv analyse af processen og af min facilitering, samt mine refleksioner i den forbindelse. 1 Procesfacilitering i Praksis (s13) af Rikke Kajhøj Jensen, Louise Laustsen, Mia Søiberg og Henrik Thomsen, Forlaget Samfundslitteratur, Facilitering, ledelse af møder der skaber værdi og mening af Ib Ravn, Han Reitzels Forlag, 2011

2 Facilitering 1: Kampagnekursus Kommunalvalg 2013 Projektets opgave og teamets sammensætning: I min fritid er jeg politisk aktiv og blev i den forbindelse tovholder for en arbejdsgruppe, som skulle planlægge og gennemføre et kampagnekursus for nøglepersoner (organisationsfolk og kandidater) i Den Konservative Storkreds i Sydjylland. Storkredsen består af 13 Vælgerforeninger, som dækker hver sin kommune. Baggrunden for beslutningen om kampagnekurset var et ønske om at højne kvaliteten i vælgerforeningernes kampagnearbejde ved KV Storkredsbestyrelsen, hvor samtlige vælgerformænd har sæde, traf derfor i efteråret 2012 beslutning om at gennemføre et kampagnekursus i weekenden den 2-3. marts Jeg blev sat i spidsen for en arbejdsgruppe som skulle planlægge og gennemføre kampagnekurset. Primo 2013 var arbejdsgruppen - bestående af 3 vælgerforeningsformænd og undertegnede - i gang med at udarbejde programmet. Jeg besluttede i den forbindelse at gøre planlægningen og tilrettelæggelsen af kampagnekurset til ét af mine projekter i faciliteringsopgaven. Min faciliteringsopgave rettede sig mod én ting: At lette og optimere arbejdet med arbejdsgruppens planlægning og tilrettelæggelse af kampagnekurset. Arbejdsgruppens status på starttidspunkt for min facilitering: På vores møde i arbejdsgruppen i primo februar 2013 havde vi følgende på plads: Overordnet tidsmæssig ramme i form af start og sluttidspunkt, budget og Sandbjerg Gods v/sønderborg var reserveret som afholdelsessted for kurset. Overordnet formål, mål og programmet i hovedtræk, herunder aftale med instruktører på kurset. Vi havde dog et hængeparti vedr. vores skarphed i definition af formål og mål, samt indholdet på kurset. Formuleringen var ganske enkelt ikke konkret nok og der var ikke en tydelig kobling mellem mål og indhold på kurset. Forberedelse og samarbejde med dem om forberedelsen: Jeg blev inspireret af 2 værktøjer: Mødediamanten 3 og Drejebogen 4. Mødediamanten, brugte jeg som et værktøj til strukturere vores kursus i 3 de faser: Åbne, Undersøge og Lukke. Når vi havde et fælles billede af de 3 faser, så havde arbejdsgruppen skabt grundlaget for kunne detailplanlægge kurset ved hjælp af en drejebog. I min indkaldelse til et møde i arbejdsgruppen bad jeg derfor deltagerne om at overveje, hvad deltagerne præcist skulle have med hjem fra kurset. Designet af dagsordenen havde jeg derefter designet efter de faser: Åbne-fasen: Blive skarpe på formål og mål med kurset (hvorfor?) Undersøge-fasen: Gennemgå program og indhold på kurset (hvad og hvordan?) Lukke-fasen (hvad nu?/hvad ellers?) Gennemførelse: I åbnefasen blev vi langt mere skarpe på formål og mål. Vi gik fra et at have et formål med kurset som hed gennemgå kampagneproces og elementer fra a-z til..deltagerne skal arbejde med egen kampagneplan og have et færdigt udkast med hjem efter endt kursus. 3 Ib Ravn: Facilitering, s15 og s.64 og Pjecen Det gode møde, s10-11, Nordisk Ministerråd og LDI, Pjecen Det gode møde, s. 8-9, Nordisk Ministerråd og LDI, 2012

3 Dette betød at vi måtte revidere programmet for kurset (undersøgefasen) og give mere rum og tid til, at de enkelte vælgerforeninger kunne arbejde med deres egen kampagneplan. Den konkrete målformulering bidrog til, at det var nemmere at lave en konkret drejebog for kurset ud fra punkterne: Tid Programpunkt Mål med punktet Proces De fysiske rammer og materialer Punkter i drejebogen Ansvarlig Til sidst (i Lukkefasen) aftalte vi de udstående opgaver i forhold til beslutningerne fra dagens møde. Det var alt lige fra praktiske deltager til koordinering med de ansvarlige instruktører på de enkelte punkter i drejebogen. Refleksion over fremgangsmøde og nytteværdi: Jeg kastede mig ud i facilitering af dette projekt umiddelbart efter det første seminar på 2. semester. Det havde den ulempe, at jeg kun havde haft kort tid til at reflektere over valg af projekt og teori/værktøj. Omvendt stod jeg med en aktuel udfordring som skulle løses og havde fået en helt ny værktøjskasse på seminaret. Denne situation indebar en vis risiko for at værktøjerne ikke blev brugt helt efter hensigten og at der var nogle af værktøjerne der burde have været i brug. Møde-diamanten og drejebogen viste sig som utrolig inspirerende og effektive værktøjer, som bidrog til, at vi fik skabt sammenhæng mellem formål, mål og designet af de efterfølgende processer på kurset. Facilitering 2: Projektets opgave og teamets sammensætning: Næste projekt var at arrangere en temadag for et hold lederaspiranter. Meningen med temadagen var at give lederaspiranterne indblik i, hvad vi laver i Shared Services HR, nyttige værktøjer og kritiske processer. Opdragsgiver til projektet var vores chefgruppe. Jeg arbejder som HR-konsulent i PostNord, Shared Services HR og fik opgaven med at planlægge og koordinere dagen, herunder at sammensætte en arbejdsgruppe med repræsentation fra de forskellige organisatoriske enheder i Shared Services HR. Jeg skrev derfor rundt til chefgruppen med besked om at udpege 2 ressourcepersoner pr. afdeling (8 personer i alt). Arbejdsgruppens status på starttidspunkt for min facilitering: Arbejdsgruppen var bredt sammensat og havde de enkelte deltagere havde kun et overordnet kendskab til meningen med projektet. Gruppen bestod af specialister med et dybdegående kendskab til deres afdeling og ansvarsområde. Derimod havde arbejdsgruppens medlemmer kun i begrænset omfang kendskab til hinanden og hinandens opgaver. Forberedelse og samarbejde med dem om forberedelse: Med udgangspunkt i erfaringerne fra den første facilitering, besluttede jeg igen at tage udgangspunkt i mødediamanten og drejebogen som faciliteringsværktøjer. Jeg indkaldte arbejdsgruppen til et planlægningsmøde, hvor jeg gjorde meget ud af at tydeliggøre meningen med opgaven og mødet. Som forberedelse til mødet bad jeg deltagerne overveje følgende spørgsmål:

4 Inden planlægningsmødet skal I overveje, hvad I mener, er vigtigt at lederaspiranterne skal have med sig hjem fra temadagen, dvs. hvad er vigtige regler, værktøjer, OBS-punkter inden for jeres ansvarsområde? Som inspiration til jeres forberedelse kan det være en god idé at overveje, hvad der er de "typiske begynder-fejl" for nye ledere og hvad vi kan gøre for at hjælpe dem med at undgå disse. Uddrag fra mødeindkaldelsen Jeg gav dem forberedelsesopgaven for at sikre mig at de var på sporet allerede inden mødet. Opgaven adresserer sig til Mødediamantens åbnefase, hvilket indebar at jeg bad dem tænke rimelig bredt i forhold til meningen med temadage, samt hvad det specifikt kunne omfatte inden for deres arbejdsområde. Resten af dagsordenen var indrettet efter Mødediamantens tre faser Åbne, Undersøge og Lukke. Vi havde 2 timer til rådighed for vores planlægningsmøde. For at styre tiden skrev jeg i dagsordenen, hvor meget tid der var afsat til hvert enkelt punkt. Resultatet af vores planlægning skulle dokumenteres i en Drejebog for selve temadagen. Denne havde jeg lavet som skabelon allerede inden mødet og brugte den som referat, som blev vist via projektor under mødet. Dvs. alle beslutninger på mødet blev indfældet direkte i drejebogen for temadagen. Gennemførelse: Vi begyndte med en kort præsentationsrunde og et rundstykke for at bryde isen. Dernæst skulle vi arbejde med at skabe en fælles opfattelse af meningen med Temadagen. Som intro hertil bad Dagsorden: 1. Velkomst og kort præsentation (10 min) 2. Formål, mål og rammer for dagen (30 min) - Klarlægge hvad deltagerne skal have med sig hjem fra temadagen - Hvor skal temamødet afholdes - på Banegårdspladsen eller et andet sted? - Fastlæggelse af dato for mødet? 3. Temadagens indhold (1 time) - hvad skal temadagen indeholde? - hvilke emner skal med fra de enkelte områder? - hvordan skaber vi flow og en "rød tråd" på temadagen? - hvad skal der foregå i løbet af temadagen (proces, materiale etc.)? - Målet med punktet er, at vi får lavet en drejebog for temadagen 4. Det videre arbejde (10 min) - Hvem gør hvad og hvornår? - Vil temadagen være relevant for andre end lederaspiranter 5. Evt. (10 min) - Evaluering af planlægningsmødet jeg deltagerne summe to og to om, hvad lederaspiranterne skulle have med sig hjem fra Temadagen. Dernæst afrapporterede vi og jeg skrev deres bud direkte som en indledning i Drejebogen. Deltagernes forslag var rimelig konvergente, så det var nemt at samle budene. Tredje punkt omhandlede indholdet i vores drejebog for temadagen. Vi blev enige om at det var bedst, at hver enkelt afdeling fik hvert sit punkt på temadagen. Herefter beskriv vi de enkelte punkter i drejebogen. Dette skete i plenum. Da vi havde alle punkterne i drejebogen punkterne beskrevet, drøftede vi rækkefølge for at sikre at deltagerne oplevede en rød tråd på temadagen. Afslutningsvist egnedes vi om at gå hjem og forberede vores punkt og materialer. 14 dage senere mødte vi til et opsamlende planlægningsmøde af 1 times varighed for at gennemgå materialet og sikre den føromtalte røde tråd. Vi blev herudover enige om vores roller på temadagen. Det blev besluttet, at jeg skulle være den gennemgående figur på temadagen, hvilket betød at det var min opgave at sikre velkomst, introduktion, al praktik og logistik på dagen - dvs. i det hele taget sørge for flow gennemdagen.

5 Refleksion over fremgangsmåde og nytteværdi Jeg havde igen stor glæde af mødediamant og drejebog i forbindelse med afviklingen af ovenstående møde. I forhold til forrige facilitering, så havde jeg her bedre tid til at indtænke brugen af værktøjerne helt fra start. Var det god facilitering? Hvis jeg tager udgangspunkt min begrebsafklaring, så mener jeg at brug af mødediamanten, drejebogen og summeøvelsen gjorde det lettere at forberede temadagen og bidrog positivt til menings- og værdiskabelse i processen. Dette afspejler sig også i arbejdsgruppens evaluering af planlægningsmødet. Facilitering 3: Den sidste faciliteringsopgave er tæt knyttet til den forrige opgave. Dette er facilitering af selve Temadagen for lederaspiranterne, hvor jeg var den gennemgående facilitator. Projektets opgave og teamets sammensætning: I forrige facilitering beskrev jeg, hvordan vi i arbejdsgruppen havde udviklet mødematerialer og drejebog for temadagen (se nedenstående udklip): Af plads- og kalendermæssige hensyn var vi nødsaget til at dele gruppen af lederaspiranter i 2. Herved kunne vi samle alle lederaspiranterne fra den største enhed Distribution den 14. maj og de resten af lederaspiranterne den 16. maj. Temadagene løb fra kl Arbejdsgruppens status på starttidspunkt for min facilitering: Opdelingen havde den positive sideeffekt, at vi kunne dele gruppen af lederaspiranter i 2 mere homogene grupper og herved gøre indhold og eksempler mere målrettet. Forberedelse og samarbejde med dem om forberedelsen: Lederaspiranterne havde fået en mødeindkaldelse til Temadagen, hvor baggrund, formål og mål og indhold på dagen fremgik. Deltagelse var ikke obligatorisk, men på trods af dette var der var en mødeprocent på over 80.

6 Gennemførelse: I arbejdsgruppen var noget nervøse for om Drejebogen lagde op til for megen en-vejskommunikation. Vi tydeliggjorde derfor i velkomsten, at vi så det som meget vigtig at få dialogen i gang mellem indlægsholdere og deltagere. Som facilitator spurgte jeg et par gange i løbet af dagen ind til deltagernes umiddelbare refleksion og tanker i forhold til det aktuelle emne. Dette skete for at fasteholde fokus og øge meningsskabelsen. Vi evaluerede mundtligt på begge temadage, ligesom der blev udsendt et elektronisk spøgeskema efter temadagene. Refleksion over fremgangsmøde og nytteværdi Det var 2 gode temadage vi afholdte. Vi fik en meget positiv evaluering fra dem vi betragter som vores kunder i Shared Services, HR. På baggrund af evalueringen er arbejdsgruppen blevet bedt om at udbyde temadagene til ALLE arbejdsledere i virksomheden. Det ser jeg som udtryk for mening og nytteværdi. Samlet refleksion på de 3 faciliteringer: Hovedværktøjerne i de 3 faciliteringer har været mødediamanten og drejebogen. Jeg kunne godt have udfordret mig selv og have afprøvet flere værktøjer og derigennem skabt basis for en bredere personlig læring. Omvendt ser jeg disse værktøjer som meget grundlæggende i al mødefacilitering og jeg udviklede brugen af disse i løbet af de 3 faciliteringer. Det er en afgørende forskel de 3 faciliteringer. I facilitering 2 og 3 bruges faciliteringsværktøjerne helt fra starten, hvilket giver nogle meget markante effekter i forhold til tidsforbrug, menings- og værdiskabelse. I Facilitering 1 blev værktøjerne brugt lidt mere reaktivt, hvilket gør dem knap så effektfulde.