Lectio. Ansøgervejledning. MaCom A/S Vesterbrogade 48, København V Telefon: mail@macom.dk Internet:

Transkript

1 Lectio Ansøgervejledning MaCom A/S MaCom A/S Vesterbrogade 48, København V Telefon: Telefax: mail@macom.dk Internet:

2 Forord Forord Dette er en vejledning til anvendelse af Lectio til håndtering af ansøgere. I vejledningen kan der forekomme navne på personer, organisationer, adresser m.m. De er udelukkende tænkt som eksempler. Skulle der på nogen måde være sammenfald med virkelige personer eller organisationer, er det utilsigtet. I materialet er anvendt forskellige skriftsnit, for at hjælpe med at tydeliggøre indholdet. Når der refereres til et menupunkt eller en knap, anvendes fed skrift, fx: Klik på knappen Luk. Når der skal vælges et menupunkt fra menulinjen, skrives et > imellem menunavnet og undermenuen, fx: Filer > Gem Vejledningen er beskyttet af gældende dansk lov om ophavsret. Det er ikke tilladt at kopiere eller på anden måde mangfoldiggøre materialet eller dele heraf, uden forudgående aftale med MaCom A/S. Der garanteres ikke overensstemmelse mellem vejledningens indhold og funktionerne i tidligere eller fremtidige versioner af Lectio. God fornøjelse med Lectio! MaCom A/S Materialet er senest revideret: 29. juli 2014 (CDW, ESE) Lectio Ansøger vejledning Side 2 af 97

3 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1. Skoler i Region Hovedstaden Opret studieretninger Studieretningens struktur Kunstneriske og sproglige studieretningsfag Forside Opret ansøger (Manuelt) Ansøgning Ønsker Fordeling Ansøgerfil Elektroniske Ansøgninger Import af ansøgere fra optagelse.dk Oprettelse af Lectio som brugersystem på Optagelse.dk Hent ansøgere til Lectio Visning af nyoprettede ansøgere Særlige problemer Send til fordeling Søgemuligheder Almindelig søgning efter ansøgere Avanceret søgning Søgeresultatet Verifikation Ansøger Verifikation Adresser Ikke sendt til fordeling Studieretninger Studieretninger Mangler UPV Adgangskrav Afgangsoplysninger Valgfag Bilag Rapporter Diverse rapporter Ansøger log Konvertering af ansøgere til elever Konverter Konvertering af ansøgere Eksisterende elever Konverterede ansøgere, der melder fra før skolestart Særligt for FDL-skoler med andre uddannelsestyper end HF/STX Lectio Ansøger vejledning Side 3 af 97

4 Indholdsfortegnelse 2. Ansøgere til skoler uden for Region Hovedstaden Opret studieretninger Studieretningens struktur Kunstneriske og sproglige studieretningsfag Forside Opret ansøger (manuelt) Ansøgning Ønsker Ansøgerfil Elektroniske Ansøgninger Import af ansøgere fra optagelse.dk Oprettelse af Lectio som brugersystem på Optagelse.dk Hent ansøgere til Lectio Visning af nyoprettede ansøgere Særlige problemer Søgning Almindelig søgning efter ansøgere Avanceret søgning Søgeresultatet Fordeling af ansøgere mellem skoler Eksporter ansøgere til henvisning Skoler med ansøgere til 2 uddannelsesønsker: Verifikation Ansøger Verifikation Adresser Studieretninger Studieretninger Mangler UPV Adgangskrav Afgangsoplysninger Valgfag Bilag Rapporter Diverse rapporter Ansøger log Konvertering af ansøgere til elever Konverter Konvertering af ansøgere Eksisterende elever Konverterede ansøgere, der melder fra før skolestart Lectio Ansøger vejledning Side 4 af 97

5 Region Hovedstaden 1. Skoler i Region Hovedstaden 1.1. Opret studieretninger Studieretningens struktur For at kunne importere eller indtaste ansøgere i Lectio, skal skolen have oprettet studieretninger for næste skoleår. Dette gøres under Stamdata > Studieretninger. For en beskrivelse af fremgangsmåden, se Lectio Timefag-modul Vejledning. Det er i forbindelse med oprettelse af studieretninger vigtigt, at den valgte rækkefølge af retningsfag er magen til den rækkefølge, som studieretningen udbydes med på Dette er af hensyn til udledning af studieretning ved import af ansøgere. Er studieretningsfagene oprettet som i nedenstående eksempel, skal Biologi således udgøre det 1. studieretningsfag på studieretningen i Optagelse.dk, og Matematik skal udgøre det 2. studieretningsfag. Lectio Ansøger vejledning Side 5 af 97

6 Region Hovedstaden Kunstneriske og sproglige studieretningsfag Hvis et kunstnerisk fag eller et 2. fremmedsprog indgår som studieretningsfag på en af skolens studieretninger, kan dette angives på studieretningen. På den måde vil ansøgere til sådanne studieretninger ikke behøve at afgive valgfagsønsker for det pågældende valgfag. I følgende eksempel optræder Fransk fortsætter som studieretningsfag, hvorfor der sættes flueben ud for 2. fremmedsprog indgår i stud.retning. Herved vil ansøgere, der har ønsket denne studieretning blive indlæst fra Optagelse.dk uden et valgfagsønske til et 2. fremmedsprog Forside Når man trykker sig ind på Ansøger fra Hovedmenuen, kommer man ind på forsiden. Her kan man se følgende punkter: Antal indtastede/indlæste ansøgere Advarsler/fejl ift. ens opsætning i Lectio Beskeder fra Lectio, når der sker noget nyt ift. Ansøger Lectio Ansøger vejledning Side 6 af 97

7 Region Hovedstaden 1.3. Opret ansøger (Manuelt) For at oprette en ny ansøger Klik på knappen Ansøger i kolonnen Administration i hovedmenuen: Klik Opret ny Lectio Ansøger vejledning Side 7 af 97

8 Region Hovedstaden Ansøgere kan også oprettes ved at klikke sig videre ind på Søgning Klik på Opret ansøger Lectio Ansøger vejledning Side 8 af 97

9 Region Hovedstaden Ansøgning På fanebladet Ansøgning udfyldes som minimum de felter, der står Påkrævet eller * ved. Hvis en ansøger ikke har et CPR-nr. kan de fire sidste cifre udfyldes ved at taste aaa0 eller aaa1 afhængigt af, hvilket køn ansøgeren har. Hvis en ansøger har adresse i udlandet, indtastes 9999 i feltet Postnr. og 999 i feltet Kommune. Feltet Stednavn benyttes til postnr. og by. Lectio Ansøger vejledning Side 9 af 97

10 Region Hovedstaden Feltet Status kan af skolerne bruges til at kategorisere ansøgningerne. Dette er ikke noget, der benyttes i forhold til selve fordelingen. Lectio Ansøger vejledning Side 10 af 97

11 Region Hovedstaden Ansøgere, der oprettes manuelt, får automatisk status Verificeret. Ansøgere, der er indlæst fra Optagelse.dk, vil have status Indlæst. Under Uddannelsesparathed angives det ud for Vurdering, om ansøgeren er blevet vurderet uddannelsesparat. For at kunne sende en ansøger til fordeling, skal vedkommende være vurderet parat, og der skal i feltet stå Egnet. Feltet Evt. optagelsesprøve er udelukkende til internt brug. Her kan der udfyldes oplysninger i forbindelse med revurdering af ansøgerens uddannelsesparathed. Dette felt vil ikke have indflydelse på feltet Vurdering Ønsker På fanebladet Ønsker udfyldes ansøgerens ønsker i prioriteret rækkefølge. Der skal som minimum udfyldes ét ønske. NB! Der må ikke rettes i ønsker på ansøgere, der er tildelt fra anden institution, da det vil påvirke ansøgerstatistikken. Det kan dog i nogle tilfælde være tilladt at rette i studieretningsfeltet på det ønske nr., som indeholder egen institution. Hvis der rettes i studieretningen, så husk at skrive en note om, at det er gjort med en begrundelse herfor. Hvis en ansøger optages på en anden studieretning end den de har ønsket, må studieretningsønsket ikke ændres. Ret studieretningen på ansøgeren efter konverteringen til elev i Lectio. Lectio Ansøger vejledning Side 11 af 97

12 Region Hovedstaden Klik på Gem/Anvend. Ansøgeren er nu oprettet Ved at klikke på piletasterne nederst på siden er det muligt at bladre direkte videre til samme faneblad for den næste ansøger. Herved kan man hurtigt gennemgå ansøgninger for specifikke oplysninger. Knappen Opdatér studieretninger benyttes til at finde den rigtige studieretninger, hvis denne ikke er sat på ved indlæsningen. Hvis Lectio ikke kan matche ansøgerens ønske til studieretning i XML-filen med en studieretning i Lectio, så vil beskrivelsen af denne stå i boksen til venstre for knappen Opdatér studieretninger. Når den givne skole så har fået styr på sine studieretninger, kan man trykke på Opdatér studieretninger for at få sat den korrekte studieretning på ansøgerens ønske. Kolonnen Afstand/Rejsetid præsenterer eksterne data, der kan benyttes som beslutningsstøtte. Feltet Afstand er beregnet ud fra koordinater via Kort- og Matrikelstyrelsen. Feltet Rejsetid (cykel) er hentet fra Feltet Rejsetid (off.) er hentet fra Resultaterne præsenteret i de forskellige felter, er således de enktelte kilders beregning af rejsetid fra ansøgerens indtastede hjemmeadresse til skolens officielle adresse. Hvis en ansøger skifter adresse, kan man ændre dette på fanebladet Ansøgning i boksen Personlige oplysninger og herefter trykke Beregn inde på fanebladet Ønsker. Så genberegnes afstanden og rejsetiderne. Hvis man har kommentarer til beregningen af afstand og rejsetid, så skal man kontakte Region Hovedstaden. Lectio Ansøger vejledning Side 12 af 97

13 Region Hovedstaden Fordeling Inde på fanebladet Fordeling er der mulighed for at følge den enkelte ansøgers fordeling. Her kan man se, hvor eleven er blevet låst ved de forskellige fordelinger og man kan også følge ansøgerens aktuelle fordeling: Man har også mulighed for, at inaktivere ansøgere inde på Fordelingsfanebladet. Man kan inaktivere ansøgere som følgende: Det er også muligt at skrive en note i feltet ved siden af og til sidst trykker man Fordel til Lectio Ansøger vejledning Side 13 af 97

14 Region Hovedstaden Ansøgerfil På fanebladet Ansøgerfil kan PDF hentes på ansøgere, der er indlæst fra Optagelse.dk. Dette gøres ved klik på Hent. Derudover, vil Lectio også med mellemrum prøve at hente denne fil automatisk, men hvis man er interesseret i filen er og nu, kan man benytte Hent-knappen. Der er desuden mulighed for selv at uploade en fil på ansøgeren ved at vælge et dokument fra computeren og klikke Upload. Filer hentet fra Optagelse.dk eller uploadet fra computeren ligger under Ansøgerfil. NB! Når en fil hentes eller uploades overskrives eventuelt tidligere hentede/uploadede filer af den nyeste fil Elektroniske Ansøgninger Import af ansøgere fra optagelse.dk Filerne med de elektroniske ansøgninger kan hentes direkte ind fra Optagelse.dk til Lectio. Ansøgerne kan hentes inde på siden Importer, som er at finde under Ansøger menupunktet i hovedmenuen. Det er skolen selv der bestemmer, hvornår og hvor hyppigt ansøgerne hentes ned. Fra en liste over hentede ansøgere er det muligt at vælge, hvilke ansøgere der skal oprettes i Lectio Ansøger. Det er også muligt at se, hvilke ansøgere der allerede er importeret samt om der er importmeddelelser til ansøgeren Oprettelse af Lectio som brugersystem på Optagelse.dk For at kunne hente filer med ansøgere fra Optagelse.dk, skal skolen angive på Optagelse.dk, at filerne må hentes af MaCom. Dette gøres i Optagelse.dk ved at sætte flueben ud for brugersystemet MaCom. Vejledning til dette ligger på Optagelse.dk. Lectio Ansøger vejledning Side 14 af 97

15 Region Hovedstaden Hent ansøgere til Lectio Klik på knappen Ansøger under Administration i hovedmenuen Klik på Importer i kviklink bjælken I skærmbilledet Importer åbnes fanebladet Klar til indlæsning: For at hente ansøgninger fra Optagelse.dk klikkes på knappen Hent ansøgere. Hvis man er en afdelingsskole, så skal man først vælge den afdeling i dropdown-menuen foran Hent ansøger, som man vil hente ansøgere for. Der vises en liste over ansøgere fra Optagelse.dk. Hvis man er en afdelingsskole vil denne liste vise de ansøgere, der tilhører den afdeling, som man har valgt i den omtalte dropdown-menu. NB! Det er kun muligt at hente ansøgere ind, der er vurderet uddannelsesparate i Optagelse.dk. For at indlæse en ansøger til Lectio gøres følgende Sæt flueben ud for ansøgeren klik på Indlæs valgte Ansøgeren er nu oprettet i Lectio. Det er også muligt at markere alle ansøgere til indlæsning samlet ved at klikke i ansøgere bliver markeret og så klikke på Indlæs valgte. så alle de hentede Lectio Ansøger vejledning Side 15 af 97

16 Region Hovedstaden Det er ligeledes muligt kun at markere ansøgere til en bestemt uddannelse. Dette gøres ved at indtaste den ønskede uddannelse i feltet og klikke på Vælg kun På samme vis er det muligt at sætte flere ansøgere til status Indlæses ikke ved at klikke på "Indlæses ikke" efter at have markeret de ansøgere, som man ikke vil have oprettet i Lectio. Dette er primært for skoler med flere afdelinger med forskellige uddannelsestyper, så udvalgte ansøgere registreret på skolens juridiske nummer kan frasorteres i oprettelsesfasen. Ansøgere, der allerede er indlæst, vises ikke i oversigten, men kan findes inde på fanebladet Indlæste ansøgere. Ansøgere, der er markeret med Indlæses ikke, er at finde inde på fanebladet Indlæses ikke. Fejl og mangler skal rettes hurtigst muligt af hensyn til fordelingsarbejdet Visning af nyoprettede ansøgere Det er muligt at få en liste over ansøgere oprettet via import ved at søge på status Indlæst. Vælg funktionen Søgning i kviklink bjælken Vælg status Indlæst Klik Søg Lectio Ansøger vejledning Side 16 af 97

17 Region Hovedstaden En liste over ny-indlæste ansøgere vises Særlige problemer Fagrækkefølge på studieretninger Uoverensstemmelse mellem Studieretninger i hhv. Lectio og Optagelse.dk, kan betyde at ansøgere bliver indlæst uden studieretning på deres ønsker. For at oprette ansøgere skal skolen have oprettet studieretninger for næste skoleår og frigivet disse. Det er vigtigt at bemærke, at studieretningernes retningsfag skal stå i samme rækkefølge på Optagelse.dk som i Lectio. Hvis rækkefølgen af studieretningsfagene på Optagelse.dk og på Lectio er forskellig, kan dette rettes i Lectio på én af følgende måder. Gå ind på listen over ansøgere klar til indlæsning, og find en elev med fejl på studieretningen. Marker teksten der står mellem de to apostrof-tegn, og kopier den. Gå ind på den studieretning i Lectio, som matcher ansøgerens ønske, og indsæt teksten i feltet Optagelse.dk. Lectio Ansøger vejledning Side 17 af 97

18 Region Hovedstaden Det er vigtigt at hele teksten, der står mellem de to apostroffer inkl. eventuelle tegn kommer med, samt at apostrofferne slettes, så de ikke står i feltet på studieretningen. Gå ind på den pågældende studieretning i Lectio og ret rækkefølgen på studieretningsfagene til, så den passer med den i Optagelse.dk. Lectio Ansøger vejledning Side 18 af 97

19 Region Hovedstaden Kunstneriske og sproglige studieretninger Hvis 2. fremmedsprog og kunstneriske valgfag ikke er udfyldt i ansøgerfilen fra Optagelse.dk, sætter Lectio automatisk Kinesisk på de ansøgere, som ikke har valgt 2. fremmedsprog, og Dans og Ballet på de ansøgere, som ikke har valgt et kunstnerisk valgfag. Dette kan undgås for de ansøgere, der ønsker kunstneriske eller kreative studieretninger, og derfor ikke skal angive hhv. kunstnerisk fag og 2. fremmedsprog. Det er muligt at markere på studieretninger at 2.fremmedsprog / kunstneriske valgfag indgår som studieretningsfag, og dermed acceptere indlæsning af ønsker uden valgfag. Dette registreres på den pågældende studieretning under Stamdata > Studieretning. Sæt flueben i 2. Fremmedsprog indgår i stud.retning for, at 2. fremmedsprog indgår som studieretningsfag Sæt flueben i Kunstnerisk fag indgår i stud.retning for, at det kunstneriske valgfag indgår som studieretningsfag Lectio Ansøger vejledning Side 19 af 97

20 Region Hovedstaden 1.5. Send til fordeling Alle ansøgninger, der indgår i fordelingen, skal sendes til fordeling i Lectio. Ansøgere sendes til fordeling ved at sætte flueben ved Sendt til FDL inde på vedkommendes Ansøgning under Personlige oplysninger. Lectio Ansøger vejledning Side 20 af 97

21 Region Hovedstaden Ansøgere på STX og HF, som er indlæst fra Optagelse.dk vil automatisk blive sendt til fordeling under den forudsætning, at de er vurderet uddannelsesparate ved indlæsningen. Bliver de først senere vurderet parate, skal ansøgeren manuelt sendes til fordeling. For at kunne sende en ansøger til fordeling, skal vedkommende være vurderet egnet under Uddannelsesparathed Søgemuligheder Det er muligt at søge efter ansøgere. Afhængigt af rettigheder kan man søge i forskellige informationer: Som StamdataAdmin Kan man se og redigere egne ansøgere En ansøger ejes (må redigeres) af en skole hvis: 1) Skolen er indtastningsskole 2) Skolen er 1. ønske skole 3) Skolen står i feltet Foreløbig, Endelig eller Slutfordeling på ansøgeren, hvor det er den seneste fordelingstype. Som Rektor Kan man redigere egne ansøgere (se hvornår ansøger ejes i ovenstående) Kan man se alle ansøgere til Fordelings-skoler i eget Fordelings og -Udvalgsområde. Kan man se skærmbilledet "Ikke fordelte ansøgere", men kun med skolerne i eget Fordelingsområde. Lectio Ansøger vejledning Side 21 af 97

22 Region Hovedstaden Almindelig søgning efter ansøgere Det er muligt at søge efter enkelte ansøgere ved at udfylde et af felterne i Søg efter ansøgere og klikke på Søg eller se alle ansøgere ved blot at klikke på Søg. Ved klik på Nulstil, fjernes de indtastede søgekriterier. Der kan vælges mellem visning af forskellige antal ansøgere pr. side: Avanceret søgning Ved at sætte flueben i Avanceret søgning er det muligt at søge efter specifikt indhold i ansøgningerne. Der kan søges på en periode for hhv. oprettelse og redigering af ansøgere ved at vælge start- og slutdato ud for disse. I dropdown-menuen ud for Status kan der søges på elever med en given status. Ligeledes kan man også vælge status som Overligger eller Eftertilmeldt nedenfor. Hvis man sætter flueben ved Overligger eller Eftertilmeldt, så søger man kun de ansøgere frem, der har én af disse som status. Er der ikke Lectio Ansøger vejledning Side 22 af 97

23 Region Hovedstaden flueben ved nogle af disse, så søger man på ansøgere med disse statusser, men også ansøgere med andre statusser. I feltet Ansøger kan der via fritekst søges på alle personlige oplysninger om ansøgeren dvs. at man i dette felt kan søge på ansøgerens CPR-nr., navn, adresse, tlf.nr. etc. I feltet Værger kan der ligeledes søges på alle oplysninger om ansøgerens værger i form af fritekst. Feltet Afgangsskole kan udfyldes ved at indtaste navnet eller noget af navnet på ansøgerens afgangsskole for derefter at vælge skolen i den dropdown-liste, der fremkommer. Der kan desuden søges på oplysninger om ansøgerens ønsker. Felterne Institution, Uddannelse og Studieretning kan udfyldes ved at indtaste noget af navnene på disse, for derefter at vælge det ønskede i dropdown-listen, som fremkommer. Der kan desuden søges på uddannelsesparathedsvurderingen i feltet Parathed, og der kan søges på særlige forhold i feltet Særlige forhold. Lectio Ansøger vejledning Side 23 af 97

24 Region Hovedstaden Når de ønskede søgeord er indtastet klikkes på Søg. I søgeresultatet listes de ansøgere, som opfylder alle indtastede søgekriterier Søgeresultatet Når man får sit søgeresultat vist, kan man vælge, om man vil have alle kolonner vist. Dette gøres ved at sætte flueben ud for Vis alle kolonner. Sættes der flueben her, bliver kolonnerne Oprettet, Ændret og Sendt til Fdl også vist: Lectio Ansøger vejledning Side 24 af 97

25 Region Hovedstaden Hvorimod det ellers kun er kolonnerne Cprnummer, Fornavn, Efternavn, Status, Opfølg, Afstand, Rejsetid (cykel), Rejsetid (offent.), 1.Ø, Ansøger og Ønsker, der vises: Søgeresultatet kan sorteres ved at klikke på kolonneoverskrifterne. Således kan man danne sig et overblik over, hvilke ansøgere der er sendt til fordeling ved at klikke på kolonneoverskriften Sendt til Fdl. Herved lægger disse ansøgere sig samlet. Ved klik på kolonneoverskriften Ansøger sorteres ansøgerne efter deres fordelingsstatus. Farvekoderne er som følger: Ej fordelt Fordelt til anden skole Henvist til skolen Fordelt fra 2. prioritet Fordelt fra 3. prioritet Fordelt fra 4. prioritet Fordelt fra 5. prioritet Ikke aktiv Hvis der i kolonnerne Afstand, Rejsetid (cykel) og Rejsetid (offent.) ikke står noget, så er det fordi, at adressen på elevens ansøgning ikke kan findes. Dette vil ofte skyldes, at adressen er indtastet forkert. Når man klikker på tiderne under Afstand, Rejsetid (cykel) eller Rejsetid (offent.), kommer man ind på enten eller Disse tre kolonner til vise afstanden og rejsetiden til ansøgerens 1. prioritet, og dette gælder lige gyldigt hvilken skole, ansøgeren er aktuelt fordelt til. Lectio Ansøger vejledning Side 25 af 97

26 Region Hovedstaden Det er muligt at sætte samme status eller vurdering på flere ansøgere i søgeresultatet ad gangen. Dette gøres ved at sætte flueben ud for de ansøgere hvis status eller vurdering skal ændres, hvorefter der i dropdown-menuen på bundlinjen kan vælges en status eller vurdering efterfulgt af klik på Sæt status. Status er til internt brug, men det er vurderingen ikke. eller Det er også muligt, at markere en eller flere ansøger som 1. Ønske fra denne side. Dette kan man gøre for mange ansøgere af gangen ved at sætte flueben ud for de ønskede ansøgere i kolonnen 1. Ø. og efterfølgende trykke Gem 1. ønske. Der er også mulighed for at markere alle ansøgerne som 1.Ø på én gang ved at sætte flueben øverst i kolonnen 1.Ø. Søgeresultatet kan gemmes eller åbnes i XML- eller Excel-format ved at klikke på Søgeresultat til XML eller Søgeresultat til excel. Lectio Ansøger vejledning Side 26 af 97

27 Region Hovedstaden Når man sætter flueben ved Vis fordelt til skolen og benytter Søgeresultat til XML, så trækker man alle ansøgere, der er aktuelt og endeligt fordelt til skolen, ud, hvis der altså ikke er foretaget en slutfordeling. Hvis der er lavet en slutfordeling, så trækkes ansøgere, der er aktuelt og slutfordelt til skolen, ud Verifikation Det er muligt at verificere og tilrette ansøgerdata på siden Verifikation. På verifikationssiden findes forskellige faneblade, der viser forskellige typer af fejl og advarsler. På alle fanebaldene vil der ud for hver ansøger i kolonnen Link være et link til selve ansøgningen. I kolonnen Manuel vil desuden være angivet, hvorvidt den enkelte ansøger er indlæst fra Optagelse.dk eller oprettet manuelt Ansøger Verifikation På fanebladet Ansøger Verifikation listes de ansøgere, der er indlæst med manglende stamoplysninger. På dette faneblad kan man altså se, hvis der er fejl under en ansøgers Personlige oplysninger: Lectio Ansøger vejledning Side 27 af 97

28 Region Hovedstaden Adresser På Fanebladet Adresser verificeres ansøgernes adresser. Som nævnt under kapitel Ønsker, så bestemmes rejsetiden og afstanden via eksterne hjemmesider som fx Rejseplanen.dk. Hvis disse sider ikke kan genkende en ansøgers adresse, så dukker ansøgeren op inde på denne verifikationsliste. Lectio Ansøger vejledning Side 28 af 97

29 Region Hovedstaden For at rette adressen til, kan man følge linket til højre. Det fører en til ansøgerens oplysninger. Her er der mulighed for at køre et Check på ansøgerens adresse for at se, om den kan genkendes: Når man trykker på Check får man de forslag frem, der kan findes ud fra den allerede indtastede adresse. Man kan så vælge en af disse adresser, hvis man mener, at det måtte være den korrekte Ikke sendt til fordeling På fanebladet Ikke sendt til fordeling listes de ansøgere, der ikke er sendt til fordeling. Her kan både stå parathedsvurderede og ikke parathedsvurderede. Ved klik på knappen Fix sendt til fordeling, vil de relevante ansøgere, der er vurderet uddannelsesparate, sendes til fordeling. Lectio Ansøger vejledning Side 29 af 97

30 Region Hovedstaden Studieretninger På fanebladet Studieretninger listes de ansøgere, der har søgt skolen som 1. prioritet, og som mangler studieretninger på deres ønsker. Dette er dog ikke nødvendigvis noget, som skolen kan rette, da fejlen kan ligge på et af de andre ønsker og hermed andre skoler. Sådanne fejl vil oftest skyldes, at der på indlæsningstidspunktet var uoverensstemmelser mellem den ønskede studieretning i hhv. Lectio og Optagelse.dk. Når disse uoverensstemmelser er rettet, vil det være muligt at genindlæse studieretninger for alle ansøgerne på én gang. (Se hvordan uoverensstemmelser rettes til på pkt Fagrækkefølge på studieretninger, side 17) Tallene ud for studieretningen i kolonnen Fejl angiver, hvilken af ansøgerens prioriterede ønsker, der mangler studieretning. Det er kun muligt at tilrette uoverensstemmelsen på studieretningen i Lectio på 1. prioriteter. Ved at klikke på Find studieretninger vil de manglende studieretninger genindlæses på ansøgerne forudsat, at Lectio kan genkende studieretningen. NB! Uoverensstemmelser på andre skoler skal rettes til, førend studieretninger kan genindlæses på øvrige ønsker Studieretninger 2 På fanebladet Studieretninger 2 listes de ansøgere, der er indlæst med en studieretning, der ikke matcher den studieretning, de har ønsket på Optagelse.dk I kolonnen Xml Ønske vises ansøgernes ønsker som de står i filen fra Optagelse.dk. I kolonnen Tildelt vises den studieretning, som ansøgerne er blevet tildelt i Lectio. Grunden til at ansøgere indlæses med forkerte studieretninger kan skyldes, at Lectio ikke har kunnet udlede den korrekte studieretning i Lectio ud fra de tastede studieretninger i Optagelse.dk. Når dette er rettet til i Lectio (se evt. pkt Fagrækkefølge på studieretninger, side 17), kan studieretningerne fra Optagelse.dk genindlæses på ansøgerne ved at klikke på Genindlæs studieretninger. Lectio Ansøger vejledning Side 30 af 97

31 Region Hovedstaden Mangler UPV På fanebladet Mangler UPV listes de ansøger, der ikke er uddannelsesparathedsvurderet. Når ansøgere får Vurdering Egnet, vil de forsvinde fra denne side Adgangskrav På fanebladet Adgangskrav listes de ansøgere, der ikke opfylder adgangskrav for optagelse på den søgte uddannelse samt en begrundelse herfor Afgangsoplysninger På fanebladet Afgangsoplysninger vises ansøgere, med fejlindlæste afgangsoplysninger. Ved klik på Genindlæs afgangsoplysninger opdateres afgangsoplysningerne i forhold til de oplysninger der står i ansøgerens XML-fil fra Optagelse.dk Valgfag På fanebladet Valgfag listes de ansøgere, som har fået "Kinesisk" som 2.fremmedsprog eller "Dans og Ballet" som kunstnerisk fag pga. manglende fagangivelse i Optagelse.dk. Lectio Ansøger vejledning Side 31 af 97

32 Region Hovedstaden Klik på Genindlæs Valgfag, og dermed ændres 2. fremmedsprog/kunstnerisk fag fra hhv. Kinesisk og Dans og Ballet til et tomt felt på de studieretninger, der har angivet studieretningsfag som enten kunstnerisk fag eller 2. fremmedsprog. (Se hvordan dette angives i pkt Kunstneriske og sproglige studieretninger, side 19) NB! Studieretninger på andre skoler skal være rettet til, førend valgfag på disse kan genindlæses. (Se hvordan uoverensstemmelser rettes til på pkt Fagrækkefølge på studieretninger, side 17) Bilag På fanebladet Bilag er det muligt at hente flere ansøgerfiler ad gangen fra Optagelse.dk. De ansøgere, der vises, er ansøgere, der ikke har en ansøgerfil tilknyttet. Ved at klikke på Hent Pdf/Bilag hentes filer for samtlige ansøgere på listen. Ved at klikke på Hent 50 ansøgeres bilag hentes filer for de første 50 ansøgere på listen. Derudover bliver disse bilag også hentet automatisk ned løbende. Ovenstående muligheder kan benyttes, hvis man ikke kan vente på den automatiske opdatering. NB! Det er ikke muligt at hente filer fra Optagelse.dk for manuelt oprettede ansøgere. Når filer er hentet vil de være at finde inde på de pågældende ansøgere på fanebladet Ansøgerfil. Lectio Ansøger vejledning Side 32 af 97

33 Region Hovedstaden 1.8. Rapporter Det er muligt at skabe forskellige rapporttyper via rapportfunktionen i Lectio. Klik på linket Rapport. Rapportskærmbilledet åbner: Er der oprettet globale eller lokale skabeloner er de at finde under Rapportskabeloner. Ønskes det at oprette en ny rapport vælges Opret rapportskabelon. Det er muligt at vælge mellem en række af felter, som vil komme med i rapporten som rapportfelter disse udgør kolonnerne i rapporten. Der kan ligeledes vælges filtreringsfelter, der angiver, hvilke data der skal med i rapporten. De forskellige kategorier kan åbnes ved at klikke på pilene. Lectio Ansøger vejledning Side 33 af 97

34 Region Hovedstaden Herved vises de tilgængelige felter i den valgte kategori, hvorefter de kan vælges som rapport- eller filtreringsfelter. Under Tilgængelige felter ses de muligheder for kolonner, der kan komme med i rapporten. Ved at klikke på ud for et tilgængeligt felt, vælges dette som et rapportfelt Ved at klikke på ud for et tilgængeligt rapportfelt, vælges dette som et filter. Et filtreringsfelt definere, hvilke oplysninger der skal tages med i rapporten. Der skal vælges mindst ét filter. Under Rapportfelter står de kolonner, som kommer med i rapporten. Det er muligt at vælge det samme felt 2 gange til rapporten, så man kan lave forskellige grupperinger på den samme oplysning. Kolonnerne kommer ud i rapporten i den rækkefølge, de står i skabelonen. Man kan flytte felterne rundt ved at trække og slippe. Felterne kan grupperes på forskellige måder Gruppér samler oplysninger af samme slags, så de står lige under hinanden i rapporten Antal viser, hvor mange forekomster, der er af en given oplysning. Sum viser det sammenlagte tal, og kan derfor kun anvendes på felter der indeholder tal. Lectio Ansøger vejledning Side 34 af 97

35 Region Hovedstaden Gennemsnit, Minimum og Maksimum bliver mest brugt til karakteroplysninger Under filtreringsfelter kan oplysningerne filtreres, så det kun er en vis mængde af den data, der ligger på skolen, der tages med. Det kan fx være et bestemt postnr., en bestemt uddannelse eller lignende. Som oftest ønskes ansøgerdata fra indeværende år. Bemærk, at det år, der skal indtastes ved Ansøgerår, er det skoleår, som ansøgerne søger i. Dvs. data på de ansøgere, der skal starte i skoleåret 2011/12, ligger i ansøgeråret 2010/11, hvorfor man skal skrive 2010 i filtreringsfeltet. Klik på opret rapportskabelon Vælg de kolonner, der skal med i rapporten, ved at klikke på Vælg eventuelle øvrige filtre ud over skoleår ved at klikke på Klik på Gem for at gemme rapportskabelonen under skolens egne rapporttyper Klik på Vis rapport for at vise rapporten i Excel. Den rækkefølge felterne vælges i, angiver rækkefølgen af kolonnerne i rapporten. Der kan rykkes rundt på felternes rækkefølge ved at trække felterne til den ønskede position Diverse rapporter Inde under Ansøger er der nogle forskellige rapporter, der ligger under Diverse rapporter Lectio Ansøger vejledning Side 35 af 97

36 Region Hovedstaden Afgangsskoler Inde under rapporten Afgangsskoler ses en oversigt over hvor mange elever, der kommer fra de forskellige afgangsskoler Ønskestatistik Rapporten Ønskestatistik viser en oversigt over hvor mange af ansøgerne, der har ønsket de forskellige studieretninger, som den givne skole udbyder. Dette er så fordelt efter om ansøgerne har ønsket disse studieretninger som 1. prioritet, 2. prioritet osv. Lectio Ansøger vejledning Side 36 af 97

37 Region Hovedstaden Sprogønsker Under rapporten Sprogønsker kan man se en oversigt over, hvad de forskellige ansøgere har ønsket af sprogfag. Ønskerne er delt op efter de forskellige studieretninger. Så hvis en elev har valgt en given studieretning, vil elevens sprogønske stå registreret ud for denne studieretning Kunstfagsønsker Rapporten Kunstfagsønsker viser på samme måde som Sprogønsker en oversigt over, hvilke kunstneriske fag ansøgerne har ønsket. Disse ønsker er også vist pr. studieretning. Lectio Ansøger vejledning Side 37 af 97

38 Region Hovedstaden Tilgang/Afgang Rapporten Tilgang/Afgang kan give et overblik over, hvordan fordelingen forløber. Man kan ved denne rapport angive to datoer og se, om der er nogle ansøgere, der er fordelt til eller fra den givne skole imellem disse datoer. Rapporten vil vise, hvis der er ændringer på en ansøgers aktuelle fordeling på de to givne datoer. Hvis der er sket andre ændringer ind i mellem de to datoer, så vil dette ikke fremgå af rapporten. Hvis en ansøger var fordelt til den givne skole på den første dato, men ikke på den sidste, så vil ansøgeren fremgå i søgeresultatet markeret med rødt fordi ansøgeren vil være fordelt fra den givne skole og til en anden. Forholder det sig modsat vil eleven være markeret med grønt, fordi ansøgeren er fordelt til den givne skole fra en anden skole. Lectio Ansøger vejledning Side 38 af 97

39 Region Hovedstaden Slettede Man kan tilgå rapporten Slettede fra fx punktet Forside eller Søgning. Rapporten Slettede viser en oversigt over de ansøgere, der er blevet oprettet og herefter slettet igen Optag.dk Man kan tilgå rapporten Optag.dk på samme måde, som man kan tilgå rapporten Slettede. Dette punkt linker til Optag.dk, hvor man kan trække forskellige rapporter over Ansøgertal og fordelingstal. Lectio Ansøger vejledning Side 39 af 97

40 Region Hovedstaden 1.9. Ansøger log Fra Ansøger log er det muligt at se de ændringer og redigeringer, der er foretaget på ansøgerne af skolen selv. Vælg den ønskede periode Klik på Vis Logfilen vises i Excel. Lectio Ansøger vejledning Side 40 af 97

41 Region Hovedstaden Konvertering af ansøgere til elever For at kunne konvertere ansøgerne til elever i Lectio, skal der først oprettes elevforløb og stamklasser i Lectio. Dette gøres under Stamdata > Elevforløb og Stamdata > Stamklasser. For nærmere beskrivelse af fremgangsmåde, se Lectio Administrator vejledning Konverter Gå ind i Ansøger > Konverter. Skærmbilledet Konverter vises: Lectio Ansøger vejledning Side 41 af 97

42 Region Hovedstaden Filtrering Man kan først filtrere på en uddannelsestype for derefter at kunne filtrere på studieretning Sæt flueben ved den ønskede uddannelsestype og studieretning Lectio Ansøger vejledning Side 42 af 97

43 Region Hovedstaden Af STX og HF-ansøgere, vises kun de ansøgere, der er fordelt til skolen. Lectio Ansøger vejledning Side 43 af 97

44 Region Hovedstaden Konvertering af ansøgere Først skal man vælge sine filtre. Man vil få vist de ansøgere, der opfylder de krav, man opstiller. Sæt flueben ved den ønskede uddannelsestype og studieretning Når man har fremsøgt de ønskede ansøgere, kan man i dropdown-menuen vælge den klasse, som ansøgerne skal konverteres til. Vælg klasse ud for den øverste ansøger Tryk Kopier nedad Lectio Ansøger vejledning Side 44 af 97

45 Region Hovedstaden På denne måde får man angivet, at alle ansøgerne der har ønsket den valgte kombination af uddannelsestype og studieretning skal konverteres til den valgte klasse Man kan også dele ansøgerne ud på to klasser. Dette kan gøres ved i midten af listen at ændre klassen og trykke Kopier nedad. Efterfølgende kan man manuelt rette til ud for den enkelte ansøger, hvis dette er nødvendigt. Lectio Ansøger vejledning Side 45 af 97

46 Region Hovedstaden Hvis man vil danne sig et overblik over hvilke klasser, der er plads i, er der en sådan oversigt nederst på siden: Skal der ændres noget på den enkelte ansøger undervejs, kan man trykke sig ind til ansøgerens informationer ved at trykke på dennes navn: Til slut trykker man på Konverter og ansøgerne er nu oprettet som elever i Lectio og kan findes under Stamdata. På elevens stamdata vil der på fanebladet Ansøger være et link direkte til ansøgeren. Lectio Ansøger vejledning Side 46 af 97

47 Region Hovedstaden Eksisterende elever Under eksisterende elever vises de ansøgere, der er konverteret i indeværende Ansøgerår samt ansøgere, der allerede er aktuelle elever på skolen. For at få dem vist, skal man sætte flueben ved Vis også konverterede i boksen Ekstra kriterier. Lectio Ansøger vejledning Side 47 af 97

48 Region Hovedstaden For at kunne konvertere evt. tidligere elever, skal disse være tilknyttet et afsluttet elevforløb eller have en udmeldelsesdato, der ligger før konverteringsdato. Når dette er tilfældet, vil de figurere blandt de andre ansøgere, der kan konverteres. Lectio Ansøger vejledning Side 48 af 97

49 Region Hovedstaden Konverterede ansøgere, der melder fra før skolestart Når ansøgere konverteres til elever får de sendt en linje til UU med en fremtidig indmeldelsesdato. Hvis en elev så melder fra før denne startdato er nået, så kan man sætte eleven på et inaktivt elevforløb inde under elevens stamdata. Hermed bliver der automatisk sendt en afbrudt-linje til UU med årsagen Uddannelse ikke påbegyndt. Det samme gælder, hvis eleven udmeldes indenfor 2 dage efter indmeldelsesdatoen Særligt for FDL-skoler med andre uddannelsestyper end HF/STX Ændring af elevtype ved Pre-IB ansøgere Hvis man har Pre-IB ansøgere er det vigtigt at man ændrer Elevtypen på ansøgerens ønske til Pre-IB inden konverteringen. Pre-IB ansøgere bliver nemlig indlæst til Ansøgermodulet fra Optagelse.dk med elevtypen STX. Får man konverteret dem med elevtypen STX fremfor Pre-IB, kræver det et stykke arbejde, at få eleverne til at stå rigtigt i Lectio. Det ændres på ansøgerens ansøgning under fanebladet Ønsker: Videresendelse Hvis en elev med en anden uddannelsestype end HF/STX skal videresendes til en af ansøgerens andre prioriteter, så kan man søge ansøgeren frem inde under Søgning og trykke Søgeresultat til XML. Lectio Ansøger vejledning Side 49 af 97

50 Region Hovedstaden Denne XML-fil kan så sendes til den skole, der i stedet skal have ansøgeren. Modtagerskolen, kan herefter benytte funktionen Upload, da filen vil have samme format som fra Optagelse.dk For Pre-IB elever rykker 2. ønsket, som ansøgeren nu er uploadet til, op som 1. ønske, da eleven ikke fik sit ønske til Pre-IB Konvertering Ansøgere, der har ønsket en anden uddannelsestype end HF/STX, vises under Konverter såfremt de har parathedsvurdering Egnet. Der er derudover fluebensmulighed for at filtrere på kun at få vist ansøgere med Status som Optaget. Søger man også på ansøgere, der har en anden status end Optaget, så vil de ansøgere, der har en anden Status, have en beige farve: Lectio Ansøger vejledning Side 50 af 97

51 Region Hovedstaden Ellers så konverteres ansøgere med anden uddannelsestype end HF/STX på samme måde, som andre ansøgere. Lectio Ansøger vejledning Side 51 af 97

52 Hele Danmark 2. Ansøgere til skoler uden for Region Hovedstaden Ansøgerne for skoler i hele Danmark kan oprettes i en separat ansøgerdel i Lectio, hvor ansøgninger fra optagelse.dk kan importeres direkte til Lectio og papiransøgninger kan oprettes manuelt uden at ansøgerne registreres som elever under Stamdata. Når skolen har fået oprettet og en eventuel fordeling i området er færdig, kan ansøgerne konverteres til elever med studieretninger og øvrige oplysninger fra optagelse.dk, som overføres til Stamdata i selve Lectio. Det er muligt at registrere oplysninger om optagelsesprøver med videre og lave særlige rapporter på ansøgernes oplysninger Opret studieretninger Studieretningens struktur For at kunne importere eller indtaste ansøgere i Lectio, skal skolen have oprettet studieretninger for næste skoleår. Dette gøres under Stamdata > Studieretninger. For en beskrivelse af fremgangsmåden, se Lectio Timefagmodul Vejledning. Det er i forbindelse med oprettelse af studieretninger vigtigt, at den valgte rækkefølge af retningsfag er magen til den rækkefølge, som studieretningen udbydes med på Dette er af hensyn til udledning af studieretning ved import af ansøgere. Er studieretningsfagene oprettet som i nedenstående eksempel, skal Biologi A således udgøre det 1. studieretningsfag på studieretningen i optagelse.dk, og Matematik B skal udgøre det 2. studieretningsfag. Lectio Ansøger vejledning Side 52 af 97

53 Hele Danmark Kunstneriske og sproglige studieretningsfag Hvis et kunstnerisk fag eller et 2. fremmedsprog indgår som studieretningsfag på en af skolens studieretninger, kan dette angives på studieretningen. På den måde vil ansøgere til sådanne studieretninger ikke behøve at afgive valgfagsønsker for det pågældende valgfag. I følgende eksempel optræder Fransk fortsætter som studieretningsfag, hvorfor der sættes flueben ud for 2. fremmedsprog indgår i stud.retning. Herved vil ansøgere, der har ønsket denne studieretning blive indlæst fra Optagelse.dk uden et valgfagsønske til et 2. fremmedsprog. Lectio Ansøger vejledning Side 53 af 97

54 Hele Danmark 2.2. Forside Når man trykker sig ind på Ansøger fra Hovedmenuen, kommer man ind på forsiden. Her kan man se følgende punkter: Antal indtastede/indlæste ansøgere Advarsler/fejl ift. ens opsætning i Lectio Beskeder fra Lectio, når der sker noget nyt ift. Ansøger Lectio Ansøger vejledning Side 54 af 97

55 Hele Danmark 2.3. Opret ansøger (manuelt) For at oprette en ny ansøger Klik på knappen Ansøger i kolonnen Administration i hovedmenuen: Så kommer man ind på forsiden, hvor man kan oprette en ansøger ved at trykke Opret ny Lectio Ansøger vejledning Side 55 af 97

56 Hele Danmark Ansøgere kan også oprettes ved at klikke sig videre ind på Søgning Klik på Opret ansøger Lectio Ansøger vejledning Side 56 af 97

57 Hele Danmark Ansøgning På fanebladet Ansøgning udfyldes som minimum de felter, der står Påkrævet eller * ved. Hvis en ansøger ikke har et CPR-nr. kan de fire sidste cifre udfyldes ved at taste aaa0 eller aaa1 afhængigt af, hvilket køn ansøgeren har. Hvis en ansøger har adresse i udlandet, indtastes 9999 i feltet Postnr. og 999 i feltet Kommune. Feltet Stednavn benyttes til postnr. og by. Lectio Ansøger vejledning Side 57 af 97

58 Hele Danmark Lectio Ansøger vejledning Side 58 af 97

59 Hele Danmark Feltet Status kan af skolerne bruges til at kategorisere ansøgningerne. Dette er ikke noget, der benyttes i forhold til selve fordelingen. Ansøgere, der oprettes manuelt, får automatisk status Verificeret. Ansøgere, der er indlæst fra Optagelse.dk, vil have status Indlæst. Under Uddannelsesparathed angives det ud for Vurdering, om ansøgeren er blevet vurderet uddannelsesparat. Feltet Evt. optagelsesprøve er udelukkende til internt brug. Her kan der udfyldes, oplysninger i forbindelse med revurdering af ansøgerens uddannelsesparathed. Dette felt vil ikke have indflydelse på feltet Vurdering Ønsker På fanebladet Ønsker og udfyldes ansøgerens ønsker i prioriteret rækkefølge. Der skal som minimum udfyldes ét ønske. Klik på Gem/Anvend. Ansøgeren er nu oprettet Ved at klikke på piletasterne nederst på siden er det muligt at bladre direkte videre til samme faneblad for den næste ansøger. Herved kan man hurtigt gennemgå ansøgninger for specifikke oplysninger. Lectio Ansøger vejledning Side 59 af 97

60 Hele Danmark Knappen Opdatér studieretninger benyttes til at finde den rigtige studieretninger, hvis denne ikke er sat på ved indlæsningen. Hvis Lectio ikke kan matche ansøgerens ønske til studieretning i XML-filen med en studieretning i Lectio, så vil beskrivelsen af denne stå i boksen til venstre for knappen Opdatér studieretninger. Når den givne skole så har fået styr på sine studieretninger, kan man trykke på Opdatér studieretninger for at få sat den korrekte studieretning på ansøgerens ønske Ansøgerfil På fanebladet Ansøgerfil kan PDF hentes på ansøgere, der er indlæst fra Optagelse.dk. Dette gøres ved klik på Hent. Derudover, vil Lectio også med mellemrum prøve at hente denne fil automatisk, men hvis man er interesseret i filen er og nu, kan man benytte Hent-knappen. Der er desuden mulighed for selv at uploade en fil på ansøgeren ved at vælge et dokument fra computeren og klikke Upload. Filer hentet fra Optagelse.dk eller uploadet fra computeren ligger under Ansøgerfil. NB! Når en fil hentes eller uploades overskrives eventuelt tidligere hentede/uploadede filer af den nyeste fil. Lectio Ansøger vejledning Side 60 af 97

61 Hele Danmark 2.4. Elektroniske Ansøgninger Import af ansøgere fra optagelse.dk Filerne med de elektroniske ansøgninger kan hentes direkte ind fra Optagelse.dk til Lectio. Ansøgerne kan hentes inde på siden Importer, som er at finde under Ansøger menupunktet i hovedmenuen. Det er skolen selv der bestemmer, hvornår og hvor hyppigt ansøgerne hentes ned. Fra en liste over hentede ansøgere er det muligt at vælge, hvilke ansøgere der skal oprettes i Lectio Ansøger. Det er også muligt at se, hvilke ansøgere der allerede er importeret samt om der er importmeddelelser til ansøgeren Oprettelse af Lectio som brugersystem på Optagelse.dk For at kunne hente filer med ansøgere fra Optagelse.dk, skal skolen angive på Optagelse.dk, at filerne må hentes af MaCom. Dette gøres i Optagelse.dk ved at sætte flueben ud for brugersystemet MaCom. Vejledning til dette ligger på Optagelse.dk Hent ansøgere til Lectio Klik på knappen Ansøger under Administration i hovedmenuen Klik på Importer i kviklink bjælken I skærmbilledet Importer åbnes fanebladet Klar til indlæsning: For at hente ansøgninger fra Optagelse.dk klikkes på knappen Hent ansøgere. Hvis man er en afdelingsskole, så skal man først vælge den afdeling i dropdown-menuen foran Hent ansøger, som man vil hente ansøgere for. Lectio Ansøger vejledning Side 61 af 97

62 Hele Danmark Der vises en liste over ansøgere fra Optagelse.dk. Hvis man er en afdelingsskole vil denne liste vise de ansøgere, der tilhører den afdeling, som man har valgt i den omtalte dropdown-menu. NB! Det er kun muligt at hente ansøgere ind, der er vurderet uddannelsesparate i Optagelse.dk. For at oprette en ansøger i Lectio gøres følgende sæt flueben ud for ansøgeren klik på Indlæs valgte Ansøgeren er nu oprettet i Lectio. Det er også muligt at markere alle ansøgere til indlæsning samlet ved at klikke i ansøgere bliver markeret og så klikke på Indlæs valgte. så alle de hentede Det er ligeledes muligt kun at markere ansøgere til en bestemt uddannelse. Dette gøres ved at indtaste den ønskede uddannelse i feltet og klikke på Vælg kun Lectio Ansøger vejledning Side 62 af 97

63 Hele Danmark På samme vis er det muligt at sætte flere ansøgere til status Indlæses ikke ved at klikke på Sæt status "Indlæses ikke" efter at have markeret de ansøgere, som man ikke vil have oprettet i Lectio. Dette er primært for skoler med flere afdelinger med forskellige uddannelsestyper, så udvalgte ansøgere registreret på skolens juridiske nummer kan frasorteres i oprettelsesfasen. Ansøgere, der allerede er indlæst, vises ikke i oversigten, men kan findes inde på fanebladet Indlæste ansøgere. Ansøgere, der er markeret med Indlæses ikke, er at finde inde på fanebladet Indlæses ikke. Fejl og mangler skal rettes hurtigst muligt af hensyn til fordelingsarbejdet Visning af nyoprettede ansøgere Det er muligt at få en liste over ansøgere oprettet via import ved at søge på status Indlæst. Vælg funktionen Søgning i kviklink bjælken Vælg status Indlæst Klik Søg Lectio Ansøger vejledning Side 63 af 97

64 Hele Danmark En liste over nyindlæste ansøgere vises Særlige problemer Fagrækkefølge på studieretninger Uoverensstemmelse mellem Studieretninger i hhv. Lectio og Optagelse.dk, kan betyde at ansøgere bliver indlæst uden studieretning på deres ønsker. For at oprette ansøgere skal skolen have oprettet studieretninger for næste skoleår og frigivet disse. Det er vigtigt at bemærke, at studieretningernes retningsfag skal stå i samme rækkefølge på Optagelse.dk som i Lectio. Hvis rækkefølgen af studieretningsfagene på Optagelse.dk og på Lectio er forskellig, kan dette rettes i Lectio på én af følgende måder. Gå ind på listen over ansøgere klar til indlæsning, og find en elev med fejl på studieretningen. Marker teksten der står mellem de to apostrof-tegn, og kopier den. Gå ind på den studieretning i Lectio, som matcher ansøgerens ønske, og indsæt teksten i feltet Optagelse.dk. Lectio Ansøger vejledning Side 64 af 97

65 Hele Danmark Det er vigtigt at hele teksten, der står mellem de to apostroffer inkl. eventuelle tegn kommer med, samt at apostrofferne slettes, så de ikke står i feltet på studieretningen. Gå ind på den pågældende studieretning i Lectio og ret rækkefølgen på studieretningsfagene til, så den passer med den i Optagelse.dk. Lectio Ansøger vejledning Side 65 af 97

66 Hele Danmark Kunstneriske og sproglige studieretninger Hvis 2. fremmedsprog og kunstneriske valgfag ikke er udfyldt i ansøgerfilen fra Optagelse.dk, sætter Lectio automatisk Kinesisk på de ansøgere, som ikke har valgt 2. fremmedsprog, og Dans og Ballet på de ansøgere, som ikke har valgt et kunstnerisk valgfag. Dette kan undgås for de ansøgere, der ønsker kunstneriske eller kreative studieretninger, og derfor ikke skal angive hhv. kunstnerisk fag og 2. fremmedsprog. Det er muligt at markere på studieretninger at 2.fremmedsprog / kunstneriske valgfag indgår som studieretningsfag, og dermed acceptere indlæsning af ønsker uden valgfag. Dette registreres på den pågældende studieretning under Stamdata > Studieretning. Sæt flueben i 2. Fremmedsprog indgår i stud.retning for, at 2. fremmedsprog indgår som studieretningsfag Sæt flueben i Kunstnerisk fag indgår i stud.retning for, at det kunstneriske valgfag indgår som studieretningsfag Lectio Ansøger vejledning Side 66 af 97

67 Hele Danmark 2.5. Søgning Almindelig søgning efter ansøgere Det er muligt at søge efter enkelte ansøgere ved at udfylde et af felterne i Søg efter ansøgere og klikke på Søg eller se alle ansøgere ved blot at klikke på Søg. Lectio Ansøger vejledning Side 67 af 97

68 Hele Danmark Ved klik på Nulstil, fjernes de indtastede søgekriterier. Der kan vælges mellem visning af forskellige antal ansøgere pr. side: Avanceret søgning Ved at sætte flueben i Avanceret søgning er det muligt at søge efter specifikt indhold i ansøgningerne. Der kan søges på en periode for hhv. oprettelse og redigering af ansøgere ved at vælge start- og slutdato ud for disse. I dropdown-menuen ud for Status kan der søges på elever med en given status. Ligeledes kan man også s status som Overligger eller Eftertilmeldt nedenfor. I feltet Ansøger kan der via fritekst søges på alle personlige oplysninger om ansøgeren dvs. at man i dette felt kan søge på ansøgerens CPR-nr., navn, adresse, tlf.nr. etc. Lectio Ansøger vejledning Side 68 af 97

69 Hele Danmark I feltet Værger kan der ligeledes søges på alle oplysninger om ansøgerens værger i form af fritekst. Feltet Afgangsskole kan udfyldes ved at indtaste navnet eller noget af navnet på ansøgerens afgangsskole for derefter at vælge skolen i den dropdown-liste, der fremkommer. Der kan desuden søges på oplysninger om ansøgerens ønsker. Felterne Institution, Uddannelse og Studieretning kan udfyldes ved at indtaste noget af navnene på disse, for derefter at vælge det ønskede i dropdown-listen, som fremkommer. Der kan desuden søges på uddannelsesparathedsvurderingen i feltet Parathed, og der kan søges på særlige forhold i feltet Særlige forhold. Lectio Ansøger vejledning Side 69 af 97

70 Hele Danmark Når de ønskede søgeord er indtastet klikkes på Søg. I søgeresultatet listes de ansøgere, som opfylder alle indtastede søgekriterier Søgeresultatet Når man får sit søgeresultat vist, kan man vælge, om man vil have alle kolonner vist. Dette gøres ved at sætte flueben ud for Vis alle kolonner. Sættes der flueben her, bliver kolonnerne Oprettet og Ændret også vist: Hvorimod det ellers kun er kolonnerne Cprnummer, Fornavn, Efternavn, Status, 1.Ø, Ansøger og Ønsker, der vises: Søgeresultatet kan sorteres ved at klikke på kolonneoverskrifterne. Dfjdijf Det er muligt at sætte samme status eller vurdering på flere ansøgere i søgeresultatet ad gangen. Dette gøres ved at sætte flueben ud for de ansøgere hvis status eller vurdering skal ændres, hvorefter der i dropdown-menuen på bundlinjen kan vælges en status eller vurdering efterfulgt af klik på Sæt status. Denne status er til internt brug. eller Det er også muligt, at markere en ansøger som 1. Ønske fra denne side. Dette kan man gøre for mange ansøgere af gangen ved at sætte flueben ud for de ønskede ansøgere i kolonnen 1. Ø. og efterfølgende trykke Gem 1. ønske. Lectio Ansøger vejledning Side 70 af 97

71 Hele Danmark Søgeresultatet kan gemmes eller åbnes i XML- eller Excel-format ved at klikke på Søgeresultat til XML eller Søgeresultat til excel Fordeling af ansøgere mellem skoler Det er ikke muligt at overføre ansøgere direkte fra en skole til en anden via ansøgerfunktionen uden for Region Hovedstaden. Dette er for at sikre, at den enkelte skoles data ikke påvirkes utilsigtet. Det er i stedet muligt at angive oplysning om, hvorvidt ansøgeren optages på den enkelte ansøgers ansøgerfaneblad. Disse oplysninger kan bruges i den videre behandling af ansøgeren. Lectio Ansøger vejledning Side 71 af 97

72 Hele Danmark Ansøgere, der enten videresendes til andre skoler eller ikke optages, skal have anført dette i statusfeltet Eksporter ansøgere til henvisning Gå ind på Ansøger > Søgning og vælg Videresendt under Status, efterfulgt af klik på Søg. Herved vises alle ansøgere med denne status i søgeresultatet. Lectio Ansøger vejledning Side 72 af 97

73 Hele Danmark Klik på Søgeresultat til XML. De valgte ansøgere vises nu i en XML-fil, der kan gemmes og sendes til den skole, der skal overtage dem. Det valgte eksportformat svarer til formatet fra optagelse.dk, og filen kan derfor importeres i systemer, der understøtter dette format, herunder andre skoler der anvender Lectio. I Lectio kan ansøgere i XML-format uploades inde på Ansøger > Upload Her vælges filen, hvorefter der klikke på Importér. Efterfølgende vil uploadede ansøgere være at finde inder Importer og kan indlæses på samme måde som ansøgere hentet fra Optagelse.dk Skoler med ansøgere til 2 uddannelsesønsker: Der kan være enkelte skoler, der har ansøgere med både førsteønske og andetønske til samme institution, men forskellige uddannelsestyper (Typisk STX og HF). Som udgangspunkt bliver ansøgeren fordelt til sit førsteønske til skolen. Hvis ansøgeren derfor skal ind på sit andetønske, skal der byttes rundt på rækkefølgen af førsteønsket og andetønsket på ansøgerens ønskefaneblad. Dette kan kun gøres i de tilfælde, hvor ønskerne er til samme institution. Herefter kan ansøgeren konverteres til elev Verifikation Det er muligt at verificere og tilrette ansøgerdata på siden Verifikation. På verifikationssiden findes forskellige faneblade, der viser forskellige typer af fejl og advarsler. På alle fanebaldene vil der ud for hver ansøger i kolonnen Link være et link til selve ansøgningen. I kolonnen Manuel vil desuden være angivet, hvorvidt den enkelte ansøger er indlæst fra Optagelse.dk eller oprettet manuelt. Lectio Ansøger vejledning Side 73 af 97

74 Hele Danmark Ansøger Verifikation På fanebladet Ansøger Verifikation listes de ansøgere, der er indlæst med manglende stamoplysninger. På dette faneblad kan man altså se, hvis der er fejl under en ansøgers Personlige oplysninger: Adresser På Fanebladet Adresser verificeres ansøgernes adresser. Som nævnt under kapitel Ønsker, så bestemmes rejsetiden og afstanden via eksterne hjemmesider som fx Rejseplanen.dk. Hvis disse sider ikke kan genkende en ansøgers adresse, så dukker ansøgeren op inde på denne verifikationsliste. Lectio Ansøger vejledning Side 74 af 97

75 Hele Danmark For at rette adressen til, kan man følge linket til højre. Det fører en til ansøgerens oplysninger. Her er der mulighed for at køre et Check på ansøgerens adresse for at se, om den kan genkendes: Lectio Ansøger vejledning Side 75 af 97

76 Hele Danmark Når man trykker på Check får man de forslag frem, der kan findes ud fra den allerede indtastede adresse. Man kan så vælge en af disse adresser, hvis man mener, at det måtte være den korrekte Studieretninger På fanebladet Studieretninger listes de ansøgere, der har søgt skolen som 1. prioritet, og som mangler studieretninger på deres ønsker. Dette er dog ikke nødvendigvis noget, som skolen kan rette, da fejlen kan ligge på et af de andre ønsker og hermed andre skoler. Sådanne fejl vil oftest skyldes, at der på indlæsningstidspunktet var uoverensstemmelser mellem den ønskede studieretning i hhv. Lectio og Optagelse.dk. Når disse uoverensstemmelser er rettet, vil det være muligt at genindlæse studieretninger for alle ansøgerne på én gang. (Se hvordan uoverensstemmelser rettes til på pkt Fagrækkefølge på studieretninger, side 64) Tallene ud for studieretningen i kolonnen Fejl angiver, hvilken af ansøgerens prioriterede ønsker, der mangler studieretning. Det er kun muligt at tilrette uoverensstemmelsen på studieretningen i Lectio på 1. prioriteter. Ved at klikke på Find studieretninger vil de manglende studieretninger genindlæses på ansøgerne forudsat, at Lectio kan genkende studieretningen. NB! Uoverensstemmelser på andre skoler skal rettes til, førend studieretninger kan genindlæses på øvrige ønsker Studieretninger 2 På fanebladet Studieretninger 2 listes de ansøgere, der er indlæst med en studieretning, der ikke matcher den studieretning, de har ønsket på Optagelse.dk I kolonnen Xml Ønske vises ansøgernes ønsker som de står i filen fra Optagelse.dk. I kolonnen Tildelt vises den studieretning, som ansøgerne er blevet tildelt i Lectio. Grunden til at ansøgere indlæses med forkerte studieretninger kan skyldes, at Lectio ikke har kunnet udlede den korrekte studieretning i Lectio ud fra de tastede studieretninger i Optagelse.dk. Lectio Ansøger vejledning Side 76 af 97

77 Hele Danmark Når dette er rettet til i Lectio (se evt. pkt Fagrækkefølge på studieretninger, side 64), kan studieretningerne fra Optagelse.dk genindlæses på ansøgerne ved at klikke på Genindlæs studieretninger Mangler UPV På fanebladet Mangler UPV listes de ansøger, der ikke er uddannelsesparathedsvurderet. Når ansøgere får Vurdering Egnet, vil de forsvinde fra denne side Adgangskrav På fanebladet Adgangskrav listes de ansøgere, der ikke opfylder adgangskrav for optagelse på den søgte uddannelse samt e begrundelse herfor Afgangsoplysninger På fanebladet Afgangsoplysninger vises ansøgere, med fejlindlæste afgangsoplysninger. Ved klik på Genindlæs afgangsoplysninger opdateres afgangsoplysningerne i forhold til de oplysninger der står i ansøgerens XML-fil fra Optagelse.dk Valgfag På fanebladet Valgfag listes de ansøgere, som har fået "Kinesisk" som 2.fremmedsprog eller "Dans og Ballet" som kunstnerisk fag pga. manglende fagangivelse i Optagelse.dk. Lectio Ansøger vejledning Side 77 af 97

78 Hele Danmark Klik på Genindlæs Valgfag, og dermed ændres 2. fremmedsprog/kunstnerisk fag fra hhv. Kinesisk og Dans og Ballet til et tomt felt på de studieretninger, der har angivet studieretningsfag som enten kunstnerisk fag eller 2. fremmedsprog. (Se hvordan dette angives i pkt Kunstneriske og sproglige studieretninger, side 66) NB! Studieretninger på andre skoler skal være rettet til, førend valgfag på disse kan genindlæses. (Se hvordan uoverensstemmelser rettes til på pkt Fagrækkefølge på studieretninger, side 17) Bilag På fanebladet Bilag er det muligt at hente flere ansøgerfiler ad gangen fra Optagelse.dk. De ansøgere, der vises, er ansøgere, der ikke har en ansøgerfil tilknyttet. Ved at klikke på Hent Pdf/Bilag hentes filer for samtlige ansøgere på listen. Ved at klikke på Hent 50 ansøgeres bilag hentes filer for de første 50 ansøgere på listen. Derudover bliver disse bilag også hentet automatisk ned løbende. Ovenstående muligheder kan benyttes, hvis man ikke kan vente på den automatiske opdatering. NB! Det er ikke muligt at hente filer fra Optagelse.dk for manuelt oprettede ansøgere. Når filer er hentet vil de være at finde inde på de pågældende ansøgere på fanebladet Ansøgerfil. Lectio Ansøger vejledning Side 78 af 97

79 Hele Danmark 2.8. Rapporter Det er muligt at skabe forskellige rapporttyper via rapportfunktionen i Lectio. Klik på linket Rapport. Rapportskærmbilledet åbner: Er der oprettet globale eller lokale skabeloner er de at finde under Rapportskabeloner. Ønskes det at oprette en ny rapport vælges Opret rapportskabelon. Det er muligt at vælge mellem en række af felter, som vil komme med i rapporten som rapportfelter disse udgør kolonnerne i rapporten. Der kan ligeledes vælges filtreringsfelter, der angiver, hvilke data der skal med i rapporten. De forskellige kategorier kan åbnes ved at klikke på pilene. Lectio Ansøger vejledning Side 79 af 97

80 Hele Danmark Herved vises de tilgængelige felter i den valgte kategori, hvorefter de kan vælges som rapport- eller filtreringsfelter. Under Tilgængelige felter ses de muligheder for kolonner, der kan komme med i rapporten. Ved at klikke på ud for et tilgængeligt felt, vælges dette som et rapportfelt Ved at klikke på ud for et tilgængeligt rapportfelt, vælges dette som et filter. Et filtreringsfelt definere, hvilke oplysninger der skal tages med i rapporten. Der skal vælges mindst ét filter. Under Rapportfelter står de kolonner, som kommer med i rapporten. Det er muligt at vælge det samme felt 2 gange til rapporten, så man kan lave forskellige grupperinger på den samme oplysning. Kolonnerne kommer ud i rapporten i den rækkefølge, de står i skabelonen. Man kan flytte felterne rundt ved at trække og slippe. Felterne kan grupperes på forskellige måder Gruppér samler oplysninger af samme slags, så de står lige under hinanden i rapporten Antal viser, hvor mange forekomster, der er af en given oplysning. Sum viser det sammenlagte tal, og kan derfor kun anvendes på felter der indeholder tal. Lectio Ansøger vejledning Side 80 af 97

81 Hele Danmark Gennemsnit, Minimum og Maksimum bliver mest brugt til karakteroplysninger Under filtreringsfelter kan oplysningerne filtreres, så det kun er en vis mængde af den data, der ligger på skolen, der tages med. Det kan fx være et bestemt postnr., en bestemt uddannelse eller lignende. Som oftest ønskes ansøgerdata fra indeværende år. Bemærk, at det år, der skal indtastes ved Ansøgerår, er det skoleår, som ansøgerne søger i. Dvs. data på de ansøgere, der skal starte i skoleåret 2011/12, ligger i ansøgeråret 2010/11, hvorfor man skal skrive 2010 i filtreringsfeltet. Klik på opret rapportskabelon Vælg de kolonner, der skal med i rapporten, ved at klikke på Vælg eventuelle øvrige filtre ud over skoleår ved at klikke på Klik på Gem for at gemme rapportskabelonen under skolens egne rapporttyper Klik på Vis rapport for at vise rapporten i Excel. Den rækkefølge felterne vælges i, angiver rækkefølgen af kolonnerne i rapporten. Der kan rykkes rundt på felternes rækkefølge ved at trække felterne til den ønskede position Diverse rapporter Inde under Ansøger er der nogle forskellige rapporter, der ligger under Diverse rapporter Lectio Ansøger vejledning Side 81 af 97

82 Hele Danmark Afgangsskoler Inde under rapporten Afgangsskoler ses en oversigt over hvor mange elever, der kommer fra de forskellige afgangsskoler Ønskestatistik Rapporten Ønskestatistik viser en oversigt over hvor mange af ansøgerne, der har ønsket de forskellige studieretninger, som den givne skole udbyder. Dette er så fordelt efter om ansøgerne har ønsket disse studieretninger som 1. prioritet, 2. prioritet osv. Lectio Ansøger vejledning Side 82 af 97

83 Hele Danmark Sprogønsker Under rapporten Sprogønsker kan man se en oversigt over, hvad de forskellige ansøgere har ønsket af sprogfag. Ønskerne er delt op efter de forskellige studieretninger. Så hvis en elev har valgt en given studieretning, vil elevens sprogønske stå registreret ud for denne studieretning. Lectio Ansøger vejledning Side 83 af 97

84 Hele Danmark Kunstfagsønsker Rapporten Kunstfagsønsker viser på samme måde som Sprogønsker en oversigt over, hvilke kunstneriske fag ansøgerne har ønsket. Disse ønsker er også vist pr. studieretning. Lectio Ansøger vejledning Side 84 af 97

85 Hele Danmark Tilgang/Afgang Rapporten Tilgang/Afgang kan give et overblik over, hvordan fordelingen forløber. Man kan ved denne rapport angive to datoer og se, om der er nogle ansøgere, der er fordelt til eller fra den givne skole imellem disse datoer. Hvis en elev var fordelt til den givne skole på den første dato, men ikke på den sidste, så vil eleven fremgå i søgeresultatet markeret med rødt fordi ansøgeren vil være fra den givne skole og til en anden. Forholder det sig modsat vil eleven være markeret med grønt, fordi eleven er fordelt til den givne skole fra en anden skole. Lectio Ansøger vejledning Side 85 af 97

86 Hele Danmark Slettede Man kan tilgå rapporten Slettede fra fx punktet Forside eller Søgning. Rapporten Slettede viser en oversigt over de ansøgere, der er blevet oprettet og herefter slettet igen. Lectio Ansøger vejledning Side 86 af 97

87 Hele Danmark 2.9. Ansøger log Fra ansøger log er det muligt at se de ændringer og redigeringer, der er foretaget på ansøgerne af skolen selv. Vælg den ønskede periode Klik på Vis Logfilen vises i Excel Konvertering af ansøgere til elever For at kunne konvertere ansøgerne til elever i Lectio, skal der først oprettes elevforløb og stamklasser i Lectio. Dette gøres under Stamdata > Elevforløb og Stamdata > Stamklasser. For nærmere beskrivelse af fremgangsmåde, se Lectio Administrator vejledning. Hvis man har Pre-IB-elever bør man ændre elevtypen på ansøgerens ønske til Pre-IB inden konverteringen. Pre-IB elever bliver nemlig indlæst med elevtypen STX. Får man konverteret dem med elevtypen STX fremfor Pre-IB, kræver det et stykke arbejde, at få eleverne til at stå rigtigt Lectio Konverter Gå ind i Ansøger > Konverter. Lectio Ansøger vejledning Side 87 af 97

88 Hele Danmark Skærmbilledet Konverter vises: Lectio Ansøger vejledning Side 88 af 97

89 Hele Danmark Filtrering Her kan man først filtrere på en uddannelsestype for derefter at kunne filtrere på studieretning Sæt flueben ved den ønskede uddannelsestype og studieretning Der vises kun ansøgere med parathedsvurdering Egnet. Der er derudover fluebensmulighed for at filtrere på at få vist ansøgere med Status som Optaget. Lectio Ansøger vejledning Side 89 af 97

90 Hele Danmark Ønskefiltre På afdelingsskoler kan der opstå tvivl omkring hvilken afdeling, ansøgeren egentligt har søgt. Dette skyldes at der ikke nødvendigvis er overensstemmelse mellem UVM institutionsnumrene og institutionsnumrene i Lectio. I disse tvivlstilfælde kommer der en ekstra filtreringsmulighed, Ønskefiltre. Først søger man under Ansøgerfiltre på den ønskede uddannelsestype og studieretning. Så får man søgt alle ansøgere på den aktuelle afdeling frem. Såfremt der blandt disse ansøgeres ønsker findes øvrige ønsker til institutionens afdelinger uden angivet studieretning, kan disse identificeres via Ønskefiltre To ønsker til samme skole Hvis en skole udbyder fx flere uddannelsestyper, så kan ansøgere godt have flere ønsker til samme skole. Dette vil fremgå inde under Konverter med en grå farve. Lectio Ansøger vejledning Side 90 af 97

91 Hele Danmark Ansøgeren vil søges frem, så længe minimum et af ønskerne matcher de valgte de valgte kriterier. Det første tal i kolonnen Ikke konverteret under Uddannelsestyper i boksen Ansøgerfiltre angiver hvor mange ønsker, der ligger til de forskellige uddannelsestyper. Tallene i parantesen angiver, hvor mange ansøgere, der har søgt den enkelte uddannelsestype som højeste prioritet. Lectio Ansøger vejledning Side 91 af 97

92 Hele Danmark Konvertering af ansøgere Først skal man vælge sine filtre. Man vil få vist de ansøgere, der opfylder de krav, man opstiller. Sæt flueben ved den ønskede uddannelsestype og studieretning Når man har fremsøgt de ønskede ansøgere, kan man i dropdown-menuen ud for ansøgeren vælge den klasse, som ansøgerne skal konverteres til. Vælg klasse ud for den øverste ansøger Tryk Kopier nedad Lectio Ansøger vejledning Side 92 af 97

93 Hele Danmark På denne måde får man angivet, at alle ansøgerne der har ønsket den valgte kombination af uddannelsestype og studieretning skal konverteres til den valgte klasse. Man kan også dele ansøgerne ud på to klasser. Dette kan gøres ved i midten af listen at ændre klassen og trykke Kopier nedad. Efterfølgende kan man manuelt rette til ud for den enkelte ansøger, hvis dette er nødvendigt. Hvis man har en ansøger med to ønsker til skolen, vil der ikke automatisk blive sat klasse på 2. ønsker, når man benytter Kopier nedad. Lectio Ansøger vejledning Side 93 af 97

94 Hele Danmark Hvis man undervejs vil danne sig et overblik over hvilke klasser, der er plads i, er der en sådan oversigt nederst på siden: Skal der ændres noget på den enkelte ansøger undervejs, kan man trykke sig ind til ansøgerens informationer ved at trykke på dennes navn: Lectio Ansøger vejledning Side 94 af 97

95 Hele Danmark Til slut trykker man på Konverter og ansøgerne er nu oprettet som elever i Lectio og kan findes under Stamdata. På elevens stamdata vil der på fanebladet Ansøger være et link direkte til ansøgeren. Hvis man er en afdelingsskole, vil eleverne konverteres til den afdeling, man er på i sessionen, hvor konverteringen foretages Eksisterende elever Under Eksisterende elever vises de ansøgere, der er konverteret i indeværende Ansøgerår, samt ansøgere, der allerede er aktuelle elever på skolen. For at få dem vist, skal man sætte flueben ved Vis også konverterede i boksen Ekstra kriterier. Lectio Ansøger vejledning Side 95 af 97