Referat Møde i Regionskontaktudvalget den 8. juni 2016

Transkript

1 Referat Møde i Regionskontaktudvalget den 8. juni 2016 Deltagere: Aksel Leck Larsen, Thomas Elgaard Jensen, Poul Erik Pedersen, Hanne Voetmann, Anni Juhl Jørgensen, Kirsten Skovsby og Preben Schmidt. Afbud: Leif Nielsen og Jan Ejlsted. Fra sekretariatet deltog: Torbjørn Eriksen, Sanja Tuxen, Kirsten Østerbye, Trine Bergholtz Friis, Astrid Bjørg Mortensen (dagsordenens punkt 2 og 3 til kl ) og Anker Madsen (referent). 1. Godkendelse af dagsorden Næstformanden Poul Erik Pedersen bød velkommen og oplyste, at formanden Leif Nielsen havde måtte melde afbud til mødet med kort varsel. Da bestyrelsen endnu ikke havde konstitueret sig efter generalforsamlingen den 28. april 2016 var der endnu ikke udpeget nye repræsentanter fra bestyrelsen til Regionskontaktudvalget og da Niels-Christian Levin Hansen var udtrådt af bestyrelsen på generalforsamling, var han ikke til stede. Der forelå også afbud fra direktøren Jan Ejlsted. Regionskontaktudvalget savner direktørens deltagelse i møderne i Regionskontaktudvalget. Ifølge Kommissorium for Friluftsrådets Regionskontaktudvalg, som bestyrelsen vedtog i marts 2006 deltager direktøren og (en eller flere) medarbejdere fra sekretariatets samt kredskonsulenterne i udvalgets møder. Dagsordenen godkendtes uden tilføjelser. 2. Kredsbestyrelsernes brug af Facebook Astrid Bjørg Mortensen deltog i behandlingen af dette dagsordenspunkt. Enkelte af Friluftsrådets kredsbestyrelser har oprettet profiler på det sociale medie Facebook og flere overvejer det andre nedlægger deres profil. Dette rejser en række principielle spørgsmål af både praktisk og politisk karakter. Hvorledes sikrer Friluftsrådet som helhed, at dette ansigt udadtil bliver et plus for Friluftsrådets lokale arbejde og ikke et minus. Der er eksempelvis en kreds, hvor der ikke er sket noget på den oprettede profil siden Thomas Elgaard Jensen forklarede, at Kreds Vendsyssel havde besluttet at nedlægge den profil, som kredsen havde oprettet på Facebook, idet man havde måtte konstatere, at det ikke var det rette redskab til at kommunikere med eksempelvis kredsrepræsentantskabet. Han havde også været ind på øvrige profiler oprettet af Friluftsrådets kredsbestyrelser og var ikke imponeret af alle. Thomas blev supplere af de øvrige regionsformænd, der gav eksempler på besværligheder 1

2 med og overvejelser omkring det at benytte eller ikke benytte Facebook for den enkelte kredsbestyrelse. Hvis de enkelte kredse skal have en profil på Facebook kræver det hjælp og assistance fra sekretariatet. Der blev fremført ønske om, at de lokale kredse mere struktureret kan benytte sig af Friluftsrådets centrale profil på Facebook. Dette vil også give et mere samlet billede af Friluftsrådet som politisk organisation. Astrid Bjørg Mortensen forklarede, at Friluftsrådets bestyrelse har igangsat et arbejde med at fastlægge en strategi for Rådets kommunikation og i denne forbindelse fastlæggelse af en kommunikationspolitik. I løbet af efteråret 2016 vil der blive givet en orientering til kredsbestyrelserne. Bestyrelsen og ledelsen har besluttet at opprioritere arbejdet med kommunikation. Regionskontaktudvalget udvekslede yderligere synspunkter omkring Friluftsrådets brug af Facebook. På Regionskontaktudvalgsmødet den 17. marts 2016 var der enighed om, at det ikke bør være et krav til de enkelte kredsbestyrelser at benytte de sociale medier til kommunikation, men at det kunne være en mulighed. Vigtigt at være sig bevidst at optræden på disse ofte hurtige medier fortsat kræver en respekt for organisationens fastlagte politik. Drøftelserne mundede ud i at: Der er ikke et krav om, at den enkelte kredsbestyrelsen skal benytte sig af kommunikation via Facebook. Astrid Bjørg Mortensen afholder gerne et kursus omkring kommunikation fra kredsene. Der ønskes fortsat gode lokale historier som kan benyttes i Friluftsrådets centrale kommunikation på hjemmesiden, i nyhedsbreve og på Facebook, på Twitter med mere. Astrid Bjørg Mortensen udarbejder og sender kredsbestyrelserne et notat, der redegør for Friluftsrådets brug af Facebook (hvor mange kredse har oprettet en profil? og i hvilket omfang styrker det kommunikationen til kredsrepræsentantskabet? Til kommunerne og Miljø- og Fødevareministeriet? til øvrige politiske aktører? og andet.) 3. Orientering om Naturmødet 2016 i Hirtshals Astrid Bjørg Mortensen deltog i behandlingen af dette dagsordenspunkt. Thomas Elgaard Jensen og Astrid Bjørg Mortensen refererede fra Friluftsrådets deltagelse i Naturmødet i Hirtshals den maj Lars Mortensen havde deltaget i tre debatmøder om forskellige vinkler på natur og friluftsliv. Flemming Larsen havde deltaget i debat om naturparker og nationalparker. Derudover havde Friluftsrådet et telt/stand, der var bemandet af Kreds Vendsyssel. Der blev uddelt materialer og laver små events. Endelig havde adgangskampagnen Oplev Mere også været til stede og gennemført flere små publikumsinvolverende events om adgang til naturen. Thomas Elgaard Jensen fandt, at der havde været tale om en god oplevelse, men: at det havde været en fordel om sekretariatet havde været til stede og gjort reklame for Udlodningsmidler til friluftsliv, at kredsbestyrelsen kunne være bedre forberedt til arrangementet, men havde i år været noget usikker på, hvad det var for et arrangement og at der burde have været en bedre koordinering mellem det, som arrangeres fra sekretariatet fra centralt hold (eksempelvis kampagnen Oplev mere) og det som kredsbestyrelsen engagerede sig med. 2

3 Poul Erik Pedersen fandt, at konklusionerne på udmærket vis også var gældende eksempelvis, når Kreds Nordsjælland engagerer sig i arrangementet Naturens Dag på Skovskolen og Friluftsrådet centralt også er til stede ved arrangementet. Hanne Voetmann gjorde opmærksom på, at hun fra flere sider havde fået den vurdering, at Friluftsrådet ikke havde slået igennem politisk på Naturmødet og i medieopfølgningen i forhold til øvrige deltagere. Torbjørn Eriksen gjorde opmærksom på, at bestyrelsen på sit møde den 18. juni 2016 også ville evaluere Friluftsrådets deltagelse i Naturmødet Regionale Kredsbestyrelsesseminarer De regionale kredsbestyrelsesseminarer var afholdt henholdsvis den 9. april 2016, april 2016 (tre møder) og 28. maj Regionskontaktudvalget evaluerede de enkelte seminarer. Der var stor tilfredshed med afviklingen af alle fem seminarer, idet der dog blev udtrykt ønske om, at endnu flere kredsbestyrelsesmedlemmer bør deltage. De fem regionsformænd fandt det meget givtigt og udbytterigt både fagligt og socialt at afholde de regionale seminarer og ønskede fortsat, at seminarerne kunne afvikles som enten et endagsseminar eller over to dage. 5. Nyt fra Friluftsrådets bestyrelse Preben Schmidt orienterede Regionskontaktudvalget om den aktuelt politisk ømtålelige situation omkring Udlodningsmidler. Folketingets partier, de relevante ministre og ikke mindst Finansministeriet vurderer aktuelt en mulig justering af rammerne for håndteringen af Udlodningsmidlerne. Der forventes en politisk afklaring inden sommeren Flere medlemmer af udvalget fandt det uheldigt, at der tilsyneladende opstår et politisk vakuum på et par måneder i organisationen, idet Friluftsrådets bestyrelse først konstituerer sig ca. to måneder efter afholdelsen af generalforsamlingen. De anbefalede, at bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen. 6. Friluftsrådet med et markant og driftigt image Aksel Leck Larsen forklarede, at Regionsudvalget for Sjælland oplever, at Friluftsrådet er ved at udfase sine markante mærkesagsprojekter: Kløverstier og Blå Flag og måske også Grønt Flag - Grøn Skole. Regionsudvalget finder det vigtigt, at Friluftsrådet har en synlig profil med et genkendeligt image og arbejdsområde. Når Friluftsrådet lægger flere opgaver over i kredsbestyrelserne og kredsene skal synliggøre sig, er det vigtigt at have nogle synlige succeser, nogle mærkesager og projekter, som Friluftsrådet er involveret i lokalt. Han pegede på, at et samarbejde mellem Friluftsrådet centralt og kredsene er vigtig og afgørende for den lokale forankring som friluftsorganisation og for samarbejdspartnere i for eksempel De Grønne Råd. Torbjørn Eriksen noterede sig, at Aksel Leck Larsen pegede på tre ting: spørgsmålet om organisationens synlighed, manglende information fra centralt hold ud til kredsene og programmers og projekters start og afslutning. 3

4 Hvad angår organisationens synlighed vil det i løbet af de kommende måneder blive drøftet i forbindelse med udarbejdelsen af en kommunikationsstrategi og en kommunikationspolitik. Sekretariatet og bestyrelsen er opmærksomme på, at der løbende skal bringes information om aktiviteter og beslutninger fra centralt hold ud til kredsene. Og man er opmærksom på, at der er et forbedringspotentiale på dette felt og Torbjørn Eriksen beklagede, at der havde manglet aktuel information til kredsene om de enkelte programmer og projekters fremtid. Hvad angår de enkelte programmer og projekter, så er det vigtigt at forstå, at projekter og programmer både kan vokse og mindskes over tid. Der er ikke planer om at udfase Blå Flag programmet og ej heller Grøn Flag Grøn Skole programmet. Projekter kører kun så længe, der kan findes økonomi bag dem. Aktuelt afsluttes Kløverstier i efteråret 2016, men der søges fondsstøtte til en eller anden fortsættelse, der kan give videre opbakning bag de etablerede stier, en form for konsolidering. Hvad angår Grønt Flag - Grøn Skole programmet, så ophører en ekstern drifts- og udviklingsstøtte i 2017 og derfor arbejdes der allerede nu på, hvorledes programmet skal videreføres og i hvilken form. Hanne Voetmann pegede på, at Friluftsrådet burde være langt mere synlig i forhold til og engageret i spørgsmålet om adgang til landskabet og naturen. Hun fandt dette arbejdsfelt meget politisk aktuelt og påtrængende og pegede på, at mulighederne for adgang til landskabet og naturen var helt centralt for Friluftsrådets virke og for stort set alle medlemsorganisationerne. Så hvis Friluftsrådet skal være markant og synlig i det politiske billede, så skal det være på adgangsspørgsmålet. Kirsten Skovsby erklærede sig enig med Hanne Voetmann og pegede på, at der netop er iværksat et projekt Oplev Mere, der som kernebudskab har at informere om reglerne for at færdes og opholde sig i naturen. Sekretariatet lovede snarest at informere kredsbestyrelserne om det nye projekt. 7. Analyse af vilkårene for friluftsudøvernes muligheder for at færdes til havs og i havne Torbjørn Eriksen orienterede om, at et Politisk Indsatsområde under bestyrelsen har arbejdet fra september 2015 til marts 2016 og udarbejdet en analyse af vilkårene for friluftsudøvernes muligheder for at færdes til havs og i havne. Analysen peger på de største udfordringer for friluftslivet af både fysisk og juridisk karakter. Resultatet af arbejdet i det Politisk Indsatsområde er forelagt Friluftsrådets bestyrelse, som ønsker at arbejde videre med udfordringer for de rekreative interesser på havet. Arbejdet er mundet ud i en tredelt konklusion til Friluftsrådet og medlemsorganisationerne: I) Arbejdsgruppen indstiller til bestyrelsen, at der etableres et åbent blåt forum/netværk faciliteret af Friluftsrådet, der følger med i status på havplanlægningen og fungerer som netværk for Friluftsrådets medlemsorganisationer med interesse i rekreativ anvendelse af havet. II) Teknologirådet er i samarbejde med Århus Universitet ved at udvikle en projektidé vedrørende bæredygtig brug af havet med fokus på flersidig anvendelse som ansøgning til VELUX FONDEN, og har inviteret Friluftsrådet til at deltage. Arbejdsgruppen anbefaler, at Friluftsrådet deltager i projektudviklingen via forslag til eventuelle cases, samt facilitering af relevante medlemsorganisationers deltagelse i projektets dialogprocesser. Projektet forventes igangsat primo 2017, såfremt det bevilges. 4

5 III) Gruppen diskuterede behovet for et overblik over og en kortlægning af eksisterende friluftsaktiviteter på havet. I første omgang bør der følges op på rapporten vedrørende kortlægning af havfriluftsliv, der ventes fra Københavns Universitet inden længe. Dette kan blandt andet ske i det ovennævnte blå forum/netværk. Friluftsrådets bestyrelse drøfter den afsluttende rapport med tilhørende anbefalinger på mødet den 18. juni 2016 og tager stilling til, hvorvidt det videre arbejde med udfordringer for færdsel på havet og i havne, skal fortsætte i et åbent blåt netværk med repræsentanter fra de af Friluftsrådets medlemsorganisationer, der har interesse i rekreativ anvendelse af havet. Sekretariatet lovede, at der i et Nyhedsbrev inden sommerferien 2016 vil blive orienteret om arbejdet i det Politiske Indsatsområde Færdsel på havet og om den afsluttende rapport fra arbejdsgruppen. Hanne Voetmann efterlyste endnu en gang langt større engagement fra bestyrelsen og sekretariatet i spørgsmålet om adgang til og langs kysten fra landjorden. Hun fandt dette arbejdsfelt, langt mere påtrængende og pegede på, at mulighederne for adgang til og langs kysten var helt centralt for Friluftsrådets virke og for stort set alle medlemsorganisationerne. 8. Status på Friluftsrådets borgmestermøder Torbjørn Eriksen forklarede, at i en bestræbelse på at komme endnu tættere på kommunerne har Friluftsrådet igangsat en møderække, hvor direktøren Jan Ejlsted mødes med en række borgmestre. Han har i første halvår af 2016 afholdt møde med borgmestre fra 12 kommuner. På møderne deltager normalt en repræsentant fra den relevante kredsbestyrelse. På dagsordenen er typisk, hvordan kommunen arbejder med og prioriterer friluftsliv, lokale sager samt drøftelser af, hvordan Friluftsrådet kan understøtte kommunens indsatser (Udlodningsmidler til friluftsliv, diverse programmer Blå Flag, Grønt Flag Grøn Skole, Grønne Spirer, Danske Naturparker med mere). Hanne Voetmann beskrev ganske kort forløbet af et netop afholdt møde mellem Friluftsrådets direktør og Varde Kommunes borgmester. Regionskontaktudvalget efterlyste en tilbagemelding til udvalget, kredsarbejdet og kredsbestyrelserne fra disse møder med kommunerne. Kommer der en opsamling af erfaringerne på tværs af kommunemøderne? Hvad er tendenserne på landsplan? Skal der følges op på nogle spørgsmål på tværs af den enkelte kredsbestyrelser? 9. Digitalisering af den skriftlige kommunikation Regionskontaktudvalget havde forståelse for, at den normale procedure for sekretariatet i forbindelse med udsendelse af invitationer til kredsrepræsentantskabsmøder og sommermøder fremover sker som elektroniske postforsendelser. Man vil være opmærksom på de få kredsrepræsentanter, som ikke har en elektronisk postadresse. 10. Opdatering af kredsdatabasen Kirsten Østerbye fortalte, at der som lovet af formanden Lars Mortensen på generalforsamlingen, nu er sat gang i en opdatering af databasen med kredsrepræsentanter og medlemsorganisationer. Sekretariatet tager i den kommende tid kontakt til alle medlemsorganisationer med 5

6 henblik på et krydscheck af, hvorvidt Friluftsrådets lister med kredsrepræsentanter stemmer overens med medlemsorganisationernes. Når sekretariatet har snakket med alle medlemsorganisationerne, sendes de nye lister over kredsrepræsentanterne ud til de enkelte kredsbestyrelser. Mens opdateringen pågår (over de næste par måneder), vil der således være en del fejl i eksisterende lister. Kontakte derfor sekretariatet for den senest opdaterede liste, hvis kredsbestyrelsen skal sende noget ud til kredsrepræsentanterne inden opdateringen er overstået. 11. Brug af lokale webmail-postkasser Regionskontaktudvalget havde en diskussion om kredsenes brug af webmailpostkasser. Hver kreds har en lokal webmail postkasse med en god kapacitet, der sikrer, at kredsen kan have en smidig mailkorrespondance med sekretariat, kommuner og samarbejdspartnere. Det er dog ikke alle kredse, der bruger sin postkasse, og det betyder, at mange af de mails som sekretariatet videresender til kredsen via webmail-postkassen måske ikke bliver læst. Det er blandt andet især høringer og afgørelser fra kommunerne. For at sikre kontinuitet i mailkorrespondancer til kredsene er det hensigtsmæssigt, at langt de fleste mail sendes til webmailpostkassen. Det vil betyde én indgang til kredsen og en sikkerhed for, at alle i kredsen har adgang til informationerne. Det skal naturligvis sikres, at alle kredsbestyrelsesmedlemmer har login-adgang til postkasserne. Der kan oprettes videresendelsesprocedurer fra webmail-postkassen til individuelle mailadresser, men der ligger en administrativ opgave i at sikre, at det kun er den til enhver tid valgte kredsbestyrelse, der får videresendt mails. Flere af regionsformændene forklarede, at de foretrak at arbejde fra andre mailpostkasser en kredsens webmailpostkasse. Efter, at det nu er muligt at få webmailpostkasserne til at videresende til andre postkasser, synes en række problemer at være mindsket eller løst. Der blev gjort opmærksom på, at der kan være problemer med at opererer i webmailpostkasserne fra produkter fra firmaet Appel (eksempelvis I-pad). Hvis den enkelt kredsbestyrelse har problemer med at håndtere webmailpostkassen, så hjælper sekretariatet gerne med at løse problemerne. 12. Orientering om Natura 2000 og de kommende kommunale handleplaner Trine Bergholtz Friis forklarede, at den nye generation Natura 2000 planer ( ) blev offentliggjort den 20. april I denne seksårige planperiode er der særligt fokus på sikring af naturpleje, færdiggørelse og sikring af indsats fra planperioden , sammenhæng i naturen, levesteder for ynglefugle og bekæmpelse af invasive arter. Planerne kan ses her: planer /natura-2000-planer/ Kommunerne har 12 måneder efter offentliggørelsen til at udarbejde en handleplan til gennemførsel af naturplanerne for hver af de 252 Natura 2000 områder. Handleplanerne vil komme i høring, men der ligger allerede nu et arbejde for Friluftsrådet i i løbet af disse 12 måneder at fremhæve særlige indsatsområder over for kommunen. Efter diverse afklaringer og drøftelser besluttede Regionskontaktudvalget, at sekretariatet sender et link til de enkelte kredsformænd, der gør det muligt at finde frem til de for kredsen relevante Natura 2000 planer. Man er fra det tidligere arbejde med Natura 2000 opmærksom på, at flere planområder relaterer til flere kredsbestyrelser. Samtidig med linket udsendes fra sekretariatet en lille vejledning, der beskrive processen og gør opmærksom på, at der i første omgang er 6

7 tale om en form for oplysningsarbejde / læse igennem arbejde. Hvis der er noget at reagere på, så kontakt sekretariatet. Vejledningen vil gøre opmærksom på, hvad der bl.a. bør tjekkes op på. 13. Landsdækkende sti-database Thomas Elgaard Jensen forklarede, at der har været gjort mange forsøg på at lave en landsdækkende stidatabase, men der er stadig ikke noget, der fungerer eller er opdateret. Kan Friluftsrådet stå i spidsen for et arbejde med indsamling af data og få dem gjort tilgængelige på en brugervenlig måde? Der kunne eventuelt laves et forsøgsprojekt omkring Aalborg-Himmerland. Regionskontaktudvalget var enig i at det ville være dejligt med en sådan landsdækkende stidatabase, som kunne stilles til rådighed for alle borgere. Udvalget konstaterede også, at der har været gjort flere forsøg på at iværksætte et arbejde, der på nationalt plan kunne vise såvel vandre-, som cykel- og ridestier og -ruter. I 2002 lod Miljøministeriet udarbejde en rapport: Strategiplan for cykel-, vandre- og rideruter af national og regional betydning som berørte spørgsmålet. I 2013 udarbejdede Friluftsrådet for Nordea-fonden rapporten Rekreative stier i Danmark oversigt, eksempler og inspiration. Der er imidlertid tale om en omfattende opgave, såfremt der skal foretages en sådan registrering og løbende ajourføring på landsplan. En så stor opgave at ingen myndighed eller organisation der har ønsket at påtage sig. Anker Madsen henviste til, at de enkelte vejmyndigheder (typisk kommunalbestyrelser) i henhold til paragraf 17 i Lov om offentlige veje skal føre et vejregister for offentlige veje og offentlige stier. Ligeledes skal vejmyndigheden føre et vejregister for private fællesveje i henhold til 25, i Lov om private fællesveje og private fællesstier og udlagte private fællesveje og udlagte private fællesstier i byer og bymæssige områder. Og kommunalbestyrelsen kan bestemme, at de to registre skal føres som ét register. Her har man et godt udgangspunkt for at studere stinettet i den enkelt kommune. Desværre er der mange kommuner, som har svært ved at leve op til lovens bestemmelser og mange fører ikke et stiregister. Friluftsrådet har for år tilbage søgt at få kommunerne til mere systematisk at føre disse registre. Bestyrelsen har i december 2014 vedtaget Adgangspolitisk Handlingsplan til lands, til vands og i luften!. Det indgår ikke i handlingsplanen, at Friluftsrådet skal iværksætte et sådan stiregistreringsprojekt. Kirsten Skovsby og Preben Schmidt lovede at lade emnet indgå, såfremt der i bestyrelsen skal ske fornyede overvejelser omkring Friluftsrådets adgangspolitiske arbejde. De enkelte kredsbestyrelser kunne jo i første omgang spørge ind til vej- og stiregistret i de enkelt kommuner. 14. Orientering om KL konference: Friluftsliv på tværs Preben Schmidt og Trine Bergholtz Friis orienterede om, at KL afholder en konference om Friluftsliv på tværs den 21. juni 2016 i Kolding. Friluftsrådet har givet input til konferencens program, som handler om, hvordan der skal tænkes på tværs af sektorer, når kommunerne planlægger og forvalter friluftsliv. Herudover spiller frivillighed en stor rolle i konferencen. Læs mere om konferencen her: Da konferencen har stor relevans for Friluftsrådets kredse, særligt for de personer, der arbejder konkret med at løfte ambitionen om en friluftsstrategi i deres kommune, var det besluttet, at hvert Regionsudvalg kunne udpege to personer til deltagelse på kredsen. Efterfølgende havde 7

8 det vist sig muligt at kunne supplere med nogle få yderligere pladser til kredsbestyrelsesmedlemmer. På spørgsmål fra Torbjørn Eriksen om, hvorvidt den benyttede procedure med at lade Regionsudvalgene stå for udvælgelsen af de to deltagere frakredsbestyrelserne i hver region var acceptabel, svarede Regionsformændene, at det var en procedure sekretariatet udmærket kunne benytte i fremtiden, blot der var indbygget den tilstrækkelige tidsramme. 15. Orientering om Politisk Udviklingsområde: Friluftsrådets Lokale Struktur Udfordringerne fra Projekt Flere Kredsrepræsentanter sammenholdt med strukturelle overvejelser har vist et behov for at genoverveje de strukturelle rammer for kredsarbejdet og over, hvordan man bedst kan optimere den lokale frivillige politiske indsats. Det blev således besluttet på bestyrelsesmødet den 27. oktober 2015 at nedsætte et Politisk Udviklingsområde, der skal udarbejde oplæg til, hvordan Friluftsrådets regionale arbejde kan kvalificeres. På mødet i Regionskontaktudvalget den 17. marts 2016 blev der orienteret om det nye politiske udvalgsområde om Friluftsrådets Lokale Struktur og det blev fremført, at det vil være naturligt at lade en eller begge kredse fra arbejdet med Projekt flere Kredsrepræsentanter indgå i arbejdsgruppen for det Politiske Udviklingsområde. Emnet har ikke været drøftet på bestyrelsesmøder siden. På bestyrelsesmødet den 18. juni 2016 vil bestyrelsen tage endelig stilling til kommissorium og udvalgsbesætning. Preben Schmidt og Kirsten Skovsby orienterede om de kommende drøftelser på det kommende bestyrelsesmøde og erklærede, at det vil være naturligt at lade mindst en repræsentant fra en af de to kredse fra arbejdet med Projekt flere Kredsrepræsentanter indgå i arbejdsgruppen for det Politiske Udviklingsområde, ligesom der var lagt op til, at også Regionskontaktudvalget ville være repræsenteret i arbejdsgruppen for Det Politiske Udviklingsområde. Torbjørn Eriksen lovede at orientere kredsbestyrelserne om bestyrelsens beslutning snarest efter bestyrelsesmødet. 16. Kredsenes aktuelle udfordringer Det var aftalt, at de enkelte regionsformænd inden mødet indsendte en kort skriftlig orientering om aktuelle og principielle aktiviteter i de enkelte kredsbestyrelser. Det er hensigten med dette punkt på dagsordenen, at Regionskontaktudvalget på baggrund af notater fra regionsformændene om det aktuelle arbejde i kredsene kan drøfte aktuelle udfordringer i kredsene af mere principiel karakter. Denne gang fandt Regionskontaktudvalget ikke, at der var principielle sager at løfte op på landsplan ud over, hvad der fremgik andetsteds på dagsordenen. Aksel Leck Larsen henledte opmærksomheden på, at der nu var to naturparker på Lolland tilknyttet Friluftsrådets mærkningsordning Danske Naturparker og at der lokalt blev arbejdet på muligheden for at få et tredje naturpark på benene omfattende småøerne nord for Lolland med omgivende farvand. 8

9 17. Sommermøder i kredsene 2016 Kredsene afholder sommermøder i perioden juni-september Regionskontaktudvalget udvekslede synspunkter om sommermøderne og om mulighederne for at få endnu flere kredsrepræsentanter til at deltage. Der blev mindet om, at det altid er en god ide i god tid at kontakte det bestyrelsesmedlem, der er tilknyttet kredsen og afstemme muligheden for at vedkommende deltager på sommermødet. På tilsvarende vis er det også en god ide, at bestyrelsesmedlemmet løbende holder kontakten og er opmærksom på kredsbestyrelsens mødeplanlægning med mere. Regionskontaktudvalget og bestyrelsen vedtog i maj/juni 2014 et notat, som beskriver den gensidige varetagelse af relationerne mellem bestyrelse og kredsbestyrelser. Der var aktuelt kendskab til følgende sommermøder: Kreds Nordsjælland kystfriluftsliv - dato? Bornholm 11. august 2016 Kreds Vendsyssel, Nordvest og Himmerland-Aalborg Fælles sommermøde i Halkjær Ådal - dato? Kreds Søhøjlandet 2. september 2016 Kreds Sydvestjylland 12. juni 2016 og 26. oktober 2016 Kreds Trekantområdet august 2016 Kreds Sønderjylland Øst 18. august 2016 Kreds Sydfyn 20. september 2016 Kreds Fyn Nord 25. september Sekretariatet modtager gerne datoer fra de kredse, som ikke er nævnt ovenfor. 18. Kommende møder i Regionskontaktudvalget m.m. og mødeformalia Følgende mødeplan for Regionskontaktudvalget blev godkendt: Tirsdag den 27. september 2016, kl Lørdag 12. november 2016 kl , Fællesmøde mellem kredsformænd og bestyrelsen (formentlig i København). Onsdag 7. december 2016 kl , Møde i Regionskontaktudvalget. Torsdag 2. februar 2017 kl , Møde i Regionskontaktudvalget. Fredag 31. marts 2017 lørdag den 1. april 2017, Kredsbestyrelsesseminar inkl. Friluftsrådets bestyrelse. Torsdag 8. juni 2017 kl , Møde i Regionskontaktudvalget. Hanne Voetmann fandt, at der bør foreligge en nedskreven procedure for indkaldelse og udsendelse af dagsorden og indsendelse og udsendelse af skriftlige beretninger fra kredsene i forbindelse med afviklingen af møder i Regionskontaktudvalget. Anker Madsen henviste til, at Regionskontaktudvalget tilbage i november 2012 havde fastlagt en sådan procedure for planlægning af møder i Regionskontaktudvalget. Notatet med den beskrevne procedure vedlægges referatet i en opdateret version, der også tager højde for ind- og udsendelse af skriftlige beretninger fra kredsene. 9

10 19. Eventuelt Anni Juhl Jørgensen gjorde opmærksom på, at Spejdernes Lejr 2017 er en fremtidig spejderlejr fra den juli 2017, og den anden udgave af Spejdernes Lejr, der første gang blev afviklet i Holstebro i Kreds Limfjord Syd havde stor succes med at deltage med en informationsstand på Landslejren i Holstebro og hun opfordrede Friluftsrådet centralt og Kreds Sønderjylland Øst til også at deltage på den kommende Landslejr i Sønderborg og informere om Friluftsrådets virke, mulighederne for at opnå støtte fra Udlodningsmidler til friluftsliv med mere. Anni Juhl Jørgensen gjorde opmærksom på, at kredsbestyrelsesmedlem Ole Bøgh Vinther fra Kreds Aarhus Bugt fortsat er meget utilfreds med, at han ikke på vegne af Friluftsrådet kunne deltage på konferencen Big Bang tidligere på foråret i år. Torbjørn Eriksen bemærkede hertil, at Ole Bøgh Vinther allerede havde været i dialog med flere sekretariatsmedarbejdere om sin utilfredshed med beslutningen. Som tidligere meddelt er han velkommen til at kontakte Torbjørn Eriksen direkte. Referat udarbejdet 12. juni 2016, Anker Madsen 10

11 I forbindelse med planlægningen af møder i Regionskontaktudvalget og godkendelse af referat er proceduren følgende: Dagsorden og indkaldelse Seks uger før møde i Regionskontaktudvalget indkaldes emner til dagsordenen. Fristen for indsendelse af emner er 14 dage (det vil sige frem til fire uger før mødet). Fire uger før møde i Regionskontaktudvalget udarbejder sekretariatet et udkast til dagsorden på baggrund af de indkomne emner. Udkastet til dagsordenen sendes til kommentering hos formanden og næstformanden for Regionskontaktudvalget. Tre-fire uger før møde i Regionskontaktudvalget drøfter sekretariatet dagsordenen med formanden for Regionskontaktudvalget. På baggrund af denne drøftelse udarbejder sekretariatet den endelige dagsorden. Senest to uger før møde i Regionskontaktudvalget sendes dagsordenen ud til alle regionskontaktudvalgsmedlemmer. Senest én uge før møde i Regionskontaktudvalget indsender regionsformændene skriftlig beretning om aktuelle sager i kredsene. Én uge før møde i Regionskontaktudvalget udsender sekretariatet de skriftlig beretning om aktuelle sager i kredsene. Udarbejdelse af referat og godkendelse Sekretariatet udarbejder udkast til referat, som sendes til alle mødedeltagere. Såfremt der er bemærkninger til udkastet til referat, skal disse indsendes inden en uge efter modtagelse af udkastet til referat. Såfremt der ikke fremkommer bemærkninger til udkastet til referat inden en uge efter modtagelse, betragtes referatet som godkendt. Fastlæggelse af mødedatoer På mødet i Regionskontaktudvalget i maj måned fastlægges alle møder i Regionskontaktudvalget for det kommende år. Normalt afholdes der møder fire gange om året: maj, september, december og marts Vedtaget af Regionskontaktudvalget i november 2012, justeret juni