Bilagsoversigt Formål og målsætninger Opsummering af leverancer Projektets aktiviteter (delleverancer)...

Transkript

1 Kravspecifikation Bilagsoversigt Formål og målsætninger Opsummering af leverancer Projektets aktiviteter (delleverancer) Projektledelse, planlægning og organisation Bilagsoversigt Bilag 1a. Liste over statslige og statsanerkendte museer 1b. Liste over nuværende population af museer Bilag 2. Årshjul for den nationale brugerundersøgelse Bilag 3. Spørgeskema samt b-pakker fra Bilag 4. Falk og Dierkings motivationstyper 1

2 1 Formål og målsætninger Den nationale brugerundersøgelse har til formål at fremme adgang til og brug af statslige og statsanerkendte museer (i det følgende benævnt museer/ne) i Danmark ved at anvende undersøgelsen som strategisk værktøj på museerne i relation til den samlede virksomhed. Det skal ske ved at tilvejebringe et solidt datagrundlag, der muliggør: Identifikation af museumsbrugere på alle statslige og statsanerkendte museer. Sammenligninger af data på tværs af museer, museumskategorier (kulturhistorisk/kunsthistorisk/naturhistorisk og museer med ansvar for flere fagområder) og hele populationen af statslige og statsanerkendte museer såvel som over tid ( ). At museerne og Slots- og Kulturstyrelsen kan udarbejde strategiske indsatser over for museernes brugere og ikke-brugere på både lokalt, regionalt og nationalt plan. Metodisk skal Den nationale brugerundersøgelse ( ) tage udgangspunkt i den nationale brugerundersøgelse, som TNS Gallup har leveret til Slots- og Kulturstyrelsen i , således at udvalgte spørgsmål kan sammenlignes for hele perioden Eventuelle justeringer i alle spørgsmåls indhold, antal og undersøgelsens metode eller koncept skal tage højde for ovenstående krav om sammenlignelighed over tid. Alle data fra brugerundersøgelsens tidligere indsamlingssår ( ) samt spørgeskemaer og beskrivelser af udleverings- og indsamlingsprocedurer mv. vil være tilgængelige for leverandøren på følgende link I 2014 indsamlede museerne cirka fysiske spørgeskemaer. I 2. halvår af 2015 er der indsamlet spørgeskemaer i digitalt format. 2

3 2 Opsummering af leverancer Leverandøren leverer hovedydelsen som det oplistes under 2.1. Det er obligatorisk for museerne at deltage i besvarelsen og løbende indrapportere data. Hertil leverer leverandøren et dataindberetningssystem, løbende support og opfølgning på undersøgelsen i form af seminarer og rapporter. Se afsnit 3 og 4 for udspecificering af leverancerne. Projektperioden vil løbe fra september 2016 (opstartsfase indtil ) 1. juli 2020 (endelig afrapportering). I perioden gennemføres selve undersøgelsen i årene 2017, 18 og 19. Hovedydelse a) Tidsplan jf. afsnit 4 b) Udarbejde/justere undersøgelseskoncept, jf. afsnit 3.1 c) Spørgeskema med spørgsmål jf. afsnit 3.2 d) Dokumentation for undersøgelsens praktiske gennemførelse, f. eks. i form af pilottest på flere museer efter aftale med Slots- og Kulturstyrelsen, jf. afsnit 3.3 e) Generel introduktion til brugerundersøgelsen som hele, jf. afsnit 3.4 f) Introduktion til dataindsamling for personale på museerne, jf. afsnit 3.5 g) Plan for og varetagelse af support i aftaleperioden til museerne, jf. afsnit 3.6 h) Udarbejde procedure til brug for feedback vedr. dataindsamlingen på de enkelte museer, jf. afsnit 3.7 i) Revurdere og bearbejde dataindsamlingsprocesser i samarbejde med Slots- og Kulturstyrelsen på baggrund af de indsamlede erfaringer, jf. afsnit 3.7 j) Gennemføre relevant valid statistisk analyse af de indsamlede data en gang årligt for perioden , jf. afsnit 3.8 k) Afrapportere undersøgelsens resultater skriftligt til museerne og Slots- og Kulturstyrelsen en gang årligt for perioden , jf. afsnit 3.9 l) Overdragelse af datasæt med tilhørende dokumentation og forprogrammerede standardkørsler, jf. afsnit 3.10 I øvrigt henvises til afsnit 3 og 4 for nærmere beskrivelse af indholdet i de enkelte delleverancer. 2.1 Optioner a. Leverandøren skal som option udvikle en model for, hvordan museer én gang i løbet aftaleperioden kan få integreret stedspecifikke spørgsmål udover de allerede definerede spørgsmål, der skal indgå i undersøgelsen. Dette indebærer, at der kan indgå op til 5 spørgsmål, som museerne selv er med til at definere. b. Leverandøren skal som option udvikle et undersøgelsesdesign til at identificere ikke-brugere af museer. Undersøgelsen skal spille sammen med brugerundersøgelsen. Undersøgelsen af ikkebrugerne skal kunne gennemføres 1-3 gange i løbet af projektperioden. Det er op til leverandøren at forholde sig til frekvens, uddelingsmetode m.v. i forhold til ikke-brugerundersøgelsen. 3

4 3 Projektets aktiviteter (delleverancer) Brugerundersøgelsen er en national spørgeskemaundersøgelse, som gennemføres på alle statslige og statsanerkendte museer (se bilag 1a). Populationen af museer skal som minimum indeholde disse. Liste over statslige og statsanerkendte museer i den nuværende population af museer (se bilag 1b). Undersøgelsen skal omfatte brugere af de fysiske museer, men også brugere af museets aktiviteter uden for museet, f.eks. byvandringer, markeder eller særarrangementer i det omfang, de finder sted i indsamlingsperioderne. Brugerundersøgelsen skal forberedes i 2016 og gennemføres årligt i perioden med endelig afrapportering senest 1. juli jf. årshjul (bilag 2). Projektet forventes afprøvet og igangsat pr. 1. januar Undersøgelseskoncept Undersøgelseskoncept omfatter både design af undersøgelsen og indsamling af data, der beskrives i det følgende. Leverandøren skal udarbejde et generelt undersøgelseskoncept indeholdende specifikke planer for uddeling af spørgeskemaer og indsamling af data på museerne i undersøgelsen. Leverandøren skal redegøre for, hvilke krav undersøgelseskonceptet stiller til museerne/brugerne samt, hvordan svar afgivet indgår i undersøgelsen. Undersøgelseskonceptet skal indeholde et undersøgelsesdesign, der redegør for valid statistisk metode og fastsætter et minimum af valide besvarelser for det enkelte museum, der sikrer, at undersøgelsen bliver repræsentativ. Undersøgelsen har hidtil været uddelt på museer og museumsafdelinger med over 7000 brugere per år (se bilag 1b). I undersøgelseskonceptet for lægger Slots- og Kulturstyrelsen op til en gentænkning af, hvorvidt de enkelte afdelinger fortsat skal indgå, og/eller om de afdelinger, der fortsat skal indgå skal have et højere besøgstal end per år. Indsamling af data skal som udgangspunkt være digital og foregå på alle statslige og statsanerkendte museer. Museerne forestår indsamling af data. Leverandøren skal udarbejde en generel redegørelse for, hvordan indsamlingen på museerne opnår repræsentativitet for det enkelte museum. Leverandøren skal udarbejde en plan for hvert eneste museum med angivelse af, hvor mange besvarelser museet skal indsamle. 4

5 Planen for indsamling af data skal tage højde for sæsonudsving og andre faktorer, som kan påvirke validiteten af de indsamlede data. Herunder skal leverandøren levere en operationel løsning på indsamling af data fra museets brugere af museumsaktiviteter uden for det traditionelle museumsrum, eksempelvis ved byvandringer, markedsdage, sejlture, foredrag m.v. Leverandøren skal levere en beskrivelse af, hvordan prognoserene for antal indsamlede og besvarede skemaer sikres, når undersøgelsen er igangsat f.eks. i form af automatiserede rykkerbreve, opkald mv. til museerne. Leverandøren skal påregne 6-12 møder om året til orientering af Slots- og Kulturstyrelsen om status på indsamlingen. Leverandøren skal udarbejde supportplaner. Alle leverandørens udgifter til opstart og support skal holdes inden for den aftalte faste pris for hovedydelsen. I tilfælde, hvor Slots- og Kulturstyrelsen skal godkende koncepter, leverancer, rapporter og lign. fastsættes en dato for levering til Slots- og Kulturstyrelsen, hvorefter Slots- og Kulturstyrelsen responderer senest 3 uger efter modtagelsen af leverancen med mindre andet aftales mellem Slots- og Kulturstyrelsen og leverandør. 3.2 Spørgeskema Spørgeskemaet skal tage udgangspunkt i centrale spørgsmål i den igangværende brugerundersøgelse med b-pakker, der var en tidligere tilkøbsmulighed (se bilag 3), da centrale data skal kunne sammenlignes for hele perioden Spørgsmål, der skal inkluderes i brugerundersøgelsen fremadrettet: Spørgsmål 1, 2, 4, 8, 10, 11, 12, 13. Spørgsmål 3: Skal også medtages, men leverandøren må komme med forslag til evt. ændringer af parametre, der måles på i 3a-3l. Spørgsmål 5: Leverandøren kan overveje, hvorvidt spm. 5 er relevant og skal medtages. Følgende spørgsmål fra de nuværende b-pakker skal også medtages i brugerundersøgelsen fremadrettet: B1 - Åbningstider og entrépriser: Spørgsmål 3 og 4 B2 - Aktiviteter: Spørgsmål 1 B2 - Aktiviteter: Spørgsmål 2-4: Her kan leverandøren komme med forslag til et eller flere spørgsmål, der kan erstatte de nuværende. B3 - Information om museet: Spørgsmål 1 og 2 5

6 B4 - Social medier: Ingen spørgsmål medtages. Eventuelle justeringer i spørgsmålenes indhold og/eller antal samt undersøgelsens metode skal tage højde for ovenstående krav om validitet og generel sammenlignelighed over tid. Der er mulighed for, at leverandøren i samarbejde med Slots- og Kulturstyrelsen kan gentænke eller udvikle op til 5 nye spørgsmål. Leverandøren skal komme med bud på disse fem spørgsmål. Disse spørgsmål vil blive fastlagt endeligt i dialog mellem leverandør, museerne og Slots- og Kulturstyrelsen. Spørgsmålene skal identificere museumsbrugerne inkl. socioøkonomiske baggrunde, besøgsmønstre, vurderinger af museets kerneopgaver, motivation for at gå på museum, mv. Spørgeskemaet skal indeholde en mulighed for segmentering af brugerne udover Falk og Dierkings segmentering (se bilag 4). Indsamlingssted og dato skal fremgå af spørgeskemaet. Den endelige tilpasning af alle spørgsmål skal ske i samarbejde mellem Slots- og Kulturstyrelsen og leverandøren. Leverandøren skal levere spørgeskemaer på relevante sprog, herunder som minimum dansk, engelsk og tysk. Oversættelse skal varetages af professionelle, og Slots- og Kulturstyrelsen skal godkende de oversatte skemaer. Spørgeskemaerne skal følge Slots- og Kulturstyrelsens til enhver tid gældende designmanualer. Disse leveres af Slots- og Kulturstyrelsen. 3.3 Dokumentation for undersøgelsens praktiske gennemførelse Leverandøren skal sikre, at brugerundersøgelsen er fuldt operativ fra 1. januar Forud for iværksættelse af brugerundersøgelsen skal leverandøren over for Slots- og Kulturstyrelsen dokumentere, at undersøgelsen vil være fuldt operativ, f.eks. via pilottest på udvalgte museer i efteråret De udvalgte museer skal være forskellige i størrelse, geografi og kategori (kulturhistorisk/kunsthistorisk/naturhistorisk og museer med ansvar for flere fagområder). Dokumentationen og/eller pilottesten eller anden metode som tilbudsgiver vælger, skal være fremlagt/afsluttet med tilfredsstillende resultat for Slots- og Kulturstyrelsen så denne kan godkende spørgeskemaet 15. november Dokumentationen/afrapportering på pilottesten eller anden metode som tilbudsgiver vælger, skal indeholde en skriftlig redegørelse for de erfaringer, der er blevet gjort. 3.4 Generel introduktion til brugerundersøgelsen som hele Introduktion af undersøgelsen for museerne skal ske på to måder og to niveauer: 1. Generel introduktion til brugerundersøgelsen som hele punkt Introduktion til dataindsamling for personale på museerne, jf. afsnit 3.5 nedenfor Leverandøren skal i samarbejde med Slots- og Kulturstyrelsen sikre sig, at der skabes en fælles forståelse og vision for brugerundersøgelsen på museerne, herunder hvordan brugerundersøgelsen kan bruges som et strategisk værktøj for det enkelte museum. 6

7 Det kan f.eks. ske på introduktionsmøder og ved udarbejdelse af materiale. Introduktionen skal være forståelig for personale, som ikke arbejder med spørgeskemaundersøgelser til dagligt. Introduktionsmaterialet/-møderne udarbejdes/tilrettelægges af leverandøren og godkendes af Slotsog Kulturstyrelsen. Leverandøren skal byde ind med en plan for indholdet i og distributionen af materialet samt afholdelse af intromøderne. Introduktionsmateriale/-møder skal distribueres/afholdes senest ultimo november/primo december Introduktion til dataindsamling for personale på museerne Leverandøren skal udarbejde introduktion (fx trykt materiale, videoer eller lignede) til brug for dataindsamlingen på museerne. Introduktionsmaterialet skal være forståeligt for personale, som ikke arbejder med spørgeskemaundersøgelser til daglig. Introduktionsmateriale udarbejdes af leverandøren, og godkendes af Slots- og Kulturstyrelsen i perioden mellem dato for kontraktens indgåelse og 1. november Introduktionsmaterialet er til brug for de medarbejdere, der skal forestå indsamlingen, og det skal eksempelvis indeholde information om, hvordan der opnås repræsentativitet ved indsamling, og hvordan undersøgelsen ideelt set skal gennemføres. 3.6 Support i aftaleperioden (opstarts- og indsamlingsfasen) Når undersøgelsen er sat i gang, yder leverandøren løbende support til museerne til afhjælpning af eventuelle problemer i forbindelse med undersøgelsen på museerne. Leverandøren skal besvare henvendelser fra museerne hurtigst muligt. Support skal foregå inden for almindelig kontortid (mandag - fredag kl. 9-16), men kan også indeholde support lokalt på museet. Leverandørens udgifter til support i hele projektperioden skal indregnes i leverancens samlede pris, og den skal være gratis for museerne. Leverandøren skal udarbejde en supportplan, hvoraf det fremgår hvordan supporten varetages og hvem, der varetager support i aftaleperioden med angivelse af titel på deltagere i supportfunktionen. Support skal varetages af personer med kompetencer, der er relevante ift. undersøgelsen. 3.7 Feedback til og fra museerne Leverandøren skal udarbejde en procedure for bearbejdning af museernes feedback på indsamlingsproceduren med henblik på løbende optimering af dataindsamlingen. Leverandøren drøfter eventuelle ændringsforslag til procedurerne med Slots- og Kulturstyrelsen, hvorefter leverandøren og Slots- og Kulturstyrelsen i fællesskab træffer beslutning om, hvorvidt procedurerne skal justeres. Denne proces skal ske på de aftalte opfølgningsmøder mellem Slots- og Kulturstyrelsen og leverandøren. Museerne skal kunne tilgå egne data på en platform, der er let forståelig og tilgængelig for museerne. Platformen skal kunne give mulighed for at krydse museets data. 7

8 3.8 Statistisk analyse af de indsamlede data Museerne indrapporterer løbende data, og leverandøren varetager kvalitetssikring af de indsamlede data. Leverandøren skal gennemføre en fejlfri, relevant og valid statistik analyse af data. Analysen af de nationale resultater skal indeholde en deskriptiv fremlæggelse af de generelle tendenser og eventuelle mønstre blandt museernes brugere. Analysen skal tage højde for mulig skævhed blandt respondenter. Som minimum skal en analyse af denne skævhed indgå i afrapporteringen. Derudover skal leverandøren foretage en række krydsninger af data på baggrund af analysen af de generelle tendenser med henblik på en mere dybdegående forståelse af brugersammensætningen og motivationer såvel nationalt som lokalt. For hvert museum skal leverandøren foretage en tilsvarende analyse af museets brugere og en analyse af museets brugere set i forhold til den samlede population af museer, samt en sammenligning inden for museumskategorierne (kunstmuseer/kulturhistoriske/ naturhistoriske museer/museer med ansvar for flere kategorier). 3.9 Afrapportering Leverandøren skal én gang årligt afrapportere undersøgelsesresultaterne til museerne og til Slots- og Kulturstyrelsen i perioden (afrapportering for 2019 sker i 2020). Herudover skal leverandør foretage en samlet afrapportering for brugerundersøgelsen i hele perioden til Slots- og Kulturstyrelsen i Til museerne: Leverandøren formidler undersøgelsens resultat for det enkelte museum i en samlet, kvalitetssikret, korrekturlæst og færdigredigeret rapport i en tilgængelig og pædagogisk tilrettelagt form. Rapporten skal gøres tilgængelig for det enkelte museum i elektronisk form i Word, som PDF eller PowerPoint. Slots- og Kulturstyrelsen forbeholder sig retten til at redigere i rapporterne. Til Slots- og Kulturstyrelsen: Leverandøren formidler undersøgelsens nationale resultater (tekst/analyse af resultater, grafer, tabeller mv.) i en samlet, kvalitetssikret, korrekturlæst og færdigredigeret rapport i en tilgængelig og pædagogisk tilrettelagt form. Rapporten skal afleveres til Slots- og Kulturstyrelsen i elektronisk form i Word. Rapporten skal være klar til grafisk bearbejdning og udgivelse. Slots- og Kulturstyrelsen er udgiver og forbeholder sig retten til at redigere i rapporterne. Alle rapporter skal følge Slots- og Kulturstyrelsens til enhver tid gældende designmanual. Afrapportering vedrørende det foregående års undersøgelser skal være afsluttet inden første kvartal i det efterfølgende år. Første gang inden I forlængelse af den årlige afrapportering skal leverandøren deltage ved op til to seminarer/workshops arrangeret af Slots- og Kulturstyrelsen. Leverandøren bidrager med præsentation af de overordnede resultater af den nationale undersøgelse, og særlige problemstillinger, tendenser og muligheder behandles mere dybtgående. De nærmere forhold omkring præsentationen aftales med Slots- og Kulturstyrelsen. 8

9 Afholdelse af workshops vedrørende det foregående års undersøgelser skal være afsluttet inden tredje kvartal. Første gang inden Datasæt Undersøgelsens datasæt med dokumentation og kørsler i tilknytning til denne tilhører Slots- og Kulturstyrelsen. Det enkelte museum har rettigheder til deres egne datasæt med dokumentation, der bliver indsamlet i forbindelse undersøgelsen. Datasæt skal være tilgængelige i et åbent format, der gør det muligt senere at anvende data i andre programmer og i andre undersøgelsessammenhænge. Samtidig skal leverandøren redegøre for, hvordan data sikres mod at forsvinde eller blive ødelagt. Leverandøren leverer datasæt i et egnet format til hhv. museerne og Slots- og Kulturstyrelsen sammen med dokumentation for indsamling og for datastruktur og organisering. Det skal således fremgå, hvilke spørgsmål data hidrører fra, samt hvordan svarmuligheder er kodet. 9

10 4 Projektledelse, planlægning og organisation Leverandøren har ansvaret for tilrettelæggelsen af projektet, projektets fremdrift, orientering af og samarbejde med parterne, koordinering af opgaverne, formidling af resultater og delresultater samt ledelse af ansatte i projektet. Leverandøren skal i forbindelse med afgivelse af tilbud udpege en projektleder, som har det overordnede ansvar for projektet fra leverandørens side, og en projektgruppe, der sammen med projektlederne bidrager til leverancerne. Det er leverandørens ansvar at sikre, at projektet overholder tidsplanen. Leverandøren skal beskrive, hvordan museerne vil blive inddraget og kommunikeret med både i opstartsfasen og resten af projektperioden. Udvikling af undersøgelseskoncept og den statistiske behandling af data skal foretages af personer med dokumenteret og relevant metodefaglig baggrund. Et udkast til tids-, og aktivitetsplan med milepæle skal udarbejdes indenfor rammerne af det afgivne tilbud. I tids- og aktivitetsplanen skal leverandøren tilgodese tilpasning og udvikling af undersøgelseskonceptet inden for den 3-årige periode, således at erhvervede erfaringer indarbejdes i det videre forløb. Tidsplanen skal være godkendt af Slots- og Kulturstyrelsen senest Leverandøren skal stå til rådighed for den nødvendige orientering af Slots- og Kulturstyrelsen om opgavens tilrettelæggelse, forløb og delresultater. 10