Procesorienteret ledelsessystem I Distribution. DGF s årsmøde den 18. november v/ Funktionschef Flemming Jensen

Transkript

1 Procesorienteret ledelsessystem I Distribution DGF s årsmøde den 18. november 2005 v/ Funktionschef Flemming Jensen

2 DONG s naturgas-værdikæde Produktion Produktion & Engroshandel Engroshandel Infrastruktur Infrastruktur Kundehandel Kundehandel E&P Engroshandel/ Gaskøb Lager Transmission Distribution Salg, villakunder Salg, storkunder Distributions kerneydelser Etablere ledningsnet Energimåling/ Afregning Leverandørskift Leveringstilsagn Myndighedsbehandling Energisparerådgivning Nødberedskab

3

4 DONG Distributions ledelsessystem Hvorfor gik vi i gang med et procesorienteret ledelsessystem? Erfaringer og forventninger

5 DONG Distributions ledelsessystem Hvorfor gik vi i gang? Krav om liberalisering af energimarkedet Sikre ensartet behandling af gasleverandører, transportkunder og forbrugere Behov for overblik over nye forretningsgange og intern harmonisering af arbejdsprocesser

6 DONG Distributions ledelsessystem Vision for arbejdet med kvalitets- sikkerheds- og miljøstyring Fra system til ledelse Opfylde krav om procesorientering iht. EN/ISO 9001-standarden og udvikle kvalitetsstyringssystemet Sikre overblik og sammenhæng i forretningsgangene og arbejdsprocedurer på tværs af det tekniske og administrative område Synliggørelse af myndighedskrav, QHSE-krav m.v. og interne resultatkrav på en enkelt måde (via intranet-løsning)

7 DONG Distributions ledelsessystem Erfaringer Fælles gennemgang af processer og workflow Brug af processer til formidling af sammenhænge og opgaver Bruge processerne ved review, udarbejdelse og godkendelse Stærkt værktøj i forandring- og harmoniseringsfasen

8 DONG Distributions ledelsessystem Opstilling af vision, mission og strategiplan for DD Kortlægning af kerneydelser og tilhørende statements for Quality and Service Opstilling af mål og resultatkrav og målemetode

9 Distributions strategimodel Mission Mission Vision Vision Strategi Strategi Distribution transporterer naturgas inden for DONG s bevillingsområde, samt sikrer effektive leverandørskift Vision: At være blandt de bedste i Nordeuropa og derigennem skabe værdi for ejere og kunder Distribution vil fortsat satse på medarbejdere, der medvirker til konstant udvikling gennem initiativrig og værdiskabende adfærd. Endvidere gennem benchmarking udvikle og anvende Best practice. Responsibility De 3 værdier De værdier Responsiveness Quality of of Service Result orientation Målstyring

10 Målstyringsmodel Koncernmål Faktiske resultater) D&L mål mål Distributions mål mål Afdelingens mål mål Målstyring (kontrol og dokumentation) Værdier Ønsket serviceniveau (Quality of of service) Mission Vision Strategi

11 QHSE-systemet og procesarbejdet Synliggørelse af myndighedskrav og interne QHSE-krav samt myndighedsgodkendelser Konvertering af eksisterende manualsystem fra et teksttungt papirbaseret system til et grafisk interaktivt webbaseret system Medarbejderinddragelse i workshops for kortlægning og beskrivelse af hovedprocesser, støtteprocesser og tilhørende workflow

12 DONG Distributions ledelsessystem Design af hovedprocesser Energistyrelsen Distribution Forbrugsopgørelse Gasleverandør Saldoafregning Allokeringsdata Forbrugsdata Back-office Ændret forbrugerkategori Distributions- og energiafregning Rykker - måleraflæsning Businessdiagram Ændret forbrugerkategori Aflæsningskort Saldoafregning Måleraflæsning Forbruger Brændværdier - M/R Forbrugsdata Kontrolaflæsning Kontrolaflæsning Privat Kontrolaflæsning - aftale Transmission Allokeringsdata Kundeinstallation Teknik E-M Kontrolaflæsning Erhverv SAP - ISU - aftale Forbrugsdata - M/R Data Panda Kontrolaflæsning - døgnforbrug Måleraflæsninger - døgnforbrug Måleraflæsninger - døgnforbrug DONG anlæg Kontrolaflæsning - døgnforbrug

13 DONG Distributions ledelsessystem ProcesNetværk Distribution Brændværdier - M/R Planlagt måleraflæsning Sende aflæsningskort Måleraflæsning modtaget Validere måledata Afregningsvalide data Distributionsafregning Afregning fremsendt Ifm. månedsvalidering Kontrolaflæsning igangsættes Gennemføre kontrolaflæsning Kontrolaflæsning Saldoafregning Forbrugsdata fremsendt Saldoafregning Hjemtage døgnforbrug Opkald til fjernaflæsningsenheder Døgnforbrug valideret Andelstal Allokeringsdata fremsendt Ajourføre forbrugerkategorier Planlagt gennemgang af årsforbrug Ajourført forbrugerkategorier Residualforbrug Residualforbrug Registrere brændværdier Brændværdier - M/R Termin for forbrugsopgørelse Teknisk afregning Fobrugsopgørelse fremsendt Forbrugsdata - M/R Brændværdier - M/R modtaget

14 DONG Distributions ledelsessystem Workflow Disponent Backoffice Forbruger Afregningsvalide data DMS Afregne SAP 15. bankdag i måneden Brændværdier - M/R Afregning foretaget Nej Opfølgning Ja Udskriv faktura Faktura - distributionstarif Korrekt afregning Gasleverandør Faktura - distributionstarif

15 Procesejer Ledergruppen i Distribution Høringspart Distribution Udarbejdelse af BuisnessDiagram Høring Behov for processtyring Udarbejdelse af BuisnessProcesnetwork-diagram Høringskommentarer Udarbejdelse af WorkflowDiagram Procesevaluering Redaktionsgruppe Dokumentere processen Godkendelse af processen Versionsstyring af processen Offentliggørelse Intranettet Registrering og arkivering Qualiware HTMLkonvertering af filer Godkendt procesforløb

16 Klik Eksempler

17 KLIK

18

19 Klik KLIK

20 Klik

21 Klik

22 KLIK

23

24 DONG Distributions ledelsessystem Erfaringer Systemer er blevet modtaget meget positiv af medarbejdere og chefer Der er blevet nemmere at styre og gennemføre forandringer i virksomheden Medarbejderne er begyndt at tænke i processer fremfor siloer En procestegning kan i nogle tilfælde erstatte siders procedure/manual Manualer, procedurer og instruktioner forsvinder i papirform Der er utrolig nemt at arbejde med systemet. (Brugeren skal blot kunne dobbeltklikke med musen)

25 DONG Distributions ledelsessystem Forventninger Distributions forretningsmodel og ledelsessystem samles Alle manualer og procedurer erstattes med tiden af processer og workflow Vedligehold af arbejdsgrundlag bliver væsentlig lettere Organisationsneutrale processer og workflow Alle medarbejdere kan se, hvilke helheder de er en del af og grundlaget for en forbedringskultur er skabt Totalt overblik forretningsgange, procedurer og snitflader, og dermed et velstruktureret ledelsessystem, hvor grundlaget for beslutninger er godt dokumenteret.

26 Yderligere oplysninger om systemet kan fås hos: DONG Distribution Miljø- og kvalitetskoordinator: Finn Jacobsen på tlf. nr eller Kvalitetskoordinator: Henrik Juhl. Nielsen tlf. nr